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Relatório detalhado do VII Congresso Nacional da Ordem DeMolay
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RELATÓRIO FINAL DO
VII CONGRESSO NACIONAL
DA ORDEM DEMOLAY
1. Apresentação:
O presente relatório busca informar o Supremo Conselho da Ordem
DeMolay para a República Federativa do Brasil sobre os detalhes da organização,
realização, resultados e balanço financeiro do VII Congresso Nacional da Ordem DeMolay,
realizado nos dias 29, 30 e 31 de julho de 2011, em Tramandaí, Rio Grande do Sul.
Os dados ora apresentados poderão servir como base para os próximos
Congressos Nacionais, já que possuem como base dados reais do evento realizado em
Tramandaí, que foi o maior da história do SCODRFB.
Ainda, visando complementar o relatório, buscamos apresentar uma
minuta de projeto visando o engrandecimento do Congresso Nacional da Ordem DeMolay,
que é o maior evento da Ordem DeMolay e possui um grande potencial para crescer
ainda mais em qualidade e tamanho.
Atenciosamente,
Thiago Rijo Dias da Costa,
Presidente da Comissão Nacional de Planejamento de Convenções – Gestão 2009/2011.
2. ESTRUTURA DO EVENTO:
Para a realização do VII CNOD foi montada uma estrutura de grande porte,
incluindo inscrições, translado (Aeroporto Internacional Salgado Filho – Tramandaí),
credenciamento, auditório para 1.200 pessoas, setor de exposições, salas para eventos
paralelos (Congresso da Alumni, Congresso da Cavalaria, Torneio Nacional de Ritual e
Grupo de Ritualística), alimentação, segurança e limpeza.
A seguir, apresentamos, de forma detalhada, toda estrutura utilizada no
Congresso Nacional:
2.1. Inscrições:
As inscrições foram abertas com 8 meses de antecedência, sendo
que pela primeira vez foi oportunizado o pagamento com cartão de crédito e o
parcelamento em até 18 vezes.
Fez-‐se necessária a contratação de serviço especializado e que
fornecesse a necessária segurança para que os congressistas fornecessem os seus dados
bancários, razão pela qual foi escolhido o UOL.
Por duas vezes o site oficial do evento foi atacado por hackers,
porém os dados não foram perdidos, furtados ou corrompidos.
Por meio da agência de turismo oficial do evento, foram
disponibilizados pacotes de turismo para a serra gaúcha, sendo que dezenas de
congressistas fizeram o passeio e conheceram Gramado/RS.
2.2. Translado:
Foi contratada uma empresa de ônibus, que transportou 400
congressistas do Aeroporto Internacional Salgado Filho, em Porto Alegre/RS, até a cidade
de Tramandaí/RS, trajeto este que totaliza 110km.
Para a realização do serviço, foram utilizados 8 ônibus e 1 van.
Ainda, para o transporte dos congressistas entre os hotéis e o
Centro de Eventos foram contratadas mais duas vans, totalizando 8 ônibus e 3 vans.
2.3. Credenciamento:
A estrutura do credenciamento foi montada com 7 guichês e uma
sala de estoque, totalizando 108m². Além de 7 computadores e 2 impressoras, 15
membros da organização trabalharam no setor de credenciamento, recebendo os
congressistas e separando e entregando o “kit do congressista”, que incluía moletom ou
camiseta, sacola ecológica, caneta, pin, certificado, crachá e pulseira.
2.4. Auditório:
Muito embora a Cidade de Tramandaí possua um Centro de Eventos
com capacidade para a realização de grandes eventos, com uma área coberta de 4.000m²,
não existe uma estrutura fixa de auditório.
Por tal razão, a Comissão Organizadora do VII Congresso Nacional
da Ordem DeMolay teve que providenciar a montagem de um auditório para 1.200
pessoas.
Para tanto, foi contratada uma produtora, que teve que fornecer os
seguintes itens: a) palco de 21m x 8m, possuindo 1m50cm de altura, com escadas de
acesso pelas laterais e estrutura no fundo para colocação de telão; b) dois praticados,
cada um com capacidade para 30 pessoas sentadas em cadeiras, mais dois degraus para
colocação das bandeiras, que ficarão no palco, na parte de trás; c) mesa de honra, com
capacidade para 15 pessoas; d) altar, com 3 degraus, medindo 3mx3m, coberto com
carpete vermelho, localizado em frente do palco principal; e) 1.500 cadeiras, sendo 900
de metal e estofadas, e outras 600 de PVC, porém padronizadas; f) dois telões de
projeção para a plateia, localizados nas laterais do auditório; g) três televisões de LCD
para que as pessoas que estiverem no palco possam ver o que está passando no telão; h)
equipe de filmagem para transmissão ao vivo do que está acontecendo para os telões,
bem como para gravação do evento. Disponibilização de serviço para colocar vídeos e
legendas para apresentação nos telões e televisões; i) estrutura de sonorização do evento,
incluindo quatro microfones sem fio para uso em locais diversos, mais dois microfones
headset sem fio; j) dois púlpitos, ao lado da mesa de honra; l) passadeiras de carpete
vermelho, cobrindo os corredores do auditório e toda a extensão do palco; m) estrutura
de iluminação cênica para o palco e que ilumine também o altar; n) estrutura no palco
para colocação de 35 bandeiras de Estados e Países.
Outro item que teve grande destaque no Congresso Nacional foi o
telão de LED contratado pela Comissão Organizadora. Possuindo 5,2mx3m, com altíssima
resolução, o telão de LED foi um equipamento que, além de deixar o ambiente do
auditório muito bonito, deu grande destaque a filmagem e vídeos utilizados durante o
evento, oportunizando que o congressista que estivesse sentado na cadeira mais distante
do palco visualizasse com perfeição o que estava sendo realizado no congresso.
2.5. Setor de Exposições:
Uma das inovações do VII Congresso Nacional foi a montagem de
um setor de exposições, com 14 estandes que ficaram ao redor da Sala VIP do SCODRFB.
Os espaços foram utilizados das mais diferentes formas: 9 estandes
foram destinados para organizações pertencentes ou ligadas à Ordem DeMolay
(Comissão Organizadora do VII CNOD, Comissão Organizadora do VII CNOD, Comissão
Organizadora do IX CNOD, DeMolay Shop, Departamento das Paramaçônicas da Grande
Loja do RS, Departamento de Tradições Gaúchas do GCE-‐RS, Comissão Organizadora do
Congresso Gaúcho de 2011, Capítulos da Região Serra do RS, Capítulos da Região Litoral
do RS e Capítulos da Região das Missões do RS) e 5 estandes foram destinados para a
comercialização de produtos feitos no RS, de cunho comercial.
A Sala VIP do SCODRFB foi um espaço de destaque no Setor de
Exposições, montada de forma diferenciada, com a utilização de vidros e adesivada com
diversos emblemas da Ordem DeMolay e com o selo do SCODRFB. Dentro da Sala VIP foi
montada uma sala de reuniões privativa, onde se oportunizou a realização de encontros
reservados dos membros do Supremo Conselho com os mais diversos membros da
Ordem DeMolay. Ainda, foram disponibilizados móveis que compuseram um escritório e
duas salas com sofás e cadeiras.
Foi disponibilizado um espaço adequado para o DeMolay Shop,
totalizando 36m², com balcão e janelas envidraçadas.
Somando toda a estrutura do Setor de Exposições, foi montado um
total de 300m² de área de estandes, todo acarpetado, com iluminação e disponibilização
de internet sem fio.
2.6. Salas para Eventos Paralelos:
Na programação do VII Congresso Nacional foram inclusas
atividades que demandavam a montagem de espaços específicos para a sua realização.
No dia 29 (sexta-‐feira) de julho foi realizada o Congresso da Alumni,
no dia 30 foram realizados o Torneio Nacional de Ritual, o Congresso da Cavalaria e o
Grupo de Discussão de Ritualística, e no dia 31 foi realizada a Sessão Anual do SCODRFB.
Para as atividades realizadas nos dias 29 e 30 foram montadas 3
salas com capacidade para 120 pessoas, onde foi disponibilizada, além de cadeiras,
sistema de sonorização. Cada sala possuía 108 m² de área.
A Sessão Anual foi realizada no auditório do Hotel Samburá, local
onde ficaram hospedados a maioria dos seus participantes. Foi montada mesa em
formato de “U” e disponibilizada internet sem fio para uso do SCODRFB.
2.7. Alimentação:
A Comissão Organizadora do VII Congresso Nacional ofereceu aos
congressistas cinco refeições (2 cafés da manhã, 1 almoço e 2 jantas).
O café da manhã foi servido nos hotéis e alojamentos. O almoço e
jantares foram realizados no pavilhão de alimentação do Centro de Eventos de Tramandaí,
tendo sido locadas 400 mesas e 1.200 cadeiras e montadas 4 ilhas de buffet visando
evitar demora na hora dos congressistas se servirem.
Outra inovação deste Congresso Nacional foi a realização de
apresentações artísticas alusivas a cultura do Rio Grande do Sul durante o almoço e
jantares, tendo sido montado um palco, com estrutura de iluminação e som na praça de
alimentação.
O cardápio das refeições foi bastante variado e de ótima qualidade,
com refrigerante e água inclusos, tendo sido um dos pontos mais elogiados pelos
participantes do evento. Também foi disponibilizado aos congressistas doces e sorvete na
praça de alimentação.
Para encerrar o Congresso Nacional com “chave de ouro” foi
servido um churrasco típico gaúcho.
2.8. Segurança e Limpeza:
Visando dar o maio conforto possível aos participantes do VII CNOD,
a Comissão Organizadora contratou empresa de segurança privada, que desde o dia 27
iniciou a vigilância do local do evento. A segurança atuou 24h, sendo que durante a
realização do Congresso Nacional, 6 seguranças estavam trabalhando e a disposição da
Comissão da Organizadora.
No setor de limpeza, também foi contratada empresa especializada,
que manteve todas as instalações do evento impecáveis e em perfeitas condições de uso.
3. BALANÇO FINANCEIRO:
Muito embora a estrutura montada para o VII Congresso Nacional da
Ordem DeMolay tenha sido a maior dos últimos anos, foi possível a realização do evento
sem que houvesse prejuízo para a Comissão Organizadora, ocorrendo, inclusive, balanço
positivo.
Aqui ressaltamos a absoluta necessidade de um procedimento profissional
por parte da Comissão Organizadora, já que as despesas e receitas do Congresso Nacional
ultrapassam facilmente a centena de milhares de reais, como será demonstrado a seguir.
O apoio do SCODRFB, da Grande Loja Maçônica do Estado do Rio Grande
do Sul, do Grande Oriente do Rio Grande do Sul, do Supremo Conselho do Grau 33 do
Rito Escocês Antigo e Aceito e da Prefeitura Municipal de Tramandaí foi inestimável,
porém, mais fundamental foi a utilização racional dos recursos disponíveis.
Como forma de ilustrar o balanço financeiro do VII CNOD, elaboramos a
tabela que segue, onde buscamos discriminar da forma mais detalhada possível cada item.
CRÉDITO DÉBITO
Referência Valor Referência Valor
Inscrições 131.627,13 Material Gráfico I (utilizado para divulgação do evento) R$ 3.882,00
Apoio -‐ Prefeitura Municipal de Tramandaí R$ 10.000,00 Produtora (contratada para
montagem do auditório) R$ 30.000,00
Apoio -‐ Grande Loja RS R$ 15.000,00 Site e sistema de inscrições R$ 2.500,00
Apoio – GORGS R$ 6.000,00
Material Gráfico II (inclui todo o material do kit do congressista – 300 camisetas, 600 moletons, e 1000 canetas, sacolas, crachás e certificados)
R$ 28.495,00
Apoio -‐ SCG33 R$ 5.000,00 Pins do kit do congressista R$ 2.600,00
Apoio – SCODRFB R$ 3.000,00 Churrasco preparado para receber o GMNA R$ 230,00
Vendas de itens avulsos (moleton, camiseta, caneta, sacola e pin) R$ 4.933,00 Locação do telão de LED R$ 5.000,00
Locação e montagem dos estandes (setor de exposições, salas e credenciamento)
16.000,00
Jantares (2) com os membros do DeMolay International I R$ 1.478,00
Serviço de Internet sem fio para o evento R$ 250,00
Locação de pirâmides para ligação coberta dos dois pavilhões utilizados para o evento
R$ 4.200,00
Locação de estrutura metálica para divulgação do local do evento R$ 2.500,00
Mastros das bandeiras R$ 450,00 Aluguel de folhagens R$ 550,00 Alimentação (para 1.050 pessoas) R$ 47.250,00 Palco, som e iluminação da praça de alimentação R$ 2.200,00
Segurança R$ 4.000,00 Limpeza 1.800,00 Translado Aeroporto/Tramandaí 7.000,00 Comunicação Visual no evento (adesivos, placas e faixas) R$ 1.700,00
Arranjo da mesa de honra R$ 150,00 Pagamento de energia elétrica do evento R$ 1.500,00
Hospedagem Lair Ribeiro e assessor R$ 500,00
Previsão de despesas da Comissão Organizadora (telefones, viagens, etc.)
R$ 5.000,00
Sub-‐total R$ 175.560,13 Sub-‐total R$
169.235,00 TOTAL: R$ 6.325,13
Verifica-‐se que mesmo com despesas extraordinárias, que normalmente
não ocorrem em outros congressos (como translado de 110km e montagem de um
auditório, tendo sido necessária a locação de todos os aparelhos), o VII Congresso
Nacional alcançou um superávit de R$ 6.325,13 (seis mil trezentos e vinte e cinco reais e
treze centavos)!!!
Portanto, concluímos pelo absoluto sucesso financeiro do evento, não
obstante as despesas acima referidas.
Contudo, mais importante que o êxito financeiro do VII CNOD, foi a
satisfação dos congressistas e do SCODRFB com o evento, tendo sido superadas as
expectativas que existiam.
4. NECESSÁRIA EXPANSÃO E PROFISSIONALIZAÇÃO DOS
CONGRESSOS NACIONAIS:
A seguir, como resultado do balanço final do VII CNOD, com base na
experiência que obtivemos e considerando que acredito ser esta uma função da Comissão
Nacional de Planejamento de Convenções, apresento um esboço de proposta para o
SCODRFB, objetivando o aperfeiçoamento do Congresso Nacional.
O Congresso Nacional da Ordem DeMolay brasileira tornou-‐se o maior
evento da Ordem DeMolay no mundo.
Tal fato, por si só, vem demonstrar o potencial do CNOD, mas também o
quanto se faz necessária uma maior profissionalização e supervisão do SCODRFB sobre o
evento.
Em última instância, a avaliação sobre o Congresso Nacional reflete-‐se
diretamente no SCODRFB. Isso não só dentro do Brasil, mas também no exterior, já que
se tornou recorrente a participação de delegações estrangeiras, em especial do DeMolay
International.
Portanto, é dever do SCODRFB buscar minimizar o máximo possível a
possibilidade de eventuais falhas no seu evento maior, bem como torná-‐lo cada vez mais
atrativo.
4.1. NOVIDADES DO VII CNOD QUE PODERIAM SER MANTIDAS:
Algumas das novidades apresentadas no VII CNOD entendemos que
devem ser mantidas nos próximos eventos, cabendo citar as seguintes:
-‐ Setor de Exposições: era comum existir espaços nos Congressos
Nacionais destinados a Comissão Organizadora do CNOD seguinte, as candidaturas para
cidade-‐sede e para o DeMolay Shop. Porém, a ampliação destas áreas, com a criação de
um setor de exposições, revelou-‐se um grande sucesso, sendo um grande atrativo para os
congressistas. Além de ter servido como vitrine para o GCE local e seus Capítulos, abriu-‐se
a oportunidade para a Maçonaria e para exposição comercial de artigos típicos da região.
Também houve a criação de mais um item de receita para a Comissão Organizadora, com
a locação de estandes.
-‐ Ampliação da Sala VIP: o aumento da Sala VIP do SCODRFB, com a
introdução de uma sala de reuniões privativa, bem como colocação da sala junto ao setor
de exposições também se mostrou um sucesso. Merece menção, igualmente, o fato da
Sala VIP ser envidraçada, possibilitando aos DeMolays a visualização e aproximação de
seus líderes nacionais.
-‐ Apresentações Artísticas da Cultura Local: a introdução de
apresentações musicais e de dança típicas do Rio Grande do Sul agradou a todos. Além de
divertir os congressistas, agregou qualidade e grandiosidade ao evento e deu
oportunidade aos DeMolays de fora do RS (que não deixam de ser turistas) de conhecer a
cultura local.
-‐ Torneio Nacional de Ritual: a realização do torneio, muito embora
possa ser aperfeiçoada, foi um ótimo atrativo, em especial para os DeMolays ativos, o
que deve ser incentivado pelo SCODRFB. Cabe referir também que a realização do torneio
acaba por fomentar uma maior inscrição de congressistas e, por consequente, auxiliar no
sucesso do congresso.
-‐ Demonstração Prática de Cerimônias Ritualísticas: outra atividade
que veio a integrar ainda mais os DeMolays ativos ao evento, além de ser uma grande
ferramenta para a uniformização do ritual nos Capítulos brasileiros.
4.2. PROFISSIONALIZAÇÃO NA REALIZAÇÃO DO CNOD:
Como já dito anteriormente, o resultado do Congresso Nacional
reflete diretamente no SCODRFB, em especial na sua Diretoria Executiva, uma vez que o
evento é simbólico no sentido de representar a Ordem DeMolay no Brasil.
Nesse sentido, entendemos ser indispensável a efetiva presença e
supervisão do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do
Brasil na organização do evento.
Aqui, cabe citar que a Diretoria do SCODRFB visitou duas vezes
Tramandaí depois que conquistamos o direito de sediar o VII CNOD, o que merece ser
elogiado, já que nada substitui a averiguação in loco das instalações do evento e de como
a Comissão Organizadora está trabalhando.
Contudo, mostra-‐se necessário um aperfeiçoamento da relação do
SCODRFB com o CNOD. Note-‐se que não há requisitos objetivos para que uma cidade se
candidate para sediar um CNOD, nem, tampouco, itens mínimos a ser exigidos da
Comissão Organizadora.
Apenas uma bela apresentação da candidatura para cidade-‐sede
não pode ser considerada suficiente. É necessário o estabelecimento de regras claras e de
metas, para que o SCODRFB possa exigir da Comissão Organizadora resultados objetivos e
transparência nos seus procedimentos.
Esse conjunto de regras deve ser elaborado por membros da Ordem
DeMolay que já tenham a experiência de ter ajudado a organizar Congressos Nacionais e
deve alcançar desde a candidatura à cidade-‐sede até a prestação de contas do evento.
Da mesma forma, a Comissão Nacional de Planejamento e
Convenções deve ser composta por membros com experiência na realização de
congressos e deve constantemente buscar informações do andamento da organização
com os responsáveis.
Tudo isso objetiva minimizar eventuais problemas que podem
afetar a organização do evento tanto na parte financeira quanto na parte prática da
realização do congresso.
Ainda, considerando que o CNOD possui potencial para, além de ser
uma grande vitrine do trabalho da Diretoria Executiva, também trazer dividendos
financeiros para a instituição, entendemos que gradativamente o Supremo Conselho
deveria aumentar a sua colaboração financeira no evento (com recursos próprios ou
captando patrocínios), e, em contra-‐partida, ter participação no lucro do mesmo.
Numa visão mais ousada, cabe a reflexão se, a médio prazo, não
seria interessante se o SCODRFB assumisse integralmente a organização do CNOD.
4.3. PLANEJAMENTO PARA O CRESCIMENTO DO CNOD:
Como forma de dar uma ideia inicial de planejamento para os
futuros Congressos Nacionais, apresentamos um plano de metas para os próximos 3 anos.
2012:
-‐ estabelecimento de regras específicas para as cidades que
desejam sediar o Congresso Nacional da Ordem DeMolay;
-‐ manutenção e ampliação do Setor de Exposições, com a inclusão
de, no mínimo, um estande por Região DeMolay do Brasil (Norte, Nordeste, Centro-‐Oeste,
Sudeste e Sul), com o objetivo de divulgar os trabalhos dos GCE’s e Capítulos ao redor do
país;
-‐ ampliação do período de realização oficial do CNOD, incluindo
toda a sexta-‐feira;
-‐ estabelecer como meta mínima de congressistas o número de
1200.
2013:
-‐ ampliação do Setor de Exposições, com a inclusão de pelo menos
metade dos Estados brasileiros;
-‐ ampliação do período de realização oficial do CNOD, incluindo a
noite de quinta-‐feira;
-‐ estabelecer como meta mínima de congressistas o número de
1500.
2014:
-‐ ampliação do Setor de Exposições, objetivando a inclusão de todos
os Estados do Brasil;
-‐ manter como meta mínima de congressistas o número de 1500.
5. CONCLUSÃO:
Como balanço final do VII Congresso Nacional da Ordem DeMolay
concluímos que o resultado do evento foi um sucesso.
Do ponto de vista financeiro, obtivemos um lucro de quase R$ 10.000,00,
mesmo diante de dificuldades que os últimos congressos não tiveram, como o translado e
montagem integral de auditório.
Ainda, a qualidade foi mantida ou até melhorada em outros aspectos. A
alimentação foi de ótima qualidade, foi criado o setor de exposições, a Sala VIP foi
aumentada, além de 2 telões de projeção, foi incluído um grande telão de LED wide
screen, etc.
Em resumo, entendemos pelo absoluto sucesso do evento, que não deve
ser atribuído somente à Comissão Organizadora, mas também as decisivas participações
do GCE-‐RS e do SCODRFB.
O desafio a partir de agora é aumentar a qualidade dos Congressos
Nacionais e fazer com que cada vez mais membros da Ordem DeMolay se façam
presentes no mesmo. Essa tarefa deve ser iniciada desde já, com um trabalho baseado
em metodologia e experiência, para que ao final de cada CNOD possamos novamente
comemorar o seu sucesso.
Mais uma vez agradecemos o apoio dos Irmãos Carlos Eduardo Braga
Farias e Ederson Velasquez, que sempre nos atenderam prontamente e sempre se
colocaram a disposição para ajudar na realização do VII CNOD, o que foi fundamental
para que hoje estejamos satisfeitos com o seu resultado final.
Por fim, colocamo-‐nos a disposição para dirimir eventuais dúvidas oriundas
do presente relatório e para auxiliar no que for necessário a atual Diretoria Executiva do
SCODRFB.
Thiago Rijo Dias da Costa,
Presidente da Comissão Nacional de Planejamento de Convenções – Gestão 2009/2011.
