Teoria Organizacional

Curso de Mestrado em Administração

Técnicas de Gestão Aplicadas nas Organizações

Sumário I - Introdução.......................................................................................... 01 Técnicas Administrativas....................................................................... 01

1 – Administração por Objetivos(APO)............................. 01 2 – Benchmarking................................................................ 02 3 – Brainstorming................................................................ 02

4 – Custeio ABC(Activity-based costing)........................... 03 5 – Desenvolvimento Organizacional(DO)......................... 03 6 – Downsizing.................................................................... 04 7 – Energização(empowerment).......................................... 05 8 – Gerenciamento da Qualidade Total(TQM).................... 06 9 – Reengenharia.................................................................. 06 10 – Terceirização................................................................ 07

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Técnicas de Gestão Aplicadas nas Organizações

I – INTRODUÇÃO

Estudar as técnicas administrativas é analisar a relação dinâmica e interdependente

existente entre a teoria e a prática na Administração. Portanto, vamos analisar criticamente a

práxis gerencial identificando conceitos e concepções inerentes às diferentes abordagens no

trabalho realizado pelos administradores no seu dia-a-dia.

Técnicas Administrativas mais utilizadas na última década.

1-) Administração por Objetivos (APO) –

É uma técnica que incentiva os subordinados a participarem da fixação dos objetivos

organizacionais, contrariando a concepção clássica de que os objetivos devem ser definidos

pelo topo da pirâmide.

Na APO, o superior dá as diretrizes da empresa e pede ao subordinado que elabore suas

próprias metas. Estas são discutidas por ambos e postas em prática. Esta técnica, se aplicada

com o envolvimento dos participantes e sem má-fé, pode ter efeitos motivacionais positivos.

Além disso, os objetivos tornam-se claros para todos, pois foram discutidos previamente.

A APO tem sido aplicada nas empresas com outros nomes, porém com o mesmo espírito

participativo. O sucesso depende da habilidade do gerente.

2-) Benchmarking –

O termo Dantotsu criado pelos japoneses, que definia o objetivo de todas empresas e

organizações do mundo, significa buscar ser o melhor dos melhores ou obter a máxima

performance empresarial.

A americanização desse termo criado pelos japoneses, deu origem ao que conhecemos

hoje chamado de Benchmarking. O processo é uma atividade contínua que estabelece

metas, alvos e objetivos que dêem à organização uma condição de superioridade no mercado.

Para competir as organizações necessitam de mudanças, objetivando um incremento do

desempenho e produtividade.

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3-) Brainstorming -

Essa técnica é muito utilizada, porque tem como objetivo principal estimular a

criatividade dos participantes de uma reunião, visando facilitar os processos de solução de

problemas. A sessão de brainstorming, é coletar idéias de todos os participantes acerca de um

tema, estando proibidas críticas ou juízos de valores.

Então tem início a apresentação do problema a ser resolvido e termina quando todas as

idéias forem registradas. Pode-se em seguida proceder uma votação das propostas ou fazer

uma discussão sobre o problema. O Brainstorming, não funciona se algum dos participantes

estiverem tensos, desconfortáveis ou oprimidos.

4-) Custeio ABC (Activity-Based Costing) -

Para entendermos o que é o ABC, é importante esclarecermos algumas definições

básicas da administração financeira

� Preço e sua formação – é o preço de um produto mais os custos de produção,

comercialização e impostos, incluindo-se a margem de lucro esperada;

� Custo direto – matéria prima e mão-de-obra direta;

� Custo indireto – valor rateado para que se estruture o preço do produto, como manutenção

de máquinas, depreciação de equipamentos e mão-de-obra indireta.

Esse sistema consegue medir todos os valores a serem agregados ao custo final do

produto. A desvantagem é que com as inovações tecnológicas dos últimos anos, os custos

indiretos passaram a representar uma grande porcentagem(cerca de 35%) dos custos.

O sistema ABC de custeio baseado em atividades, é chamado de “estratégia gerencial”

que define a porcentagem dos custos indiretos que cada produto consome, como cortar

desperdícios, incrementar a qualidade dos serviços, avaliar a qualidade e impulsionar a empresa

para o aperfeiçoamento contínuo.

5-) Desenvolvimento Organizacional (DO) -

Trata-se de uma técnica que busca a renovação organizacional por meio da mudança,

num processo amplo, demorado e custoso. O processo de DO geralmente são conduzidos por

consultores externos.

A maior parte das técnicas envolvidas num processo de DO, envolve dinâmicas de

grupo, nas quais os participantes são convidados a expor seu trabalho, seus sentimentos e suas

relações. A sensibilização, é uma técnica de treinamento em habilidades pessoais. A análise

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transacional, é uma técnica que visa melhorar a comunicação interpessoal. Já o Grid

Gerencial, compara a preocupação do gerente com a produção e as pessoas.

O DO trabalha com feedback de dados, pesquisando os empregados sobre fatores

como o moral, o estilo pessoal, o relacionamento interpessoal, etc. O desenvolvimento de

equipes, envolve auto-avaliações dos membros de grupos e seus comportamentos e

desenvolvimento de habilidades para trabalhar em grupo. Essa técnica não possui eficácia

garantida, por lidar com pessoas os resultados podem variar muito, além do alto custo.

6-) Downsizing -

O downsizing, é uma técnica administrativa que consiste na redução dos níveis

hierárquicos da organização, em especial da média gerência, buscando agilização da atividade

administrativa, além de melhorias da comunicação e redução de custos.

Aplica-se nas organizações inchadas com muitos níveis hierárquicos e pirâmides muito

agudas. O downsizing, inevitavelmente provoca cortes de pessoal, principalmente na média

gerência, o que costuma incorporar esse processo é a recolocação (outplacement).

A aplicação do downsizing visando meras reduções de custos, pode ter efeitos negativos

bastante sérios, cria um clima de insegurança, a empresa perde bons empregados, motivação,

qualidade e solidez da cultura organizacional, em troca de ganhos de produtividade que

raramente se prolongam.

7-) Energização (empowerment) -

A energização não é mais um dos modismos da administração, é uma função gerencial

das mais importantes, pois contribui para o aumento da produtividade, redução de custos e

principalmente maior humanização das organizações. Energizar uma organização, significa

aumentar a participação dos membros na “vida” da empresa. Encontrando o melhor meio de

realizar suas tarefas, os funcionários recebem um estímulo para trabalhar, e isto gera um

aumento da produtividade.

Para que uma organização possa ser energizada, é necessário que os gerentes, chefes

de equipes, superintendentes, utilizem algumas técnicas:

• Delegar poder e responsabilidades às pessoas capacitadas;

• Manter a auto-estima elevada dos empregados;

• Ouvir e responder com empatia as sugestões de todos os membros da organização;

• Buscar nos funcionários soluções e sugestões para os problemas da organização;

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• Apoiar as iniciativas e idéias das pessoas, fazendo com que as próprias pessoas assumam a

responsabilidade pela implantação dessas idéias;

• Deixar que as pessoas gerenciem seu comportamento e nível de produtividade;

• Criar equipes de trabalho autônomas e integradas, com poder, responsabilidade, missão e

metas definidas.

Investimentos em recursos humanos, conversas de motivação, aumento de salários,

melhor comunicação, garantia de estabilidade, treinamentos e vários outros programas são

aproveitados quando os empregados estão dispostos a aumentar a produtividade.

8-) Gerenciamento da Qualidade Total (TQM) –

Nos últimos anos o tema tem ressurgido nos ambientes organizacionais, em programas

que garantam a qualidade de seus produtos. Clientes e consumidores finais exigem produtos

com certificação de qualidade e garantia. Consultorias criam “manuais e normas” que visam

“defeito zero”. São utilizadas várias ferramentas na aplicação dos processos de qualidade como:

Memory jogger, Fluxograma, Folha de verificação, Diagrama de Pareto, Diagrama de causa e

efeito, Carta de tendência, Histograma, Diagrama de dispersão, Cartas de controle,

Capabilidade do Processo, etc.

Total Quality Management(TQM), é um conceito que tem sido responsável pelo

sucesso de muitas empresas no mercado atual. Segundo Thomaz Wood Jr., é uma interação

dinâmica entre três variáveis: o produto, cliente e o uso.

Segundo Peter Mears, “é um sistema permanente e de longo prazo, voltado

para alcançar a satisfação do cliente através da melhoria contínua da qualidade dos

serviços e produtos da empresa”.

9-) Reengenharia -

A reengenharia surgiu em 1993, com a publicação do livro Reengineering the

Corporation, a manifesto for Business Revolution, de Michael Hammer e James Champy,

os quais afirmavam as empresas possuíam estruturas obsoletas, incapazes de sobreviver a três

grandes forças que estariam dominando o mundo dos negócios neste fim de século: o poder

dos clientes, o acirramento da concorrência e o aumento na velocidade das mudanças no

ambiente empresarial.

A produção em massa estereotipada pelo fordismo já se esgotou para estes autores,

pouca concorrência e poucas opções oferecidas ao consumidor. Por último, enfatizam as

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intensas mudanças, o avanço tecnológico e a globalização dos mercados, sendo o tempo uma

dimensão importantíssima dentro das organizações.

Dentro do contexto das mudanças, a reengenharia seria o caminho para sobrevivência

empresarial no novo cenário. As premissas da reengenharia são a quebra da

departamentalização e da burocratização das empresas, por meio da ênfase nos processos ao

invés de nas atividades que produza valor para o cliente. Para Hammer e Champy, o caminho é

esquecer as atividades atuais, perguntando-se apenas: “Por que fazemos o que fazemos?”

e “Qual a melhor maneira de fazê-lo?”.

A reengenharia sofreu diversas críticas, muitas devido à sua má aplicação; como

grandes cortes de pessoal sem a menor preocupação com a verdadeira essência da

reengenharia que era o repensar dos processos organizacionais.

10-) Terceirização -

Terceirização não é uma idéia nova, remonta ao século passado tendo sido

incrementada durante e a partir da Segunda Guerra Mundial. Nos EUA, na Europa e no Japão,

a terceirização é muito difundida e largamente utilizada, não só como forma de

descentralização de comandos e operações, mas sobretudo como forma eficaz na redução dos

custos das organizações.

Abaixo iremos aprofundar-nos no tema, o qual é o objeto principal deste estudo.

II - JUSTIFICATIVA

Escolhemos o tema “Terceirização”, pelo fato de ser uma técnica administrativa

amplamente utilizada pelas empresas de diversos portes, segmento e áreas, por estar em

expansão principalmente na América Latina, prática essa largamente utilizada na Europa, Japão

e EUA na última década. Portanto, é um assunto de interesse das empresas, dos

trabalhadores(que procuram tirar vantagem com a abertura de sua própria empresa de

prestação de serviços), contribui para a melhoria da qualidade e produtividade das empresas,

além de ser objeto de estudo acadêmico, pois poderá ser melhor enfocado para desmistificar o

trauma da implantação dessa técnica nas empresas.

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III – DESENVOLVIMENTO DO TEMA

1-) Terceirização

O que é Terceirização? Nada mais é do que atribuir a terceiros serviços e produtos que

podem ser perfeitamente executados longe das vistas e do controle efetivo do tomador

principal, desde que dentro dos padrões de qualidade contratados.

Terceirização ou outsourcing, é a transferência para outras empresas da execução das

atividades complementares ou não essenciais de seus negócios.

Terceirizando as atividades não essenciais, uma empresa pode concentrar toda sua

energia na atividade-fim, cujas conseqüências são:

� maior dedicação à atividade essencial, � simplificação do planejamento, � flexibilização da produção, � implementação de programas de qualidade e produtividade, � redução de custos e � maior competitividade.

Com a adoção dessa prática pelas empresas, deixam de existir departamentos inteiros,

dando lugar a empresas prestadoras de serviços, em áreas de limpeza, jardinagem,

alimentação, vigilância e transporte. Pode-se terceirizar partes do processo produtivo, como a

produção de componentes.

A empresa terceirizada, obterá simplificação administrativa e economia de recursos,

podendo investir na sua especialização e maior agilidade empresarial, elevando a produtividade

e qualidade do produto, atendendo as exigências de competitividade internacional.

Com a abertura de mercado, as empresas precisam ficar mais ágeis então a saída é

terceirizar para economizar recursos, pois o terceiro encontra soluções mais criativas e menos

onerosas para seu negócio, além de evitar desperdício o que as empresas por comodismo ou

vício comum não o faz normalmente.

A principal justificativa para terceirização de uma atividade adjacente ou de apoio, é o

custo, porém por trás disso está uma insatisfação da empresa , com a quantidade de recursos

despendidos para execução do serviço ou com sua qualidade.

Além de atender ao seu objetivo principal, a terceirização ainda viabiliza mudanças

necessárias às organizações como:

• Estabelecimento de parceria – ambos são beneficiados prestador e tomador, o que garante

a relação de “ganha-ganha”

• Reverter processos de Verticalização – quando a empresa cresce demais perde o controle

sobre a estrutura e passa a ter custos fixos elevados. A responsabilidade de fabricação é

transferida a um fornecedor especialista, que garantirá melhor qualidade e menor

custo.

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• Racionalizar Estruturas – o organograma da empresa é reduzido em seus níveis hierárquicos e aumento do quadro de empregados especializados.

• Melhora a Administração dos estoques – nas parcerias, o fornecimento de produtos e serviços, permite uma adequação dos prazos de entrega a uma logística de produção e demanda. Com estoques reduzidos, evita-se: perda por obsolescência, custo em controle, manutenção e ocupação de áreas úteis.

Para que um processo de terceirização seja efetivo, são necessários alguns cuidados como:

� definir a verdadeira vocação da empresa; � calcular os custos dos serviços e compará-los; � procurar parceiros idôneos e confiáveis, garantindo um maior engajamento na

parceria e maior adequação dos resultados; � a parte jurídica deve ser cuidadosamente elaborada; visando à eficiência é

necessário fazer um acompanhamento da execução do contrato e a verificação do cumprimento dos padrões de qualidade exigidos.

Esse acompanhamento periódico deve observar os aspectos jurídicos, sociais,

trabalhistas, previdenciários, contábeis e de segurança no trabalho de cada contrato.

Vantagens da terceirização:

� Concentração de esforços na atividade fim; � Concentração de recursos(capital e recursos humanos); � Aumento na participação do mercado; � Melhoria de qualidade e competitividade; � Busca de parceiros para as atividades-meio com melhor qualidade e menor prazo de

entrega; � Redução de custos administrativos e operacionais; � Economia de recursos; � Aumento da flexibilidade; � Agilidade nas decisões; � Diminuição dos níveis de hierarquia; � Redução do controle; � Simplificação da estrutura empresarial; � Desburocratização da administração.

Desvantagens da terceirização:

♦ Dificuldade de implantação; ♦ Escolha de parceiros; ♦ Resistência interna a mudanças; ♦ Demissões na fase inicial; ♦ Realização de auditoria periódica; ♦ Aumento da dependência de terceiros; ♦ Perda do controle da qualidade e na formação de preços; ♦ Riscos do parceiro fornecer para os concorrentes; ♦ Conflito com a atual CLT em relação às ações trabalhistas (a legislação Brasileira é incisiva

ao tratar do tema). Grandes empresas conseguiram sucesso no processo de terceirização, passando para

terceiros os serviços prestados de vigilância, limpeza, telefonia, transporte, alimentação,

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manutenção, jurídico e comunicação social, os quais foram sendo incorporados às empresas

terceirizadas. Os riscos existem principalmente se escolher mal o parceiro, ou de administrar

mal a dependência desse fornecedor.

Ao se adotar a postura de terceirizar produtos e serviços, ganha-se uma maior agilidade,

produtividade e especialização no seu ramo de negócio, podendo ter um acréscimo de lucro e

melhoria da imagem institucional.

2-) Resultado da Pesquisa de Campo

O trabalho baseia-se em uma pesquisa de campo, feita junto aos setor de produção de

uma empresa de equipamentos de telecomunicações, de âmbito mundial com atuação na

cidade de São Paulo (anexo I).

De acordo com a pesquisa realizada entendemos que a empresa optou pela técnica

administrativa de terceirização, para obter ganhos no seu processo de produção e redução de

custos. No momento desta pesquisa, os respondentes mostraram estar contentes com os

resultados da técnica utilizada, pois, detectou-se redução substancial no custo do produto. Os

respondentes colocaram em suas respostas uma diminuição no custo do produto da ordem de

30% à 50% nos custos de produção. Esta redução deu-se pelo fato de agilidade no processo de

produção, pois antes da terceirização a empresa tinha um lead time (atendimento as

necessidades do processo produtivo), numa ordem de 45 à 90 dias, e após a adoção da referida

técnica, este prazo reduziu-se para no máximo 30 dias. Ora como isto foi possível ? Segundo as

respostas dadas, este ganho substancial foi obtido devido ao fato de a empresa passar a

adquirir matérias primas em forma de itens já montados, os itens pais, deixando a montagem

dos mesmos para empresas terceirizadas, desta forma a empresa em questão passou a

preocupar-se com a montagem do produto final. Sendo assim a visualização de ganhos para

este setor, foram ganhos do tipo financeiros e ganhos na agilidade do processo.

No início do processo de terceirização a empresa sentiu alguns problemas com relação a

qualidade do produto, mas com o refinamento do processo de parceria aos poucos a qualidade

foi sendo melhorada e hoje já se adequou a qualidade da empresa, que é uma qualidade

considerada ótima. As áreas do setor estudado que foram terceirizadas, são montagem de

cabos, bastidores entre outras.

Em suma, percebemos que para a empresa a técnica administrativa de terceirização, foi

considera muito boa, pois reduziu custos, melhorou processos e adequou a qualidade do

produto ao que a empresa considera ótimo. Porém há um outro aspecto a ser considerado, que

é o aspecto relativo aos funcionários, neste caso o relacionamento empresa funcionário. Neste

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item podemos discorrer sobre a forma que os funcionários estão vendo e sentindo o processo

de terceirização.

De acordo com as respostas dadas, percebe-se que os funcionários vêm este processo

com certo receio, talvez pelo crescente aumento nos índices de desemprego, talvez pela falta

de qualificação dos empregados em relação as exigências do mercado e outros aspectos

internos relativos ao relacionamento do funcionário com a empresa durante a implantação e

refinamento do processo de terceirização. Outros aspectos listados seriam aspectos familiares e

sociais que se transformam em pressões para o funcionário que esta envolvido neste processo.

Um dado positivo, com relação a referida empresa, é que de acordo com as respostas

dadas, ficou claro que houve o aproveitamento de ex-funcionários como prestadores de

serviços terceirizados.

3-) Conclusão:

Vimos com isto que o processo de terceirização que se propõe a reduzir custos,

melhorar desempenho, e fazer com que a empresa se preocupe basicamente com sua atividade

fim, passando atividades decorrentes do processo para outras empresas, é uma técnica muito

vantajosa para a empresa, e que hoje vem sendo largamente utilizada por empresas de

diferentes portes e ramos de atividade. Porem, para os funcionários que se vêm envolvidos

neste processo, os ganhos não são tão grandes assim, pois sofrem grandes pressões pelo

medo da perda do emprego e as perspectivas futuras.

Fica claro que a necessidade da constante atualização profissional, o relacionamento

com a empresa e os pares neste momento é crucial, pois as relações trabalhistas estão

mudando e todos devem estar atentos para as mudanças que trazem consigo novas

tecnologias, novos padrões e novas formas de relacionamento entre as pessoas e as empresas.

IV - Bibliografia

PARK, H. Kill et alli, 1999, Introdução ao Estudo de Administração, São Paulo, Pioneira.

GIOSA, L. A, 1997, Terceirização uma abordagem estratégica, São Paulo, Pioneira.

Mestrado em Administração de Empresas Universidade São Marcos - UNIMARCO João Celço Del Rio Rodrigues – RGM 3367 São Paulo, 03 de Junho de 2000.

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ANEXO I

1. Por que a empresa decidiu-se pela terceirização?

MÃO DE OBRA MAIS BARATA AGILIDADE NO PROCESSO. (Redução dos custos com

agilidade no processo).

2. Quais os benefícios que a terceirização trouxe para o seu setor ?

CUSTO DO PRODUTO (redução no custo do produto, redução de estoque de insumos e

menor quantidade de itens para controlar, comprar - devido a aquisição de parte já trabalhada,

ex: em vez de adquirir cabo, conectores, porcas parafusos, fita, solda, etc, adquirimos somente

o item pai – cabo montado, painel montado etc.).

3. Houve alguma economia da empresa ao optar pela terceirização? Que tipo?

TIPO FINANCEIRO , AGILIDADE (Houve uma redução sensível nos custos +/-

30% a 50%, englobando a demora no processo interno para aquisição dos insumos, via

Suprimentos, e o ganho em agilidade no prazo para atendimento das necessidades do nosso

processo produtivo. ex: "lead time" de 45 a 90 dias, reduzido para no máximo 30 dias.

4. A empresa está satisfeita com a terceirização?

SIM , pois houve uma melhoria na qualidade, redução dos prazos e dos custos.

5. Quanto a qualidade dos produtos hoje oferecidos algo mudou?

NO INÍCIO SE TEM PROBLEMAS, MAS COM O DECORRER DO TEMPO SE NORMALIZA,

podendo considerá-la dentro dos padrões de qualidade da empresa, ou seja, ótima.

6. Quais as atividades de sua áreas foram terceirizadas?

MOTAGEM DE CABOS / BASTIDORES E OUTROS

7. Como é visto o processo de terceirização pelos funcionários?

COM CERTO RECÊIO

8. Ex funcionários passaram a prestar serviços a empresa como terceiros?

SIM