[UC_16_ PLANEAMENTO_RECURSOS_ORGANIZAÇÃO

_EVENTOS] 4 JANEIRO 2010

Reflexão

Neste módulo analisámos, em profundidade, as noções de planeamento de organização

de um evento. As fases do processo de programação de um evento, em linhas gerais, são

essenciais para o início da construção da planificação dos recursos a serem utilizados:

Concepção; Pré-evento; Realização e Pós-eventos. Foram dados alguns exemplos de

eventos nacionais e internacionais, visando a recolha de elementos necessários para a

sua realização.

Assim sendo, nesta verificação é necessário DEFINIR OBJECTIVOS, quantificá-los e

qualificá-los segundo o critério SMART: Specific; Measurable; Agreeble;Ralist;Time

Specif. É preciso também ANALISAR os ambientes internos – recursos físicos, financeiros

e humanos, a relação com os fornecedores, a capacidade de gestão do organizador, o

acesso ás tecnologias de informação, os recursos financeiros, entre outros elementos. E

ambientes externos – factores políticos, factores económicos (o desemprego, taxas de

juro), factores tecnológicos (equipamentos), e factores sócio-culturais (estilos de vida e

etnias), em que ocorrerá o evento.

Os organizadores dos eventos deverão ter em conta, depois destas análises, qual será as

ESTRATÉGIAS a implementar, de forma a atingir os objectivos escolhidos e

OPERACIONALIZÁ-LOS – identificando os planos como – humanos, financeiros e

técnicos e tecnológicos.

Finalmente os organizadores procederam a uma AVALIAÇÃO do evento, fazendo as suas

conclusões sobre o desempenho, eficácia e eficiência – SWOT.

Assim sendo, o planeamento dos recursos para a organização de um evento rege-se

muito por a definição dos valores a atingir, no meu parecer, visando todas as fases de

modo pormenorizado e calendarizado. Em primeiro lugar constrói-se uma máscara que

aborde os temas acima referidos, entrelaçando os factores de PROMOÇÃO (maximizar o

número de participantes, a sponsorização, o número de expositores, e obtenção de apoio

governamental); OPERACIONALIZAR AS ESTRATÉGIAS DE

MARKETING,CONTROLAR E ELABORAR AS RESERVAS HOTELEIRAS; ORGANIZAR

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UM COMITÉ, ELABORAR ORÇAMENTOS (orçamento, cash flow e controlo orçamento,

quantificar as vendas, as compras os recursos humanos, a rentabilidade). Um Gestor e

Organizador de Eventos também deverão obter conhecimentos contabilísticos, de forma,

a entender as nomenclaturas dos orçamentos: RECEITAS, DESPESAS, CUSTOS FIXOS

(Aluguer de Instalações, pessoal, Impressão de materiais, Promoção, Comunicações,

Equipamentos, Decoração, Programa Social, Custos Administrativos e contingentes) e

CUSTOS VARIÁVEIS (delegados, acompanhantes e exposição), pois a gestão é o apoio

fundamental de coordenação para o sucesso de um evento.

Para que um Gestor de eventos seja um bom profissional, na minha opinião é sublime

que pratique alguns códigos de conduta: quer pessoais, quer profissionais.