Administração do tempo

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Carlos Henrique Piassa

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ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPODO TEMPO

EM AMBIENTE EMPRESARIALEM AMBIENTE EMPRESARIAL

O pior não é o não do tempo.

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Melhorar a qualidade de vida, por meio de mudanças de

hábitos, realizando as atividades dentro dos prazos

combinados, dividindo seu tempo de forma equilibrada,

entre a vida profissional e a vida pessoal, conduzir seu

dia a dia com tranquilidade, sem estresse.

1. OBJETIVO DO TREINAMENTO

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL

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Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas,

minutos, segundos, que envolve a noção de passado,

presente e futuro.

Estações do ano, condições meteorológicas. Partes em

diferentes andamentos em que se divide em certas

peças: teatro, novela, futebol.

2. O QUE É TEMPO?


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Passado: experiências passadas que são referências para o presente e futuro.

Presente : o que está acontecendo hoje, projeção para o futuro.

Futuro: experiência projetadas através das referências do passado e vivências do presente.

3. SEQUÊNCIA DO TEMPO


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Ausência de Objetividade: reuniões longas sem pauta formal.

Ausência de Concentração: bate papos fora de hora e sem propósito.

Acomodação: permanência um “cargo” por longo período.

Postergação: adiamento de atividades e/ou decisões importantes.

Celular Mania: uso indiscriminadamente do aparelho da empresa.

Email Mania: verificação a todo momento de novas mensagens.

4. MAL USO DO TEMPO NA EMPRESA


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O “The Wall Street Journal” fez uma pesquisa onde

descobriu que se gasta 6 semanas por ano procurando

por coisas em um escritório.

4. MAL USO DO TEMPO NA EMPRESA


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Organizar as atividades diárias de forma lidar

com a disposição das horas para cumprimento

de prazos preestabelecidos, objetivando

atingir resultados positivos.

5. PLANEJAMENO DO TEMPO


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Elencar o que precisa ser feito curto e médio e

longo prazo, interligando o passado o

presente e o futuro, conciliando de forma

equilibrada a vida pessoal e profissional.

6. FUNÇÕES DE UMA AGENDA


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7. MATRIZ DO TEMPO: importante x urgente

Urgente

Menos Urgente

Importante

I Crises Projetos com prazos determinados Atividades sob pressão externa Conflito com clientes significativos Situações de conflito ou atrito com

familiares ou amigos Cobrança de resultados decisivos

II Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e

amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de

proceder

Menos

Importante

III Interromper seu trabalho com

freqüência para atender os outros Atividades de efeito a curto prazo Trabalho levado para casa que

poderia ser feito no dia seguinte Resposta imediata a todas as

solicitações vindas de terceiros

IV Manter-se ativo para parecer que trabalha

duro Reuniões e discussões infindáveis e sem

motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação


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8. CICLOS DE VIDA PESSOAL/PROFISSIONAL

Ciclo daFrustração

Ciclo daSobrevivência

Ciclo daProsperidade

Quem vive nesse ciclo vê sua qualidade de vida cair. A frustração é causada pelo descontrole das finanças e do trabalho.

O ciclo da sobrevivência se caracteriza pela falta de evolução. Há um controle limitado sobre trabalho e finanças.

O ciclo da prosperidade é reservado às pessoas que fazem uso racional e adequado do tempo e do dinheiro, de maneira sustentável.


Fonte: Revista VOCÊ S/A – Editora Abril – Ed 134 – pág 38

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9. COMO AVANÇAR NOS CICLOS


1. Descubra o que é importante Quem consegui identificar isso com clareza consegue ser mais produtivo no trabalho e ter mais tempo livre para as coisas que gosta.

2. Pare com o que não traz retorno

Ao definir o que é importante, evite as tarefas que não ajudam a construir riqueza ou a ganhar tempo.

3. Planeje o equilíbrio A palavra planejar muitas vezes gera uma sensação de rigidez. No entanto, a partir dessa etapa as peças começam a se encaixar.

4. Melhore a qualidade de consumo

Após cumprir todos os passos, você já tem um uso eficiente de tempo e de dinheiro.

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10. PLANEJE SUA AGENDA

Anual45´´

Mensal30´´

Semanal25´´

Diária5´´

•Revise seu papel na sociedade•Defina metas (no máximo oito) e desmembre-as em atividades•Estabeleça os período de viagens, férias ou compromissos•Distribua o que for possível durante o ano

•Reveja as tarefas que ficaram do mês anterior•Avalie como foi a distribuições de papéis e reveja a estratégia•Escolha no máximo quatro das metas anuais para dedicação no mês•Defini dias e horários importantes e reserve-os na agenda•Faça esse planejamento as sextas ou aos domingos•Marque os compromissos da semana, com tempo de duração•Escolha no máximo duas metas anuais para dedicar•Some os tempos das atividades, apenas 70% dia deve ficar planejado, os outros 30% ficam para as urgências

•Não planeje coisas de um dia para o outro•É preciso 3 dias de antecedência•Priorize as atividades do dia, com base no planejamento semanal•Coloque as urgências em primeiro lugar


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11. COMO ORGANIZAR E-MAILS

POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A

Abra seu programa de e-mail

Desabilite o AVISO de novas mensagens

Mantenha do máximo 10 mensagens na caixa de ENTRADA

Seja claro no momento de escrever uma mensagem para não ter que reescrevê-la

Leia mensagens de cima para baixo, seguindo a ordem, sem pular nenhuma

Mensagem é IMPORTANTE?

S I M

SALVE.

Tire da caixa de entrada, jogue numa pasta ESPECIAL, ou copie o texto no arquivo do WORD, se tiver anexo, salve no computar

RESPONDA

Se a mensagem gera uma tarefa ou compromisso, planeje

Mova o email para pasta Calendário, com data e duração

NÃO

APAGUE

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12. TESTE DO CICLO DA VIDA


Parte 1 (A) – Some 1 ponto para cada resposta SIM e subtraia 1 ponto para cada resposta NÃO.

1) Você saberia citar, em dez segundos, três metas muito importantes que você espera alcançar nos próximos cinco anos?

( ) sim ( ) não

2) Você se sente satisfeito com seu estilo de vida e padrão de consumo atuais?

( ) sim ( ) não

3) Sua poupança vem crescendo consistentemente nos últimos dois anos?

( ) sim ( ) não

4) Você se sente satisfeito com a distribuição do tempo entre atividades profissionais, de lazer e de convívio social e familiar?

( ) sim ( ) não

5) Sua rotina diária - tanto de trabalho quanto pessoal – é razoavelmente organizada, sem o sentimento de estar sempre realizando tarefas urgentes?

( ) sim ( ) não

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6) Você tem facilidade para eliminar da rotina atividades pouco relevantes e que tomam tempo, como frequentar reuniões e eventos indesejados ou ler e-mails sem conteúdo realmente produtivo?

( ) sim ( ) não

7) Você é capaz de dizer, com razoável precisão, quais serão seus compromissos e tarefas importantes para os próximos três dias?

( ) sim ( ) não

8) Você se sente confortável ao tomar decisões extremamente relevantes em sua vida, como contratar um plano de saúde ou selecionar a escola de seu filho?

( ) sim ( ) não

9) Você gosta de sua atividade profissional a ponto de frequentemente sentir-se apaixonado pelo resultado daquilo que faz?

( ) sim ( ) não

10) Suas condições de saúde podem ser consideradas equivalentes ou acima da média para as pessoas da sua idade?

( ) sim ( ) não

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11) Você consegue manter uma dieta considerada saudável?

( ) sim ( ) não

12) Suas contas a pagar costumam estar sempre em dia?

( ) sim ( ) não

13) Sua formação profissional e educacional é suficiente para as atividades que pretende desempenhar nos próximos dois anos?

( ) sim ( ) não

Total de pontos da parte 1 (A):

_______ + _______ = ________

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Parte 2 (B) Some 1 ponto para cada resposta NÃO e subtraia 1 ponto para cada resposta SIM.

14) Você costuma sentir inveja das conquistas dos colegas, como uma promoção, um carro novo ou uma interessante viagem de férias?

( ) sim ( ) não

15) Você se sente uma pessoa com falta de sorte?

( ) sim ( ) não

16) Você se irrita quando um plano que lhe interessa muito não da certo, como a necessidade de adiar férias já programadas, a ponto de descontar sua revolta em pessoas queridas?

( ) sim ( ) não

17) Você culpa a correria do dia a dia e do trabalho pelo fato de ainda não ter conquistado objetivos muito importantes para você?

( ) sim ( ) não

18) Você se sente triste nas noites de domingo ou na segunda feira de manhã? ( ) sim ( ) não

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19) Você apresenta sintomas freqüentes de estresse?

( ) sim ( ) não

20) Quando está em casa ou em outra situação longe do trabalho, você se sente um peixe fora d’ água, ansioso por não estar em atividade produtiva?

( ) sim ( ) não

Total de pontos da parte 2(B:

_______ + _______ = ________

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RESULTADO:

Some a parte A com a parte B e veja qual tipo de ciclo corresponde a sua situação pessoal, de acordo com o total de pontos obtidos.

De + 8 a + 20Ciclo da Prosperidade

Quanto mais próximo de + 20 for seu resultado, maior é sua capacidade de prosperar na vida. Não se acomode, busque a excelência, pois a recompensa financeira vale o esforço.

De – 7 a + 7Ciclo da Sobrevivência

Sua tendência atual é de ficar onde está. Você tem duas missões: administrar os aspectos de risco, para não despencar para o ciclo da frustração, e agir para dar maior produtividade a sua vida.

De – 8 a – 20Ciclo da Frustração

Quanto mais próximo de – 20 for seu resultado, maior é sua necessidade de parar tudo, se organizar e mudar as regras do jogo. Se não fizer isso, estará colocando em risco aquilo que ainda não perdeu na vida.

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Muito Obrigado !

Fim.

Carlos Henrique Piassa

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O pior não é o não do tempo.

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