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MANUAL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUTORES:
Alex Sandro de Medeiros
Tainara Malvina Mathias dos Santos
Kamila Rodrigues Medeiros
Aline dos Santos Vilela
Meirielen de Almeida Prado
Tayana Medeiros da Silva
Suellen do Nascimento Adão
Ana Karolina Souza da Silva
Flávio Rodrigues
Mayara Coelho Medeiros Pinto
Eduardo Mattos Farias
Taynã Dias Inácio
Jailson Matheus dos Santos
Marcelle de Fátima da Silva
Thaynara de Assis Santos
ORIENTADORA:
Cátia Regina Anjos Ouverney Martins Losada
SENAI-PIR / RJ
Dedicamos este trabalho, primeiramente, a Deus e a todos nossos
familiares e amigos, que estão ligados diretamente a nossas vidas,
que nos apoiaram e nos aconselharam para o desenvolvimento deste,
com paciência, compreensão e carinho, fazendo valer a pena estar ao
lado de quem verdadeiramente nos ama.
A instrutora Cátia Ouverney, pela orientação e pelo constante estímulo para a execução
este trabalho. Agradecemos os também instrutores, Ronald Anchite, Ricardo Abreu,
Gilmara Brandão e Luís Guilherme, por nos agregar conhecimento, não só profissional,
mas também pessoal, com suas experiências, que levaremos enquanto vivermos. Ao
SENAI por não nos ter faltado com atenção durante a realização deste trabalho.
SUMÁRIO
1 - INTRODUÇÃO..........................................................................................................9
2 - O PROFISSIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ........................................11
2.1 - Da Empresa ...........................................................................................................11
2.1.1 - Área de atuação ..................................................................................................12
2.1.2 – Comportamento .................................................................................................13
2.1.3 - Ética Profissional ...............................................................................................15
2.2 - Trabalho em equipe ...............................................................................................15
2.2.1 – Liderança ...........................................................................................................16
2.2.2 – Motivação ..........................................................................................................17
2.3 – Na empresa ...........................................................................................................18
2.3.1 - Atendimento ao cliente ......................................................................................18
2.3.2 - Comunicação Interpessoal .................................................................................20
3 – FORMAÇÃO EMPRESARIAL ............................................................................21
3.1– Estrutura ................................................................................................................21
3.1.1 - Razão Social .......................................................................................................21
3.1.2 - Contrato Social ..................................................................................................22
3.1.3 – Natureza da Empresa ........................................................................................22
3.1.4 – Ramo da Empresa .............................................................................................23
3.1.5 – Classificação das Empresas ..............................................................................23
3.2 – Hierarquia ............................................................................................................24
3.3 – Missão...................................................................................................................24
3.4 – Visão ....................................................................................................................25
3.5 – Valores .................................................................................................................25
3.6 – Organograma .......................................................................................................26
3.7 – Fluxogramas ........................................................................................................27
3.8 – Layout ..................................................................................................................28
4 - GESTÃO DE PESSOAS ........................................................................................29
4.1- Liderança e Motivação ..........................................................................................29
4.1.1 - A importância da Liderança ..............................................................................29
4.1.1.2 - A importância de estar Motivado ...................................................................29
4.2 - Recrutamento e Seleção de pessoas .....................................................................30
4.2.1 – Recrutamento ....................................................................................................30
4.2.2 – Seleção ..............................................................................................................30
4.3 - Capacitação e Desenvolvimento ...........................................................................31
4.4 - Plano de Cargo e Salário .......................................................................................31
4.5 – Processo de admissão ...........................................................................................31
4.6 - Qualidade Total .....................................................................................................32
4.6.1 - Higiene, Segurança do trabalho e 5s ..................................................................32
4.7 - A Importância do planejamento e de uma reunião eficaz .....................................33
4.7.1 – Planejamento .....................................................................................................33
4.7.2 - Administração de tempo ....................................................................................33
4.8 - Atendimento ao Cliente ........................................................................................34
4.8.1 - Atendimento pessoal ..........................................................................................34
4.8.2 - Atendimento telefônico .....................................................................................34
5- REDAÇÃO TÉCNICA ............................................................................................36
5.1- Os documentos empresarias mais utilizados .........................................................36
5.1.1 - Carta ...................................................................................................................37
5.1.2 - Comunicado .......................................................................................................38
5.1.3 - Aviso ..................................................................................................................39
5.1.4 – Declaração .........................................................................................................39
5.1.5 - Memorando ........................................................................................................41
5.1.6 - Ata ......................................................................................................................42
5.1.7 - Relatório .............................................................................................................43
5.1.8 – Oficio .................................................................................................................46
5.1.9 – Currículo ............................................................................................................47
6 – EMPREGABILIDADE ..........................................................................................48
6.1 - Contratos de Trabalho ...........................................................................................48
6.1.1 – Tipos de Contrato ..............................................................................................48
6.1.2 – Formas de Contratação ......................................................................................49
6.1.3 – Prazos de Contrato ............................................................................................50
6.1.4 – Estágio ...............................................................................................................50
6.2 – Jornadas de Trabalho ............................................................................................50
6.2.1 - Hora Extra ..........................................................................................................51
6.2.2 – Férias .................................................................................................................51
6.3 – Benefícios .............................................................................................................51
6.3.1 - Adicional Noturno ..............................................................................................52
6.3.2 - Insalubridade/Periculosidade .............................................................................52
6.4 - Aviso prévio .........................................................................................................53
6.5 - Rescisão de Contrato ............................................................................................53
7 - COMO SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUCESSO? ...................54
7.1 – O mercado e o auxiliar administrativo .................................................................54
7.2 – Qualificação ..........................................................................................................55
7.3 - O Diferencial .........................................................................................................55
8 - CONCLUSÃO .........................................................................................................57
9 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .....................................................................58
9
1 - INTRODUÇÃO
Olá, amigo. Se você trabalha ou pretende conhecer a profissão de auxiliar
administrativo, seja bem-vindo. Este manual será seu livro de cabeceira.
A área administrativa é considerada uma das mais importantes dentro das
empresas e organizações, e por isso é necessário que você aprenda de forma prática e
eficaz as atribuições e características pertinentes a um auxiliar administrativo.
Este profissional é indispensável em qualquer área. Afinal, o sucesso de uma
empresa, seja ela grande ou pequena, começa com uma boa organização, administração e
atendimento.
A necessidade de pessoas que tenham uma visão mais ampla dentro do mercado
de trabalho e que faça com que a empresa tenha possibilidades de crescimento através de
uma organização é essencial com a ajuda de um auxiliar administrativo, e assim esta
profissão está sendo ainda mais valorizada.
A ocupação deste cargo envolve uma série de atividades e tarefas necessárias ao
funcionamento de uma empresa, baseando-se nos objetivos e metas da organização. Essas
tarefas, inumeráveis e corriqueiras, requerem profissionais bem preparados e aptos para
sua execução.
Sendo assim, neste manual, você encontrará as características essenciais ao perfil
do profissional da área e informações que lhe atribuirão conhecimentos e que enriquecerão
sua formação, dando-lhe condições de exercer sua profissão com competência e
discernimento e, sobretudo, garantindo uma capacitação profissional diferenciada que
permitirá a sua inserção no mercado de trabalho.
Este manual é composto por seis capítulos.
No capítulo 2, abordamos o profissional auxiliar administrativo, falando sobre
aspectos comportamentais, relacionamento interpessoal e todos os atributos relacionados
ao seu cargo.
O capítulo 3 traz uma visão geral da empresa, como sua estrutura e seu
funcionamento.
O capítulo 4 é destinado à área de recursos humanos.
No capítulo 5, apontamos os principais documentos redigidos por um auxiliar
administrativo.
10
No capítulo 6, são mencionados os fundamentais conceitos relacionados à relação
de emprego.
Por fim, no último capítulo, mostramos o que é necessário para que você se torne
um auxiliar administrativo de sucesso.
Lembrando que você, como profissional desta área, não deve executar
simplesmente funções que lhe foram determinadas, mas ir além das expectativas, se
diferenciando, assim, em meio às outras pessoas.
Então, vire a chave, ligue o motor, apoie-se na embreagem e acelerador, e agora,
prepare - se para dar a partida, mas não demore muito, pois já foi dada a largada ao sucesso
profissional.
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2 – O PROFISSIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
O cargo de auxiliar administrativo é um dos mais comuns atualmente; sempre que
olhamos nos classificados, sites de empregos, entre outros, eles aparecem.
O auxiliar administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de
uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e
no controle e gestão financeira.
Um profissional não é apenas alguém que executa tarefas que lhe foram
determinadas, mas sim alguém que consegue diferenciar-se em meio a outros que muitas
vezes realizam as mesmas funções diárias, e as empresas estão à procura deste tipo de
profissional para seu quadro pessoal. Devido a isso, a procura por colaboradores que
possam desenvolver multifunções, sem que a qualidade possa ser colocada à parte, está
cada vez maior. A necessidade de profissionais com uma visão ampla de mercado e com
possibilidade de crescimento dentro de uma organização faz com que o auxiliar
administrativo seja bem mais valorizado.
A carreira de auxiliar administrativo não é tão limitada como parece. Para quem
deseja ser auxiliar administrativo é bom saber que a profissão é um grande impulso para a
carreira de muitos profissionais que podem ter essa apenas como profissão inicial e
posteriormente seguir para diversas áreas.
Tornar-se auxiliar administrativo pode ser o início de quem deseja ser líder de um
setor, gerente de departamento, supervisor ou até mesmo presidente de uma empresa, como
muitos administradores que começaram assim.
2.1 – Da Empresa
12
2.1.1 - Área de atuação
As constantes transformações globais ampliaram o cenário competitivo das
empresas. Muitas organizações já trabalham com modelos inovadores de gestão, o que
reflete diretamente nos seus ambientes, procedimentos e rotinas de trabalho. Nesse
contexto, o principal fator constitutivo do diferencial competitivo de uma empresa são os
talentos que nela trabalham.
É importante salientar que a evolução dos ambientes e locais dos escritórios só foi
possível com o grande avanço dos recursos tecnológicos, fundamentalmente da rede
mundial de computadores. Esta evolução não torna obsoletas as rotinas administrativas e
de escritórios, mas modifica o perfil do profissional da área, exigindo novos
conhecimentos e práticas para a atuação como auxiliar administrativo. Dessa forma, o
profissional, para ser bem-sucedido, necessita preparar-se estrategicamente, a fim de
atender às expectativas e necessidades da organização e do cliente moderno, seja ele
externo ou interno.
A profissão de auxiliar administrativo está em alta no mercado, hoje em dia,
devido à ampla necessidade do mercado de trabalho para esta área. As possibilidades
apontam que a cada dia mais essa profissão seja mais valorizada no mercado de trabalho,
assim dando maior assistência e credibilidade para pessoas que exercem a função.
A ocupação de um cargo de auxiliar administrativo envolve uma série de
comportamentos, atividades e tarefas imprescindíveis ao funcionamento de uma empresa,
alicerçando-se nos objetivos e metas da organização. Para isso, o auxiliar administrativo
deve agir de forma proativa, adaptando-se aos diversos modelos de gestão e executando as
rotinas básicas das diversas áreas, contribuindo com a obtenção de resultados que atendam
às demandas corporativas.
Muito mais que habilidade técnica, o mercado de trabalho atual exige das pessoas
habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso significa
que além, do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão, utilizar
corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho, ele deve possuir algumas habilidades
que determinam sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em
13
equipe, cooperar e solucionar de problemas, saber resolver conflitos e m seu ambiente de
trabalho, motivar sua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer
aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobre o mundo em geral.
Um auxiliar administrativo coordena atividades administrativas, financeiras e de
logística da unidade, organiza arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondência e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida das contas a
pagar, organiza reuniões, apresentações e outros eventos, atende a chamadas telefônicas,
realiza atendimento ao público, efetua cadastros, fornece e recebe informações sobre
produtos e serviços, dentre muitas outras atividades. O auxiliar administrativo realiza todas
essas tarefas com certa autonomia, porém sempre sob supervisão.
O papel do auxiliar administrativo é realmente esse, contribuir para o crescimento
da empresa, administrar bem os recursos visando o lucro, é planejar estabelecer o objetivo
da empresa, limitando-se um tempo para atingi-lo. É quantificar e qualificar os recursos
utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo proposto. É coordenar procurar a
harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa para que os recursos materiais e
financeiros possam ser bem aproveitados. E acima de tudo a organização deve ser a base
do desenvolvimento de qualquer profissional desta área.
Devemos lembrar que estas atribuições variam muito de empresa para empresa e
que, portanto, não se trata de uma regra para todas.
2.1.2 – Comportamento
Um auxiliar administrativo deve seguir certas condutas de comportamento, como:
• Discrição e seriedade;
• Pontualidade e senso de urgência com compromissos;
• Capacidade de organização e planejamento;
• Espírito de cooperação e trabalho em equipe;
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• Disponibilidade e ação prestativa com todos;
• Sincera abertura a críticas;
• Equilíbrio emocional;
• Capacidade de tomar decisões;
• Bom senso frente a situações delicadas;
• Capacidade de liderança;
• Autoconfiança, sem comprometer a humildade;
• Cumprimentar a todos com alegria;
• Mostrar interesse no trabalho;
• Não trazer problemas de casa para a empresa (nem o contrário);
• Ser pontual;
• Sempre organizar o local de trabalho;
• Não perder o controle emocional;
• Oferecer sempre atenção e gentileza a todos.
A necessidade de todas essas qualidades se deve ao fato de que a vida dentro da
empresa está cercada de características semelhantes a vida em comunidade, seja em
relação aos demais membros da organização ou em relação aos demais membros da
organização ou em relação aos clientes externos.
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2.1.3 - Ética Profissional
Muitos autores definem a ética profissional como sendo um conjunto de normas
de conduta que deverão ser postas em prática no exercício de qualquer profissão. A ética
seria a ação “reguladora” agindo no desempenho das profissões, fazendo com que o
profissional respeite seu semelhante no exercício da sua profissão.
A ética profissional pode ser definida como a responsabilidade que o homem
assume de respeitar os seus semelhantes, no desempenho da profissão que exerce. Esse
compromisso decorre do amadurecimento que envolve a pessoa humana, processando seu
caminho ao encontro de determinada meta. Deve-se fazer presente na predisposição do
profissional, para que se exteriorize nas ações do trabalho que empreende, nas suas
consequências, na pessoa e na sociedade.
A ética interessa a todo campo de relacionamento humano, pois ajuda o indivíduo
na autoformação da conduta orientando-o no que é certo ou não fazer. Sendo a ética
inerente à vida humana, sua importância é bastante evidenciada na vida profissional,
porque cada profissional tem responsabilidades individuais e sociais, pois envolvem
pessoas que dela se beneficiam.
Todas as profissões têm sua ética específica. Na verdade, toda ação humana de
consequência social compreende normas de comportamento apontando o que é lícito e o
que não é lícito fazer.
2.2 - Trabalho em equipe
O conceito de trabalho em equipe é cada vez mais valorizado no ambiente
profissional. Agilidade em desenvolver trabalhos em conjunto é uma das qualidades mais
exigidas nos processos de contratação. Uma equipe são pessoas que se dedicam a realizar
uma tarefa visando concluir determinado trabalho, cada indivíduo desempenhando uma
função específica, porém, todos unidos em prol de um só objetivo, ou seja, trabalhar em
equipe é criar um esforço coletivo para solucionar um problema.
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O trabalho em equipe pode ser entendido como resultado de um esforço conjunto,
sendo as conquistas e fracassos responsabilidades de todos os membros envolvidos.
Diversas pessoas que atuam em várias organizações, trabalham em grupo e não
em equipe, onde o trabalho é individual e cada um se preocupa em realizar apenas sua
tarefa e pronto.
No trabalho em equipe, cada membro sabe o que os outros estão fazendo e
reconhecem sua importância para o sucesso da tarefa. Os objetivos são comuns e as metas
coletivas são desenvolvidas para ir além daquilo que foi predeterminado. O trabalho em
equipe possibilita trocar conhecimentos e agilidade no cumprimento de metas e objetivos
compartilhados. Na sociedade em que vivemos, o trabalho em equipe é muito importante,
pois cada um precisa da ajuda do outro.
Na vida temos que enfrentar muitas adversidades, mas quando nos juntamos um
ao outro a coragem aumenta, o nosso potencial se duplica e os nossos objetivos se tornam
mais passíveis de realização.
2.2.1 – Liderança
Mais do que simplesmente chefiar, liderar é fazer com que um grupo de pessoas
trabalhe em equipe e gerem os resultados desejados pela empresa. Para isto, um líder
deve possuir habilidades como capacidade de motivar e influenciar as pessoas que
trabalham com ele e ter qualidades como dedicação, equilíbrio e vocação.
O líder é um agente fundamental dentro da organização. Em grande parte, dele
dependem os bons resultados e o crescimento do negócio. No caso das micro e pequenas
empresas, geralmente este papel é desenvolvido pelo próprio empreendedor. Se este é o
seu caso, é hora de arregaçar as mangas e descobrir formas de aprimorar o relacionamento
com os seus colaboradores.
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• Inspirar
A estratégia deve ser inspiradora, e a liderança cumpre um papel essencial neste
sentido. Ela deve alcançar o comprometimento das pessoas, e este só será possível se elas
de fato acreditarem na estratégia. É por isso que muitas metodologias de definição de
estratégias iniciam com afirmações de missão e visão, que visam lançar propósitos
inspiradores.
• Liderar pelo exemplo
O líder deve ser um exemplo vivo da estratégia.
• Trazer visão abrangente/ holística
Em meados de 2001, um presidente de uma empresa que revende grupos
geradores a óleo, analisando curvas de oferta e demanda de energia elétrica, tomou uma
decisão: realizar uma grande importação de grupos geradores para vender no mercado
interno. Seis meses depois os geradores chegaram ao país, exatamente quando eclodiu o
“apagão” de energia. Vendeu geradores como nunca e seus concorrentes, fizeram
encomendas nesta época.
• Articular
Um papel essencial à liderança é mobilizar e canalizar um grupo para objetivos
comuns. Líderes são catalizadores, fazendo convergir esforços para um fim compartilhado.
2.2.2 – Motivação
O mercado de trabalho está cada vez mais dinâmico e fatores como desafios e o
desenvolvimento na carreira impulsionam muito mais os indivíduos a alcançar resultados.
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A empresa tem responsabilidade direta neste processo motivacional quando falamos de
visão de futuro da organização e objetivos dentro de uma trajetória profissional. A
motivação está muito ligada aos anseios, desejos, sonhos e objetivos do profissional. Por
isso cada perfil profissional demanda um reconhecimento ou recompensa diferenciada.
Alguns se motivam em superar desafios, romper alguns limites impostos pela organização
ou pelas atividades do dia a dia. Neste contexto, é importante que a companhia ofereça
condições para tal, como aprendizado e aprimoramento contínuos por meio de cursos e
novas empreitadas.
A possibilidade de fazer carreira dentro de uma corporação ainda é um dos fatores
que motivam bastante. Algumas pessoas precisam ter a informação clara de quando e como
elas podem se tornar um líder, por exemplo. O processo de promoções na empresa deve ser
claro, apresentando um plano de carreira concreto. Do contrário, profissionais com este
objetivo não perduram muito tempo nas companhias. A remuneração não é mais o fator
primordial para motivar um profissional, porém é algo que acompanha, inevitavelmente, a
ascensão na carreira. Quando falamos de promoção, o cargo é alterado, mas a parte
financeira também é corrigida.
2.3 - Na empresa
2.3.1 – Atendimento ao Cliente
O Atendimento ao Cliente só ocorre através da comunicação, que por sua vez só
encontra possibilidades de existência se o locutor conseguir enviar uma mensagem que seja
entendida pelo interlocutor. O Atendimento ao Cliente é a parte mais importante no
processo de vendas, pois através dele é criada a relação de confiança, cliente – empresa.
Esse processo se estende desde a oferta dos produtos até o pós venda, tornando-se assim o
instrumento mais importante para a fidelização dos clientes. É comprovado que um bom
atendimento é substancial para o aumento e otimização das vendas em uma empresa.
Quando se tem em vista estabelecer a comunicação com um cliente é necessário
que se priorize:
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• Quem, tendo em vista o público-alvo;
• Que, atentado para a mensagem a ser passada;
• Quando, em relação ao tempo de entrega da mensagem ao cliente;
• Por que, enfatizando os resultados;
• Como, visando o meio de comunicação, veículo;
• Por quem, priorizando a pessoa que ira entregar as mensagens.
O processo de comunicação é separado prioritariamente de duas formas:
• Verbal : Comunicação direta com o cliente (pessoal ou telefônico);
• Não Verbal : pertencentes ao marketing (outdoor, mídias impressas e
digitais)
Dentro da Comunicação Verbal, a que ocorre diretamente com o cliente, temos:
• Pessoal: É aquela que ocorre “frente a frente” com o cliente. Para que essa
modalidade de comunicação seja exercida com êxito o locutor e o interlocutor
devem dominar o mesmo nível e tipo de linguagem, por exemplo, falarem o mesmo
idioma, o locutor deve saber expressar-se com clareza e objetividade. No caso de
comunicação escrita, deve evitar-se frases ambíguas, extensas e subjetivas.
• Telefônico: Ocorre utilizando-se do telefone como canal, além das
principais características da comunicação pessoal, deve-se principalmente evitar
ruídos que atrapalhem a comunicação.
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2.3.2 - Comunicação Interpessoal
Em uma empresa é tão importante a comunicação com o cliente quanto a
comunicação entre seus colaboradores, sejam eles dos mais diversos níveis hierárquicos ou
setores. Tendo-se isso a empresa cria um ambiente agradável ao trabalho e
consequentemente aumenta sua produtividade.
• Comunicação entre Setores: muito importante porque une todos os setores
de uma empresa fazendo com que estes passem a ter um mesmo objetivo, além de
proporcionar o compartilhamento de novas ideias e otimização da imagem da
empresa entre os funcionários, como no marketing interno.
• Comunicação entre Níveis Hierárquicos: ao se dirigir a níveis hierárquicos
superiores, compartilhe suas ideias, seja objetivo em suas sugestões ou solicitações,
não seja maledicente com seus amigos, não concorde sempre e, sobretudo, sempre
que descordar apresente soluções que expliquem seu ponto de vista. Ao dirigir-se a
níveis hierárquicos inferiores, ouça sempre as suas ideias, elogie e faça comentários
positivos, sobretudo dizendo sua importância no ambiente empresarial, deixe suas
expectativas claras e não tire conclusões apressadas. Funcionário com autoestima
elevada e equivalente a empresa em alta.
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3 – FORMAÇÃO EMPRESARIAL
3.1– Estrutura
A estrutura de uma empresa compreende conceitos que abrangem algo mais do
que a sua estrutura física, uma estrutura empresarial organizacional é muito mais
importante que o próprio espaço físico. Estrutura organizacional é o desenvolvimento
dividido e eficaz das atividades empresariais. É importante citar que uma estrutura
organizacional nunca é perfeita ou acabada, o mais próximo da perfeição que ele pode
atingir é sempre manter-se mutável, possibilitando que as funções sejam executadas com
perfeição em quaisquer situações.
Juridicamente uma empresa tem em sua estrutura: Razão Social, Contrato Social,
Natureza da Empresa, Ramo da Empresa e Classificação Empresarial.
3.1.1 - Razão Social
Razão Social é o nome jurídico da empresa, o nome em que a empresa está
registrada, é único a cada empresa. Fora do âmbito jurídico é praticamente desconhecido
por seus clientes
Nome Fantasia é o nome usado informalmente, o nome que é vendido pela
empresa, o nome pelo qual ela quer ser reconhecida.
Ex: Nome Fantasia → Coca-Cola
Razão Social → Coca-Cola Indústrias Ltda.
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3.1.2 - Contrato Social
Contrato Social é como um estatuto interno em uma empresa, é através dele que é
efetivada a abertura oficial de uma empresa. Nele deve existir basicamente o investimento
de cada sócio, as responsabilidades de cada um e as regras a serem respeitadas por cada
parte.
3.1.3 – Natureza da Empresa
Natureza Jurídica da Empresa ou Tipo Jurídico designa o tipo de regime jurídico
que cada empresa, ou empresário se enquadra, são elas:
• Empreendedor individual: pessoa que trabalha por conta própria e legaliza
sua atividade.
• Empresário: constituída por um único responsável, chamado de titular.
• Sociedade Civil Limitada ou S/C Ltda.: constituída por duas ou mais
pessoas, tem como objetivo único explorar a prestação de serviços.
• Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada ou Ltda.: mínimo de
dois sócios, podendo exercer funções comerciais, industriais e prestação de
serviços.
• Sociedade Anônima ou S/A: formada por duas ou mais pessoas, conhecida
como companhia, podem ter sua ações negociadas na bolsa de valores.
• Sociedade Cooperativa: assemelha-se a SA, porém são regidas por uma
legislação especial.
• Sociedade em nome coletivo: constituída somente por pessoas físicas, onde
cada sócio tem sua responsabilidade limitada.
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• Sociedade em Comandita Simples: composta por comanditados,
responsáveis pela obrigação social, e comanditária, compradores das quotas.
• Sociedade por Comandita por Ações: capital dividido em ações, rege-se
pelas mesmas normas da SA, onde somente o acionista tem responsabilidade em
todas as obrigações.
3.1.4 – Ramo da Empresa
Ramo da empresa define a área de atuação das empresas na economia, existem:
• Empresa de Prestação de Serviços;
• Empresa Comercial;
• Empresa Industrial;
• Empresa Mista.
3.1.5 – Classificação das Empresas
As Empresas são classificadas quanto ao número de funcionários, sendo:
• Microempresas: de 0 a 9 empregados;
• Pequena: 10 a 99 empregados;
• Média: 100 a 500 empregados;
• Grande: acima de 500 empregados.
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3.2 – Hierarquia
A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas de
acordo com as qualidades de cada colaborador dentro da organização. Estas qualidades
poderão ser definidas pelo nível de escolaridade ou de experiência em uma determinada
área de conhecimentos.
A hierarquia por si só, não funciona, é necessário que exista uma troca de
informação, ou seja, comunicação entre os funcionários para que sejam conhecidos os
objetivos e metas que a empresa já alcançou e que ainda deseja alcançar, de modo que
todos colaborem para o crescimento da organização.
Com a divisão do trabalho, passa a existir uma delegação de poder. Uma
organização só se torna realmente produtiva quando todos os seus membros têm e exercem
o poder. O poder de ouvir, falar, sugerir, discordar, ajudar, fazer, decidir.
Para que seja possível exercer esse poder, “o primeiro passo seria todos deixarem
de lado a vaidade, o egoísmo e a arrogância”. Porém, nem todos os modelos existentes nas
organizações atuais, adotam um sistema de hierarquia. O trabalho em equipe pode produzir
grandes resultados. De resto, o verdadeiro poder não precisa de hierarquia, porque ele
resulta da autoridade conquistada pela competência, pela humildade, pelo respeito ao
próximo e pela capacidade de compartilhar conhecimentos, habilidades e experiências.
3.3 - Missão
Podemos dizer que a empresa é definida por sua missão, não pelo seu nome, ou
estatuto ou produto que ela faz. Com uma definição clara da missão, a organização poderá
tornar claros e realistas seus objetivos. A missão de uma empresa expressa o motivo pelo
qual ela foi criada e a razão da sua existência.
A missão reflete uma relação direta entre o mercado de atuação e a empresa. Os
mercados estão sempre em mudança, portanto, a missão deve ser dotada de flexibilidade
para que ela possa se adequar as mudanças do mercado.
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3.4 - Visão
A visão de uma empresa é um conjunto de intenções e aspirações que ela tem para
o futuro ou determinado espaço de tempo, sem designar o modo de alcança-las. Ao
contrário da missão, a visão mostra como a empresa deve ser vista, o que deseja realizar ou
aonde quer chegar. Se a Missão é permanente e não muda com o tempo, a visão pode ser
alterada assim que os seus objetivos são alcançados.
Assim, a visão procura servir de modelo para todos os integrantes e participantes
na vida da empresa com o objetivo de atingir os objetivos, incentivando e melhorando as
capacidades individuais.
3.5 – Valores
Valores são princípios que servem de guia para os comportamentos, atitudes e
decisões de todas e quaisquer pessoas ao exercerem suas atividades.
Os valores também podem ser vistos como um conjunto de crenças, ou princípios,
que definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da Missão, Visão e
dos próprios Valores, facilitam a colaboração entre os colaboradores e
facilitam o comprometimento dos empregados com o mercado. Os valores definem as
regras básicas que norteiam os comportamentos e atitudes de todos funcionários. As regras
são essenciais para que, executando a Missão, alcancemos a Visão.
Os valores são inegociáveis, e os mais duradouros de uma empresa.
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3.6 - Organograma
O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações
hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades
funcionais, cargos e a comunicação entre eles.
Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma
representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto
ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele
permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades,
suas funções e a quem devem se reportar.
Veja um exemplo de organograma:
Fonte:www.juliobattisti.com.br
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3.7 - Fluxogramas
Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou
fluxos de materiais e operações. Geralmente confundido com o organograma, o
fluxograma possui a diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o
organograma é uma representação da estrutura funcional da organização.
O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim.
O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou
seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo
de fluxograma, as alternativas do processo.
Veja um exemplo de fluxograma:
Fonte:max.uma.pt
28
3.8 - Layout
O Layout ou arranjo físico de uma empresa abrange a localização física dos
recursos e ferramentas a se utilizar, determinando sua forma e aparência. Estabelece a
distribuição dos móveis, equipamentos e pessoas. O espaço físico organizacional influi no
trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa, ao invés do simples aspecto de
visualmente adequado. Basicamente, definir o layout é decidir onde colocar todas as
instalações, máquinas e equipamentos e posicionamento de todo o pessoal da empresa,
determinar a maneira com a qual os recursos são transformados, tais como materiais
informações e clientes, que fluem através da operação. Qualquer mudança, até mesmo as
pequenas, pode afetar o fluxo de materiais e pessoas no sistema. Muitas variações e
combinações de layout podem ser feitas, de acordo com as necessidades.
Alguns dos benefícios que um layout bem planejado proporciona são: obter um
fluxo de informações e de trabalho eficiente, utilizar melhor a área disponível, facilitar a
supervisão e a coordenação, reduzir a fadiga do empregado, isolar elementos ruídos,
vapores, iluminação, tornar o clima favorável para o trabalho, impressionar de forma
positiva clientes e visitantes.
Veja um exemplo de Layout:
Fonte:www.arqbrasil.com.br
29
4 - GESTÃO DE PESSOAS
A gestão de pessoas é a área da administração responsável por intermediar e
gerenciar as relações humanas dentro de uma empresa. É a relação de habilidades e
métodos, políticas, técnicas e práticas definidas com objetivo de administrar os
comportamentos internos.
4.1- Liderança e Motivação
4.1.1 - A importância da Liderança
Liderança é um termo que invoca a ideia de comando ou controle de um indivíduo
sobre os seus subordinados. Existem nítidas diferenças entre chefiar e liderar, chefiar é
fazer com que as pessoas façam com o que você quer e Liderar é fazer com o que as
pessoas queiram fazer o que você considera necessário.
A importância de liderar está ligada á obtenção dos melhores resultados. Um líder
deve conduzir as atividades com facilidade, dominar situações complexas, para que não
atrapalhem os objetivos da empresa. Portanto, toda empresa ou instituição depende de seus
lideres.
4.1.1.2 - A importância de estar Motivado
Motivação é o que faz com que os indivíduos deem o melhor de si, façam o
possível para conquistar seus objetivos. É um sentimento que faz com que as pessoas ajam
para atingir o que almejam.
30
A motivação é sem dúvida a peça fundamental para a evolução do sucesso da
empresa. Um indivíduo motivado se adapta a alterações, tem entusiasmo, empenho etc.
Assim se forma peça chave para abrir o caminho ao sucesso das empresas.
4.2 - Recrutamento e Seleção de pessoas
Ações como recrutar e selecionar os funcionários que ocuparão os cargos
disponíveis são determinantes ao sucesso de uma equipe de trabalho; e encontrar o
funcionário mais preparado, que se encaixe às exigências da empresa e colabore com a
missão, de acordo com a visão da mesma, é de suma importância.
4.2.1 - Recrutamento
É o conjunto de técnicas e procedimentos que visam atrair candidatos
potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. É
basicamente um sistema de informação por meio do qual a organização divulga e oferece
ao mercado de RH as oportunidades de emprego que pretende preencher.
4.2.2 - Seleção
O objetivo da seleção é justamente selecionar o candidato certo para a vaga certa,
de acordo com o perfil o mais exato possível que foi solicitado pela seção ou setor da
empresa no qual ele vai desempenhar as suas funções. A Seleção implica desde uma
entrevista formal, dinâmicas de grupo (dependendo do cargo), entrevista técnica, entrevista
com psicólogo e a entrevista final com o presidente da empresa.
31
4.3 - Capacitação e Desenvolvimento
Uma empresa prepara seus funcionários, através de treinamentos e capacitações,
com a finalidade de reforçar e aperfeiçoar os conhecimentos e habilidade que possuem ou
necessitam aprender, com foco na melhoria do desempenho profissional e pessoal.
4.4 - Plano de Cargo e Salário
Está ligada a produtividade e eficiência dos colaboradores, constituído de regras
para melhor o desempenho da empresa. A estipulação de salários na organização é de
acordo com cargo e função que um funcionário exerce.
Um plano de cargos e salários bem definido, estimula e motiva os funcionários a
se especializarem e crescerem, já que através deste, acontecem as promoções e mudanças
de cargos ou funções.
4.5 – Processo de admissão
É o processo que inicia o contrato de trabalho, para a admissão de um novo
colaborador para a empresa. Após o preenchimento dos documentos e das obrigações
legais, o empregado deve atender às normas exigidas pela empresa.
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4.6 - Qualidade Total
São formas que as organizações buscam para melhor desempenho do produto e
dos seus serviços. Para conduzir efeitos para medir sua qualidade total.
4.6.1 - Higiene, Segurança do trabalho e 5s
Uma das atividades da higiene do trabalho é a análise ergonômica do ambiente de
trabalho, não apenas para identificar fatores que possam prejudicada a saúde do
trabalhador e no pagamento de adicional de insalubridade/periculosidade, mas para
eliminação ou controlar esses riscos, e para a redução do absenteísmo.
A segurança do trabalho pode ser entendida como o conjunto de medidas adotadas
visando minimizar os acidentes de trabalho, as doenças ocupacionais, bem como para
proteger a integridade e a capacidade de trabalho do servidor.
O 5s É uma ferramenta que permite desenvolvimento, o planejamento de
classificação sistemático da ordem, limpeza com o aumento de produtividade, segurança
de clima, organizacional motivação dos funcionários com a melhoria na competitividade
organizacional; conhecido como funcionamento gestão de qualidade.
A sigla 5S surgiu de cinco palavras japonesas, são elas:
• Seiri: Senso de utilização;
• Seiton: Senso de ordenação;
• Seisou: Senso de limpeza;
• Seiketsu: Senso de saúde;
• Shitsuke: Senso de autodisciplina
33
4.7 - A Importância do planejamento e de uma reunião eficaz
O Planejamento é uma peça fundamental que começa com a formulação dos
objetivos organizacionais, e estes está ligada a visão de organizar, aos seus propósitos
futuros.
Reuniões excelentes não acontecem por acaso. Elas são resultados de um
planejamento antecipado.
Planejar e organizar uma reunião são a tarefa que, quando bem feita , garante
melhore chances de que a mensagem para a reunião seja transmitida e o resultado
pretendido seja alcançado, com a participação de todos os interessados e o entendimento de
todos os envolvidos.
Mas as reuniões requerem um tema, motivo, data, horário e o local em que vão se
realizar.
4.7.1 - Planejamento
Uma das principais funções administrativas é o planejamento (Planejar, organizar,
dirigir e controlar). É desta função que parte todas as ações previstas da organização é dela
também que temos a oportunidade de fazer uma análise mais profunda da empresa e da
própria organização.
4.7.2 - Administração de tempo
Aprender a administrar seu tempo é uma das ações mais importantes que qualquer
pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida pessoal.
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A importância do planejamento de tempo é definir o que se deve fazer e organizar
as ações para realização da maior quantidade de atividades no menor tempo possível, para
se atingir seus objetivos.
4.8 - Atendimento ao Cliente
Um processo de atendimento começa com a identificação das necessidades e
desejos dos clientes e passam por questões importantes como a comunicação da empresa, a
definição dos produtos oferecidos, a estrutura da loja, as formas de pagamento e a
capacitação da equipe de vendas. Além disso, é preciso pensar no pós-venda e nas políticas
para a fidelização dos clientes.
Cada empresa tem suas características específicas e, com certeza, seus processos
de atendimento irão refletir essas diferenças. No entanto, as questões listadas acima são
essenciais em qualquer empresa e devem ser compreendidas e colocadas em prática da
forma mais adequada ao seu negócio.
4.8.1 - Atendimento pessoal
O atendimento pessoal é aquele feito em contato direto com o cliente. Ele se
contrapõe ao atendimento telefônico, o via e-mail, via web, o automático.
4.8.2 - Atendimento telefônico
Deve saber ouvir o assunto abordado pelo interlocutor para se obter qualidade.
Portanto, o atendente tem que assumir atitudes indispensáveis como: agir de forma
receptiva, ouvir com atenção, valer-se da empatia, evitar que o interlocutor espere por
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resposta, evitar fazer ruídos durante a ligação, concentrar-se no que o interlocutor diz e
evitar promessas que não serão compridas.
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5- REDAÇÃO TÉCNICA
A Redação técnica ou redação empresarial é uma redação que segue o português
padrão; prima pela objetividade; e, através da escrita, se comunica, solicita, informa, etc.
Deve ser constituída por linguagem direta e clara, e seguir uma formatação específica para
que haja entendimento entre o emissor e o receptor. Uma redação técnica correta é aquela
em que o emissor consegue obter a resposta esperada do receptor.
Aqui, a comunicação entre as partes deve respeitar hierarquia, vocabulário
adequado, e respeitar os diferentes receptores, adequando a linguagem a cada situação,
pois só assim, obteremos uma comunicação empresarial eficaz. Portanto, tenha sempre
muita atenção aos detalhes e ao contexto.
5.1 - Os documentos empresarias mais utilizados são:
• Carta
• Comunicado
• Aviso
• Declaração
• Memorando
• Ata
• Relatório
• Ofício
• Currículo
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5.1.1 - Carta
É uma forma de se comunicar por escrito com alguém. A carta empresarial deve
ser redigida com a formalidade necessária de acordo com o destinatário. Deve conter
cabeçalho, texto, fecho da carta e assinatura.
Fonte:www.hiperativo.com/modelo-de-carta-de-pedido-de-demissao.
38
5.1.2 - Comunicado
É um documento que serve para transmitir uma informação/mensagem de
interesse a diversas pessoas de uma determinada classe. Portanto é geralmente afixada em
um ambiente na empresa, que seja visível a todos, a fim de alcançar todos os funcionários
de uma só vez. Em comunicados é usada uma linguagem simples e muito clara.
Fonte:http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAWA0AB/modelos-atas-aviso-
recibo-atestado-declaracao-oficio-procuracao-requerimento
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5.1.3 - Aviso
É um documento de comunicação emitido pelo empregador ao empregado. É por
meio deste, no qual as empresas e instituições transmitem informações, ordens,
notificações aos empregados e departamentos. Exemplos: aviso prévio de férias, para a
dispensa de um empregador, etc.
Fonte:http://generotextualaviso.blogspot.com.br/2010/03/existem-atualmente-
varias-correntes-de.html
5.1.4 - Declaração
É um documento de manifestação administrativa, declaratória, da existência ou
não de um direito ou de um fato.
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Fonte:http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sigrh:a
dministracao_de_pessoal:consultas_relatorios:declaracoes:declaracoes:declaracao_de_liber
acao_de_saque_no_pasep:consultar
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5.1.5 - Memorando
É um discurso por uma linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de
uma comunicação veiculada no meio comercial. Deve conter timbre, logotipo da
instituição, código e numeração do documento, data e local.
Fonte: http://www.uff.br/ichf/labinfo/livroanimado/indexmemo.php
42
5.1.6 - Ata
É um documento que se objetiva por registrar o que aconteceu e o assunto
abordado em determinadas circunstâncias, mais frequentemente em reuniões. Ela é
redigida dentro da empresa. A Ata deve ter clareza para que o leitor não tenha dúvida sobre
o assunto tratado. Nela deve estar a data e hora do início, nome da empresa, o objetivo do
evento, resumo dos assuntos abordados, encerramento, assinatura dos integrantes e a data e
hora do encerramento.
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Fonte: http://www.midiaindependente.org/pt/blue/2006/03/347990.shtml
5.1.7 - Relatório
É um conjunto de informações utilizadas para reportar resultados parciais ou
totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento
44
que esteja finalizado ou em andamento. Deve conter uma apresentação com lugar, data,
assunto, etc. No texto deve ter com clareza a exposição dos fatos.
RELATÓRIO
Brasília, 12 de julho de 2009.
Assunto: Capacitação de Servidores com Recursos do Fundo X.
1. Trata-se de Projeto Básico e Plano de Trabalho apresentado pela Secretaria X, para
captação de recursos do Fundo Nacional X, cabendo a esta Coordenação-Geral analisar a
pertinência da proposta na Política de Segurança Pública adotada pelo Governo Federal.
2. Segundo se verifica, o projeto busca a cooperação da Secretaria X, visando desenvolver
cursos na Escola de Gestão da Justiça e da Segurança Pública da Secretaria Estadual,
voltados para a qualificação dos servidores ligados à área de segurança pública, com ênfase
no aperfeiçoamento e especialização dos gestores e dos órgãos vinculados a esta
Secretaria, alcançando também gestores de outras instituições com atuação no campo da
segurança pública.
3. O convênio propõe quatro metas:
1ª Meta: Curso de Gestão do Ensino em Segurança Pública serão realizadas quatro turmas,
com 30 alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Esse curso tem como objetivo capacitar
gestores das instituições ligadas à segurança pública a realizar projetos de ensino
integrados com a obtenção de eficiência e resultado, otimizando práticas e técnicas
adotadas nas instituições e adequando-as às necessidades das comunidades atendidas. Para
isso, prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física.
2ª Meta: Curso de Gestão do Combate ao Crime organizado. Ênfase: Lavagem de dinheiro.
Serão realizadas duas turmas, com trinta alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Este curso
tem como objetivo capacitar os gestores dos órgãos de segurança pública a perceber as
estruturas de crime organizado e a atuarem ativamente em redes articuladas de cooperação
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para o combate a delitos financeiros e lavagem de dinheiro. Para isso, prevê a natureza de
despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física.
3ª Meta: Curso de Gestão do Combate ao Crime Organizado. Ênfase: Narcotráfico. Serão
realizadas duas turmas, com trinta alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Esse curso tem
como objetivo qualificar os profissionais da área de segurança pública para a gestão dos
órgãos responsáveis pela repressão e investigação do crime de narcotráfico. Para tanto,
prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física.
4ª Meta: Curso de Especialização em Direitos Humanos. Será realizada uma turma, com
trinta alunos, com 380h/aula. Esse curso tem como objetivo proporcionar aos gestores a
possibilidade de aprofundar e fundamentar a prática da promoção e tutela dos Direitos
Humanos, desenvolvendo estudos e pesquisas que contribuam para o fortalecimento das
Instituições e que promovam o intercâmbio técnico-científico entre gestores. Para tanto,
prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa jurídica,
Instituição de Ensino Superior para a execução do curso.
4. O projeto prevê a captação de R$ 78.835,20 (setenta e oito mil, oitocentos e trinta e
cinco reais e vinte centavos), do Fundo xxxxx, e de R$ 19.708,80 (dezenove mil,
setecentos e oito reais e oitenta centavos), referente ao valor da contrapartida, perfazendo
um total de R$ 98.544,00 (noventa e oito mil quinhentos e quarenta e quatro reais).
5. Tendo em vista que os recursos pleiteados poderão contribuir para a capacitação dos
policiais civis, policiais militares e bombeiros da Brigada Militar e peritos do Instituto-
Geral de Perícias do Estado do Rio Grande do Sul, esta área técnica entende que o Projeto
está em consonância com a política adotada pela Secretaria xxxxx, assim como se encontra
para a celebração do Convênio.
FULANO DE TAL
Assistente-Técnico
Fonte: http://seplan.am.gov.br/arquivos/download/arqeditor/pareceres.pdf
46
5.1.8 - Oficio
É um documento que tem por objetivo servir como meio de comunicação entre os
órgãos públicos. Ele deve ser timbrado, é muito importante conter a numeração e
identificação do documento, deve conter a assinatura ou o nome da pessoa que é
responsável oficial pela informação. Deve se utilizar uma linguagem formal. Um ofício
deve ser claro e objetivo.
Fonte: http://assuel.zip.net/arch2007-07-01_2007-07-07.html
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5.1.9 - Currículo
É um documento de autoapresentação na candidatura para um emprego. Nele
colocam-se os dados pessoais de forma bem objetiva e clara. Deve conter também sua
formação escolar e experiência profissional, competências desenvolvidas, pretensões e
objetivos futuros.
Fonte: http://semradar.com.br/2012/05/30/modelos-de-curriculum-gratis-para-download-
curriculo-primeiro-emprego/
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6 - EMPREGABILIDADE
É a relação existente entre empregador e empregado, na qual ambos possuem
direitos e deveres recíprocos.
De maneira simplificada, o empregador é aquele que contrata, assalaria e
direciona o trabalho de seu funcionário. O empregado, por sua vez, é aquele que presta
serviços ao empregador mediante salário, estando por tanto, subordinado a ele.
6.1 - Contratos de Trabalho
Ocorre quando o empregado presta serviços ao empregador por meio de um
acordo verbal ou não verbal e mediante salário.
6.1.1 – Tipos de Contrato
Prazo Indeterminado: É o tipo de contrato que tem data para começar, mas, não
tem prazo certo para terminar.
Prazo Determinado: Ao contrário do prazo indeterminado, esse tem prazo certo
para o começo e o término. Só pode ser prorrogado uma vez e deve durar apenas 2 (dois)
anos.
Contrato de Experiência: Possui as mesmas características do contrato por prazo
determinado, só que seu tempo total não pode ultrapassar 90 (noventa) dias. Pode ser
dividido em dois e ser firmado em períodos inferiores.
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6.1.2 – Formas de Contratação
As formas mais comuns de contratação são:
• Autônomo: é aquele que não é regido pela CLT, mais sim pelo Código Civil
Brasileiro. Tem por principal característica a autonomia.
• Estagiário: é o aluno que está cursando o ensino superior ou outra
instituição de ensino e exerce em alguma empresa atividades relacionadas à sua
área de estudo. Só pode acontecer se o estagiário estiver estudando e se tiver a
participação de uma empresa.
• Aprendiz: tem prazo determinado de dois anos. Só é válido para pessoas
com mais de 14 e menos de 24 anos de idade. Tem por finalidade o empregador
assegurar o aprendiz, desde que esteja inscrito em programa de aprendizagem e
formação técnico-profissional.
• Temporário: está sendo muito utilizado nos dias de hoje. O trabalho
temporário é aquele que o empregado presta serviço a uma empresa estando
vinculado a outra ou não, por tempo determinado.
• Doméstico: o empregado doméstico presta serviços em tais condições:
natureza não econômica, à pessoa ou à família e no âmbito residencial. É
segurado da Previdência Social.
• Rural: é o empregado que presta serviços de natureza não eventual, por
exemplo: O empregador rural sob dependência deste e mediante salário e que
também explore a atividade agro econômica.
50
Além das formas de contratação acima citadas, temos também: Avulso;
Terceirizado e Cooperado.
6.1.3 – Prazos de Contrato
• Prazo Indeterminado: não tem prazo para término;
• Prazo Determinado: não pode ultrapassar 2 (dois) anos;
• Contrato de Experiência: pode ser dividido em dois, mas, não pode
ultrapassar 90 (noventa) dias no seu tempo total
6.1.4 - Estágio
É prestado normalmente por estudantes, em empresas ou em Relações Públicas,
visando melhorar profissionalmente sua área de estudo.
6.2 – Jornadas de Trabalho
É o período em que o empregado fica subordinado à empresa, sendo que este
período não pode ultrapassar 8 horas diárias e 44 horas semanais.
Dentro dessas 8 horas também estão incluídos 15minutos do lanche e 1 hora de
almoço.
51
6.2.1 - Hora Extra
É quando a empresa utiliza o serviço do funcionário por um determinado tempo
que ultrapassa o período de 8 horas diárias e que deve ser remunerado ou compensado.
6.2.2 - Férias
É um direito que o funcionário possui após firmar um ano de contrato com a
empresa.
As férias podem se apresentar da seguinte forma: por período aquisitivo, período
concessivo e promocional.
6.3– Benefícios
É uma forma direta de remuneração oferecida aos funcionários com o intuito de
satisfazer pessoalmente suas necessidades e, com isso, incentivar a produtividade da
empresa.
Os benefícios se apresentam da seguinte maneira:
• Oferecidos no exercício do cargo: como seguro de vida, gratificações,
prêmios de produtividade, etc;
• Oferecidos dentro da empresa- como refeitório, lazer, instrução, etc;
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• Oferecidos fora da empresa- como clube, assistência médica e odontológica,
incluindo familiares;
Os benefícios são classificados em duas formas distintas, são elas:
• Benefícios Legais: 13° salário, férias, adicionais, horas extras etc. São os
exigidos por lei.
• Benefícios Espontâneos: são concedidos por livre e espontânea vontade da
empresa como médico, refeição, auxílio transporte, seguro de vida, viagens,
premiações, etc.
6.3.1 - Adicional Noturno
Considera-se adicional noturno, o trabalho entre às 22 horas de um dia até às 5
horas do dia seguinte. O trabalhador noturno é mais remunerado do que o trabalhador
diurno. O trabalho à noite tem um acréscimo de 20% com relação à hora diurna. A hora do
trabalho noturna é computada como 52 minutos e 30 segundos.
6.3.2 - Insalubridade/Periculosidade
Insalubridade: são atividades insalubres aquelas que têm por natureza expor os funcionários a agentes químicos, físicos e biológicos nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância. São divididos em 3 graus e baseado nisso, o funcionário recebe acréscimos no salário, como podem ser vistos abaixo:
• Grau mínimo: 10% do salário mínimo;
• Grau médio: 20% do salário; • Grau máximo: 40% do salário.
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Periculosidade: são atividades perigosas aquelas que têm por natureza ou métodos
de trabalho, o contato permanente com explosivos ou produtos inflamáveis. O trabalho em
condições de perigo assegura ao funcionário um adicional de 30% sobre o salário nominal
do empregado.
6.4 - Aviso prévio
É a comunicação que se dá quando uma das partes, o empregado ou o
empregador, deseja rescindir o contrato sem justa causa, ou seja, com antecedência. Tem
por finalidade evitar a surpresa da rescisão contratual. O aviso prévio pode chegar até 90
(noventa) dias.
6.5 - Rescisão de Contrato
É o processo que se dá quando o funcionário se desliga da empresa, com acerto de
todos os direitos de ambas as partes.
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7 - COMO SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUCESSO?
O mercado de trabalho é vasto para o auxiliar administrativo. Entretanto, isto por
si só, não lhe garante uma vaga em uma empresa.
Para conquistá-la e permanecer nela, o profissional desta área necessita investir
em cursos de qualificação e aperfeiçoamento, com o propósito de manter-se sempre
atualizado.
Porém, ainda não basta! Para ter sucesso, o auxiliar administrativo precisa ter um
diferencial. E é isto que vamos abordar neste capítulo.
7.1 – O mercado e o auxiliar administrativo
O mercado para o auxiliar administrativo é bem amplo, com muitas possibilidades
de atuação, pois trata-se de um profissional com conhecimentos, em diversas áreas de uma
empresa.
Todas as empresas necessitam contratar um auxiliar administrativo, desde
escritórios de contabilidade, advocacia e RH, empresas de logística e também as indústrias
como metalúrgicas, siderúrgicas e transnacionais que dão suporte na área administrativa.
Portanto, quem trabalha nesta área tem grandes oportunidades de emprego e
crescimento.
Com cursos rápidos de qualificação há grandes possibilidades para atuação do
auxiliar administrativo.
E o conhecimento em outro idioma como o inglês ajudar, pois essa carreira é
muito promissora.
Se o auxiliar administrativo tiver o interesse de trabalhar em escritório de
contabilidade, por exemplo, é necessário o conhecimento de informática e há cursos
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específicos nessa área, pois eles vão facilitar o trabalho e isso o ajudará no encontro do
emprego; e existem cursos específicos, nesta área, para ampliar o conhecimento.
7.2 – Qualificação
É indispensável cursos de qualificação e atualização. Os mesmos fazem parte do
processo para se tornar um Assistente Administrativo de sucesso. Essa formação ajuda o
assistente administrativo a executar tarefa nas áreas de RH, finanças e marketing em
qualquer empresa.
Existem cursos graduação e pós-graduação para quem deseja continuar exercendo
tarefas na área administrativa e ter ascensão nela.
7.3 - O Diferencial
Mediante tudo o que aprendemos durante o nosso manual, percebemos que, para
se obter sucesso como Assistente Administrativo precisamos focar em alguns pontos:
• Estar motivado: É necessário se sentir motivado com o trabalho. Isso ajuda a
combater os estresses do dia a dia e no nosso relacionamento interpessoal dentro da
empresa;
• Ser um bom líder: Ser um líder democrático. Ter autoridade, mas, ao mesmo
tempo saber ouvir, colaborando com a sua equipe. Acima de tudo, ter empatia,
colocar-se no lugar dos outros, é muito importante para um bom relacionamento
interpessoal;
• Comunicação: A comunicação é um dos pontos essenciais para fazer
diferença. Ser uma pessoa comunicativa facilita o relacionamento entre você e seus
colegas de trabalho;
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• Trabalho em equipe: Saber interagir com sua equipe é ajudar no
desenvolvimento do seu trabalho;
• Saber ouvir: Ouvir é algo muito importante; podemos crescer, aprendendo a
lidar, no trabalho, com as críticas e com os elogios;
• Informação: Procurar manter-se bem informado é a chave para o sucesso;
• Atualização profissional: procurar estar se atualizando para crescer. Cursar
um técnico em administração e futuramente uma faculdade que ampliará seu leque
de opções, para seu campo de atuação;
• Informática: o conhecimento na área de informática e muito importante,
pois um auxiliar administrativo tem necessidade de ter conhecimento nesta área.
• Conhecimento em outro idioma: Conhecer, saber falar outros idiomas é
muito importante para o auxiliar administrativo, ainda mais quando a empresa tem
contato com empresas de outro país.
Seguindo todas estas dicas e tudo o que está neste manual, você, que atua na área
administrativa, tem terá todas as chances de ser um profissional de sucesso. Boa sorte!
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CONCLUSÃO
Chegamos ao fim de nosso manual. Como você pode constatar, ele possui todas as
informações básicas, no entanto, indispensáveis ao seu sucesso como auxiliar
administrativo. Por isso, você pode e deve consultá-lo, quantas vezes forem necessárias.
Através dele, vimos que não basta adentrar uma empresa portando um certificado
equivalente ao seu cargo; conhecimento, atitude e comportamento também são essenciais.
Vá sempre além do esperado, pois este é o segredo para o sucesso.
Não esteja motivado, seja. Ninguém vai lhe dar uma injeção de ânimo; ele tem de
vir de dentro. Não espere seu chefe cobrar atitudes de você, surpreenda!
Se formos desmembrar a palavra motivação, encontraremos duas outras palavras:
motivo e ação. Então, qual terá sido seu motivo ao escolher este manual como guia? Ser
um profissional de sucesso? Se é isso, então, a ação que você deverá tomar é segui-lo à
risca.
Lembre-se: você é quem liga os diversos segmentos da empresa em que trabalha.
Perceba sua importância no meio corporativo. Logo, honre a posição em que está e ponha
o conhecimento agregado com a leitura em prática! Entretanto, respeite as pessoas ao seu
redor, aja com ética, empatia, e humildade, pois “o talento vence jogos, mas só o trabalho
em equipe ganha campeonatos” - (Michael Jordan).
Concluindo esta etapa tão relevante e gratificante para nós, que foi a elaboração
deste manual, esperamos que este tenha sido de grande valia para você, e que o usufrua o
quanto precisar.
Desejamos-lhe muito sucesso e felicidades nesta caminhada que é a vida
profissional. Aproveite bem cada momento, bom ou ruim, cada êxito ou obstáculo. Não
espere que algo tão almejado aconteça para ser feliz. Seja-o agora! Pois “a felicidade é uma
viagem e não um destino”- (Alfred Henfil).
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CASTIGLIONE, José Antonio de Mattos. Assistente Administrativo. São Paulo: Érica,
2011.
SANTIS, Carlos.E.A de. Assistente Administrativo. São Paulo: Viena, 2010.
http://assuel.zip.net/arch2007-07-01_2007-07-07.httml
http://curso-auxiliar-
administrativo.institutouniversal.com.br/EAD/curso_a_distancia.php?curso-
CursodeAuxiliarAdministrativo-10-3124
http://dicasgratisnanet.blogspot.com.br/2011/10/o-que-faz-um-auxiliar-administrativo.html
http://explicatudo.com/o-que-faz-um-assistente-administrativo#ixzz1yMoY4jJ2
http://freitasneto-cursopreparatorio.blogspot.com.br/2010/12/blog-post_4455.html
http://generotextualaviso.blogspot.com.br/2010/03/existem-atualmente-varias-correntes-de.httm
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http://pt.scribd.com/doc/55832880/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO
http://pt.scribd.com/doc/5623830/apostila-auxiliar-administrativo
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http://pt.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_de_reda%C3%A7%C3%A3o.httm
http://pt.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:P%C3%A1gina_principal.httm
http://semradar.com.br/2012/05/30/modelos-de-curriculum-gratis-para-download-curriculo-primeiro-emprego/.httm
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http://situado.net/com-funciona-a-funcao-do-auxiliar-administrativo/
59
http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/voce-sabe-o-que-faz-um-assistente-
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