Fundamento para a implementação de programas e projetos

Fundamentos – o início

Para que possamos ser capazes de implementar um programa ou realizar um projeto necessitamos de ter noções prévias de alguns conceitos que nos ajudam a perceber melhor o que deve ser feito e como deve ser concretizadas as tarefas.

Neste sentido, vamos começar por analisar um aspeto ou metodologia que permite que, à mediada que uma programa se está a implementara ou projeto se está a concluir, possamos ir aferindo o que vai acontecer, com o intuito de sermos:

Eficazes, concretizamos o que queremos concretizar; Eficientes, faze-lo utilizando a menor quantidade de recurso possíveis.

Sistema de controlo do projeto

Os processos de controlo mal assumidos podem conduzir a situações de desadaptação e de desinteresse generalizando nos colaboradores.

A liberdade pode gerar criatividade mas um sistema de controlo em excesso pode criar um sistema sem capacidade de reação às transformações que ocorrem no âmbito.

Portanto, é necessário, por um lado, encontrar a justa medida e por outro os processos mais adequados que permitem atingir os objetivos próprios de um sistema de controlo.

Controlo do projeto

O controlo tem o objetivo de monitorizar o sistema implementado, ajustando-o de acordo com os acontecimentos ocorridos durante a execução.

Para a fase de controlo devemos observar de perto a execução propriamente dita dos projetos ou dos programas, verificando os erros ou desvios apresentados, os quais e principalmente, as suas causa.

Devemos procurar recolher opiniões dos colaboradores e outras envolvidas, as quais poderão dar-nos boas informações para analisar.

O controlo de projeto consiste em controlar:

O tempo; O custo; A qualidade; O risco.

Descreve uma situação que ocorre numa organização desportiva em que se concretize o controlo das seguintes variáveis:

Tempo: Para a realização de um evento desportivo é necessário terminar a construção de uma instalação desportiva; existem prazos intermédios que são necessário cumprir.Qualidade: Verificar se todas as tarefas que são necessárias realizar, são efetuadas de forma, a que os outros serviços prestados tenham as características adequadas e que agradem aos clientes. Custo: Verificação das despesas efetuadas durante uma época desportiva nas várias vertentes de despesa, de forma a serem cumpridos os crescimentos. Risco: Verificação dos fatores de segurança numa instalação desportiva (verificação periódica da fixação das balizas e das tabelas, por exemplo).

Relação entre planeamento, controlo e adaptação

Controlo é formado por todos os mecanismos que é sistemático e continuo, permitem em todos os momentos do processo, estar-se na posse dos dados para o processo as correções necessárias.

O que se procura atingir ao engenhar-se um sistema de controlo no processo de planeamento é:

- Assegurar a regularidade do padrão de comportamento em relação ao procedimento;- Adotar a organização ao seu meio envolvente;- Estabelecer as condições para que a organização possa vir numa situação de homeostasia (equilíbrio);- Melhorar o padrão de funcionamento da organização.

Sistema de controlo

Elabora um exemplo em que o esquema se aplique percorrendo todas as hipóteses de resposta (em caso de resposta sim ou não). Começa no retângulo “definir as variáveis a medir” e escolha um programa desportivo.

Elementos essenciais de um sistema de controlo

Controlo

Para um sistema de controlo tem-se em consideração os seguintes parâmetros: O meio envolvente ou envolvência em que a organização aptou ou onde o programa ou

projetos vão ser implementados. A estrutura organizacional ou desenrolar da execução doa projeto ou de implementação do

programa.

Sistema de controlo

O sistema de controlo compreende a estrutura e o processo de controlo.

Implementar as medidas corretivas …

Apurar as falhas e os estrangulamentos

Nova fase de controlo

Relatório

NãoSim

O projeto foi concluído

NãoSim

Os resultados atingiram os meios desejados

Medir os resultados

Determinar o sistema de controlo

Estabelecer críticas a níveis de aceitação

Definir as variáveis a medir

A estrutura de controlo está desenhada de acordo com as responsabilidades de cada gestor dois elementos:

1. Sistema de informação (recolha de dados);2. Sistema de incentivos (consequências, quando os objetivos são atingidos em grau

diferenciados).

O processo de controlo compreende quatro elementos:

A formulação dos objetivos; O orçamento Sistema de medidas; Avaliação do desempenho.

Tipos de controlo

Controlo familiar: Estrutura organizacional muito centralizada, personalista.Controlo Ad-Hec: Estrutura organizacional com elevada descentralização, elevada personalização.Controlo por resultados: Estrutura descentralizada, centros de responsabilidade, grande formalização. Controlo burocrático: Estrutura organizacional centralizada delegação sem custonomia funcional.

Controlo familiar: As limitações acentuam-se quando a organização ou empresa se insere num ambiente mais competitivo. Ex: clube de pequena dimensão.Controlo Ad-Hec: Trata-se aqui sobretudo do autocontrolo. Estas organizações realizam atividades que dificultam a formalização dos procedimentos e dos comportamentos por não possuírem características literárias e cujos fatores críticos não são de controlo financeiro ou de produção fabril mas de marketing, predominantemente direcionados para a inovação. Ex: empresas de eventos na áreas do desporto, onde os colaboradores têm de apresentar propostas de eventos inovadores e propostas de comunicação desses produtos diferentes dos habituais.Controlo por resultados: A fragilidade deste sistema decorre da fragilidade do próprio conceito de resultados que se relaciona com a motivação e participação das pessoas no processo de definição dos mecanismos de controlo que serão utilizados para avaliar o desempenho das contas de responsabilidade. O perigo é que os colaboradores trabalham apenas por resultados – se estes não estiverem bem definidos podem colocar em risco o sucesso da organização. Ex: Número de alguma que possam de um nível para o outro numa escala de natação. Controlo Burocrático: Os limites aparecem principalmente quando ocorrem mudanças importantes no meio ambiente socioeconómico ou político que implique uma maior exposição deste tipo de organização a um mercado hostil e mais competitivo. Ex: Os registos são um constante e o sistema é muito rígido porque se trabalha.

Relação entre planeamento, controlo e adaptação

Ciclo PDCA

Deming está ligado a um ciclo ou abordagem de gestão denominada por ciclo PDCA de melhoria diz-nos que as organizações devem:

1) Pan – Planificar uma ação (o que fazer e como);2) Do – Realizar a ação (levar a cabo a planificação);3) Check – Comprovar que se cumprem As espectativas (ver os resultados desejados foram

obtidos);

4) Act – Atuar sobre o que se deve aprendeu (realizar melhorias no processo baseado na informação recolhida durante a fase anterior e institucionalizar ou estandardizar a melhoria se se obtiverem os resultados desejados).

Objetivo do ciclo PDCA

Aplicando o ciclo PDCA podemos verificar a relação que existe entre o planeamento (parte inicial), o controlo (verificação ao longo da concretização do que é planeado) e as adaptações que vão sendo necessárias numa perspetiva de melhoria contínua.

Planeamento

O que é?O planeamento consiste no processo de organização de uma determinada ação.Planear é o oposto de improvisar. Planear pressupõe um adiamento aos acontecimentos e

não atuar e reação ao seu surgimento imprevisto.O planeamento determina a sequência segundo a qual os vários órgãos de uma

organização intervê.O planeamento operacional visa provar transformações pelo desenvolvimento das

atividades e tarefas que possibilitam a realização do trabalho.

Objetivo do planeamentoO planeamento tem como objetivo reduzir a incerteza, concentrar a ação nas metas, gerar

propósitos, produzir uma operação eficaz e garantir que se estabeleçam sistemas adequados de controlo.

Reuniões Especializadas

Reuniões: aspetos gerais Os aspetos gerais de uma reunião são os seguintes:

Definir os objetivos a atingir com a reunião; Definir a agenda da reunião: temas a abordar; Definir a data e a duração da reunião; Definir as normas de funcionamento; Escolher os participantes de acordo com os assuntos e os objetivos de reunião.

Para um bom funcionamento de uma reunião é necessário:

Definir objetivos claros e realistas; Uma relação mutua entre os participantes; Um nível de coesão aceitável e normas de funcionamento operacional.

Guia para a preparação das reuniõesPode ser feito através da elaboração de uma listagem com as seguintes questões:

Preparar o ambiente físico da reunião; Conhecer o local da reunião; Verificar se o local oferece condições adequadas para o trabalho que se vai realizar; Se necessário, melhorar as condições físicas do local Procurar minimizar os aspetos negativos que não seja possível eliminar.

Preparar-se para corresponder às espectativas dos participantes:

Tentar antecipar as motivações prováveis dos participantes.

Preparar-se para o desempenho da liderança:

Conhecer os estilos de liderança e os eus efeitos; Definir o estilo mais adequado para o trabalho a realizar e as características dos

participantes; Conhecer os pontos fracos como líder; Conhecer a imagem que se dá aos participantes; Preparar-se para dirigir as tarefas na reunião; Preparar as atitudes de comunicação mais adequadas ao assunto a tratar e ao estilo

de comunicação de cada um dos participantes. Antever o clima provável da reunião; Definir as regras de condução da reunião.

Preparar a definição dos objetivos:

Fixar os resultados esperados para a reunião; Para os resultados fixados, determinar os objetivos pretendidos a equipa, levando-os

a comprar e aceitar esses objetivos; Estruturar a agenda para atingir eficazmente os objetivos enunciados; Preparar a forma mais adequada de motivação, tendo em atenção as característica

da equipa. Preparar medidas de recursos para controlo de eventuais desvios ou perturbações

do desenrolar dos trabalhos. Preparar a introdução à reunião que abra caminho à criação de um clima favorável

ao seu êxito.

Reuniões de CoordenaçãoO funcionamento e melhoria de um projeto são alcançados pela observação de um conjunto

de diretrizes, envolvendo a sistematização do fluxo de informações do projeto, a adoção de instrumentos de garantia e controlo da qualidade dos projetos e a coordenação do projeto ou de uma forma, dos elementos da equipa.

Algumas da tarefas que devem ser realizados através das reuniões de coordenação são:

Identificação de todas as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto. Distribuição de todas as atividades no tempo. Identificação das capacidades e especialidades envolvidas segundo a natureza do

produto ou serviço.

Reuniões de resolução de problemas Por vezes existe a necessidade de realizar reuniões cujo objetivo é a resolução de questões

com problemas como por exemplo, um atraso no cumprimento dos prazos, um pior desenvolvimento de uma parte do projeto, conflitos existentes entre as equipa, etc.

O objetivo destas reuniões, é que no final sejam indicadas estratégias e as melhores opções para eliminar os problemas detetados.

O processo deste tipo de reuniões: Deve ser bem estruturada, devido em fases e com procedimentos a serem

realizados em cada fase.

Equipa: Número de pessoas envolvidas na reunião der ser pequena (3-5)

Os participantes devem ter papeis definidos: Diretrizes: os participantes na reunião devem receber antecipadamente um

documento com as informações necessárias para analisar, deve ter uma duração pré-fixada (2h no máximo).

Saídas: no final da reunião deve ser produzido um documento (ata ou minuta da reunião) como descrição da solução ou da revisão que foi apontada na reunião, com uma lista de itens a serem corrigidos.

Sequência de uma reunião de resolução de problemasPlaneamentoApresentaçãoPreparaçãoReuniãoCorreçãoAcompanhamento

Reuniões de inspeção ou revisão do projeto finalOs diversos aspetos do processo devem ser inspecionados/monitorizados com uma

frequência suficiência suficiente para que quaisqueres verificações inaceitáveis no processo possam ser detetadas a tempo de serem corridos.

Uma reunião tem como objetivo:

Verificar se o que foi produzido satisfaz as espectativas elaboradas em fases anteriores:

Identificar os desvios em relação aos padrões estabilizados; Surgir melhorias; Promover a troca de conhecimento entre os participantes; Tornar o projeto como um todo mais viável.

Reuniões de avaliação e aprendizagem – retrospetivas e/ou balançosNo final de um projeto devem ser realizados reuniões de avaliação que servem de

mecanismos de aprendizagem através da realização de retrospetivas e balanço do ocorrido.

Cada participação deve identificar:

O que realizou ao longo do projeto; Quais os aspetos ou fases em que teve mais dificuldades; Quais as suas aprendizagens; Outros aspetos mais relevantes.

Alguns dos tópicos a analisar nestas reuniões são:

Os objetivos foram atingidos? Os prazos foram cumpridos? Quais os pontos fortes e fracos? Quais as oportunidades de melhoria? Quais os fatores críticos de sucesso e insucesso?