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Gestão Arquivística de Documentos
usando Alfresco
Paula Ferreira CavalcantiGerente de Negócios
Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: [email protected]
Infused Solutions
A Infused Solutions é uma empresa de consultoria emtecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management).
Consultores especialistas em:
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos• Gerenciamento de Conteúdo Web•Records Management• Portal• Colaboração
Parceiro Gold da AlfrescoAtuando nos Estados Unidos e Brasil
Alfresco
● Fundada em 2005
● 115+ funcionários e crescendo
● Foco em ECM com visão open source comercial
● Equipe de gerenciamento experiente
● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum
● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects
● Forte momento no mercado
● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia
● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade
Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010
• 28 e 29 de Setembro – São Paulo (ecmshow.com.br)ECM Show
• Gerenciando Projetos usando Alfresco - OutubroWebinars
• Alfresco 3 – Guia Prático para Usuários, Administradores e Programadores
Livro em Português
O que é um documento arquivístico?
É um documento produzido e/ou recebido por
uma pessoa física ou jurídica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o
suporte, e dotado de organicidade.
Documento Arquivístico Digital
• Produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional
Documento Arquivístivo Convencional
• Produzido, tramitado e armazenado em formato não digital
Conceitos Importantes
e-ARQ
• Especificação de requisitos que estabelece um conjunto decondições a serem cumpridas pela organização produtora/receptorade documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo própriosdocumentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,assim como seu acesso.
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivísticade Documentos
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico dosistema de gestão arquivística de documentos, processado porcomputador. Pode compreender um software em particular, umdeterminado número de softwares integrados, adquiridos oudesenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
GED x SIGAD
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada,
enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou
seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do
SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo
de vida dos documento.
SIGADGED
Requisitos arquivísticos SIGAD
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa
Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos
Integração entre documentos digitais e convencionais
Foco na manutenção da autenticidade dos documentos
Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos
Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação
Gestão de preservação de documentos
Instalando o Site de Records Management
Criando o Site de Records Management
Controle de Acesso
Para ter acesso ao Console de Gerenciamento do RM é preciso estar
no Grupo de RM Admin
Perfis do RM
Console Admin RM
Pastas
Séries
Plano de Classificação
Categorias
Plano de Classificação
Financeiro
Despesas de Capital
Políticas e Procedimentos
Governança Financeira
Controle Orçamentário
Relatórios Financeiros
RH
Saúde e Segurança
Acidentes e Investigações
Políticas e Procedimentos
Inspeções e Revisões
Gerenciamento de Performance
Plano de Desenvolvimento
Individual
Avaliações dos Funcionários
Painel do Site de RM
Criando o Plano de Classificação - Série
Criando o Plano de Classificação - Categoria
Criando o Plano de Classificação – Pasta
Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade é adicionada no nível da Categoria.
Tabela de Temporalidade
Incluindo os passos para Descarte
Finalizando a Tabela de Temporalidade
Tabela Temporalidade – Outro exemplo
Corte após o Final do Ano Financeiro ou Após Final da Auditoria
Transferir após 1 mês
Período de Tempo
Evento
Adicionar um novo evento
Adicionar um novo evento
Adicionar novo local para Transferência
Usando o novo Evento
Utilizando os novos locais de transferência
Arquivar um Documento Eletrônico
Arquivar Documento Não Eletrônico
Declarando como Registro
Visualizando o Registro
Desfazer o Declarar como Registro
Movendo um documento para o Site de RM
Criando um relacionamento entre Registros
Auditoria
Auditoria – Por Registro
Auditoria – Relatório
Auditoria – Relatório
Logins e Falhas no LoginRegistro ArquivadoRegistros DeclaradosAtualização de Metadados
Perguntas e Respostas
Links Úteis
•Twitter: http://www.twitter.com/infusedbr
• Blog: ECMBrasil http://ecmbrasil.blogspot.com
•Infused Solutions: http://www.infusedsolutions.com.br (11)3957-1328
•Treinamento Oficial Alfresco:
http://www.infusedsolutions.com.br/pt/calendario.html
•Alfresco 3.2 Download: http://www.alfresco.com/try
•Alfresco em 1 hora: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoemumaHora
•Alfresco Share:
http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoShareinPortuguese
•Alfresco 3.2: http://bit.ly/bcVbjX
•Fórum : http://forums.alfresco.com/br e http://forums.alfresco.com/pt
Obrigada por sua participação
Paula Ferreira CavalcantiGerente de Negócios
Brasil e América Latina Telefone: 55 (11) 3957-1328
Email: [email protected]