GED - Uma Abordagem Arquivistica

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CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

FLORIANPOLIS - SC 2006

NIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC CENTRO DE CINCIAS DA EDUCAO CCE/FAED DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAO

CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

Trabalho de Concluso de Curso, apresentado disciplina de Projeto de TCC, do curso de Biblioteconomia Gesto da Informao. Orientador: Prof. Divino Igncio Ribeiro Junior Co-orientadora: Nomia Schoffen Prado

FLORIANPOLIS - SC 2006

FICHA CATALOGRFICAM3151s Mannes, Cleiton Jos, 1983Segurana e acesso informao em GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos: uma abordagem Arquivstica / Cleiton Jos Mannes; Orientador: Divino Igncio Ribeiro Jnior; Co-orientadora: Nomia Schoffen Prado. Florianpolis, 2006. 38p. ; 29.7cm. Inclui Referncias. Trabalho de Concluso de Curso (Graduao) Universidade do Estado de Santa Catarina, Centro de Cincias da Educao, Departamento de Biblioteconomia e Documentao. 1. Segurana e acesso informao GED; 2. Gerenciamento Eletrnico de Documentos; 3. Preservao de documentos digitais Arquivo. I. Ribeiro Jnior, Divino Igncio; II. Prado, Nomia Schoffen; III. Ttulo. CDD: 025.84

CLEITON JOS MANNES

SEGURANA E ACESSO INFORMAO EM GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS:

UMA ABORDAGEM ARQUIVSTICA

Trabalho de Concluso de Curso aprovado como requisito parcial para obteno do grau de Bacharel em Biblioteconomia Habilitao em Gesto da Informao da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC.

Banca Examinadora

Orientador: Professor Dr. Divino Igncio Ribeiro Jnior Universidade do Estado de Santa Catarina

Co-orientador: Professora MSC. Nomia Schoffen Prado Universidade do Estado de Santa Catarina

Membro: Professora MSC. Maria de Lourdes Blatt Ohira Universidade do Estado de Santa Catarina

FLORIANPOLIS 2006

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus por me dar o dom da vida e da sabedoria para enfrentar as dificuldades do dia-a-dia, permitindo assim, que todos os meus projetos se realizem. Agradeo tambm a minha famlia por me dar apoio durante toda a minha vida e, principalmente durante a realizao do curso de Biblioteconomia. Agradeo ainda ao meu tio Juska e minha prima Letcia por me apoiarem durante os meus estudos, e, principalmente, durante a realizao deste trabalho. Eu no poderia deixar de agradecer tambm ao Professor Divino e Professora Nomia, que foram meus orientadores e que contriburam muito para a realizao deste trabalho. Aproveito tambm para agradecer todos os Professores do curso de Biblioteconomia da UDESC pelos ensinamentos que nos passaram e que, sem dvida, sero de fundamental importncia para mim e para os meus colegas de turma no mercado de trabalho. Agradeo tambm todos aqueles funcionrios da UDESC que foram meus colegas de trabalho durante os quatro anos de curso e em especial aqueles que por algumas vezes ajudaram na soluo daqueles problemas de ltima hora, que geralmente acontecem antes da entrega ou apresentao de um trabalho. Agradeo ainda aos meus colegas de turma pelos quatro anos de companheirismo e pela ajuda mtua para que possamos todos alcanar nossos ideais.

RESUMO

Apresenta um estudo das principais metodologias e tcnicas de segurana e preservao de documentos digitais em sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documento GED. O objetivo desta pesquisa foi fazer um levantamento e anlise das tcnicas de segurana e preservao de documentos eletrnicos existentes, a fim de compilar uma proposta de recomendaes que possam servir como referncia para novos projetos de GED, objetivos estes que foram alcanados atravs de pesquisa bibliogrfica. Num primeiro momento apresenta a importncia da segurana e preservao dos documentos eletrnicos, apontando os principais conceitos envolvidos na rea de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, com base nos pontos de vista da Informtica e da Arquivologia. Destaca algumas das principais tcnicas e recomendaes propostas atualmente por diversos rgos nacionais e internacionais. Com base nas informaes obtidas atravs da pesquisa bibliogrfica, so propostas algumas recomendaes que podem servir como ponto de partida para futuros projetos de GED, garantindo assim, a integridade e o acesso amplo e seguro aos documentos eletrnicos por muitos anos. PALAVRAS-CHAVE: Segurana e acesso informao; Gerenciamento Eletrnico de Documentos; preservao de documentos digitais

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

Cpia de segurana Backup Compact Disk CD Conselho Nacional de Arquivo CONARQ Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED Gerenciamento de Documentos Eletrnicos GDE Tecnologia de Informao TI Unidade de Informao UI

LISTA DE ILUSTRAESFigura 1: Instrumentos para a Gesto de Documentos ..................................19 Figura 2: Conceitos Bsicos de Segurana da Informao ............................24

LISTA DE TABELASTabela 1 Elementos Caractersticos dos Documentos ...................................17 Tabela 2 Pontos Fortes e Fracos das Metodologias Atuais............................28

SUMRIO

INTRODUO ..........................................................................................................10

2 REVISO DE LITERATURA .................................................................................14 2.1 Segurana e acesso informao em GED: uma abordagem Arquivstica ........14 2.1.1 Arquivologia......................................................................................................15 2.1.2 Documento .......................................................................................................16 2.1.3 Gesto de Documentos....................................................................................18 2.1.3 Segurana e acesso informao ...................................................................19 2.1.4 GED..................................................................................................................21 2.2 Preservao de documentos digitais...................................................................23 2.2.1 O papel do Bibliotecrio e do Arquivista na segurana e preservao dos documentos...............................................................................................................26 2.2.2 Custos de preservao.....................................................................................27 2.2.3 Pontos fortes e fracos das metodologias utilizadas atualmente .......................28

3 PROPOSTA DE RECOMENDAES PARA A SEGURANA E PRESERVAO DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS EM GED......................................................30 3.1 Limitaes do conjunto de recomendaes ........................................................30 3.2 projeto de ged .....................................................................................................31 3.2.1 Definio das atividades...................................................................................31 3.2.2 Definio das responsabilidades ......................................................................32 3.2.3 Definio dos critrios de segurana ...............................................................33

4 CONSIDERAES FINAIS ...................................................................................36

REFERNCIAS.........................................................................................................38

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ..............................................................................40

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1 INTRODUO

Com o surgimento de novas ferramentas de Tecnologia da Informao (TI) e com o aumento considervel na quantidade de informaes produzidas diariamente, tanto em papel como em meio eletrnico comum ouvir o discurso de que o GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos - a soluo para os problemas de gerenciamento e segurana dos arquivos modernos. importante lembrar que tanto os documentos em papel (impressos ou manuscritos), quanto em meios digitais (CD, discos rgidos, WORM, etc.) possuem um ciclo de vida, ou seja, chegar um momento em que estes no podero mais ser acessados, seja pelo desgaste fsico do suporte informacional ou pela obsolescncia das tecnologias empregadas na gravao de uma determinada informao. Arellano (2004), afirma que:[...] existem, ademais, os efeitos da temperatura, umidade, nvel de poluio do ar e das ameaas biolgicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular; as catstrofes naturais e a obsolescncia tecnolgica.

Os arquivos so responsveis pela custdia e preservao dos documentos que fazem parte do seu acervo, independentemente do seu suporte informacional. A preservao dos documentos eletrnicos um dos desafios do sculo XXI, a fim de garantir o acesso as informaes no futuro, permitindo assim que os novos usurios possam conhecer as tecnologias que foram empregadas na poca em que foi gerado um determinado documento eletrnico, preservando assim a sua histria. Percebe-se atualmente uma grande movimentao por organizaes pblicas e privadas para a implantao de sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED. Mas, paralelo esta movimentao, surgem inmeros questionamentos que, se no forem muito bem resolvidos, podero comprometer o funcionamento do sistema e causar a perda de informaes. Tudo isso se deve a escassez de tcnicas e recomendaes padronizadas para a realizao destas atividades. Outro fator que agrava ainda mais a situao no momento da criao de um projeto de GED que a maioria dos conjuntos de tcnicas disponveis at o momento ainda esto em fase de desenvolvimento. Desta forma, os problemas abordados nesta pesquisa podem ser caracterizados a partir dos seguintes pontos: parte das

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