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FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes

Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes

FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA

Trabalho monogrfico para cumprimento de crditos da disciplina de Projeto Supervisionado, do curso de bacharelado em Cincia da Computao sob a orientao do Prof. Dsc. G. A. R. Lima.

Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001

I

SILVA, FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E IX, 70p. 29,7 cm (Depto. de Cincia da Computao, 2000.2) Trabalho Monogrfico - Universidade Federal de Mato Grosso, UFMT 1. Gerenciamento de Documentos 2. Processamento de Documentos 3. Gerenciamento de Sistemas de Informao 4. Processamento de Imagens

II

FLVIO LUIZ DOLIVEIRA E SILVA

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e Aplicaes

______________________________________________ Prof. Dsc. G.A.R. LimaPresidente da Banca Examinadora

______________________________________________ Prof. Evandro Csar Freiberger

__________________________________________ Prof. Dsc. Einstein Lemos de Aguiar

Cuiab, MT - Brasil Junho / 2001

III

Resumo do trabalho monogrfico apresentado para o Curso de Bacharelado em Cincia da Computao / UFMT como parte do requisitos necessrios para o cumprimento de crditos da disciplina de Projeto Supervisionado.

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Natureza, Princpios e AplicaesCuiab, MT - Brasil Junho / 2001

Orientador: Prof. Dsc. G. A. R. Lima Departamento: Faculdade de Cincia e Tecnologia - FATEC Universidade de Cuiab - UNIC

Este trabalho aborda de uma maneira simples, porm clara, os princpios da tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) e tem como objetivo proporcionar uma compreenso dos conceitos bsicos e das principais questes relativas a captura e/ou criao, armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de documentos eletrnicos a partir de documentos na forma de papel. Acrescentamos ainda um resumo sobre aspectos legais de documentos microfilmados e eletrnicos. A nfase deste estudo se d em fornecer informaes bsicas para aqueles que gostariam de exercer atividades nesta rea, mas que no tm necessariamente experincia anterior.

IV

DEDICATRIA

Para Jocynel, um grande amigo.

V

AGRADECIMENTOS

Ao professor Dsc. G.A.R. Lima, pela ateno e pacincia despendida; professora Msc. Maria Eunice Lemos de Aguiar, pelos esforos no acompanhamento do desenvolvimento do trabalho; meu pai, por algumas dicas na elaborao deste trabalho; minha me, pelo suporte emocional e pelas xcaras de caf; Juliene, ausncia; Grande Fora Motriz Universal. meu amor, pelo carinho e

compreenso, apesar do meu estado de

VI

TABELASTABELA 1.1 FUNES E PROPSITOS ADICIONAIS AOS DOCUMENTOS 17

VII

FIGURASFIGURA 1.1 REPRESENTAO PICTRICA DE UM DOCUMENTO COMPOSTO NO CONTEXTO DO GED 15 FIGURA 1.2 PLANO DAS ORGANIZAES BRASILEIRAS EM RELAO AO GED AT 2001 24 FIGURA 4.1 ESQUEMA REPRESENTATIVO DO CONCEITO DE PROCESSO E SUAS SUBDIVISES 34 FIGURA 4.2(A) WORKFLOW INICIAL DE UMA ORGANIZAO 38 FIGURA 4.2(B) WORKFLOW REPROJETADO 39

VIII

SUMRIOPARA REALIZAR ESTE ESTUDO USAMOS COMO METODOLOGIA O LEVANTAMENTO BIBLIOGRFICO EM LIVROS, REVISTAS ESPECIALIZADAS E EM ALGUNS SITES NA INTERNET, OS QUAIS, JULGAMOS CONTER INFORMAES CONFIVEIS. ........13 NATUREZA DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS.....................................................................14FUNES...................................................................................................................................................18 EXEMPLOS................................................................................................................................................18 Principais Componentes do GED................................................................................................................26 2.1.Estaes de Trabalho: Capacidade de Processamento...........................................................................26 2.2.Mdias para armazenamento..................................................................................................................27 2.3.Redes de Computadores.........................................................................................................................28 2.4.Captura/Criao.....................................................................................................................................29 2.5.Organizao e Fluxo de Trabalho..........................................................................................................31 Vrias tecnologias esto envolvidas no armazenamento e a organizao dos documentos. ......................31 2.6.Transmisso e Endereamento...............................................................................................................32 2.7.Impresso/Visualizao.........................................................................................................................32 reas de Utilizao do GED........................................................................................................................42

EXISTEM INFORMAES QUE DEVEM SER BUSCADAS EM FONTES EXTERNAS EMPRESA , TAIS COMO AS PUBLICAES DE TEMPO CRTICO (JORNAIS), ARTIGOS DE PESQUISAS , REVISTAS , ANAIS DE CONFERNCIAS , ETC. ESSES DOCUMENTOS PODEMSER OBTIDOS DE FORMA EXTERNA E TAMBM ELETRNICA , ATRAVS DE CONEXES COM GRANDES BASES DE DADOS ON-LINE QUE SE UTILIZAM DE UMA REDE CLIENTE /SERVIDOR OU DA INTERNET .

PODEMOS CITAR COMO UM EXEMPLO DE UMA GRANDE BASE DE DADOS , UM CONSRCIO DE UNIVERSIDADES, AGNCIAS GOVERNAMENTAIS,INSTITUTOS DE PESQUISAS E OUTRAS ORGANIZAES QUE CRIARAM UM SERVIO CHAMADO DE

WAIS

(WIDE AREA INFORMATION SYSTEM SERVIO DE INFORMAO DE REA EXPANDIDA) QUEIX

DISPONIBILIZA UMA GRANDE VARIEDADE DE ARTIGOS , LIVROS , REFERNCIAS E RESUMOS (ABSTRACTS ) NA

INTERNET.....................................................45Quadro Comparativo de Discos pticos.....................................................................................................54 Quadros Ilustrativos de Scanners.................................................................................................................56

SCANNERS DE ALTO VOLUME............56 SCANNERS DE FORMATO LARGO......56

X

INTRODUOCada vez mais o mundo dos negcios e empreendimentos est gerando documentos em forma de papel. A rapidez na localizao das informaes contidas nos documentos hoje uma prioridade nas empresas e organizaes. O excesso de morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de documentos de registros funcionais e financeiros, bem como as obrigaes fiscais, no passam de falta de organizao e mtodos no armazenamento e recuperao de documentos (STARBIRD e VILHAUER, 1997). Organiz-los em pastas e arquivos fsicos dificulta a agilidade de recuperao, trazendo conseqncias para os processos representam. Alm disso, a informao contida em documentos em forma de papel tem uma menor flexibilidade e tende a gerar maiores gastos de manuteno para as empresas do que quando o armazenamento feito eletronicamente. Para que respostas a solicitaes possam ser dadas em tempo aceitveis possam agilizar processos para a satisfao de clientes e para as atividades decisrias da gerncia e da administrao de servios e produtos, recentemente tem sido usado um conjunto de novas tecnologias voltadas exclusivamente para o gerenciamento de documentos digitais, conhecido pelo acrnimo de GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos (SPRAGUE JR., 1995). A idia de converter documentos em forma de papel em formas alternativas de armazenamento, a princpio com o objetivo de conservao temporal, s se tornou possvel graas aos avanos das tecnologias de imagem. A converso para microfilme foi o primeiro recurso disponvel, e que agora cede parte de seu espao adquirido atravs dos tempos e da cultura empresarial, para o armazenamento eletrnico. At pouco tempo atrs, a tecnologia usada para processar documentos era restrita a melhorar os recursos para gerar, imprimir e transportar. O uso da tecnologia 11

de GED traz consigo algumas mudanas importantes no que diz respeito maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrnicos. Ela resultado da aplicao de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizaes assim como agilizar as comunicaes, e aumentar a produtividade de processos de negcios. De uma perspectiva mais ampla, uma expanso no domnio do gerenciamento de informaes, pois no processo administrativo, a tomada de deciso um elemento bsico e fundamental. Para atender a essa complexidade o administrador necessita de uma documentao eficaz a qual implica em um aumento concomitante de suas responsabilidades. A atualizao tecnolgica, o conhecimento e aprimoramento das melhores prticas do prprio negcio tm sido a estratgia das empresas de sucesso. Nesse contexto, o GED, tem sido a base para o gerenciamento do conhecimento (KM Knowledge Management), eBusiness, CRM (Costumer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) e suporte documental para ERP (Enterprise Resource Planning). O Gerenciamento Eletrnico de Documentos toma como base a tecnologia de Document Imaging (tecnologia de documentos digitais composta por uma srie de operaes, comeando com a captura, passando pela correo e resultando na converso de originais em papel, ou microfilme, em documentos eletrnicos editveis), que permite que todos os tradicionais arquivos de documentos em papel sejam convertidos para o meio digital. Eles passam a ser disponibilizados localmente ou via rede de comput