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CENTRO TECNOLÓGICO DA ZONA LESTE FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE
ANDRÉ MUNIZ VESCIO
A UTILIDADE DA INTRANET E EXTRANET NAS EMPRESAS
– ESTUDO DE CASO: BBS – BRAZILIAN BUSINESS
SCHOOL
São Paulo
2009
CENTRO TECNOLÓGICO DA ZONA LESTE
FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE
ANDRÉ MUNIZ VESCIO
A UTILIDADE DA INTRANET E EXTRANET NAS EMPRESAS
– ESTUDO DE CASO: BBS – BRAZILIAN BUSINESS
SCHOOL
Monografia apresentada no curso de Informática: Ênfase em Gestão de Negócios na FATEC ZL como requerido parcial para obter o Título de Tecnólogo em Informática com ênfase em gestão de negócios.
Orientador: Prof. Ms. Paulo Cristiano de
Oliveira.
São Paulo
2009
Vescio, André Muniz
S121d
A Utilidade da intranet e extranet nas empresas / André Muniz Vescio – São Paulo, SP: [s.n], 2009.
64 f.
Orientador: Prof. MS. Paulo Cristiano de Oliveira. Monografia (Graduação) – Faculdade de Tecnologia da Zona
Leste. Bibliografia: 61 f.
1. Internet. 2. Intranet. 3. Extranet. 4. BBS. I. Oliveira, Paulo
Cristiano (Orientador). II. Faculdade de Tecnologia da Zona Leste.
CDU 576.72: 578
CENTRO TECNOLÓGICO DA ZONA LESTE
FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE
ANDRÉ MUNIZ VESCIO
A UTILIDADE DA INTRANET E EXTRANET NAS
EMPRESAS – ESTUDO DE CASO: BBS – BRAZILIAN
BUSINESS SCHOOL Monografia apresentada no curso de Informática: Ênfase em Gestão de Negócios na FATEC ZL como requerido parcial para obter o Título de Tecnólogo em Informática com ênfase em gestão de negócios.
COMISSÃO EXAMINADORA
______________________________________
Prof. MS. Paulo Cristiano de Oliveira.
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
______________________________________ Prof. MS. Leandro Colevatti dos Santos
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
______________________________________
Prof. MS. José Abel de Andrade Baptista
Universidade de Camilo Castelo Branco
São Paulo, 14 de dezembro de 2009.
Aos meus familiares e amigos...
que me apoiaram em todos os momentos...
AGRADECIMENTOS
Ao Prof. Orientador, por suas orientações.
A minha família, principalmente a minha irmã Bianca e meu cunhado Ricardo pelo
incentivo, ajuda e tardes de sábado ao meu lado.
Aos amigos de Curso, especialmente ao Francisco, Fabio, Felipe e Carlos pela força
e companheirismo.
Aos profissionais entrevistados, em especial ao Willian, pela concessão de
informações valiosas para a realização deste estudo.
A todos que, com boa intenção, colaboraram para a realização e finalização deste
trabalho.
Aos que não impediram a finalização deste estudo.
“Eu preferiria ser um fracasso
em algo que amo do que um
sucesso em algo que odeio.”
George Burns
VESCIO, André Muniz. A Utilidade da Intranet e Extranet nas Empresas – Estudo de Caso: BBS – Brazilian Business School. 2009. 64 f. Monografia (Graduação em Tecnólogo de Informática) – Faculdade de Tecnologia da Zona Leste.
RESUMO
Este trabalho objetiva demonstrar as utilidades provenientes da intranet e extranet nas organizações, através de um estudo bibliográfico de diversos autores. Aborda os principais conceitos dessas ferramentas tecnológicas, bem como suas estruturas e aplicações. Para exemplificar, descreve também um estudo de caso sobre a empresa BBS – Brazilian Business School e sobre como ela utiliza tais ferramentas para melhorar seu desempenho interna e externamente. O trabalho conclui que a intranet e extranet fornecem benefícios significativos às organizações, na medida em que facilitam e agilizam os seus processos, melhoram sua comunicação, permitem um acesso global e auxiliam na economia de custos.
Palavras-chave: internet; intranet; extranet; BBS; utilidades.
VESCIO, André Muniz. The Intranet and Extranet usefulness in Companies – Case Study: BBS – Brazilian Business School. 2009. 64 f. Final work (Graduation in Informatics Technology) – Faculdade de Tecnologia da Zona Leste.
ABSTRACT
This work wants to demonstrate the usefulness by intranet and extranet in organizations by a bibliography study of several authors. It treats the main concepts of these technological tools, as well as their structures and applications. For example, it describes too a case about BBS company – Brazilian Business School – and about how it uses such tools to make its internal and external performance. The work concludes that intranet and extranet give great benefits to organizations, in so far as facilitate and get quickly their process, get better their communications, allow a global access and help decrease their costs. Key-words: internet; intranet; extranet; BBS; usefulness.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Alguns componentes da internet...............................................................18
Figura 2 – Estrutura da intranet..................................................................................33
Figura 3 – Estrutura da extranet.................................................................................39
Figura 4 – Home Page Intranet..................................................................................48
Figura 5 – Lista de Contatos......................................................................................49
Figura 6 – Busca por Alunos......................................................................................50
Figura 7 – Captura de Pagamento.............................................................................51
Figura 8 – Contratos...................................................................................................52
Figura 9 – Home Page Extranet.................................................................................55
Figura 10 – Notas e Faltas.........................................................................................56
Figura 11 – Calendário de disciplinas........................................................................57
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Número de hospedeiros............................................................................22
Tabela 2 – Países com maior número de internautas................................................24
Tabela 3 – Quantidade de pessoas conectadas à Web no Brasil..............................26
Tabela 4 – Comparativo entre as tecnologias............................................................41
Tabela 5 – Comparativo entre as tecnologias da BBS...............................................58
LISTA DE SIGLAS
AACSB Association to Advance Collegiate Schools of Business
ARPA Advanced Research Projects Agency
ATP Avaliability to Promise
BBS Brazilian Business School
CERN Conseil Européen pour La Recherche Nucléaire
DHCP Dinamic Host Configuration Protocol
DHTML Dynamic Hyper Text Markup Language
DNS Domain Name System
EMBA Executive MBA Council
FTP File Transfer Protocol
HTML Hyper Text Markup Language
HTTP Hyper Text Transfer Protocol
ISP Internet Service Provider
LAN Local Area Network
MAC-OS Macintosh Computer-Operational System
MBA Master Business Administrarion
MCT Ministério da Ciência e Tecnologia
MIME Multipurpose Internet Mail Extensions
OECD Organization for Economic Co-operation and Development
P2P Peer-to-Peer
PDF Portable Document Format
PC Personal Computer
RNP Rede Nacional de Ensino e Pesquisa
SMTP Simple Mail Transport Protocol
TCC Trabalho de Conclusão de Curso
TCP/IP Transmission Control Protocol/Internetworking Protocol
WAN Wide Area Network
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.........................................................................................14
2 INTERNET...............................................................................................16
2.1 Conceito...................................................................................................16
2.1.1 Descrição Detalhada da Rede.................................................................16
2.1.2 Descrição do Serviço...............................................................................19
2.2 Histórico da internet.................................................................................20
2.3 A internet no Brasil...................................................................................23
3 INTRANET...............................................................................................28
3.1 Histórico da intranet.................................................................................28
3.2 Conceito...................................................................................................29
3.3 Estrutura...................................................................................................31
3.4 Tipos de intranet......................................................................................34
3.4.1 Intranet Estática.......................................................................................34
3.4.2 Intranet Dinâmica.....................................................................................35
3.4.3 Intranet Colaborativa................................................................................35
3.5 Áreas de Utilização..................................................................................36
4 EXTRANET.............................................................................................37
4.1 Conceito...................................................................................................37
4.4 Estrutura..................................................................................................38
4.2 Principais usos........................................................................................39
4.3 Gerência de Documentos.......................................................................40
5 COMPARAÇÃO ......................................................................................41
5.1 Prós e Contras da intranet e extranet.....................................................42
5.1.1 Benefícios...............................................................................................42
5.1.2 Limitações...............................................................................................44
6 BBS – BRAZILIAN BUSINESS SCHOOL: ESTUDO DE CASO...........46
6.1 A Empresa..............................................................................................46
6.2 A intranet na BBS....................................................................................48
6.2.1 Análise da intranet na BBS.....................................................................53
6.3 A extranet na BBS...................................................................................54
6.3.1 Análise da extranet na BBS....................................................................57
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ....................................................................59
REFERÊNCIAS....................................................................................................61
14
1 INTRODUÇÃO
Há uma grande necessidade de rapidez na transferência de informações no
âmbito corporativo. Torna-se fundamental a criação de um sistema que agilize o
processo de comunicação entre os funcionários, fornecedores e até mesmo seus
clientes, aumentando assim as perspectivas da empresa, seja como um meio de
comunicação ou mercadológico.
A internet é uma rede interna baseada no protocolo IP e caracterizada pelo
uso das tecnologias World Wide Web no ambiente privativo da empresa.
Proporciona, além dos websites, dois outros tipos de serviços importantes para a
consolidação da presença organizacional na rede, que são a intranet e a extranet.
Através do site da empresa é possível agregar valores importantes a ela, como o
ato da compra e venda de mercadorias ou serviços, ou somente como meio de
divulgação.
Entretanto, a utilização desse serviço é quase sempre unicamente focada
para os clientes. Falando-se tanto na forma institucional como de comércio
eletrônico, o site apresenta as informações da organização, porém mais na ótica
empresa-cliente.
Para suprir e aprimorar a necessidade que há na relação interna empresarial,
fez-se uso do banco de dados como principal ferramenta para orientação entre os
empregados.
Porém, a demanda da informação tem sido cada vez mais exigida, e esse
tipo de sistema teve que ser adaptado e alterado, criando-se assim a intranet, e de
outra ferramenta, que pode ser dita como o processo inverso da anterior, a extranet.
Composta por um servidor Web corporativo, a intranet torna-se disponível
para os usuários através de uma rede interna ou de acesso discado privativo,
fornecendo assim uma variedade de informações por meio de um único front-end
(navegador de internet).
15
Além de incorporar toda a tecnologia internet, as intranets podem utilizar a
estrutura de comunicação de dados da própria rede pública para interligar filiais,
fornecedores, clientes ou se comunicar com qualquer empresa conectada à grande
rede.
A intranet permite ao administrador ter acesso a informações de toda a
organização em tempo real, eliminando as barreiras de tempo e espaço. Ele
também pode utilizar a intranet para aprimorar os serviços da organização
(redesenho de processo).
Segundo uma pesquisa com dados do ano passado, foi constatado que 32%
das empresas pesquisadas no Brasil possuem intranet e 21% extranet.
Segmentando por região brasileira, sabe-se que a região sul é a que mais possui
empresas com intranet (35%) e a região centro-oeste é a que mais possui empresas
com extranet (26%) (VIEIRA, 2009).
Ainda de acordo com a pesquisa, analisando por mercado de atuação das
empresas, conclui-se que o ramo de atividades imobiliárias, aluguéis e de prestação
de serviços é o que mais emprega intranet e extranet.
Além das considerações acima, essa pesquisa mostra que 94% das
empresas brasileiras com 10 funcionários ou mais utilizam computadores. Tal
resultado mostra a tendência do uso praticamente generalizado do computador nas
organizações (VIEIRA, 2009).
Diante dessa informação, podemos perceber que ainda há um enorme
campo de expansão para as tecnologias como a intranet e a extranet nos meios
corporativos, haja vista a utilização dos ativos computacionais em quase todas as
empresas.
Essas duas ferramentas compreendem o foco de estudo do presente
trabalho, no qual serão descritos seus pontos fortes e fracos, buscando evidenciar
sua importância para o mundo corporativo.
Utilização de método de pesquisa bibliográfica para revisão de literatura
pertinente ao tema, mais estudo de caso da empresa BBS – Brazilian Business
School.
16
2. INTERNET
Os conceitos de intranet e extranet advêm, de modo geral, da internet. Assim,
é necessário uma explanação sobre essa importante ferramenta.
2.1 Conceito
Há diversas conceituações sobre o que é a internet. Segundo Kurose e Ross
(2005), a internet não pode ser definida em uma única frase, pois é muito complexa
e está sempre em modificação, referindo-se tanto a seus componentes de software
e hardware quanto aos seus serviços oferecidos.
Para que seja possível uma explicação mais detalhada sobre o que é
verdadeiramente a internet, é necessário descrevê-la de duas formas: em detalhes,
demonstrando os componentes de hardware e software que a compõe; e como uma
infra-estrutura de rede que pode prover serviços para aplicações distribuídas.
2.1.1 Descrição Detalhada da Rede
Kurose e Ross (2005), relatam que a internet pública, nada mais é, que uma
rede mundial de computadores, ou seja, uma rede que interconecta milhões de
equipamentos no mundo todo. A princípio, esses equipamentos eram estações de
17
trabalho com sistema Unix, PCs Tradicionais de mesa e servidores que transmitem
e armazenam informações, tais como mensagens de e-mail e páginas Web.
Entretanto, diversos outros sistemas que não são componentes tradicionais da
internet, como TVs, telefones celulares, automóveis, telas de fotos, câmeras Web,
entre outros, cada vez mais estão sendo conectados à internet. No jargão da
internet, esses equipamentos podem ser chamados de sistemas finais.
Os sistemas finais são conectados entre si por enlaces de comunicação, entre
eles temos os cabos coaxiais, fios de cobre, fibras óticas e ondas de rádio. Porém,
de modo geral, os sistemas finais não são ligados entre si por apenas um enlace.
Em sua grande maioria são indiretamente interconectados por equipamentos
intermediários de comutação (comutadores de pacotes). Os dois comutadores mais
utilizados na Internet hoje são os roteadores e os Switches1 (KUROSE; ROSS,
2005).
O acesso final a internet é dada por meio de provedores de serviços de
internet (Internet Service Providers – ISPs). Cada ISP é uma rede de comutadores
de pacotes e enlaces de comunicação.
ISPs Proveêm aos sistemas finais uma variedade de tipos de acesso à rede, incluindo acesso por modem discado de 56 kbps, acesso residencial de banda larga como modem de cabo coaxial ou DSL (linha digital de assinante), acesso por LAN de alta velocidade e acesso sem fio (KUROSE E ROSS, 2005, p. 25).
Ainda segundo Kurose e Ross (2005), os sistemas finais, os comutadores de
pacotes e outra partes da internet executam os chamados protocolos que são
capazes de controlar o envio e o recebimento de informações na internet. O padrão
mais antigo é o Transmission Control Protocol/Internetworking Protocol (TCP/IP)2.
Ele consiste em um protocolo de rede que permite que um computador enderece e
1 Switch: dispositivo que filtra e encaminha pacotes entre segmentos de redes locais. Fonte: <http://www.projetoderedes.com.br/artigos/artigo_switches_em_redes_locais.php>. Acesso em: 14 set. 2009 às 18h. 2 O segredo do TCP/IP é dividir a grande rede em pequenas redes independentes, interligadas por roteadores. Como (apesar de interligadas) cada rede é independente da outra, caso uma das redes pare, apenas aquele segmento fica fora do ar, sem afetar a rede como um todo. Disponível em: <http://www.guiadohardware.neta/termos/tcp-ip>. Acesso em: 08 mar. 2009 às 23h.
18
envie dados de forma confiável a outro computador. O protocolo IP é responsável
pelo endereçamento e, o protocolo TCP tem a responsabilidade de garantir a
transmissão, independentemente da possível ocorrência de falhas na rede
intermediária.
A ilustração logo abaixo mostra na prática o que foi relatado acima.
Figura 1 - Alguns componentes da internet. Fonte: Redes de Computadores E A Internet, p. 24.
19
2.1.2 Descrição do Serviço
Conforme Kurose e Ross (2005), através do uso da internet, é possível utilizar
aplicações como navegar na Web, mensagens instantâneas, áudio e vídeo em
tempo real, jogos distribuídos, telefonia pela internet, login remoto,
compartilhamento de arquivos peer-to-peer3 (P2P), correio eletrônico, etc.
A Internet provê dois serviços a suas aplicações distribuídas: um serviço confiável orientado para conexão e um serviço não confiável não orientado para conexão. De maneira geral, o serviço confiável orientado para conexão garante que os dados transmitidos de uma origem a um destino sejam finalmente entregues ao destinatário em ordem e completos. O serviço não confiável não orientado para conexão não oferece nenhuma garantia quanto à entrega final (KUROSE E ROSS, 2005, p. 26).
Os avanços tecnológicos nos componentes da internet possuem sempre
novas aplicações. Sendo assim, pode-se dizer que a internet é uma infra-estrutura
que estará sempre em constante evolução.
3 Tecnologia para estabelecer uma espécie de rede de computadores virtual, onde cada estação possui capacidades e responsabilidades equivalentes. Disponível em: <http://www.p2pcomunicacao.com/porquep2p.php>. Acesso em: 14 set. 2009 às 19h.
20
2.2 Histórico da internet
A história da internet inicia-se remotamente no final da década de 50. Em
1957, em plena Guerra Fria entre os Estados Unidos e a União Soviética, segundo
Limeira (2007), os Estados Unidos criou a agência Advanced Research Projects
Agency (ARPA), com o objetivo de estabelecer a liderança norte-americana em
ciência e tecnologia na área militar. A ARPA estabeleceu uma ligação com o
governo apoiando diversos projetos do setor de informática, principalmente os
assuntos de redes de computadores e sistemas operacionais.
Em meados de 1969, a empresa Rand Corporation, coligada com a ARPA,
realizou um experimento comprovando a eficiência da comunicação através do
computador. A primeira mensagem enviada foi na Universidade da Califórnia, onde
se comprovou a comunicação entre computadores, mostrando que o advento da
internet poderia revolucionar o setor de tecnologia, aproximando as pessoas e
otimizando os trabalhos desenvolvidos.
Então, em setembro de 1969, a mensagem ‘Você está recebendo isto?’ foi emitida da Boutler Hall na Universidade da Califórnia em Los Angeles para uma rede de quatro nós: UCLA, Stanford Research Institute, UC Santa Barbara e a Universidade de Utah em Salt Lake City. A internet funcionou. (STERNE, 2000, p. 12)
Esta rede passou a ser chamada de Arpanet, sendo considerado o primeiro
nó da rede de computadores que estavam interligados. Assim, o surgimento da
internet possibilitou o crescimento exponencial do número de equipamentos, de
pessoas e países conectados.
Vale salientar que o experimento na comunicação de computadores em rede
surgiu nos meios acadêmicos, onde nasceu a internet, e após o desenvolvimento da
rede, o seu uso foi ampliado para outras finalidades, como as comerciais.
21
Segundo Limeira (2007), em março de 1989, Tim Berners Lee, pesquisador
do Conseil Européen pour La Recherche Nucléaire (CERN), sugeriu um projeto que
pudesse reunir a internet, o hipertexto e a multimídia, criando um padrão para
representar dados e informações transmitidas pela internet. Os pesquisadores do
conselho desenvolveram a World Wide Web, inicialmente implementada em
computadores Next4. Tim Berners Lee, em 1989, foi reconhecido como o “pai da
web”.
Ainda de acordo com o autor, até 1990, todas as informações na internet
eram acadêmicas, mas a partir deste ano, surgiram os primeiros provedores de
acesso comercial, os quais foram crescendo em números de equipamentos e
conexões. Atualmente a maior parte de informações que trafega na rede é de
caráter comercial.
Segundo Limeira (2007), a internet no ano de 1995 atingiu 50 milhões de
usuários no mundo. Nesse mesmo ano, a internet já estava sendo usada pelos
governos, por inúmeras empresas e indivíduos como mídia de relevância e impacto.
Ainda segundo Limeira (2007), no ano de 2000, de acordo com o relatório da
Organization for Economic Co-operation and Development (OECD), existiam 60,5
milhões de servidores internet, também chamados de computadores hospedeiros
(hosts) nos países da Comunidade Econômica Européia e nos Estados Unidos,
incluindo todos os computadores com um endereço IP (Internet Protocol) e
conectados diretamente à internet, com exceção dos que estão conectados a um
firewall (sistema com bloqueio de acesso externo por software de proteção).
Assim, nota-se que a primeira comunicação entre computadores interligados
em rede foi em 1969 com a mensagem: “Você está recebendo isto?”. Desde então,
houve um grande avanço no experimento das tecnologias na rede, havendo 60,5
milhões de servidores espalhados no mundo. Isto mostra o grande progresso da
tecnologia e a sua influência na sociedade, o que mais tarde revelou-se ao mundo
como uma necessidade vital para o desenvolvimento das pessoas com o seu meio.
4 É um termo amplo para descrever algumas importantes evoluções arquiteturais em redes de telecomunicações.
Fonte: <http://www.guiadohardware.neta/termos/next>. Acesso em: 08 mar. 2009 às 23h.
22
A tabela 1 mostra os dez maiores países por número de hospedeiros.
País Número de hospedeiros
Estados Unidos 347.419.726
Japão 43.461.277
Alemanha 23.304.039
Itália 19.487.125
Brasil 14.678.982
China 13.964.313
França 13.650.159
México 12.515.249
Holanda 11.682.001
Austrália 11.337.838 Tabela 1 – Número de hospedeiros. Fonte: COMITÊ GESTOR DA INTERNET NO BRASIL. Pesquisa de número de hosts. Disponível em: <http://www.nic.br/indicadores/hosts/2009/index.htm>. Mar. 2009
Limeira (2007) relata que o total de sites na internet em janeiro de 2007 foi de
106 milhões de websites5, segundo pesquisa da Netcraft6. Outra análise que pode
ser realizada na dimensão da internet é o número de páginas de web existentes no
mundo, que, conforme o Emarketer7, alcançou 2,7 bilhões em 2000, com uma taxa
média de crescimento de 5 milhões de página por dia. Na América Latina, de um
total de 313,5 milhões de páginas web acessadas, 68,4%, ou 214,3 milhões eram
em inglês; 2,4% ou 7,6 milhões, em espanhol; e 1,4%, ou 4,3 milhões em
português.
Desta forma, o crescimento da internet é evidente, dada a importância que
vem recebendo no mundo atual.
5O conjunto de todos os sites públicos existentes compõem a World Wide Web. Fonte: <http://www.guiadohardware.neta/termos/website>. Acesso em: 29 mar. 2009 às 18h45. 6NETCRAFT. Web Server survey. January 2007. Disponível em: <http://news.netcraft.com/archives/web_server_survey.html>. Acesso em: 29 mar. 2009 às 18h50. 7EMARKETER. Latin American e-marketplaces. June 2001. Disponível em: <http://www.emarketer.com/analysis/elatin_america/20010614_latam.html>.Acesso em: 29 mar. 2009 às 18h50.
23
2.3 A internet no Brasil
Segundo Limeira (2007), a internet no Brasil iniciou-se no ano de 1991 com a
RNP (Rede Nacional de Ensino e Pesquisa), uma operação acadêmica subordinada
ao MCT (Ministério da Ciência e Tecnologia).
Desde então, estar conectado tornou-se uma necessidade para o
desenvolvimento das atividades, sejam elas acadêmicas, empresariais ou de
convívio social.
Limeira (2007) cita também que, com seus recursos tecnológicos e suas
ferramentas, a internet permitiu a ligação dos brasileiros com o restante do mundo,
de forma virtual – resultando na nova Era da Informação. A informação em tempo
real, e com maior diversidade, começa a exigir da sociedade habilidades e
competências específicas para desenvolver atividades que antes não eram
exercidas pela rede.
Assim, a internet no Brasil revolucionou a economia, a sociedade e diversos
setores, órgãos e empresas, os quais adequaram as suas estratégias, propiciando
através desta ferramenta uma relação precisa com meios digitais, que resultaram
na eficácia de seus negócios, buscando assim, manter-se no mercado competitivo.
As empresas através da internet encontraram soluções, administrando o
conteúdo e as estratégias de divulgação de seus produtos e serviços.
É melhor estar conectado do que não. As empresas que criam produtos técnicos têm utilizado a internet desde seu começo e nela encontrou, na ponta de seus dedos, grande valor administrativo (STERNE, 2000, p. 21).
Com o advento desta tecnologia, a internet tornou-se um instrumento cada
vez maior de aproximação das pessoas, facilitando as comunicações e negociações
entre organizações no cenário mundial.
24
As empresas que perceberam essa mudança já foram capazes de alterar suas atividades para atender às novas exigências, e outras fizeram dessa nova tecnologia a razão de seu surgimento e crescimento (CHLEBA, 2000, p. 17).
Estudos realizados no Brasil e no mundo detectaram que o número de
pessoas conectadas a esta ferramenta (os chamados internautas da web) é
crescente.
PAÍSES COM MAIOR NÚMERO DE INTERNAUTAS
Quant País
Usuários da Internet
(em milhões)
População (em milhões)
Adoção da
Internet (%) Fonte
1 China 253 1.330 19 Nielsen//NR
2 Estados Unidos 220 303 72,5 CNNIC
3 Japão 94 127 73,8 eTForecasts
4 Índia 60 1.147 5,2 C.I.Almanac
5 Alemanha 52 82 63,8 C.I.Almanac
6 Brasil 50 191 26,1 ITU
7 Reino Unido 41 60 68,6 eTForecast
8 França 36 62 58,1 ITU
9 Korea do
Sul 34 49 70,7 Nielsen//NR
10 Itália 34 58 59,7 eTForecasts
TOP 10 Países 874 3.409 19,9 IWS
Total Mundial – Usuários 1.463 6.676 21,9 IWS
Tabela 2 – Países com maior número de internautas. Disponível em: <http:// www.e-
commerce.org.br>. Acesso em: 29 mar. 2009 às 19h10.
25
A Internet World Status e a Nielsen Net Ratings – renomados institutos de
pesquisa voltados à web – mostram, no levantamento dos dez últimos anos (série
histórica de 1998 a 2008), o crescente número de internautas conectados à web no
Brasil.
Isso demonstra a importância que essa ferramenta tecnológica adquiriu
desde seu nascimento até hoje. Atualmente, as pessoas ou empresas que não se
adequarem às facilidades da internet, podem perder grandes oportunidades na rede
(LIMEIRA, 2007).
Como se pode observar a seguir, os indicadores obtidos até março de 2008,
e extraídos da pesquisa publicada no portal eletrônico www.e-commerce.org.br,
asseguram o aumento dessas oportunidades no Brasil. O crescimento acumulado
do número de internautas em dez anos chegou a 900%, o que é realmente bastante
significativo.
26
Série Histórica 1998 - 2008
Data da Pesquisa
População total IBGE
Internautas (milhões)
% da População Brasileira
Nº de Meses (base=jan/96)
Crescimento Acumulado (base=jul/97)
Fontes de pesquisa
Internautas
2008 / mar 191,9 50,00 26,1 133 4.248% InternetWorldStatus
2007 / dez 188,6 42,60 22,8 130 3.604% InternetWorldStatus
2006 / dez 186,7 30,01 17,2 118 2.508% InternetWorldStatus
2005 / jan 185,6 25,90 13,9 106 2.152% InternetWorldStatus
2004 / jan 178,4 20,05 11,5 95 1.686% Nielsen NetRatings
2003 / jan 176,0 14,32 8,1 83 1.143% Nielsen NetRatings
2002 / ago 175,0 13,98 7,9 78 1.115% Nielsen NetRatings
2001 / set 172,3 12,04 7,0 67 947% Nielsen
NetRatings
2000 / nov 169,7 9,84 5,8 59 756% Nielsen NetRatings
1999 / dez 166,4 6,79 7,1 48 490% Computer Ind. Almanac
1998 / dez 163,2 2,35 1,4 36 104% IDC
Tabela 3 – Quantidade de pessoas conectadas à web no Brasil. Disponível em: <http: //www.e-commerce.org.br>. Acesso em: 29 mar. 2009 às 20h.
Através da tabela nota-se que o número de internautas obteve um aumento
significativo no Brasil, o que refletiu nos negócios das organizações, as quais
encontraram, através desta ferramenta, estratégias para divulgar produtos e
serviços ao seu público-alvo.
Após a análise da história da internet no mundo e no Brasil, mostrando o
aumento do número de acessos dos internautas, bem como a elevada demanda de
27
novas tecnologias desenvolvidas para o mercado, pode-se afirmar que a internet é
atualmente o meio de comunicação que possui grande atuação na vida das
pessoas. Sem esse recurso, estaria muito mais difícil a integração entre pessoas,
organizações, comunidades e sociedades do mundo globalizado.
28
3. INTRANET
3.1 Histórico da intranet
Segundo Benett (1999) o termo “intranet” começou a ser usado por volta de
1995 por fornecedores de produtos de rede que começaram a experimentar o uso
da tecnologia internet dentro das empresas nas quais trabalhavam, juntando
elementos como uma Web interna em seus sistemas de informação. Em outras
palavras, uma intranet consiste em uma rede privada, assim como redes
corporativas e governamentais, cujos usuários não podem trocar informações com
outros usuários que não estejam na rede privativa. Para tal, é utilizado os mesmos
tipos de roteadores, hospedeiros, enlaces e protocolo da internet.
A principal razão para haver uma grande explosão da intranet nas empresas
ocorreu devido a facilidade no uso dos aplicativos e equipamentos e a queda do
custo dos sistemas informatizados ocorridos na década de 90.
Posteriormente, devido seu potencial de uso com consumidor de recursos,
elemento dispersivo de trabalho, facilitador de espionagem industrial e gerador de
conflitos, muitas organizações empresarias estenderam a intranet para ser utilizada,
também, como uma ferramenta de exercício de controle e vigilância.
Benett (1999) ainda afirma que as intranets já sofreram diversas adaptações e
vários projetos estão na segunda ou terceira versão, com mudanças provenientes
das próprias demandas dos usuários e dos avanços que foram aparecendo no
campo tecnológico, que potencializaram, ainda mais, as possibilidades de seu uso.
29
3.2 Conceito
Conforme artigo de Marco Aurélio (s.d.), uma intranet é uma ferramenta eficaz
para combater o desperdício de tempo, esforço e materiais dentro de uma
organização e ao mesmo tempo gerar novas oportunidades para colaboração e
produtividade pessoal.
A intranet é um tipo de rede (LAN ou WAN) que utiliza os mesmos métodos
de comutadores de pacotes, os mesmos enlaces de comunicação e os mesmos
protocolos, como o TCP/IP, da internet. Porém, os utiliza para incrementar a
comunicação e a produtividade dentro de uma empresa.
[...] A intranet pode ser entendida como um meio de armazenamento, gestão, e distribuição de informações dobre uma empresa, oferecendo dados e serviços que permitam que todos os funcionários realizem suas tarefas com maior agilidade e eficiência. (STUDART, 2009).
Dessa forma, as organizações podem utilizar a mesma tecnologia da internet
pública para construir uma “internet particular”, uma intranet. Ela consiste em uma
rede privativa, onde o acesso é limitado, ao contrário da internet que é pública.
Uma intranet é uma rede organizacional interna modelada sobre a Web. Ela utiliza a infra-estrutura de rede já existente da empresa, os padrões de comunicação da Internet e o software desenvolvido para a World Wide Web. Com a aplicação da tecnologia da Internet às suas próprias aplicações comerciais, as empresas podem se comunicar e divulgar informações através de sua organização, mantendo afastados os usuários não autorizados. (LAUDON; LAUDON, 1999, p. 176)
Através da intranet a empresa pode disseminar informações internas com
segurança, pois elas estarão livres de usuários não-autorizados, já que ela não é
pública, e sim particular. Do ponto de vista das organizações, uma intranet é um
meio privativo que permite a troca de informações e oferece diversas vantagens em
30
termos de recursos e custo através da integração de serviços de rede tradicionais.
Marco Aurélio (s.d.).
A intranet aproveita a estrutura de rede e os padrões de comunicação já
existentes na empresa, possibilitando a utilização de aplicativos corporativos de
maneira segura.
A segurança é uma questão chave nas redes corporativas. Por haver a troca
de informações restritas e confidenciais a segurança é bastante relevante. Assim,
ela deve ser protegida por sistemas de segurança.
Embora a Web esteja aberta para todos, uma intranet é privada e está protegida das visitas públicas por firewalls – sistemas de segurança com software especializado para impedir que estranhos invadam as redes privadas. Um firewall consiste em hardware e software colocados entre a rede interna da organização e uma rede externa, inclusive a Internet. (LAUDON; LAUDON 1999, p. 176)
A segurança da intranet é então feita através dos firewalls, que permite
apenas o acesso a pessoas autorizadas. Embora os firewalls sejam bastante
eficientes no que diz respeito a bloquear acessos de usuários não-autorizados, ele
não está livre de invasões. Por mais sofisticado que seja um sistema de segurança,
ele estará sempre a mercê de tentativas de invasões de hackers8, que podem vir a
conseguir passar pela segurança e entrar na rede (MARCO AURÉLIO, s.d.).
Outro fator bastante relevante com relação à segurança das intranets é o fato
de alguns funcionários terem acesso total a rede. Eles podem facilmente copiar
todas as páginas da intranet corporativa e fazerem o que bem entenderem com
elas. Portanto, é de suma importância que a empresa treine seus funcionários
quanto a isso.
Com treinamento adequado, os funcionários irão perceber que a sobrevivência da empresa em mercados competitivos depende da confiança e do respeito pelo “depósito de conhecimento corporativo” – a intranet. (BREMMER; IASI; SERVATI, 1998, p. 48)
8 A definição mais conhecida é a de que um hacker é um criminoso que usa suas habilidades com computadores para seu próprio proveito. Disponível em: < http://www.sacrahome.net/v5/node/6884>. Acesso em: 15 dez. 2009 às 23h55.
31
3.3 Estrutura
De acordo com Laudon e Laudon (1999), além do TCP/IP, a intranet utiliza
outros padrões de protocolo, como o FTP (File Transfer Protocol), que consiste em
um serviço capaz de transferir arquivos de um computador para outro. O FTP é
largamente utilizado pelos Webmasters9 para enviar os arquivos do seu computador
para o servidor que hospeda o seu site.
A ferramenta de base para a recuperação de informações é o file transfer protocol (FTP). Com ele pode-se conseguir acesso a qualquer computador do mundo que esteja na Internet e que permita o acesso ao FTP. Uma vez no computador, você pode percorrer todos os diretórios que estejam abertos ao acesso FTP e baixar (download) quaisquer arquivos selecionados para o seu próprio computador. (LAUDON; LAUDON, 1999, p.171)
Existe também o SMTP (Simple Mail Transport Protocol), que é a base do
correio eletrônico da internet e o MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), que
consiste em um padrão que define formatos binários, como, por exemplo, imagens
gráficas e arquivos de áudio, para transmissão por correio eletrônico.
A tecnologia da Internet pode ser utilizada para distribuir e compartilhar informações dentro da organização, bem como para interligá-la com o ambiente externo. Muitas organizações estão começando a elaborar redes internas chamadas intranets com base na tecnologia da Internet. (LAUDON; LAUDON, 1999, p.176)
Laudon e Laudon (1999), afirmam também que a intranet aproveita tanto o
software como o hardware da rede já existente na organização, ou seja, o
navegador e o servidor podem ser o mesmo. Uma internet simples pode ser
montada interligando-se um computador de cliente com um navegador da Web a
9 Webmaster: Um webmaster é alguém que tem a seu cuidado a tarefa de criar e realizar a gestão de um determinado site. Fonte: <http://www.toninholinhares.com.br/faq.php>. Acesso em: 16 dez. 2009 às 00h05.
32
um computador com o software do servidor da Web através de uma rede TCP/IP,
que pode possuir um firewall. Por isso as intranets estão se disseminando com
grande rapidez, por serem fáceis de usar, baratas de construir e compatíveis com
muitas plataformas de computação.
As intranets não exigem um hardware especial e funcionam utilizando uma infra-estrutura de rede já existente. A tecnologia de software da intranet é a mesma da World Wide Web. (...) Os navegadores da intranet são os mesmos usados na Web; até o software do servidor da Web é o mesmo. (LAUDON; LAUDON, 1999, p. 176)
Dois aplicativos importantes da tecnologia da intranet são os recursos de
pesquisa, que simplificam a tarefa de localização de informações em uma Web e os
fóruns de debate, que permite a grupos de trabalho colaborarem à distâncias uns
com os outros.
Como já foi afirmado, a intranet aproveita a rede já existente na empresa
(como por exemplo LAN NetWare10), implicando somente na inclusão de softwares
nos clientes da rede, de servidores Web dedicados na rede e, opcionalmente, de
gateways11 entre o ambiente de rede e a intranet. Entretanto, se na empresa não há
nenhuma rede, o responsável pela implantação da intranet estará montando-a a
partir do zero e precisará, primeiramente: instalar a fiação, os hubs e os roteadores
em todas as dependências da organização, instalar adaptadores de rede e carregar
drivers nos computadores que serão conectados em rede e configurar servidores
Web, servidores de impressão, servidores de arquivos, etc. Em outras palavras,
precisará montar toda uma rede. (LAUDON e LAUDON,1999).
Ainda segundo Laudon e Laudon (1999), a montagem de uma intranet
consiste em, basicamente, usar as estruturas de redes locais já existentes na
maioria das empresas, e em instalar um servidor Web. De acordo com os mesmos
autores: 10
É um sistema operacional de redes de computadores fabricado pela Novell. É um conjunto de aplicativos e componentes de softwares projetados para conectar, gerenciar e manter uma rede e seus serviços. Fonte: <http://sup_oper.sites.uol.com.br/netware.htm>. Acesso em: 08 set. 2009 às 20h. 11 O gateway é um equipamento que possibilita a comunicação entre redes com arquiteturas distintas. Os gateways para a internet tipicamente compartilham uma conexão internet para múltiplos desktops. Fonte: <http://www.wozen.com.br/wozen/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=22&sid=26>. Acesso em: 08 set. 2009 às 20h15.
33
Servidor Web - É a máquina na qual faz o papel armazenar as informações
contidas na intranet. É onde os clientes vão buscar as mensagens de e-mail,
páginas HTML, ou qualquer outro tipo de arquivo.
Protocolos - São os diferentes idiomas de comunicação utilizados. O servidor deve
possuir quatro protocolos distintos. Primeiramente o HTTP, responsável por fazer a
comunicação entre o browser e o servidor, em seguida vem o SMTP que está ligado
ao envio de mensagens pelo correio eletrônico, e, por fim, o FTP utilizado na
transferência de arquivos. Independentemente das aplicações utilizadas na intranet,
todas as máquinas que estiverem ligadas nela devem falar um idioma comum: o
protocolo de internet TCP/IP.
Identificação do Servidor e das Estações - Após os protocolos estarem definidos,
já é possível que o sistema saiba onde achar as informações e como requisitá-las.
Apenas é necessário saber o nome de quem pede e de quem solicita. Para tal
existem dois programas: o DNS (Domain Name System) que identifica o servidor e
o DHCP (Dinamic Host Configuration Protocol) que atribui nome às estações
clientes.
Estações da Rede - Nas estações da rede, os usuários acessam as informações
colocadas à sua disposição dentro do servidor. Para isso usam o Web browser,
software que permite folhear os documentos.
Figura 2 – Estrutura da intranet. Fonte: <http://www.antesdahora.com/2009/04/intranet-e-extranet-movimento-blog.html>.
34
3.4 Tipos de intranet
Segundo Studart (2009), existem 3 tipos de intranets diferentes, são elas:
3.4.1 Intranet Estática
A Intranet Estática é o tipo de ferramenta onde todas as informações
necessárias são depositadas nos servidores Web e os usuários acessam-na através
do browser.
Ainda segundo Studart (2009), as informações nela contidas, em geral,
podem ser manuais da qualidade, catálogos e informações técnicas de produtos,
políticas e procedimentos internos, dados históricos, avisos e informativos, ou
qualquer outro tipo de dado que o responsável acredite que seja útil para a
organização. Todas essas informações são estáticas, estão no formato HTML ou
PDF. A utilização deste tipo de intranet implica na consideração de aspectos como
segurança, publicação de informações, gerenciamento e ferramentas (STUDART,
2009).
Como já foi dito neste capítulo, é necessário o uso de um software firewall
que bloqueie o acesso de qualquer usuário não autorizado ou tentativa de invasão.
Com relação a publicação de informações, os dois modos mais usados para
disponibilizar as informações na intranet são o modelo centralizado e o modelo
distribuído. Através do modelo centralizado, diversos usuários podem criar
informações para serem postadas, porém apenas o gestor possui a autorização para
publicá-las. Já no modelo distribuído, todos os usuários tem o poder de criar as
informações e de publicá-las dentro das intranet sem restrições (STUDART, 2009).
35
3.4.2 Intranet Dinâmica
Conforme Studart (2009), “este modelo está baseado na integração das
informações de negócios a bases de dados e permite que os usuários acessem em
tempo real as informações geradas dinamicamente.” Os usuários da intranet
Dinâmica tem acesso a modelos e formulários que entram em contato com a base
de dados e executa consultas feitas em HTML ou DHTML. Com isso, os usuários
tem a possibilidade de interagir diretamente com as informações armazenadas, e
não apenas consultar documentos estáticos. Os principais motivos para se optar por
este modelo são a interatividade e a integração com banco de dados.
3.4.3 Intranet Colaborativa
Segundo Studart (2009), a Intranet Colaborativa nada mais é que a evolução
do modelo dinâmico com a possibilidade de oferecer aos usuários a efetuação de
transações seguras na intranet, o uso de sistemas de gestão via Web e o uso do
workflow12. Este é o principal modelo responsável pela disseminação das intranets
nas organizações.
12 Um conjunto coordenado de atividades que são interligadas com o objetivo de alcançar uma meta comum. Fonte: < http://www.arquivar.com.br/espaco_profissional/sala_leitura/artigos/Definicao_de_processos_de_workflow.pdf>. Acesso em: 20 out. 2009 às 19h45.
36
3.5 Áreas de Utilização
Agora que já foi estudado a história, o conceito, a estrutura, os tipos de
intranet e as vantagens e desvantagens, vamos analisar suas áreas de atuação.
Segue abaixo algumas delas:
Recursos Humanos – A intranet pode ser útil para o departamento de recursos
humanos ao fornecer informações como políticas da companhia, informações sobre
benefícios, oportunidades de trabalho, programas de desenvolvimento, missões da
empresa, etc.
Marketing e Vendas – A utilidade da intranet para a área de marketing e vendas se
dá por dados fornecidos como informações sobre produtos, listas de preços,
informações sobre a concorrência, indicativos para prospecção, planejamento de
eventos, análises sobre negócios ganhos e pedidos, material para treinamento,
consultas sobre ATP (Avaliability to Promise), etc.
Serviço ao Cliente e Suporte – Relatórios sobre problemas, andamento de
serviços, perguntas e respostas, treinamento e dicas para atender a reclamações
gerais são alguns itens da utilidade da intranet à serviços ao cliente e suporte.
Desenvolvimento de Produtos – Para o desenvolvimento de produtos a intranet é
útil ao fornecer informações como listas de responsabilidades de membros das
equipes, situação de projetos, especificações, planejamentos, designs, milestones
de projeto, situação de projetos, mudanças de engenharia, características de
produtos da concorrência, etc.
37
4. EXTRANET
4.1 Conceito
Segundo Fedeli, Polloni e Peres (2003), existem diversas definições para o
termo extranet, e as principais são:
• É a parte pública da intranet de uma corporação;
• É uma rede corporativa, assim como a intranet, mas que utiliza também
a tecnologia internet para se conectar com empresas e fornecedores,
clientes, parceiros e outros, compartilhando informações;
• Pode ser também a parte do site de internet de uma empresa onde é
possível fazer compras on-line, onde o cliente acessa, indiretamente,
um sistema de pedidos por meio da Web;
• É a parte da intranet de uma empresa no qual empregados de
empresas parceiras possam acessá-la;
• É a interseção de intranets de diversas corporações, que trabalhem de
forma colaborativa.
Uma extranet nada mais é que a evolução da intranet. Os princípios básicos
de uma extranet são voltados tanto para o cliente como para os funcionários da
empresa.
Com relação aos clientes, é necessário entendê-lo, atendê-lo e deixá-lo
satisfeito, e com o uso da extranet fica mais fácil atingir esse objetivo.
38
4.4 Estrutura
A extranet possui uma estrutura igual à intranet, com os mesmos protocolos, o
mesmo firewall, mas com a diferença de estar, necessariamente, conectado à
internet.
Conforme Felippio et al. (2000), a infra-estrutura básica para se implantar
uma extranet é a própria internet. Deve-se analisar o ambiente externo, como será
que o cliente ou parceiro possuem acesso para a internet. Caso o acesso seja de
forma fácil, a empresa deve analisar o que ela irá disponibilizar e fornecer ao cliente.
Caso o acesso seja de forma dificultada, deverá ser estudado com o parceiro uma
forma mais eficiente, mais fácil e de menor custo possível, para a organização
disponibilizar a informação para seu parceiro.
O porte da empresa é irrelevante para que possa ter um extranet, pode ser
tanto uma multinacional, como uma empresa pequena. Apenas é necessário que a
organização tenha uma quantidade razoável de informações para serem
compartilhadas, como por exemplo informações de marketing, listas de preços,
pedidos de vendas, notícias da empresa, pedidos de compras, etc. Grande parte das
corporações não imaginam o quanto uma extranet pode potencializar seu negócio. A
extranet é uma poderosa solução de marketing para divulgar o know-how13 de
negócios de uma companhia (FELLIPIO et al., 2000).
Abaixo uma figura que mostra como funciona o conceito de extranet:
13
O termo inglês Know-How é utilizado para designar uma técnica, um conhecimento ou uma capacidade desenvolvida por uma organização ou por uma pessoa. Fonte: <http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/knowhow.htm>. Acesso em: 19 out. 2009 às 23h15.
39
Figura 3 – Estrutura da extranet. Fonte: Workflow II – A Tecnologia que Revolucionou Processos, p. 131
4.2 Principais usos
A extranet além de possuir os mesmos recursos que a intranet, também pode
oferecer, segundo o site Article Garden (s.d.), tais recursos listados abaixo:
• Fornecer serviços on-line aos clientes;
• Participação em empreendimentos diversificados com outros setores;
• Colaboração com companhias distintas a fim de desenvolver novos
materiais de treinamento;
• Compartilhamento de diversos catálogos com os clientes, os
fornecedores e os vendedores, eliminando assim, custos com
impressão;
• Trocar faturas e pagamentos do faturamento através da troca de dados
eletrônicos.
40
4.3 Gerência de Documentos
Segundo Picoral e Solano (2000), as extranets possibilitam o
compartilhamento e armazenamento de comunicações, informações, cronogramas,
orçamentos, arquivos de projetos, planejamento, alterações, ou seja, todos os dados
que fazem parte de um certo empreendimento, em um endereço único na Web, que
pode ser acessado apenas por usuários do projeto que possuem a devida
autorização dada pelo coordenador de projetos.
O fato de a extranet aumentar a capacidade de comunicação demonstra que
ela é uma forte ferramenta na gerência de documentos de projeto, por diminuir o
tempo que seria gasto no transporte de arquivos via forma física. A extranet também
pode criar meios permitindo que os projetistas sempre tenham em mãos arquivos
atualizados.
Ainda conforme Picoral e Solano (2000), outro benefício para a gerência de
projetos é a “protocolação” do upload14 de cada arquivo e suas substituições. Existe
a possibilidade de se implantar um mecanismo capaz de fazer um aviso automático
cada vez que houver a inserção de um novo documento dentro do sistema e
possibilita a emissão de diversos tipos de relatórios que contêm registros de todos
os acessos ao sistema: download, upload, mensagens, liberação e bloqueio de
arquivos. Também é capaz de disponibilizar mecanismos de comunicação entre os
envolvidos na obra.
O sistema extranet é, sem dúvida, uma ferramenta importante e de fácil implantação, mas que auxilia a coordenação apenas no quê se refere a suas atividades de gerência de documentos do empreendimento. [...] A utilização de sistemas extranet de projetos significa um avanço significativo na área de transmissão de dados (PICORAL; SOLANO, 2000).
14
Significa mandar arquivos do seu computador para outro computador via Internet. Fonte: <http://www.nbz.com.br/links/glossario.htm#u>. Acesso em: 19 out. 2009 às 22h40.
41
5 COMPARAÇÃO
Uma vez já estudados os conceitos da internet, intranet e extranet, podemos
fazer uma análise entre essas três tecnologias. A figura abaixo exemplifica melhor
essa comparação.
Tabela 4 – Comparativo entre as tecnologias. Fonte: <http://www.oficinadanet.com.br/artigo/1276/internet_intranet_e_extranet_o_que_sao_e_quais_as_diferencas>.
Através da figura, nota-se que:
• Os benefícios existentes em comum entre as três tecnologias são a
comunicação instantânea e o compartilhamento de dados;
• A comunicação externa refere-se especialmente à internet e à extranet;
• A rede local (LAN) é exclusiva da intranet, assim como o compartilhamento de
impressoras;
• A intranet e a extranet possuem acesso restrito, diferentemente da internet
que tem um acesso livre.
42
5.1 Prós e Contras da intranet e extranet
A intranet e a extranet, apesar de serem tecnologias muito úteis para as
corporações, possuem tanto pontos positivos como pontos negativos. Nos tópicos
adiantes haverá a abordagem desses elementos.
5.1.1 Benefícios
Existem diversos motivos para a utilização da intranet e extranet como
plataforma de base de conhecimentos e de processos de negócios que o uso de
sistemas de computador proprietários ou baseados em papel.
Para muitas organizações, ter a informação certa no momento certo pode ser o fator decisivo para fechar uma venda ou cumprir um prazo. [...] as intranets aumentam a produtividade da organização, reduzem os custos e aumentam a capacidade de competição no mercado. (BREMMER; IASI; SERVATI, 1998, p. 39 - 40).
Segundo artigo de Marco Aurélio (s.d.), alguns dos principais benefícios são:
Informações dinâmicas - Documentos que estavam anteriormente em papel estão
agora localizados na Web interna. Estes documentos de Web podem ser mantidos
em dia mais freqüentemente e com mais facilidade que seus equivalentes em papel.
Estes documentos podem até ser atualizados em tempo real a partir de bancos de
dados corporativos. Isso leva a informações mais precisas e ágeis nas mãos dos
detentores do poder de decisão. As companhias podem agora reagir mais rápido a
mudanças nas condições de mercado.
43
Redução de papel - Este pode ser um dos principais motivos para as empresas
migrarem seus processos e documentos para um ambiente on-line. Com eles na
Web, pode haver uma grande redução na impressão e a distribuição centralizadas,
resultando em grande economia. Mesmo que impressão desses documentos ainda
aconteça, fica limitada às necessidades do usuário final, sob demanda, diminuindo
desperdícios de recursos e tempo.
Atendimento rápido aos empregados - Informações armazenadas on-line estão
sempre prontas para consumo rápido. Com um clique, os empregados podem
acessar diretamente a solução para seu problema. No modo antiquado o empregado
solicita a seu supervisor o envio de pedidos para a cadeia de decisões e fica
aguardando a resposta. Isso leva a demora e erros. Os empregados são também
capazes de escolher o horário para acessar as informações, fazendo uso mais
eficiente do tempo.
Facilidade de uso – Utilizar a intranet corporativa é tão simples como navegar nas
páginas Web da internet.
Uma única interface de cliente - O browser, Firefox, por exemplo, pode tornar-se a
interface universal para seus sistemas de informações. O resultado é a redução do
custo de propriedade dos computadores clientes uma vez que os processos são
executados nos computadores servidores e o cliente cuida apenas da exibição e
entrada de dados. Os custos de treinamento também são reduzidos uma vez que os
usuários precisarão aprender uma interface única.
Acesso global - O conhecimento armazenado na intranet pode ser acessado de
qualquer rede com o protocolo TCP/IP no mundo, basta apenas que o usuário tenha
autorização a conectar-se à intranet privada. Isso facilita para empregados que
estão em viagem de trabalho que pode acessar seus dados corporativos, já que
antes eles estavam arquivados em papel.
44
Conexão entre plataformas diferentes – Usuários de Sistemas Operacionais
diferentes, como Windows, MAC-OS, Unix podem se comunicar sem problemas.
Tudo de que se precisa é do browser. HTML, a linguagem da Web, é universal a
todas as plataformas.
Arquitetura aberta - Os protocolos da internet são abertos, resultado de padrões
elaborados por organismos administrativos globais. Com isso é possível ter o poder
de publicar até mesmo os dados armazenados nas bases de dados legadas.
Riqueza de multimídia – Com as intranets é possível não apenas publicar gráficos
e texto, mas sim áudios e vídeos, fornecendo outras ferramentas poderosas de
comunicação e de aprendizagem para a organização.
Nova cultura - A intranet tem o poder de construir uma nova cultura dentro de uma
corporação. Esta nova cultura é fundamentada na troca de informações e
colaboração, facilitado o fluxo rápido de informações dentro da organização. Os
departamentos que antes raramente interagiam estão agora colaborando em
grandes projetos.
5.1.2 Limitações
Marco Aurélio (s.d.) cita em seu artigo as desvantagens da intranet e extranet,
como:
Aplicativos de colaboração - Os aplicativos de colaboração oferecidos pela
intranet e extranet, não são tão poderosos quanto os oferecidos pelos programas
para grupos de trabalho tradicionais. É necessário configurar e manter aplicativos
45
separados, como servidores Web e correio eletrônico, em vez de usar um sistema
unificado, como seria feito com um pacote de software para grupo de trabalho.
Número limitado de ferramentas - Há um número limitado de ferramentas para
conectar um servidor Web a bancos de dados ou outros aplicativos back-end15. As
intranets exigem exclusivamente uma rede TCP/IP, já outras soluções de software
para grupo de trabalho podem funcionar com os protocolos de transmissão de redes
local existentes.
Manutenção periódica – É necessário que haja uma equipe para fazer a
manutenção do servidor WEB, visto que as informações nela contidas são dinâmicas
e podem ser alteradas da noite para o dia.
Ausência de replicação embutida - As intranets não apresentam nenhuma
replicação embutida para usuários que acessem remotamente. A linguagem HMTL
não é poderosa o bastante para desenvolver aplicativos cliente/servidor.
Ausência de sistema unificado - Não existe um sistema unificado com os pacotes
de grupos de trabalhos. Há a necessidade de configurar e manter aplicativos
separados, como servidores WEB e correio eletrônico.
15
back-end refere-se à parte do programa relativa ao servidor, sendo o front-end a parte do programa relativa ao cliente. Fonte: <http://vas-y.com/dicas/diccionario/b.htm>. Acesso em: 18 out. 2009 às 20h.
46
6 BBS – BRAZILIAN BUSINESS SCHOOL: ESTUDO DE CASO
Para complementar o estudo referente ao uso da intranet e extranet nas
empresas, veremos a seguir um estudo de caso da empresa BBS – Brazilian
Business School, onde será possível verificar as funcionalidades das ferramentas
para a empresa e quais os benefícios provenientes delas.
6.1 A Empresa
A BBS – Brazilian Business School – é uma escola de cursos de curta
duração, pós-graduação e MBA voltada para o mercado de negócios.
No ano de 1999, um grupo de executivos, com grande experiência acadêmica
e atuação no mercado financeiro, percebeu que o processo de globalização trazia
um novo cenário profissional.
Juntos, resolveram estruturar um programa de MBA que equilibrasse
excelência acadêmica e aplicabilidade, além de oferecer ao aluno a oportunidade
de concluir seus estudos na Universidade de Richmond, nos Estados Unidos,
inserindo-o no contexto da economia globalizada.
Em junho de 2000, a BBS iniciou seu programa de MBA Executivo na
cidade de São Paulo. Desde então, seu curso vem sendo respeitado pelo
mercado, sendo reconhecido pelo sétimo ano consecutivo no ranking da revista
Você S/A “Os Melhores MBAs no Brasil”.
No ano de 2005, a BBS criou seu primeiro curso especialmente formatado, a
convite do Centro de Excelência Empresarial Bovespa.
47
Em 2006, a BBS continuou seu processo de internacionalização,
estabelecendo seu curso de MBA em Luanda, Angola, direcionado a gestores das
maiores empresas do país.
A BBS é membro de duas das mais renomadas associações internacionais de
educação: AACSB International - The Association to Advance Collegiate Schools of
Business e o EMBA – Executive MBA Council. Como membro dessas associações,
a BBS amplia sua participação de forma globalizada, fazendo parte de um grupo
composto por mais de 650 instituições educacionais dos Estados Unidos, 46
organizações corporativas e mais de 200 instituições educativas em outros países.
Sua missão é formar líderes críticos e éticos, cuja visão global e atitude
empreendedora façam a diferença no ambiente corporativo. Já a visão da empresa
cita a BBS é uma comunidade, formada por professores, estudantes e
colaboradores, comprometida em se manter como uma escola de administração em
nível mundial de excelência. Seus valores são: sustentabilidade, percepção global,
excelência, ética e comunidade.
A estrutura organizacional da empresa é composta, em sua alta
administração, por um presidente, dois vice-presidentes e três conselheiros.
Há 7 anos a BBS está entre os melhores MBAs executivos de São Paulo de
acordo com a Revista Você S/A. Em 2007, a Revista América Economia considerou
a BBS como uma das melhores escolas de negócios da América Latina, em um
ranking que listou 48 das mais renomadas instituições do continente.
Até hoje, a empresa vem crescendo no ramo educativo e vem mantendo seu
nível de excelência em cursos de MBA.
48
6.2 A intranet na BBS
A intranet na BBS é um instrumento que a empresa possui com diversas
funcionalidades, facilitando suas atividades internas. Ela auxilia no desenvolvimento
de tarefas de funcionários, professores e dirigentes.
A figura 4 ilustra a página principal de sua intranet:
Figura 4 – Home Page Intranet. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/novoadmin/admin.asp>.
Como se vê na página principal, constam todas as informações e atalhos das
atividades da empresa, tais como cadastro de alunos, professores, cursos,
empresas, artigos institucionais, eventos, etc.
Um item bastante útil é a lista de contatos. Através dessa ferramenta, é
possível verificar todos os contatos cadastrados na base de dados da BBS, desde
professores até ex-alunos. A lista pode ser selecionada através de um filtro ou pode
mostrar todos os contatos existentes. Isso poupa um enorme tempo de busca pela
informação.
49
Figura 5 – Lista de Contatos. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/novoadmin/list_cont.asp>.
Após selecionada a lista de contato desejada, é possível verificar todos os
dados referentes aos alunos, por exemplo, se estão matriculados na escola, nome
completo, email, telefone, campus em que estudam, etc (dados importados de um
banco de dados interno). Isso facilita e agiliza o processo de secretariado da BBS,
melhorando as tarefas desempenhadas.
50
Figura 6 – Busca por Alunos. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/novoadmin/aluno.asp?tipo=1>.
As buscas por alunos podem ser filtradas também por alunos já formados,
que estão com a matrícula trancada, por aqueles que estão pendentes apenas pelo
TCC, desistentes, pelo nome do aluno, pelo curso, etc.
A intranet possui diversos recursos que agilizam mais ainda os processos
internos. Como é possível ver na figura acima, não é necessário retornar para a
página principal caso o funcionário tenha selecionado o filtro errado ou caso ele
queira fazer uma nova busca, basta apenas escolher se ele deseja listar os
professores, empresas, matérias, todos os contatos, etc.
Esse tipo de atalho para selecionar outra função dentro de uma aba, pode ser
encontrado em qualquer outra página da intranet.
Em Captura de pagamentos na aba Contratos, é possível exportar um
pagamento que um aluno, por exemplo, fez em um banco (pela internet) para a base
da dados da empresa com muita praticidade e rapidez. Apenas é necessário copiar
51
a página do banco no qual foi realizado e pode-se verificar o pagamento e colar na
área em branco, como se vê a seguir:
Figura 7 – Captura de Pagamento. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/novoadmin/Recebimentos.asp>.
Após pressionado o botão “importa”, os dados referentes ao pagamento feito
no banco serão importados automaticamente para o banco de dados da BBS e
ficarão armazenados em seu respectivo local. Essas informações ficam
armazenadas dentro da aba Contratos, como é possível analisar na próxima figura.
52
Figura 8 – Contratos. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/novoadmin/cad_cadastro.asp?acao=alterar&chave=898>.
Os dados que foram importados referentes aos pagamentos do aluno são
automaticamente inseridos na coluna Valor Pago e Nota Fiscal. Assim fica muito
mais simples o controle de pagamentos efetuados, diminuindo as chances de
equívocos quanto a isso, economizando tempo e facilitando o trabalho do
funcionário responsável.
Como foi visto, a intranet na empresa possui um papel bastante forte, sendo
imprescindível para facilitar e agilizar suas atividades e processos.
53
6.2.1 Análise da intranet da BBS
Podemos verificar que a intranet da empresa possui muitos pontos fortes.
Dentre eles, os principais são:
• Auxílio no desenvolvimento das atividades internas;
• Economia de tempo de busca pela informação;
• Diversidade de recursos/ferramentas;
• Agilidade nas atividades e processos internos.
Alguns desafios que podemos traçar para a intranet da empresa são o
desenvolvimento de algumas funcionalidades que hoje ainda não existem em seu
ambiente. Por exemplo, poderia ser criado um sistema de comunicação interno,
como um MSN Messenger ou Skype, facilitando e agilizando a troca de informações
entre os diversos setores da empresa.
Outro exemplo seria a implantação de um controle de ponto via intranet, na
qual os funcionários registrariam seus horários de entrada, saída e almoço através
de uma senha no sistema interno, acessível apenas dentro do ambiente da
empresa. Isso facilitaria a organização dos funcionários pelo setor de Recursos
Humanos.
Como pôde se perceber, há diversos aspectos positivos na intranet da BBS,
apesar dessa ferramenta ainda ter bastante espaço para expansão e novas
atribuições.
54
6.3 A extranet na BBS
A extranet da BBS tem um papel bastante significativo, pois é um diferencial
em relação a várias outras escolas de negócio. Com ela, é possível que os alunos
tenham acesso a diversas informações referentes ao curso, sem ter o trabalho de ir
à escola ou até ligar para a mesma.
Para o aluno acessar a extranet, basta se cadastrar no próprio site da escola
e esperar que o funcionário responsável verifique os dados do aluno e libere seu
acesso através de um login e uma senha.
A partir do momento em que o aluno se cadastra, é criado um email para ele
com o domínio da BBS, exemplo: [email protected]. O aluno terá esse email ao
longo de todo o curso e é bastante útil para se comunicar com outros alunos, com os
professores e com os funcionários da escola.
Vejamos agora uma imagem que mostra o layout e as funcionalidades que
estão disponíveis na página principal da extranet:
55
Figura 9 – Home Page Extranet. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/aluno.asp>.
É possível notar que os alunos têm acesso a dados como suas notas e faltas,
ao seu email, ao calendário escolar e até mesmo a lista de vagas de emprego
disponíveis conforme seu curso.
A imagem a seguir mostra o item Notas / Faltas dentro da aba Boletim. Nela é
possível ter acesso às notas do aluno e às faltas que o mesmo tem nas respectivas
matérias que cursa, e saber se já passou na matéria ou não, e se já ultrapassou o
limite de faltas.
56
Figura 10 – Notas e Faltas. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/imprimir_aluno.asp?acao=notas&trimestre=03&ano=09>.
Essa ferramenta traz um conforto a mais para todos os envolvidos,
principalmente para o aluno, uma vez que o mesmo necessita apenas de um
computador com acesso à internet para verificar seu andamento na matéria
desejada.
Outro item importante é o calendário de disciplinas. Com ela pode-se ver as
datas das matérias cursadas pelo aluno e até baixar arquivos das aulas que estão
disponíveis para download. Isso facilita significativamente a vida acadêmica do
aluno.
A próxima figura ilustra a página referente ao calendário de disciplinas.
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Figura 11 – Calendário de disciplinas. Fonte: <http://www.bbs.edu.br/imprimir_aluno.asp?acao=prof&trimestre=03&ano=09>.
Como é possível verificar, existe também um filtro de pesquisa por período.
Essa opção torna a busca do aluno mais fácil, rápida e objetiva.
Assim, podemos ver como é bem desenvolvida a extranet da BBS, permitindo
aos seus ‘clientes’ uma interface mais fácil e mais dinâmica junto à empresa.
6.3.1 Análise da extranet na BBS
Assim como na intranet, podemos verificar que a extranet da empresa
possui muitos pontos fortes. Dentre eles, os principais são:
58
• Economia de tempo de busca pela informação;
• Acesso a dados referentes ao curso;
• Acesso à lista de vagas de emprego;
• E-mail próprio com domínio da escola.
Alguns desafios que podemos traçar para a extranet da empresa são o
desenvolvimento de algumas funcionalidades que hoje ainda não existem em seu
ambiente. Por exemplo, poderia ser criado um boletim interno de notícias para que
os alunos estejam sempre atualizados do que está acontecendo na escola.
Outro exemplo seria a implantação de um boletim externo de notícias, com
informações referentes aos cursos, como mercado financeiro, e afins.
É possível verificar que existem diversos aspectos positivos na extranet da
BBS, porém, essa ferramenta ainda tem bastante espaço para expansão e novas
atribuições.
Abaixo encontra-se uma tabela comparativa entre as ferramentas da intranet
e extranet na BBS:
Tabela 5 – Comparativo entre as tecnologias da BBS.
Assim, nota-se que tanto a intranet quanto a extranet possuem variados
benefícios, que podem vir a proporcionar vantagem competitiva na empresa.
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7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A internet é muito importante ao profissional de administração no mundo
atual, caracterizado pelas novas Tecnologias da Informação. Na Era da Informação
a internet é muito valiosa para encurtar distâncias, facilitar processos e disseminar
informações. As empresas podem utilizar a internet para muitos fins, desde
conhecer os indicadores financeiros, fazer investimentos até fechar transações
eletronicamente.
Já a intranet pode ser compreendida como uma rede privativa (ao contrário da
internet que é pública) de computadores que se baseia nos mesmos padrões de
comunicação de dados da internet pública e da World Wide Web.
Os benefícios obtidos com a implementação de uma intranet dependem, entre
outros fatores, da atuação dos colaboradores, do estilo de gerência e da tecnologia
utilizada.
Para que uma organização tenha o máximo possível de benefícios com uma
intranet é necessário, primeiramente, definição de metas empresariais em comum,
em conjunto com o fornecimento de informações à respeito da intranet. É preciso
conscientizar os colaboradores da importância da nova rede, fazendo com que eles
ajudem no processo de implementação e utilização da intranet.
As organizações, na implantação da intranet, têm a responsabilidade de
coordenar os recursos e incentivar a troca de idéias, a gestão participativa etc.
Como pôde ser visto, a intranet é muito importante para a gestão. Por
exemplo, se um executivo de uma distribuidora de petróleo quiser uma informação
sobre o mercado mundial de petróleo, o executivo pode pesquisar na intranet da
mesma forma como pesquisa na internet - preenchendo um campo com a solicitação
dos dados - e os computadores localizam a informação em minutos. Assim ele
poderá tomar suas decisões com maior eficiência.
A extranet é tão importante quanto a intranet, uma vez que elas se
completam. Assim como foi dito no exemplo do executivo em uma distribuidora de
60
petróleo, com a extranet o mesmo executivo é capaz de ter acesso a essas
informações, mesmo estando fora da rede interna da empresa em que trabalha. Isso
economiza tempo e dinheiro, trazendo um grande benefício para toda a corporação.
Algumas reflexões que poderiam ser realizadas frente ao estudo nas
organizações, por exemplo, seria a possibilidade das mesmas viverem sem o uso da
intranet e extranet. No mundo atual, conclui-se que as empresas que não as
possuem podem estar em grande desvantagem em relação aos concorrentes.
Questões de segurança e desafios aos gestores de TI para lidar com essas
ferramentas também devem entrar no contexto, uma vez que informações
confidenciais sobre a empresa, poderão estar à disposição tanto na intranet quanto
na extranet. Assim, é necessário um investimento em segurança da informação para
que os dados internos das empresas estejam resguardados.
Este trabalho, portanto, consistiu em um estudo sobre as ferramentas da
internet, inclusive com uma pesquisa exploratória dessas ferramentas na empresa
BBS – Brazilian Business School.
Através desse estudo de caso foi possível obter evidências da importância da
intranet e extranet para a empresa. Mostrou-se as facilidades que as ferramentas
trazem aos funcionários e aos clientes, sendo muito úteis, e podendo servir também
como um diferencial para a empresa em relação às outras.
Convém ressaltar que o estudo de caso se baseou em uma única empresa,
para que se desse um foco maior em suas ferramentas da internet. Assim, a
pesquisa teve um caráter mais qualitativo do que quantitativo. Uma prova disso foi a
dificuldade de se quantificar os benefícios em termos financeiros que advém da
utilização da intranet e extranet por essa organização.
Os objetivos foram alcançados e este trabalho poderá auxiliar/embasar
futuros estudos e aprofundamentos sobre esse tema.
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