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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ESPÍRITO SANTO - CAMPUS COLATINA CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU ESPECIALIZAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA FABRÍCIO CRISTIAN BASTO USO EFETIVO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC) NA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO GABRIEL DA PALHA - ES COLATINA 2014

Uso Efetivo da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) na Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha-ES

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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO

ESPÍRITO SANTO - CAMPUS COLATINA

CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU ESPECIALIZAÇÃO EM

GESTÃO PÚBLICA

FABRÍCIO CRISTIAN BASTO

USO EFETIVO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO (TIC) NA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO

GABRIEL DA PALHA - ES

COLATINA

2014

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FABRÍCIO CRISTIAN BASTO

USO EFETIVO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO (TIC) NA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO

GABRIEL DA PALHA - ES

Trabalho de conclusão de cursoapresentado à Coordenação do Curso dePós-graduação lato sensu Especializaçãoem Gestão Pública, como requisito parcialpara obtenção do título de Especialista.

Orientadora: Profª. Dra. Lilia Márcia deAlvarenga Lourete.

COLATINA

2014

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FABRÍCIO CRISTIAN BASTO

USO EFETIVO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO (TIC) NA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO

GABRIEL DA PALHA - ES

Trabalho de conclusão de curso apresentado à Coordenação do Curso de Pós-

graduação lato sensu Especialização em Gestão Pública, como requisito parcial

para obtenção do título de Especialista.

Aprovado em 17 de outubro de 2014.

COMISSÃO EXAMINADORA

Profº. Dra. Lilia Márcia de Alvarenga LoureteInstituto Federal do Espírito Santo

Orientadora

Prof. Ma. Josiane Brunetti Cani FerrariInstituto Federal do Espírito Santo

Membro Interno

Prof. Dr. Elenilson Francisco Costa. Instituto Federal do Espírito Santo

Membro Externo

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DECLARAÇÃO DO AUTOR

Declaro, para fins de pesquisa acadêmica, didática e técnico-científica, que este

Trabalho de Conclusão de Curso pode ser parcialmente utilizado, desde que se faça

referência à fonte e ao autor.

Colatina ES, 17 de outubro de 2014.

FABRÍCIO CRISTIAN BASTO

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USO EFETIVO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO (TIC) NA PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO

GABRIEL DA PALHA – ES

EFFECTIVE USE OF INFORMATION AND COMMUNICATION

TECHNOLOGY IN MUNICIPAL GOVERNMENT SÃO GABRIEL DA

PALHA - ES

BASTO, Fabrício Cristian (1), LOURETE, Lilia Márcia de Alvarenga (2)

(1) Bacharel em Administração com Enfase em Análise de Sistemas. Faculdade Capixaba de Nova Venécia –UNIVEN, Nova Venécia/ES. E-mail: [email protected](2) Doutora em Educação pela Universidade Uninorte, Assuncão (Paraguai); Mestre em Educação pelaUniversidade Federal do Espírito Santo; Geógrafa e Professora de Geografia do Ifes, campus Colatina;orientadora de pesquisa e Professora do curso de Pós-graduação em Gestão Pública do Instituto Federal deEducação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo, Colatina, ES email: [email protected]

RESUMO

O presente estudo tem como objetivo geral analisar formas de incentivo ao uso dastecnologias existentes na Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha – ES. Apresentainformações acerca da importância do planejamento na gestão dos recursos de tecnologiada informação e comunicação (TIC). Destaca dados importantes relativos à criação derotinas de treinamento, suporte técnico adequado e proteção das informações geradas. Ametodologia empregada está estruturada nos procedimentos da pesquisa por levantamento.Apresenta dados levantados por meio de aplicação de questionário e analisadosqualitativamente. Os dados obtidos demonstraram que os servidores não recebemtreinamento ou orientação satisfatória e confiam pouco nas informações geradas. Osresultados obtidos determinaram ausência de planejamento contínuo e de treinamentos, oque torna a tomada de decisão ineficiente.

Palavras-chave: Gestão Pública; Tecnologia; Transparência.

ABSTRACT

This study purpose to analyze ways to encourage the use of existing technologies in themunicipality of São Gabriel da Palha – ES. Displays information about the importance ofplanning in resource management information technology and communication (ICT).Highlights important data relating to the creation of training routines, adequate technicalsupport and protection of information generated. The methodology is structured proceduresfor survey research. Presents data collected through a questionnaire and analyzedqualitatively. The data showed that the servers do not receive satisfactory training orguidance and little trust in the information generated. The results obtained determined theabsence of continuous planning and training, which makes decision-making inefficient.

Keywords: Public Management; technology; transparency

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1 INTRODUÇÃO

Por muitos anos, algumas organizações puderam continuar seus negócios, ainda

que tivessem pouco apoio da área de Tecnologia da Informação e Comunicação

(TIC). Hoje a realidade é diferente, a área é um fator crítico de sucesso, com as

informações geradas pelos sistemas informáticos é possível eliminar processos,

economizar tempo, dinheiro e aumentar a produtividade.

Para Gordon (2006) a TIC é composta por hardware, software, sistemas de

gerenciamento de banco de dados (SGBD) e tecnologias de comunicação de dados.

O hardware é o equipamento utilizado para processar as informações. O software

fornece as instruções em forma de linha de código para processar os dados. Os

SGBDs oferecem maneiras para armazenar e processar grandes quantidades de

informações de negócios. As tecnologias de comunicação de dados por meio das

redes das empresas e a internet permitem a comunicação das informações à

distância.

O desenvolvimento acelerado da informática foi primordial para o crescimento dos

negócios, que também viabiliza a gestão dos processos internos e externos da

administração pública orientando o gestor público no conhecimento de seus

cidadãos. É a integração desses elementos ao planejamento estratégico que

possibilita a gestão do desempenho.

A administração pública federal sempre desenvolve mecanismos tecnológicos

práticos, que demonstram o interesse na prática da transparência. Com o advento

da lei de acesso à informação, todos os órgãos públicos ou empresas privadas que

recebem recursos públicos são obrigados a disponibilizar informações para os

cidadãos na internet, de modo claro e de fácil acesso. Diante disso, é preciso criar

mecanismos tais como, cursos e treinamentos adequados para as pessoas que irão

utilizar e gerar essas informações, para evitar resistência e consequentemente um

projeto fracassado.

Sendo assim, este artigo traz como pergunta científica, norteadora desta pesquisa:

como se apresentam as formas de incentivo ao uso efetivo de recursos tecnológicos,

de modo a garantir informações de qualidade para uma tomada eficiente de

decisões na Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha? Na busca de resposta

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que venha atender a essa pergunta, traçou-se o seguinte objetivo geral: analisar

formas de incentivo ao uso das tecnologias existentes na Prefeitura Municipal de

São Gabriel da Palha – ES.

Para atender ao objetivo geral, foram traçados os seguintes objetivos específicos:

conhecer as rotinas de planejamento na área de Tecnologia da Informação e

Comunicação da Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha; conhecer o grau de

resistência no uso dos recursos de tecnologia da informação e comunicação;

verificar se os servidores recebem treinamento adequado quando ao uso de novas

tecnologias; analisar as rotinas de treinamento, cursos e manuais fornecidos para

institucionalização dos servidores.

Esta pesquisa justifica-se diante do cenário de constante incentivo à prática da

transparência, que impõe aos órgãos públicos o dever de prestar contas e trabalhar

de modo transparente, por isso, é preciso utilizar métodos modernos, com recursos

humanos qualificados para fazer funcionar de maneira clara e objetiva, todos os

processos e sistemas. É preciso diminuir a resistência à tecnologia e, para isso, as

organizações deverão estudá-la e adequá-la para estruturar os processos e eliminar

os problemas.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 HISTÓRIA E EVOLUÇÃO DA TIC NA GESTÃO PÚBLICA

A área de TIC no setor público foi marcada pela falta de planejamento, o que

ocasionou falhas e erros ao longo dos anos, principalmente nos pequenos órgãos

públicos. A partir da imposição legal, estes estão sendo obrigados a utilizar

efetivamente os sistemas e recursos tecnológicos.

Conforme Garcia (2010), a evolução do uso da tecnologia da informação na gestão

pública brasileira pode ser percebida em três fases, organizadas de acordo com os

focos predominantes nas aplicações desenvolvidas:

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De 1970 a 1992: foco na gestão interna: aplicações voltadas para a melhoria da

gestão interna e mais eficiência dos processos administrativos financeiros;

De 1993 a 1998: foco no serviço e informações ao cidadão: aplicações e processos

voltados para apoiar a prestação de serviços ao cidadão pessoalmente ou via

telefone;

De 1999 a 2004: foco na entrega de serviços via Internet: aprendizado e domínio

das tecnologias da Internet como ferramenta e canal de entrega de serviços.

Para Cepik e Canabarro (2010 apud Dunleavyi, 2006 e Holden, 2007), em sua fase

inicial, a utilização da Tecnologia da Informação representava alto custo para o

orçamento público, limitando-se às áreas específicas de inovação e defesa.

Progressivamente, ao longo das décadas de 1960 a 1970, a redução dos custos

permitiu que demais órgãos governamentais adotassem ferramentas de informática

para auxiliar sistemas de pagamento, de armazenamento de dados. Tarefas

rotineiras passaram a ser automatizadas por meio da criação de sistemas e

aplicações, com vistas a uma maior eficiência na realização dessas atividades.

As organizações vivenciam a era do conhecimento, processos que antes

demoravam muito tempo, hoje são realizadas em minutos, tudo de forma on-line, em

tempo real, facilitando as rotinas administrativas executadas.

O que chamamos de Revolução da Informação na verdade é uma revoluçãodo conhecimento. O que possibilitou fazer a rotina de processos não foramas máquinas; o computador é apenas o gatilho. O software é areorganização do trabalho tradicional, baseada em séculos de experiência,por meio da aplicação do conhecimento e, principalmente, de análisesistemática e lógica. O segredo não é a eletrônica, mas sim a ciênciacognitiva. O segredo para manter a liderança na nova economia e na novatecnologia vai ser a posição social dos profissionais do conhecimento(DRUCKER, S/P 2000).

Para o desenvolvimento de um TIC planejada e propícia às mudanças, é preciso

mais investimentos, para criar valor e entender que a tecnologia é o motor principal

para fazer funcionar todas as outras áreas.

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2.2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO (PETIC) NO SETOR PÚBLICO

A produtividade, a qualidade e o controle do serviço prestado, dependem

exclusivamente de um planejamento prévio estabelecido, acordado e

institucionalizado com todos os interessados, para que tudo saia como esperado.

A gestão de TIC na área pública precisa profissionalizar-se, para isso depende

exclusivamente dos recursos tecnológicos, que irão fornecer suporte necessário

para tal realização.

De acordo com Foina (2011), todo o trabalho a ser realizado nas organizações,

sejam elas pública ou privada, exige planejamento, quanto mais crítica for a tarefa,

mais importante é planejá-la detalhadamente. O resultado do planejamento é um

conjunto de ações que devem ser executadas por pessoas, essas pessoas devem

ser instruídas e motivadas a realizar a tarefa de maneira produtiva de acordo com os

requisitos estabelecidos pela organização.

Na elaboração do PETIC é necessário estabelecer política de treinamento,

segurança da informação, manuais e documentação, para que as outras áreas

primordiais possam realizar suas atividades com rapidez e eficiência. Não adianta

resolver os problemas à medida que surgem, é necessário um bom planejamento de

tecnologia da informação e comunicação, com as diretrizes, normas, critérios,

projetos e metas a serem alcançados para área no médio e longo prazo.

Diz Lira (2012 apud Costa, 2007), todo plano estratégico precisa ter desafios, bem

como os objetivos e metas a serem realizados ao longo do horizonte de tempo e

planejamento. É a formalização desses elementos que fornece os alvos a serem

alcançados pela organização.

O Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (PETIC),

deverá abranger dados, hardware, telecomunicações, segurança da informação e

gestão de pessoas. Tudo deverá estar bem definido e disseminado entre os

dirigentes da organização.

De acordo com Rezende (2003), o PETIC é um processo dinâmico e interativo para

estruturar estratégica, tática e operacionalmente as informações organizacionais, a

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TIC (e seus recursos: hardware, software, sistemas de telecomunicações, gestão de

dados e informações), os sistemas de informação (estratégicos, gerenciais e

operacionais), as pessoas envolvidas e a infraestrutura necessária para o

atendimento de todas as decisões, ações e respectivos processos da organização.

O planejamento exige um ciclo constante de desenvolvimento, gestão,

monitoramento e controle, que proporciona otimização nos custos e fornece

soluções inovadores que favorecerão a tomada de decisões. Um dos grandes

desafios dos governantes é a salvaguarda das informações, é preciso um bom

sistema de informações gerenciais (SIG) e um gerenciamento efetivo das

informações geradas, com vista a garantir disponibilidade, integridade, autenticidade

e confiabilidade das informações geradas, para atender os cidadãos com qualidade

e rapidez.

2.3 A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO EM TIC

A cada dia surgem novas tecnologias na área de TIC, onde é fundamental instituir

programas de treinamento e atualização constante. O PETIC precisa incluir

treinamento e suporte contínuo, para que todos possam realizar suas tarefas sem

medo de errar, com intuito de diminuir os gargalos e aumentar a produtividade da

equipe.

Falar em equipamentos e sistemas e não considerar o impacto que essasnovas tecnologias provocam nas pessoas (principalmente no níveloperacional das empresas) é cometer o erro clássico da informáticatradicional: “ajustar” as pessoas aos sistemas e culpá-las pela poucavontade e pouca colaboração na implantação desses novos sistemas, pelasdificuldades e eventual fracasso dos mesmos (FOINA, 2011, p. 85).

Em estudo realizado Freitas e Borger-Andrade (2004) confirmam que o treinamento

contínuo e a disseminação do conhecimento sobre os processos e tarefas da

organização são primordiais para o sucesso e produtividade de toda a equipe.

Na era da informatização, em qualquer investimento, é necessário a constante

disseminação do conhecimento, para que as pessoas entendam as diretrizes

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estratégicas e recebam treinamento adequado de acordo com o contexto de

execução de suas tarefas.

A melhor ferramenta para criação, transferência e disseminação deconhecimento ainda é a interação entre as pessoas. Entretanto, essainteração depende de fatores humanos e organizacionais que nem semprelhe são favoráveis. O processo inicia com o estabelecimento de conexões;em seguida estabelece-se um protocolo de comunicação (linguagemcomum), para então iniciar as conversações (normalmente em torno de umponto de interesse comum) e para, finalmente, estabelecer-se acolaboração entre pessoas (SCHLESINGER, 2008, p. 33).

A interação das pessoas é fundamental para que o que foi planejado saia como

esperado; a troca de conhecimento funciona como um mecanismo de auto

aprendizado, onde as pessoas são estimuladas a querer aprender e repassar o que

foi aprendido.

Diante disso, o treinamento deve fazer parte do Planejamento Estratégico da área

de TIC, um meio muito importante para o sucesso que qualquer projeto ou

implantação de sistemas ou novas tecnologias.

3 METODOLOGIA

Esta pesquisa partiu de premissas de que o uso efetivo de recursos tecnológicos

garante informações de qualidade, o que contribui para uma tomada eficiente de

decisões. Para o seu desenvolvimento, utilizou-se a seguinte metodologia:

Quanto à natureza, a pesquisa é Básica, pois buscou, por meio de conhecimento,

entender o comportamento do público-alvo desta pesquisa. De acordo com Castilho

et al. (2011), o objetivo da pesquisa Básica é de caráter intelectual, na busca de

alcançar a aprendizagem para satisfazer o desejo próprio do pesquisador em

adquirir novos conhecimentos e proporcionar informações passíveis de aplicações

práticas, sendo desvinculada de finalidades utilitárias a curto prazo.

Quanto aos procedimentos técnicos a pesquisa foi por levantamento, por meio de

aplicação de questionário a servidores da administração da Prefeitura Municipal de

São Gabriel da Palha. Segundo Gil (2002, p. 50) As pesquisas deste tipo

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caracterizam-se pela interrogação direta das pessoas cujo comportamento se deseja

conhecer. Basicamente, procede-se à solicitação de informações a um grupo

significativo de pessoas acerca do problema estudado para, em seguida, mediante

análise quantitativa, obter-se as conclusões correspondentes aos dados coletados.

Os dados levantados foram analisados a partir de uma abordagem qualitativa. A

pesquisa qualitativa, segundo Minayo (2004), trabalha com o universo de

significados, motivos, aspirações, crenças, valores e atitudes, o que corresponde a

um espaço mais profundo das relações, dos processos e dos fenômenos que não

podem ser reduzidos à operacionalização de variáveis.

Utilizou-se o método descritivo para processar as informações obtidas, a fim de

identificar as características do problema e, desta forma, atingir o objetivo deste

artigo. Segundo Gil (2002, p. 42), as pesquisas descritivas têm como objetivo

primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno

ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis.

A pesquisa foi desenvolvida na Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha, estado

do Espírito Santo, na qual foram analisados os recursos tecnológicos existentes,

documentação existente no Departamento de Tecnologia da Informação e

Comunicação e toda informação pertinente. O público-alvo da pesquisa foram 48

(quarenta e oito) servidores da área Administrativa (sede) da Prefeitura Municipal de

São Gabriel da Palha que utilizam os sistemas e recursos de TIC.

4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

No levantamento dos dados desta pesquisa foi utilizado um questionário composto

por seis (06) questões fechadas e uma (01) aberta, aplicado aos sujeitos da

pesquisa, com objetivo de responder à pergunta científica.

Os dados levantados revelaram que a maioria dos sujeitos possuem formação

superior (39,58%) e especialização (33.33%), sendo que 72,92% dos entrevistados

possuem domínio razoável dos recursos de tecnologia da informação.

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Foi ainda questionado se os mesmos receberam treinamento ou orientação sobre as

novas tecnologias implantadas, sendo que 64,58% afirmaram que não receberam e

apenas 35,42% receberam treinamento.

Um fator agravante, levando em consideração que o treinamento para os usuários é

de suma importância para garantir uma tomada de decisão sem erros, é que no

ingresso no serviço público 68,75% dos entrevistados não recebem orientação sobre

os sistemas e rotinas utilizados, o que torna a institucionalização dos servidores um

problema e gera gargalos nos processos devido à falta de conhecimento.

Obteve-se ainda que o setor de tecnologia da informação e comunicação não possui

um plano de treinamento ou mesmo um suporte técnico adequado, onde 66,67%

afirmaram que o mesmo nunca realiza treinamento sobre os sistemas que são

utilizados e 29,17% afirmaram que o setor realiza esporadicamente e apenas 4,17%

frequentemente.

Foi questionado também se os servidores confiam nas informações geradas pelos

sistemas da prefeitura. Os resultados revelaram que 50% não confiam nessas

informações, tornando a tomada de decisões demorada.

Por fim, foi solicitada a opinião sobre a Gestão dos Recursos de Tecnologia da

Informação e Comunicação, na qual foi identificado que o setor precisa estar mais

atuante; com um planejamento estratégico definido; com rotinas de treinamento

constante; mais profissionalismo; suporte técnico rápido; segurança da informação

(políticas, normas e backup) e maiores investimentos na área.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A presente pesquisa procurou analisar formas de incentivo ao uso das tecnologias

existentes na Prefeitura Municipal de São Gabriel da Palha – ES.

A pergunta científica e o objetivo deste trabalho foram atendidos a partir da análise

dos resultados obtidos no levantamento bibliográfico e aplicação dos questionários.

Tais resultados apontaram que os servidores estão inseguros quanto ao uso dos

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recursos tecnológicos existentes e que a gestão de TIC precisa melhorar e planejar

melhor as rotinas executadas

Nesta pesquisa foi identificado que a área de TIC não realiza treinamentos e não

possui um planejamento definido, o que torna a administração dos recursos mais

difícil e problemática. Tais fatos dificultam o incentivo ao uso dos recursos.

O estudo também elucidou que é necessário criar uma cultura de aprendizado, com

treinamentos contínuos e suporte técnico atuante, para incentivar os servidores a

utilizar os recursos sem medo de errar, evitando assim a resistência dos mesmos.

Outro item importante a ser considerado nesta pesquisa é que os usuários precisam

confiar nos sistemas instalados, para que não haja gargalos e que a tomada de

decisões seja mais clara e sem erros.

Diante disso, foi constatado que a sociedade é estimulada a buscar informações e

praticar o controle social, por outro lado, temos os funcionários públicos,

principalmente na esfera municipal que não são treinados adequadamente para

gerenciar e disponibilizar os sistemas para a sociedade, muitas vezes, mesmo

implantados, os sistemas e recursos não são utilizados na sua totalidade, gerando

desperdícios e diminuição da produtividade.

Portando, por meio da pesquisa realizada, conclui-se que o setor de TIC precisa

estruturar suas rotinas e processos, com o objetivo de proporcionar mecanismos de

suporte técnico adequado e acompanhamento da evolução da tecnologia, pois não

existem rotinas de planejamento, nem treinamentos para os usuários das TIC’S. Em

resposta à pergunta científica desta pesquisa é necessário que o setor de TIC

busque a profissionalização e reformulação da infraestrutura, o que proporcionará

suporte necessário para todos os projetos realizados.

Esta pesquisa contribuirá para que cada órgão público seja estimulado a investir

mais em recursos e tecnologias inovadoras, que incentivem os usuários a utilizar de

maneira efetiva tais recursos, o que favorecerá uma tomada eficiente de decisão. Os

resultados apresentados aqui não têm a pretensão de esgotar toda a discussão

levantada e travada neste artigo, detonada a partir da pergunta cientifica que

norteou esta pesquisa. Portanto, muito ainda pode ser pesquisado e desvendado

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acerca do tema central aqui tratado. Essa também é mais uma contribuição deixada

por este estudo.

6 REFERÊNCIAS

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DRUCKER, Peter. Além da revolução da informação. HSM Management, vol. 4, n°18, jan./fev. 2000. Disponível em: <http://www.strategia.com.br/arquivos/al%e9m_da_revolu%e7%e3o_da_informa%e7%e3o.pdf>. Acesso em: 24.jul. 2014.

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GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2002.

GORDON, Steven. R.; GORDON, Judith R. Sistemas de informação: uma abordagem gerencial. 3. Ed. Rio de Janeiro: LTC, 2006.

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MINAYO, Maria Cecília de Souza. Pesquisa Social. Petrópolis: Vozes, 2004.

REZENDE, Denis. Alinhamento Estratégico da Tecnologia da Informação ao Business Plan: Contribuição para a Inteligência Empresarial das Organizações. REAd – Revista Eletrônica da Administração. Edição especial 31, vol. 9, n. 1, fevereiro de 2003.

SCHLESINGER, Cristina Costa Barros...[et al.] Gestão do Conhecimento na Administração Pública. Curitiba: Instituto Municipal de Administração Pública - IMAP, 2008.