Informação E Conhecimento - Conceitos Essenciais

MBA em Negócios JurídicosDisciplina: Gestão da Informação e do Conhecimento em Negócios Jurídicos

Prof. Leonardo Barbosa de Moraes

Informação e Conhecimento -

Conceitos Essenciais

Dados x Informação x Conhecimento

DADOS Fatos não trabalhados:

Representam as coisas do mundo real: descrição elementar de coisas, eventos, atividades, transações;

Podem ser representados por vários tipos de dados, podendo ser números, letras, figuras, sons ou imagens;

Características: estruturado, facilmente obtido por máquinas, freqüentemente quantificado e facilmente transferível.

Ex: nomes, números de telefone, cep

INFORMAÇÃO Do latim informare (dar forma). São dados coletados,

organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significado e contexto, de modo que adquirem um valor adicional além do valor dos próprios dados. Estárelacionado ao propósito de uso e sua relevância.

Dados que foram organizados de modo a terem significado e valor para o receptor;

Características: Requer unidade de análise, exige consenso em relação ao significado e exige necessariamente a mediação humana.

Ex: Relação de nomes dos alunos do 5o. período.

Dados x Informação x Conhecimento

CONHECIMENTO

está ligado ao relacionamento entre informações, categorização, aprendizagem e decisão. Inclui reflexão, síntese e contexto.

Dados e informações organizados e processados para transmitir entendimento, experiência, aprendizagem e prática, aplicados a um problema ou atividade empresarial;

Percepção e compreensão de um conjunto de informações e de como essas informações podem ser úteis para uma tarefa específica;

Dados x Informação x Conhecimento

CONHECIMENTO

Exemplo: uma empresa descobre que alunos com médias acima de 30 tiveram mais sucesso profissional, levando a empresa a entrevistar somente candidatos com média acima de 30;

O conhecimento organizacional, que reflete a experiência e a prática de muitas pessoas, tem grande valor para todos os empregados;

Características: Difícil estruturação, difícil captura em máquinas, freqüentemente tácito de difícil transferência;

Dados x Informação x Conhecimento

Informação é aquilo que reduz incerteza;

Regras e relacionamentos podem ser estabelecidos para organizar dados em informação útil e valiosa;

O tipo de informação depende dos relacionamentos definidos entre os dados existentes;

A transformação de dados em informação é um Processo (seleção, organização e manipulação), que exige Conhecimento;

Processo: conjunto de tarefas logicamente relacionadas e executadas para atingir um resultado definido;

Dados x Informação x Conhecimento

Processo de transformação dos Dados

Na execução de uma dada tarefa, o conhecimento nos permite escolher ou rejeitar fatos, baseado em sua relevância;

Dados podem ser processados mentalmente, manualmente ou por computadores;

Adicionar novos ou diferentes dados significa que os relacionamentos podem ser redefinidos e novas informações podem ser criadas;

A complexidade do ambiente das organizações

Alguns olhares: para dentro

Gestão:

• Documentos•Informação•Conhecimento

Alguns olhares: para fora

• Inteligência competitiva

Alguns olhares: o tempo - passado e futuro

•Inteligência competitiva

•INOVAÇÃO

•Aprendizado organizacional

LEMBRANDO A ÚLTIMA AULA....

•A informação é um ativo, e assim deve

ser gerenciada.

ESSA PERCEPÇÃO ORIGINA UMA PREOCUPA-ÇÃO

A necessidade de gerenciar também todos os recursos

informacionais

Origem da Gestão dos Recursos de Informação

Fatores que, em conjunto, dispararam o surgimento da GRI:

1. Explosão informacional Séc. XX: livros, jornais, relatórios, pesquisas, satélite, radio,

TV, computador, CD, DVD, internet, web 2.0. etc

2. Proliferação de papel A maior parte da informação ainda estava em papel

3. Amplo uso de tecnologias para manuseio de informação TICs, sociedade da informação, ambiente de trabalho, etc.

Uma aUma açção do Congresso americano (PRA* ) ão do Congresso americano (PRA* ) dispara pesquisas e atividades voltadas para:dispara pesquisas e atividades voltadas para:

* Paperwork Reduction Act, 1980

Evolução da ação organizacional frente à informação

RelaRelaçções com outros conceitosões com outros conceitos

Visão: informação como um ativo, um recurso, com significado econômico . Visão: informaVisão: informaVisão: informaççção como um ativo, um recurso, com ão como um ativo, um recurso, com ão como um ativo, um recurso, com significado econômico . significado econômico . significado econômico .

Abordagem orientada a questões técnicas de manuseio de dados em formato eletrônico. Abordagem orientada a questões tAbordagem orientada a questões tAbordagem orientada a questões tééécnicas de cnicas de cnicas de manuseio de dados em formato eletrônico. manuseio de dados em formato eletrônico. manuseio de dados em formato eletrônico.

Origens na biblioteconomia, arquivologia, gestão administrativa e outras disciplinas com foco em armazenamento, recuperação, disseminação e uso de documentos em organizações.

Origens na biblioteconomia, arquivologia, gestão Origens na biblioteconomia, arquivologia, gestão Origens na biblioteconomia, arquivologia, gestão administrativa e outras disciplinas com foco em administrativa e outras disciplinas com foco em administrativa e outras disciplinas com foco em armazenamento, recuperaarmazenamento, recuperaarmazenamento, recuperaççção, disseminaão, disseminaão, disseminaççção e uso ão e uso ão e uso de documentos em organizade documentos em organizade documentos em organizaççções. ões. ões.

Records Management

DataManagement

Information Management

Os estágios

ESTÁGIO 1 ESTÁGIO 2 ESTÁGIO 3 ESTÁGIO 4

Descrição Controle Físico da informação

Gerenciamento da tecnologia de

automatização

GRI (Gestão dos Recursos

Informacionais)

KM (Knowle-dge

Management)

Época 1ª metade do séc. XX Anos 60 até meados dos anos 70 Meados de 70 aos anos 80

Caracte-rísticas

Gerenciamento de papéis, registros, relatórios, correspondências, registros de nascimento /morte / casamento e office design

Desenvolvimento e melhoria do processamento de dados, das telecomunicações e "office systems“.Responsabilidade transferida para gerências intermediárias

Traz a responsabilidade da gestão da informação para a alta gerência

Crescente dependência e penetração da TI em todos os níveis organizacionais (tomada de decisões e operacional)

Tecnolo-gias básicas

Papel, máquina de escrever, telefone, arquivos, máquinas de tabulação e microfilme

2ª e 3ª geração dos computadores, máquinas de cópia eletrônica (xerox?), processadores de texto, 1ºequipamento de comunicação por voz

Processamento distribuído da informação, computador pessoal e workstations multifuncionais

Sistemas especialistas, sistemas de apoio àdecisão, sistemas de “office intelligence”

Principal objetivo gerencial

Melhorar a eficiência dos processos e o controle físico da informação

Eficiência técnica e controle da informação

Foco na gestão integrada das tecnologias de informação e planejamento estratégico; e na integração dos recursos de informação manuais e automáticos

Porque?

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Leo Moraes - 2009

Importância da informação no contexto empresarial

Habilita a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, nos quais se inserem pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, além da própria informação.

Quando devidamente estruturada, integra os diversos subsistemas, e portanto, as funções de suas várias unidades organizacionais;

Facilita o desempenho das funções que cabem àadministração: planejar, organizar, dirigir e controlar operações;

O Grande desafio das organiza-ções modernas

•Obter informações relevantes e corretas

•Distribuir para as pessoas que necessitam

•No tempo adequado

•No formato esperado

•Na quantidade certa•Transformar, economicamente, os dados

em informações ou conhecimento para obter vantagem competitiva;

Estruturada Não Estruturada

Em papel

Digital

Não tem formato definido;

Ausência de temporalidade;

Normalmente Informal;

Desorganizada

Tipos de informação

Controle Operacional

Controle Tático / gerencial

Planejamento Estratégico

• Foca os processos de decisão para assegurar que tarefas específicas serão realizadas eficiente e eficazmente.• As informações necessárias aqui são bem definidas, de abrangência localizada e repetitiva. Uma vez que é freqüentemente usada, sua precisão éimportante.

• Foca nas decisões de alocação de recursos que precisam ser tomadas após as ‘visões’ e ‘objetivos’ tornarem-se claros.• As informações normalmente são obtidas através de interação humana e ‘serve’ para transformar estratégias em sistemas de trabalho, assim como para responder às surpresas que surgem interna e externamente.

• Decisões sobre os objetivos da organização elaboradas por um pequeno grupo gerencial do staff superior, geralmente de maneira criativa e não repetitiva. A qualidade do processo de elaboração do PE é de difícil avaliação em função da complexidade e randomicidade dos problemas apresentados.• As informações normalmente são coletadas externamente e variam na freqüência e conteúdo.

Tipos de problemas numa organização**

** (Gordon and Scott Morton, A Framework for Management Information Systems, 1989)

Leo Moraes - 2009

Tipos de problemas

Operacional Tático / gerencial

Planejamento Estratégico

Estruturado Contas a pagar / receber, controle de estoque

Análise de orçamentos, custos de engenharia, previsões de curto prazo

Localização de produção e depósitos

Semi-estruturado

Lista de produção, gerenciamento de caixa

Preparação de orçamentos, análises de mudanças globais de orçamentos

Fusões e aquisições, planejamento de novos produtos

Não estruturado

Sistemas de custos e de PERT

Vendas e produção

Planejamento de P&D

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Valor e qualidade da informação

Valor da informação Seu valor é diretamente dependente do quanto ela ajuda aos

tomadores de decisão atingir as metas da organização;

Pode ser uma medida do tempo para tomar uma decisão ou do aumento dos lucros;

Pode informar quando é o momento de se investir em sistemas e tecnologias de informação adicionais;

Pode ser uma informação que define os rumos estratégicos da organização (valor potencial); etc

É, então, uma medida do retorno que dá à organização. Ou o custo benefício existente entre a qualidade da informação e o desempenho proporcionado pela mesma.

Valor da informação Seu valor é diretamente dependente do quanto ela ajuda aos

tomadores de decisão atingir as metas da organização;

Pode ser uma medida do tempo para tomar uma decisão ou do aumento dos lucros;

Pode informar quando é o momento de se investir em sistemas e tecnologias de informação adicionais;

Pode ser uma informação que define os rumos estratégicos da organização (valor potencial); etc

É, então, uma medida do retorno que dá à organização. Ou o custo benefício existente entre a qualidade da informação e o desempenho proporcionado pela mesma.

A informação como bem econômico – suas leis

1ª LEI – a informação é(infinitamente) compartilhável

• Ao contrário dos ativos comuns, a informação pode ser compartilhada infinitamente e usada simultaneamente por inúmeras pessoas, sem que seja consumida nesse processo.

– Internamente � valioso elemento de integração de processos e de melhor compreensão da organização.

– Externamente � a ampliação do público que a informação atinge fortalece os vínculos e relacionamentos da organização com o ambiente externo.

• Ao contrário do compartilhamento, a replicação não agrega valor, apenas custos adicionais.

2ª LEI – o valor da informação aumenta com o uso

• O ativos comuns perdem valor com o uso (depreciação), a informação, ao contrário, quanto mais utilizada, maior o valor a ela associado.

• Pré-requisitos para o uso efetivo da informação:– Saber que ela existe– Saber onde está armazenada– Ter acesso a ela– Saber como utilizá-la– Receber a informação em formato adaptado às

necessidades do usuário, em termos de linguagem, nível de detalhamento e outros requisitos.

3ª LEI – a informação é perecível

• A informação perde seu valor potencial com o tempo.

4ª LEI – o valor da informação aumenta com a precisão

• Informações inexatas podem causar prejuízos, causar erros operacionais e decisões equivocadas.

• Em algumas situações a precisão de 100% énecessária. Em outras, valores aproximados são suficientes.

5ª LEI – o valor da informação aumenta quando há combinação de informações

• Quanto mais integrada a informação, maior seu valor potencial dentro das organizações.

• Para explorar essa característica surgiram, na década de 90, os sistemas integrados –conhecidos como ERP.

• A integração da informação permite a obtenção de uma visão sistêmica dos processos.

6ª LEI – mais informação não énecessariamente melhor

• Ao contrário dos outros ativos, a informação excessiva é um problema organizacional.

• A informação para ser útil, nesse caso, precisa ser filtrada para ser útil.

7ª LEI – a informação se multiplica

• Os outros ativos se esgotam com o uso.

• A informação é autogenerativa – tem a propriedade de multiplicação por operações de síntese, análise e combinação. Técnicas de datamining têm o propósito de gerar novas informações a partir de dados disponíveis.

Qualidade da informação

“propriedade, atributo ou condição das coisas ou das pessoas capaz de distingui-las das outras e de lhes determinar a natureza”

Ou

“numa escala de valores, que permite avaliar e, conseqüentemente, aprovar, aceitar ou recusar qualquer coisa”

(Aurélio)

Características de qualidade da informação

Características de qualidade da informação na dimensão tempo

Características Definições

Prontidão Relativa a disponibilidade da informação. A informação deve estar disponível no momento da necessidade;

Aceitação Deve estar atualizada quando fornecida;

Freqüência Deve estar disponível quantas vezes que for necessária. Não pode ser perdida após ser usada.

Período Relativa a visão histórica da informação, revelando sua evolução.

Características de qualidade da informação na dimensão conteúdoCaracterísticas Definições

Precisão Não contém erros. A imprecisão pode decorrer da imprecisão dos dados;

Relevância A informação deve ser relevante para um determinado propósito ou para um determinado usuário;

Integridade Todos os seus componentes devem estar presentes;

Concisão Somente o necessário deve estar contido na informação;

Amplitude Relativo ao alcance do conteúdo da informação;

Desempenho Pode ser adotada uma métrica relativa ao impacto da informação nos resultados desejados.

Características de qualidade da informação na dimensão forma

Características Definições

Clareza Facilidade de compreensão da informação.

Detalhe Grau de detalhamento necessário.

Ordem Deve ser organizada na seqüência necessária.

Apresentação / mídia

Deve ser no formato e na mídia adequados.

Características de qualidade da informação - outros

Características Definições

Acessível Deve ser facilmente acessível pelos usuários autorizados;

Segura Somente usuários autorizados podem acessá-la;

Econômica O valor da informação deve compensar o custo de produzí-la;

Flexível Pode ser utilizada para mais de um propósitoou por mais de um tipo de usuário;

Confiável A confiabilidade da informação pode decorrer do método utilizado na coleta ou decorrer da origem;

BEAL, Adriana. Gestão Estratégica da Informação – como transformar a informação e a tecnologia da informação em fatores de crescimento e de alto desempenho nas organizações. São Paulo: Atlas, 2004.

DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação – porque só a tecnologia não basta par o sucesso na era da informação. 6ª Ed. São Paulo: Futura, 1998.

FELIX, Wellington. Introdução à Gestão da Informação. Campinas, SP: Editôra Alínea, 2003.

McGEE, James e PRUSAK, Laurence. Gerenciamento Estratégico da Informação – aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como ferramenta estratégica. 12ª Ed. Rio de Janeiro: Campos, 1994.

SAVIC, D. Evolution of information resource management. Journal of Librarianship and Information Science, v. 24, n. 3, September 1992, p.127-138.

BIBLIOGRAFIA

datamining

• “Processo não trivial pelo qual são identificados padrões compreensíveis, válidos, potencialmente úteis e anteriormente desconhecidos em um conjunto de dados.”

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