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Faculdade Ietec Pós-graduação
Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos - Turma nº164 29 de Setembro de 2017
A importância da Coleta de Requisitos na Gestão de Projetos e da escolha das ferramentas adequadas para tornar essa etapa mais
eficiente
Débora Pereira Pinto
RESUMO
“Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito.” Essa frase,
dita por Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, resume a importância
da fase de planejamento de um projeto. No início do projeto, na etapa de planejamento, os
riscos e incertezas são grandes, porém os níveis de custo e de pessoal são menores. Nessa
fase, a capacidade de influenciar as características finais do produto do projeto, sem
impacto significativo nos custos, é mais alta, e reduz à medida que o projeto avança. Por
isso, antes de colocar “a mão na massa” e elaborar vários indicadores de desempenho,
deve-se empregar tempo e dedicação para a fase de planejamento. Realizar a coleta de
requisitos e a definição do escopo de maneira significativa é um passo importante para que
o projeto tenha sucesso e entregue exatamente o que foi contratado. Neste artigo serão
apresentadas algumas técnicas que podem ser empregadas a fim de garantir maior
eficiência na coleta dos requisitos e, consequentemente, na definição do escopo, trazendo o
projeto o mais próximo possível da necessidade do cliente.
Palavras-chave: Planejamento. Requisitos. Escopo.
1 INTRODUÇÃO
Segundo o Guia PMBOK® 5ª Ed., Gerenciamento de Projetos é a aplicação do
conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos
seus requisitos. E, entendendo o projeto como sendo único e exclusivo, é fácil perceber que,
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a cada novo projeto, os requisitos a serem atendidos deverão ser muito bem mapeados, a
fim de garantir seu sucesso.
Segundo a pesquisa PMSurvey de 2010, realizada pelo PMI com 460 organizações, 60,2%
dos projetos não são realizados no prazo e 43% deles apresentam problemas referentes à
mudanças de escopo constantes. Dessa pesquisa, é possível inferir que uma das causas do
atraso dos cronogramas dos projetos são as mudanças constantes de escopo. Uma
eficiente coleta dos requisitos não só reduziria as constantes solicitações de mudanças, mas
também contribuiria para que os projetos fossem realizados dentro do prazo definido.
Figura 1: Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização
Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010, Project Management
Institute – Chapters Brasileiros”.
Mudanças ao longo dos projetos são esperadas, e o gerente de projetos é o responsável por
implementar os processos necessários para mantê-las gerenciadas e controladas. Porém, a
ocorrência de solicitações de mudanças pode ser minimizada realizando-se processo de
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determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas
de forma a atender aos objetivos do projeto.
Quanto maior a complexidade do projeto, mais atenção deve ser dada à coleta de requisitos.
Para grandes projetos, segundo Romero e Andery (2016), cerca de 30% dos problemas que
ocorrem nas obras são decorrentes de um projeto mal desenvolvido, tanto no sentido do
planejamento do empreendimento quanto na concepção de instalações e equipamentos
(design), sobretudo na sua fase de concepção. Essas deficiências vão impactar nas fases
de execução dos empreendimentos e no cumprimento das metas de escopo e/ou prazo e/ou
custo estabelecidos e, quanto antes as mudanças forem realizadas, menor será o impacto
no ciclo de vida do projeto, como mostra a Figura 2 a seguir.
Figura 2: Impacto da variável com base no tempo decorrido do projeto
Fonte: PMBOK 5ª Edição
No Guia PMBOK® 5ª Ed., são citadas várias ferramentas para que a equipe levante todos
os possíveis requisitos do projeto, como Entrevistas, Grupos de discussão, Oficinas
facilitadas, Técnicas de criatividade em grupo, Técnicas de tomada de decisão em grupo,
Questionários e pesquisas, Observações, Protótipos, Benchmarking, Diagramas de contexto
e Análise dos documentos.
Na literatura também existe uma série de técnicas para identificação, coleta de requisitos e
especificações técnicas, como brainstorming, Pensamento lateral, desdobramento da função
qualidade (QFD) e o axiomatic design (AD).
O uso dessas técnicas permite obter informações adicionais acerca do produto, o
detalhamento de um aspecto específico do projeto ou de uma necessidade do cliente. Uma
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vez rastreados, os requisitos irão compor a matriz de requisitos, que permitirá associar cada
necessidade ao seu steakholder correspondente, facilitando o monitoramento e o aceite das
entregas.
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
O uso de ferramentas e técnicas para levantamento de requisitos, assim como a própria
aplicação do Gerenciamento de Projetos, teve seu início principalmente direcionado ao
desenvolvimento de projetos de Tecnologia da Informação (TI).
No Standish Group Report CHAOS de 2014, é feita uma citação a Alfred Spector, presidente
da Transarc Corporation, co-autor de um artigo publicado em 1986 que compara a
construção de uma ponte ao desenvolvimento de um software. A premissa de Alfred Spector
era que pontes eram normalmente construídas no prazo, no orçamento e não caíam. Por
outro lado, softwares nunca eram desenvolvidos no prazo ou no orçamento. Além disso,
sempre apresentavam algum problema. (No entanto, sabe-se a construção de pontes nem
sempre obtinham um desempenho tão brilhante. Muitos projetos de construção de pontes
ultrapassaram suas estimativas, prazos e algumas até caíam).
Para Alfred, uma das maiores razões para o sucesso dos projetos de construção de pontes
seria o design extremamente detalhado. Com o design congelado, o empreiteiro teria pouca
flexibilidade para mudar as especificações. Porém, com o ambiente de negócios dinâmico
dos últimos tempos, a mudança é quase uma certeza em um projeto, e um design
congelado não seria capaz de absorvê-la. Por isso, modelos de projetos mais flexíveis são
geralmente usados e, segundo Alfred, isso poderia ser, e foi usado, como justificativa para o
fracasso de projetos.
Atualmente, com o aumento da complexidade dos projetos tanto de TI quanto de
Engenharia e outras áreas, mudanças constantes de escopo continuam sendo um dos
grandes problemas do gerenciamento de projetos, conforme ilustrado anteriormente na
Figura 1. E uma atenção especial à fase de coleta de requisitos pode ser um bom antídoto
para esse problema.
A fim de prevenir e contornar os prováveis problemas que possam surgir durante a
execução de um projeto, o guia de boas práticas PMBOK®, cuja primeira edição foi
publicada em 1996, tem se aprimorado de modo apresentar conhecimentos e práticas que
sejam aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte das vezes.
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Segundo o PMBOK® 5ª Ed., gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus
requisitos. Esse guia descreve o ciclo de vida de gerenciamento de projetos em 47
processos, que são divididos em 5 grupos:
Processos de Iniciação
Processos de Planejamento
Processos de Execução
Processos de Monitoramento e Controle
Processos de Encerramento
O processo de Iniciação inclui dois processos: a aprovação formal do projeto através do
Termo de Abertura do Projeto (TAP), documento que nomeia o gerente do projeto e define
os objetivos gerais do projeto e a descrição dos produtos do projeto. E a identificação das
partes interessadas, ou seja, o registro de todas as pessoas ou organizações que podem
influenciar ou ser influenciadas positiva ou negativamente pelo projeto.
Coletar requisitos é um processo da fase de planejamento do escopo e, segundo o
PMBOK® tem o objetivo de definir e documentar as características dos produtos e serviços
do projeto que irão satisfazer as partes interessadas e as expectativas dos steakholders.
Segundo Xavier (2009), os requisitos são condições ou capacidades que devem ser
supridas pelo produto, serviço ou resultado do projeto, para satisfazer um contrato, padrão,
especificação, ou outro documento formal. Esses requisitos precisam ser definidos,
analisados e reportados com detalhamento suficiente para serem medidos (aceitos) e
controlados durante a execução do projeto. Todo projeto possui um ou mais clientes, sejam
eles internos ou externos e, segundo Xavier (2009), a visão que eles têm do escopo do
projeto é o que o PMBOK® chama de requisitos.
Identificar os requisitos dos steakholders (escopo na visão do cliente) é uma etapa
importante para facilitar a realização dos processos subsequentes da fase de planejamento:
definir do escopo e a criar da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Para que o processo de coleta dos requisitos seja iniciado, é imprescindível que a
necessidade do cliente esteja bem identificada e entendida, conforme estabelecida no
Termo de abertura do Projeto, e que os steakholders tenham sido identificados. Essas
informações são as entradas do processo, conforme mostrado na figura a seguir.
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Figura 3: Coletar os requisitos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas
Fonte: PMBOK 5ª Edição
Outras entradas desse processo são os planos de gerenciamentos do escopo, dos
requisitos e das partes interessadas. Ao fim do processo de coleta dos requisitos, serão
geradas duas saídas: a Documentação dos requisitos e a Matriz de rastreabilidade dos
requisitos.
A partir das informações de entrada, são utilizadas ferramentas e técnicas para os requisitos
sejam definidos. Dentre todas as ferramentas citadas no PMBOK® e na literatura, esse
artigo irá descrever de forma resumida e comparar algumas técnicas de coleta de requisitos
usualmente aplicadas em projetos de engenharia.
3 METODOLOGIA
Serão descritas e avaliadas quatro tipos de técnicas para coleta de requisitos aplicáveis em
projetos de engenharia e alguns fatores que devem ser levados em consideração para
escolha durante a etapa planejamento do projeto. As técnicas elencadas foram:
Questionários e pesquisas, Observações, Protótipos e Benchmarking.
Questionários e pesquisas: são conjuntos de perguntas escritas, projetadas para
acumular rapidamente informações de um grande número de respondentes. Os
questionários e/ou pesquisas são mais apropriados para audiências variadas,
quando uma resposta rápida é necessária, quando os respondentes estão
geograficamente espalhados, e quando uma análise estatística é apropriada.
(PMBOK® 5ª Ed.) Exemplo: pesquisa de mercado para o ramo automotivo: “2014
Global Automotive Consumer Study”, organizada pela Deloitte.
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Observações: fornecem uma maneira direta de se examinar indivíduos em seu
ambiente e como eles desempenham o seu trabalho ou tarefas e executam
processos. É particularmente útil para processos detalhados quando as pessoas que
usam o produto têm dificuldade ou relutam em expressar os seus requisitos. A
observação é também conhecida como “job shadowing” (aprendizagem por
observação). (PMBOK® 5ª Ed.). Exemplo: Observar como a montagem do motor é
executada na linha de produção para elencar os requisitos para um projeto de
otimização do processo.
Protótipos: é um método para se obter respostas iniciais sobre os requisitos
através de um modelo funcional do produto esperado, antes de efetivamente
construí-lo. Por ser um produto tangível, o protótipo permite que as partes
interessadas façam experiências com um modelo do seu produto final ao invés
de somente discutirem representações abstratas dos seus requisitos. Os
protótipos suportam o conceito de elaboração progressiva em ciclos iterativos de
criação de modelos em tamanho natural, experiências de usuários, geração de
opiniões e revisão do protótipo. Quando ciclos de coletas de feedback suficientes
forem realizados, os requisitos obtidos a partir do protótipo estarão completos
para se partir para a fase de concepção ou construção. (PMBOK® 5ª Ed.).
Exemplo: Protótipo de uma nova alavanca de marcha para um veículo, que irá
permitir visualizar possíveis interferências com os demais componentes e avaliar
ergonomia.
Benchmarking: benchmarking envolve a comparação de práticas reais ou
planejadas, tais como processos e operações, com as de organizações
comparáveis para identificar as melhores práticas, gerar ideias para melhorias e
fornecer uma base para medir o desempenho. As organizações comparadas
durante o benchmarking podem ser internas ou externas. Exemplo: Comparação
do desempenho de consumo de combustível de um veículo com modelos
similares de outras montadoras, tendo como meta tornar o modelo “o mais
econômico da categoria”.
Desdobramento da função qualidade (DFQ): tipo de técnica de oficina
facilitada, ou seja, sessão focada que reúne as partes interessadas chave para
definir os requisitos e ajuda a determinar as características críticas para o
desenvolvimento de um produto novo. Muito empregado na indústria de
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manufatura, o essa técnica consiste em realizar uma coleta das necessidades do
cliente, também conhecidas como a voz do cliente (VDC). Essas necessidades
são então objetivamente classificadas e priorizadas, e as metas para alcançá-las
são estabelecidas. Histórias de usuários, que são descrições curtas e textuais da
funcionalidade requerida, são frequentemente desenvolvidas durante uma oficina
de requisitos. (PMBOK® 5ª Ed.) Exemplo: criação de um novo motor cujos
requisitos foram elencados com o objetivo de corrigir os inconvenientes do motor
atual descritos pelos clientes, como alto consumo, ruídos, vibração etc.
A seguir serão apresentadas algumas vantagens e desvantagens que devem ser levadas
em consideração para escolha da técnica de coleta de requisitos mais adequada ao projeto.
Observações
Vantagens Desvantagens
Coleta o comportamento natural das
pessoas e permite auferir a usabilidade
de um processo.
Nível de intromissão relativamente baixo.
Para avaliar mudanças de processo é
preciso fazer várias iterações.
Apresenta o aspecto subjetivo do
observador.
Benchmarking
Vantagens Desvantagens
Permite uma comparação completa com
concorrentes, produtos ou projetos
similares.
Permite otimizar produtos e processos
com base em uma prática já utilizada.
Demanda investimentos (aquisição de
produtos concorrentes)
Requer tempo para realização e definição
dos parâmetros de comparação.
Questionários e pesquisas
Vantagens Desvantagens
Atinge um grande número de pessoas
com menor custo;
Permitem que os participantes
respondam quando acharem
conveniente.
Não há garantias de que a maioria dos
participantes responda o questionário.
Necessário muito cuidado e atenção na
elaboração das perguntas, para que as
mesmas não sejam mal interpratadas.
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Desdobramento da função qualidade (QFD)
Vantagens Desvantagens
Redução das taxas de insucesso no
lançamento de novos produtos, pois
garante que as informações levantadas
junto ao cliente no início do processo de
desenvolvimento estejam presentes no
produto lançado;
Aumentar a eficácia do próprio processo
de desenvolvimento ao criar uma base
de conhecimento do projeto.
A coleta das necessidades do cliente
realizada de maneira inadequada pode
comprometer a análise inteira e resultar
em prejuízos à empresa.
Se o período de desenvolvimento do
produto/serviço for muito longo, pode
não mais corresponder às necessidades
e desejos dos clientes, que mudam
rapidamente hoje em dia.
Protótipos
Vantagens Desvantagens
Permite obter um feedback antecipado
dos stakeholders;
Possibilidade de detectar erros nas fases
iniciais do projeto, reduzindo o tempo e o
custo de desenvolvimento.
Alto custo de investimento em relação à
outros métodos;
Demanda um tempo maior para sua
realização devido a complexidade do
sistema e a limitações técnicas
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Foram apresentadas anteriormente apenas algumas técnicas para coletas de requisitos,
mais comumente utilizadas pela Engenharia, seguidas de um exemplo prático da área
mecânica/automotiva. Existem técnicas específicas de coletas de requisitos que podem se
adequar mais ou menos a um determinado projeto. A escolha da técnica mais adequada
deve levar em consideração, dentre outros fatores, o tipo de projeto, o público alvo, o prazo
de desenvolvimento e os custos envolvidos no projeto.
Em geral, para projetos que ainda não possuem um escopo definido podem ser utilizados
Observações, Benchmarking e QFD a fim de se iniciar a coleta dos requisitos. Para os
projetos que já apresentam algum grau de definição, podem ser utilizados Protótipos e
Questionários e Pesquisas, com perguntas já direcionadas para elucidar algum ponto
específico do projeto. E para projetos cujos requisitos já foram elencados e que precisam
ser validados, são utilizados protótipos mais representativos, já com os materiais e design
definidos.
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5 CONCLUSÃO
O objetivo desse artigo é apresentar a importância da etapa de coleta de requisitos para
uma definição precisa do escopo de um projeto e a redução das suas constantes alterações,
um dos maiores problemas enfrentados durante o gerenciamento de projetos. Seja para
projetos de TI, Engenharia ou outras áreas, seja para o um projeto de pequeno ou grande
porte, um escopo mal definido acarreta atrasos e prejuízos financeiros às empresas e
aumentam as estatísticas de insucesso em projetos.
Assim, a realização da etapa de coleta de requisitos bem feita, com uma pesquisa
aprofundada sobre as necessidades e preferências do cliente é fator determinante para
contribuir com o sucesso de um projeto. O Guia de boas práticas PMBOK, assim como
outros nomes da literatura, apresentam várias técnicas e ferramentas que auxiliam nesse
processo. Porém, como a característica de um projeto é ser único, a decisão sobre quais
ferramentas e técnicas serão empregadas na coleta dos requisitos caberá principalmente à
equipe técnica que fará a especificação do escopo, pois eles possuem o conhecimento
necessário e serão os responsáveis por realizar o projeto na prática.
Neste artigo foram apresentadas apenas algumas técnicas mais conhecidas e geralmente
empregadas em Engenharia, assim como algumas vantagens e desvantagens a serem
observadas. Para a escolha da técnica e/ou ferramenta mais adequada a um projeto real,
recomenda-se analisar quais as restrições do projeto em relação a prazo e custo e qual o
público-alvo e partes interessadas se pretende alcançar.
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REFERÊNCIAS
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a. ed. –
EUA: Project Management Institute, 2013.
PMSurvey de 2010. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010,
Project Management Institute – Chapters Brasileiros
<http://www.mp.go.gov.br/portalweb/hp/33/docs/benchmarking_gp_2010_geral.pdf> (Acesso
em: 20 jun. 2017).
ROMERO, F. e ANDERY, P. (2016). Gestão de Megaprojetos: uma abordagem Lean. Rio de
Janeiro: Braspot, 2016.
XAVIER, C. M. da S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do
projeto / Carlos Magno da Silva Xavier. – 2ª.ed. atual. – São Paulo: Saraiva, 2009.
The Standish Group Report CHAOS, 2014 <https://www.projectsmart.co.uk/white-
papers/chaos-report.pdf> (Acesso em: 19 set. 2017).
Bruno Conde Perez Brum e Leandro Pena. Engenharia de Requisitos – Técnicas.
<https://brunobrum.wordpress.com/2011/04/27/principais-tecnicas-de-levantamento-de-
requisitos-de-sistemas/> (Acesso em: 19 set. 2017).
Eli Rodrigues - Técnicas e ferramentas para Coleta de Requisitos
<http://www.elirodrigues.com/2016/05/09/tecnicas-e-ferramentas-para-coleta-de-requisitos/>
(Acesso em: 19 set. 2017).
2017
Autorização de Divulgação de Artigo Técnico
AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO
AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC.
NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO.
BELO HORIZONTE, 29 /09/2017
CURSO: Pós Graduação – Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos
SEMESTRE/ANO: 1º /2017
TURMA: 164
TÍTULO DO ARTIGO:
A importância da Coleta de Requisitos na Gestão de Projetos e da escolha das
ferramentas adequadas para tornar essa etapa mais eficiente.
NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) ASSINATURA
Débora Pereira Pinto _____________________
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