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CONTRIBUTOS PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA UNIVERSIDADE DE ÉVORA
A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Josefa Nunes Correia
Serviços de Informática
Madalena Osório de Barros Pedro Fragoso
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A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
O Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) foi desenvolvido no âmbito de um Contrato-Programa estabelecido entre a Universidade de Évora e o Ministério da Ciência e Ensino superior no período 2004 - 2007.
GesDoc - Sistema de Gestão Documental
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Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
A consolidação do Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) e desenvolvimentos seguintes tiveram também financiamento do SAMA (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa) projetos a que a Universidade se candidatou junto da AMA e que foram aprovados:
- SAMA 2009 – período 2010 a 2012
- SAMA 2012 – período 2013 a 2015
GesDoc - Sistema de Gestão Documental
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental – Fase 1
2004
Entrevistas
Levantamento
Análise
2005
Análise
Desenvolvimento
2006
GesDoc v1
Disponibilização de Documentos públicos
2007
Registos
Circulação de documentos
Serviços Académicos, Técnicos e de Informática
Escola de Enfermagem
2008
Diretório
Serviços da Reitoria
Formação
Contrato-Programa com MCTES
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental – Fase 2
2009
Escola de Ciências e Tecnologia
Escola de Artes
Serviços Acão Social
Serviços de Ciência e Cooperação
2010
Escola de Ciências Sociais
Instituto Investigação e Formação Avançada
Serviços Administrativos
Início
2011
Departamentos
2012
Consolidação
Início do desenho da v2
Elaboração do Plano de Classificação
Fim Levantamento documental
SAMA 2009 - “Universidade de Évora - Reforço da infra-estrutura e consolidação/integração de sistemas de informação
Formação
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental – Fase 3
2013
Desenvolvimento v2
2014
GesDoc v2
Uniformização de modelos e formulários
2015
Certificação digital
SAMA 2012 - “Ser +Q - Qualidade nos serviços disponibilizados”
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Recentemente considerado pela RCC como um caso de sucesso
1ª Jornada da Rede Comum de Conhecimento (RCC), promovida em Maio de 2014 pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e Comunidade Intermunicipal do Alentejo Central (CIMAC).
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https://gesdoc.uevora.pt/
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental
Para além de responder diretamente ao despacho nº 174/2006 (Arquivo Digital de Despachos Reitorais e Outros Documentos de Divulgação Pública), visa genericamente: - a representação em formato eletrónico de informação de carácter administrativo e institucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo(s) digital(is); - a implementação de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos (como sejam a delegação, para procedimento, encaminhamentos, etc.), com total garantia de confidencialidade dos dados suportando diferentes níveis de acesso à aplicação.
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental
O desafio principal que se coloca a este projeto, baseado em ferramentas de workflow, tem por base a necessidade de, desenvolver uma plataforma tecnológica, de utilização simples e integrada, que permita a gradual substituição dos documentos em papel e processos administrativos associados, por um sistema eletrónico que faculte a digitalização, encaminhamento, despacho, notificação e preparação de indicadores de suporte à decisão, de toda a documentação entrada, saída e processada pelas diversas unidades orgânicas.
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Formação sobre a utilização da aplicação vai sendo efetuada quando necessário
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental
2007
Uma aplicação distinta de registo de documentos por unidade e bastante
resistência à mudança
Números distintos de registo do documento por unidade
Cópia do documento em cada unidade do seu circuito
Circulação demorada dos documentos
2014
Uma aplicação comum a toda a Universidade
Número único de registo para toda a Universidade
Digitalização do documento armazenada no servidor
Acesso imediato ao documento para consulta / tratamento
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GesDoc - Sistema de Gestão Documental
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Levantamento - Sistema de Gestão Documental http://www.si.uevora.pt/Noticias/Relatorio-no-ambito-do-Sistema-de-Gestao-Documental
O trabalho de levantamento no âmbito do Sistema de
Gestão Documental foi o resultado de um trabalho amplamente participado, iniciado em Setembro de 2010 (Circular nº 4/2010, de 21 de Setembro do Reitor) e inseriu-se nos trabalhos preliminares que conduziram à elaboração do Plano de Classificação documental
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A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
Plano de Classificação Documental
Das 124 Unidades elencadas a partir dos Estatutos da Universidade de Évora percorremos 65, o que representa 52% do total do universo organizacional Universidade de Évora, que considerámos ser representativo da nossa realidade, para a análise em causa. Foram feitas entrevistas entre Fevereiro e Maio de 2011.
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Plano de Classificação Documental - Objetivos
» A coerência nos procedimentos arquivísticos, independentemente dos seus executantes; » A uniformidade na classificação dos documentos de forma continuada no tempo; » A reunião física de todos os documentos relativos a um projeto, atividade ou caso, num mesmo processo; » A associação de todos os projectos, actividades ou casos similares a uma mesma função (classe); » A redução de extravios ou perdas de documentos; » A optimização das tarefas de recuperação dos documentos, nomeadamente através da multiplicação das formas de pesquisa e da redução dos tempos de localização; » A possibilidade de cruzar dados e obter informação estatística; » A viabilização das “ferramentas” necessárias à informatização e digitalização do arquivo no contexto da normalização da comunicação.
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Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
Plano de Classificação Documental - Classificador » O plano de classificação apresenta uma estrutura hierárquica, subdividindo-se do geral
para o particular, com um máximo de quatro níveis, sendo a sua codificação numérica e
aberta:
- O primeiro nível estrutura as grandes áreas funcionais da Universidade num total de 11 capítulos codificados de 10 em 10 (de 000 a 120);
- O segundo nível representa as subfunções em que as referidas funções podem ser decompostas;
- O terceiro nível – série – corresponde às atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas e pelos serviços e será o nível correntemente utilizado na classificação dos documentos, sendo a sua codificação sequencial;
- O quarto nível – subsérie – é uma ramificação do terceiro nível.
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Plano de Classificação Documental – Exemplo
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Plano de Classificação Documental – Principais Classes
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Plano de Classificação Documental – Estrutura Classificativa
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Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014
Plano de Classificação Documental – Conteúdos e unidades de arquivo
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