BPM Day Serra Gaúcha 2013. Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na...

BPM Day Serra Gaúcha 2013

Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo

UPF

José Luís de FreitasExecutivo Administrativo e Financeiro UPFjfreitas@upf.br

Kely DorigoniEscritório de Processos UPFkelydorigoni@upf.br

Estrutura FuncionalFUPF

Conselho Diretor

UPF(Reitor)

VRADM

Gestão Executiva

TI

Escritório de Processos

RH CONTAB FINANC ADM COMPRAS PATRIMÔNIO ORÇAMENTO

VREAC, VRPPG, VRGRAD

UPF Idiomas Integrado UPF

Processos

Pessoas

Tecnologia

Implantação do Escritório de Processos

Dez / 2011 Criação do Escritório de Processos - Reitoria

Fev / 2012 Estruturação do Escritório de Processos

Fev / 2013 Reestruturação da Equipe

Ago / 2013 Transferência para DTI

Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio UPF

Ferramentas de Apoio

- Orquestra BPM – Cryo- BizAgi Modeler- OpenProj

Apresentação dos Cases

Case 1 – Automação e Integração de Processos com o ERP

Case 2 – Melhoria e Documentação de Processos

Case 3 – Análise de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

Escopo: Reestruturação do Processo de Planejamento Orçamentário Institucional.

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Diagnóstico

- Falta de planejamento e cumprimento de prazos;- Falta de ferramenta adequada às necessidades;- Falta de conhecimento sobre gestão orçamentária;- Gerenciamento precário de solicitações de

suplementações;- Utilização de “verdinhos”.

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalO “Verdinho”

Desafios

- Cumprimento de prazos;- Cultura do planejamento de necessidades;- Cultura do papel (“verdinho”).

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Processos

- Planejamento Orçamentário Institucional- Ajustes e Suplementações Orçamentárias

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Melhorias Implementadas

- Definição do Processo e Regras de Negócio;- Definição dos responsáveis de cada centro de custo.

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Melhorias Implementadas

- Reestruturação do software de orçamento e integração com automação;

- Orçamento distribuído em 12 meses.

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Outras Melhorias Implementadas

- Definição de períodos controlados automaticamente a partir de um cronograma;

- Inserção automática dos valores de suplementações aprovadas.

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP

Melhorias Implementadas

- Gerenciamento do total de suplementações solicitadas.

Escopo: Processos que envolvem a disponibilização do recurso financeiro pela Prefeitura Municipal de Passo Fundo e a necessidade de aquisição de equipamentos do UPF Parque.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos

Diagnóstico

- Problemas de comunicação interna;- Falta de conhecimento dos envolvidos em relação ao

processo;- Muitos handoffs desnecessários;- Não cumprimento de prazos e falta de informações.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos

Desafio

- Atender aos prazos cumprindo todos os requisitos e alinhando o envolvimento de uma instituição de ensino superior de grande porte e um órgão público.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos

Processos

- Aquisição de Equipamentos do UPF Parque- Orçamento de Equipamentos- Licitação Modalidade Pregão

Melhorias Implementadas

- Definição dos processos, padronização da documentação e checklist de informações;

- Eliminação de áreas com envolvimento desnecessário;- Diminuição do tempo e adequação do orçamento;- Diminuição do ruído na comunicação com aproximação

das áreas envolvidas.

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos

Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos

Escopo: Identificar gargalos e dificuldades nos processos de pagamento de contas em espécie, cheques ou qualquer outro meio não informatizado.

Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

Diagnóstico

- O processo operacional de conferência de dados e efetivação de pagamentos é maduro e de baixa variação, no entanto, não existem ferramentas suficientes e adequadas de apoio.

Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

Entregas para Seção de Desenv. de Sistemas

- 10 processos mapeados de conferência e pagamento de contas;

- Identificados os principais problemas e necessidades de sistemas de cada processo;

- Priorização e detalhamento das demandas de desenvolvimento de sistemas e manutenções evolutivas.

Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

PROCESSO MAPEADONECESSIDADE DETALHADAPARECER JURÍDICOLAYOUT BANCO

Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP

Alguns Números

Fev / 2012 Dez / 2013

Número de Projetos: 13

Processos Mapeados: 110

Processos Redesenhados: 30

Aproximadamente 50 áreas envolvidas

Desafios do Escritório de Processos UPF

- Amadurecer e viabilizar melhorias na relação de trabalho entre a área de Desenvolvimento de Sistemas e o Escritório de Processos;

- Evoluir e garantir a implementação das auditorias internas de processos;

- Definição de indicadores por processos;

- Eliminar a Cultura do “Verdinho”!!!

Obrigado!

José Luís de Freitasjfreitas@upf.br

Kely Dorigonikelydorigoni@upf.br