Comunicação Empresarial - Profa. Katia Regina Luizari - Aula 6

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

� Se não mostrares o que és, permitirás que pensem o que não és.� (ditado chinês)

A empresa deve investir em comunicação para ser bem informada e para propiciar o mesmo à opinião pública, ao seu público específico e ao seu público interno; sobre tudo o que envolve suas atuações, produtos e serviços.

id18864062 pdfMachine by Broadgun Software - a great PDF writer! - a great PDF creator! - http://www.pdfmachine.com http://www.broadgun.com

Imagem Institucional

�Este não é um serviço de imprensa secreto. Todo nosso trabalho é feito às claras. Nós pretendemos fazer a divulgação de notícias. Isto não é um agenciamento de anúncios. Se acharem que o nosso assunto ficaria melhor na seção comercial, não o usem. Nosso assunto é exato. Maiores detalhes sobre qualquer questão serão dados prontamente e qualquer diretor de jornal interessado será auxiliado, com o maior prazer, na verificação direta de qualquer declaração de fato.

Em resumo, nosso plano é divulgar, prontamente, para o bem das empresas e das instituições públicas, com absoluta franqueza, à imprensa e ao público dos Estados Unidos, informações relativas a assuntos de valor e de interesse para o público.� (Yve Lee, jornalista americano)

1906, Yve Lee marcou o surgimento das Relações Públicas com a criação de uma Declaração de Princípios, em forma de carta aos editores.

� 1938: governo de Getúlio VargasDIP (Departamento de Imprensa e Propaganda)

� 1960: Brasil, empresas começam a perceber a importância da comunicação

� 1970: expansão das assessorias de comunicação; toda empresa queria ter ao menos um �jornalzinho�

� 1980: consolidação da área de comunicaçãoPetrobrás / Embratel / Vale do Rio Doce / Setor Privado

� 1990: final da década, revista Fortune publica:�estudo entre os principais executivos das 500 maiores empresas americanas mostra que eles investem 80% de seu tempo em Comunicação. Esse percentual envolve atividades de leitura sistemática de assuntos gerais e específicos, e-mails e clippings.�

� Hoje: a compreensão e o interagir com a comunicação empresarial deixou de ser responsabilidade de uma área apenas de especialistas � relações públicas, jornalistas e publicitários � para se tornar uma atribuição estratégica para todo profissional que deseje ascensão permanente.

Veículo rastreado por satélite sem desbloqueio de motorista

As informações administrativas, operacionais e técnicas são transmitidas de eficiente e adequada?

É expressamente proibidoFumar e jogar bituca de cigarro nos banheiros e pátio da

fábrica

-----Original Message-----From:Sent:Subject: Entrada e saída de veículos

Caros Colegas,Gostaríamos muitíssimo, se não for pedir demais.

Quando houver a necessidade de veículos, sem a necessidade de pesar, entrarem pelo portão lateral ou sem controle do Setor de Expedição, que este seja avisado com antecedência via correio com cópia. �Marido traído�, Somos os últimos a saber, isto é se fragar o caminhão entrando ou saindo. O que é pior quando vamos buscar informações recebemos respostas grotescas. Fato ocorrido ontem (12/02/09). atenciosamente.

Profissionalismo

respeite o tempo de seu receptor. Envie somente o que for absolutamente necessário, e referente a assuntos de trabalho

Comunicação por E-mail

Princípios básicos

hierarquia: sempre presente nos e-mails entre colegas, clientes e funcionários

cópias: acompanham a hierarquia; mensagem para o superior e as cópias para os demais; sempre usando campo cco

A exceção fica reservada para situações como, por exemplo, assuntos relacionados apenas a um departamento. Nesses casos, a mensagem será para o encarregado do setor, com cópia para o presidente da empresa ou o superior imediato.

�só escreva em um e-mail aquilo que falaria face a face com a pessoa

nunca discuta por e-mail nem redija quando estiver irritado

jamais use o correio eletrônico para fofocas

Postura

você é o autor; sua imagem está on line

leia e releia seu texto antes de enviá-lo

forma sintética, porém nos padrões corretos do idioma

destinatário: dirija-se sempre a ele, ainda que o nome conste no endereço

Linguagem

Linguagem

parágrafos: não mais que três

encerramento: atenciosamente ou cordialmente / abraços, até...

sinal de alta prioridade: somente em casos de real urgência

só mande se realmente for necessário

fotos, ilustrações e programas, apenas quando solicitados

informações: bem detalhadas sobre o que está enviando/alertar para a possibilidade de demora no download

Arquivos

responder sempre? Sim / máximo 48 horas

e-mail profissional: ao menos uma �satisfação� em 24 horas ou uma mensagem avisando que o assunto já está sendo encaminhado

Respostas

REUNIÕES PRODUTIVAS

�Nós não preparamos comida sem receitas, nem construímos casas sem plantas. Como podemos

querer que as reuniões tenham sucesso, se não as planejamos?� (George J. Lumsden)

Antes de convocar uma reunião responda sinceramente a si mesmo: esta reunião é mesmo necessária?

1. Qual o objetivo da reunião? (resuma numa frase)

2. Que resultados espero?

3. A ocasião é a mais adequada?

4. Não há mesmo outra alternativa, sem ser uma reunião?

5. O que acontecerá se a reunião não for convocada?

Itens fundamentais: agenda e estratégia

Agenda bem organizada = primeiro passo

ser distribuída com antecedência mínima de dois dias

conter horários (início e término), tempo para apresentação, discussão e intervalos; além de informações sobre o local e participantes

apresentar a reunião como uma oportunidade para soluções e crescimento

Simples ou complexa, grande ou pequena, toda reunião produtiva exige uma estratégia

Estratégia: �agulha� que alinhava, costura os tópicos da agenda

Participantes: convide ou convoque apenas as pessoas que realmente possam contribuir para o resultado positivo da reunião

Como Gerar Cooperação

EmpatiaMesmo indo na contramão da maioria, com relação ao pensamento corporativo, pessoas são mais importantes que empresas.

Bom Humor�Desamarre� o semblante, sorria!

Cumprimente os participantes com voz clara e firme. Olhe as pessoas nos olhos; demonstre ao grupo que você está satisfeito por estar ali, por estar com eles.

Mandamentos do Líder Eficaz

1º) Sempre fazer perguntas abertas que requeiram respostas completas

2º) Ignorar comentários que fujam do assunto

3º) Não entrar em confronto pessoal com participantes

4º) Manter o controle da agenda para que não haja desvio dos objetivos

Mandamentos do Líder Eficaz

5º) Fazer perguntas, tanto pessoais como em grupo, sobre assuntos relacionados ao tema

6º) Impedir que se formem grupos antagônicos dentro da reunião

7º) Conter, com firmeza, qualquer participante que monopolize a palavra

Mandamentos do Líder Eficaz

8º) Redirecionar as perguntas pessoais para todos os presentes

9º) Realçar as observações, feitas por participantes, que vão ao encontro dos objetivos do grupo

10º) Ser imparcial e solicitar a opinião do grupo quando surgir algum assunto fora dos temas propostos

Comunicação Empresarial Externa

SAC = feedback do cliente

Ouvidoria = ligação entre o cliente e a alta administração

Mídia = divulgação de notícias e informações da empresa

Comunicação com Organizações Públicas

Ofício = �carta� do setor público

Circula entre as organizações públicas ou entre um órgão público e o setor privado

Linguagem deve ser formal sem ser rebuscada, pois �as comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser compreendidas por todo cidadão brasileiro.�

(Manual de Redação da Presidência da República).