Curso básico de outlook 2007

Curso básico de Outlook 2007

Apresenta

Este modulo tem como objetivo responder a diversas

perguntas que se tem no dia-a-dia com o Outlook 2007.

Perguntas do tipo, como enviar email, como inserir anexos,

como encontrar email´s enviados e recebidos entre outras

dúvidas, que surgiram com a mudança visual do Outlook

2007. O novo Outlook tem muitas vantagens e melhorias

para os clientes da Microsoft. E estamos aqui para ajudar e

trocarmos experiências de aprendizados. Sejam todos bem

vindos ao 1 modulo.

I – Modulo: Dúvidas do dia-a-dia

Para enviar um email basta clicar no botão “Novo”Como na imagem a baixo

1.1 – Enviando email

1.2 – Enviando email

O novo Outlook 2007 tem uma caixa de ferramentas

com atalhos que facilitam o acesso rápido a diversas

tarefas, como anexar um arquivo, catálogo de

endereços, correção ortográfica, formatação de texto

entre outras vantagens, que agilizam o dia-a-dia.

O novo layout criado pela Microsoft possui traço de

Vista e Windows 7. Essa nova aparência traz

dinamismo e facilidades.

2. Barra de Ferramentas (atalhos)

2.1 Barra de Ferramentas (atalhos)

Exemplo: Anexando um arquivo

2.1 Barra de Ferramentas (atalhos)

Como adicionar cópia oculta no email?Na aba “opções” selecione “Mostrar Cco”. A opção de cópia oculta será exibida em todas as mensagens que for enviar

(veja na imagem a baixo)

3 – Opções no email

3.1– Opções no email Como solicitar confirmação de leitura?

Na aba “opções” e na barra de atalhos “controle” marque as opções (solicitar confirmação de entrega) e (Solicitar confirmação de leitura).

Desta forma, todas as vezes em que você enviar uma mensagem e ela for entregue uma nova mensagem irá te informar da confirmação de entregue da mensagem.

ATENÇÃO: A confirmação de leitura só será confirmada se o destinatário confirmar a leitura e enviar a confirmação.

3.1.1– Opções no email

Você pode redirecionar seus email. Ou seja, envia um email por uma conta e recebe as respostas em uma outra conta.

Por exemplo: paulo@pcti.com.br – desta conta enviei o email. Mas quero receber as respostas no marcelo@pcti.com

3.2– Opções no email

Na janela de “novo email”, clique na aba “Opções” e depois marque na caixa de ferramenta rápidas a opção de “Direcionar Resposta para”. Como na imagem.

3.2.1– Opções no email

3.2.2– Opções no emailNa nova janela que abrir, selecione a opção “enviar respostas para:” e digite o email que receberá as respostas. Como na imagem

3.2.3– Opções no emailPara desfazer está opção, desmarque “direcionar respostas para:”

3.3– Opções no email

Muitos email que recebemos as vezes vão parar na pasta de lixos eletrônicos. Fazendo com que não visualizemos o conteúdo presente no email.

Isso ocorre porque o Outlook possui uma segurança de email confiáveis. E os email que ele identifica como possíveis ameaças de vírus ele remove para esta pasta.

Mas nem todos os email contém vírus, e a uma forma de recebemos os email que confiamos.

Os email´s que confiamos podemos determinar o recebimento na caixa de entrada. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima da mensagem que foi recebemos no “lixo eletrônico”. Depois irmos até a opção “lixo eletrônico” > clicar com o botão esquerdo do mouse em “adicionar remetente a lista de remetentes confiáveis”. Como na imagem nº01

Depois que determinamos que este email é confiável. Podemos enviá-la para caixa de entrada. Como na imagem nº02

3.3.1– Opções no email

Imagem nº01

3.3.2– Opções no email

Imagem nº02

3.3.2– Opções no email

Com o novo Outlook 2007, os seus contatos podem ser compartilhados e ainda são organizados de forma mais fácil e ágil de se encontrar.

Adicionar um novo contato, basta alguns segundos.

Veja nas imagens a seguir....

3.4– Opções no email

Adicionando um novo contato.

3.4.1– Opções no email

A nova janela que abrirá, basta preencher o nome do contato e seu email. Ainda há outras opções de cadastro completo.

3.4.2– Opções no email

Outra opção é você receber um email e adicionar este email como seu contato. Para isso basta arrastar com o mouse o email recebido para o menu “contatos”. Como na imagem nº01.

Depois uma janela abrirá já com o cadastro do email recebido preenchido. Tendo somente a opção de salvar para que este email se torne um contato do seu Outlook. Veja na imagem nº02.

3.4.3– Opções no email

3.4.4– Opções no emailImagem nº01

3.4.5– Opções no emailImagem nº02

3.5– Opções no email

Compartilhando contatos de email´s.

ATENÇÃO: Está opção só é válida para os email´s que são configurados no Exchange.

3.5.1– Opções no emailPara compartilhar seus contatos, vá no menu “Contatos” e clique em compartilhar contatos.

3.5.2– Opções no email

Depois que você enviou o compartilhamento de contatos. A pessoa que recebeu o pedido irá ter que aceitar. Logo que houver o retorno da permissão do compartilhamento dos contatos, você irá receber um email dizendo de que o compartilhamento foi aceito.

Neste caso, você verá no menu “contatos” o nome da pessoa que você pediu a autorização para ver seus contatos na coluna acima.

Veja na imagem a seguir.

3.5.3– Opções no email

3.5.4– Opções no email

No entanto, para facilitar a localização dos email na hora em que for enviar. Você precisa copiar os email (neste caso Simone) para uma nova pasta. Assim quando você for enviar um email que o contato esteja na “Simone” você consiga localizar no “Para:”

Se não fizer isso, os email compartilhados não vão ser localizáveis na janela do “Para:”.

3.5.5– Opções no emailComo na imagem abaixo, você precisa criar uma pasta para os contatos compartilhados. Veja...

3.5.6– Opções no emailNa nova janela, digite um nome para nova pasta (contatos Simone) e clique em OK.

3.5.7– Opções no emailPercebam que foi criado o novo usuário. Agora precisamos copiar todos os contatos do usuário compartilhado para este usuário novo.

3.5.8– Opções no emailSelecione todos os contatos do usuário compartilhado e arraste para o novo usuário.

3.5.9– Opções no emailPronto! Agora você consegue localizar os email´s quando for enviar. Clicando no “Para” ou “Cc” ou “Cco”, você localiza os email´s.

3.6– Opções no email

Criar Lista de Distribuição facilita o envio ao mesmo tempo para vários email´s.

Mais conhecido como “Grupos” a Lista de Distribuição do novo Outlook, permite você enviar mensagens simultânea para diversos email´s.

É fácil criar sua Lista. Veja como!

3.6.1– Opções no emailNo menu “Contatos” clique com o botão direito do mouse e crie uma “Nova Lista de Distribuição”

3.6.2– Opções no emailNa nova janela crie um nome para sua “Lista de distribuição”.

3.6.3– Opções no emailDepois comece adicionar os membros desta “Lista de Distribuição”. Para finalizar clique no OK!

3.6.4– Opções no emailAgora quando você enviar um email para todos os seus clientes, basta digitar o nome da Lista de Distribuição que neste exemplo é “Cliente”.

Basta apenas digitar no Para: Cliente, que todos os email´s que estão nesta lista vão receber o email.

3.7– Opções no email

É fácil adicionar assinatura no seu email.

ATENÇÃO: As assinaturas que possuírem logo ou alguma marca da empresa, precisam serem montadas em tabela, para que não ocorra erro no copiar e colar na janela do Outlook.

3.7.1– Opções no emailClique no menu “Ferramentas” e no item “Opções”.

3.7.2– Opções no emailNa janela, clique em “Formato de Email” depois em “Assinaturas...”

3.7.3– Opções no emailNa nova janela, clique em “Novo” e digite um nome para assinatura. Exemplo: PCTI. E clique em OK.

3.7.4– Opções no emailNa nova janela, clique em “Novo” e digite um nome para assinatura. Exemplo: PCTI. E clique em OK.

3.7.5– Opções no emailPronto! Sua assinatura foi criada com sucesso.

Agora todas as vezes que você enviar uma mensagem sua assinatura irá automaticamente. Tanto no envio de novas mensagens quanto na respostas ou encaminhamento de outras.

Nesta ferramenta você define as formas de visualizações dos email´s.

4– Modo de visualização

Você pode configurar seu Outlook para receber e enviar suas mensagens a cada 1 minuto.Basta clicar no menu “Ferramentas” e “Opções”.

(Como na figura abaixo)

5 – Outlook: Dicas

Uma nova janela abrirá. Na aba “Configurar email” clique em “Enviar/receber”.

(como na imagem a baixo)

5.1 – Outlook: Dicas

Depois marque as opções “Agendar envio/recebimento automático a cada” e altere para “1” minuto e clique em fechar, depois OK.

(como na imagem)

5.2 – Outlook: Dicas

Alterando alerta de email´s.Se você quiser, o Outlook 2007 permite você está alterando o seu alerta de email.

Você pode deixar o aviso de alerta mais ou menos transparente.

Pode alterar o tempo de permanecia do aviso.

E ainda, pode definir o local mais apropriado para o alerta aparecer.

5.3 – Outlook: Dicas

Basta clicar no menu “ferramentas” e “opções”

Depois na aba “Preferências” clique na opção “opções de email”.(como na imagem)

Na janela que abriu, clique na opção “opções de email avançada”.(como na imagem)

Na nova janela, selecione a opção como na imagem e clique no botão “configurações de alerta na área de trabalho...”

Altere as opções como o mouse.

Depois clique em visualizar.

O alerta de mensagem será exibido na sua tela perto do relógio.

Você ainda pode alterar o local em o alerta deve aparecer na sua tela. Basta segura com o botão esquerdo do mouse sobre o alerta visualizado e arrastar para qualquer área da sua tela. Solte o botão e pronto! Seu alerta irá aparecer sempre neste local escolhido por você.

Feito isso!

É só ir clicando no OK de cada janela que foi aberta.

Você alterou as configurações do alerta de mensagens do Outlook.

Sabe aquelas dicas que surgem todas as vezes que colocamos o mouse parado em cima de um menu? Podemos tirar estas dicas. Muitas vezes elas atrapalham ou até mesmo pra quem já conhece a rotina de seu Outlook não precisa desta dicas.

5.4 - Outlook: Dicas

Clique no menu “Ferramentas” e “Personalizar”.

Na janela que abriu, desmarque a opção “Mostrar dicas de tela nas barras de ferramentas”. E clique em fechar!

Sabe quando as pessoas pra quem você envia uma foto por email e ela responde: - não estou conseguindo ver a foto pois ela está muito pesada. Ou, você não consegue enviar porque ela é muito grande e com certeza você precisaria de um desses software para editar a imagem.Com o novo Outlook 2007, isso fica fácil e sem edições, você mantém a qualidade da foto e ainda reduz seu tamanho.

Veja como isso é fácil!

5.5 - Outlook: Dicas

Quando você anexar a foto no email, basta clicar no menu “inserir” e na opção “opções do anexo” como mostra a imagem.

A nova janela que abrirá, você pode escolher as opções para diminuir ou até aumentar o tamanho da imagem. A opção recomendada é a “Média”. Como na imagem.

A diferença é notável.

Antes

Depois

Como o novo Outlook você pode agendar seus compromissos de forma fácil e mais ágil. Basta um simples clique e pronto seu compromisso já esta agendado.

O Outlook fica responsável em avisar quando o compromisso estiver chegando.

6.1 – Agenda

6.1.1 – Agenda

6.1.2 – Agenda

6.1.3 – Agenda

6.1.4 – Agenda

6.1.5 – Agenda

6.1.6 – Agenda

Fim!