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Diagramação Excel Básico 2007
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Excel Básico
2007
Sumário
Apresentação
1 – Unidade 1 – Conhecendo o Microsoft Office Excel 2007
1.1 Iniciar o Excel
1.2 A faixa de opções
1.3 Iniciador de Caixa de Diálogo
1.4 Botão do Microsoft Office
1.5 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
1.6 Conhecendo as Guias do Excel 2007
1.7 Linhas, Colunas e Células
1.8 Resolução de Tela
2 – Unidade 2 – Trabalhando com Planilhas
2.1 Inserir, Excluir, Mover e Copiar Planilhas
2.2 Renomear e Colorir Abas
2.3 Ocultar Planilhas
2.4 Modificar o Esquema de Cores
2.5 Personalizar Atalhos
2.6 Inserir, Editar e Excluir Dados
2.7 Salvar o Arquivo
2.8 Alterar a Altura de Linhas e a Largura de Colunas
2.9 Inserir Linhas e Colunas
2.10 Excluir Linhas e Colunas
2.11 Localizar e Substituir
2.12 Mesclar Células
3 – Unidade 3 – Movimentação, Formatação e Impressão
3.1 Recortar e Colar Informações
3.2 Copiar e Colar Informações
3.3 A Alça de Preenchimento
3.4 Formatar Célula
3.5 Mais Opções de Formatação
3.6 Ferramenta Pincel
3.7 Grupo Estilo (Autoformatação)
3.8 Plano de Fundo
3.9 Trabalhando com Imagens
3.10 Modo de Exibição Layout de Página
3.11 Configurar e Imprimir a Planilha
4 – Unidade 3 – Fórmulas, Equações, Funções e Gráficos
4.1 Fórmulas
4.2 Equações
4.3 AutoSoma
4.4 Função SOMA
4.5 Função MÉDIA
4.6 Função SE
4.7 A Barra de Status
4.8 Formatação Condicional
4.9 Construindo Gráficos
Apresentação
Os programas e aplicativos utilizados para a automatização de processos
de cálculo são conhecidos como Planilhas Eletrônicas. Estas ferramentas
surgiram no final da década de 70 para computadores pessoais. Atualmente
existem centenas, talvez milhares de programas que pertencem a esta classe.
O Microsoft Excel é a planilha eletrônica mais utilizada do mundo. Ele
possui recursos incríveis e fascinantes capazes de facilitar a criação e o
gerenciamento de planilhas, cálculos, listas e até mesmo de pequenos bancos de
dados. Ele também pode funcionar como uma poderosa calculadora, oferecendo
uma enorme variedade de funções e fórmulas.
O Excel possui várias versões. A mais recente pertence ao pacote do
Microsoft Office 2007: Microsoft Excel 2007.
Capítulo 1 Conhecendo a Microsoft Office
Excel 2007
Neste capítulo primeiramente aprenderemos a iniciar o Microsoft Excel
2007. Em seguida, conheceremos os elementos que formam sua janela,
começando pela Faixa de Opções, onde estão os Grupos, os Ícones, as Guias, o
Botão do Microsoft Office e a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Feito isso, conheceremos mais a fundo, cada uma das Guias do Excel
2007, Guia Início, Guia Inserir, Guia Layout da Página, Guia Fórmulas, Guia
Dados, Guia Revisão, Guia Exibição e Guia Desenvolvedor.
Ao final conheceremos os elementos que formam a planilha propriamente
dita: as Linhas, as Colunas e as Células e, finalizando o capítulo, veremos as
diferenças causadas pelas Resoluções de Tela.
Para iniciar o Excel, clique no botão “Iniciar”, na barra de tarefas, depois vá
até a opção “Todos os Programas”, em seguida vá até o menu “Microsoft Office” e
clique na opção “Microsoft Office Excel 2007”.
Pronto! Você já abriu o seu Excel, aproveite para se familiarizar com o
programa.
Ao clicar na opção Excel, o programa se abrirá mostrando sua área de
trabalho, que é a primeira planilha. Sempre que você abri-lo, ele exibirá três
planilhas de início, como você pode verificar no canto inferior esquerdo da imagem
a seguir, com os nomes de “Plan1”, “Plan2” e “Plan3”. Mais adiante aprenderemos
como inserir ou excluir planilhas e como renomeá-las.
1.1 – Iniciar o Excel
A Faixa de Opções possui guias organizadas em torno de cenários ou
objetos específicos. Os controles dispostos em cada guia são organizados em
diversos grupos.
Observe na imagem que há três componentes básicos para a Faixa de
Opções.
1 - São as GUIAS, projetadas para serem orientadas às tarefas. Existem
oito (o Excel exibe automaticamente apenas as sete primeiras guias a oitava guia,
Desenvolvedor, deve ser habilitada antes de ser exibida) guias na parte superior.
Cada uma representa as tarefas principais executadas no Excel.
2 - São os GRUPOS, que, dentro de cada guia, dividem uma tarefa em
subtarefas. Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados e reunidos.
1.2 - A Faixa de Opções
3 - Estes são os BOTÕES de comando, que, em cada grupo, executam um
comando ou exibem um menu de comandos. Um comando é um botão, uma caixa
para inserir informações ou um menu.
Os principais comandos do Excel estão na Guia Início. Os comandos dessa
guia são os mais usados quando realizamos tarefas básicas com planilhas.
Por exemplo, os comandos Recortar, Copiar e Colar são organizados
primeiramente na Guia Início, no grupo Área de Transferência. Os comandos de
formatação de fonte estão próximos, no grupo Fonte. Comandos para centralizar o
texto ou alinhar à esquerda ou à direita estão no grupo Alinhamento e comandos
para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no grupo Células.
.
Por padrão, o Excel exibe automaticamente apenas as sete primeiras guias,
são elas: Início, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. A
oitava guia, Desenvolvedor, deve ser habilitada antes de ser exibida.
Para isso, faça o seguinte: Clique no Botão do Microsoft Office, em seguida,
clique em Opções do Excel:
Atenção! Os grupos reúnem todos os comandos que você precisar para um tipo específico de tarefa e durante toda a tarefa eles permanecem em exibição e disponíveis, ao invés de serem ocultados em menus. Esses comandos vitais ficam visíveis acima do seu espaço de trabalho.
Feito isso, na janela que se abrirá, clique em Personalizar e, por último,
marque a caixa de seleção Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções:
Agora clique em Ok e a guia Desenvolvedor aparecerá no seu Excel.
Quando aparecer esta seta (denominada Iniciador de Caixa de
Diálogo) no canto inferior direito de um grupo, haverá mais opções disponíveis
para o grupo. Por exemplo, clique na seta no grupo Fonte. A caixa de diálogo
Formatar Células aparecerá, confira
1.3 - Iniciador de Caixa de Diálogo
Na guia Início, no grupo Fonte, você tem todos os comandos usados com
mais frequência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte,
alterar o tamanho da fonte e aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Se desejar mais
opções, como sobrescrito, clique na seta à direita de Fonte e você verá a caixa
de diálogo Formatar Células, que tem sobrescrito e outras opções relacionadas às
fontes.
O botão do Microsoft Office se encontra no canto esquerdo superior da
janela do Excel e abre o menu mostrado na imagem a seguir.
Através deste botão, podemos executar diversas tarefas importantes, como
Salvar e Imprimir, por exemplo. Aprenderemos estas funções mais adiante.
1.4 - Botão do Microsoft Office
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido se encontra na parte superior da
janela do Excel e fornece acesso rápido às ferramentas que utilizamos com mais
frequência, observe na imagem a seguir:
Você pode personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido,
adicionando comandos a ela, através do botão Personalizar Barra de Ferramentas
de Acesso Rápido.
Para isso, selecione na janela que se abrirá as funções que você deseja
que apareçam nela. Veja como é simples! Essa ação pode agilizar muitas tarefas
corriqueiras.
1.5 - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Para um piloto fazer seu primeiro voo, primeiramente ele precisa conhecer
muito bem os controles e botões que o avião possui no painel. Usar o Excel, ou
qualquer outro software, não é muito diferente. Para que possamos obter o melhor
na sua utilização, precisamos conhecer suas ferramentas, atalhos, menus e
recursos.
Agora iremos fazer justamente isto: conhecer cada uma das Guias do Excel
2007. Porém, antes disso, darei uma breve explicação sobre o porquê das Guias.
Sem dúvidas, o maior diferencial que o Excel 2007 possui em relação às
suas versões anteriores é a substituição das Barras de Menus e Ferramentas
pelas Guias que foram organizadas em: Início, Inserir, Layout da Página,
Fórmulas, Dados, Revisão, Exibição e Desenvolvedor.
A razão desta substituição foi o fato de que muitas ferramentas presentes
nas versões mais antigas do Excel eram desconhecidas por seus usuários porque
nelas a Barra de Ferramentas era padronizada de acordo com a frequência de uso
destes recursos e o espaço disponível para visualização, deixando assim, várias
ferramentas ocultas aos usuários.
Com a utilização de Guias, tanto a visualização quanto a utilização dos
recursos acima citados, tornaram-se extremamente mais fáceis e práticos para os
usuários do Excel 2007.
1.6 - Conhecendo as Guias do Excel 2007
1.6.1 – Guia Início
1.6.2 – Guia Inserir
1.6.3 – Guia Layout da Página
1.6.4 – Guia Fórmulas
1.6.5 – Guia Dados
1.6.6 – Guia Revisão
1.6.7 – Guia Exibição
As planilhas do Excel constituem a área de edição do documento. Uma
planilha é o conjunto de linhas e colunas que a formam. A intercessão das linhas e
colunas forma as células, que são os campos a serem preenchidos com números,
textos, valores ou fórmulas para cálculos.
Vamos analisar a ilustração a seguir.
1.6.8 – Guia Desenvolvedor
1.7 – Linhas, Colunas e Células
Note que as colunas são identificadas por letras maiúsculas. Depois da
coluna Z, os nomes destas colunas passam a ser representados por 2 ou 3 letras,
indo de A até XFD, num total de 16.384 colunas.
Veja que, diferentemente das colunas, as linhas são representadas por
números, indo de 1 até 1.048.576.
Já as células são referenciadas pela coluna e pela linha onde elas se
encontram. Por exemplo: uma célula situada na coluna E, linha 5 é a célula “E5”;
“A11” é a célula que se encontra na coluna A, linha 11, e assim por diante. Logo
acima da planilha temos o endereço da célula selecionada e, ao lado, seu
conteúdo.
Interessante: cada planilha do Excel 2007 possui um total de 17.179.869.184
células!
Se a resolução da tela no computador for baixa, por exemplo, 800 por 600,
alguns grupos na Faixa de Opções exibirão apenas o nome do grupo, no lugar de
todos os comandos no grupo. Nesse caso, você precisará clicar na seta do grupo
para exibir os comandos. Observe na imagem:
Em qualquer resolução que você utilizar, se diminuir a janela do Excel, em
algum ponto alguns grupos exibirão apenas os nomes dos grupos e você
precisará clicar na seta no grupo para exibir todos os comandos.
Se você trabalhar em um Tablet PC com uma tela menor, notará que a
Faixa de Opções se ajusta para mostrar versões menores das guias e dos grupos.
1.8 – Resolução da Tela
Se tiver uma tela maior, a Faixa de Opções se ajustará para mostrar versões
maiores das guias e dos grupos.
É hora de recapitular:
Neste capítulo aprendemos a iniciar o Excel,
conhecemos os elementos que formam sua janela,
conhecemos mais a fundo cada uma das oito Guias do
Excel 2007, conhecemos os elementos que formam a
planilha (Linhas, Colunas e Células) e vimos as
diferenças causadas pelas Resoluções de Tela.
Capítulo 2 Trabalhando com Planilhas
Neste capítulo começaremos a “pôr a mão na massa”. Teremos as
primeiras noções de como trabalhar com o Excel e aprenderemos atividades
básicas, porém essenciais no nosso dia-a-dia. Iniciaremos aprendendo a Inserir,
Excluir, Mover e Copiar Planilhas, Renomear e Colorir Abas, Ocultar Planilhas,
Modificar o Esquema de Cores e como Personalizar Atalhos.
Em seguida veremos como Inserir, Editar e Excluir Dados, como Salvar o
Arquivo, como Alterar a Altura de Linhas e a Largura de Colunas e como Inserir e
Excluir Linhas e Colunas.
Fechando este capítulo conheceremos a função Localizar e Substituir e
aprenderemos a utilizar a função Mesclar Células.
Como vimos no início do nosso estudo, normalmente uma pasta do
Microsoft Excel possui somente três planilhas, porém o Excel nos permite
trabalhar até com 255 planilhas diferentes em uma mesma pasta!
Para inserir uma nova planilha você deve clicar na aba localizada logo após
a aba com o nome de Plan3.
Esta é a forma mais comum para se adicionar planilhas, porém esta ação
também pode ser feita por meio do atalho do teclado “Shift+F11”. É muito prático!
Além de adicionar planilhas, também é possível que você exclua alguma
planilha desnecessária. Para isso, é só clicar com o botão direito do mouse sobre
ela e escolher a opção excluir.
2.1 – Inserir, Excluir, Mover e Copiar Planilhas
Veja como é fácil!
Você também pode mudar a ordem das planilhas, dentro de uma mesma
pasta, de maneira muito simples: arrastando-as para a direita ou esquerda. Para
isso, clique e mantenha pressionado o cursor do mouse sobre a aba da planilha
que você deseja mover e arraste-a conforme desejar! Tente fazer e veja como é
simples!
O Excel também possui outra função muito interessante: a de copiar uma
planilha, seja na mesma pasta que já está aberta, seja para uma nova pasta.
Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a aba da planilha que deseja
copiar (1) e, no menu que se abrirá, escolha a opção “Mover ou copiar...” (2),
assim:
Atenção! A planilha, após ser excluída não pode ser recuperada, portanto tenha
cuidado ao utilizar estes comandos!
Em seguida se abrirá a seguinte janela:
Para que criemos uma cópia de uma determinada planilha dentro da
mesma pasta que estamos trabalhando, devemos escolher, na parte de cima da
janela o nome desta pasta, em seguida a posição que desejamos que a cópia
fique nela, marcar a caixinha “Criar uma cópia”, na parte inferior da janela, e
depois clicar em OK.
Veja na ilustração a seguir:
Neste caso, criaremos uma cópia da Plan1 no final da pasta. O resultado
será este:
Caso desejemos criar uma cópia desta planilha em outra pasta é só
selecionar na parte superior da janela a opção “(nova pasta)”, marcar a caixa
“Criar uma cópia” e clique em OK. Veja:
Feito isso, o Excel abrirá uma nova pasta com a planilha que selecionamos
para ser copiada.
Fácil, não é?!
Como já estudamos, um documento do Excel pode conter várias planilhas
em um único arquivo, o que nos permite gravar todo um banco de dados sem
necessitar criar mais de um arquivo, bastando que criemos várias planilhas.
Para deixar seu arquivo mais organizado e para distinguir as diferentes
planilhas que ele contém você pode renomear as abas de cada planilha, atribuindo
um título diferente a cada uma delas e ainda selecionar uma cor diferente para
cada aba dentro da pasta!
Para renomear a planilha clique com o botão direito do mouse sobre onde
está escrito Plan1, Plan2, Plan3 ou qualquer outro nome e escolha a opção
2.2 – Renomear e Colorir Abas
“Renomear”, agora digite um novo nome que retrate o assunto ou tema abordado
na planilha. Veja como é simples.
Você pode ainda renomeá-las mais facilmente dando um duplo clique sobre
o título atual e escrevendo o nome que você deseja dar à planilha. Agora faça este
procedimento em seu computador e confira!
Para atribuir uma cor diferente para cada aba de sua pasta, clique com o
botão direito sobre a aba e escolha a opção “Cor da guia”:
Em seguida aparecerá uma janela onde você pode clicar sobre a cor que
deseja e pronto!
Legal, não é?! Você pode fazer isso para todas as abas de sua pasta!
Ocultar planilhas é um recurso muito importante do Excel, pois ele nos
permite ocultar algumas planilhas para que ninguém, por acidente, apague ou
altere alguma fórmula, ou simplesmente para que outras pessoas não a vejam, no
caso de se tratar de informação particular e/ou confidencial.
Para ocultar uma planilha, primeiramente clique com o botão direito do
mouse na aba da planilha que você deseja ocultar (1) e em seguida clique em
Ocultar (2), como mostrado na imagem a seguir:
O resultado será este:
Você deve estar curioso para saber como fazer para mostrar de novo as
planilhas ocultadas, não é?
É muito simples também!
2.3 – Ocultar Planilhas
Clique com o botão direito do mouse em qualquer aba (1) e depois clique
em Reexibir (2), veja:
Na janela que se abrirá selecione a planilha que deseja reexibir, neste caso
Plan3, e clique em Ok:
Pronto! Veja as três planilhas exibidas normalmente de novo!
Suponhamos que você esteja cansado da cor azul do Excel 2007 e queira
variar de vez em quando. Para isso basta mudar seu esquema de cores!
Faça o seguinte: (1)clique no Botão do Office e em (2)opções do Excel.
Você terá três opções de cores: Azul, Prateado e Preto.
2.4 – Modificar o Esquema de Cores
Agora (3)clique na seta, (4)escolha a opção Prateado e (5)clique OK:
O Resultado será este:
Você também pode escolher a opção Preto, veja:
Talvez você esteja enfrentando certa dificuldade para encontrar alguns
comandos e botões no Excel 2007 que facilmente eram encontrados nas versões
anteriores do Excel como, por exemplo, o botão imprimir.
Para resolvermos isso, vamos aprender a personalizar a Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido do Excel 2007.
Primeiramente, clique no Botão do Office(1) e depois clique em Opções do
Excel(2), assim:
2.5 – Personalizar Atalhos
Na janela que se abrirá, clique em Personalizar, veja:
Agora clique na opção Impressão Rápida e depois no botão Adicionar:
Pronto, a Impressão Rápida foi adicionada! Agora clique em OK.
O Atalho Impressão Rápida foi adicionado à sua Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido do Excel 2007.
É só clicar nele e imprimir.
Prático, não é? Para inserir outros atalhos siga os passos de 1 a 5
escolhendo a opção do atalho desejado.
O Excel 2007 ainda oferece a opção de escolher atalhos por Guia. Como
mostrado a seguir:
Para inserir dados no Excel, basta que você clique na célula onde deseja
inseri-los e digite o texto e/ou número utilizando o teclado.
Experimente e confira!
O Excel sempre classificará tudo que está sendo digitado dentro de uma
célula em quatro categorias:
1. Um número,
2. Um texto ou um título,
3. Uma fórmula, ou
4. Um comando.
2.6 – Inserir, Editar e Excluir Dados
O Excel consegue diferenciar número de texto pelo primeiro caractere que
você digitar. Como padrão, ele alinha números à direita e textos à esquerda da
célula. Veja:
Obs.: Caso você insira qualquer caractere juntamente a um número, seja
um ponto, um acento ou uma letra, o Excel o considerará como um texto.
Agora você aprenderá a editar os dados que inserimos na planilha.
Editar dados significa alterá-los de alguma maneira. Por exemplo, imagine
que você inseriu um dado em uma determinada célula e logo após você percebeu
que digitou o texto ou número de forma incorreta, por este motivo você precisa
corrigi-lo.
Primeiramente, é preciso que você clique sobre a célula cujo conteúdo será
alterado. Feito isso, você poderá simplesmente digitar o conteúdo correto clicando
sobre a célula e digitando o novo conteúdo sem precisar apagar o que você
digitou anteriormente.
Outra opção é a que você edita (corrige) o conteúdo da célula em questão
sem necessitar digitá-lo todo novamente, ou seja, você pode simplesmente corrigir
a letra ou número digitado incorretamente sem precisar “mexer” no que está certo.
Para isto, clique sobre a célula com o erro, pressione a tecla F2 no topo de
seu teclado e clique com o mouse no local onde deverá ser feita a correção ou
mova o cursor com as setas do teclado. Agora insira o novo conteúdo, veja em
nosso exemplo:
Suponha que ao invés de “Excel” tenhamos digitado “Exel”, sem a letra “c”:
Para corrigir esse erro, clique sobre a célula, pressione no teclado o
botão F2 e mova o cursor até o espaço entre as letras “x” e “e”:
Agora é só inserir a letra “c” que estava faltando e pronto!
Feito isso, para confirmar a alteração, deve-se pressionar a tecla “Enter”.
Pronto! O texto estará corrigido.
Note que acima da planilha, na barra de ferramentas, existe um espaço
precedido das letras “fx” onde está reproduzido o texto da célula selecionada: esta
é a famosa Barra de Fórmulas do Excel.
Com ela você também pode editar o conteúdo da célula selecionada, basta
que você clique nela e edite o conteúdo. Feito isso, tecle “Enter” e a alteração será
confirmada.
Para excluir (apagar) os dados de uma célula, basta que você clique sobre
a célula com a informação a ser apagada e pressione a tecla “Del” ou “Delete” em
seu teclado (geralmente localizada ao lado direito da tecla “Enter”).
Atenção!
Quando clicamos sobre a célula B2 e pressionamos a tecla F2 no teclado,
aparecerá o cursor (aquela barra vertical intermitente). Então você deve clicar
com o mouse entre as letras “x” e “e” e digitar a letra “c” que estava faltando,
sem termos que apagar o restante do conteúdo!
Para salvar uma planilha do Excel pela primeira vez, clique no Botão do
Microsoft Office e escolha a opção “Salvar Como”, veja a ilustração:
As duas opções mais utilizadas são: Pasta de Trabalho do Excel e Pasta de
Trabalho do Excel 97-2003.
1° opção: Na primeira opção, seu arquivo será salvo no formato do Excel
2007 (.xlsx), e só poderá ser visualizado por quem possuir este programa.
2° opção: Na segunda opção, seu arquivo será salvo no formato
tradicional (.xls) e poderá ser visualizado por qualquer pessoa que possua
qualquer versão do Excel.
2.7 – Salvar o Arquivo
Quando salvamos uma planilha pela primeira vez, o Excel exibe uma janela
que permite que digitemos um nome para o arquivo e escolhemos onde
desejamos que ele seja salvo.
Note que na parte superior da janela aparece o texto “Salvar em:” e ao lado,
as pastas de seu computador onde você poderá salvar o arquivo. Já na parte
inferior vemos o texto “Nome do arquivo”, onde você pode atribuir um título à sua
planilha.
Depois de ter escolhido a pasta onde deseja salvar o arquivo e ter dado um
nome a ele, clique no botão “Salvar”. Pronto! Você já salvou sua planilha e agora
não correrá mais o risco de perder nenhum conteúdo dela!
Quando você já tiver salvado o arquivo e precisar fazer alguma alteração no
mesmo, clique no ícone em forma de disquete, que aparece destacado na imagem
a seguir, na barra de ferramentas de acesso rápido do Excel para salvar estas
alterações.
Dica: Salve constantemente as alterações que você fizer em sua planilha,
isso ajuda a garantir que você não perca nenhuma parte do seu trabalho!
Agora vamos aprender como alterar a altura das linhas e a largura das
colunas.
Fique atento (a)!
As linhas e colunas de uma planilha no Excel possuem um tamanho
padronizado, entretanto podem ser reajustados para o tamanho que você desejar.
A altura padrão de uma linha é de 15 pontos. Para redefinir esta altura,
posicione o cursor do mouse na linha divisória entre duas linhas. Note que o
ponteiro do mouse se transformará em uma linha com duas setas nas pontas.
Agora mova o mouse para cima (caso deseje diminuir a altura da linha) ou para
baixo (caso deseje aumentá-la).
Caso você queira atribuir uma determinada altura para várias linhas, ou até
mesmo para uma só, faça assim: clique no número referente à primeira linha que
você pretende aumentar ou diminuir a altura. Sem soltar o botão do mouse,
arraste o ponteiro até a última linha que você pretende aumentar. Feito isso você
terá selecionado todas as linhas que serão redimensionadas.
Agora vá ao grupo Células, clique em Formatar e escolha a opção “Altura
da Linha”:
2.8 – Alterar a Altura de Linhas e a Largura de Colunas
Na janela que se abrirá, digite a altura que você deseja atribuir às linhas
selecionadas, por exemplo, 18 pontos:
Clique em OK ou pressione Enter e pronto, a altura das linhas selecionadas
aumentou de 15 para 18 pontos. Para diminuir a altura das linhas o processo é o
mesmo, é só você digitar um valor menor do que 15 pontos.
A largura padrão de uma coluna é de 8,43 pontos. Para aumentar esta
largura, posicione o cursor do mouse entre duas colunas e arraste o ponteiro para
a direita (caso queira aumentar a coluna) ou para a esquerda (caso deseje
diminuí-la).
Caso você queira atribuir uma determinada largura para várias colunas ao
mesmo tempo ou até mesmo para uma só, faça assim: clique na letra referente à
primeira coluna que você pretende aumentar ou diminuir a largura. Sem soltar o
botão do mouse, arraste o ponteiro até a última coluna que você pretende
aumentar.
Feito isso você terá selecionado todas as colunas que terão sua largura
alterada.
Agora vá ao grupo Células, clique em Formatar e escolha a opção “Largura da
Coluna”.
Na janela que se abrirá, digite a largura que você deseja atribuir às colunas
selecionadas, por exemplo, 12 pontos:
Clique em OK ou pressione Enter e pronto, a largura das colunas
selecionadas aumentou de 8,43 para 12 pontos. Para diminuir a largura das
colunas o processo é o mesmo, basta você digitar um valor menor do que 8,43
pontos.
Muitas vezes o conteúdo que inserimos nas células do Excel são maiores
do que o tamanho delas, ou seja, pode acontecer de digitarmos um texto ou um
número mais extenso do que o espaço que a célula disponibiliza.
Para resolver este problema sem termos que ficar adivinhando a medida
que a célula deverá ter para comportar seu conteúdo, o Excel possui a
funcionalidade de autoajuste.
Para utilizá-la, é só darmos um duplo clique com o botão esquerdo do
mouse entre a linha / coluna que desejamos ajustar ao conteúdo e a próxima.
Primeiramente digite “Excel 2007 Básico” na célula B2. Note que parte do
texto aparecerá sobre a célula C2 (caso digitemos alguma coisa nesta célula,
parte do conteúdo da célula B2 ficará oculto). Agora posicione o ponteiro do
mouse entre as colunas B e C até que ele se transforme em uma espécie de cruz
preta:
Agora rapidamente clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse, o
resultado será este:
O mesmo procedimento é válido no caso da altura da linha ser insuficiente,
confira:
Note que em ambos os casos, tanto a coluna quanto a linha se ajustaram
automaticamente ao seu conteúdo após o duplo clique!
Outra forma para ajustar automaticamente a altura de uma linha ou largura
de uma coluna é selecionar a célula que se deseja ajustar, clicar no menu
Formatar, na guia Início, e clicar em “AutoAjuste da Altura da Linha” ou
“AutoAjuste da Largura da Coluna”, veja:
O resultado será o mesmo. Confira!
Durante o lançamento de dados em uma planilha, talvez você se esqueça
de lançar algo, ou surja um novo dado que deva ser acrescentado após o término
de seu trabalho. Caso isso ocorra, será muito fácil inseri-lo.
Tratando-se de uma linha, selecione a linha que esteja exatamente abaixo
do local onde você pretende inserir o novo dado, clique com o botão direito do
mouse e escolha a opção incluir.
Imagine que está fazendo uma relação de seus clientes em ordem
alfabética, quando você se lembra de um cliente cujo nome deveria ficar antes de
outros nomes. Por exemplo, suponha que seus clientes são: Andressa, Bernardo,
Daiana, Fernanda, Hugo, Jonas, Leandro, Miriam, Natália e Pedro, porém você se
esqueceu de inserir o nome da Fernanda.
2.9 – Inserir Linhas e Colunas
Vamos aprender juntos? Construa a planilha a seguir no seu Excel e siga
comigo passo-a-passo!
Pronto, então vamos começar!
Para que você insira uma nova linha com os dados da Fernanda na posição
correta, ou seja, entre a Daiana e o Hugo, selecione a linha onde está o nome do
Hugo, clicando com o botão direito do mouse no número “6”, e escolha a opção
“Inserir”:
Instantaneamente será inserida uma nova linha onde você poderá inserir os
dados da Fernanda.
E o resultado é o seguinte:
Viu como é simples?
Agora suponha que você precisa criar uma coluna para inserir os dados
relativos à situação de seus clientes, se devendo ou em dia com as contas, e você
gostaria que esta informação ficasse ao lado do nome do cliente. Neste caso você
terá que inserir uma nova coluna entre o nome e o endereço de seus clientes.
Para isso o procedimento é praticamente o mesmo.
Selecione a coluna “Endereço” clicando com o botão direito do mouse sobre
a letra “B”, e escolha a opção “Inserir”. Assim:
Instantaneamente será inserida uma nova coluna onde você poderá
acrescentar os dados:
E após introduzirmos as informações sobre a situação dos clientes, o
resultado é o seguinte:
Da mesma forma que é possível inserir uma linha ou coluna, também é
possível excluir aquelas que não serão mais usadas.
Por exemplo, suponha que a Andressa se mudou para outra cidade e por
esta razão deixou de ser sua cliente. Por este motivo você precisa excluir os
dados relativos a ela de sua planilha. Para isso, clique com o botão direito do
mouse sobre o número “3”, relativo à linha que você deseja excluir e escolha a
opção “Excluir” conforme mostra a imagem a seguir:
2.10 – Excluir Linhas e Colunas
O resultado será o seguinte:
Agora suponha que você chegue à conclusão de que não é mais
interessante manter a informação sobre a situação de seus clientes nesta planilha
e resolva excluir a coluna toda. Para isso, clique com o botão direito na letra “B”,
relativa à coluna que você deseja excluir, e escolha a opção “Excluir”, conforme a
ilustração a seguir:
O resultado será o seguinte:
O Excel possui uma ferramenta muito interessante: a função “Localizar e
substituir”.
Com ela podemos simplesmente localizar qualquer dado em nossa planilha
ou determinar que ela localize e substitua um dado por outro.
Para acessá-la, no seu teclado pressione e segure a tecla “Ctrl” e ao
mesmo tempo pressione “L” (você também pode acessá-la através do grupo
“Edição”, clicando no botão “Localizar e Selecionar” e, em seguida, escolhendo
entre “Localizar” e “Substituir”).
Feito isso abrirá a seguinte janela:
2.11 – Localizar e Substituir
Note que ela possui duas abas.
Na primeira, “Localizar”, digite o dado que deseja encontrar e clique em
“Localizar próxima”, para encontrar o dado mais próximo, ou “Localizar tudo”, para
encontrar todos os dados.
Veja o exemplo: suponhamos que você deseja localizar o nome da cliente
Miriam em nossa planilha.
Para isto abra a janela “Localizar”, digite “Miriam” e clique em “Localizar
próxima”:
Feito isso, o resultado será o seguinte:
Note que o nome de Miriam foi selecionado automaticamente logo após
clicar em localizar. Agora pode clicar em “Fechar”.
Pronto!
Agora suponha que você decida substituir a situação “Ok” para “Em dia”.
Para isto, reabra a janela “Localizar e substituir” e clique na aba “Substituir”,
observe na imagem a seguir:
Agora, em “Localizar”, digite Ok e em “Substituir por” digite Em dia, desta
forma você obterá o seguinte resultado:
Em seguida clique em “Substituir tudo” e veja o que acontece:
Note que a informação Ok foi substituída automaticamente por Em dia!
Agora clique em “OK” e já pode novamente clicar em “Fechar”.
Muitas vezes precisamos realizar uma mesma operação para um
agrupamento de células, ao invés de uma célula somente. Para isso não é
necessário que apliquemos a operação para cada célula individualmente,
podemos selecionar todas as células e fazê-la para o grupo todo! É um processo
simples e que poupa muito do seu trabalho.
Você poderá selecionar tanto com o mouse quanto com o próprio teclado
ou até com os dois ao mesmo tempo.
Então, vamos aprender como fazer este procedimento?
Primeiro vamos aprender a selecionar células utilizando o mouse.
Posicione o ponteiro do mouse na célula mais à esquerda e mais acima do
grupo a ser selecionado, ou seja, na célula A1.
Depois, clique com o botão esquerdo do mouse e, mantendo pressionado,
arraste-o na diagonal até chegar à célula mais à direita e mais abaixo do grupo a
ser selecionado, neste caso a célula D12, e então solte o botão do mouse, assim:
Pronto, está feita a seleção do grupo de células! Note que à medida que
você vai movendo o cursor, as células marcadas ficam com um fundo escuro. Isso
é para que você possa visualizar e controlar a área selecionada.
Agora vamos aprender a fazer a mesma coisa utilizando o teclado:
Primeiro, usando as teclas de seta, que ficam do lado esquerdo do teclado
numérico, posicione o ponteiro na mesma célula que posicionamos anteriormente.
Pronto? Agora pressione a tecla “Shift” no lado inferior esquerdo do seu
teclado (talvez ela esteja representada por uma seta branca voltada para cima)
sem soltar. A seguir, usando as teclas de seta desloque o ponteiro até a célula
mais à direita e mais abaixo do grupo de células a ser selecionado. Então solte a
tecla Shift e o grupo estará selecionado!
Agora vamos aprender o método mais simples, que é utilizar o mouse e o
teclado ao mesmo tempo.
Para isso, clique com o ponteiro do mouse na primeira célula do grupo que
será selecionado, como já fizemos anteriormente.
Agora pressione e segure “Shift” novamente e clique na última célula a ser
selecionada. Pronto!
Para selecionar células alternadamente, ou seja, células que não estão uma
em sequência da outra, o processo é muito simples.
Comece clicando na primeira célula que deseja selecionar. Em seguida
pressione e segure a tecla “Ctrl” (que fica logo abaixo da tecla “Shift” que você já
conhece). Agora basta você clicar nas células que deseja selecionar, veja como é
fácil.
Pronto, agora você já sabe selecionar células das mais variadas formas,
parabéns!
Lembre-se que para selecionar uma linha ou coluna inteira basta que você
clique no número ou letra que a representa.
Obs.: Para cancelar a seleção basta clicar em outra célula qualquer.
Com esta função podemos literalmente fundir diversas células e transformá-
las em uma só. Geralmente ela é utilizada para se adicionar um título a uma
tabela. Por exemplo, na tabela que estamos trabalhando, o título “CLIENTES” está
na célula C1, porém podemos centralizá-lo na tabela com esta função.
Para isto, selecione as células de A1 até D1, como aprendemos
anteriormente. Agora clique no botão “Mesclar e centralizar” no Grupo
Alinhamento da barra de ferramentas, como podemos ver a seguir:
O resultado será o seguinte:
Agora a primeira linha de nossa coluna se transformou em uma única célula
e seu conteúdo ficou exatamente no centro!
2.12 – Mesclar Células
Neste capítulo tivemos as primeiras noções de como trabalhar com o Excel
e aprendemos atividades básicas, porém essenciais no dia-a-dia. Iniciamos
aprendendo a Inserir, Excluir, Mover e Copiar Planilhas, Renomear e Colorir Abas,
Ocultar Planilhas, Modificar o Esquema de Cores e Personalizar Atalhos. Vimos
como Inserir, Editar e Excluir Dados, como Salvar o Arquivo, como Alterar a Altura
de Linhas e a Largura de Colunas e como Inserir e Excluir Linhas e Colunas,
conhecemos a função Localizar e Substituir e, por último, aprendemos a utilizar a
função Mesclar Células.
Capítulo 3 Movimentação, Formatação e
Impressão
Neste capítulo conheceremos algumas das funcionalidades mais
importantes do Excel.
Começaremos aprendendo a Recortar, Copiar e Colar Informações. Na
sequência aprenderemos a utilizar a Alça de Preenchimento.
A seguir aprenderemos a utilizar as ferramentas para formatação da
planilha e conheceremos a ferramenta Pincel.
Depois veremos mais detalhadamente o Grupo Estilo e aprenderemos a
trabalhar com Plano de Fundo e com Imagens no Excel 2007.
Finalizando este capítulo, conheceremos o Modo de Exibição Layout de
Página e aprenderemos a Configurar e Imprimir a planilha.
Vamos lá!
Imagine que você está desenvolvendo uma planilha no Excel e percebe que
o local onde você inseriu determinada informação não seja o mais adequado.
Neste caso você poderá facilmente recortar, ou seja, excluir o conteúdo desta
célula sem perdê-lo, podendo colocá-lo na célula mais apropriada.
Veja a planilha a seguir:
Note que o nome da aluna Tamires está na coluna correspondente aos
Alunos. Precisamos colocá-lo na coluna correta.
Vamos aprender agora como mudar a aluna Tamires de coluna:
primeiramente clique sobre a célula que você deseja remover para outro local, ou
seja, neste caso vamos clicar sobre “Tamires”, conforme demonstrado na figura
anterior.
3.1 – Recortar e Colar Informações
Agora vá até o grupo Área de Transferência e escolha a opção Recortar,
simbolizada por uma tesoura, veja:
Note que a célula que selecionamos agora está destacada com uma linha
pontilhada que se movimenta ao seu redor. Isso nos mostra que ela já está pronta
para ser removida.
O próximo passo é clicar na célula para onde desejamos levar este
conteúdo, ou seja, a célula que está imediatamente abaixo de “Sabrina”:
Agora vá novamente até o grupo Área de Transferência e escolha a opção
Colar:
E o resultado será o seguinte:
Você também pode realizar este processo clicando com o botão direito do
mouse sobre a célula que você deseja recortar. No menu que se abrirá, escolha a
opção “Recortar”:
Em seguida clique com o botão direito do mouse na célula de destino e
escolha “Colar”:
O resultado será o mesmo!
Também é possível que você realize este processo através do teclado.
Para isso, clique na célula que será recortada, pressione e segure “Ctrl” e
pressione “X” ao mesmo tempo no teclado.
Em seguida clique na célula de destino e, no teclado, novamente pressione
e segure “Ctrl” e pressione “V” ao mesmo tempo.
Pronto!
Viu como é prático?
Imagine que você está desenvolvendo outra planilha no Excel onde é
necessário que se repita determinada informação que está em uma célula em
outra(s) célula(s). Neste caso você poderá facilmente copiar o conteúdo desta
célula quantas vezes forem necessárias.
Veja a planilha a seguir:
Suponhamos que todos os Alunos estejam matriculados nas aulas de
Futebol e que todas as Alunas estejam matriculadas nas aulas de Voleibol.
3.2 – Copiar e Colar Informações
Vamos aprender agora como copiar estas informações para que não seja
necessário digitá-las novamente.
Em primeiro lugar, selecione os nomes dos Alunos.
Agora vá até o grupo Área de Transferência e escolha a opção copiar:
Note que o intervalo que selecionamos agora está destacado com uma
linha pontilhada que se movimenta ao seu redor.
O próximo passo é clicar na primeira célula para onde desejamos levar este
conteúdo, ou seja, a célula que está imediatamente abaixo de “Futebol”:
Agora vá novamente até o grupo Área de Transferência e escolha a opção
Colar, como fizemos na lição anterior, e o resultado será o seguinte:
Viu como é simples?
Esta ferramenta nos poupa muito tempo! Agora tente fazer o mesmo com
as Alunas, copiando e colando seus nomes em Voleibol!
Você também pode realizar este processo clicando com o botão direito do
mouse sobre a célula ou intervalo que você selecionou e deseja copiar. No menu
que se abrirá, escolha a opção “Copiar”, desta forma:
Em seguida clique com o botão direito do mouse na primeira célula para
onde desejamos levar este conteúdo e escolha “Colar”, como na lição anterior. O
resultado será o mesmo!
Também é possível que você realize este processo através do teclado.
Para isso, clique na célula ou intervalo que você selecionou para ser copiado,
pressione e segure “Ctrl” e pressione “C” ao mesmo tempo no teclado.
Em seguida clique na primeira célula de destino e, no teclado, novamente
pressione e segure “Ctrl” e pressione “V” ao mesmo tempo. Pronto! Viu como é
prático?
Também conhecida como Autopreenchimento, esta função é parecida com
a função Copiar que aprendemos anteriormente, ou seja, ela copia o conteúdo de
uma célula para outras células, porém ela possui algumas peculiaridades.
Uma delas é que esta função somente pode ser usada para células sequenciais,
ou seja, somente entre células que estejam uma após a outra, seja horizontal ou
verticalmente.
A Alça de preenchimento é aquele pequeno pontinho preto que existe no
canto inferior direito da célula selecionada, como podemos observar na imagem a
seguir:
Esta ferramenta é interessante e útil em muitas tarefas! Tenho certeza de
que você vai adorar conhecê-la!
Pronto? Então vamos aprender a utilizá-la já!
Para utilizá-la com a função de Copiar, selecione a célula (ou grupo de
células) que deseja copiar, clique na alça de preenchimento e arraste-a na direção
desejada, indicando o número de cópias.
Veja o exemplo a seguir:
Suponha que desejamos copiar uma palavra da célula A1 até a célula E1.
Para isso, digite na célula A1 uma palavra qualquer e posicione o ponteiro
em cima da alça até ele se transformar em um “+” preto, assim:
Agora arraste a alça de preenchimento para a esquerda até a célula E1 e
solte-a. Veja o que acontece:
3.3 – A Alça de Preenchimento
O texto que estava na célula A1 foi copiado para as células B1, C1, D1 e
E1 automaticamente! O mesmo acontecerá se você arrastar a alça de
preenchimento para baixo, confira!
Também podemos utilizar a alça de preenchimento para preencher
sequências de valores. Com isso você pode poupar muito trabalho em criação de
sequências de datas, números e letras!
Para isso, digite um número, uma letra ou uma data qualquer na célula A1.
Depois selecione a alça e arraste-a, indicando a direção e a extensão da
sequência.
Veja o exemplo a seguir:
Digite “Janeiro” na célula A1 e arraste a alça até a célula A12 e veja o que
acontece:
Além disso, esta função também é capaz de identificar sequências não
consecutivas, como, por exemplo, 1, 3, 5, 7 ou janeiro, março, maio.
Para identificar sequênciais não consecutivas você deve digitar os dois
primeiros valores com a diferença desejada entre cada item da sequência,
selecioná-los ao mesmo tempo e arrastar a alça.
Por exemplo, suponha que você deseja criar no Excel uma sequência de 0
a 20 somente com números pares. Para isso, digite o primeiro e o segundo
números que deverão constar na sequência, ou seja, “2” na célula A1 e “4” na
célula A2.
Em seguida selecione ambas as células e arraste a alça de preenchimento,
conforme a ilustração a seguir:
O Excel compreendeu que você desejava preencher a sequência somente
com números pares, e assim o fez!
Muito legal, não é?
Você deve ter notado que sempre que você utilizou a alça de
preenchimento, apareceu uma caixinha como esta: .
Ficou curioso para saber para que ela serve? Então vamos matar sua
curiosidade.
Clique sobre esta caixinha no seu Excel. Ela te dará as seguintes opções:
Copiar células: se você marcar esta opção, o Excel somente
copiará o conteúdo da célula de origem;
Preencher série: marcando esta caixa, o Excel preencherá
automaticamente a série correspondente à célula inicial;
Preencher formatação somente e Preencher sem formatação:
caso você tenha atribuído alguma formatação à célula de origem, você poderá
optar por copiá-la para as demais células. Clique nestas opções e veja o que
acontece!
O Excel nos oferece recursos muito interessantes na guia Início: as
ferramentas para formatar células. Elas estão agrupadas em: Fonte, Alinhamento
e Número.
Veja:
Agora aprenderemos a utilizar estas ferramentas para dar um aspecto mais
profissional e atraente às nossas planilhas, mas para isto, primeiramente crie a
planilha a seguir, no seu Excel.
Obs.: Na coluna “Data” digite a data normalmente (exemplo: 02/03/09).
Pronto? Então vamos conhecer o grupo “Número”.
No grupo Número poderemos escolher opções para a formatação de
números, contidos em uma ou mais células.
Para começarmos a utilizar este grupo, selecione somente os números na coluna
“Valor”. Agora escolha a categoria “Moeda”, conforme ilustração a seguir:
3.4 – Formatar Célula
Com esta categoria formataremos os valores financeiros que temos em
nossa planilha:
Experimente selecionar “Contábil” ao invés de “Moeda” (esta opção está
logo abaixo):
Veja como o resultado final fica mais interessante:
Agora selecione os números da coluna “Represent.”. Desta vez escolha a
opção “Porcentagem”:
Veja o resultado:
O próximo passo é selecionar os valores na coluna “Data”. Feito isso,
escolha o menu “Data”:
Você pode optar por Data Abreviada (que vamos utilizar neste exemplo) ou
Data Completa, conforme sua necessidade. O resultado será o seguinte:
Estas são as ferramentas mais utilizadas deste grupo. Seja curioso,
experimente as demais ferramentas e veja o que elas são capazes de fazer! Desta
forma você aprenderá muito mais.
Agora selecione toda a planilha e vá ao grupo Alinhamento. Veja a figura a
seguir:
Configure sua janela com alinhamento centralizado para a horizontal e a
vertical, conforme a figura anterior, e veja o que acontece:
Melhorou um pouco mais nossa planilha! O resultado final será
surpreendente! Aguarde!!!
Agora trabalharemos com o grupo Fonte, que serve para formatarmos as
letras e números de nossa planilha. Selecione novamente toda a planilha e vá até
este grupo.
Neste grupo podemos selecionar a fonte que desejarmos usar. Então,
vamos utilizar a fonte Arial. Nele também aumentamos ou diminuímos a fonte
conforme desejarmos. Neste exemplo utilizaremos o tamanho 10, veja:
Você ainda pode sublinhar , aplicar efeito negrito e/ou itálico e
mudar a cor da fonte . Mude as opções conforme desejar!
Vamos trabalhar mais um pouco?
Selecione agora somente a primeira e a última linha da planilha, onde estão
os títulos e os totais. Lembra-se como se faz? Selecione a linha com os títulos,
agora pressione “Ctrl” e selecione a linha dos totais.
Agora vá até “Fonte” e configure-a de modo diferente, dando mais destaque
a estas células. Coloque uma fonte maior, com estilo, cor e efeito diferentes:
Está ficando cada vez melhor. Vamos adiante!
Vamos ver agora o botão “Borda” , ainda no grupo Fonte. Selecione
novamente toda a planilha e abra esta opção, conforme a imagem a seguir:
Escolha o tipo de borda que você deseja aplicar em sua planilha. Repita o
mesmo processo somente com as linhas de títulos e de totais como fizemos
anteriormente, dando maior destaque a elas.
Veja como ficou a tabela:
Está ficando cada vez mais atraente, não é?
Agora selecione novamente toda a planilha, exceto as células
correspondentes aos títulos e totais, e vamos colorir nossa planilha com o botão
de Cor do Preenchimento:
Agora selecionaremos somente as linhas de títulos e de totais e faremos o
mesmo processo, aplicando uma formatação diferente do restante da planilha.
Veja o resultado final de nosso trabalho:
Viu como uma boa formatação é capaz de transformar uma planilha? Treine
e teste diferentes combinações de formatação, tornando seus trabalhos cada vez
mais profissionais e atraentes!
Você deve estar se perguntando: “E se quisermos formatar o conteúdo de
um determinado intervalo de células e precisarmos de mais opções do que as
oferecidas na guia início?”.
Calma, veremos agora onde encontrá-las!
Lembra-se, no primeiro capítulo, quando vimos o botão (denominado
Iniciador de Caixa de Diálogo)?
3.5 – Mais Opções de Formatação
Clicando no símbolo ao lado do grupo Fonte, por exemplo, uma janela com
diversas opções relacionadas às Fontes será aberta, veja:
Nesta janela você encontra diversas ferramentas para formatar, além da
fonte, número, alinhamento, borda, preenchimento e proteção. Agora basta que
você navegue pelas abas que esta janela possui (destacadas em vermelho na
figura anterior) e escolha as configurações que desejar!
Quando temos em nossa planilha uma determinada célula, linha ou coluna
que já apresenta a formatação desejada para outras células, linhas ou colunas,
podemos facilmente copiar esta formatação sem que tenhamos que repetir os
comandos.
Para isto utilizaremos a ferramenta “Pincel”, da barra de ferramentas do
Excel. Veja sua localização na figura a seguir:
Suponhamos que você deseje aplicar a linha correspondente às “Pastas” a
mesma formatação que aplicamos aos títulos da planilha. Para copiar esta
formatação faça o seguinte:
Selecionar as células do título que contém os formatos que
você deseja copiar (de B2 até G2).
Dê um clique no botão da Ferramenta Pincel. Esse passo
seleciona os comandos Copiar e Colar Formato. Uma marca pontilhada
contorna as células “pinceladas”. O ponteiro do mouse muda para uma cruz
branca com um pincel, que indicam que você está copiando formatos.
Agora clique na célula B7, mantenha o botão do mouse
pressionado e arraste até a célula G7 e solte.
3.6 – Ferramenta Pincel
Com isso o formato da célula será copiado para as demais células, como
podemos ver na figura a seguir:
Viu como é simples? Agora faça testes utilizando a ferramenta Pincel para
copiar o formato de uma célula para outras células! Assim você se tornará
“craque” nesta ferramenta!
A autoformatação nos oferece diversos estilos para formatação de planilhas
já prontos, basta que você selecione a planilha e escolha o estilo em uma lista.
Com este recurso, a apresentação da planilha é alterada automaticamente
conforme o estilo escolhido. Para acessá-lo, vá ao grupo Estilo e escolha o item
“Formatar como Tabela”.
3.7 – Grupo Estilo (Autoformatação)
Nesta janela que se abriu você poderá optar por um dos estilos
apresentados.
Escolha o estilo que mais lhe agrada, clique com o botão esquerdo do
mouse sobre ele, e veja o que acontece:
Viu, nossa tabela foi totalmente formatada com apenas alguns cliques!
Muito prático, não é?
Em “Estilos de Células” você pode modificar a apresentação de
determinadas células, conforme sua vontade.
Faça testes com esta ferramenta e veja como ela é interessante!
Neste tópico aprenderemos a definir uma imagem como plano de fundo em
uma planilha do Excel 2007.
Este recurso serve para sofisticar e embelezar um pouco mais nossas
planilhas, além do que, de vez em quando servir como forma de ilustrar o objetivo
das mesmas. É super fácil e o resultado é muito legal!
Vamos ao passo-a-passo:
Primeiramente, clique na guia Layout da Página (1) e em seguida clique em
Plano de fundo (2), veja:
3.8 – Plano de Fundo
)
Agora, na janela que se abrirá, escolha a imagem desejada (3) e em
seguida clique em Inserir (4), assim:
Pronto! Agora veja o resultado:
Ficou bonito, não é mesmo?
Você ainda pode ocultar as Linhas de Grade e os Títulos para que sua
planilha fique ainda mais diferente. Para isso, ainda na guia Layout da página,
desabilite as opções Linhas de Grade e Títulos, como mostrado a seguir:
Os resultados serão estes:
Para excluir a imagem do plano de fundo, basta clicar novamente na guia
Layout da Página (1) e depois em excluir plano de fundo (2), assim:
Neste tópico aprenderemos a utilizar alguns dos diversos recursos
disponibilizados pelo Excel 2007 para edição de imagens. Para começarmos,
vamos inserir uma imagem no Excel.
Primeiro clique na guia Inserir (1) e depois em Imagem (2). Agora escolha a
imagem que deseja inserir (3) e clique em Inserir (4), veja:
Pronto, já inserimos a imagem na planilha! Note que ao inserir a imagem,
uma nova guia surgiu: Formatar. Ela está destacada em vermelho e, logo acima
dela, está escrito Ferramentas de Imagem, veja:
3.9 – Trabalhando com Imagens
Agora vamos conhecer um pouco das ferramentas desta guia que nos
permitem trabalhar com esta imagem:
Na ilustração a seguir veremos os passos para aplicar diversas opções de
coloração às imagens. Primeiramente clique em Recolorir (1), depois escolha uma
das opções na janela que se abrirá (2). Mais abaixo encontramos o menu Mais
Variações (3), clique nele e escolha uma cor. Veja que legal os efeitos de cor que
conseguimos na imagem!
Clicando em Estilos de Imagem, conforme veremos na próxima ilustração,
podemos aplicar diversos efeitos de dimensão à imagem:
Para alterar a forma da imagem, selecione a imagem (1), clique em Forma
da Imagem e escolha a forma que quiser! Confira:
Além de tudo isso, ainda podemos aplicar mais efeitos às imagens, tais
como: sombra, reflexo, brilho e muito mais! Isso é possível através do menu
Efeitos da Imagem.
Para isso, selecione a imagem (1), clique em Efeitos da Imagem (2),
escolha um efeito (3) e por último defina como o efeito deverá ser aplicado (4),
veja:
Muito legal, não é?
O Excel 2007 é realmente surpreendente!
Se você pensava que ele servia somente para efetuar cálculos, deve estar
boquiaberto...
Agora vamos para outro recurso que o Excel nos oferece: o modo de
exibição de Layout da Página.
O modo de exibição de Layout da Página é novo no Excel 2007. Se você
trabalha no modo de exibição de Layout de Impressão no Microsoft Word, esse
novo modo de exibição no Excel será bem familiar para você, veja:
3.10 – Modo de Exibição Layout de Página
Títulos de colunas.
Títulos de linhas.
Réguas de margens.
No modo de exibição de Layout da Página, há margens da página na parte
superior, nas laterais e na parte inferior da planilha, além de um pouco de espaço
em azul entre as planilhas. Há réguas na parte superior e nas laterais que podem
ser utilizadas para ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as margens
conforme for necessário.
Para alterar os modos de exibição, clique na guia Exibição e selecione um
modo de exibição no grupo Modos de Exibição da Pasta de Trabalho, veja:
Como alternativa, selecione um modo de exibição clicando em um dos
botões na parte inferior direita da janela:
Depois que construímos uma planilha, conferirmos seus dados e a
editarmos, ajustando sua estética, é natural que queiramos imprimi-la. Porém,
antes de iniciar a impressão, é necessário checar como ela sairá no papel.
No modo de exibição Layout da Página, você faz ajustes à planilha e vê as
alterações na tela, antes de imprimir. Para isto coloque sua planilha no modo
Layout da Página como aprendemos no tópico anterior.
Agora clique na guia Layout da Página para fazer um ajuste fino nas opções
de impressão:
Nessa guia, no grupo Configurar Página, você pode clicar em Orientação e,
em seguida, selecionar Retrato (vertical) ou Paisagem (horizontal).
3.11 – Configurar e Imprimir a planilha
No modo de exibição de Layout da Página, você vê a alteração na
orientação e como será a aparência dos dados em cada modo diretamente na
tela!
Ainda no grupo Configurar Página, clique em Tamanho para escolher o
tamanho do papel:
Em seguida configure a medida das Margens. Você verá o resultado de
suas escolhas enquanto as realiza. O que você vê é o que será impresso.
Após termos configurado a página conforme desejamos que ela seja
impressa, chegou a hora de imprimi-la.
Para isso, clique no botão do Microsoft Office e vá até a opção Imprimir.
Note que surgiram três opções para imprimirmos nossa planilha. Na última
opção, Visualização de Impressão, podemos verificar exatamente como nossa
impressão sairá no papel.
Clique nela para conferir!
Após clicar nesta opção, uma nova janela se abrirá. Nela, além de
podermos visualizar a planilha exatamente como ela sairá no papel, podemos
fazer mais algumas configurações.
Para isso, clique no botão Configurar Página, conforme demonstrado na
figura a seguir, e navegue pelas opções de configuração da janela que se abrirá!
Na segunda opção, Impressão Rápida, a planilha será impressa
diretamente. Ela é muito útil quando temos absoluta certeza de que a planilha já
está da forma que deve ser impressa.
Já na primeira opção, Imprimir, ainda temos a possibilidade de fazer alguns
ajustes antes de imprimirmos definitivamente nossa planilha. Clique nesta opção.
A seguinte janela se abrirá:
Nesta janela, selecione sua impressora na parte superior.
Para imprimir mais de uma cópia da planilha, digite a quantidade desejada
em “Número de Cópias”, ou clique nas setas para alterá-lo.
Para imprimir somente determinadas páginas, selecione a opção “Páginas”
em “Intervalo de Impressão” e digite a página inicial e final nas caixas de texto
“De” e “Até”.
Depois determine se o Windows deverá imprimir somente o que está
selecionado, a planilha inteira ou toda a pasta.
Feito isso, é só clicar em “OK” e sua planilha será enviada para a
impressora selecionada!
Neste capítulo conhecemos algumas das funcionalidades mais importantes
do Excel, começando por Recortar, Copiar e Colar Informações. Na sequência
conhecemos e aprendemos a utilizar a Alça de Preenchimento e as ferramentas
para formatação da planilha, além da ferramenta Pincel.
Depois vimos mais detalhadamente o Grupo Estilo e aprendemos a
trabalhar com Plano de Fundo e com Imagens no Excel 2007. Conhecemos
também o Modo de Exibição Layout de Página e aprendemos a Configurar e
Imprimir a planilha.
Capítulo 4 Fórmulas, Equações, Funções e
Gráficos
Neste capítulo aprenderemos a raciocinar com o Excel através de fórmulas,
equações e funções do próprio programa. A partir das noções que você receberá
aqui, você será capaz de desenvolver diversas planilhas para organizar suas
finanças, por exemplo.
Para isso bastará você entender como funciona a lógica do Excel e
desenvolver sua habilidade natural de raciocínio!
Aprenderemos a trabalhar com Fórmulas e Equações para, em seguida,
conhecermos a ferramenta AutoSoma. Feito isso, aprenderemos a utilizar algumas
funções prontas do Excel: SOMA, MÉDIA e SE.
Depois aprenderemos a utilizar a Barra de Status de uma forma
surpreendente e a utilizar as funcionalidades da Formatação Condicional. E por
último, encerraremos nossa leitura aprendendo a Construir Gráficos.
Bons estudos!
Fórmula é uma sequência de dados contidos em uma célula que gera
resultados a partir de dados contidos em outras células.
As fórmulas constituem o elemento principal de uma planilha. Se você
definir adequadamente uma fórmula, vincular as células corretas e utilizar os
sinais adequados, ela calculará a resposta correta automaticamente. Daí por
diante se manterá sempre atualizada, recalculando os resultados sempre que
qualquer um dos valores das células vinculadas a ela for modificado, de forma
rápida e, o que é melhor, inteligente.
Sempre que formos introduzir uma fórmula em uma célula, obrigatoriamente
deveremos iniciá-la com o sinal de igual (=). Os sinais aritméticos utilizados em
uma fórmula são:
Sinal de mais (+) para adição;
Sinal de menos ou hífen (-) para subtração;
Asterisco (*) para multiplicação;
Barra (/) para divisão; e
Acento circunflexo (^) para potenciação.
Vamos aprender como se faz?
4.1 – Fórmulas
Abra uma planilha em branco do Excel. Digite 10 na célula A1, 15 na célula
B1 e 5 na célula C1.
Criaremos uma fórmula na célula A2 que some os três valores. Para isso,
digite nela o seguinte: =A1+B1+C1, veja como:
Agora pressione “Enter” e veja o que acontece:
O Excel somou os valores automaticamente!
Agora clique novamente na célula A1, digite 20 e dê “Enter”. Veja o que
acontece:
O resultado da soma, na célula D1, se alterou automaticamente de 30 para
40! Viu que legal?
Para multiplicar, basta que você substitua o sinal (+) por (*) e para dividir
utilize (/). Teste novas fórmulas com estes sinais e não se esqueça de iniciar com
“=”.
Altere os valores e os sinais e veja como esta funcionalidade é prática!
Quanto mais você exercitar estas fórmulas mais aprenderá a utilizá-las!
Vamos lá? Conto com você!
Agora vamos aprender a desenvolver fórmulas mais complexas no Excel,
contendo dois ou mais sinais algébricos, as equações.
É importante ressaltar que o Excel trabalha com os parênteses “( )” quando
pretendemos efetuar vários cálculos em uma mesma célula, para que possamos
informar qual cálculo ele deverá fazer primeiro, ou seja, o Excel resolverá
primeiramente os cálculos dentro dos parênteses e posteriormente os demais.
Vamos lá! Digite na célula A2: =A1*B1/C1 e dê Enter, conforme ilustração a
seguir:
4.2 – Equações
O Excel multiplicou 20 por 15 e em seguida dividiu o resultado por 5, ou
seja, 60! Se desejar pode conferir o resultado em uma calculadora. Note que a
fórmula digitada aparece na Barra de Fórmulas (fx) enquanto a célula que a
contém está selecionada.
Agora digite na célula B2: = (B1 + C1)*A1 e dê “Enter”:
O Excel somou 15 + 5 e multiplicou o valor resultante por 20, tendo como
resultado final, 400!
Dica: não se esqueça dos parênteses, pois caso contrário, o Excel efetuará
primeiro a multiplicação e depois a soma, alterando o resultado final. Esta regra
vale para todas as fórmulas que contenham combinações de “+” e “-“ com “*” e “/”.
Agora digite na célula C2: =(A1-B1)^C1 e dê “Enter” novamente, veja:
O Excel subtraiu 20-15 e elevou o resultado à 5ª potência, ou seja, (5)5,
obtendo como resultado, 3.125!
Vamos complicar um pouco mais: digite na célula D2: =(A1+B1)*(B1/C1):
O Excel somou 20+15, dividiu 15 por 5 e depois multiplicou um resultado
pelo outro, ou seja, “35 x 3”, resultando 105.
Note como a utilização dos parênteses foi essencial neste caso, pois sem
eles, o resultado seria diferente. Experimente digitar esta fórmula sem os
parênteses para ver o que acontece.
Viu como o resultado foi diferente? Portanto, nunca se esqueça dos
parênteses quando for montar uma equação no Excel!
Agora é com você: elabore fórmulas mesclando todos os sinais (+, -, *, / e
^) e modifique os valores das células de origem (A1, B1 e C1)! Exercite bastante
estas funções e se torne “craque” no Excel, pois estes conhecimentos, com
absoluta certeza, lhe serão muito úteis em sua vida profissional e até mesmo
pessoal!
O Excel possui um recurso muito útil e que facilita o cálculo de uma
somatória de valores contínuos, ou seja, que estejam em sequência numa mesma
linha ou coluna.
Este recurso pode ser ativado pelo botão AutoSoma no grupo Edição na
faixa de opções. Ele é identificado pela letra grega (sigma), veja:
Para utilizar esta ferramenta, selecione um intervalo de células em
sequência e clique no ícone “AutoSoma”. A somatória aparecerá na célula vazia
logo após o intervalo selecionado.
Exemplo: construa a tabela a seguir; nela desejamos calcular o valor total e
a quantidade total do material de escritório que a empresa irá adquirir. Para isto,
selecionaremos a coluna “Valor” e clicaremos no .
4.3 - AutoSoma
Feito isso, o Excel apresentará na célula abaixo da área selecionada o
resultado da soma dos valores:
Agora faremos o mesmo processo com a coluna “Quantidade”, e o
resultado será o seguinte:
Viu como esta ferramenta é prática? Mas ela ainda é capaz de fazer mais.
Você deve ter notado ao lado do botão uma seta apontando para baixo.
Clique nela e veja:
Estas são as funções desempenhadas por este botão. Note que, logo
abaixo da função “Soma” está a função “Média”.
Suponha que, além do total dos valores e quantidades de materiais,
desejemos saber a média deles. Para isto, selecione novamente os valores como
fizemos anteriormente (não selecione o resultado da soma), vá à seta do botão
“AutoSoma” e clique em “Média”.
O resultado final será o seguinte:
Esta função do botão AutoSoma também é muito interessante e prática!
Uma função nada mais é do que uma fórmula pré-definida no Excel que
efetua um tipo de cálculo específico. Com elas é possível executarmos operações
mais complexas com uma única fórmula.
Tudo o que você precisa para utilizar uma função é fornecer a ela os
valores apropriados para efetuar esses cálculos. Assim como as fórmulas que
criamos, as funções devem começar com um sinal de igual (=) para que o Excel
saiba interpretá-las como fórmulas e não como texto.
Vamos aprender a utilizá-las agora! Primeiramente monte a tabela a seguir
em seu Excel:
4.4 – Função SOMA
Pronto? Então começaremos pela função Soma.
Note que em nossa planilha temos os nomes de sete alunas de uma classe
e, a seguir, suas respectivas notas no primeiro, segundo, terceiro e quarto
bimestres.
Veja também que a próxima coluna, “Total”, está em branco, então
precisamos calcular a soma de todas as notas para cada aluno. Vamos lá!
Clique sobre a célula G3, a primeira abaixo do título. Agora vá até o grupo
Fórmulas e escolha a opção “Inserir Função”.
Feito isso, a seguinte janela se abrirá:
Na parte superior da janela encontramos “Procure por uma função”. Neste
espaço logo abaixo você pode descrever o que você deseja fazer e o Windows
procurará por uma função que atenda esta necessidade!
Mais abaixo encontramos “Ou selecione uma categoria”, onde, clicando na
seta ao lado, podemos escolher uma categoria específica de fórmulas, como
“Financeira” e “Data e Hora”.
Por último encontramos “Selecione uma função”, que é o que nos interessa
agora. Nesta caixa, selecione a opção “SOMA”, conforme mostrado na imagem
anterior e dê “OK”.
Em seguida abrirá esta outra janela, “Argumentos da função”:
Note que, na caixa ao lado de “Num1”, está inscrito o intervalo “C3:F3”. Isto
significa que será somado o intervalo de células C3, D3, E3 e F3 (os dois pontos
significam “de” “até”), ou seja, as notas relativas ao primeiro aluno, Antônio Silva,
que é exatamente o intervalo que desejamos somar. Isto acontece porque
clicamos exatamente na célula posterior a estes dados.
Caso sua planilha não esteja desta forma, proceda assim: clique no botão
para exibir a caixa “Argumentos da função”:
Agora clique na primeira célula, C3, e arraste até a última célula que
desejamos somar, F3:
Note que o intervalo C3:F3 aparece na caixa e também está selecionado na
tabela.
Por último clique no botão , do lado direito da caixa e o intervalo
desejado já aparecerá na janela “Argumentos da função”. Agora clique em “OK”
e veja o que acontece:
O resultado da soma aparece na coluna “Total”. Logo acima, na Barra de
Fórmulas, está “=SOMA(C3:F3)”, que é exatamente a fórmula que utilizamos para
este cálculo. Se você digitar isso diretamente na célula, o resultado seria o
mesmo!
Lembre-se que você também pode realizar esta ação através do botão
AutoSoma, como vimos anteriormente.
Agora precisamos fazer o mesmo processo para os demais alunos... Não!
Lembra-se da nossa “amiga” Alça de preenchimento? Ela fará isso por nós! Sabe
como?
Bom, para somarmos as notas dos demais alunos o raciocínio é o mesmo
que usamos para o aluno Antônio Silva, mudando apenas as células de referência.
Porém, a alça de preenchimento preencherá o restante da coluna “Total” com a
fórmula SOMA alterando automaticamente a referência para as células seguintes!
Então vamos lá. Clique na Alça até aparecer aquela cruzinha preta (+),
arraste-a até o final da coluna “Total” e então solte o mouse.
Viu, o Excel preencheu automaticamente as outras linhas com o valor das
somas das notas dos alunos de cada uma!
Agora já podemos dar o próximo passo: calcular a média das notas de cada
aluno.
Para isto utilizaremos a função “MÉDIA”. Clique sobre a célula H3, abra
novamente a janela “Inserir função”, selecione a função “MÉDIA” e por último
clique em ok, veja:
Feito isso, uma janela igual a da função “SOMA” se abrirá, confira:
4.5 – Função MÉDIA
Veja que em “Núm1” aparece o intervalo C3:G3, porém a célula G3 não
entra em nosso cálculo. Então clique no botão e selecione o intervalo C3:F3,
como fizemos anteriormente.
Feito isso clique em “OK”, veja o resultado:
A média das notas do aluno Antônio apareceu na coluna “Média”. Logo
acima, na Barra de Fórmulas, está “=MÉDIA(C3:F3)”, que é exatamente a fórmula
que utilizamos para este cálculo. Se você digitar isso diretamente na célula, o
resultado seria o mesmo também. Lembre-se que a média também pode ser
calculada através do botão AutoSoma.
Agora repita o procedimento para os outros alunos utilizando a alça de
preenchimento, como fizemos no primeiro caso:
Agora suponhamos que para um aluno ser aprovado ele precise alcançar
uma média igual ou superior a seis pontos. Caso ele não alcance esta pontuação,
ele estará reprovado.
O Excel também nos permite dizer à planilha o que ela deve mostrar em
uma célula caso ocorra uma determinada ação em outra célula. Em outras
palavras, podemos configurar a coluna “Resultado” para nos dizer se o aluno foi
“Aprovado” ou “Reprovado”, com base na coluna “Média”, utilizando a função “SE”!
Vamos ver como?
Clique sobre a célula I3, abra novamente a janela “Inserir função”, selecione
a função “SE” e por último clique em Ok, veja:
Logo em seguida abrirá novamente a janela “Argumentos da função”,
porém agora ela está um pouco diferente, confira:
4.6 – Função SE
Em teste lógico digitaremos a situação que deverá ser avaliada. Neste
caso, desejamos saber se aluno está “Aprovado” ou “Reprovado” baseado em sua
nota média, que está na célula H3.
Lembra-se que para ser aprovado ele precisa de uma nota igual ou maior
que 6? Pois é, então digitaremos exatamente isso na caixa “Teste lógico”, porém
da seguinte forma: H3>=6 (H3 maior ou igual a 6).
Logo abaixo estão as caixas “Valor se verdadeiro”, onde digitaremos
“Aprovado”, pois o aluno será aprovado se cumprir este requisito, e “Valor se
falso”, onde colocaremos “Reprovado”, já que o aluno será reprovado se não
alcançar esta nota, veja:
Agora clique no botão Ok e veja o resultado:
Infelizmente nosso amigo Antônio não foi aprovado...
Agora vamos saber se seus colegas tiveram mais sorte. Clique na alça de
preenchimento e arraste-a até o final da coluna “Resultado” e vamos ver o que
acontece:
Pois é, a aluna Patrícia também não foi aprovada, porém os demais colegas
foram aprovados! Note na barra de fórmulas a função que utilizamos para chegar
a esse resultado: =SE(H3>=6;”Aprovado”;”Reprovado”).
Viu como são úteis estas funções?
Elas são capazes de calcular qualquer coisa. Agora é com você, exercite
bastante estas funções que aprendemos! Seja curioso, teste as outras funções e
veja como elas também podem ser úteis em nosso dia-a-dia!
Em muitos casos precisamos fazer vários tipos de cálculos, tais como
média, máximo, mínimo e soma para uma mesma planilha.
Ao invés de criarmos várias fórmulas para obter estes cálculos, podemos
simplesmente usar a Barra de Status como uma calculadora! Para isso,
precisaremos apenas dar alguns cliques para configurá-la.
4.7 – A Barra de Status
A Barra de Status está localizada na parte inferior da planilha do Excel,
veja:
Vamos lá. Primeiramente construa a planilha a seguir no seu Excel. Vamos
obter vários cálculos sem usarmos nenhuma fórmula, simplesmente usando a
Barra de Status como uma calculadora!
Pronto? Agora clique com o botão direito do mouse sobre a Barra de
Status. Uma janela como a mostrada a seguir será aberta:
Agora selecione todas as opções de cálculos desejadas clicando com o
mouse ao lado delas como mostrado a seguir:
Pronto! Agora selecione os valores na coluna relativa às Receitas e observe
que na Barra de Status aparece a média destes valores, a contagem, a contagem
numérica, o mínimo (menor valor), o máximo (maior valor) e a soma dos valores
selecionados!
Aproveitando a planilha que construímos no tópico anterior, vamos
aprender a dar um toque de mestre em nossas planilhas e impressionar a todos
com os novos recursos de formatação condicional que o Excel 2007 oferece.
Nossa planilha está meio sem graça, não é? Então, vamos sofisticá-la
usando os novos recursos de Formatação Condicional do Excel 2007!
4.8 – Formatação Condicional
Abra novamente a planilha e selecione o intervalo de células no qual
desejamos aplicar a formatação condicional primeiro: C4:C9, assim:
Na guia Início (1), clique em Formatação Condicional (2) como mostrado na
figura a seguir:
Em Formatação Condicional (1), clique em Barra de Dados (2) e depois na
cor de barras que você deseja aplicar (3). Pronto!
Como podemos notar, estas barras são como gráficos impressos nas
células, indicando a importância do seu conteúdo numérico para o valor total.
Quanto maior o valor, maior será a barra e vice-versa.
Caso deseje aplicar outra cor às barras é só repetir os passos anteriores e
clicar na cor desejada.
Agora faça o mesmo processo para a opção Escalas de Cor:
Neste caso, as cores variam de acordo com a importância do conteúdo da
célula. Trata-se de uma escala de cores que indica decrescentemente a
importância do valor contido na célula.
As células com maior valor estão coloridas de verde e as com menores de
vermelho, assim como ilustrado na demonstração.
Repita o processo para a opção Conjunto de Ícones:
Neste caso, as setas verdes apontadas para cima representam os valores
mais elevados, as setas amarelas apontadas para frente representam os valores
medianos e as setas vermelhas apontadas para baixo representam os menores
valores.
Você pode utilizar estes recursos para todas as planilhas que você construir
com valores numéricos!
Viu que interessante? Mais um recurso simples, porém surpreendente do
Excel 2007.
Todos nós sabemos que nossas mentes registram mais facilmente uma
imagem do que textos ou números. É também muito mais fácil analisar um gráfico
do que uma planilha. Através de um gráfico obtêm-se, rapidamente, uma ideia dos
números que ele representa.
4.9 – Construindo Gráficos
Numa planilha, ao contrário, é preciso comparar cada número com outros
para, só depois, saber o que eles realmente significam.
Acrescentar gráficos às planilhas, ao contrário do que você possa pensar, é
relativamente simples. O Excel 2007 nos oferece diversos tipos de gráficos pré-
definidos, o que simplifica o nosso trabalho de apenas informar alguns detalhes
como a faixa de células onde estão as informações que serão usadas no gráfico e
o tipo de gráfico.
A maioria dos tipos de gráficos disponíveis no Excel organiza os dados
entre dois eixos: Um eixo horizontal (X), e um eixo vertical (Y). Este é o sistema de
coordenadas cartesianas, que aprendemos no primeiro grau.
Estes eixos são como as linhas e colunas do Excel. Assim como você
localiza os dados em uma planilha através de suas posições em relação às linhas
e colunas, cada elemento do dado em um gráfico é posicionado ao longo dos
eixos horizontal e vertical.
Esses elementos de dados são chamados de “Pontos de Dados”. Vários
pontos de dados compõem uma sequência de dados. A sequência de dados é
simplesmente um conjunto de valores que se quer traçar graficamente.
Agora vamos pôr a mão na massa! Crie em seu Excel uma planilha como
esta:
Agora salve-a com o nome de “Caixa”.
Na nossa planilha queremos representar graficamente o caixa semestral de
uma determinada loja. Neste caso, o intervalo C4:C9, ou seja, as células C4, C5,
C6, C7, C8 e C9, formam a sequência de dados para o nosso gráfico. Dizemos
então que a sequência está em linhas, uma vez que cada valor está em uma linha
diferente.
Usamos categorias para ordenar ou organizar os valores de uma sequência
de dados. Na nossa planilha, os meses formam as categorias Janeiro, Fevereiro,
Março, Abril, Maio e Junho.
A sequência de dados é o conjunto de valores que você está traçando
graficamente e as categorias são os cabeçalhos sob os quais os valores são
dispostos, ou seja, os títulos.
Vamos então montar nosso primeiro gráfico:
Primeiramente selecione a região que deverá constar no gráfico, ou seja, o
intervalo B4:C9, veja:
Agora clique na guia “Inserir” destacada na imagem a seguir:
Agora vá até o grupo “Gráficos” e escolha uma opção, por exemplo,
“Colunas” e em seguida um dos tipos de gráfico.
Pronto, o gráfico será inserido em nossa planilha, como podemos ver a
seguir:
Note que na faixa de opções, enquanto o gráfico estiver selecionado,
aparece uma nova guia: Ferramentas de Gráfico:
Através dela podemos personalizar nosso gráfico e deixá-lo ainda mais
atraente! Investigue todas estas funções, elas são fáceis de utilizar e podem ser
muito úteis! Para começar a instigá-lo, no grupo Dados, clique em Alternar
Linha/Coluna:
O resultado será o seguinte:
Viu que legal? Agora, um pouco à direita deste botão, no grupo Layout do
Gráfico, clique na primeira opção, conforme imagem a seguir:
Agora você pode inserir um título no gráfico! Digite no espaço que surgiu, o
título de nossa planilha. O resultado será o seguinte:
Agora, com o gráfico selecionado, clique novamente em Alternar
Linha/Coluna. Feito isso, clique em Alterar Tipo de Gráfico, no grupo Tipo, veja:
Na janela que se abrirá, navegue pelo menu à esquerda e escolha entre os
diversos tipos de gráficos que serão apresentados. À direita você terá diversas
opções de apresentação para cada tipo de gráfico, veja:
Após escolher um tipo de gráfico e uma apresentação para ele, clique em
OK. Desta forma você poderá visualizar como cada forma representa
diferentemente os mesmos dados.
Dentre todos eles, certamente os mais utilizados são os gráficos de
Colunas, os de Pizza e os de Linha.
Os gráficos de coluna, que utilizamos no exemplo anterior, são ótimos
quando precisamos comparar valores, isto é, quando temos diversos resultados e
gostaríamos de vê-los lado a lado na mesma escala, seja para encontrar os
extremos ou para acompanhar a evolução no tempo.
Já os gráficos de pizza representam melhor as fatias de um todo (com o
perdão do trocadilho), ou seja, parcelas ou percentuais de um valor total como, por
exemplo, a fatia do mercado que cada uma das empresas de transporte público de
uma determinada cidade detém do todo.
Gráficos de linhas, por sua vez, são excepcionais para demonstrarem e, ao
mesmo tempo, compararem a evolução de dois ou mais valores no tempo, por
exemplo, comparar o faturamento anual, mês a mês, de duas ou mais filiais de
uma rede de lojas.
Resumindo, cada tipo de gráfico tem melhor sua aplicação. Vai de sua
sensibilidade notar qual se encaixa melhor em cada situação. Sempre que você
for montar um gráfico, faça esta experiência e escolha o melhor tipo de gráfico,
aquele que representará melhor e mais claramente o que sua planilha registra.
Neste capítulo aprendemos a raciocinar com o Excel através de fórmulas,
equações e funções do próprio programa. Começamos aprendendo a trabalhar
com Fórmulas e Equações para, em seguida, conhecermos a ferramenta
AutoSoma. Feito isso, aprendemos a utilizar algumas funções prontas do Excel:
SOMA, MÉDIA e SE. Depois aprendemos a utilizar a Barra de Status como
calculadora e a utilizar as funcionalidades da Formatação Condicional. Por último,
aprendemos a construir Gráficos.
Boa sorte e Sucesso!
