Excel 2010 - Básico

Introdução .............................................................................................................. 2

O programa e sua área de trabalho ........................................................................ 2

As planilhas do Excel ............................................................................................... 3

Onde digitar os dados? ........................................................................................... 4

A barra de fórmulas ................................................................................................ 5

Realizando cálculos com o Excel ............................................................................. 6

Operadores aritméticos ...................................................................................... 6

Operadores de comparação ............................................................................... 7

Operador de texto .............................................................................................. 7

Operadores de referência ................................................................................... 7

Precedência de operadores ................................................................................ 7

O sinal = .............................................................................................................. 8

Referências de células ............................................................................................ 9

Copiando com a alça de preenchimento .......................................................... 10

Referência relativa x Referência absoluta ........................................................ 12

Formatação de células. ......................................................................................... 12

Funções ................................................................................................................. 15

Estrutura de uma função .................................................................................. 15

SOMA() .............................................................................................................. 16

MÉDIA() ............................................................................................................. 17

MÁXIMO() ......................................................................................................... 17

MÍNIMO() .......................................................................................................... 17

SE() .................................................................................................................... 18

Criando gráficos .................................................................................................... 19

Referências Bibliográficas ..................................................................................... 23

Excel 2010 ‐ Básico

Professor Paulo Nunes Página 2

Excel O Excel é o programa da empresa Microsoft, utilizado para o gerenciamento de planilhas eletrônicas. Ele é o líder na sua categoria pela sua grande flexibilidade em trabalhar com tabelas de valores e gráficos. Com o Excel podemos tabular dados de todos os tipos: textos, números, datas, listas diversas, etc. Podemos ainda classificar esses dados, armazená‐los e construir gráficos a partir das tabelas geradas. Com essa gama de possibilidades, esse é o tipo de programa que se pode ser útil aos mais diversos profissionais, incluindo‐se aí os estudantes, uma vez que o Excel também é excelente com cálculos diversos. O Excel da Microsoft abordado nessa apostila é a versão 2010. Essa versão traz modificações significativas, principalmente em sua interface. Os recursos gráficos foram bastante melhorados e estão mais facilmente acessíveis. O que estaremos estudando aqui são os conceitos e comandos básicos para que você possa dar os primeiros passos no mundo das planilhas eletrônicas.

O programa e sua área de trabalho

Ao executar o programa, será apresentada uma janela como a da figura abaixo:

Figura 1 ‐ A área de trabalho do Excel.



Os comandos estão dispostos em “guias”, agrupados por função. Isso permite ao usuário executar uma função com um número reduzido de cliques. São exibidas sete guias principais: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição.

Figura 2 ‐ Guias e seus comandos.

Para acessar as guias, dê um duplo‐clique com o mouse sobre a mesma ou utilize o atalho de teclas [ALT]+[Letra correspondente]. Note que ao manter a tecla [ALT] pressionada por 2 segundos, as letras que correspondem a cada uma das guias é apresentada:

Figura 3 ‐ Acessando as guias através de atalhos do teclado.

As planilhas no Excel No Excel, uma planilha é representada por uma área de trabalho dividida em linhas e colunas. As linhas são representadas por números e as linhas por letras do alfabeto. Na versão 2007 do Excel temos um total de 16.384 colunas e 1.048.576 linhas por planilha. É um espaço e tanto para dados!



Figura 4 ‐ Uma planilha do Excel.

No Excel os documentos ou arquivos, são denominados de “Pastas”. Sendo que você pode, teoricamente, abrir quantas delas desejar, o limite está na quantidade de memória disponível em seu computador. Cada pasta aberta no Excel traz como padrão, três planilhas para você trabalhar. O nome padrão dado as planilhas é sempre Plan1, Plan2, Plan3, PlanX até que você os altere.

Figura 5 ‐ Guias de planilhas disponíveis na pasta.

Onde digitar os dados? Ao contrário de programas de edição de texto, o Excel não utiliza uma organização de parágrafos para os textos, até porque ele não tem essa função de editor de textos. Todos os dados são digitados em uma planilha diretamente em suas “células”. Uma célula é o espaço representado pela interseção de uma coluna por uma linha. Cada célula é referenciada por um endereço único, representado pela letra correspondente a coluna mais o número da linha. Sendo assim, temos as células



A1, C23, H200, e assim por diante. A primeira célula de uma planilha é a A1 e a última, XFD1048576.

Figura 6 ‐ A célula A1.

Chamamos de “célula ativa”, aquela que está selecionada para receber os dados. Ela pode ser identificada por possuir as bordas em negrito e a “alça de preenchimento” (pequeno quadrado negro no canto inferior esquerdo) em destaque. Para navegar entre as células utilize o próprio mouse, clicando na célula que deseja ativar ou, as setas direcionais (←↑→↓) no teclado. Selecione uma célula na planilha e inicie a digitação. Para finalizar a digitação, pressione a tecla [Enter] ou qualquer uma das teclas direcionais.

Figura 7 ‐ Texto digitado na célula A1.

Foi digitado na célula A1, como mostrado na Figura 11, o texto “Planilha de orçamento familiar”. Note que o texto se expande para as células adjacentes B1 e C1, mas o conteúdo é apenas de A1. A Barra de formulas A barra de fórmulas é um elemento do Excel onde o conteúdo das células pode ser inserido, editado e visualizado. Localizada logo abaixo das guias de comandos, ela possui também a “caixa de nome”, elemento que mostra qual a célula ativa no momento.

Figura 8 ‐ Caixa de nome da barra de fórmulas.



Na Figura 12 acima, é apresentada na caixa de nome a célula A1 como sendo a célula ativa. Selecione a célula A1 novamente e observe a barra de fórmulas.

Figura 9 ‐ A barra de fórmulas exibe o conteúdo da célula selecionada.

Note que o conteúdo de A1 é mostrado na barra de fórmulas. Para editar esse conteúdo, clique na barra de fórmulas e realize as alterações que desejar no texto. Quando utilizamos a barra de fórmulas para edição de conteúdo de uma célula, o conteúdo só é fixado através do pressionamento da tecla [Enter]. Você também pode editar o conteúdo de uma célula pressionando a tecla [F2] quando a mesma estiver selecionada. Realizando cálculos com o Excel O Excel é essencialmente um programa para a realização de cálculos e criação de gráficos. Ele possui uma extensa coleção de funções para os mais diversos tipos de cálculos, e ainda é possível a criação de fórmulas e funções pelo próprio usuário. Para o uso correto de suas fórmulas e funções, vejamos quais são os operadores que devem ser utilizados na construção dessas fórmulas e funções. Operadores Aritméticos São utilizados para as operações matemáticas básicas como adição, subtração, multiplicação e divisão: Operador Exemplo + (Adição) 4+5 ‐ (Subtração) 10‐7 ‐ (Negação) ‐6 * (Multiplicação) 4*6) / (Divisão) 20/5 % (Porcentagem) 15% ^ (Exponenciação) 7^2 Tabela 1 ‐ Operadores Aritméticos.



Operadores de comparação Utilizados para comparar dois valores. O resultado dessa comparação é um valor lógico que pode ser VERDADEIRO ou FALSO. Operador Exemplo = (Igual a) 1=1 > (Maior que) 4>1 < (Menor que) 2<7 >= (Maior ou igual a) 3>=3 <= (Menor ou igual a) 2<=5 <> (Diferente de) 3<>5 Tabela 2 ‐ Operadores de Comparação.

Operador de texto Use o “&” (E comercial) para fazer a concatenação (associação ou junção) de seqüências de texto. Operador Exemplo & (E comercial) “Apoio” & “moral” Tabela 3 ‐ Operador de Texto.

Operadores de referência São utilizados para combinar intervalos de células nas fórmulas. Operador Exemplo : (Dois pontos) Operador de intervalo. Referência

para todas as células entre as duas referências. A1:B10 (Todas as células entre A1 e B10, inclusive os extremos.

; (Ponto‐e‐vírgula) Operador de união. Combina várias referências em uma única. A1;C5;H10;F15

Tabela 4 ‐ Operadores de referência.

Precedência de operadores (Hierarquia) Quando utilizamos vários operadores diferentes em uma mesma fórmula, a execução dos cálculos obedecerá a uma ordem de precedência existente entre os operadores. Quando combinamos em uma única fórmula, as operações serão executadas seguindo a ordem de precedência exibida na tabela abaixo:



Operador Descrição : (Dois pontos) Operador de referência ; (Ponto‐e‐virgula) Operador de referência ‐ Negação % Porcentagem ^ Exponenciação * e / Multiplicação e Divisão + e ‐ Adição e Subtração & Concatenação = <> <= >= < > Comparação Tabela 5 ‐ Hierarquia de operadores.

Quando a fórmula apresentar operadores de mesma precedência, o Excel os avaliará da esquerda para a direita. O sinal = (igual) Antes de mais nada, é preciso saber que toda fórmula ou função deve vir precedida do sinal “=”, obrigatoriamente. Este sinal diz ao Excel que aquela expressão deve ser “resolvida”. Veja o exemplo:

Figura 10 ‐ Resolvendo uma expressão ou fórmula matemática.

Ao pressionarmos a tecla [Enter], o resultado da expressão é apresentado na mesma célula da expressão.

Figura 11 ‐ O resultado da expressão apresentado na célula.

Porém, se selecionarmos novamente a célula A1 e observarmos a barra de fórmulas, veremos que o conteúdo real da célula continua sendo a expressão =2+2.



Figura 12 ‐ O conteúdo da célula na barra de fórmulas.

Referências de células Como foi visto anteriormente, todas as células em uma planilha possuem um “endereço” que as referencia dentro da planilha. Este endereço é formado pela interseção da letra da coluna pelo número da linha, e identifica a célula na planilha. A utilização dessas referências de células na montagem das fórmulas torna o trabalho do usuário muito mais fácil e ágil. Observe por exemplo a planilha abaixo:

Figura 13 ‐ Exemplo de construção de fórmulas.

Na planilha acima exibida, utilizamos uma fórmula para calcular o “Preço Total” do produto “A” na célula D4. Observe que esta fórmula está utilizando os valores “reais” de “Preço Unitário” e “Quantidade”. Isto não está errado, porém os outros produtos utilizariam a mesma lógica em suas fórmulas, mas, teremos que escrever uma fórmula individual para cada um deles, uma vez que os valores diferem entre si. Para quatro produtos apenas, escrever diferentes fórmulas uma a uma pode não ser trabalhoso, mas e para 50, 100 ou 1000 produtos? Seria inviável. E se os



valores de “Preço Unitário” ou “Quantidade” fossem alterados? Teríamos então que refazer as fórmulas de cada um deles, o que não seria nada prático. Contudo, e se ao invés dos valores utilizássemos as referências de células? Observe a mesma fórmula utilizando as referências de células:

Figura 14 ‐ Utilizando as referências.

No exemplo acima estamos multiplicando o valor do “Preço Unitário” por “Quantidade”, da mesma forma que na Figura 17, porém estamos utilizando as referências das células que contêm esses valores. O resultado será o mesmo da Figura 17, porém, se alterarmos os valores de “Preço Unitário” ou “Quantidade”, o calculo será automaticamente refeito, exibindo o novo valor.

Figura 15 ‐ Recalculo automático com as referências.

Isso acontece porque agora a fórmula aponta para as células, não importando o seu conteúdo real, qualquer valor digitado em B4 ou C4 será automaticamente calculado pela fórmula ”= B4*C4” em D4. Copiando com a alça de preenchimento



Olhando para o exemplo da Figura 19, vemos que a fórmula para cálculo do “Preço Total” de todos os produtos é a mesma, o que muda são os valores para “Preço Unitário” e “Quantidade”. Quando temos poucos produtos, reescrever a fórmula pode não ser tão incômodo, mas com muitos produtos essa ação poderá ser um tanto trabalhosa. Para automatizar a cópia da fórmula utilizada em D4 para as células adjacentes logo abaixo dela, vamos utilizar a “Alça de preenchimento”. Selecione a célula que possui o conteúdo que vai ser copiado para as outras, nesse caso a célula D4. Posicione o cursor sobre o pequeno quadrado preto localizado no canto inferior direito da célula.

Figura 16 ‐ Copiando com a alça de preenchimento.

Note que o cursor muda sua aparência para uma pequena cruz totalmente negra. Clique sobre a alça, pressione botão esquerdo e arraste para as células que receberão o conteúdo.

Figura 17 ‐ Arrastando o conteúdo com a alça de preenchimento.

Pare ao preencher todas as células desejadas e libere o botão do mouse. As células receberão a fórmula e o resultado será imediatamente apresentado.

Figura 18 ‐ Células preenchidas e calculadas.



Observe que as referências das células utilizadas em cada uma das fórmulas são automaticamente alteradas para os novos valores.

Figura 19 ‐ Com o preenchimento automático, as novas referencias são feitas.

Referência relativa X Referência absoluta O Excel trabalha com dois formatos de referência de células: relativa e absoluta. Na forma relativa, ao copiarmos um conteúdo com a alça de preenchimento, as referências são automaticamente refeitas, como vimos nos exemplos das Figuras 22 e 23. Porém, algumas vezes queremos que a fórmula que será copiada mantenha sua referência original, onde os endereços permanecem inalterados por completo, ou em parte. Chamamos isso de referência absoluta. O símbolo que identifica o uso de referência absoluta é o “$” (dólar ou cifrão). Em outras palavras, você pode querer “travar” um endereço de célula ou sua linha ou coluna. Na tabela a seguir apresentamos as formas de referências que podem ser utilizadas no Excel: Referência Descrição $B$10 Coluna absoluta e linha absoluta B$10 Coluna relativa e linha absoluta $B10 Coluna absoluta e linha relativa B10 Coluna relativa e linha relativa Tabela 6 ‐ Tipo de referências para as células.

Podemos utilizar a tecla “F4” para alterar entre as formas de referência absoluta e relativa. Selecione na fórmula a célula que deseja alterar a referência e pressione a tecla F4 até chegar ao tipo que deseja para ela. Formatação de células – Cores e estilos O Excel 2007 possui uma gama de efeitos de cores, bordas e fontes que podem ser aplicadas as células de suas planilhas, de maneira que as mesmas tenham uma aparência mais agradável.



Na guia “Página Inicial” você encontra os grupos “Fonte” e “Estilo”. Esses grupos trazem os formatos que podem ser aplicados as fontes e células de uma planilha.

Figura 20 ‐ Formatando as células.

Por exemplo, para colorir as células de sua planilha, utilize a opção “Estilos de Célula” no grupo “Estilos”. Essa opção apresenta uma série de formatos predefinidos que podem ser utilizados diretamente nas células selecionadas. A medida que você passa com o mouse sobre um dos estilos no painel, automaticamente as células na planilha apresentam a formatação, o que dá uma idéia real do formato.

Figura 21 ‐ Aplicando cores as células.

Para criar seu próprio estilo, clique no botão “Novo estilo de célula...” que fica logo abaixo no painel de estilos.

Figura 22 ‐ Para criar novos estilos de formatação.

Esse botão dá acesso a caixa de diálogo “Estilo” onde você irá selecionar os elementos que receberão os formatos que serão aplicados no estilo.



Figura 23 ‐ Selecionando os elementos para o estilo.

Clique agora no botão “Formatar...” para iniciar a formatação dos estilos através da caixa de diálogo “Formatar células”.

Figura 24 ‐ Caixa de diálogo Formatar Células.

Ela exibe todas as opções para formatação de células, inclusive opções de segurança. São ao todo seis guias com as seguintes opções:



Guia Descrição Número Exibe os vários formatos que podem

ser atribuídos aos dados numéricos. Alinhamento Mostra as opções para alinhamento

do texto na célula. Fonte Opções para estilos de fontes. Tipo,

cor e estilos. Borda Opções para bordas das células. Tipos

de linha, espessura e cores. Preenchimento Formatos de cores para o fundo das

células. Proteção Proteger e ocultar o conteúdo das

células. Tabela 7 ‐ Opções da caixa de diálogo Formatar Células.

Funções Além de poder construir e executar fórmulas matemáticas criadas a partir dos dados de uma planilha, o Excel também possui uma coleção de mais de trezentas funções próprias que acompanham o programa. Elas são divididas em categorias, onde cada categoria traz uma coleção de várias funções para diversos tipos de cálculos, simples ou complexos. Estrutura de uma função Uma função é construída como uma fórmula ou expressão comum. Temos o sinal de igualdade (=) para iniciar a função, o nome da função e seus argumentos entre parênteses. Veja abaixo:

=nome_da_função(argumentos) As funções estão disponíveis na guia “Fórmulas”, no grupo “Biblioteca de funções” através do botão “Inserir função”.

Figura 25 ‐ Guia Fórmulas e suas opções.



Figura 26 ‐ Botão Inserir Função.

Ao clicar no botão, será apresentada a caixa de diálogo “Inserir função”, onde teremos acesso a todas as funções disponíveis no Excel, bem como a uma eficiente ajuda on‐line que mostra como utilizar cada uma delas.

Figura 27 ‐ Caixa de diálogo Inserir função.

Através do uso da caixa de diálogo “Inserir função” você insere as funções através de um assistente passo‐a‐passo, onde cada detalhe da função é explicado. Vejamos a seguir algumas das funções mais utilizadas no Excel. Função SOMA Realiza somatórios ou totalizações de valores numéricos. Muito utilizada para somas de grandes quantidades de argumentos. Sintaxe da função:

=SOMA(argumento;argumento;...;argumento) Exemplos: Função Resultado



=Soma(1;3;4) 8 =Soma(A1;C10) Soma os valores das células A1 e C10 =Soma(A1:C10) Soma os valores das células de A1 até

C10 =Soma(A1;A2;A4:A15;10) Soma os valores das células A1 e A2,

soma o resultado com a soma dos valores das células de A4 até A15, e soma o resultado com o valor 10

Tabela 8 ‐ Exemplos da função Soma.

Função MÉDIA Calcula a média aritmética dos argumentos. Os argumentos são somados um a um e divididos pelo total de argumentos. Sintaxe da função:

=MÉDIA(argumento;argumento;...;argumento) Exemplos: Função Resultado =Média(1;3;4) 2,66 =Média(A1;C10) Média dos valores das células A1 e

C10 =Média(A1:C10) Média dos valores das células de A1

até C10 Tabela 9 ‐ Exemplos da função Média.

Função MÁXIMO Exibe o maior valor em um conjunto de valores. Sintaxe da função:

=MÁXIMO(argumento;argumento;argumento;...;argumento) Exemplo: Função Resultado =Máximo(1;4;2) 4 =Máximo(A1:C3) Exibe o maior valor contido entre na

faixa de dados de A1 a C3. Tabela 10 ‐ Exemplos com a função Máximo.

Função MÍNIMO Exibe o menor valor em um conjunto de valores.



Sintaxe da função: =MÍNIMO(argumento;argumento;argumento;...;argumento)

Exemplo: Função Resultado =Mínimo(1;4;2) 1 =Mínimo(A1:C3) Exibe o menor valor contido entre na

faixa de dados de A1 a C3. Tabela 11 ‐ Exemplo da função Mínimo.

Função SE A função SE é uma função do tipo lógica, utilizada para comparar valores, e cujo resultado dessa comparação será sempre um valor lógico do tipo verdadeiro ou falso. Sintaxe da função:

=SE(teste_lógico; comando_se_verdadeiro; comando_se_falso) Onde:

• teste_lógico: qualquer valor ou expressão que possa ser avaliada como verdadeiro ou falso. Utilizamos os operadores de comparação na construção dessas expressões. Por exemplo: 2>4.

• comando_se_verdadeiro: comando que será executado no caso do teste_lógico ser avaliado como verdadeiro.

• comando_se_falso: comando que será avaliado no caso do teste_lógico ser avaliado como falso.

Exemplo: =SE(B2>C4; “Verdadeiro”; B2*10)

No exemplo acima, se a expressão “B2>C4” for verdadeira, será exibida na planilha a palavra “Verdadeiro”, caso contrário, o valor de B2 será multiplicado por 10. Vejamos alguns exemplos dessas funções na planilha abaixo:



Figura 28 ‐ Exemplo prático de fórmulas e funções.

Foram utilizadas as seguintes fórmulas e funções na planilha da Figura 32: Célula Função D4 Para calcular o preço total de cada

produto: =B4*C4 B9 Verifica qual a compra de maior valor:

=Máximo(D4:D7) B10 Verifica qual a compra de menor valor:

=Mínimo(D4:D7) D9 Calcula o total gasto: =Soma(D4:D7) D10 Calcula a média dos preços:

=Média(D4:D7) E4 Calcula um desconto de 10% sobre o

preço total, apenas para os produtos cuja quantidade for maior que 10: =SE(C4>10;D4*10%;" ‐ ")

Figura 29 ‐ Descrição das fórmulas e funções utilizadas na planilha exemplo.

Criando gráficos A criação de gráficos no Excel é algo bastante simples. Na versão 2007, vários efeitos e formatos de gráficos foram acrescentados e melhorados. As opções para criação de gráficos foram dispostas na guia “Inserir”, grupo “Gráficos”.



Figura 30 ‐ Opções de gráficos.

São modelos de gráficos em colunas, linhas, pizza, barras, área, dispersão e outros. Além desses, o usuário pode criar seus próprios tipos de gráficos. Para criar um gráfico, selecione os dados na tabela e escolha um dos tipos.

Figura 31 ‐ Inserindo um gráfico.

Na Figura 35, selecionamos os dados das colunas “Produtos” e “Preço Unitário”, e escolhemos o tipo de gráfico “Colunas 3D”. Ao selecionar o tipo de gráfico, o mesmo é imediatamente exibido na planilha.



Figura 32 ‐ Gráfico na planilha.

Os dados que foram utilizados na construção do gráfico ficam em evidência na tabela, no caso do exemplo: “Produtos” e “Preço Unitário”. Ao inserirmos um gráfico em uma planilha, uma nova guia é apresentada com os comandos específicos para aquele elemento, a guia em questão é a “Ferramentas de gráfico”. Ative a mesma para visualizar as opções que ela traz.

Figura 33 ‐ Ferramentas de gráfico.

As opções da “Ferramenta de gráfico” permitem a configuração das características gerais do gráfico, permitindo o total controle de sua aparência e localização na planilha. Por exemplo, clique na opção “Alterar tipo de gráfico” para modificar a exibição dos dados entre colunas e linhas. Você verá a alteração nas informações exibidas no gráfico.



Figura 34 ‐ Alternando a exibição dos dados.

Essas são apenas algumas informações sobre como utilizar o programa Excel. Com a prática você descobrirá toda a potencialidade desse programa, de forma a adequá‐lo as suas necessidades do dia‐a‐dia.



Referências bibliográficas:

Habraken, Joe. Microsoft Office 2010 in depth. QUE Publishing. ISBN‐13: 978‐0‐7897‐4309‐1, ISBN‐10: 0‐7897‐4309‐4.

Lambert, Joan, Cox, Joyce. MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint & Outlook Exams. Microsoft Press. ISBN 978‐0‐7356‐4875‐3.

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