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Housekeeping5S
Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.
Objetivos do curso
Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem ter uma visão geral do 5S - Housekeeping, entender como esta filosofia pode ser integrada àorganização e adquirir os conhecimentos necessários para implantar e manter um programa 5S adequado e eficaz.
Durante este curso iremos:
� Aprender a história e o conceito do programa 5S - Housekeeping
� Saber o significado dos S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, e dos 3S que foram acrescentados posteriormente
� Entender a filosofia básica para implantar o 5S� Aprender como realizar auditoria, avaliação ou diagnóstico no programa 5S
que está implantado
� Compreender a importância da participação da alta direção e da cultura da organização
� Realizar exercícios para consolidar os conceitos estudados
Conteúdo programático
Continuação das etapas para implantação do 5S, estudo de caso e exercícios.
MÓDULO 4
Indícios de 5S, etapas para implantação do 5S e exercícios.MÓDULO 3
Seiso/Limpeza, Seiketsu/Asseio, Shitsuke/Disciplina, o 6º S –
Setsuyaku/Economia, o 5S no dia a dia, seus benefícios e
exercícios.
MÓDULO 2
A origem dos 5S, o que é o programa 5S, objetivos, Seiri/Organização, Seiton/Ordenação e exercícios.
MÓDULO 1
Módulo 1Origem do 5S, o que é o programa 5S,
objetivos,Seiri/Organização, Seiton/Ordenação e
exercícios
Origem do 5S
O programa 5S originou-se no Japão da pós-guerra (1950). Idealizado
por Kaoru Ishikawa, tem como objetivo preparar uma empresa ou
qualquer espaço físico para melhoria no ambiente. São cinco atividades
iniciadas pela letra “S”, nomeadas em japonês:
Seiri (organização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu
(asseio) e Shitsuke (disciplina).
Em inglês a tradução usualmente utilizada é: Sorting, Systematising,
Sweeping, Sanitizing e Self-disciplining. A dificuldade está em conseguir
palavras em inglês ou outra língua que tenham os mesmos significados
do idioma japonês e que comecem com S, uma vez que 5S tem sido o
nome tradicional do programa japonês.
Depois de ocidentalizado ficou conhecido como “Housekeeping”.
O que é o programa 5S
É um programa de melhoria comportamental, cuja principal
característica é a simplicidade. Seus conceitos são bastante
profundos e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na
vida pessoal.
Pessoas que praticam estes conceitos tornam-se gerentes de si
mesmas, proporcionando uma melhora para a organização e para o
mercado de trabalho.
Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem
construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo
continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência do 5S.
A essência do 5S é a autodisciplina, a iniciativa, a busca do
conhecimento de si mesmo e do outro, o espírito de equipe, o
autodidatismo e a melhoria contínua em nível pessoal e
organizacional.
O que é o programa 5S
O programa 5S deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições
de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudança de cultura na
empresa que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade Total em todos os
ambientes da mesma.
Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no
trabalho utilizam o programa 5S como uma base para o desenvolvimento dessa qualidade.
Hoje algumas empresas acrescentam mais 3S: Shikari Yaro (determinação), Shido
(educação/treinamento) e Satsuyaku (economia).
No início deste programa utilizava-se somente 3S e ele era denominado programa 3S.
Depois passou-se a utilizar cinco palavras e sua denominação passou a ser 5S, e assim
sucessivamente foi se transformando de empresa para empresa e tendo outras
denominações: 6S, 7S, 8S, etc.
Antigamente no Japão as fábricas eram muito sujas. A administração e os operários não
percebiam e conviviam com a situação – todavia devido ao programa 5S isto mudou.
O que é o programa 5S
Quando outros países começaram a se interessar pelo TQC – Total Quality
Control, logo perguntavam “Como devemos iniciar a implantação?”, ao que o
professor Ishikawa respondia: “Sempre pela limpeza. Em ambientes sujos
jamais haverá qualidade.”
O caminho prático é a implantação dos 5S, cinco passos integrados que
buscam fortalecer 5 sensos, formando um todo único e simples que nos ajuda a
encarar o ambiente de trabalho de uma maneira totalmente nova.
Não só os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos
funcionários: o mesmo deve ocorrer com relação à organização da área de
trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, liberação de espaço,
padrões de arrumação, facilitação ao próprio funcionário saber o que está certo
e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas de pó,
condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina
necessária para realizar um bom trabalho em equipe dia após dia.
Objetivos específicos
Melhorar a qualidade dos produtos/serviços
Melhorar o ambiente de trabalho
Melhorar a qualidade de vida dos funcionários
Maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis
Reduzir gastos e desperdícios
Otimizar o espaço físico
Reduzir e prevenir acidentes
Melhorar as relações humanas
Aumentar a auto-estima dos funcionários
Estes objetivos devem ser estabelecidos pela alta administração, com metas mensuráveis
para serem acompanhadas por todos os empregados.
O programa 5S, por dar a todos a oportunidade de opinar, indiretamente ajuda a introduzir
a gestão participativa.
A importância da participação da alta administração
A implementação do programa 5S deve partir da alta administração. É ela quem deve
decidir sobre a iniciação do programa como pré-condição para se ter qualidade na empresa.
Para dar início à implantação, a alta administração deve demonstrar comprometimento
sincero com este programa. Se isso não ocorrer, os funcionários não participarão como
devem por não entenderem a razão.
É muito importante que todos entendam que a implantação definitiva do programa 5S só
ocorrerá se houver participação de todos os funcionários, do presidente aos operários.
O 5S na produção e administração
Existe uma tendência em se pensar que o programa 5S é um projeto para a área de
produção. Mas isto não é verdade: ele é muito válido para a área administrativa também.
Comparação da aplicação do 5SProdução X Administração
Hábito para cumprimento de regras e procedimentos.
Hábito para cumprimento de regras e procedimentos.
SHITSUKE(Auto-
disciplina)
Estabelecimento, preparação e implementação de informações e dados de fácil entendimento que serão muito úteis e práticos para decisões.
Ações consistentes e repetitivas visando arrumação, ordenação e limpeza, e ainda manutenção de boas condições sanitárias e sem qualquer poluição.
SEIKETSU(Asseio)
Atualização e renovação de dados para obter decisões corretas.
Eliminação de pó, sujeira e objetos desnecessários e manutenção da limpeza nos postos de trabalho.
SEISOH(Limpeza)
Determinação de local de arquivo para pesquisa e utilização de dados a qualquer momento.
Determinação de local específico ou lay out para os equipamentos serem localizados e utilizados a qualquer momento.
SEITON(Ordenação)
Identificação dos dados e informações necessárias e desnecessárias para decisões.
Identificação dos equipamentos necessários e desnecessários nas oficinas e postos de trabalho.
SEIRI(Organização)
ADMINISTRAÇÃOPRODUÇÃO5S
Filosofia básica para implantar o programa 5S
Inicialmente somente devemos implantar os 3S relativos a seiri (organização), seiton(ordenação) e seisoh (limpeza). Somente com a implantação destes 3S podemos obter 50% de melhoria nas empresas: redução de não-conformidades e de custos, e melhoria de produtos, serviços, qualidade de vida no trabalho, etc.
A implantação do programa 5S deveria ser iniciada por uma área-piloto para servir de exemplo para as outras áreas. O presidente e os diretores deveriam implantar os 5S nos seus locais de trabalho, dando o exemplo para todos na empresa.
Durante o levantamento das situações e instalações devemos sempre fotografar ou filmar. Ter o antes e o depois documentados é ótimo para melhorar o entendimento.
Durante o levantamento vamos perceber que muitas vezes o ambiente parece limpo, mas se olharmos os cantos e o teto vamos verificar que não é bem assim. Existem sujeiras de várias naturezas e por várias causas que, por falta de atenção e hábito de convivência, se acumulam por muitos anos nos locais sob análise.
Após a implantação de pelo menos 3S em uma área-piloto e de termos mostrado àorganização os benefícios do programa, podemos implantar nas outras áreas da organização.
Seiri - Organização
Seiton Seiton -- OrdenaOrdenaççãoão
Seiso Seiso -- LimpezaLimpeza
Seiketsu Seiketsu -- AsseioAsseio
Shitsuke Shitsuke -- DisciplinaDisciplina
Conceitos de cada S
Vamos agora aprofundar o entendimento de cada S e aprender como implantar e como auditar cada um:
Seiri – Organização – Conceitos
Sentido literal: separar por tipo ou tamanho.
Sentido no 5S: identificar os itens necessários e desnecessários existentes no local de trabalho. Ou em outras palavras: somente os itens necessários deverão estar nos locais de trabalho.
Procedimento:1 - Analisar tudo o que está no local de trabalho 2 - Separar o necessário do que é desnecessário 3 - Verificar utilidade de cada item perguntando: “Agrega valor?”4 - Manter estritamente o necessário
Critérios:Se é usado a toda hora: colocar no próprio local de trabalho, escritório ou máquinaSe é usado todo dia: colocar próximo ao local de trabalhoSe é usado toda semana: colocar no almoxarifadoSe não é necessário: descartar
Seiri – Organização – Como fazer
Separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente. Manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, na quantidade certa.
Identificar e classificar materiais, móveis, equipamentos e ferramentas em duas categorias: necessários e desnecessários ao trabalho. O necessário deve ser guardado conforme a necessidade e o consumo.
Os recursos devem ser remanejados para onde são necessários. Isto inclui eliminar tarefas desnecessárias e desperdícios de recursos e uma utilização correta dos equipamentos para aumento do seu tempo de vida.
Não deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho. Devemos lembrar de manter somente o necessário ocupando espaço. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armários, etc.
Jogar fora o que ainda é aproveitável é desperdício. O material deveráser enviado à área de descarte que pode enviá-lo para onde énecessário.
Seiri – Organização – Lista de Verificação
Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada, e podemos perguntar à equipe:
• Existem objetos que há um bom tempo foram guardados e até então ainda não foram utilizados, ou com freqüência de uso muito baixa?• Há coisas desnecessárias em seu local de trabalho?
• Todos os itens desnecessários estão separados, classificados, estocados e rotulados?
• A sujeira pesada foi removida?
• Existe desperdício que deva ser reduzido e/ou evitado?
• O sistema implantado impede novos acúmulos de objetos, equipamentos ou dados obsoletos?
• Todo o pessoal está treinado para manter a organização?
Seiri – Organização – Benefícios
Liberação de espaço para os mais variados objetivos
Diminuição de custos e estoques
Reaproveitamento de recursos materiais
Redução de acidentes
Eliminação de materiais e equipamentos fora de uso, como ferramentas, armários, prateleiras, etc.
Eliminação de sobressalentes fora de uso
Eliminação de dados e controles ultrapassados
Eliminação do tempo de procura
Seiton – Ordenação – Conceitos
Sentido literal: combinação ou arranjo de partes, dados, elementos ou peças seguindo algum princípio ou método racional.
Sentido no 5S: determinar o local para achar facilmente quando necessitar.
Procedimento: 1 - Definir arranjo físico da área de trabalho 2 - Padronizar nomes 3 - Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar 4 - Usar rótulos e cores vivas para identificação 5 - Buscar comprometimento de todos na manutenção da ordem
Critérios:Uma boa prática para não errar a ordenação é buscar no trabalho sempre o conceito de que 1 é melhor. Ou seja: 1 ferramenta, 1 máquina, 1 formato, 1 arquivo, 1 horário definido para cada reunião,1 cópia de documento, 1 original.
Seiton – Ordenação – Como fazer
Agrupar as coisas necessárias, de acordo com a facilidade de acessá-las, levando em conta a freqüência lógica já praticada.
Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se à disposição dos objetos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas. Com isto há diminuição do cansaço físico, economia de tempo e facilitação na tomada de medidas emergenciais.
O primeiro passo é definir um lugar para as coisas. O segundo passo é definir como guardar as coisas. O terceiro passo é obedecer as regras.
Definir o layout (disposição) da sua áreaIdentificar materiais, arquivos e pastas com rótulosManter livres as áreas de circulaçãoGuardar materiais semelhantes no mesmo lugarCada coisa tem que ter nome - Dê nome a tudo!
Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Nenhum item sem lugar definido, mesmo que alguém o esteja usando. Assim fica mais fácil de localizar as coisas. Devemos usar etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nos arquivos eletrônicos, nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Seiton – Ordenação – Lista de Verificação
Após a implantação devemos verificar se não esquecemos de nada e podemos perguntar àequipe:
Há lugares definidos para todas as coisas?
Todos os objetos são identificados?
A facilidade de acesso aos objetos é proporcional à freqüência de sua utilização?
A identificação e a sinalização dos locais e objetos são facilmente compreendidas? Hádiferentes cores para facilitar a identificação?
Existe uma otimização dos recursos disponíveis?
Todo pessoal está treinado para manter a ordenação?
Observações:
Cuidado para não cometer exageros descartando aquilo
que é útil para o trabalho. Consulte sempre quem usa o item.
Deve-se ter muita atenção para não errar.
Seiton – Ordenação – Benefícios
Rapidez e facilidade na busca dos objetos e documentos
Facilidade de comunicação (todos sabem onde estão os objetos)
Economia de tempo e material
Redução de acidentes
Aumento de produtividade
Exercícios
Indique se é verdadeiro ou falso:
1 ( ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas.
2 ( ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade.
3 ( ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque.
4 ( ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos.
5 ( ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso.
6 ( ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização.
7 ( ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional à freqüência de sua utilização.8 ( ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Resposta dos exercícios
Indique se é verdadeiro ou falso:
1 ( F ) O 5S foi idealizado no Japão por Kaoru Ishikawa depois da primeira guerra mundial para melhorar o ambiente de trabalho nas fábricas que eram muito sujas.
2 ( V ) O 5S é um programa de melhoria comportamental, cuja principal característica é a simplicidade.
3 ( F ) Os objetos guardados há muito tempo devem ter um lugar de destaque.
4 ( V ) Devemos manter no lugar de trabalho apenas o que realmente usamos.
5 ( V ) Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso.
6 ( F ) Pessoas que praticam estes conceitos não se tornam gerentes de si mesmas mas proporcionam uma grande melhoria para a organização.
7 ( V ) A facilidade de acesso aos objetos deve ser proporcional àfreqüência de sua utilização.8 ( F ) Não devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
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