MANUAL DE PROCEDIMENTOS QUANTO A UTILIZAÇÃO DO … · O sistema “Controle de Expedição de...

MANUAL DE PROCEDIMENTOS QUANTO A UTILIZAÇÃO DO

SUBSISTEMA DE CONTROLE DE EXPEDIÇÃO DE

DOCUMENTOS/SGA

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DEPARTAMENTO DE SECRETARIA GERAL

SERVIÇO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO

Elaborado por: Roberto Gomes Moreira

David Pereira Ramos Analista Responsável: Diná Herdi de Medeiros

Sumário

O sistema “Controle de Expedição de Documentos/SGA” foi desenvolvido com a finalidade de obter um maior controle e rapidez das atividades prestadas pela Seção de Expedição para proporcionar um atendimento de qualidade aos usuários de seus serviços.

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Índice Assunto Página

Entendo os Ícones/Figuras 04 SGA - Expedição/Autorização 05 Sistema de Expedição de Documentos 06 1 - Cadastros 07 1.1 - Correspondências Expedidas 08 1.1.1 -Inclusões 09 1.1.2 - Alterações 11 1.1.3 - Inclusões de Registros Iguais 13 1.2 - Correspondências Recebidas 14 1.3 - Correspondências Coletadas 19 1.4 -Movimentação de Correspondências 21 1.5 - Controle Financeiro 23 1.5.1 - Faturas 24 1.5.2 - Controles de Empenhos 25 1.5.3 - Utilização de Empenho/Faturas 27 2 -Tabelas 28 2.1 - Tabela de Áreas 29 2.2 - Tabela de Espécie 30 2.3 - Tabela de Tipo de Envio 31 2.4 - Tabela de Unidades 32 2.5 - Tabela de UF´S 33 2.6 - Tabela de Coletores 34 3 - Consultas 35 3.1 - Consulta Correspondências Expedidas 36 3.1.1 - Consulta Correspondências Expedidas Por Número de Registro 37 3.1.2 - Consulta Correspondências Expedidas Por Data 38 3.1.3 - Consulta Correspondências Expedidas Por Período 39 3.1.4 - Consulta Correspondências Expedidas Por Tipo de Envio 40 3.1.5 - Consulta Correspondências Expedidas Por Origem 42 3.1.6 - Consulta Correspondências Expedidas Por Remetente 44 3.1.7 - Consulta Correspondências Expedidas Por Destinatário 45 3.2 - Consulta Correspondências Recebidas 47 4 - Relatórios 48 4.1 - Correspondências Expedidas – Período e Tipo 49 4.2 - Correspondências Recebidas – Período 51 4.3 - Correspondências Coletadas 52 4.4 - Relatório Financeiro de Atividades 54 4.5 - Relatório Financeiro de Atividades - Analítico 57 4.6 - Relatório de Faturas 59 4.7 - Relatório de Empenhos 60 4.8 - Mapa Anual de Correspondências 62 5 - Manutenção 64 5.1 - Desmarcar Correspondências Expedidas já Impressas 65 5.2 - Desmarcar Correspondências Recebidas já Impressas 66

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ENTENDENDO OS ÍCONES/FIGURAS

• Sair ou voltar

• Abrir (Possibilita o acesso à outra tela)

• Este sinal simboliza uma espécie de ajuda, possibilitando ao usuário acessar as diversas tabelas que o Sistema possui.

• Salvar/Gravar (Esta opção permite que o usuário salve ou grave uma determinada operação).

• Excluir

• Visualizar

• Voltar ao último registro do dia, registro anterior, próximo registro e último registro, respectivamente.

Saiba mais: Todas as siglas e números das unidades/departamentos são tirados do

Sistema de Gestão Administrativa - SGA

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SGA – EXPEDIÇÃO

AUTORIZAÇÃO Para operar o Sistema é necessário que a pessoa seja cadastrada pelo Serviço de

Processamento de Dados, através do seu CPF e uma senha para efetuar o logon, logo

após clicar no botão .

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SISTEMA DE EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS

TELA GERAL Esta tela apresenta ao usuário as ferramentas utilizadas no Sistema de Expedição de documentos.

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1 – CADASTROS

Estas ferramentas possibilitam ao usuário cadastrar as atividades executadas pela Seção de Expedição.

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1.1 CORRESPONDÊNCIAS EXPEDIDAS

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1.1.1 - INCLUSÕES Utilizado para cadastrar as correspondências que são enviadas via EBCT, do tipo: Carta registrada, Carta simples, Sedex nacional, Sedex internacional e Serca convencional (malote). Quando é acionada esta pasta, automaticamente abre-se uma página onde são digitadas as informações que solicitadas nos seguintes itens:

• Data - caso queira alterar a data deverá fazer antes de entrar na chave “Inclusão”

• Origem - a unidade que está enviando o documento • Tipo de Envio – este campo registra o tipo de envio da correspondência

expedida, como: SDX – Sedex Nacional, EMS – Sedex Internacional, MAL – Malote e etc.

• Nº do Registro – este é o campo que “identifica” a correspondência • Remetente – digite o nome de quem está enviando e/ou da unidade – CPF • Espécie – digite o tipo de documento que está sendo encaminhado, como:

ofício, memorando, nota fiscal e etc. • Nº do Documento – registra o número dos documentos que estão sendo

expedidas. Ex.: número do ofício, memorando, nota fiscal e etc. • Destinatário com CEP, Endereço, Bairro, Cidade e UF. (Quando o Tipo for

malote, coloca-se o peso).

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OBS.: quando o cadastro for carta simples, digite o código da unidade, e tipo de envio (SPL) , automaticamente abrirá a seguinte tela:

no qual digita-se a quantidade e o valor, para finalizar clique no botão .

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1.1.2 – ALTERAÇÕES

Utilizado para alterar documentos quando ocorrer erro na digitação; para efetuar

alteração de um documento, é necessário que use o seguinte procedimento:

• Clicar na pasta alterações (Página 6 – Ícone 1.1.2) • A busca é feita através da data ou do registro • Quando a pasta “Alterações (Já Digitadas)” for acionada, automaticamente

abrirá a tela abaixo:

A pasta é exclusivamente para alterações de correspondências simples.

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Para alterar algum registro, de correspondência simples, é necessário digitar a

data referente a inclusão e clicar no registro desejado, em seguida clique no botão

e aparecerá a seguinte tela:

Para acrescentar algum valor é necessário:

• Informar o valor em “Valor Acrescentar” • Informar a quantidade de cartas a acrescentar em “Qtde.a Acrescentar” para

finalizar a operação clique no botão .

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1.1.3 – INCLUSÕES DE REGISTROS IGUAIS

Geralmente, utiliza-se esse campo quando há existência de um ou mais

documentos para registrar com o mesmo remetente e destinatário.

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1.2 - CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

A tela “Correspondências Recebidas” contém as mesmas informações da

“Correspondências Expedidas”, porém com a inversão de alguns campos.

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A pasta “Inclusão de Informações Iguais” tem o mesmo procedimento da “Correspondências Expedidas” com exceção da pasta “Alteração (Já digitadas)”.

Na tela “Correspondências Recebidas” na pasta “Alteração (Já digitadas)” o usuário tem a opção de registrar o nome do funcionário que recebeu a correspondência. Para registrar o usuário devera proceder da seguinte forma:

• Clicar no botão • Em seguida abrirá a tela abaixo:

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• Clique no botão • Aparecerá a seguinte tela

• Digite o registro que deseja confirmar o recebimento, selecione o objeto e

clique no botão para abrir a tela abaixo:

• Digite o nome do funcionário que recebeu a correspondência e digite a data

do recebimento, para finalizar dê “Enter” e a tela fechará automaticamente.

Na pasta “Recebimento de A.R” o usuário deverá proceder da seguinte forma para efetuar um registro:

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• Clicar na pasta • Digitar o número do registro

• Clicar no botão para finalizar Saiba mais: logo após o a confirmação aparecerá a(s) seguinte(s) mensagem(ns)

esta mensagem aparecerá se todo o procedimento for realizado com sucesso.

esta mensagem aparecerá se no momento do envio da correspondência não for registrado com A.R.(Sim) em “Correspondências Expedidas”, como mostra a tela abaixo:

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Caso o usuário não tenha efetuado o procedimento correto em “Correspondências Expedidas” ele deverá entrar na pasta “Alterações – Já Digitadas” e alterar a informação correspondente a A.R..

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1.3 – CORRESPONDÊNCIAS COLETADAS

Esta tela possibilita registrar todos os documentos que tramitam no

Departamento e/ou Seção. Como operar nesta tela: • Informa o tipo de coletor • Informa a espécie • Informa a data • Informa a quantidade

Para finalizar a operação clique no botão . Saiba mais: Coletor é a pessoa que efetuou a coleta (recebeu) os documentos

e/ou objetos. Obs.: Caso a pessoa que esteja operando o sistema não memorizar a sigla do

coletor, deve proceder da seguinte forma: clique no ícone do chave “Coletor” e em seguida aparecerá a seguinte tela:

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selecionar o coletor e clique no botão , automaticamente o coletor será acionado.

Espécie: este campo é utilizado para registrar a espécie de documento e/ou objeto coletado. Cada espécie de documentos e/ou objetos tem uma sigla correspondente, caso o usuário não se recorde da sigla correspondente a espécie

coletada, basta clicar no ícone do campo espécie e em seguida aparecerá a tela mostrada acima.

Selecione a espécie e clique no botão automaticamente abrirá a tela “Correspondência Coletadas”.

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1.4 - MOVIMENTAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Esta tela é utilizada para registrar o valor de cada objeto expedido via EBCT (Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos) como: sedex nacional e sedex internacional, que gerará no controle financeiro o total gasto por cada unidade usuária deste serviço. Para registrar o valor de um objeto é necessário seguir os seguintes passos:

• Ter em mãos a fatura referente ao serviço • Selecionar o número do registro onde está indicado pela seta na foto acima e

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clicar no botão . Automaticamente o sistema abrirá a seguinte tela:

onde apresenta: tipo de envio, data, hora, unidade usuária, número de registro, fatura, peso, valor e quantidade.

Obs.: digite apenas o número da fatura e o valor do objeto. Logo depois, digite o número da fatura, coloque o valor correspondente ao número do

objeto e clique no botão .

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1.5 – CONTROLE FINANCEIRO

Programa elaborado a fim de manter o controle dos gastos com serviços postais. Neste programa foram criadas três pastas: “Faturas”, “Empenhos” e “Utilização de Empenhos/Faturas” que veremos com mais detalhes a seguir.

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1 5.1 – FATURAS

Nesta pasta registramos as faturas relativas aos serviços postais. Objetivo:

• Controlar a entrada das faturas na Fiocruz (Fundação Oswaldo Cruz). • O programa somente efetuará os cálculos dos gastos de cada unidade usuária

se a fatura estiver registrada no sistema. Como efetuar o registro das faturas: • Digitar o número da fatura • Digitar o número do processo em que efetuará o pagamento • Digitar a data de emissão, data de chegada e data de vencimento • Digitar o tipo de serviço e o saldo da fatura.

Para finalizar o procedimento clique no botão .

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1.5.2 – CONTROLE DE EMPENHOS

Através desta pasta controlam-se as notas de empenhos emitidas por cada unidade usuária dos serviços postais. Para efetuar o cadastro de uma nota de empenho é necessário que o usuário digite:

• Código da unidade • Unidade gestora • Gestão • Ano em que foi emitida a NE • Número • CNPJ do favorecido • Valor da nota de empenho • Data Saiba mais: este programa permite reforçar a nota de empenho quando o

mesmo se encontra em saldo insuficiente.

Para utilizar a pasta .Automaticamente abrirá a seguinte tela:

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Para reforçar a nota de empenho o usuário deverá digitar: • Unidade gestora (UG) • Gestão • NE (Nota de Empenho) • Ano da NE • Número da NE • Valor

Para salvar as informações clique no botão .

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1.5.3 – UTILIZAÇÃO DE EMPENHO/FATURAS

Pasta utilizada para obter os débitos nas notas de empenho de cada unidade usuária dos serviços postais. Quando é debitado um valor em uma nota de empenho, o sistema abate este valor da fatura relativa ao serviço que está sendo quitado. Como operar nesta pasta:

• Digita o número da fatura que será quitada • Digita código da unidade usuária • Digita sigla da unidade usuária • Unidade gestora • Gestão • Tipo (NE) • Ano de emissão da NE • Número da NE • Valor utilizado da NE

Para finalizar clique no botão . Saiba mais: esta pasta permite consultar o saldo da nota de empenho, o saldo

da fatura e se a nota de empenho for cadastrada.

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2 – TABELAS

Este programa funciona como banco de dados onde foram criados seis tipos de tabelas no qual, o usuário armazena as informações necessárias para o funcionamento do Sistema de Expedição.

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2.1 – TABELA DE ÁREAS

Funciona como banco de dados da pasta “Correspondência Recebida”. Para efetuar o cadastro de uma determinada área, o usuário deverá proceder da seguinte forma:

• Criar um código para a área • Digitar a sigla dos departamentos que farão parte dessa área

• Clicar no botão para salvar as informações

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2.2 – TABELA DE ESPÉCIE

Funciona como banco de dados da pasta “Correspondência Expedida” e

“Correspondência Recebidas”. Nesta tabela, registram-se as espécies de documentos que são recebidos e expedidos. Exemplo: amostra, AR (Aviso de Recebimento), ATP (Autorização de Pagamento), boletim e etc. Como registrar as espécies de documentos:

• Digitar um código para a espécie • Digitar a descrição da espécie

Clicar no botão para salvar as informações.

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2.3 – TABELA DE TIPO DE ENVIO

Funciona como banco de dados da pasta “Correspondências Expedidas” e “Correspondências Recebidas”.

Nesta tabela são requisitados os tipos de envio (serviços utilizados), tanto na “Correspondência Expedida” quanto na “Correspondência Recebida”.

Para criar um tipo de correspondência o usuário deverá: • Clicar no código • Criar uma sigla correspondente ao tipo de envio • Clicar no campo descrição • Discriminar o tipo de envio

• Clicar no botão para salvar a informação

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2.4 – TABELA DE UNIDADES

Desenvolvido para cadastrar as unidades da Fiocruz. Para cadastrar uma unidade/departamento no banco de dados, o usuário deverá proceder da seguinte forma:

• Digitar o código da unidade a ser cadastrada • Informar a área da unidade • Informar o CEP, endereço, cidade e UF

• Clicar no botão para salvar as informações Saiba mais: em caso de dúvida referente ao código da unidade ou a

localização da área basta clicar no botão e automaticamente aparecerá as informações correspondentes.

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2.5 – TABELA DE UF´S

Desenvolvido para armazenar as unidades federativas em que a Fiocruz possui Centros Regionais. É através das informações contidas nesta tabela que o sistema efetua os cálculos dos malotes expedidos. O cálculo do malote é feito da seguinte forma:

• Peso da correspondência x o valor do quilo Saiba mais: os valores registrados nesta tabela são referentes aos preços por

quilo de cada UF (tarifa postal).

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2.6 – TABELA DE COLETORES

A finalidade desta tabela é operar como banco de dados da pasta “Correspondências Coletadas”. Para cadastrar um “Coletor” basta:

• Clicar no campo denominado código • Criar um código para o coletor • Escrever por extenso o nome do coletor

• Clicar no botão para salvar

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3 – CONSULTAS

Este programa permite ao usuário consultar as informações contidas nas pastas: “Correspondências Expedidas” e “Correspondências Recebidas”.

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3.1 – CONSULTA CORRESPONDÊNCIAS EXPEDIDAS

Na consulta “Correspondências Expedidas” encontram os seguintes campos: • Por número de registro • Por data por período • Por tipo de envio • Por origem • Por remetente • Por destinatário

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3.1.1 – POR NÚMERO DE REGISTRO

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por registro, basta o usuário colocar o número do registro (o que identifica a correspondência) no campo “Registro”, teclar “Enter/Tab”, automaticamente o sistema busca o registro, após

clicar no botão .

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3.1.2 – POR DATA

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por data, basta o usuário digitar:

• Data de quando foi feito o registro da correspondência, automaticamente o sistema selecionará a correspondência referente à data solicitada

• Clique na correspondência

• Clique no botão

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3.1.3 – POR PERÍODO

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por período, basta o usuário digitar:

• Data ao qual deseja fazer a consulta

• Clique no botão

Selecione o documento desejado e em seguida no botão para obter todas as informações sobre o registro da correspondência.

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3.1.4 – POR TIPO DE ENVIO

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por tipo de envio, basta o usuário

escolher o tipo ao qual a correspondência foi registrada e clique no botão

.

Selecione o período e clique no botão .

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Automaticamente o sistema apresenta o tipo de envio e todos os documentos que formam expedidos no período solicitado. Em seguida, selecione a correspondência desejada e clique no botão

para obter todas as informações sobre a correspondência.

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3.1.5 – POR ORIGEM

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por origem, o usuário tem duas

opções: • Por descrições • Por sigla • Após digitar a descrição e/ou sigla teclar “Enter/Tab”, o sistema selecionará

a unidade de origem

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Digite o período desejado ao qual queira pesquisar e clique no botão

.

Procure o documento desejado e clique no botão para obter maiores informações.

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3.1.6 – POR REMETENTE

Para obter uma busca mais apurada neste tipo de consulta, digita-se:

• Data de envio • Nome do remetente • Tecle “Enter” (automaticamente o sistema buscará o remetente)

• Clicar no botão

Saiba mais: após clicar no botão , o sistema abrirá uma outra tela onde a correspondência consultada aparecerá. Caso o usuário queira mais

detalhes da consulta basta clicar no botão .

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3.1.7 – POR DESTINATÁRIO

Nesta consulta “Correspondências Expedidas” por destinatário, digite o nome do destinatário ao qual deseja fazer a consulta, tecle “Enter” e o sistema fará a busca. Selecione o destinatário desejado, caso haja mais de um, clique no botão

e aparecerá a tela abaixo:

Coloque o período desejado e clique no botão .

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Em seguida clique na correspondência desejada e clique no botão

para obter maior informações sobre o documento.

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3.2 – CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

É o mesmo procedimento da “CORRESPONDÊNCIA EXPEDIDAS” que foi explicado anteriormente.

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4 – RELATÓRIOS

Programa elaborado para imprimir relatórios das atividades atribuídas a Seção de Expedição.

• Correspondências Expedidas – Período e Tipo • Correspondências Recebidas – Período • Correspondências Coletadas • Relatório Financeiro de Atividades • Relatórios de Faturas • Relatórios de Empenhos • Mapa Anual de Correspondências

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4.1 – CORRESPONDÊNCIAS EXPEDIDAS – PERÍODO E TIPO

Selecione o tipo de envio da correspondência e clique no botão

. É através desta janela que o sistema imprimi as “Correspondências Expedidas – Período e Tipo”. Para efetuar a impressão, é necessário:

• Selecionar o tipo de envio que foi utilizado

• Clicar no botão Logo após abrirá a tela

com as seguintes descrições: • Digite o período (digitar o período das correspondências/documentos)

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• Número da Guia/Guia COREB (estes campos são preenchidos quando o tipo de envio for malote)

• Imprimir Todas (T) ou As Não Impressas (A): (nesta opção “T” é para imprimir todas as correspondências e a opção “A” é para imprimir apenas as correspondências que não foram impressas no período).

Saiba mais: COREB é um centro de pesquisas que pertence a Fiocruz localizado em Brasília.

Quando o usuário clicar no botão aparecerá em seguida esta tela mostrada acima. O usuário terá duas opções: selecionar “Tela” para visualizar a impressão ou “Impressora” para imprimir diretamente na impressora sem visualização. A opção “Arquivo” não é utilizada pelo nosso sistema.

Esta tela só aparecerá se o usuário selecionar a opção “Tela”, com esta tela o usuário poderá visualizar a impressão. No caso do usuário digitar “Impressora” aparecerá o programa da impressora.

4.2 – CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDA – PERÍODO

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Esta opção possibilita ao usuário à impressão por período.

Selecione a opção “T” para imprimir todas as correspondências e a opção “A” é para imprimir apenas as correspondências que não foram impressas no período.

Logo após, aparecerá à listagem no monitor, clique na impressora, onde está sendo indicado acima pela seta e estabeleça o término da operação.

4.3 – CORRESPONDÊNCIAS COLETAS

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Na “Correspondências Coletadas” o usuário imprimi relatórios por coletores. Para isso é necessário:

• Selecionar o coletor

• Clicar no botão

Em seguida escolha o período desejado e clique no botão .

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Quando o usuário clicar no botão aparecerá em seguida esta tela mostrada acima. O usuário terá duas opções: selecionar “Tela” para visualizar a impressão ou “Impressora” para imprimir diretamente na impressora sem visualização. A opção “Arquivo” não é utilizada pelo nosso sistema.

Esta tela só aparecerá se o usuário selecionar a opção “Tela”, com esta tela o

usuário poderá visualizar a impressão. No caso do usuário digitar “Impressora” aparecerá o programa da impressora.

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4.4 – RELATÓRIO FINANCEIRO DE ATIVIDADES O relatório financeiro de atividades tem como função, imprimir os gastos das unidades relativo aos serviços utilizados no período. A tela “Relatório Financeiro de Atividades”

oferece duas opções ao usuário para imprimir relatórios:

Imprimir toda a unidade (T) ou (S): Saiba mais: esta opção faz um apanhado dos gastos de todos os departamentos

subordinados a essa unidade.

Se o usuário selecionar (T) “Imprimir Toda a Unidade”, aparecerá a seguinte tela:

onde deverão ser informados os seguintes dados:

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• Informe a fatura (utilizado para imprimir relatórios dos serviços de sedex nacional e sedex internacional – EMS).

Saiba mais: botão é para consultar o número da fatura • Informe o período (utilizado para imprimir relatórios dos serviços de

franquia postal e serca convencional - malote). • Todas as unidades (000) ou escolha a desejada. Caso o usuário opte por

(000) “Todas as Unidades”, o sistema imprimirá um relatório com as informações de todas as unidades.

• Caso a opção seja: “Escolha a Desejada”, o usuário deverá clicar no botão

e selecionar a unidade/departamento que deseja imprimir. • “Local de Visualização Vídeo (V) ou Impressora (I)” caso o usuário opte por

(V) – vídeo, o sistema apresenta um relatório no vídeo conforme tela abaixo:

• Caso opte por (I) – imprimir, o sistema envia o relatório diretamente para a

impressora.

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Imprimir Separado (S): Nesta opção, será e/ou serão impresso(s) o(s) gasto(s) do(s) departamento(s)/unidade. Se o usuário selecionar esta opção, aparecerá a seguinte tela:

onde deverão ser informados os seguintes dados:

• Informe o número da fatura (em casa de dúvida, clicar no botão ) • Escolha a unidade/departamento desejado • “Local de Visualização Vídeo (V) ou Impressora (I)” caso o usuário opte por

(V) – vídeo, o sistema apresenta um relatório no vídeo conforme tela abaixo:

• Caso opte por (I) – imprimir, o sistema envia o relatório diretamente para a

impressora.

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4.5 – RELATÓRIO FINANCEIRO DE ATIVIDADES – ANALÍTICO

O relatório financeiro de atividades – analítico permite ao usuário obter informações detalhadas de cada unidade/departamento em um período.

Para obter o relatório o usuário deverá proceder da seguinte forma:

• Informar o período • Informar a unidade/departamento • “Local de Visualização Vídeo (V) ou Impressora (I)” caso o usuário opte por

(V) – vídeo, o sistema apresenta um relatório no vídeo conforme tela abaixo:

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• Caso opte por (I) – imprimir, o sistema envia o relatório diretamente para a impressora.

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4.6 – RELATÓRIO DE FATURAS O relatório de faturas tem como função possibilitar ao usuário buscar todo histórico de uma fatura.

Para utilizar esta ferramenta o usuário deverá proceder da seguinte forma:

• Digitar o número da fatura ou digitar para imprimir todas as faturas

• “Local de Visualização Vídeo (V) ou Impressora (I)” caso o usuário opte por (V) – vídeo, o sistema apresenta um relatório no vídeo conforme tela abaixo:

• Caso opte por (I) – imprimir, o sistema envia o relatório diretamente para a impressora.

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4.7 – RELATÓRIO DE EMPENHOS

O relatório de empenhos tem como função possibilitar ao usuário buscar todo histórico de um empenho.

Para utilizar esta ferramenta o usuário devera proceder da seguinte forma: • Digitar o número do empenho ou digitar

para imprimir todos os empenhos

• “Local de Visualização Vídeo (V) ou Impressora (I)” caso o usuário opte por (V) – vídeo, o sistema apresenta um relatório no vídeo conforme tela abaixo:

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• Caso opte por (I) – imprimir, o sistema envia o relatório diretamente para a impressora.

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4.8 – MAPA ANUAL DE CORRESPONDÊNCIAS O relatório anual de correspondências tem como função possibilitar ao usuário

acessar todas as informações referentes às atividades prestadas pela Seção de Expedição em um determinado período, mês e ano.

Para utilizar esta ferramenta o usuário deverá proceder da seguinte forma: • Digitar o ano, mês inicial e mês final

• Para finalizar a operação clique no botão

Quando o usuário clicar no botão aparecerá em seguida esta tela mostrada acima. O usuário terá duas opções: selecionar “Tela” para visualizar a impressão ou “Impressora” para imprimir diretamente na impressora sem visualização. A opção “Arquivo” não é utilizada pelo nosso sistema.

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Esta tela só aparecerá se o usuário selecionar a opção “Tela”, com esta tela o

usuário poderá visualizar a impressão. No caso do usuário digitar “Impressora” aparecerá o programa da impressora.

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5 – MANUTENÇÃO

A pasta “Manutenção do Sistema” oferece duas opções para o usuário desmarcar as correspondências expedidas e recebidas que já foram impressas.

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5.1 – DESMARCA CORRESPONDÊNCIAS EXPEDIDAS JÁ IMPRESSAS Esta ferramenta possibilita desmarcar os registros já impressos no dia da inclusão ou em dias anteriores. Este serviço é utilizado para casos onde o usuário tenha que imprimir mais de uma vez um mesmo registro. Para desmarcar uma correspondência o usuário deverá proceder da seguinte forma:

• Digitar o número do registro onde está indicado pela seta na tela acima e clicar “Enter”

• Selecione o registro e clique no botão

• Aparecerá a seguinte mensagem indicando que o procedimento foi realizado com sucesso.

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5.2 – DESMARCA CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS JÁ IMPRESSAS

Na “Desmarca Recebidas já impressas” é o mesmo procedimento da “Desmarcar Correspondência Expedida Impressa” mencionada acima.

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