MBA em Gestão de Empreendimentos Turísticos Módulo Eventos Rodrigo Tadini

MBA em Gestão de Empreendimentos Turísticos

Módulo Eventos

Rodrigo Tadini

Vídeo Emerson Fitipaldi 40 anosVídeo Emerson Fitipaldi 40 anos

Objetivo: Apresentar ao grupo participante de que forma os eventos ajudam a consolidar imagens, fortalecer parcerias, construir novos negócios.

Rodrigo Tadini

O que é um evento hoje?O que é um evento hoje?

Rodrigo Tadini

O super herói da Medley, Max, impressionou com seus super poderes os participantes do evento realizado pela DROGA RAIA no FE Comércio em abril/07.

É um momento... únicoÉ um momento... único

Fascina participantes

Gera conversa

Prestígio e status

Marca

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Vestido de Lady Gaga criado com vinte quilos de carne especialmente para Vídeo Music Awards 2010 gerou indignação em vegetarianos do mundo todo

Causa Impacto/NotíciaCausa Impacto/Notícia

Deve suscitar interesse da mídia Atrai potenciaispatrocinadores

Divulga Empresa/Marca

Rodrigo Tadini

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Evento internacional que reuniu popstars como ELTON JOHN, STING, PAUL McCARTNEY entre outros no Royal Albert Hall uma das mais tradicionais casas de espetáculo do mundo.

Momento no tempo e espaçoMomento no tempo e espaço

Ocorre num período de tempo início/fim Ocorre sempre num dado local pré-definido

Rodrigo Tadini

Urso Micha mascote dos Jogos Olímpicos de Moscou chorando na cerimônia de encerramento dos Jogos, Cerimônia de Abertura dos Jogos Olímpicos de Verão Beijing 2008.

Estimula sentidos e Provoca SensaçõesEstimula sentidos e Provoca Sensações

Rodrigo Tadini

“É uma extensão ao mundo do automobilismo que o cliente não costuma vivenciar”, “O foco mais importante da campanha é a felicidade das pessoas em passar por uma experiência única neste evento. O importante é a quantidade de sonhos realizados, o cliente adquire lembranças pro resto da vida”.

Tem uma estratégia associadaTem uma estratégia associada

É planejado Tem objetivos claros Dirige-se a um público alvo bem delimitado

Rodrigo Tadini

Os colaboradores são peça fundamentalOs colaboradores são peça fundamental

Equipe vasta (produção, criatividade, angariador de clientes e novas ideias)

Feito por pessoas para pessoas Formação adequada

Rodrigo Tadini

Gera e consolida áreas de atividadeGera e consolida áreas de atividade

Empresas de imagem e vídeo Cenografia TIC’s e sistemas de credenciamento

Catering Espaços para eventos Empresas de espetáculo e animação

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Instrumento de Comunicação/MarcaInstrumento de Comunicação/Marca

Serve aos objetivos estratégicos da empresa

Festa Chilli Beans realizada na edição 2011 do Reality Show Big Brother Brasil

Instrumento de Marketing Divulga empresa e marketing

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Atividade 1Atividade 1Eventos de SucessoEventos de Sucesso

Em grupo de 4 pessoas:

Cite dois eventos que de acordo com o grupo fizeram parte de suas vidas. Apresente quais fatores relacionados fizeram com que estes dois eventos continuassem vivos na memória do grupo.

Rodrigo Tadini

Brainstorming, como organizar?Brainstorming, como organizar?

1. Moderador – visa facilitar o processo de construção do evento selecionando as ideias iniciais apresentadas pelos participantes (apenas um moderador).

2. Relator – seu papel é anotar todas as informações apresentadas, facilitando o trabalho do moderador e dos participantes sobre os conteúdos já expostos (apenas um relator).

3. Participantes – serão os responsáveis por fornecer ideias para construção do evento (até seis pessoas).

Parte 1 – Atividade 2 – Pensando no melhor evento.

Parte 2 – Atividade 3 – Planejar eventos “Dia da integração interna SENAC Macapá”.

Parte 3 – Entendendo a ligação entre o planejamento e a captação de parceiros no mercado.

Parte 4 – Proposta World Study Semana de Monitoria

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1. Conceito ou Intenção

2. Estudo de Viabilidade

3. Decisão

4. Planejamento e implementação

6. Avaliação do evento e feedback

5. O evento e Finalização

Refinamentos

(Getz, 1997)

Rodrigo Tadini

Planejar eventos...Planejar eventos...

Por que eventos? ONDE?

QUANDO?QUEM?

QUAL?

COMO? QUANTO?

Rodrigo Tadini

Leia o texto a seguir e identifique entre as opções, qual é o tipo de evento mais indicado para a ocasião.O empresário Carlos Henrique Godoy proprietário de uma empresa na área de telecomunicações percebeu a necessidade de realizar um evento que integrasse os funcionários de sua empresa, seus fornecedores e potenciais clientes de seus produtos. Para tanto, o empresário buscou a assessoria de um experiente organizador de eventos da cidade de Santa Rita do Sapucaí que apresentou um cardápio de opções diante das seguintes necessidades de Carlos Henrique: a) Evento de curta duração que não ultrapasse três horas.b) O evento deverá ser realizado no período próximo ao almoço e em uma sexta-feira.c) O público presente será em torno de cinquenta pessoas. d) Serão servidas bebidas alcoólicas e alimentos reforçados.

Atividade 2 – Pensando no melhor eventoAtividade 2 – Pensando no melhor evento

e) O empresário Carlos Henrique deverá estar em posição de destaque junto aos principais fornecedores e potenciais clientes.f) No mesmo ambiente do evento deverá ser apresentado um vídeo institucional.Com base nas exigências acima apresentadas pelo empresário identifique qual tipo de evento é o mais adequado para atender as necessidades do cliente.( ) Brunch no refeitório da empresa entre 11h e 14h.( ) Churrasco entre 12h e 15h em uma tenda especificamente montada no estacionamento da empresa.( ) Almoço network com mesa em formato banquete em um badalado restaurante italiano da cidade.( ) Um coquetel com canapés e salgadinhos em um clube da cidade.

Rodrigo Tadini

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Resposta Comentada da Atividade 2O evento mais correto dentro das opções apresentadas é o almoço network. O brunch no refeitório não caracteriza um evento diferenciado junto aos funcionários convidados que tradicionalmente se alimentam no local. O churrasco é um evento muito informal quando se quer captar novos clientes e dificulta a apresentação de um vídeo institucional devido à iluminação no período proposto. O coquetel geralmente é organizado no período da noite e os alimentos servidos não são reforçados como deseja o cliente. Já o almoço network em um restaurante conhecido da cidade demonstra a preocupação do anfitrião em bem receber e alimentar seus convidados em um lugar diferenciado e de destaque. O restaurante também proporciona que o evento aconteça dentro do prazo de tempo solicitado, visto a definição prévia do cardápio, estacionamento fácil, localização. O restaurante também evita a interrupção dos serviços gerais da empresa, sendo assim, a melhor opção dentre as apresentadas.Fim da Resposta Comentada

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BrainstormingDia da integração interna

Atividade 3 – Planejar EventosAtividade 3 – Planejar Eventos

1. Moderador

2. Relator

3. Participantes

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Conceito ou propósito da ofertaConceito ou propósito da oferta

Por que não criar uma convenção reunindo os polos dos

cursos da EAD/Consórcio CEDERJ?

Diversão

Ambiente gostoso

Palavra do diretor

Conhecimento de novos produtos

Metas anuais

Gincana

Vídeo motivacional

Vídeo institucional

Apresentação de novos parceiros

Apresentação de novos

funcionáriosMúsica

Descontração

Uniforme diferencia

do

Café de boas vindas, coffee

break, coquetel, etc.

Palestra, talkshow, etc.

Valores do

SENAC

Premiação

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Capacidade da organização/anfitriã

Orçamento

Impactos

Pesquisa de mercado

Patrocinadores

Estudo de viabilidadeEstudo de viabilidade

4.1 Propósito/visão/missão

4.2 Estabelecimento de metas e objetivos

4.3 Análise da situação

4.4 Identificação de estratégias alternativas

4.6 Avaliação do evento e feedback

4.5 Desenvolvimento de planos operacionaisE seus sistemas de controle correspondentes

Parceiros de evento

(Allen et al, 2003)

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1. Identificar os stakeholders, suas necessidades/desejos e resultados esperados em relação ao evento.

2. Estabelecer objetivos mensuráveis baseados nos resultados esperados pelos stakeholders.

3. Desenhar ferramentas de mensuração baseadas nos objetivos.

4. Desenhar, desenvolver e entregar conteúdo e uma experiência de evento que dê suporte a esses objetivos.

5. Demonstrar “seu ROI” pela análise dos dados e pela demonstração dos resultados a todos os stakeholders.

Processo básicoProcesso básico

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MC DONALD’S AGORA – CONVENÇÃO DE MC DONALD’S AGORA – CONVENÇÃO DE OPERAÇÃO 2010OPERAÇÃO 2010

Uma super tenda foi montada na Costa do Sauípe para receber o McDonald’s Agora, Convenção de Operações 2010. A convenção do McDonald’s reúne gerentes, franqueados e fornecedores para integrar, informar e motivar a equipe. Ao todo, 1360 pessoas participam do evento e conta com 83 stands de fornecedores.

Rodrigo Tadini

Sinergia para vencer - convenção de operações 2005 Sinergia para vencer - convenção de operações 2005

Rodrigo Tadini

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Objetivos Econômicos

Assistência/Participação

Qualidade

Consciência/Conhecimentos Atitudes

Recursos Humanos

Estabelecimento de metas e objetivosEstabelecimento de metas e objetivos

Rodrigo Tadini

Políticos/Legais Econômica Sóciocultural Tecnológicos Demográficos Físicos Competitivos

Análise da situaçãoAnálise da situação

Identificação de Estratégias AlternativasIdentificação de Estratégias Alternativas

Rodrigo Tadini

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Parcerias – com quem vou associar o meu evento?

Utilização de geradores?, carros pesados

Contratação de fornecedores locais

Avaliar materiais (reciclagem/reutilizáveis) “brindes”

Utilização de mídias digitais X impressões

Materiais ecoeficientes e Gerenciamento de resíduos

Identificação de Estratégias - Eventos VerdesIdentificação de Estratégias - Eventos Verdes

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Proposta World StudyProposta World StudySemana de MonitoriaSemana de Monitoria

Objetivo: Entender a ligação entre o planejamento e a captação de parceiros no

mercado.

Ser uma organização de educação intercultural comprometida com a qualificação do profissional para o mercado do século XXI e a satisfação e crescimento de seus colaboradores, a fim de promover o desenvolvimento cultural, acadêmico e social do ser humano e das sociedades e contribuir para o estabelecimento da paz entre os povos.

MISSÃO WORLD STUDYMISSÃO WORLD STUDY

Ser referência nacional e internacional na área de educação intercultural promovendo o intercâmbio como veículo fundamental para o desenvolvimento pessoal e profissional do indivíduo através da inovação constante nesta área

VISÃO WORLD STUDYVISÃO WORLD STUDY

Coffee break para os alunos:

Viton 44 Fornecimento de bebidas;

Bauducco/ Cia do doces Fornecimento de produtos alimentícios;

APOIOAPOIO

Curso de idiomas Wizard

PATROCÍNIOPATROCÍNIO

PATROCÍNIOPATROCÍNIO

PROPOSTA DE PATROCÍNIO PROPOSTA DE PATROCÍNIO MONITORIA 2011MONITORIA 2011

Quantidades de monitores participantes:         • 1a. etapa (17/10): 1058 monitores espalhados

pelas diversas unidades e departamentos• 2a. etapa (19/10): 200 pessoas (100 monitores e

100 professores) - nesta etapa os monitores e professores se reunirão no Gragoatá durante todo o dia (de 8 da manhã as 17 horas), tendo uma cerimônia de integração no auditório da faculdade de educação entre 12 e 14 hs.

Semana de Monitoria 17 à 21 Semana de Monitoria 17 à 21 OutOut

• Levantamento quali-quantitativo da demanda em

potencial envolvida no evento. Ficha de inscrição com

informações sobre intercâmbio: programas, países,

cidades, etc.

• Redes Socias

• Cerimonial, Folders, banners, pastas, fundo de tela.

• Mailing dos participantes

• Totem

PROPOSTA DE PATROCÍNIO PROPOSTA DE PATROCÍNIO MONITORIA 2011MONITORIA 2011

DIVULGAÇÃODIVULGAÇÃO

Redes Sociais

DIVULGAÇÃODIVULGAÇÃO

Turismo

Relações Internacionais

Jornalismo

Outros cursos de interesse?

TOTEM WORLD STUDYTOTEM WORLD STUDY

• Evento paralelo World Study/Turismo UFF

• Palestra e Talk Show (intercâmbio/abertura de

franquia/experiência pessoal)

• Análise dos produtos World Study disciplina

Agenciamento I e II

• Sorteio de brindes/oportunidade de estágio

• Sala Temática: Cores da empresa/Fotos de

Clientes

World Study Evento EspecíficoWorld Study Evento Específico

World Study Evento EspecíficoWorld Study Evento Específico

World Study Evento EspecíficoWorld Study Evento Específico

O Investimento total da proposta que inclui

os pontos apresentados é no valor de

2000 reais

INVESTIMENTO World StudyINVESTIMENTO World Study

Parte 1 – Construção da proposta do Open Day SENAC Macapá.

Parte 2 – Vídeo Universidade Corporativa UNICIESP.

Parte 3 – Planos operacionais.

Parte 4 – Avaliando eventos de sucesso.

Rodrigo Tadini

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Atividade 4 – Open DayAtividade 4 – Open Day

Em grupo de 6 pessoas:

Construa o Open Day, utilizando a técnica de Brainstorming e os seus conhecimentos sobre planejamento de eventos.

Rodrigo Tadini

Vídeo UniversidadeVídeo Universidade Corporativa UNICIESP Corporativa UNICIESP

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Desenvolvimento de Planos Operacionais e Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de ControleSistemas de Controle

Tempo

Dinheiro

Recursos Humanos

Informação

Espaço

Fornecedores

Gerenciamento de Tempo

Gerenciamento Financeiro

Gerenciamento de Recursos Humanos

Gerenciamento de Comunicações

Gerenciamento de Espaço

Gerenciamento de Contratos

Cronograma

Orçamento

Organograma

Manuais

Arquitetura do Evento

Projetos

Recurso Processo de Gerenciamento de Projeto Saída de Evento

As seis dimensões de uma experiência de As seis dimensões de uma experiência de eventoevento

Materiais e Marketing

Transporte e Entrada

Atmosfera e Decoração

Primeira Impressão

Comida e Bebida

Entretenimento

Percepção Final

Chegada Partida

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É fundamental a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários elementos do plano.

Como avaliar o sucesso de seu evento?Como avaliar o sucesso de seu evento?

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Avaliando eventos...Avaliando eventos...

Evento

Implementação do plano do

evento

Avaliação baseada na observação,

feedback e estudos

PlanejamentoBaseado em

objetivos e pesquisa

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Dados de entrada/Indicadores;

Reação e valor percebido;

Aprendizado;

Aplicação e implementação;

Impactos e consequências

Avaliação e feedbackAvaliação e feedback

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Um grupo de alunos do curso de Turismo da Universidade Federal Fluminense (UFF) optou durante o trabalho de produção de eventos pela organização de uma tarde de lazer junto a uma renomada instituição de caridade da cidade de Niterói que cuida de crianças abandonadas pelos pais. Tal evento consistirá em uma série de atividades lúdicas como: brincadeiras específicas, desenho, artes plásticas, apresentação de filmes e um rodízio de pizza. O evento também promoverá a integração entre os alunos do curso de Turismo e Hotelaria da UFF, bem como os professores das disciplinas relacionadas a lazer e eventos dos dois cursos. A partir de seus conhecimentos sobre eventos, defina uma ordem lógica para o cronograma de atividades relacionadas a este evento.

Atividade 5

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1. Brainstorming para construção do projeto integral do evento (missão, objetivos, análise swot, estratégias, planos operacionais).2. Montagem de um projeto comercial visando conquistar parceiros (patrocinadores) para o evento.3. Contato com a instituição de caridade.4. Concepção da ideia do evento e sua equipe de criação.5. Selecionar e adaptar as atividades lúdicas de acordo com o perfil das crianças e o espaço físico da instituição de caridade.7. Apoio junto às coordenações dos cursos de Turismo e Hotelaria, bem como os professores das áreas de lazer e eventos.8. Recrutar, selecionar e capacitar os alunos para as atividades diversas, como: recreação, mestre de cerimônias, garçom, etc.9. Contato com a imprensa visando divulgar o evento, os cursos citados e o trabalho realizado pela instituição de caridade.10. Contratar um responsável para preparação das pizzas do rodízio.

Resposta ComentadaA ordem correta do cronograma do evento citado deve respeitar as seguintes ações sucessivas: 4, 1, 3, 7, 6, 2, 5, 8, 10, 9.Inicialmente é preciso identificar os atributos necessários para que o evento ocorra, através de seu planejamento e construção do projeto. Depois disso, cabe ao grupo organizador já definido anteriormente, contatar as instituições envolvidas, conhecer o local do evento e buscar patrocinadores para o evento. Chegando à fase final, é preciso capacitar os alunos para o exercício das atividades, contratar o responsável pela alimentação e por último, a mídia, que divulgará as instituições e o evento.

Rodrigo Tadini

Parte 1 – Finalização do Projeto Open Day.

Parte 2 – Apresentação do Congresso Corporativo.

Parte 3 – Apresentação Final.

Rodrigo Tadini

Rodrigo Tadini

Projeto Congresso CorporativoProjeto Congresso Corporativo

Obrigado!

Rodrigo Tadini

rtadini@yahoo.com.br(21) 80518483

Rodrigo Tadini