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Sérgio MendesDiretor Executivo
TNX Brasil
PALESTRA
Gerenciamento
Eletrônico de
Documentos
e da InformaçãoCOMO E PORQUE IMPLANTAR
Data: 14/06/2012
Horário: 17:00 h
Local: EDOCAutor : Sérgio Bezerra Mendes
GED – rev 15
O DESAFIO
ESTATÍSTICA DO PROBLEMAGera-se em média 19 cópias de cada documento
Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado
Perde-se cerca de 25 horas recuperando cada documento perdido
7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada
Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos
Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado
Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando-os
Fonte Global GED
ARMAZENAMENTOImagem a 200 dpi, comprimida (10:1) 50KB 1 GB 20 mil imagens.500 páginas de texto 1 MB.1GB 500 mil páginas de textoUm arquivo (4 gavetas) comporta, em média, 10 mil documentos.
Um DVD-R mede 120mm de diâmetro e armazena 4.7 GB
94 mil imagens ou 2,35 milhões de páginas de texto.
Fonte CENADEM
Escritórios americanos criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel/dia : 600 milhões de páginas de relatórios de computador;234 milhões de fotocópias;24 milhões de documentos diversos.
Mídias
GED
Captação Gerenciamento Armazenamento Distribuição Preservação. GED
Fonte CENADEM
O GED é formado pelas seguintes principais tecnologias : Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms ProcessingRIM – Records and Information Management
O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento.
É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas:
Este grupo de tecnologias permite o gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
DI - Document Imaging Gerenciamento da Imagem.
A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de “scanners”.
Fonte CENADEM
“Scanners” convertem os documentos de papel ou microfilme para uma mídia digital.
A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
DI - Document Imaging
DM - Document Management Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisões. O DM controla o acesso eletrônico aos documentos, permitindo uma maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
Fonte CENADEM
Principais aplicações : normas técnicas, manuais, documentos da qualidade (ISO 9000, ISO 14000, etc) e desenhos de engenharia.
DM - Document Management
DM - Document Management
WorkflowFluxo de Trabalho
É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança.
Fonte CENADEM
Principais sistemas e tecnologias que usam WORKFLOW:ERP-Enterprise Resource Planning; SCM, Supply Chain Management; CRM-Customer Relationship Managemente-Business e outras.
Workflow
COLD/ERMComputer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management
Gerenciamento Corporativo de RelatóriosO processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.
Fonte CENADEM
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.
Forms Processing (OCR/ICR)Processamento de Formulários
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.
Fonte CENADEM
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação O Forms Processing é utilizado pelos bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos.
Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR, Intelligent Character Recognition.
OCR/ICR
RIM – Records and Information ManagementGerenciamento de Registros
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra.
Fonte CENADEM
O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade (TTD).
TTD – Tabela de Temporalidade Documental
Localização Física
Etiqueta de Caixa
ECM – Enterprise Content ManagementGerenciamento de Conteúdo
É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital.
Fonte CENADEM
GED = ECM = EDMS (Electronic Document Management System)
O ECM é uma maneira mais simplificada de se explicar o GED com a sofisticação que a WEB permite.
Creation
Human
Review
System
Collaboration
Edition Approval
Release
Distribute
Internet
Store
Retention Disposal
Portals
Mobile
P
R
I
N
T
Y
N
Preserve
Fonte Softexpert
KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento
É a capacidade que uma organização tem de criar conhecimento, disseminar e incorporar a produtos, serviços e sistemas para gerar resultados.
Fonte CENADEM
Para a perfeita efetivação do KM é necessário o registro de todos os documentos que entram e saem da empresa, com inclusões, alterações e conteúdos.
E isso só é possível com o uso de tecnologias de GED
KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento
Fonte HUMANTECH
estratégias on e off-linepara gerar resultados por meio de:
ATIVIDADES
PROCESSOS
TECNOLOGIA
CULTURA
+
+
+
Portal• Gestão do legado• Revitalização• Construção de Canais• Hotsites• Produção de conteúdo
Marketing digital• E-mail marketing• SMS marketing• SEO• SEM• SMO
Redes sociais• Revitalização• Gestão• Monitoramento• Consultoria• Gestão de crise
RH 2.0• Consultoria digital• Gestão das redes
sociais de RH• Produção de
conteúdo multimídia
RI 2.0• Consultoria digital• Treinamento com
executivos• Gestão de redes
sociais
Campanhas• Planejamento • Monitoramento • Gestão de redes sociais
e métricas• Gestão de crise
Aplicativos• Celulares• Tablets• Games• Feiras e eventos
SAC 2.0• Análise de
resultados• Métricas• Planejamento• CRM Social
KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento
REFLEXÃO Você consegue localizar e encontrar um documento
facilmente?
Quanto dinheiro é gasto para guardar e buscar este documento?
E se você não encontrar o documento que tanto procura?
Qual é o impacto de perdê-los?
Você tem o controle de segurança de quem os acessa?
Como é gerenciado o seu ciclo de vida?
Você consegue distribuí-los e compartilhá-los de forma eficiente?
Você consegue compartilhar o conhecimento na organização com segurança de maneira eficiente ?
Aplicação de GED
• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, e-Commerce, etc • Extratos de conta corrente, aplicações, cartões de assinatura, Contratos de
câmbio, de financiamento e leasing • Automação de cartórios • Bibliotecas digitais • Catálogos de peças e listas de preços • Controle completo de compras (do pedido à entrega do produto) • Controle de bilhetes de companhias aéreas • Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em
organismos do governo • Conversão de acervos históricos • Desenhos de engenharia e relatórios técnicos
Fonte CENADEM
Aplicação de GED
• Documentação administrativa/Financeira/Contábil/RH • Documentação da logística de transporte • Documentação de auditoria • Documentação de consórcios • Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc• Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Powerpoint, fax, e-
mail e outros • Documentos e processos de tribunais • Documentos em geral de instituições de ensino • Gerenciamento de contratos em geral • Prontuários de pacientes em hospitais • Resultados de exames laboratoriais • Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização
Fonte CENADEM
Estudo de Caso – Gestão de Pedidos
SE SUITE
Registro
Aplicador
Digitalização
Indexação
Integração
Consulta
Documentos
Hosting
Arquivo
Físico
Auditorias
Internas/
Externas
Consulta
Documentos
CorretoraEstudo de Caso – Corretora de Valores
Reconhecimento inteligente de placas de veículos e identificações de
contêineres, garantindo melhoria no controle de processos e redução de custos
Estudo de Caso – Gestão de veículos/cargas
Estudo de Caso – Gestão da Produção
Porque as empresas implantam GED ?Alta velocidade, segurança e precisão na localização de documentos. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos. Reduzir a possibilidade de extravio ou falsificação de documentos. Mais agilidade nas transações entre empresas. Agilidade nas mudanças de processos. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente. Respostas precisas e instantâneas Obtenção de vantagem competitiva sustentável. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos.
Fonte CENADEM
Retorno sobre InvestimentoPremissas :a.) 10.000 documentosb.) HH = R$ 12,00/hc.) Preço de uma cópia = R$ 0,10d.) Custo médio de guarda de um documento = R$ 1,00e.) 100 funcionários
Cópias emitidas => 19 cópias * 10.000 x R$ 0,10 = R$ 19.000,00Custo total de guarda => 10.000 x R$ 1,00 = R$ 10.000,00Erro de armazenamento => 10.000 x 5% x R$ 32,00 = R$ 16.000,00Reemissão de documento=> 25h x 10.000 x 7,5% x R$ 12,00 = R$ 225.000,00Busca de documentos = 400h x R$ 12,00 = R$ 480.000,00
Total = R$ 750.000,00/ano
R$ 750.000,00
COMO IMPLEMENTAR ?
Levantamento
Análise
Recomendação
Projeto
Implementação
LEVANTAMENTO
1. Definir o problema e o objetivo da solução
2. Definir usuários internos e externos
3. Quais os tipos de documentos?
4. Qual a quantidade de documentos (por tipo)?
5. Como será a integração com sistemas legados ?
6. Qual a infra-estrutura tecnológica necessária?
7. Levantamento de processos existentes
8. Definição de um Sponsor para o projeto.
GED IMPLEMENTADO
Conclusão
1. O crescente volume de informações gerado nas corporações exige uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Tudo que é importante precisa ser controlado e gerenciado.
2. O objetivo de toda empresa é a competitividade, produto de uma boa tomada de decisão. O que mais mudou nos últimos anos foi o modo de acesso às informações, base para a tomada de decisão.
O foco das empresas de sucesso é um melhor gerenciamento de todas as informações.
“Conhecimento é poder”Francis Bacon – Século XVI
A TNX BrasilUma empresa brasileira especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria, planejamento e execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada. A TNX Brasil conta hoje com cinco unidades de negócios localizadas em Minas Gerais (Belo Horizonte e Sul de Minas), no Rio de Janeiro, Espírito Santo e Santa Catarina, e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional.
Como integradora de soluções, possuímos um portfólio de produtos e serviços que abrange toda parte de excelência e conformidade empresarial, Gestão do Conhecimento, Gestão do Chão de Fábrica (Sistemas MES), automação de projetos 3D, além de parcerias diversas complementares.
A TNX Brasil conta hoje com mais de 300 clientes, entre as quais estão inseridas as maiores empresas atuantes no mercado nacional.
Alguns Clientes
Gestão do ConhecimentoGestão da Excelência
Gestão da Produção
TNX – UNIDADE MGAv. do Contorno, 5351/101-112Funcionários – Belo Horizonte(31) 3245-2713
TNX – UNIDADE RJ Rua Dalcidio Jurandir, 255/257Barra – Rio de Janeiro(21) 3328-1363
TNX – UNIDADE ESRua Pedro Carlos de Souza, nº. 209Ilha de Santa Maria – Vitória(27) 3053-1424
www.tnxbrasil.com.br
E-mail: contato@tnxbrasil.com.br
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