Slides de Gestão de Documentação

Gestão de documentação de Saúde e Segurança no

Trabalho

O que é gestão? O que é gestão em segurança e saúde no

trabalho (SST)?

Introdução

Entre as diversas definições, a mais pratica é: ter controle sobre os processos da empresa.

O que é gestão?

Um Instrumento para uma Melhoria Contínua, Tendo como objetivo proporcionar um método de avaliar e de melhorar comportamentos relativamente à prevenção de incidentes e de acidentes no local de trabalho, através da gestão efetiva de riscos perigosos e de riscos no local de trabalho.

Trata-se de um método lógico e gradual de decidir o que é necessário fazer, como fazer melhor, de acompanhar os progressos no sentido dos objetivo estabelecidos, de avaliar a forma como é feito e de identificar áreas a aperfeiçoar.

É e deve ser susceptível de ser adaptado a mudanças na operacionalidade da organização e a exigências legislativas.

Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho:

É gerenciar e registrar todas as suas ações dentro de uma empresa e dentro de um departamento, que no nosso caso é SESMT da empresa.

Resumindo então:

exigência legal ação voluntária

Gestão em SST pode ser:

Ser conduzida por quem é responsável pela determinação e gestão dos processos de trabalho, no caso o Gestor do SESMT

Baseada em cultura sustentada em elevados padrões éticos, não apenas econômicos, de acordo com a característica de cada empresa em seu ramo de trabalho.

Fatores que contribuem para a efetividade da Gestão em SST

De acordo com a dimensão do local de trabalho e com a natureza das respectivas atividades, a documentação relativa a SST deveria ser elaborada, atualizada, revista, modificada se necessário, comunicada e prontamente acessível a todos os trabalhadores no local de trabalho ou afetos ao mesmo.

A documentação deve abranger: a política de SST; responsabilidades atribuídas; disposições sobre perigos e riscos profissionais assim como medidas para a respectiva prevenção e controlo; registros das atividades de SST, acidentes de trabalho, doença e incidentes, legislação e regulamentação nacionais sobre SST; registros de exposição, controle do ambiente de trabalho, dados sobre a saúde dos trabalhadores; resultados do controle; procedimentos técnicos e administrativos, instruções e outros documentos relevantes para orientação interna.

Documentação

É um dos principais fatores do êxito duradouro de qualquer empresa.

É importante que os quadros dirigentes demonstrem uma liderança efetiva no domínio da segurança e da saúde, a par e em conexão com os seus outros deveres e responsabilidades.

Uma gestão eficaz defende a saúde, a segurança e o bem-estar dos trabalhadores reduzindo os riscos e aumentando a proteção contra lesões ou doenças resultantes da atividade profissional, e nunca mais nunca esquecendo de registrar e arquivar tudo.

Gestão Eficaz

O que é um documento?Qual a importância dos documentos para a

organização e para os especialistas?Principais cuidados na elaboração e guarda

dos documentos?

Questionamentos

Uma das formas mais importantes do Técnico de Segurança do Trabalho se proteger, e proteger a empresa em que trabalha, é anotando e documentando tudo.

Então:

Em modo geral, as empresas devem cumprir uma série de obrigações que são comprovadas através de documentos.

Estes documentos, sempre que exigidos, devem ser exibidos à fiscalização do trabalho e da previdência social.

As empresas que não cumprirem as obrigações trabalhistas, previdências e as relativas ao FGTS estão sujeitas às

penalidades previstas na legislação.Relacionamos abaixo alguns documentos exigidos pela

fiscalização em uma possível auditoria em sua empresa:

Exigência MTE

Comprovante de treinamento de segurança do trabalho: admissional/ periódico (NR1);

Comprovante de entrega aos empregados de cópias escritas dos assuntos ministrados nos treinamentos de segurança do trabalho;

Ordens de serviços sobre SST específicos por função operacional com protocolo de entrega ao empregado (NR1);

Apresentar o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) elaborado pelo médico do trabalho, relatório anual (NR7);

Exibir Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) do PCMSO (exames médicos admissional, periódico e demissional) – (NR7);

Apresentar o Laudo de Riscos Ambientais assim como o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – (NR9);

Lista de Documentos SST:

Apresentar Mapa de Riscos Ambientais (NR5);Documentação do treinamento anual pelo designado

responsáveis da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – (NR5);

Exibir o CA (Certificado de Aprovação) dos EPI (Equipamento de Proteção Individual) utilizados na empresa (NR6);

Comprovante de entrega de EPI´s aos trabalhadores (NR6);Comprovante de treinamento dos trabalhadores para uso

adequado de EPI´s (NR6);Termo de entrega para guarda de materiais de primeiros

socorros pelo empregado responsável (NR7);Comprovante de treinamento de trabalhadores para

prestação de primeiros socorros médicos e acidentados (NR7);

Lista de Documentos SST:

Comprovante de treinamento sobre riscos dos produtos químicos (c/c NR25);

Documentação Técnica atualizada dos vasos de pressão (NR13); Apresentar Laudo Técnico sobre Condições de Segurança das

Instalações Elétricas, elaborado por profissional qualificado (NR10); Esquemas unifilares atualizados das instalações elétricas (NR10); Apresentar Laudo de Avaliação Ergonômica do Trabalho (NR17); Apresentar comprovante do treinamento da Brigada de Incêndio

(NR23); Comprovante do inventário atualizado das máquinas e equipamentos

com identificação por tipo, capacidade, sistemas de segurança e localização em planta baixa, elaborado por profissional qualificado ou legalmente habilitado (NR12);

Apresentar Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) (NR23).

Lista de Documentos SST:

Não é somente para demonstrar em juízo que se deve guardar documentos antigos.

É para também recordar acontecimentos que poderão vir a tona novamente.

ARQUIVANDO

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

Estes documentos precisam ser padronizados e catalogados corretamente para fácil localização.

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Organização física adequada;Sistema de identificação;Padronização dos métodos de arquivamento;Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;Sigilo das informações, segurança e preservação dos

documentos;Redução de custos com a administração e manutenção do

acervo;Eliminação das dificuldades para gerenciamento e

manutenção dos arquivos;Descarte de documentos expirados ou desnecessários;Atendimento às normas ISO de armazenamento  e

rastreabilidade de informações e documentos.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos

Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental e exigência da legislação vigente

Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;

Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;

Através do índice criado no na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

Etapas da Organização de Arquivos:

Este sistema simples de  passos pode ajudar o profissional do SESMT a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. 

Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

Como organizar e arquivar documentos em 7 passos

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. 

Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são:Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. 

Algumas categorias comuns são: NRS 1 – 35,  por setores,tipos de documentos (uso diário, uso mensal e até os anuais);

1º Passo

Faça um arquivo suspenso (gavetas ou até mesmo as pastas) para cada uma destas categorias.

Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

2º Passo

Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas).

Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal (funcionário), e cada pasta você terá uma Ordem de Serviço, ficha de EPI e assim por diante.

3º Passo

Comece a alimentar o seu arquivo, colocando os documentos prontos, cada folha de papel na sua pasta correspondente.

4º Passo

Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha uma delas e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do(s) outro(s) arquivo(s) em que ele se encaixaria.

5º Passo

Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas.

Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra

6º Passo

Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na sua empresa ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente.

Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

E lembre-se que ele possui uma documentação sigilosa e deverá ser mantido trancando, os profissionais que tiverem acesso a ele deverão de sua confiança.

7º Passo

Você é o TST do SESMT da empresa “Construindo Mais” , com 25 funcionários é preciso que crie o novo arquivo do SESMT, e para isso receberá um arquivo de aço contendo quatro gavetas e cem pastas suspensas, além deste material terá acesso a dez pastas AZ, e quatro caixas arquivo.

Agora é só criar a sua estrutura pessoal e eficaz para esta organização de documentos.

Praticando