Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos

Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 3º ano – Projeto Biblioteca

Mestre Milena CarvalhoDoutor Lino Oliveira

2012/2013

Trabalho realizado por:Ana Santos, 9100478

Cristiana Costa, 9090330Luís Gomes, 9100019

Maria Munteanu, 9100022Grupo 3

Implementação de sistemas de Gestão de

Arquivo

2

Introdução

Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos

SIADE

MoReq

Sistemas de Gestão de Arquivo

csARCH

DigitArq

Filedoc

GISA

ICA-AtoM

Estudo comparativo

Conclusão

Sumário

3

No âmbito da unidade curricular de Projeto de

Arquivo, foi proposto a realização de um

trabalho, cujo tema, é Implementação de um

sistema de gestão de arquivo.

A metodologia utilizada foi a pesquisa em

repositórios, em bibliotecas digitais e nas

páginas web dos próprios sistemas de gestão

de arquivos abordados.

Introdução

4

Com a evolução das TIC aumentaram os problemas

relativamente à produção e gestão dos documentos de

um arquivo devido às garantias de fidedignidade,

autenticidade, e acesso contínuo.

Com a ausência de orientações que auxiliam as

instituições na gestão documental de documentos de

arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o Instituto de Informática

consideraram importante o protocolo com o programa

SIADE, em Dezembro de 1998.

SIADE (1/2)

5

SIADE (2/2) Objetivos:

elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo

eletrónicos;

apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa

específica;

intervir no sentido de incrementar a produção de Normas

Portuguesas, agrupadas em orientações e diretivas nacionais,

europeias e/ou internacionais;

definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos

sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;

promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do

programa.

6

MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de

Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq).

Destaca, sobretudo, os requisitos funcionais para a gestão de

documentos de arquivo eletrónicos através de um Sistema de

Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE).

Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente,

uma aplicação para a gestão de documentos de arquivo

eletrónicos, apesar de também poder ser utilizada para a

gestão de documentos tradicionais.

(1/3)

7

A natureza de um SGAE varia de organização

para organização conforme o seu âmbito de

ação.

A especificação MoReq não esboça qualquer

premissa relativa à natureza de soluções

individuais para um SGAE.

Os utilizadores da especificação necessitarão de

definir o modo como as funções de um SGAE

podem ser implementadas para satisfazer os

seus requisitos.

(2/3)

8

O MoReq identifica requisitos funcionais que

um SGAE deve possuir de forma a garantir o

valor intrínseco à informação de arquivo.

Os requisitos incluídos na especificação MoReq

devem ter como resultado um SGAE com a

fiabilidade e integridade pretendidos,

combinando a gestão de documentos de arquivo

em papel com as vantagens dos processos de

trabalho informatizados.

(3/3)

9

O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos

físicos que suporta toda a informação do ciclo de

produção, facilitando a integração de diversas

ferramentas, ao mesmo tempo que tira vantagem de

toda a informação produzida nas diferentes fases.

O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos

e complexos, utilizando tecnologias consolidadas,

aplicadas normalmente nos sectores da aeronáutica e do

espaço.

(1/2)

10

Aspetos chave:

Esforço reduzido de instalação e

manutenção;

Elevada robustez e performance;

Grande capacidade de integração;

Componentes de implementação de

portabilidade; 

Disponibilidade de um módulo offline.

(2/2)

11

O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo

Distrital do Porto em conjunto com a Direção-Geral de

Arquivos e a Universidade do Minho sendo concluído em

2004.

Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de

uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base

normas internacionais para a produção de auxiliares de

pesquisa.” (1)

O DigitArq concede em quatro normas internacionais:

ISAD(G), EAD, ISAAR (CPF) e EAC.

(1/3)

12

O DigitArq é constituído por módulos funcionais que

têm como objetivo ir ao encontro das necessidades

de um arquivista.

Os módulos existentes são:

Backoffice,

Administração,

Frontoffice,

interoperabilidade OAI-PMH.

(2/3)

13

O DigitArq tem como vantagens:

Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;

Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer

parametrizações;

Desenvolvimento contínuo;

Amplamente disseminado;

Compatível com o Portal Português de Arquivos;

Publicação na internet de forma simples e clara;

Segurança e permissões;

Relatórios e estatísticas;

Suporte para vários idiomas e formatos digitais;

Suporte para milhões de registos.

(3/3)

14

O Filedoc é um sistema integrado de gestão

documental e de workflow que integra as

funcionalidades de arquivo e gestão do ciclo de

vida do documento.

O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos

documentos e de processos de forma rápida,

fácil e eficiente, fazendo um controlo e

manuseamento de toda a informação.

(1/3)

15

O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:

multi site e multi empresa;

acesso, autenticação e segurança:

o acesso pode ser feito por login e password e o acesso

aos documentos é controlado;

digitalização de documentos;

criação de documentos e gestão de versões;

registo de ficheiros em vários formatos;

pesquisa simples ou avançada;

registo de e-mail;

(2/3)

16

O Filedoc é constituído por um conjunto de

módulos, que são os seguintes:

Multi-site e multi empresa;

Digitalização e captura de documentos;

Classificação de documentos e processos;

Acessos e segurança através de perfis de acesso;

Assinaturas digitais e digitalizadas

Filedoc workflow designer

Alertas

Filedoc web services

Reconhecimento e indexação automática de documentos

(3/3)

17

GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto

de gestão de arquivos, que assenta num modelo integrado,

concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da

informação. Distingue-se por permitir articular, num único

sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2)

O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado

pela Câmara Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova

de Gaia, Câmara Municipal de Espinho, Câmara Municipal de

Vila do Conde e pela Universidade do Porto.

(1/3)

18

O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou

cliente/servidor e possui as seguintes características:

Planos de classificação

Unidades informacionais

Unidades físicas

Controlo de autoridade

Associação de descrições a objetos digitais

Avaliação

Pesquisa

Relatórios

Estatísticas/Controlo de desempenho

Controlo de acesso dos utilizadores

(2/3)

19

O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os

seguintes:

Gestão de objetos digitais: armazenamento,

processamento, disseminação e preservação dos

mesmos;

Gestão de requisições e das devoluções de

documentos registados;

Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do

depósito, facultando a sua taxa de ocupação

(3/3)

20

“ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as

normas do ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF),

ISDIAH e ISDF.

O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de

proporcionar gratuitamente um software open source às

instituições que pretendam ver os seus documentos

acessíveis pela internet; um software sem custos de

aquisição.

A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com

um interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável;

um interface disponível em várias línguas e com a

possibilidade de tradução, bem como um interface com

repositórios digitais.” (3)

(1/3)

21

(2/3)

Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoM

Fonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p

22

O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de

código aberto que:

1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo

disponíveis on-line;

2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA

(Conselho Internacional de Arquivos);

3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de

tradução de conteúdo;

4. suporta vários tipos de coleção;

5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as

melhores práticas de acessibilidade;

6. é flexível e personalizável;

7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.

(3/3)

23

Estudo comparativo (1/3)

24

Estudo comparativo (2/3)

25

Estudo comparativo (3/3)

FUNDAMENTAÇÃO: O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o

DigitArq. A escolha deste software prende-se com o facto de

ser o que reúne o maior número de características

identificadas.

Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir

uma versão livre (saíram três versões), sem custos

associados, é compatível com a ISAD(G) em suma,

corresponde positivamente a todos os requisitos selecionados

a partir da análise dos mesmos do Moreq.

26

A recolha de requisitos funcionais para o sistema a

implementar foi através da consulta do MoReq, sem o

qual seria mais difícil a seleção dos mesmos.

Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta

escolhida para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a

que reúne mais requisitos.

Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os

mesmos são de extrema importância para a gestão de

documentos de arquivo e que atualmente existem no

mercado várias opções e com características diversas

podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.

Conclusão

27

(1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional

para gestão de Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09

Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL:

http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p.

2.

(2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos:

Apresentação [Em linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em

WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>.

(3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma

abordagem sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.

Referências bibliográficas

28

Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html

Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization

Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-

especial.html

Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684

Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/

Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/

Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket

Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt

Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa

Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-

empreendedor-foco/

Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html

Referências: imagens

29

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