Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Gerenciamento das

Comunicações do ProjetoMBA em Gestão de Projetos de TI

George Freire, PMP

Dezembro/2013

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George FreireBacharel em Ciências da Computação pela UFRN e MBA em Gerenciamento de Projetos pela UnP, atualmente cursa Residência em Engenharia de Software pela UFRN.Atuando com foco profissional em consultoria e desenvolvimento de soluções, implantou sistemas nos estados do RN, SC, ES, MT e TO.No âmbito do Serviço Público, foi CIO do DETRAN/RN, assessor do CIO do Tribunal de Justiça do RN e atualmente é o CIO da Secretaria de Municipal de Tributação de Natal/RN.

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Objetivo da disciplinaAo final da disciplina o aluno deverá ser capaz de:• Compreender a importância

do Gerenciamento das Comunicações do Projeto;

• Conhecer os processos apresentados pelo PMI® no PMBoK®, com suas principais entradas, ferramentas, técnicas e saídas;

• Ser capaz de aplicar alguns dos conhecimentos adquiridos.

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Ementa• Introdução ao Gerenciamento das Comunicações;• Gerenciamento das Comunicações do projeto

conforme PMBoK®o Identificar as partes interessadas;o Planejar as comunicações;o Distribuir as informações;o Gerenciar as expectativas das partes interessadas;o Reportar o desempenho.

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Bibliografia• PMI. Um guia do

gerenciamento de projetos (Guia PMBoK®). 4 ed. Newtown Square: Project Management Institute Inc., 2008.

• MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP®. 6 ed. EUA: RMC Publications Inc., 2009.

• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 6 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

• BRASIL. Manual de Redação da Presidência da República. 2 ed. Brasília: Presidência da República, 2002.

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Metodologia e Avaliação

• Metodologiao Exposição teórica;o Resolução de questões;o Apresentação de vídeo.

• Avaliaçãoo Atividades em sala de aula (90%);o Participação construtiva nas discussões (10%).

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ComunicaçãoIntrodução

O conteúdo desta seção, exceto quando especificado em contrário* está baseado em material da Profª. Jenifer Wolff.

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Importância da comunicação em

projetos*

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Importância da comunicação em

projetos*

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Importância da comunicação em

projetos*

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Comunicação“Comunicação é um esforço realizado em dois sentidos, envolvendo a transmissão de informação e entendimento de uma pessoa ou grupo para outra. Estes símbolos comuns podem ser verbais, não verbais, gráficos, ou multimídia. Esta informação representada por símbolos, expressa como pensamentos, ideias, fatos ou figuras, somente será útil se resultar em entendimento e conhecimento para o receptor.”

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Processo de comunicação

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Eu quero ganhar uma caixa de chocolate!*

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Barreiras à comunicação

• Distância física entre o emissor e o receptor

• Dificuldades com linguagem técnica

• Fatores ambientais perturbadores

• Cultura• Atitudes negativas

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ConflitosVisão antiga Visão moderna

• Conflitos são disfuncionais e gerados por "causadores de problemas" e por falha de liderança;

• Conflitos devem ser evitados;

• Conflitos são resolvidos através de separação física ou intervenção da alta gerência.

• O conflito é uma consequência inevitável das interações organizacionais e resultado natural de mudanças;

• Conflitos podem ser benéficos;• Conflitos são resolvidos pela

identificação de suas causas;• Conflitos devem ser resolvidos

pelas pessoas diretamente envolvidas e, se necessário, pelos seus superiores diretos.

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Aspectos negativos do conflito

• Aumenta a hostilidade e agressividade;

• Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear a criação de novas alternativas;

• Inibe as comunicações porque a informações relevantes não são compartilhadas;

• Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável

• Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor, causar perda de status ou posição;

• Apresenta discussões que podem ganhar conotação pessoal.

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Aspectos positivos do conflito

• Força mudanças;• Aumenta a criatividade na

elaboração de novas opções;• Melhora as comunicações se

ambas as partes estiverem interessadas em ganhos mútuos;

• Aumenta a energia e a coesão do grupo;

• Promove o balanceamento entre poder e influência, quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas;

• Clarifica as metas.

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Potenciais origens de conflito (Kerzner)

• Conflito de prioridades no projeto;• Conflito a respeito de procedimentos administrativos;• Conflitos de opiniões técnicas e de performance;• Conflitos de recursos humanos;• Conflitos sobre custos e orçamentos;• Conflitos sobre agendamento dos trabalhos;• Conflitos pessoais.

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Gerenciando conflitos em um ambiente de

projetos• Deixar / Evitar (escapar de uma situação atual ou de potencial

conflito), o qual não soluciona o problema;• Amaciar / Acomodar (enfatizando o uso de acordos melhor do que

desacordos), o qual somente providencia soluções de curto-termo;• Forçar (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito

temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas;

• Comprometimento (pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva;

• Colaboração (procurando por consenso e comprometimento), o qual proporciona soluções de longo-termo;

• Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução.

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Gerenciamento das Comunicações

Abordagem do PMBoK® 4ª edição (2008)

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Gerenciamento das comunicações

“O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.”

PMBoK® 4ª ed.

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Dimensões da comunicação

• Interna e externa• Formal e informal• Vertical e horizontal• Oficial e não oficial• Escrita e oral• Verbal e não verbal

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Habilidades de comunicação

• Ouvir ativamente e de modo eficaz;• Perguntar, investigando ideias e situações para garantir

um melhor entendimento;• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe

para que ela seja mais eficaz;• levantar fatos para identificar ou confirmar as

informações;• Definir e administrar expectativas;• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis

entre as partes;• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

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Processos PMBoK® 4ª ed.

Gerenciamento das Comunicações

Iniciação

10.1 Identificar as partes

interessadas

Planejamento

10.2 Planejar as comunicaçõ

es

Execução

10.3 Distribuir

as Informaçõe

s

10.4 Gerenciar

as expectativas das partes interessada

s

Controle

10.5 Reportar o desempenh

o

Encerramento

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Identificar as partes interessadas

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Identificar as partes interessadas: Fluxo de Dados

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Identificar as partes interessadas

ENTRADAS• Termo de abertura do

projeto• Documentos de

aquisição• Fatores ambientais da

empresa• Ativos de processos

organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Análise das partes interessadas

• Opinião especializada

SAÍDAS• Registro das partes

interessadas• Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas

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Identificar as partes interessadas: Entradas

• Termo de abertura do projeto

• Documentos de aquisição

• Fatores ambientais da empresa

• Ativos de processos organizacionais

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Identificar as partes interessadas: Ferramentas e

Técnicas

• Análise das partes interessadas

• Opinião especializada

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Principais stakeholders

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Análise das partes interessadas

• Etapa 1 - Identificar as partes interessadas

• Etapa 2 - Identificar o impacto ou apoio potencial

• Etapa 3 - Avaliar reações e planejar influências

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Identificar as partes interessadas: Saídas

• Registro das partes interessadas

• Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

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Registro das partes interessadas

• Informações de identificação• Informações de avaliação• Classificação das partes

interessadas

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Estratégia para gerenciamento das partes

interessadas

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Planejar as comunicações

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Planejar as comunicações: Fluxo

de Dados

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Planejar as comunicações

ENTRADAS• Registro das partes

interessadas• Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas

• Fatores ambientais da empresa

• Ativos de processos organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Análise dos requisitos da comunicação

• Tecnologia das comunicações

• Modelos de comunicações

• Métodos de comunicação

SAÍDAS• Plano de

gerenciamento das comunicações

• Atualizações dos documentos do projeto

• Gerenciar as expectativas das partes interessadas

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Planejar as comunicações:

Entradas• Registro das partes

interessadas• Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas

• Fatores ambientais da empresa

• Ativos de processos organizacionais

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Planejar as comunicações: Ferramentas e

Técnicas

• Análise dos requisitos da comunicação

• Tecnologia das comunicações

• Modelos de comunicações

• Métodos de comunicação

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Análise dos requisitos da comunicação

O número total de canais de comunicação em potencial é n(n-1)/2.Exemplo: um projeto com 10 partes interessadas tem 10(10-1)/2 = 45 canais de comunicação em potencial.

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Planejar as comunicações: Saídas

• Plano de gerenciamento das comunicações

• Atualizações dos documentos do projeto

• Gerenciar as expectativas das partes interessadas

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Plano de gerenciamento das

comunicações• Requisitos de comunicações das partes interessadas;• Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de

detalhes;• Motivo da distribuição daquela informação;• Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;• Pessoa responsável por autorizar a liberação de informações confidenciais;• Pessoa ou grupos que receberão as informações;• Métodos ou tecnologias usadas paras transmitir as informações, como memorandos, e-

mail e/ou comunicados de imprensa;• Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento;• Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial (nomes)

para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas nos níveis mais baixos;

• Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações com o progresso e o desenvolvimento do projeto;

• Glossário da terminologia comum;• Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de

autorização possível, lista de relatórios, plano de reuniões, etc.;• Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas específicas,

tecnologias, políticas organizacionais, etc.

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Distribuir as informações

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Distribuir as informações

ENTRADAS• Plano de

gerenciamento do projeto

• Relatórios de desempenho

• Ativos de processos organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Métodos de comunicação

• Ferramentas de distribuição de informações

SAÍDAS• Atualizações em

ativos de processos organizacionais

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Distribuir as informações: Fluxo de

Dados

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Distribuir as informações: Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto

• Relatórios de desempenho

• Ativos de processos organizacionais

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Distribuir as informações:

Ferramentas e Técnicas

• Métodos de comunicação

• Ferramentas de distribuição de informações

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Distribuir as informações: Saídas

• Atualizações em ativos de processos organizacionais

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Gerenciar as expectativas das partes

interessadas

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Gerenciar as expectativas: Fluxo de

Dados

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Gerenciar as expectativas

ENTRADAS• Registro das partes

interessadas• Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas

• Plano de gerenciamento do projeto

• Registro das questões• Registro das

mudanças• Ativos de processos

organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Método de comunicação

• Habilidades interpessoais

• Habilidades de gerenciamento

SAÍDAS• Atualizações em

ativos de processos organizacionais

• Solicitações de mudanças

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações dos documentos do projeto

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Gerenciar as expectativas: Entradas• Registro das partes

interessadas• Estratégia para

gerenciamento das partes interessadas

• Plano de gerenciamento do projeto

• Registro das questões• Registro das mudanças• Ativos de processos

organizacionais

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Gerenciar as expectativas:

Ferramentas e Técnicas

• Método de comunicação

• Habilidades interpessoais

• Habilidades de gerenciamento

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Habilidades interpessoais ou de

gerenciamento• Liderança• Desenvolvimento da

equipe• Motivação• Comunicação• Influência• Processo decisório• Conhecimento político

e cultural• Negociação

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Gerenciar as expectativas: Saídas

• Atualizações em ativos de processos organizacionais

• Solicitações de mudanças

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações dos documentos do projeto

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Reportar o desempenho

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Reportar o desempenho: Fluxo de

Dados

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Reportar o desempenho

ENTRADAS• Plano de

gerenciamento do projeto

• Informações sobre o desempenho do trabalho

• Medições de desempenho do trabalho

• Previsões de orçamentos

• Ativos de processos organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de

comunicação• Sistemas de

distribuição de informações

SAÍDAS• Relatórios de

desempenho• Atualizações em

ativos de processos organizacionais

• Solicitações de mudanças

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Reportar o desempenho: Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto

• Informações sobre o desempenho do trabalho

• Medições de desempenho do trabalho

• Previsões de orçamentos• Ativos de processos

organizacionais

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Reportar o desempenho:

Ferramentas e Técnicas

• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de

comunicação• Sistemas de

distribuição de informações

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Reportar o desempenho: Saídas

• Relatórios de desempenho

• Atualizações em ativos de processos organizacionais

• Solicitações de mudanças