Indicadores de Desempenho para bibliotecas universitárias: projeto desenvolvido no SIBi/USP

INDICADORES DE DESEMPENHO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: projeto

desenvolvido no SIBi/USP

Marcia E. G. Grandi Marcia R. M. Saad Cybelle A. Fontes Élyde M. Campos Maria Helena Di Francisco Rosa M. F. Zani Telma Carvalho

Vitória A. Gonçalves

10 – 14 Novembro, 2008

OBJETIVOS

Formular indicadores de desempenho sistêmicos com base em padrões nacionais e internacionais.

Selecionar os principais indicadores para aplicação

imediata;

Propor indicadores para desenvolvimento futuro;

Desenvolver metodologia para padronização da coleta,

registro e análise de dados.

METODOLOGIA

Formulação de um conjunto inicial de

indicadores, adotando como ponto de partida as

diretrizes definidas pela International Federation of

Library Associations and Institutions (IFLA) [1].

[1] International Federation of Library Associations. Measuring quality: international guidelines for performance measurement in academic libraries. München: Saur, 1996.

METODOLOGIA

Projeto piloto entre as bibliotecas selecionadas dentro do Projeto SDG :

Área Ciências BiológicasÁrea Ciências Exatas Área Ciências Humanas

Período: Setembro e Outubro de 2007

INDICADORES SELECIONADOS

INDICADOR – USO DA COLEÇÃO

Definição

Grau de uso da coleção (livros)

Objetivo

Determinar a qualidade do acervo pelo uso real

INSTRUMENTO

Planilha:

Nº. de empréstimos

Nº. de consultas 2006

Nº. total da coleção

CÁLCULO

Nº. de consultas + Nº. de empréstimos 2006

Nº. total da coleçãoUC =

RESULTADO

RAPIDEZ NO PROCESSAMENTO

Definição

Tempo entre a chegada do documento na biblioteca até sua disponibilização

Objetivo

Eficácia do processo

INSTRUMENTO

Planilha:

Campos para identificação dos passos e datas

do processamento.

CÁLCULO

Nº. de dias de processamento

Nº. de material processadoRP =

RESULTADOS

RESULTADOS

DISPONIBILIDADE DO DOCUMENTO

Definição

Proporção entre documentos fornecidos pelos procurados

ObjetivosRelevância da coleção

Nº. de exemplares adequados

Catálogo fácil

Guarda correta do material

INSTRUMENTO

Questionários para os usuários:

Um formulário para cada título

Espaço para verificação do funcionário da biblioteca

Tabulação dos dados

CALCULO DO INDICADOR

Nº. de títulos disponíveis da amostra x 100

Itens procuradosDD =

RESULTADO

70,87%

97,30%

56,82% 56%

90,48%

55,56%

38,10%

72,34%

62,64%68,52%

98,11%

72,12%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 MédiaSIBi

1

RESULTADO

Material localizado no catálogo - Usuário

90,5%

9,5%

SIM NÃO

Material localizado no catálogo - Equipe

7,3%

1,6%16,8%

1,2%

SIM NÃO Dados conferem Inconsistência na catalogação

RESULTADO

Material não localizado na biblioteca - Usuário

9,9%

5,4%

0,7%

5,3%

Material emprestado Material extraviado Material na encadernação Outro

Material não localizado na biblioteca - Equipe0,0%0,0%0,0%

51,7%43,7%

4,6%

Material localizado na lista/banco de sugestõesMaterial em processo de aquisiçãoMaterial em processamentoMaterial emprestadoMaterial extraviadoMaterial na encadernação

RESULTADO

Material não localizado na biblioteca

9,9%

5,4%

0,7%

5,3%

Material emprestado Material extraviado

Material na encadernação Outro

AGILIDADE DO EEB E COMUTAÇÃO

Definição

Também denominado índice de sucesso

Medir a agilidade, por meio do nº. de pedidos solicitados x atendidos x tempo de atendimento

Objetivo

Monitorar o tempo da informação até o usuário

INSTRUMENTO

Planilhas: EEB

Data de entrada, data de saída, N.º de dias úteis, prazo de atendimento dos pedidos, data de recebimento do material pelo solicitante índice de sucesso na recuperação.

Planilhas: Comutação

Data de entrada, data de saída, nº. de dias úteis, índice de sucesso na recuperação.

Nº. de pedidos recebidos x Nº. de atendidos

TempoAG =

CÁLCULO

RESULTADO - EEB

RESULTADO - COMUTAÇÃO

RESULTADOÍndice de Demanda / Índice de Sucesso - Comutação - 2007

9%

17

%

8%

1% 4

2%

13

%7%

2%

1%

82%

36%

77%

95%

67%

85%85%

90%

83%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9

Índice de Demanda Indice de Sucesso Média Set/Out(2º dia)

Índice de Demanda / Índice de Sucesso - EEB - 2007

20

%

12

%

6%6%7%

31

%

13

%

4%

2%

100%90%95%94%93% 92%84%93%

17%0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9

Índice de Demanda Índice de Sucesso Média Set/Out(7º dia)

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Experiência na construção, instrumentos, procedimentos de coleta, tabulação e análise de dados

Possibilidade de aplicações futuras, após ajustes

Apoio e adesão de todas as bibliotecas do SIBi

Monitoramento de desempenho dos processos locais e sistêmicos

Estabelecimentos de metas sistêmicas

Análise comparativa (benchmarking)

Rumo a excelência da gestão