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Objetivo: Prover informações que ajudarão a equipe
a criar um plano de melhoria
Como Criar um Plano de Melhoria
Introdução
Começar um projeto de melhoria sem um planejamento
cuidadoso é, provavelmente, o melhor caminho para o
desastre;
Sem planejar, coletando o tipo o tipo errado de dados,
investem em aparelhos ou máquinas desnecessários, ou
ignoram as necessidades do cliente;
As soluções podem não solucionar nada!
Introdução
Realiza-se uma porção de mudanças que não são melhorias;
E o que é pior – os gerentes da organização ficam desiludidos e
concluem que “projetos de melhoria não funcionam na empresa
em que trabalham”.
Soluções e melhorias resultam somente de planejamento e
previsões cuidadosas ;
Introdução
Prever Estar atento
Sequência em
que as ações
ocorreram
Questões
pessoais
Necessidade de
recursos
Necessidade de
coleta de dados
Desenvolvimento do projeto
Antes de iniciar o projeto, é importante:
O que Toda Equipe Deve Saber
As 5 atividades a seguir devem ser incorporadas em todas as
etapas de todos os projetos:
Mantenha Comunicação;
Solucione os Problemas Óbvios;
Olhe à Montante;
Documente os Progressos e Problemas;
Monitore as Mudanças;
Sua equipe deve ter ciência e estudar as 5 atividades, caso não as
dominem ainda.
O que Toda Equipe Deve Saber
Estratégias Básicas da Abordagem Científica:
Coletar Dados Significativos;
Identificar as Causas Básicas dos Problemas;
Criar Soluções Apropriadas;
Planejar e Executar Mudanças;
Como Definir um Projeto
Caso a sua equipe de orientação ou gerencial não especifiquem o
projeto de melhoria a ser trabalhado, você terá gastar algumas horas
em reuniões de escolha de projeto.
A equipe não pode iniciar um projeto sem antes delimitar seu foco,
senão, serão candidatas a terminar com nada além de dores de
cabeça.
Deve-se definir um projeto que seja razoável: nem muito ambicioso
que jamais conseguirão e nem tão pequeno que ninguém dará
importância.
Como Definir um Projeto
Refinamento do Enunciado de uma Missão. Ao avaliar o
enunciado, deve ser observado pelo menos 4 critérios:
Recuse-se a escolher ou trabalhar em um projeto ao qual ninguém
dá importância;
Evite um processo que será submetido a mudanças, salvo se o
objetivo for preparar as mudanças;
Reconheça que para estudar um sistema, deve-se reduzí-lo a um
único processo;
Defina o projeto como um processo ou problema e não como uma
solução.
Como Definir um Projeto
Caso a incumbência de selecionar a missão ou as metas do
projeto sejam delegadas a sua equipe, Sholtes sugere os Cinco
Modos de Identificar Necessidades de Melhoria:
Votação Múltipla;
Técnica de Grupo Nominal;
Identificação de Necessidades e Preocupações do Cliente;
Estudo do Uso doTempo;
Localização de Problemas Reincidentes;
Como Definir um Projeto
A API (Associateds in Process Improvement) em seu livro Guia de
Melhoria, sugere 74 idéias de mudanças, chamado pelos autores
de conceitos de mudança. Tais conceitos também são muito úteis
na busca por soluções para problemas comuns em todas as
empresas.
Plano em Cinco Etapas para Melhoria
de Processos
Depois de prontos para começar o projeto, a equipe deve partir
para a ação. Embora haja bastante variação, Sholtes sugere uma
abordagem geral que se aplica a quase todas as situações. A
abordagem é dividida em 5 etapas, e cada etapa é composta de
uma ou mais estratégias.
Plano em Cinco Etapas para Melhoria
de Processos
Compreender o
ProcessoEliminar Erros Remover Folgas
Reduzir a
Variação
Planejar para
Melhoria
Contínua
•Descrever o
Processo
•Identificar
Necessidades e
Interesses do
Cliente
•Desenvolver um
Processo Padrão
•Testar o Processo
quanto a Erros
•Ajustar o
Processo
•Reduzir a
Variação nos
Sistemas de
Medição
•Colocar o
Processo sob
CEP;
•Reduzir a
Variação no
Processo
•Colocar o
Processo sob CEP
P
D
S
A
As Estratégias de Melhoria
Equipes experientes conseguirão usar as estratégias como
orientação para o planejamento, e não como roteiro a ser seguido
religiosamente pela equipe. Poderão descobrir que alguns passos
não se aplicam a seu caso.
As Estratégias de Melhoria
Coletar Dados
Significativos
Identificar as Causas
Básicas do Problemas
Desenvolver as
Soluções Apropriadas
Planejar e Executar
Mudanças
Identificar as
Necessidades do
Cliente
Estudar o Uso do
Tempo
Localizar Problemas
Reincidentes
Descrever o processo
Melhorar o Projeto de
um Produto ou
Processo
Colocar um Processo
sob Controle Estatístico
Reduzir as Fontes de
Variação
Ajustar um Processo
Tornar o Processo à
Prova de Erros
Desenvolver um
Processo Padrão
Abordagem Científica Necessidade de melhoria Melhorar um Processo
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 1: Coletar Dados Significativos
Estabelecer a
finalidade da coleta
de dados
Criar definições
operacionais
Planejar para
conseguir
consistência e
estabilidade dos
dados
Começar a coleta de
dados
Continuar a
melhorar os sistemas
de medição
Objetivo: Existem muitos aspectos sob os quais os dados existentes na empresa possam estar
errados (impróprio para as necessidades, misturados, coletados por diferentes
procedimentos). Vale a pena desconfiar dos dados e dos procedimentos de coleta de dados
enquanto eles não se provarem confiáveis.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 2: Identificar as Causas Básicas dos Problemas
Identificar causas
potenciais
Verificar causas
usando os dados
Verificar suas
conclusõesAgir
Objetivo: Tirar conclusões precipitadas, sem compreender as causas básicas dos problemas,
leva frequentemente a desperdício de tempo e de recursos. Geralmente é melhor localizar a
ocorrência de um problema antes de tentar identificar suas causas básicas. Antes de começar,
deve ser assegurado que todos estão de acordo quanto à definição dos problemas.
Fazer follow-up
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 3: Criar Soluções Apropriadas
Descrever as
necessidades
Definir as metas e
critérios
Identificar
restriçõesGerar alternativas
Avaliar as
alternativas
Objetivo: Criar soluções, amparadas pela abordagem científica, que realmente resolvam os
problemas. Após realizados os quick-wins, serão necessários mudanças substanciais para
resolver a maior parte dos problemas e o único modo de realmente resolver o problema é
eliminar suas causas. Seja paciente e colete dados sobre diversas alternativas de causas, não vá
adiante, simplesmente, com a idéia a primeira idéia razoável que lhe ocorrer.
Selecionar a
melhor solução
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 4: Planejar e Fazer Mudanças
Desenvolver
consciência entre os
líderes
PLANEJAR a
mudançaFAZER a mudança
ESTUDAR os
resultados da
mudança
AGIR para refinar e
padronizar
Objetivo: Implantar mudanças de maneira suave e aprender como fazer as futuras mudanças
ocorrerem de maneira ainda mais suave. Uma ferramenta de planejamento que pode ajudá-lo
a acompanhar as informações que você produz é a “Grade de Planejamento”.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 5: Identificar Necessidades e Interesses do Cliente
Especular sobre os
resultados
Planejar como
reunir
informações
Reunir
informaçõesAnalisar resultados
Verificar a
validade das
conclusões
Objetivo: Exceder as expectativas dos clientes, não apenas satisfazê-las. Seus clientes devem
comentar sobre as grandes vantagens que você lhes oferece.
Agir
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 6: Estudar o Uso do Tempo
Projetar o estudo Coletar dados
Analisar os dados
em busca de
padrões
Agir conforme
análise
Objetivo: Descobrir que atividades consomem o tempo das pessoas e quais delas não
acrescentavam valor ao produto ou serviço. Isto realça as oportunidades para melhoria,
tornando esta estratégia útil nos estágios iniciais dos projetos. Ótima para processos
administrativos e de serviços, embora tenha aplicação também em fabricação.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 7: Localizar Problemas Reincidentes
Definir problemas
reincidentes
Avaliar o impacto de
cada problema
Localizar cada
problema importante
Discutir as
conclusões com os
participantes chave
Agir
Objetivo: Descobrir onde focalizar o esforço e detectar a ocorrência de um problema.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 8: Descrever um Processo
Estabelecer limites
para o processo
Fazer um fluxograma
do processo
Fazer um diagrama
do fluxo de trabalho
físico
Verificar os
resultadosAgir
Objetivo: Desenvolver uma descrição útil de como o processo funciona atualmente. Leva à
descoberta de melhorias “óbvias”.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 9: Desenvolver um Processo Padrão
Descrever o
processo mais
conhecido do
momento
Revisar o processoPlanejar um teste
desse processo
Executar e
monitorar o teste
Entender o uso do
processo padrão
Objetivo: Aumentar a uniformidade de um produto ou serviço, desenvolvendo um processo
padrão a partir do processo mais conhecido atualmente. Conseguir que todo mundo use de
maneira coerente, os mesmo procedimentos é a base para mais estudos e melhorias.
Manter e usar a
documentação
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 10: Tornar um Processo à Prova de Erros
Identificar erros
Procurar os
procedimentos
menos sujeitos a
erros
Reestruturar o
ambiente de
trabalho
Objetivo: Evitar erros em processos, ensinando os trabalhadores a procurar e combater
descuidos comuns.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 11: Ajustar um Processo
Examinar o valor de
cada processoReduzir estoques
Reduzir o tamanho
dos lotes
Reduzir os tempos de
mudança e ciclos
Monitorar as
melhorias
Objetivo: Acelerar os tempos de mudança e de ciclos, reduzir o tamanho de estoques e lotes,
economizando capital de giro, economizando tempo e espaço, reduzindo o tempo de
resposta a mudanças e desmascarando problemas ocultos.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 12: Reduzir as Fontes de Variação
Avaliar as fontes
de variação
Eliminar ou
reduzir a variação
Usar o
conhecimento em
estudos
posteriores
Objetivo: Fornecer um modo de eliminar as fontes mais óbvias de variação em um produto
ou serviço, ou em um processo de medição.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 13: Colocar um Processo sob Controle Estatístico
Planejar o gráfico Iniciar o gráficoEliminar causas
especiais
Planejar para
melhoria contínua
Avaliar a utilidade
do gráfico
Objetivo: Possibilitar a previsão do sistema dentro de certos limites.
Estratégias Básicas de MelhoriaEstratégia 14:Melhorar o Projeto de um Produto ou Processo
Definir objetivos
para a experiência
Escolher que
respostas medir
Projetar um
experimento
Preparar-se para o
experimento
Executar o
experimento
Objetivo: Planejar e executar um experimento eficaz para testar muitos fatores ao mesmo
tempo para possibilitar a detecção das mudanças que conduzirão à maior melhoria.
Analisar os
resultados
Agir sobre os
resultados
Bibliografia
Manual do Líder – Peter Scholtes
Times de Qualidade – Peter Sholtes
Saia da Crise – Dr. Edward Deming
