Gestão eletrônica de documentos - pasta obras

Gestão eletrônica de

documentosPadronização da estrutura da pasta obras no servidor interno da TC Engenharia Ltda.

Plano organizacional

• Definição dos parâmetros necessários para umaespecificação completa e relevante de ummodelo de armazenamento de documentos.

3. Obras

3. Obras – conteúdo da pasta

• 1. Relatório de viabilidade▫ Relatório Final (Viabilidade – Kick off)

• 2. Projetos ▫ Em PDF e somente com a última revisão e planilha de controle

• 3. Qualidade▫ Documentos do Planejamento em PDF pertinentes à obra;▫ Relatórios e registros de acompanhamento digitalizados – Data

book.• 4. Especificações Civis

▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e somente a última revisão

• 5. Especificações Eletromecânico▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e

somente com a última revisão


• 6. Planejamento Físico▫ Cronograma Físico em MS Project – inicial e os

re-planejados

• 7. Planejamento financeiro▫ Planilha aplicada no UAU! – fluxo de caixa

• 8. Planejamento mensal▫ Programação mensal

• 9. Planejamento de equipe▫ Histograma de mão de obra – inicial e os re-

planejados


• 10. Planejamento de máquinas e equipamentos

▫ Histograma de máquinas e equipamentos– inicial e os re-planejados

• 11. RDO

▫ Relatório diário da obra – planilha

• 12. Levantamentos

▫ Planilha resumo com levantamento de quantitativos (planilha não tem padrão desenvolvido)


• 13. Logística▫ Romaneios;▫ Plano de logística.

• 14. Pedidos▫ Planilha de pedido;▫ Pedidos do UAU! – PDF

• 15. Ordem de compra▫ OC do UAU! – PDF

• 16. Notas Fiscais▫ Digitalização de notas – PDF


• 17. DP e RH▫ Digitalizações de:

Documentos p/ admissão; Documentos p/ demissão; ASO (admissão e demissional); Documentos pessoais; Ficha de registro; Certificados; Treinamentos; Documentos p/ mudança de função.

▫ Formulários em geral – intranet.tceng.com.br


• 18. SMS

▫ Digitalizações do ASO (admissão e demissional);

▫ Certificados da área de segurança;

▫ Ordem de serviço;

▫ Formulários em geral;

▫ Relatórios e auditorias.


• 19. Atas de reuniões

▫ Com clientes internos e externos;

• 20. Jurídico

▫ Ídem planejamento ou somente documentos que seja pertinente à obra;

▫ Contratos locais durante a obra.

• 21. Medições

▫ Planilha e memoriais.


• 22. Aditivos

▫ Registro de diário ou semana

• 23. Fotos

▫ Registro de diário ou semanal;

▫ Registro de marcos;

▫ Registro de treinamentos e ect

• 24. Entrega

▫ Vistoria com check list;

▫ Formalizar a entrega juridicamente.

Comentário

• As informações são o maior patrimônio de uma empresa.

• Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização.

Parametrização de armazenamento de

documentos na pasta Obras• Como nomear e armazenar documentos.

1. Usar letras MAIUSCULAS;

2. Separar textos distintos por under line “_”;

3. Nomear conforme descrição apresentadas no decorrer deste documento;

4. Descrição dos arquivos de forma enxuta; pode ser usado siglas, quando for aplicável;

5. Inserir revisões de documentos: R01, R02, e etc., quando aplicável.

Parametrização de armazenamento de

documentos na pasta Obras• Como nomear e armazenar documentos.

6. A sigla PLANDES se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Planejamento;

7. A sigla OBRAS se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Obras;

8. Arquivos da pasta Planejamento armazenados na pasta Obras devem ser em arquivos PDF;

9. Arquivos da pasta Obras armazenados na pasta Planejamento devem ser em arquivos PDF.

Gestão eletrônica de documentos - GED

• Padronização da estruturação de pastas das obrasno servidor interno da TC Engenharia Ltda.

▫ Estrutura de pastas e subpastas de forma maisaberta e nomeação autoexplicativa;

▫ Para o usuário não precisar ficar abrindo paraolhar o conteúdo;

▫ Melhorar a desempenho do sistema a fim deagilizar as consultas pelo usuário e a emissão derelatórios.

Gestão eletrônica de documentos - GED

• Possibilitar o rastreamento das atividades,mantendo os históricos e a padronização de novosnegócios;

• A organização terá como base o formato e não noconteúdo;

• Organização dos dados tirando melhor proveitopara alcançar metas

▫ Oferecer aos gerentes e aos tomadores de decisãoa informação correta no momento que necessita.

OBRA - MODELO

2. PROJETOS

2. PROJETOS

• Nomear com:

637_NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO

As pasta Obras terá apenas os arquivos com a última revisão em

formato PDF;

Na pasta Planejamento terá os arquivos com a última revisão em

formato DWG. Em cada subpasta referente terá uma pasta

chamada obsoleto, onde ficará as revisões anteriores.

3. QUALIDADE

• Nomear com:

▫ OBRA 637_DESCRIÇÃO_REVISÃO

4. ESPECIFICAÇÕES CIVIS

• Nomear com:

▫ NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO

▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO

5. ESPECIFICAÇÕES ELETROMECÂNICA

• Nomear com:

▫ NOMENCLATURA DP CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO

▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO

6. PLANEJAMENTO FÍSICO

• Nomear com:

▫ OBRA 637_OBRAS_CRONOGRAMA_mês-ano (REVISÃO) A sigla OBRAS se refere ao cronograma editável que será atualizado

mensalmente pelo gerente da obra.

7. PLANEJAMENTO FINANCEIRO• Nomear com:

▫ OBRA 637_PLAN_PLANEJAMENTO_mês-ano Este arquivo é em PDF, pois o editável consta na pasta

planejamento e desenvolvimento, por isso a siglaPLANDES.

8. PLANEJAMENTO DE EQUIPE

• Nomear com:

▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MO_INICIAL

▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MO_mês-ano

9. PLANEJAMENTO DE MÁQ. E EQUIP

• Nomear com:

▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano

▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano

10. PLANEJAMENTO MENSAL

• Nomear com:

▫ OBRA 637_PROGRAMAÇÃO MENSAL_mês-ano

11. RDO

• Nomear com:

▫ OBRA 637_RDO_mês-ano

12. LEVANTAMENTOS

• Nomear com:

▫ OBRA 637_LEVANTAMENTO_mês-ano_Revisão

13. LOGÍSTICA• Nomear com:

▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Segurança

▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Almox

▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_SE Usina

14. PEDIDOS

• Nomear com:

▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano

▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano_LANÇADO

15. ORDEM DE COMPRA

• Nomear com:

▫ OBRA 637_OC NºXX – COTAÇÃO XX

▫ EX.: OBRA 637_OC Nº198 - COTAÇÃO 8340

16. NOTAS FISCAIS

• Nomear com:

▫ OB 637_NF-NOME FORNECEDOR-NºXXX

▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271

▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271+BOLETO

17. DP E RH

• Nomear com:

▫ EX. P/ 1-2-3: NOME DA PASTA: NOME FUNC._MATRÍCULA

ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_823-1

ARQUIVOS ARMAZENADOS:

DP_MATRICULA_NOME FUNC_descrição do arquivo

DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CTPS 01

DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_Doctos 01

DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_FICHA DE REGISTRO

▫ EX. P/ 4: OBRA 637_CONTRA CHEQUE_mês-ano

18. SMS

• Nomear com:

▫ EX. PARA SESMT:

ARQUIVOS ARMAZENADOS: Seg_Matrícula_Nome Func_descrição do arquivo

SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO 03.09.2010

SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO_CARTÃO DE VACINA

SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CERT. NR 10_2009

SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ORDEM DE SERVIÇO.

• Nomear com:

▫ MEIO AMBIENTE

OBRA 637_MA_DESCRIÇÃO

▫ SAÚDE

OBRA 637_SAÚDE_DESCRIÇÃO

19. ATAS DE REUNIÃO

• Nomear com:▫ OBRA 637_JURÍDICO_CONTRATO NºXX-ANEXO

▫ OBRA 637_JURÍDICO_DESCRIÇÃO

20. JURÍDICO

• Nomear com:

▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano

▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano-conteúdo enxuto

21. MEDIÇÕES• Nomear com:

▫ OBRA 637_MEDIÇÃO_Nº00_dia-mês-ano

22. ADITIVOS

• Nomear com:

▫ OBRA 637_ADITIVO_MEMORIAL

▫ OBRA 637_ADITIVO_MEDIÇÃO 00

▫ OBRA 637_ADITIVO_REGISTRO_DESCRIÇÃO

23. FOTOS

• Nomear com:

▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano

▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano-descrição da foto

Pensamento

• "O desempenho de uma empresa ébaseado em soluções e problemas: sefor um problema, tem solução! Se nãotem solução, então não deve ser umproblema. Não existe um caminhonovo. O que existe de novo é o jeito decaminhar, e é bom saber que a gentetropeça sempre nas pedras pequenas,porque as grandes a gente enxerga delonge, e saber administrar essassituações é o que caracteriza umcomportamento otimista e deprosperidade." (Autor Desconhecido)

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