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Um projecto Um projecto multimédiamultimédiaTecnologias da Informação e da Comunicação

Tecnologias da Informação e da Comunicação

Folha de cálculo

MS Excel

Apresentação do programaApresentação do programa A folha de cálculo ExcelExcel é um componente do pacote Office da Microsoft Corporation.Esta aplicação permite desempenhar tarefas relacionadas com o cálculo, análise e apresentação gráfica de dados, de uma forma rápida e eficaz.

As aplicações de um programa deste tipo podem ser muito variadas:

Simples operações aritméticas entre valores inseridos;

Cálculos complexos através de funções;

Criação de gráficos de apresentação de todos os dados e cálculos efectuados.

Filosofia de trabalhoFilosofia de trabalho

A folha de cálculo ExcelExcel funciona da seguinte forma:

Cada documento é reconhecido pelo Excel, como sendo um livro.

Cada novo livro é composto de várias folhas de trabalho onde se pode inserir e trabalhar muita informação.

Folhas de trabalho

Nome do documento

Por defeito, sempre que se inicia um novo documento, o programa designa-o de «livro».

Filosofia de trabalhoFilosofia de trabalho Todos os dados são inseridos nas folhas de trabalho de um livro, numa

espécie de «contentor», por assim dizer, chamado célula. Cada célula é o equivalente a uma quadrícula da folha de trabalho, ou seja, da folha quadriculada que é a área de trabalho deste programa.

Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos e cada quadrícula ou célula tem uma designação que será utilizada para a identificar, sempre que se fizerem operações com ela.

Célula Uma célula é uma caixa formada pela intersecção de uma linha com um coluna numa folha de cálculo ou tabela, na qual se podem introduzir informações.

Identificação da célula

Barra de Menus.Barra de Menus.

Permite o acesso a Permite o acesso a todos os comandos todos os comandos do Excel.do Excel.

Cada Menu contém Cada Menu contém uma lista de uma lista de comandos. comandos.

Por exemplo: para Por exemplo: para GuardarGuardar um Livro um Livro deves clicar no deves clicar no menu menu FicheiroFicheiro. .

Depois, nas opções Depois, nas opções que surgem, deves que surgem, deves clicar uma vez em clicar uma vez em ‘‘GuardarGuardar’ ou ’ ou ‘‘Guardar como...Guardar como...’.’.

Barra de Menus.Barra de Menus.

Permite o acesso a Permite o acesso a todos os comandos todos os comandos do Excel.do Excel.

Cada Menu contém Cada Menu contém uma lista de uma lista de comandos. comandos.

Por exemplo: para Por exemplo: para GuardarGuardar um Livro um Livro deves clicar no deves clicar no menu menu FicheiroFicheiro. .

Depois, nas opções Depois, nas opções que surgem, deves que surgem, deves clicar uma vez em clicar uma vez em ‘‘GuardarGuardar’ ou ’ ou ‘‘Guardar como...Guardar como...’.’.

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O ambiente de trabalho e seus elementosO ambiente de trabalho e seus elementos O ambiente de tabalho do MS Excel é constituído por:

Barra de título.Barra de título.

Indica o nome do Indica o nome do livro activo.livro activo.

Com a abertura do Com a abertura do programa é sempre programa é sempre apresentado um apresentado um novo documento novo documento com o nome de com o nome de «Livro1».«Livro1».

Barra de título.Barra de título.

Indica o nome do Indica o nome do livro activo.livro activo.

Com a abertura do Com a abertura do programa é sempre programa é sempre apresentado um apresentado um novo documento novo documento com o nome de com o nome de «Livro1».«Livro1».

1Barra de Barra de Ferramentas-Ferramentas-Padrão.Padrão.

Permite o acesso Permite o acesso aos principais aos principais comandos, tais comandos, tais como como Guardar Guardar um um Livro, Livro, Criar um novo Criar um novo LivroLivro, , Abrir um Livro Abrir um Livro existenteexistente, etc, etc

Barra de Barra de Ferramentas-Ferramentas-Padrão.Padrão.

Permite o acesso Permite o acesso aos principais aos principais comandos, tais comandos, tais como como Guardar Guardar um um Livro, Livro, Criar um novo Criar um novo LivroLivro, , Abrir um Livro Abrir um Livro existenteexistente, etc, etc

3Caixa de Nome.Caixa de Nome.

Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho.

Caixa de Nome.Caixa de Nome.

Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho.

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Barra de fórmulasBarra de fórmulas

Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa.

Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada.

Barra de fórmulasBarra de fórmulas

Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa.

Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada.

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Separador de Separador de Folhas.Folhas.

Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas.

Separador de Separador de Folhas.Folhas.

Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas.

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Painel de Tarefas.Painel de Tarefas.

Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc.

Painel de Tarefas.Painel de Tarefas.

Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc.

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Barra de estado.Barra de estado.

Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar.

Barra de estado.Barra de estado.

Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar.

6

Barra de Barra de Ferramentas de Ferramentas de Formatação.Formatação.

Permite o acesso Permite o acesso aos comandos para aos comandos para formatação dos formatação dos dados da Folha de dados da Folha de Cálculo, como, por Cálculo, como, por exemplo, exemplo, NegritoNegrito, , ItálicoItálico, , SublinhadoSublinhado, , TipoTipo dede letraletra, etc., etc.

Barra de Barra de Ferramentas de Ferramentas de Formatação.Formatação.

Permite o acesso Permite o acesso aos comandos para aos comandos para formatação dos formatação dos dados da Folha de dados da Folha de Cálculo, como, por Cálculo, como, por exemplo, exemplo, NegritoNegrito, , ItálicoItálico, , SublinhadoSublinhado, , TipoTipo dede letraletra, etc., etc.

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Área de TrabalhoÁrea de Trabalho É a área central da janela de trabalho, formada por células, segundo uma estrutura de colunas e linhas.

Colunas – Colunas – São referenciadas por cima da folha de trabalho e designadas por LETRAS.

LinhasLinhas - - São referenciadas do lado esquerdo da folha de trabalho e designadas por NÚMEROS.

Abrir um livroAbrir um livro Para abrir um novo livro ou um livro já guardado pode-se utilizar um dos seguintes processos:

a) Utilizando o menu Ficheiro b) Utilizando o painel de tarefas ‘Início’.

Abrir um livro já guardado

Abrir um livro já guardado

Abrir um novo documento

Abrir um novo documento

Trabalhar com células Trabalhar com células

Seleccionar uma célula – Clicar nela ou premir as teclas de direcção para ir para a célula desejada.

Para se inserir dados ou atribuir determinada formatação, é necessário seleccionar a célula ou grupo de células onde se deseja trabalhar.

Seleccionar um intervalo de células*

*Intervalo de células – São duas ou mais células de uma folha. As células de um intervalo podem ser contíguas ou não-contíguas.

Clicar na primeira célula do intervalo e, mantendo o botão do rato premido, arrastar o cursor até à última célula da selecção.

a) Intervalo de células contíguasSeleccionar a primeira célula e, em seguida, mantendo premida a tecla Ctrl, seleccionar as outras células.

b) Intervalo de células não contíguas

Introduzir dadosIntroduzir dados Todos os dados inseridos na folha de cálculo são imediatamente analisados pelo programa, quanto ao seu tipo, para facilitar operações.

O Excel reconhece os seguintes tipos de dados:

Introduzir dadosIntroduzir dados

Texto ou Rótulos Estes são dados de texto, não são alterados e nunca são confundidos, pelo programa, com dados numéricos, datas, horas ou fórmulas.

Dados Numéricos O Excel entende os dados introduzidos como sendo numéricos, se estes não contiverem, por exemplo, letras ou outros símbolos misturados.

Formatar células Formatar células

A formatação de células é extremamente útil por duas razões básicas:

1. Permite construir folhas de trabalho com boa apresentação e de fácil leitura e interpretação.

2. Possibilita adequar o formato e aspecto das células aos dados que necessitamos inserir.

Para formatar células deve-se utilizar a janela ‘Formatar células’…Para abrir a janela Formatar células pode utilizar-se um dos seguintes processos:

Menu Formatar > ‘Células...’

Utilizando o teclado, com a sequência de teclas ‘Ctrl + 1’.

Utilizando o menu Auxiliar, clicando no botão direito do rato e escolhendo ‘Formatar células...’

Esta janela apresenta 6 separadores com opções de formatação específicas:

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Número: Permite formatar vários tipos de dados. Por exemplo, possibilita definir o formato para números, datas, valores monetários, fracções, percentagens e também formatações personalizadas.

Categoria Geral – definição padrão Categoria Data

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Alinhamento: Permite formatar o posicionamento do texto dentro das células.

Separador Tipo de letra: Permite definir o tipo, cor, tamanho e outras propriedades para a letra do texto seleccionado.

Janela ‘Formatar células’…Janela ‘Formatar células’…

Separador Limite: Permite definir o tipo e cor dos limites (contornos das células) em uma ou mais células.

Separador Padrões: Permite alterar a cor de fundo de uma ou mais células.

FórmulasFórmulasIntroduzir uma fórmula simples

Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de igual (=)

Depois de inserir o símbolo == deve-se especificar qual a operação e respectivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de fórmulas da Folha de Cálculo para ajudar na construção da fórmula.

Início da fórmula

1.º argumento Operador aritmético

2.º argumento

ARGUMENTOARGUMENTO: São valores que uma função utiliza para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento utilizado por uma função é específico para a função. Os argumentos comuns utilizados em funções incluem números, texto, referências de células e nomes.

FunçõesFunções

Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura.

As funções estão divididas por categorias, tais como funções matemáticas, de estatísticas, de data e hora, etc.

As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas.

FunçõesFunções

A sintaxe de uma função é a seguinte:

Para inserir uma função deve-se utilizar a janela Inserir funçãoInserir função:

Esta função é equivalente à fórmula: =A1+C3+F4

Sinal =

Nome da função

Parênteses de abertura

Argumentos da função separados por ponto e vírgula (;)

Parênteses de fechoda função.

Para aceder à janela Inserir funçãoInserir função pode-se utilizar:

a) Menu InserirInserir > FunçãoFunção

b) Barra de fórmulas em…

=Soma(A1;C3;F4)

MacrosMacros

Uma macro é uma acção ou conjunto de acções que podem ser utilizadas para automatizar tarefas. (As macros são gravadas na linguagem de programação Visual Basic for Applications.)

Para gravar uma macro…

b) Na janela Gravar macro,macro, definir os parâmetros necessários e clicar em OK OK para iniciar a gravação do trabalho.

a) Abrir o menu Ferramentas Ferramentas e clicar na opção Gravar nova macroGravar nova macro.

c) Para terminar, clicar em Terminar Terminar gravaçãogravação

GráficosGráficos

Um gráfico é a transformação de um conjunto de dados numa apresentação visualmente mais explícita, que inclui a demonstração das relações entre os números ou dados.

Componentes de um gráfico

Título

Eixo dos YY

Eixo dos XX

Linhas de grelha

Legenda

Marca de dados

Criar um GráficoCriar um GráficoO Excel disponibiliza um Assistente de Gráficos, que é uma ferramenta que orienta o utilizador em todos os passos necessários para a construção de um gráfico.

Para abrir o assistente de gráficos deve-se utilizar…

a) Menu Inserir >Inserir > opção Gráfico…Gráfico…

b) Barra de ferramentas- -Padrão > Botão

Assistente de GráficosAssistente de Gráficos