Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica

WHITE PAPER SYSPHERA

Antonio Dutra JuniorBoard Member da Sysphera

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SyspheraA Sysphera é uma empresa brasileira com atuação global, especializada no desenvolvimento de soluções de software para planejamento e controle das operações financeiras, regulatórias e operacionais das empresas. Estes processos de negócio estão inseridos dentro do conceito CPM - Comprehensive Performance Management.

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Gerenciando Desempenhoem uma Economia Dinâmica

O ambiente dos negócios do século XXI tem se mostrado cada vez mais competitivo e predatório. Os fluxos de capitais gerados pelo ambiente globalizado transformam-se rapidamente em oportunidades a ameaças, sejam eles produtivos ou especulativos. Gerenciar uma empresa com eficácia requer habilidade para criar planos que guiem a empresa conforme sua estratégia e de forma alinhada aos seus orçamentos. Requer também uma grande capacidade preditiva, simulando e experimentando variações nos seus drivers internos e externos, projetando prováveis resultados com precisão.

Neste cenário de instabilidade, a aplicação de CPM - Corporate Performance Management ou, mais corretamente, Comprehensive Performance Management é uma peça fundamental para que a organização possa acompanhar as circunstâncias em mutação, permitindo que os gestores façam previsões e analisem cenários alternativos rapidamente, refazendo o melhor curso de ação. CPM nada mais é do que um macro conceito de gestão que inclui Processos, Metodologias, Métricas e Tecnologias que permitem a organização monitorar, medir e gerenciar sua performance.

De forma geral, o mercado encontra-se razoavelmente educado no sentido de que CPM é uma estratégia corporativa que busca alinhar departamentos para otimizar seus negócios, reduzir seus gastos e ampliar a performance. Por ser uma estratégia, não deve, portanto, ser conduzido a nível departamental. Não é, tampouco, um projeto com início, meio e fim, é um conceito que deve ser adotado continuamente pela empresa, constantemente aprimorado e integrado ao DNA da organização.

Tradicionalmente, muitas das ferramentas concebidas fora do Brasil para realizar essas tarefas têm estado fora de alcance para as empresas brasileiras devido ao seu custo de aquisição ou, mais frequentemente, ao seu custo total de propriedade, que inclui sua instalação, utilização e manutenção. Felizmente, soluções nacionais têm surgido para suprir esta lacuna, suportadas ainda por terem sido projetadas, desde o princípio, levando em conta as características peculiares das operações e regulamentações brasileiras em oposição à simplicidade das realidades norte-americanas ou europeias, haja vista as diferenças no sistema tributário e trabalhista.

Empresas de todos os portes necessitam gerenciar seu desempenho com eficiência e buscar a agilidade para adaptarem-se as mudanças impostas por este ambiente volátil. Mas é importante afirmar que empresas de todos os portes possuem praticamente as mesmas demandas de gerenciamento de desempenho.

DESAFIOS PARA AS EMPRESAS DE PORTE MÉDIO

Períodos de alta competitividade ou dificuldades em alguns setores da economia trazem consigo uma grande motivação para que as empresas de todos os portes gerenciem suas operações e finanças mais eficientemente que nunca e que se adaptem a novas realidades.

As vantagens do CPM em um ambiente competitivo e predatórioAntônio Dutra Jr, Board Member da Sysphera

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Mudanças históricas nos drivers de custos, as taxas cambiais e os novos entrantes de mercado com seus preços altamente competitivos, fornecem amplas evidências da necessidade que temos para nos adaptar a parâmetros flutuantes.

Enquanto uma economia dinâmica e altamente competitiva apresenta desafios até mesmo para grandes corporações, ela pode representar uma época especialmente difícil para empresas de porte médio. Tais companhias têm a mesma necessidade de gerenciamento de desempenho das empresas maiores, mas, ao deparar-se com produtos concebidos fora do Brasil, os gestores são apresentados a custos proibitivos. Deixando as taxas de licenciamento de lado, o custo total de propriedade, que inclui instalação, custos de tecnologia da informação (TI) para servidores, utilização, atualizações de software e manutenção pode chegar a centenas de milhares de dólares rapidamente.

Ter acesso a uma boa solução de CPM, investindo uma fração do valor gasto pelas grandes corporações, vai ampliar a competitividade da empresa de médio porte através de um gerenciamento dos seus processos nos mesmos nos mesmos moldes das melhores empresas do mercado.

Dentro deste contexto, é muito importante que sejam atacados somente um grupo limitado de processos, especialmente aqueles que são determinantes para o desempenho da organização. São eles: Formulação da Estratégia, Definição de Metas, Planning, Budgeting e Forecast. De longe, os processos de Planning, Budgeting e Forecast são os mais desafiadores, pois são aqueles que demandam mais esforço e que envolvem a maior quantidade de colaboradores da empresa.

PLANNING BUDGETING & FORECAST

Traduzidos como Orçamentação, Planejamento e Previsão, são três processos distintos, altamente interligados entre si. Cada um deles possui metas e necessidades diferentes e, portanto, diferentes requisitos em termos de funcionalidade de software.

O Planejamento é estratégico por natureza. Ele identifica e esclarece o impacto total de cenários e estratégias empresariais alternativas no curto e no longo prazo. Tipicamente, planejamento é feito por um grupo relativamente pequeno de indivíduos que são responsáveis pela tradução das metas organizacionais de alto nível em um plano. Ele geralmente é um precursor da orçamentação. O planejamento diz respeito às possibilidades, alternativas e cenários what-if. Ele tenta descobrir qual será o impacto das decisões de hoje sobre os resultados financeiros de amanhã.

Planejamento é inerentemente complexo por causa das interdependências e do efeito potencial quanto a mudança de qualquer parâmetro. Ele faz considerações como: “se a receita de uma linha de produtos cair, que impacto ela terá sobre os ganhos? Sobre os requisitos de caixa? Sobre o quadro de funcionários? Sobre as exigências de capital?” Planejamento raramente significa criar um plano, ele significa criar muitos planos baseados em diferentes cenários possíveis: melhor caso, pior caso, caso provável, cenários com receitas diferentes, cenários com custos diferentes, cenários de aquisição diferentes, e assim por diante. E até os planos mais bem desenhados devem ser constantemente revisitados. Condições de mercado incertas e voláteis podem pedir a modelagem de múltiplos cenários para comparar alternativas complexas.

Uma suíte de CPM deve prover a capacidade de criar as interdependências necessárias e permitir comparações entre alternativas. Idealmente, o processo de planejamento deve estar bem integrado com a plataforma de orçamentação para que os dados do plano possam ser usados de forma a agirem diretamente como fonte para o orçamento. Uma boa ferramenta de

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planejamento possibilita que um usuário financeiro crie regras de negócio complexas, necessárias para suportar as interdependências de dados em um plano estratégico. Claro que muitas dessas regras provavelmente serão aplicadas ao orçamento e a dados reais. Também importante para o planejamento é a habilidade de gerar cenários alternativos facilmente.

Orçamentação é uma atividade mais colaborativa, de baixo para cima, do que o planejamento. É o processo controlado de traduzir as decisões do planejamento em um plano de ação detalhado, específico e projetado para o próximo ano, que pode ser usado como diretriz para desempenho. Ele pode envolver inserção de dados por parte de um grande número de colaboradores, frequentemente acompanhado de um processo recorrente de aprovação. Uma suíte de CPM procura facilitar a dura tarefa de inserir dados e criar regras de negócio. A maioria das companhias coloca seus esforços principais no desenvolvimento de um orçamento. Em uma boa solução, a habilidade de tirar vantagem da funcionalidade do Microsoft Excel é uma grande conveniência, se não uma absoluta necessidade. Mas a condução de todo o processo de orçamentação através de planilhas eletrônicas, de forma colaborativa, resultará em uma atividade frágil, inflexível, ineficaz e frustrante, para dizer pouco.

O objetivo da Previsão é acompanhar o desempenho com relação ao plano e fornecer um olhar preciso para o futuro de acordo com as variações e conformidade do orçamento. Previsões baseadas em desempenhos anteriores atualizadas enquanto o desempenho real avança dia a dia, possibilita antever a necessidade de ajustes ao orçamento. Oferece aos gestores uma advertência antecipada para reduzir ou aumentar despesas para atingir os limites orçamentários ou capitalizar oportunidades. Os períodos da previsão podem ser desde dias até meses, mas mais tipicamente, as previsões são feitas em um período de tempo mensal ou trimestral. Uma solução de CPM deve permitir a criar novas previsões mesclando dados de diversos cenários e permitir que os gestores insiram seus insights para o novo plano.

Em um ambiente dinâmico, esses processos são especialmente críticos e eles precisam ser particularmente ágeis, flexíveis, adaptáveis, transparentes e confiáveis.

Então, o que significa para uma solução de CPM ser capaz de prover agilidade, flexibilidade e adaptabilidade? Primeiro, vejamos o quanto uma organização necessita destas capacidades.

Em uma economia de dinâmica, incertezas e pressuposições financeiras que eram razoáveis ontem, podem não ser mais amanhã; gestão eficaz do Working Capital, disponibilidade de crédito e questões gerais relacionadas a receita, podem invalidar o plano estratégico em questão de dias. Além disso, o ambiente regulatório pode mudar em segundos ou, no mínimo, pode haver uma iminente possibilidade de mudanças regulatórias que requeiram que seja montado um planejamento de contingência para uma variedade de possíveis cenários.

Quando o imprevisto acontece diariamente, a capacidade principal que qualquer solução de CPM deve apresentar é a aptidão para avaliar rapidamente a situação corrente e gerar um plano revisado, alimentado pelas novas realidades e com plena sustentação para a melhor tomada de decisão possível, sob as novas circunstâncias.

Em termos de software, isso significa habilidade para fazer modelagem e a criação de cenários e simulações complexas rapidamente. Simulações que sejam mais que uma planilha Excel, com alcance limitado. Que possam gerar Demonstrações Contábeis e Financeiras projetadas, especialmente considerando a consolidação dos negócios de um grupo econômico. E que sejam de fácil utilização, intuitivas e capazes de serem utilizadas por quem realmente tem estas demandas, as pessoas de negócio e não de tecnologia.

Adaptabilidade

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Transparência

Uso da Tecnologia

Facilidade de uso

Retorno sobre investimento

Os profissionais de finanças de hoje estão bem cientes da necessidade de transparência quanto a requisitos legais e regulatórios. Empresas de capital aberto demandam auditorias permanentes para seus acionistas e para a CVM. Além disso, há o valor adicional na transparência. A precisão dos números gera confiança e estimula maior comprometimento com planos e orçamentos. Os usuários devem poder visualizar não só os níveis mais detalhados dos números que resultam de um movimento para cima na hierarquia, mas também as fórmulas que podem produzir um número. Isso ajuda os usuários a entender as regras financeiras da empresa de forma concreta. Da perspectiva de um usuário, esta funcionalidade deve ser nativa na solução de CPM e não exigir a abertura de outros produtos ou demandar consulta a infinitos relatórios. Esta capacidade é fundamental e embasa todo o processo de tomada de decisão.

Sempre representando um meio para um fim, a TI (Tecnologia da Informação) é fundamental para que realmente ocorra uma melhoria nos processos e na tomada de decisão. Uma Solução de CPM é uma suíte de software, o instrumento de tecnologia que permite a implementação do conceito dentro da organização. É uma convergência de aplicações corporativas que oferece suporte aos processos indicados através de um motor de workflow e inclui ou se integra a uma plataforma de Business Intelligence.

Importante entender qual o alcance do conceito de BI dentro do macro conceito do Comprehensive Performance Management, uma vez que os próprios fabricantes de software possuem uma tendência a tentar resolver problemas preditivos e colaborativos com plataformas de Business Intelligence simples, apenas automatizando a geração de relatórios com gráficos muito bonitos sobre aquilo que já aconteceu.

A tecnologia deve vir acompanhada de uma indispensável facilidade de uso. Em geral, facilidade de uso é a capacidade de se entregar o produto para administração e utilização pelos seus próprios usuários, com um suporte mínimo da área de Tecnologia. Um bom exemplo está na atividade de modelagem financeira. Muitos produtos permitem que você faça cópias de um determinado modelo já existente e seus dados, mas frequentemente isso envolve um processo na área de TI, com a criação de um novo banco de dados, novos cubos, importação de dados, etc. Uma boa solução de CPM deve permitir a criação simples de todo um novo modelo, com toda a dimensionalidade e dados do original, conduzida somente pelos usuários da solução.

Quando o dinheiro está escasso, qualquer investimento em software passará por um escrutínio e - muito provavelmente - terá que demonstrar retorno sobre o investimento. Também deverá vencer tendências políticas internas, resistências pela exposição do poder demandado pelo uso indiscriminado das planilhas eletrônicas e superar os argumentos de que o negócio da empresa é diferente ou demasiado complexo. O melhor caminho é a elaboração de um Business Case que deverá examinar benefícios intangíveis, factuais e tangíveis, sendo que os mais óbvios dizem respeito à economia de tempo e dinheiro nos processos tocados pelo CPM. A produtividade das pessoas, não apenas da área financeira, é atualmente o maior fator de valorização do capital humano nas organizações.

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CONCLUSÃO

As soluções de CPM atingiram um grau de maturidade tal que oferecem as empresas o poder real de causar um impacto no seu desempenho, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Para sobreviver e prosperar em uma economia difícil, é fundamental que as empresas invistam em instrumentos de gestão do seu desempenho, ferramentas que possibilitem à empresa reagir rapidamente e apropriadamente às condições de mudança.

Através do emprego de modelagem multidimensional, colaboração, criação de cenários e simulações, além da gestão do workflow dos processos de planejamento, orçamentação, forecast e consolidação financeira, as soluções atuais habilitam uma organização a entender o que está acontecendo em seu negócio e fazer ajustes rapidamente. Vieram para oferecer valor e acréscimo na produtividade das atividades que estavam sendo operacionalizadas através de planilhas eletrônicas e trocas de email.

Felizmente, já estão disponíveis soluções nacionais, projetadas de acordo com as peculiaridades das operações e regulamentações brasileiras, oferecidas a preços competitivos e que se equiparam e superam as tradicionais soluções importadas de Comprehensive Performance Management.

SAIBA MAISA Sysphera é uma empresa brasileira com atuação global, especializada no desenvolvimento de soluções de software para planejamento e controle das operações financeiras, regulatórias e operacionais das empresas. Estes processos de negócio estão inseridos dentro do conceito CPM - Comprehensive Performance Management.

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