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WHITE PAPER Uma breve análise sobre os benefícios da locação de ativos de tecnologia da informação em relação à aquisição Antonio C. Ribeiro Março, 2009 No turbulento momento econômico que assola o mundo, os investimentos em gestão da tecnologia da informação, experimentam um apimentado sabor ímpar. Se por um lado as constantes ações por redução de custo afetam todas as áreas da corporação, a tecnologia da informação não seria a exceção; Por outro, os investimentos em tecnologia têm se mostrado como grandes apostas para o controle de custos e a redução de despesas em momentos críticos. No epicentro do debate as locações de ativos de TI (inclua-se hardware, software e infra-estrutura) ganham destaques e são consideradas como forte alternativa a feroz repressão que se faz em relação ao investimento e a aquisição de ativo de TI. Este debate ressuscita a clássica polêmica - “Aquisição versus Locação”.

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Este artigo procura elencar de forma nítida e objetiva os benefícios da locação de ativos de tecnologia e se baseia fortemente nas teses que passamos a analisar e que podem ser classificadas em 04 vertentes: A primeira é de caráter Financeiro, onde investimentos em aquisições de ativos de informática concorrem diretamente com os investimentos no negócio da empresa “core business”, causando distorções nas prioridades e induzindo a erros de foco. Aqui vemos muitas corporações envidando esforços e recursos para administrar as ferramentas e se descuidando do objetivo do negócio. A segunda vertente é de Qualidade Operacional de Serviço, refletida pelo constante aumento das exigências e desconforto dos usuários de TI - expressa nos severos SLA ( Service Level Agreemment ). A terceira é o Compliances/Regulamentações – onde a gestão eficiente e controlada dos ativos de TI em aderências as boas práticas, vem maximizando os valores agregados aos negócios ao passo que por força da governança corporativa vê-se cada vez mais submetida a rígidos pontos de observância e controle. A quarta e não menos relevante é a de caráter Ambiental/Ecológico, aonde as crescentes preocupações com questões ambientais, vêm suscitando entusiasmadas discussões e gerando regulamentações “verdes” em relação à correta eliminação dos equipamentos “disposal/ decommission” ao fim da vida útil dos mesmos. Pois bem, passemos a analisar os tópicos principais de cada uma das vertentes anteriormente citadas: A locação permite flexibilidade de pagamentos e portanto evita a descapitalização da empresa: Os ativos de TI requeridos, são disponibilizados mediante um pequeno aluguel mensal - evitando a descapitalização da empresa – que sua vez, pode alocar estes recursos para suprir as demandas do negócio. Os projetos que requerem ativos de TI podem ser estruturados

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para ter a melhor relação entre o fluxo de caixa e as limitações orçamentárias - Outro ponto importante a ser salientado é que o modelo contábil pode ser estruturado para melhor representar a relação “custo versus benefício”. A locação permite a conservação do capital de giro e a preservação de linhas de crédito – oxigênio da maiorias dos negócios: Os ativos de TI objeto de locação são adquiridos pela locadora e disponibilizados para o locatário, desta forma o locatário não imobiliza seu capital de giro, podendo direciona-lo para sua atividade produtiva. O aluguel pago a locadora não é registrado como passivo, ao contrário das operações de leasing financeiro, não precisa sequer ser apontado via nota explicativa no balanço, desta forma não reduz o LP do cliente e nem compromete suas linhas de crédito junto aos bancos, e isto tudo em total consonância com a Resolução CFC 921/01 regulamentada pelo BACEN. A locação elimina o custo de obsolescência e sucateamento: Como é de conhecimento notório do mercado, os ativos de TI sofrem obsolescência acelerada ( na média de 3 a 5 anos ).A apresentação ininterrupta de novas tecnologias ao mercado aceleram a obsolescência dos ativos seja no seu aspecto técnico, seja em seu design. Ao fim de um período os ativos de TI estão sucateados e requerem up-grades ou substituições, o que realimenta o ciclo por novas demandas e conseqüente novos investimentos. Outro ponto importante que tem sido observado é que novas tecnologias incorporam sofisticados recursos de gerenciamento, o que melhora substancialmente a eficiência operacional – e isto traz vantagens palpáveis para a gestão de TI como um todo. Na opção de locação os custo da obsolescência dos ativos é absorvido e de responsabilidade da locadora. Previsão orçamentária de TI (budget) e a agilização do processo de disponibilidade dos ativos: A locação dos ativos de TI, suprem as demandas de negócio que não foram previstas em orçamento, e portanto não aprovadas anteriormente de acordo com a governança das empresas.

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A locação de ativos de TI não é caracterizada como investimento e sim como serviço e como tal pode ser contratada e plenamente justificada mediante à demanda de negócio. A locação tem um processo de aprovação simplificado e rápido o que garante que as empresas encarem os desafios de negócio com muito mais rapidez e prontidão. Transparência as regulamentações e legislações internacionais vigentes: As empresas multinacionais sediadas no Brasil, que por força de regulamentações, publicam balanços segundo as normas americanas USGAAP/FASB ou segundo as normas européias IAS/IFRS e que ainda estão sujeitas as rígidas regras da lei SOX (Sarbannes Oxley), podem utilizar-se da locação como instrumento aglutinador que em total concordância legal com os órgãos reguladores, permite aos locatários considerar a locação como Opex (operação “off balance”) - considerado como despesa no balanço de pagamentos. Esta escrituração pode ter reflexo e melhoras significativas em alguns indicadores tais como “Depreciação e Amortizações”, EVA (Valor econômico agregado) e RONA(retorno sobre ativos) em suas unidades de negócio. Vantagens tributárias ( PIS e Cofins ): É facultado a dedução integral das despesas de locação de ativos de TI via crédito de PIS e COFINS. “ Nesse sentido, a teor do artigo 3º, IV, da Lei 10.637/2002 e artigo 3º, II, da Lei 10.637/2002, a Contratante poderá apropriar-se de um crédito de PIS e de COFINS, no montante equivalente a 1,65% e 7,6% dos valores pagos pela Contratada a título de locação de equipamentos utilizados em sua atividades”. Abatimento das despesas de locação de ativos de TI na base de cálculo do IR: A locação de ativos de TI é parcela dedutível do Imposto de Renda. “Nos termos do artigo 351 do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 3.000/99), é possível que a Contratante deduza da base de cálculo do IRPJ e da CSLL o montante pago a título de aluguel pela locação dos equipamentos “.

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Eliminação do TCO ( Custo total de propriedade ) pela eliminação do custo de assistência técnica e manutenção: A locação de ativos de TI transfere o custo total de propriedade ( TCO ) para a locadora dos ativos, que por sua vez é a detentora da propriedade dos mesmos. Custos relacionados à assistência técnica e manutenção para a solução de problemas e incidentes durante o curso de vida do contrato é de total responsabilidade da locadora, eximindo qualquer custo de propriedade da locatária. Permite foco dos profissionais de TI : A locação de ativos de TI permite a possibilidade de foco eficiente dos profissionais de TI em atividades mais orientadas ao negócio da empresa. Considerando o tamanho da área de TI da empresa, a existência de recursos humanos internos para a assistência técnica e manutenção dos ativos de TI , onera a área de TI com o inchaço do organograma. Sem as constantes requisições dos recursos humanos de TI alocado total ou parcialmente para atividades de suporte e assistência técnica, o tempo de resposta da área de tecnologia passa a ser mais efetivo e isto representa fortes ganhos de performance e sinergia para o negócio da empresa. A locação por sua vez elimina a necessidade de recursos humanos adicionais – uma vez que a assistência técnica e a manutenção dos ativos são transferido para a locadora. Descarte dos ativos com responsabilidade ambiental: Ao fim da vida útil os equipamentos precisam ser eliminados e descartados adequadamente. Com a crescente preocupação com o meio ambiente e regulamentações ecológicas torna-se necessário contabilizar custos adicionais com esta atividade. Longe se vai a época em que as empresas “jogavam ativos no lixo comum ou doavam a instituições sem se preocupar onde tais equipamentos iriam parar”. Em alguns estados americano, já se caracteriza crime o descarte inadequado de ativos de TI. No modelo de locação a responsabilidade ética e legal pela correta eliminação dos ativos arcaicos é de exclusiva responsabilidade da locadora que detêm a propriedade do ativo. Já é corrente no mercado que locadoras de ativos estão preparadas para realizar a eliminação e descarte em concordância com as regulamentações – emitindo ao final

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certificados ambientais. Descarte dos ativos de TI com total segurança de eliminação de informações sensíveis: Preocupações com o controle e segurança das informações sensíveis ao negócio, vem ocupando posição de destaque por parte do mundo empresarial – A completa e certificada eliminação das informações dos discos rígidos por métodos apropriados tem requerido atenção constante por parte das empresas. Diante deste cenário as empresas locadoras tem demonstrado enorme interesse e apresentado solução ao tópico em epígrafe. A locação melhora qualitativamente o nível de serviço pois estabelece SLA (Service Level Agreement): Ao contratar a locação de ativos, a locadora oferece uma gama de serviços que inclui: instalação, assistência técnica e manutenção ao longo da vigência do contrato que contam com garantia asseguradas de prazo de atendimento para cada serviço, permitindo total transparência das métricas estabelecidas. Recente pesquisa do Gardner demonstra que empresas que contrataram a locação de ativos, tiveram percepção positiva do incremento de qualidade dos serviços prestados, isto se deve a intensa qualificação por parte da locadora em manter áreas específicas e especialistas com alto nível de expertise para atender esta necessidade emanada pela locatária. Simplificação e agilidade da atualização de hardware e software: Por força do serviço contratado os ativos de TI (hardware, software e infra-estrutura) tem assegurado sua constante atualização, face as demandas tecnológicas ou aumento da demanda de capacidade. O conjunto de ativos poderá ser atualizado através de aditivos contratuais a qualquer momento sem complicação. Isto garante a plena continuidade das atividades da empresa em momentos de sazonalidade e aquecimento da demanda. Melhora a gestão administrativa e aderência a “compliances”: O controle e a gestão dos ativos, tais como: instalação, controle de assistência técnica e manutenção, envio e remessas

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a conserto, chamadas e follow-ups são providos pela locadora que responde pelo ativo. Soma-se a isto, a gerência de inventário dos ativos tanto física e lógica , a gerência da capacidade de processamento, as atualizações de paths, as atualizações de antivírus, as análises de performance, o controle de licenças de software. Este conjunto de serviços de gestão elimina a diversidade de fornecedores tornando o conjunto de ativos melhor administrado e controlado em aderência às boas práticas desenhada pela ITIL, sem alocação de recursos adicionais por parte da locadora. Eliminação do risco de propriedade dos ativos com seguro: Os ativos passam a ter opção de seguros, com cobertura total contra danos causados por incêndios, queda de raio, explosão, vendaval, furacão, ciclone, danos elétricos, roubo e/ou furto qualificado, eximindo qualquer risco de propriedade da locadora. Conclusão: A análise dos benefícios da locação de ativos de TI em relação à aquisição pura e simples, mostra-se extremamente atraente; No entanto sua perfeita compreensão é melhor entendida quando analisado o conjunto de variáveis que compõem o ciclo de vida e de gestão de ativo, tais como: manutenção, assistência técnica, obsolescência, up-grades, custo total de propriedade, tendências tecnológicas e questões regulatórias. Por favor, se você deseja receber uma análise financeira e qualitativa gratuita ( aquisição versus locação ) considerando o seu ambiente de TI – não hesite em nos contatar.

Antonio C. Ribeiro Executivo da Rental Brasil

e.mail: antonio.@rentalbrasil.com.br