A Empresa Processo “Gestão do Conhecimento” Motivadores da mudança Etapas da Mudança

1. Identificação dos Desperdícios

2. Principais Reclamações3. Definição de Requisitos do Sistema4. Critérios de Escolha e Seleção;5. Implantação do Sistema;6. Divulgação e Treinamento;

Resultados Alcançados Lições Aprendidas e Oportunidades

Agenda

A Empresa

Motores Automação Energia Transmissão & Distribuição

Tintas

Unidades de Negócio

ProduçãoDo primeiro motor a mais de

150 milhões já produzidos

Maior planta de produção de motores elétricos do mundo

Mais de 32.000 MVA em geradores produzidos (mais de 2 vezes a potência instalada da hidrelétrica de Itaipu)

Mais de 300.000.000 produtos de automação industrial já fabricados

Mais de 1250 toneladas de tintas em pó/mês

Mais de 800 toneladas de tintas líquidas/mês

Maior fabricante de transformadores da América Latina, com 5 plantas produtivas

A Empresa

Do primeiro prédio ao parque instalado total Brasil

Argentina

México

Portugal

China

Índia

África do Sul

EUA

Áustria

Museu WEG(primeira fábrica)

ArgentinaChileColômbiaVenezuelaPeru

Estados UnidosPortugalEspanhaItália

Reino UnidoAlemanhaBélgica

Emirados ÁrabesRússiaÍndia

JapãoAustrália

México FrançaÁustria

HolandaSuécia

ChinaCingapura

África do Sul

A Empresa

Histórico do Sistema de Normalização

1961 Fundação da empresa Eletromotores Jaraguá Ltda.

1968 Pastas com cópias de catálogos de componentes padronizados e de normas brasileiras e estrangeiras.

1970-1978 Elaboração das primeiras normas WEG (em 1978 - 536 normas); aquisição de normas nacionais e internacionais.

1978 - 2010 Criação da Seção de Normalização, com o objetivo de unificar a política e dinamizar a geração e revisão de normas, bem como administrar o acervo de normas existente (até 2010 + de 10 mil).

2010 Idealização do projeto WEGnology – elaboração dos primeiros procedimentos operacionais nas áreas administrativas

2013 Redesenho processo gestão do conhecimento e criação do Portal do Conhecimento WEG – WEGnology Management System.

Processo de Gestão Do Conhecimento

Votação Aprovação Gestor

Aprovação Técnica Publicação

- Cópias Físicas e Eletrônicas para unidades

Brasil

Infinito Infinito Infinito 30 minutos

“Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.”

Processo de Gestão Do Conhecimento

Reclamações• Média Lead time de aprovação e publicação dos documentos: 40

dias;• Vulnerabilidade dos documentos/ Segurança da Informação;• Restrição de acesso à unidades Brasil, condicionadas à licença.

Novos Requisitos • Plataforma global• Controle de Acessos• Distribuição Descentralizada• Quantidade de Licenças• Multi-idiomas• Agilidade no processos de criação e publicação• Interfase amigável• Pesquisa “Google”

Motivadores da Mudança

“Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de

expansão e globalização da empresa.”

1) Identificação de desperdícios e gargalos;

2) Levantamento das principais reclamações dos clientes internos;

3) Definição dos requisitos do sistema:

- Avaliação de Requisitos Normativos (ISO 9001);

- Alinhamento com Árvore de Processos da organização e os

princípios do BPM (Business Process Management);

4) Critérios de Escolha e Seleção;

5) Implantação do Sistema;

6) Divulgação e Treinamento;

Etapas da Mudança

1. Identificação dos Desperdícios

Votação Aprovação Gestor

Aprovação Técnica Publicação

Funcionava como fórum de discussão,

tornando o processo moroso.

Aprovação não poderia ser delegada.

Mesmo após aprovação do

gestor, a norma poderia ser reprovada.

Documento era formatado e

editado pela área da Qualidade.

Levantamento dos chamados abertos:- Processos perdidos e/ou travados; - Documentos desaparecidos;- Lentidão do sistema;- Processo de aprovação moroso.

2. Principais Reclamações

Redesenho da atividade “Documentar o conhecimento”

Votação Aprovação Gestor

Aprovação Técnica Publicação

Contribuição Aprovação Técnica

Aprovação Gestor Publicação

Funcionava como fórum de discussão, tornando o processo

moroso.

Aprovação não poderia ser delegada.

Mesmo após aprovação do

gestor, a norma poderia ser reprovada.

Documento era formatado e editado

pela área da Qualidade.

Criação de um fórum de discussão

opcional.

Analistas obrigatórios default e antes da

aprovação do gestor.

O gestor, quando ausente, pode

delegar.

Eliminada etapa de formatação e edição.

Globalização do Processo/ Sistema: Multi-idioma; Licenças de acesso; Fluxo de solicitação de tradução.

Requisitos Normativos: Controle de Versionamento; Distribuição de cópias controladas; Análise Técnica e Aprovação.

Gestão por Processo: Navegação por processo; Documentos atrelados à processos.

3. Definição de Requisitos Sistema

4. Critérios de Escolha e Seleção

Aderência aos requisitos – baixa customização interna. Solução selecionada: 80% aderência.

Alinhamento com estratégias da Diretoria TI.

Módulos Utilizados

Desenvolvimento do Fornecedor: in loco

Customização WEG: possível devido à praticidade do sistema.

Testes Usuários-chave: preparação para Go-Live

Saneamento e Carga de dados: busca de 2 sistemas anteriores

Go Live

5. Implantação do Sistema

Treinamento Presencial (apenas Brasil)

- Documentadores: 160

- Gestores: 200

Treinamento On-line

Comunicação e Divulgação

- Congelamento do Sistema antigo

- Go Live

6. Divulgação e Treinamento

Processo Atual - Pós Melhoria

•

Contribuição Aprovação Técnica

Aprovação Gestor Publicação

15 dias 8 dias 8 dias 2 minutos

Lead time de criação/revisão: média de 30 dias para aprovação e publicação;

Tempo para Publicação – 1 a 2 minutos; Usuários: Licenças concorrentes - ampliação do atendimento; Interface em 3 idiomas; Eliminada etapa de “edição” antes da publicação. Tempo limitado para cada tarefa.

Resultados

• Entrada em Produção do Portal WEGnology em 31/05/2013.

• Média de 100 usuários acessando de forma concomitante

• Volume total de documentos : ~15.000 internos.

• Lead time de Publicação e Revisão – redução de 93 e 21%.

• Acesso: média de 1800 documentos acessados por dia;

• Custo da ferramenta (atualização da ferramenta antiga custaria ~10x o valor

da ferramenta adquirida;

• Custo com licenças: licenças concorrentes permitem uma redução do custo,

umas vez que são mais de 2.000 documentadores em todo o mundo.

• Busca da hierarquia WEG de forma transparente a partir do sistema de RH

da WEG

Processo Junho Julho Agosto Setembro Outubro Média

Processo Publicação (dias) 0,0018 0,0011 0,0012 0,0022 0,0015 0,0016Aprovação de Documentos (dias) 41,44 50,27 35,69 18,67 11,35 31,48

Facilidade na implantação de processos em novas aquisições e filiais

(redução das equipes de implantação);

Qualidade e Segurança da Informação;

Registro do conhecimento WEG e agilidade na pesquisa de práticas de

gestão da empresa (+ de 25mil documentos disponíveis para consulta –

internos e externos);

Agilidade na busca da informação sobre os processos;

Compartilhamento de boas práticas de gestão incluindo aplicação no reforço

de treinamento e reciclagem de colaboradores;

Independência do fornecedor enquanto desenvolvimento e conhecimento

técnico sobre a ferramenta.

Convergência para um sistema corporativo único descontinuando 2 outros

sistemas legados

Resultados

Barreiras e Fronteiras

• Gestão de Mudança- Conscientização de participantes dos processos quanto a prazos de

tarefas e eliminação da etapa de formatação;

- Familiarização com a Ferramenta;

- Treinamentos.

• Busca pela ferramenta/fornecedor - Dificuldade para realizar benchmarking com outras empresas do mesmo

setor, pois não havia uma solução semelhante no mercado;- Início do desenvolvimento com sistemas que não atendiam aos requisitos.- Ferramenta de Gestão por Processos (BPMS) que permitisse

independência do fornecedor

• Prazo - Prazo de Implantação curto: 4 meses.

Lições Aprendidas e Oportunidades

• Evoluir com a Gestão de Mudanças – resistência à

mudança x quebra de paradigmas;

• Divulgação e Treinamento para filiais;

• Buscar ferramentas de automatização dos fluxos das

atividades, e não apenas tê-los de forma documentada e

integrada aos sistemas (13 Macroprocessos, 64

processos e 164 atividades – em 5 unidades de negócio).

• Implementar melhorias já identificadas na interface com

usuário.

Perguntas