€¦ · Web viewProtocolo de correspondência recebida. ... *Comprovativo Word ... – SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL -

Município de Alfândega da Fé — Câmara Municipal

GABINETE de INFORMATICA (GI)

PS.05_MAN.01 GI │ GABINETE de INFORMATICA 1 de 34

MANUAL DE APOIO– SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E

ATENDIMENTO MUNICIPAL -

CMAFVersão 2.00

MANUAL DE APOIO –SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL

INDICE

INTRODUÇÃO...................................................................................................................................................................... 3

TECLAS DA APLICAÇÃO.................................................................................................................................................... 3

FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO.............................................................................................................................3

FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE..............................................................................................................................4

CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS..................................................................................................4

COMO ACEDER À APLICAÇÃO..........................................................................................................................................5

APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO.....................................................................................................................................6

ATENDIMENTO.................................................................................................................................................................... 6

GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS......................................................................................................................6

GESTÃO DE CERTIDÕES................................................................................................................................................... 7

GESTÃO DE PENDENTES.................................................................................................................................................. 8

MENU DE ATENDIMENTO.................................................................................................................................................. 9

TAXAÇÃO........................................................................................................................................................................... 13

ASSOCIAR DOCUMENTOS..............................................................................................................................................14

TRAMITAÇÃO:................................................................................................................................................................... 17

REGISTO DE DOCUMENTOS...........................................................................................................................................20

EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS......................................................................................................................................24

ESTATISTICAS.................................................................................................................................................................. 27

ESTATÍSTICAS DO ATENDIMENTO:................................................................................................................................27

INDICADORES DOS CIRCUITOS.....................................................................................................................................28

MAPA ESTATÍSTICO DE CIRCUITOS:.............................................................................................................................29

COMO EFECTUAR O PEDIDO DE FERIAS OU AUSÊNCIAS AO SERVIÇO..................................................................30

COMO TRATAR OS PENDENTES....................................................................................................................................33

GI │ GABINETE de INFORMATICA 2 de 34

INTRODUÇÃO

A aplicação de Atendimento tem como principal objectivo a personalização e aceleração do processo de atendimento ao

público e a descentralização dos serviços, permitindo o acesso imediato à informação de determinado munícipe. Este

sistema tem a particularidade de poder ser implementado gradualmente até abranger todas as áreas relevantes na

inter-relação administração - munícipe, fazendo a ponte com outras aplicações. Para além de tudo isto possibilita a

gestão integrada de todos os documentos entrados na autarquia independentemente da forma entrada (expediente,

email, fax, atendimento.).

A solução de Gestão de Documentos e Atendimento Municipal tem por objectivo gerir todos os documentos (internos e

externos / recebidos ou expedidos) de uma forma transversal à organização integrando-se com os diversos subsistemas

existentes. Desta forma, a aplicação permite modernizar os serviços de atendimento centralizando a informação num

único local de atendimento e dando resposta à diversidade de serviços solicitados pelo munícipe.

TECLAS DA APLICAÇÃO

FUNCIONALIDADE DO ATENDIMENTO

Informação de normas e procedimentos administrativos.

Gestão de munícipes com emissão de cartão.

Registo de entradas e saídas de munícipes.

Registo de atendimento com identificação do munícipe, área de intervenção e assunto. Permite a entrega de comprovativo ao munícipe e o pagamento das taxas respectivas.


Controlo de marcação nas agendas dos colaboradores;

Recolha e tratamento de reclamações e sugestões.

Consultas de estados dos processos.

Controlo e acompanhamento de requerimentos.

Emissão de protocolos.

Fluxos de tramitação: documentos necessários e circuitos de tramitação processual.

Emissão de mapas estatísticos de recepção de atendimento.

Emissão automática do documento de receita com base nas taxas aplicáveis ao requerimento.

Gestão de Certidões.

Gestão de Agendas com notificação ao munícipe da informação sobre a sua marcação.

Processo administrativo de atendimento.

Registo de Pareceres de Serviços e Entidades.

Registo de Deliberações e Despachos

FUNCIONALIDADES DO EXPEDIENTE

Registo de documentos

Expedição de documentos

Registo de documentos internos

Gerar ofícios/documentos listas

Validação de documentos

Visualização de documentos relacionados

Protocolo de correspondência recebida.

Protocolo de correspondência expedida.

Classificador hierárquico de assuntos.

Ficha de arquivo.

Registo de antecedentes de expediente.

Tramitação com circuito pré-definido.

Pendentes por utilizador, organizado por área e tipo de documento

CUIDADOS A TER NO PREENCHIMENTO DAS VISTAS

Texto - deve ser preenchido sempre com letra maiúscula.

Numérico - caso se trate de um campo que sirva para fazer alguma codificação, deve-se ordenar de acordo com o valor anterior.

Data - deve ser sempre preenchido no formato: Ano / Mês /Dia.


Monetário - não é necessário preencher o símbolo €. Deve preencher com ponto ou vírgula separando os Euros dos Cêntimos (Ex. 1000.52).

ATENÇÃO!

Sempre que à frente de cada campo apareça um asterisco (*), significa que é um campo com funcionalidade de Zoom

(F4) , isto é, permite aceder a outra vista. Ex: Distrito*.

Sempre que atrás de um determinado campo estiver um asterisco (*), significa que este é de preenchimento obrigatório.

Ex: *Código.

Sempre que o menu esteja com letras maiúsculas, implica ter um outro menu por trás, assim como se estiver com letras

minúsculas significa que já há um menu de trabalho.

COMO ACEDER À APLICAÇÃO

Clicar no ícone da aplicação que se pretende aceder (Atendimento e expediente).

Inserir o login e a palavra passe

APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO

A aplicação é constituída pelos seguintes menus:


ATENDIMENTO

-A vista ‘atend’ é especificamente dedicada a este Módulo da DAM.

GESTÃO DE EXPEDIENTE/DOCUMENTOS


GESTÃO DE CERTIDÕES


GESTÃO DE PENDENTES


MENU DE ATENDIMENTO

Vista onde se registam todos os processos, independentemente da "Área", uma vez que estas estão disponíveis em

"Tipo de Documento".

A primeira tarefa consiste em fazer um insert do mesmo modo que fazemos no registo de documentos na vista ‘Centra’,

esta tarefa vai preencher automaticamente os seguintes campos:

NIPG: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, corresponde ao nº interno do processo geral;

Utilizador: Login correspondente ao funcionário que está a efectuar o registo;

Data: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, assume a data corrente;

Unidade org: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação, de acordo com o "login".

Hora: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação.

A segunda tarefa caracteriza-se pela digitação dos dados pessoais do munícipe, normalmente resume-se à inserção do

contribuinte, assumindo automaticamente os dados que já estão nas Bases de Dados da Autarquia (No caso do

contribuinte ainda não existir contactar a informática para se proceder à incrementação do mesmo).

A tarefa seguinte diz respeito ao atendimento em si, onde inicialmente é preenchido o tipo de documento recebido.


Em seguida é preenchido o campo Área, onde deve constar a área sobre a qual o munícipe está a efectuar a sua

pretensão.

Em terceiro lugar é preenchido o tipo de movimento, este campo é o que vai permitir redireccionar a pretensão do

munícipe para a área anteriormente seleccionada através de Subsistema.

Em seguida o utilizador deve também preencher o Campo Assunto Livre, segundo normas de preenchimento bem

definidas. Este é um campo de possíveis pesquisas sobre a base de dados.

Por ultimo nesta tarefa, para além do campo Assunto Livre, também o classificador deve ser preenchido, dá-nos acesso

a um dos parâmetros de registo de um documento:

Reflecte a estrutura orgânica da organização

Reflecte a natureza da informação contida no documento

- A quarta tarefa a executar no atendimento é o preenchimento do tipo de processo e de requerimento, que em conjunto

com a área anteriormente definida, vai permitir documentos gerar automaticamente a partir da aplicação.


Do painel de botões disponíveis a partir da vista ‘atend’ importa salientar os seguintes (Nesta fase de implementação):

*Comprovativo Word – Gera o documento que comprova a

presença do munícipe nas instalações da Autarquia;

*Subsistema – Permite entrar directamente na Aplicação que

diz respeito á pretensão do Munícipe;

*Tramitação – Permite a transição do presente processo para

a dependência de outra unidade orgânica, ou ainda, para outro

funcionário dar continuidade aos procedimentos do mesmo;

*Normas e procedimentos – permite ao utilizador saber que

documentos são necessários para o tipo de processo que esta

a efectuar, e também, para tomar conhecimentos das taxas

aplicadas ao respectivo processo;

*Formulário – Serve para gerar documentos automaticamente

a partir da aplicação, assumindo apenas os modelos

parametrizados previamente;

*Encerrar Atendimento – Dá

por concluído o atendimento ao

munícipe assumindo a hora do

fim do atendimento.

No Contribuinte: pode utilizar o F4 ou para seleccionar o contribuinte desejado, se não existir pode fazer insert par o criar.


Podendo emitir automaticamente o requerimento associado ao tipo de pedidoPara isso clicar em FORMULARIO

E seleccionar 2- Gerar formulário

Escolher o modelo que deseja utilizar:

E fazer clicar em OK e o formulário é gerado:


Clicar em EDITAR e aguardar até o formulário em Word ou Excel apareça no ecrã.

Preencher o formulário devidamente e quando terminar clicar em Cancelar, para efectuar a gravação e fechar o

formulário após estar concluído.

TAXAÇÃO

Emitir taxa automática, clicar em TAXAÇÂO

Surge a taxação associada e previamente configurada para o tipo de requerimento que está a ser emitido:

Se estive em conformidade, clicar em abrir GRC para conferir a guia de receita emitida e poder ser recebida na

tesouraria.


Depois de concluído e obter a versão final do requerimento, deve enviar o documento para o arquivo documental.

oO documento é enviado para arquivo documental, como se pode verificar a seguir:

ASSOCIAR DOCUMENTOS

Se pretender associar documentos digitalizados ao processo, deve proceder da seguinte forma:


Abrir o arquivo documental:

O



TRAMITAÇÃO:

Pode ser definido um circuito automático, enquanto esse processo não está totalmente implementado podem efectuar a tramitação manualmente:

Clicar em TRAMITAÇÃO:


Aparece no ecrã o nome de quem emite/inicia o procedimento, para tramitar para outro colaborador fazer INSERT para

inserir o nº de quem/ou para quem quer tramitar o documento:

Apenas é permitido utilizar a tramitação enquanto não estiverem definidos circuitos automáticos.O documento tramitado vai aparecer em Documentos a Receber Gerais:

Aparece a lista de todos os pendentes a tratar:


Aqui a tarefa será executada e o processo segue o seu trâmite normal, até finalizar.

Para visualizar e executar cada um do pendentes, seleccionar a linha do pendente a tratar e clicar em NIPG

OVai surgir a vista do Processo Geral


Para vsualizar o documento deve aceder ao arquivo documental

O

REGISTO DE DOCUMENTOS

No âmbito da Gestão Documental, qualquer documento que entre na Câmara ou seja elaborado internamente deve ser

registado na aplicação de ATE – Sistema Integrado de Documentos e Atendimento Municipal.

Inserir Registo de Documento Entrado e Internos:

Aceder à vista “Registo de Documentos” e fazer Insert.


Alguns campos são preenchidos automaticamente (como a data e o login de inserção). Os restantes serão preenchidos pelo utilizador.

Se o utilizador tiver permissão para inserir registos em vários Registadores surge a opção:

Depois de seleccionar o Registador no qual se pretende fazer o registo, deve ser preenchida a restante informação.


Nos casos dos documentos internos, o remetente pode ser preenchido através do número de funcionário.


Depois de tudo devidamente preenchido pode emitir a informação interna:

Clicar em Documento em Word e escolher o modelo pretendido:


Clicar em Ok e aguardar que o documento seja gerado automaticamente.

Clicar em Editar para visualizar o documento gerado


Preencher a Informação devidamente e quando terminar clicar em Cancelar, para efectuar a gravação e fechar o

formulário após estar concluído.

Seguir os passos de arquivar documento e tramitação, definidos da área de atendimento.

EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS

Nesta vista pode fazer o registo do "expediente expedido".

Campos a preencher:

Ano*: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação.

Registador*: Se um "utilizador" pertencer a um registador único ao fazer Insert este campo é preenchido

automaticamente. Caso contrário aparece um "janela" com os vários registadores para seleccionar.

Login: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação.


Classe*: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação. Por defeito assume (expediente saído).

Sub-classe*: Deve fazer F4 para seleccionar.

Data: ao fazer Insert o campo é automaticamente preenchido pela aplicação.

Nr. Saída: ao inserir a classe este campo é preenchido automaticamente.

Tipo Exp.*: Deve fazer F4 para seleccionar.

Via*: Deve fazer F4 para seleccionar.

Caract.*: Deve fazer F4 para seleccionar.


Subs. Ascend.*: Deve fazer F4 para seleccionar.

Subscritor Descendente*: Deve fazer F4 para seleccionar.

Contribuinte: Deve fazer F4 para seleccionar.

Classificador: Deve fazer F4 para seleccionar.

N/ área SIGMA*: Deve fazer F4 para seleccionar.

ATENÇÃO! No "expediente expedido" não é possível fazer "tramitação".

Se a expedição do documento a efectuar, surge da resposta a um pendente pode ser efectuada assim:

Seleccionar Registar na DAM e fazer OK

Vai surgir a vista de Registo de Documentos:

Fazer ok o proceder como explicado na área de Registo de Documentos.


ESTATISTICAS

ESTATÍSTICAS DO ATENDIMENTO:

Para tirar os mapas estatísticos do Atendimento acedera a:

Fazer Home, colocar data inicio e data fim (período que se pretende analisar) e fazer F12.

Se pretender, seleccionar por utilizador, colocar ainda o login a consultar.

Se pretender por área Sigma a consultar (AGU; OBP; ATE, etc…):


INDICADORES DOS CIRCUITOS

Para obter o tempo médio de circuitos terminados:

Para obter tempo médio dos circuitos não terminados:

MAPA ESTATÍSTICO DE CIRCUITOS:



Mapa estatístico de tarefas executadas por funcionário:

Entre muitos outros relatórios, que podem ser obtidos através do Menu “Estatísticas”.

COMO EFECTUAR O PEDIDO DE FERIAS OU AUSÊNCIAS AO SERVIÇO

Aceder a vista “Registo de Documentos” :


Fazer “INSERT” e escolher a opção “ Entrada de Requerimento”:

Preencher os campos:

Classe; Sub-Classe; Tipo-Doc; Area SIGMA; e Tipo de Mov, fazer F12, e vai surgir o ecrã para seleccionar o modelo de

documento a utilizar:

Seleccionar a opção “Pedido de Ferias”, vai aparecer o seguinte ecrã:


Depois de preencher devidamente o documento, pode ser enviado para arquivo documental:

Aceder ao Arquivo documental e assinar o pedido:

Agora deve ser atribuído o circuito:


O pedido é enviado automaticamente para quem proceder á autorização (Chefe de Divisão ou Executivo)

COMO TRATAR OS PENDENTES

Aceder à vista “Pendentes”:

E aqui encontram-se todos os pendentes, por áreas, de cada um dos utilizadores:

A partir daqui, pode aceder a todos os documentos (pendentes) a executar.

cv


Documents

€¦ · Web viewProtocolo de correspondência recebida. ... *Comprovativo Word ... – SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTOS E ATENDIMENTO MUNICIPAL -