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O USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS COMO APOIO NAS

DECISÕES GERENCIAIS

Sirlei Pereira dos Santos

Egresso do Curso de Ciências Contábeis das Faculdades Integradas ICE

1 - Introdução

A informação nasceu para guardar memória dos fatos passados, mais do que nunca, ela

avança ousadamente em direção ao futuro, na busca de se antecipar às decisões e visando a

resguardar riscos eminentes.

Os avanços tecnológicos têm liberado os profissionais dos trabalhos rotineiros. Eles

agora passam menos tempo preparando relatórios e mais tempo analisando e interpretando

informações de negócios. Muitos estão saindo do isolamento de seus departamentos

operacionais, os contadores, por exemplo, trabalham agora em times multi-departamentalista

e têm muito contato com outros departamentos, e estão ativamente envolvidos nos processos

decisórios de suas empresas.

Isso se dá através do sistema de informações, que em matéria genuinamente científica

pode-se realmente encontrar segurança para determinar os fatores que geram opiniões

racionais, e a doutrina neopatrimonialista acha-se deveras preocupada com a pesquisa e com a

implantação de metodologias que reduzam as margens de insegurança. O ponto fundamental

da Contabilidade gerencial é o uso da informação contábil como ferramenta para a

administração, e para que essa informação seja usada no processo de administração, é

necessário que seja desejável e útil para as pessoas responsáveis da entidade. Para os

administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, só é

desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para entidade. A informação não

pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade.

O atual ambiente econômico e social caracteriza-se pela sua dinâmica e complexidade.

Fatores como a competição, globalização dos mercados, consciência ecológica, distribuição

de renda, entre outros, ganham ênfase e influenciam os diversos campos do conhecimento.

Nesse contexto o sistema de apoio à gestão está estritamente ligado à vida econômico-

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financeira da empresa. A Contabilidade possui importância estratégica para avaliar o

desempenho interno utilizando-se desse sistema, uma vez que, trata de um produto cada vez

mais valorizado – a informação.

Os blocos econômicos e a globalização tornaram o mercado de trabalho mais

competitivo, concomitantemente os profissionais contábeis tornaram-se mais conscientes de

sua importância nos cenários econômico e social do país, já que o Brasil é um dos principais

países do Mercosul. Desta forma os profissionais tendem a se renovar e buscar novas

competições e desafios no seu âmbito profissional, para atender as necessidades da sociedade

que se tornaram mais exigente e seletiva na escolha dos seus produtos ou serviços que serão

consumidos, decorrentes das maiores ofertas e resultados na escolha da qualidade dos

produtos, gerando uma grande mudança nos aspectos sociais. Assim a intensificação da

pesquisa científica constitui-se em um fator fundamental para que a Contabilidade possa

manter-se permanentemente útil e ajustada a essas necessidades, a informação sendo um fator

muito importante para tomada de decisão e determinante para o sucesso gerencial, mas a

partir da grande evolução das tecnologias da comunicação e informação que sua relevância

vem tendo um papel decisivo para a sobrevivência e desenvolvimento das organizações.

2 - Sistemas de Informações

A Contabilidade e suas práticas existem na sociedade desde tempos remotos, e seus

processos de registros foram evoluindo para acompanhar o próprio desenvolvimento social.

Segundo Sá (1999, p.17): “Antes que o homem soubesse escrever e antes que soubesse

calcular, criou ele a mais primitiva forma de inscrição que foi a artística, da qual se valeu

para também evidenciar seus feitos e o que havia conquistado para seu uso”.

A partir disto, aplica-se o sistema de informação como um conjunto de recursos

humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para

o processo dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às

organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Os próprios meios e recursos

disponíveis de evidenciação dos fatos, percebe-se que os registro e controles, nem sempre

assumiram a mesma característica, ou eram determinado de mesma forma, mais tão somente a

lógica contábil inserida em suas ações, caracterizam-se como a mesma.

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Com relação aos objetivos da contabilidade, baseado na estrutura conceitual básica da

contabilidade, Iudícibus (2000, p. 53), comenta que: “O objetivo da contabilidade pode ser

estabelecido como sendo o de fornecer informações estruturadas de natureza econômica,

financeira e, subsidiariamente física, de produtividade social, aos usuários internos e

externos à entidade objeto da contabilidade”..

O sistema pode ser entendido como uma entidade que possui mais de um componente,

os quais se integram para chegar a um objetivo comum; em processamento de dados, o

sistema pode ser entendido como um conjunto de equipamentos, que podem ser mecânicos,

eletrônicos ou ainda como um conjunto de programas, por exemplo: planos e normas técnicas.

A informação é um dado processado e armazenado que possui um valor real para

tomada de decisão. A boa informação deve ter algumas características para que possa ser

interpretada corretamente dando apoio à tomada de decisão através dos relatórios gerenciais e

legais como:

Conteúdo e consistência, para quando processada garanta bons relatórios;

Precisa e confiável para não haver dúvidas quanto a sua veracidade;

Atual, para que não haja distorções;

Valor econômico, pois poderá ser melhor mensurado, orientado melhorando a

viabilidade dos recursos empregados;

Objetividade e indicação das causas, para que os relatórios retratem a real situação

do fato que gerou.

Assim para que informação seja capaz de proporcionar benefícios ao usuário, deve

apresentar algumas características básicas para garantir sua comunicação e confiabilidade,

conforme a NBC T 1, de 28 de julho de 1995, que trata das características da informação

contábil, entre as quais podemos destacar:

a) relevância: a informação deve ser útil e necessária, evitando-se a produção de

informações inúteis (nesse caso considerado como dado) e que podem

proporcionar sobrecarga desnecessária ao sistema.

b) tempestividade: a informação deve estar disponível de acordo com a

necessidade dos gestores em tempo hábil para a tomada de decisões. É muito

importante esse aspecto pois a eficácia do sistema decorre fundamentalmente em

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permitir que a informação seja utilizada em condições que permitam a obtenção

de benefícios dela decorrente.

c) Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não pode ser maior

do que o benefício produzido. Isto é um aspecto lógico, pois não se pode gastar

mais do que o benefício proporcionado, já que ao adotar um sistema que assim

agisse o gestor estaria tomando decisões prejudiciais a entidade que reflete no

resultado. Este aspecto também está relacionado com a relevância da informação,

pois a produção de informações de pouca relevância pode aumentar o custo das

informações.

d) Objetividade da informação: a informação deve estar disponível de forma precisa e

clara, evitando-se que informações pouca precisas provoque distorções no

processo de tomada de decisão.

e) Flexibilidade de adaptação ao usuário: o objetivo da informação é auxiliar a

tomada de decisões. Portanto, esta deve ser disponibilizada de maneira a ser

compreendida por seu usuário, bem como o sistema deve permitir adaptações que

proporcione melhor benefício a medida que implantado possa requerer

informações novas necessárias e relevantes para o usuário.

A grande contribuição da evolução das doutrinas e teorias contábeis para o processo de

comunicação está no fato do valor dado a importância da informação, a partir de então, as

transações passam a assumir papéis bem mais complexos, os registros passam a não ser

apenas um meio de controle ou de escrituração, mas a base de informação para diversas

análises, acerca do patrimônio tanto em seu modo estático como dinâmico.

Para Lopes de Sá (1999, p.23): “Tudo indica que foram os desenvolvimentos da

sociedade, apoiados nos dos Estados, dos Poderes religiosos e de suas riquezas, somados a

das artes de escrever e contar que influíram, decisivamente, na evolução dos registros

contábeis”.

A informação contábil deve ser revestida de qualidade sendo objetiva, clara, concisa,

permitindo que o usuário possa avaliar a situação econômica e financeira da entidade, bem

como fazer inferências sobre a tendência futura, de forma a atender sempre os próprios

objetivos da entidade empresarial.

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Verifica-se isso, na análise dos primeiros registros, que descreviam uma só operação,

sendo que a medida que foram se intensificando as relações comerciais, passaram a registrar

mais de uma operação, surgindo mecanismos de controle que procuravam aprimorar cada vez

mais modos de relatar e interpretar, até enfim chegarem na evolução da escrita; se

dinamizarem com o progresso tecnológico e, finalmente chegando a chamada “Era da

Informação” com a introdução de computadores, dos sistemas de informação , da Internet e

das redes de comunicação.

Para Bio (1985, p. 50), o sistema de informação contábil deve produzir informações

que possam atender os seguites aspectos:

I – Níveis empresariais:

estratégico;

tático;

operacional.

II – Ciclo administrativo:

planejamento;

execução;

controle.

III – Nível de estruturação da informação:

estruturadas;

semi-estruturadas;

não estruturadas.

3 - Ramos aplicados a Contabilidade

O campo da contabilidade é bastante amplo. Segundo a NBC T 11:

Das características da informação contábil, a contabilidade, em sua condição de

ciência social, cujo objeto é o patrimônio, busca, por meio da apreensão, da

quantificação, da classificação, do registro, da eventual sumarização, da

demonstração, da analise e relato das mutações sofridas pelo patrimônio da entidade,

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a geração de informações quantitativas sobre ela, expressas em termos físicos e

monetários.

Portanto, a informação contábil expressa-se por diferentes meios, como:

demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos,

livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, relatórios, pareceres e laudos, utilizados

no exercício profissional ou previsto em legislação.

Hoje, as funções do contabilista não se restringem ao âmbito meramente fiscal,

tornando-se, num mercado de economia complexa, vital para empresas informações mais

precisas possíveis para tomada de decisões e para atrair investidores. O profissional vem

ganhando destaque no mercado.

Segundo Hendriksen & Breda (1999, p.38):

A Contabilidade desenvolveu-se em resposta a mudanças no ambiente, novas

descobertas e progressos tecnológicos. Não há motivo para crer que a

Contabilidade não continue a evoluir em resposta a mudanças que estamos

observando em nossos tempos.

Com a progressiva evolução da tecnologia os computadores tem se tornado cada vez

mais imprescindíveis no mundo dos negócios, e consequentemente o campo contábil tem

sido impactado por estes aspectos. Sobre isto, assim descreve Cornachione Jr. (2001, p.105):

“hoje não é mais possível aceitar o eficaz desempenho profissional em um amplo leque de

atividades econômicas, científicas e educacionais , e mesmos esportivas, sem o apoio da

informática , a contabilidade não foge a regra”.

4 - O Papel da Informação Contábil

A profissão contábil tem assumido uma função que oferece à sociedade vários

benefícios, incluindo menores riscos ao investir e a melhor destinação dos recursos.

A contabilidade, no objetivo de atender seus usuários externos e internos, quais sejam:

governo, bancos, clientes, fornecedores, consumidores, investidores, acionistas e funcionários,

apresenta publicamente suas peças contábeis que muito servem a profissionais que detenham

mediano conhecimento das técnicas e métodos adotados pela ciência, embora encontram-se

muitos profissionais graduados em curso superior e até possuidores de formação em pós-

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graduação que não se sentem em condições de fazer uma leitura desses demonstrativos, daí o

que dizer de pessoas que nem sequer chegaram a formação de seu nível primário e que

precisam utilizar essas informações? Há uma real necessidade de utilizar uma linguagem mais

simplificada e de fácil entendimento na apresentação dessas demonstrações a usuários sem

conhecimento técnico-contábil, a partir desse racioncínio que vários pesquisadores da

doutrina contábil pensaram na elaboração do balanço social onde não será evidenciado apenas

números mais também os benefícios que as empresas prestaram a sociedade.

Dimensionar a ação social das empresas é um dos desafios atual do profissional

contábil, saber quais as informações que serão prestadas, qual a melhor maneira e o que

evidenciar, são indagações que encontrará resposta na criação do balanço social, um relatório

de análise com potencialidade para auxiliar na gestão interna dos empreendimentos, dirigido a

gestão interna e a sociedade.

É cada vez mais tênue a fronteira que nos separa do terceiro milênio, para onde

convergem sonhos e redobradas esperanças de dias melhores para a humanidade e, em

particular, para cada um de nós.

A partir da década de 90, têm ocorrido grandes transformações, notadamente nas áreas

econômico-financeira e política, impulsionadas por uma fantástica revolução científica e

tecnológica, que provoca a necessidade de novas estruturas organizacionais.

Se a formação sempre foi instrumento essencial em qualquer atividade humana, agora,

quando vivemos em uma economia globalizada, em que o nível de concorrência é cada vez

mais acirrado e complexo, e considerando-se a sofisticação a que o homem chegou nas

comunicações, o estar correta e tempestivamente informado é a única possibilidade de

manter-se de pé e crescer de acordo com os objetivos estabelecidos.

As novidades tecnológicas de ponta impõem que todos mergulhem num rico processo

de adaptação, de forma a utilizar a informação virtual, a internet, a telemática, e outros meios

avançados de comunicação, para que empresários e profissionais da Contabilidade sejam

contemporâneos do moderno instrumental que se encontra à sua disposição. No caso concreto

da informação contábil, temos de vê-la pelo menos por dois dos seus principais eixos: o que

diz respeito aos usuários e o que nos compete como profissionais.

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Ao contrário do que acontecia até recentemente, a pluralidade organizacional hoje é

múltipla e variada. O desaparecimento das fronteiras dos mercados e das barreiras

alfandegárias, a rapidez das comunicações, a democratização do conhecimento, tudo isso tem

gerado novas idéias e novas experiências no fazer administrativo, visando a aumentar a

produtividade, a baixar custos e a manter a qualidade dos bens e serviços. Por isso é que, nos

dias de hoje, qualquer empresas ou instituição, pública ou privada, necessita de registros

contábeis técnica e eticamente irrepreensíveis, que lhe permitam administrar suas atividades,

contribuindo, assim, para que alcance seus objetivos.

Não é sem razão que o contabilista deve superar-se constantemente, mediante a

atualização de seus conhecimentos e o domínio de técnicas sempre mais modernas, de forma a

poder prestar serviços da mais alta qualidade profissional.

Sem que possa prescindir da informação contábil, um dos principais (senão o

principal) instrumentos de gestão, o executivo, mediante os dados formais, científicos e

universais que lhe são transmitidos pela Contabilidade, tem as condições ideais de tomar as

melhores decisões. Essa informação é extremamente útil sob os aspectos legal, gerencial e

social, habilitando a empresa ou instituição a enfrentar as mais diversas situações.

As exigências aos profissionais e às empresas contábeis, já que estamos no epicentro

da gestão e das decisões, são crescentes e desafiadoras. Porém, precisamos aliar a capacidade

técnica a uma permanente renovação e a um alto padrão de criatividade como elementos-

chave para podermos enfrentar os desafios e termos êxito em nossos ofícios. Impõe-se a

preocupação constante em acompanhar vigilantemente tudo que vai surgindo de novo na

atividade econômica e administrativa, assim como na tecnologia da informação, seja no

Brasil, seja em qualquer outro país, para que possamos cumprir corretamente nosso papel.

A tecnologia de informação foi acrescida ao universo contábil como forma de resposta

às novas exigências do mercado, traduzindo mudanças no perfil do profissional.

O profissional contábil, como um elemento que integra a organização, também está inserido nesse

contexto, e vem sofrendo uma forte pressão diante das mudanças, pois a sua função está sendo reformulada a

cada passo desse processo de transformação. Esse profissional deve buscar alternativas para agregar valor não

só a empresa com o seu trabalho, utilizando a Tecnologia da Informação como uma aliada na aquisição e

desenvolvimento de competências. Segundo Barbosa (2000, p. 2).

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As mudanças ocorridas nas organizações, aumentando a complexidade das atividades,

aliada ás novas exigências do mercado e a competitividade, passaram a exigir das empresas

maior quantidade de informações para controlar seu processo produtivo e tomar decisões a

nível estratégico e operacional.

5 – Considerações Finais

No cenário mundial, com a globalização, os avanços da tecnologia, influenciaram

sobremaneira o mundo dos negócios, essas mudanças não só afetaram o perfil das relações

empresariais, como vieram acarretar mudanças no perfil do profissional contábil, cujo

trabalho não só se diferenciou no uso das informações, como também na relevância de suas

atividades.

A Contabilidade tem evoluído significativamente através dos tempos, dentro desse

contexto é inegável a influência da tecnologia sob a nova visão e desenvolvimento da

profissão contábil. A introdução de sistemas e aplicativos computacionais possibilitou entre

outras coisas, maior flexibilidade na manutenção e armazenamento dos dados, bem como na

ampliação do conjunto de informações, eliminando a lentidão dos processamentos

apresentados em décadas anteriores. Entretanto, o advento da informática na área contábil

propõe que o contador, assim como todo e qualquer profissional, participe de um processo de

atualização de seus conhecimentos, buscando constantemente compreender as inovações

tecnológicas, a fim de produzir com qualidade os serviços prestados a sociedade.

A Contabilidade enfrentou as grandes mudanças impostas e acelerou nos últimos anos

a sua conquista cientifica diante das seguintes grandes realidades:

Avanço prodigioso da informática;

Declínio considerável da ética e da moral;

Facilidade extrema da comunicação;

Relevância dos aspectos sociais;

Avanço expressivo das tecnologias e da ciência;

Grandes esforços de harmonização de princípios e normas.

Todos esses fatores ambientais em relação à vida do patrimônio das células sociais,

passaram a exigir comportamentos dos estudos contábeis em outros níveis, forçando,

especialmente, uma visão holística.

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O contabilista de nossos dias não pode, pois, confinar-se mais, em matéria de

conhecimento, a simples técnicas de registros e demonstrações, como agente passivo na

execução de seus trabalhos e a tendência é a de que cada vez mais o possa menos.

Há uma notória exigência de mudanças na prática e nas doutrinas da Contabilidade

afim de que esta prossiga prestando a grande utilidade que sempre prestou à civilização. No

cenário cultural já ocupamos destaques notórios e o Brasil cresce em sua expressão na área

contábil intelectual, mas, é inequívoco que ainda muitos problemas existem na questão

relativa à formação educacional e naquela de ética profissional.

Rapidez da informação e prazos para entrega dos relatórios, pois uma informação

contábil tem que ser explicitada no menor prazo possível. Uma informação morosa ou

atrasada perderá toda sua validade e fará parte do arquivo morto de dados. Por isso, a força de

um sistema de informação contábil está em que tudo seja feito rigorosamente dentro dos

prazos estipulados pelos usuários e no menor tempo possível. Como princípio informacional,

os dados contábeis devem ser exatos.

Bibliografia

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