O PROCESSO ADMINISTRATIVO: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE.

A fim de delinear a capacidade administrativa, Fayol

apresenta 14 princípios:

• Divisão do Trabalho – especialização das tarefas e pessoas

para a máxima eficiência;

• Autoridade e Responsabilidade - Uma pessoa responsável pelo

resultado de uma operação deve ter autoridade para tomar as

medidas necessárias para o sucesso dessa operação;

• Disciplina – obediência, respeito aos acordos;

• Unidade de Comando - um empregado deve receber ordens de

apenas um superior;

• Unidade de Direção - deve haver “uma cabeça e um plano” para

um grupo de atividades que cumpre o mesmo objetivo;

• Interesses Gerais – sobrepostos aos interesses particulares

• Remuneração do Pessoal – retribuição justa para a organização

e para seus colaboradores;

• Centralização – concentração da autoridade no topo da

pirâmide hierárquica;

• Cadeia de Comando – linha única de autoridade, do topo à

base;

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• Ordem – “um lugar para cada coisa, cada coisa (ou pessoa) em

seu lugar”;

• Eqüidade – amabilidade e justiça para obter lealdade

• Estabilidade – quanto mais tempo em um cargo, melhor;

• Iniciativa – visualizar um plano e garantir seu sucesso;

• Espírito e Equipe – união e harmonia entre as pessoas.

A teoria clássica também é conhecida como Gestão

Administrativa, do qual identifica as funções do administrador:

PLANEJAMENTO

ORGANIZAÇÃO

DIREÇÃO

CONTROLE

A Administração compreende no processo de planejar,

organizar, dirigir e controlar os esforços realizados pelos

membros da organização para alcançar objetivos estabelecidos.

Administrador

Planeja

Organiza

Dirige

Controla

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2. PLANEJAR

O planejamento é como uma locomotiva que puxa o trem das

ações de organizar, liderar e controlar.

Trata-se de uma função importante, porque contribui para o

sucesso da organização como um todo e possibilita à organização

adotar um comportamento pro ativo em relação ao futuro.

Sem planos os administradores encontrariam bastantes

dificuldades na sua liderança e tornaria-se um exercício sem

consistência, o que consequentemente afetariam toda a

organização.

Pode-se concluir que o planejamento é um processo complexo e

abrangente, que envolve uma série de elementos que se superpõe.

O Planejamento é um processo consciente e sistemático de

tomar decisões sobre o objetivo que buscará no futuro, para

tanto há diferentes níveis de organizacionais.

No nível institucional ou estratégico, o planejamento envolve

a determinação dos objetivos;

No nível intermediário, trata-se da alocação de recursos,

traduzindo e interpretando as decisões estratégicas,

transformando-as em planos concretos em nível departamental;

No nível operacional, o planejamento desdobra os planos de

táticos, de cada departamento, em planos operacionais, de cada

tarefa.

Os recursos disponíveis deverão ser distribuídos

continuamente, pois eles são limitados aos objetivos traçados.

As empresas direcionam seus negócios e operações de maneira

racional, por meio de padrões próprios, ou seja, determinando

ações organizacionais e comportamentos diferenciados, definindo

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sua estratégia: definição para alcançar os objetivos, através

de um plano unificado, compreensível e integrado.

A estratégia empresarial é formada pelos componentes:

Ambiente: Conjuntos de negócios, mercados ou setores em que as

organizações competem.

Empresa: distribuição dos recursos disponíveis, capacidades e

habilidade entre esses negócios.

Adequação entre ambos: posição que a empresa deve adotar para

compatibilizar seus objetivos.

No topo da hierarquia dos objetivos está a missão, a razão da

existência da organização, do qual descreve os valores e razão

de ser de ser.

Os objetivos são importantes porque as organizações existem

para uma finalidade definida e estabelecida por elas.

São utilizadas as políticas para a tomada de decisão, elas

orientam em direção ao objetivo, em situações que requeiram

julgamentos.

O planejamento estratégico consiste em planos gerais que

moldam o destino da organização, deverá ser feito respeitando

uma seqüência de etapas que vão da determinação dos objetivos,

até a implementação através de planos táticos e operacionais.

A tomada de decisões consiste em decidir ou optar, entre

várias alternativas, aquela que mais favoreça a organização e

pareça adequada a situação, sabendo dos riscos que corre e das

conseqüências.

“As estratégias devem estar subordinadas aos objetivos, isto

é, elas só são relevantes na medida em que ajudam a alcançar os

objetivos.”

J.Scott Armstrong

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3. ORGANIZAR

Organização significa uma unidade social, representando um

agrupamento de pessoas que interagem para alcançar um objetivo

comum e específico.

A função de organização é o instrumento de operacionalização

do planejamento, é a estrutura organizacional que possibilita a

transformação de um modelo teórico, traçado no planejamento, em

ação organizacional para o alcance dos objetivos.

Para desempenhar a função de organização, o administrador

deve listar o trabalho que precisa ser realizado, dividir o

trabalho em tarefas que possam ser realizadas de modo lógico e

eficiente, por indivíduos ou grupos, efetuar a

departamentalização, ou seja, agrupar as tarefas segundo um

critério determinado e criar mecanismos de integração de

esforços dos indivíduos, grupos e órgãos da empresa para

facilitar o alcance dos objetivos.

A vantagem da divisão do trabalho é facilitar a realização de

tarefas complexa, por meio da execução de uma série de tarefas

pequenas, simples e separadas, do qual se atribuindo ao

trabalhador seria possível sua especialização, com reflexos

imediatos sobre o aumento da produtividade.

A especialização é a forma de um indivíduo conhecer apenas

uma parte do processo produtivo global. Entretanto, deverá ser

observada a necessidade de buscar modos para evitar a monotonia

que a realização de uma única tarefa pode provocar, levando

assim ao indivíduo ficar propício a cometer erros e não pode

ignorar o fato de que o indivíduo perde a noção da contribuição

para o alcance do objetivo levando assim a alienação,

desinteresse e desmotivação.

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Os administradores devem ter uma visão do conjunto

administrativo para avaliar as implicações globais do processo

administrativo, aplicar técnicas de rotatividade no trabalho,

ampliação e enriquecimento de cargos, para que possa minimizar

os efeitos negativos da especialização.

No processo de organização, é necessária a delegação de

autoridade, pois uma pessoa não consegue supervisionar e

realizar todas as atividades necessárias para o alcance do

objetivo.

Deve-se considerar que autoridade é o direito de dar ordens e

a responsabilidade é o dever de responder pelas ações

praticadas.

A escolha da estrutura organizacional adequada para a

operacionalização de determinada estratégia pode representar o

sucesso ou o fracasso da ação da organização.

A estrutura organizacional fornece papéis e status,

relacionados com os cargos ou as funções do indivíduo na

organização formal, é importante a empresa desenvolver e

cultivar valores que darão aos funcionários significados

pessoais, tornando-os mais seguros e conscientes das posições

que ocupam.

A estrutura organizacional será modelada para cada

organização, dependendo do seu tamanho, objetivos, missão, etc.

O que influencia a modelagem da estrutura organizacional é a

amplitude administrativa, que diz respeito ao número de

subordinados que um chefe pode supervisionar com eficiência.

Os fatores que interferem na determinação da amplitude

administrativa ideal são: Tecnologia utilizada;

Interdependência entre os subordinados; Similaridade entre as

funções; Qualificação dos subordinados.

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A função de organização também estabelece a inter-relação

entre os órgãos, que pode ser uma relação hierárquica ou

coordenativa. Podem-se construir os seguintes modelos de

estruturas organizacionais, baseando se no tipo de autoridade

disponível:

Organização Linear: é uma estrutura simples, baseada na

autoridade linear, em que as funções geralmente são dispostas

em “uma organização de linha em que a cadeia de comando é clara

e descendente através dos níveis gerenciais”. Comporta chefes

que devem entender um pouco de tudo; essa estrutura promove e

facilita a tomada de decisões, estabelecendo relações

funcionais e hierárquicas pouco complexas.

Organização Linha-Staff: permite a convivência da assessoria

com as posições de linha, existe uma equipe de especialistas

capaz de resolver questões mais específicas, que demandem um

nível de conhecimento mais profundo; Os órgãos de linha

concentram suas atividades no alcance dos objetivos e os órgãos

de staff concentram suas atividades na prestação de serviços

especializados, aconselhamento e consultoria técnica,

auxiliando a linha por meio de sugestões.

Cabendo assim autoridade hierárquica para os administradores

de linha e autoridade técnica ou funcional para os

administradores de assessoria.

Há meios pelo qual a empresa opta para alcançar objetivos, em

razão de determinadas estratégias como o desenho de cargos e

tarefas, especialização e enriquecimento de cargos e desenho de

cargos e pessoa.

Há também a organização formal e informal, a organização

formal compreende numa divisão racional do trabalho, na

integração dos participantes segundo um critério estabelecido

por aqueles que detêm a autoridade, ela possui normas e

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regulamentos, em geral escritos, determinados pela própria

organização e são compostas por cargos, funções, relações

hierárquicas e funcionais, ou seja, profissionais, sem levar em

conta sentimentos ou emoções. A organização informal surge

naturalmente entre as pessoas que ocupam cargos na organização

formal, há uma inter-relação entre as pessoas que não se

restringe ao espaço físico da empresa, existem normas, porém

não estabelecidas pela empresa e sim pelas pessoas.

4. DIRIGIR

Segundo Fayol o papel da Direção consiste em Dirigir e

Conduzir a empresa no sentido de atingir os objetivos visados,

razão de ser da empresa. Devendo haver um único plano e um só

diretor para dirigir todas as operações que tiveram o mesmo

objetivo. Todos os esforços dirigidos ao mesmo alvo, devem estar

coordenados para uma autoridade.

Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes,

precisam ser complementados pela orientação a ser dada ás pessoas

por meio da liderança, e essa orientação é dada pelo administrador

no desempenho da função de direção, função que se refere á

relações interpessoais dos administradores com seus subordinados.

A função de direção está diretamente ligada a autoridade e

poder. Poder é o potencial para exercer influência, autoridade é o

poder institucionalizado, inerente ao papel de um cargo, a

autoridade proporciona o poder, entretanto o poder não proporciona

necessariamente a autoridade. Mas ambos são manifestações de

influência.

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A função de direção nos diversos níveis hierárquicos assume

aspectos diferenciados, a forma de exercer a função dependera das

características específicas das tarefas desempenhadas nos

diferentes níveis.

[... A responsabilidade direta dos administradores dos níveis

institucional e gerencial é sobre o trabalho de outros

administradores...] Stephen P. Robins·.

A função de direção no nível operacional é chamada de

supervisão e suas as características específicas são:

Representação da administração diante do pessoal não

administrativo: aplicam regras, regulamentos e procedimentos

sobre o pessoal não administrativo;

Dependência da perícia técnica: precisam de peritos e

profundos conhecedores das técnicas e tarefas especializadas;

Comunicação em duas linguagens distintas: dos administradores

e dos não administradores.

Há vários sistemas de administração, nunca é igual em todas

as empresas, há alguns modelos de sistemas administrativos e

por se tratar de modelos, dificilmente serão encontrados, na

realidade, exatamente conforme descritos:

Sistema Autoritário Coercitivo: sistema autoritário,

forte, coercitivo, arbitrário, que utiliza controles

rígidos, apresentando sistema duro e fechado;

Sistema Autoritário Benevolente: sistema autoritário,

porém mais suave e menos rígido;

Sistema Consultivo: adota lado participativo e um

gradativo abrandamento organizacional;

Sistema Participativo: é democrático por excelência,

representando o mais aberto do sistema.

A função de direção requer atividade conjunta, grupal,

solidária e plena de comprometimento que caracteriza a gestão

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participativa, daí o trabalho em equipe, e para que a gestão

administrativa funcione é fundamental o exercício da democracia,

para que todos possam participar. O resultado desta gestão é a

obtenção de melhores decisões, porque são tomadas em consenso.

As pessoas que participam dessas decisões se sentem motivadas

e isso impulsiona a pessoa a agir de determinada maneira, ou seja,

é a causa de um comportamento específico.

Dentro do processo de dirigir temos a Liderança, que é a

influência interpessoal exercida em uma situação, podemos

considerar a Liderança sobre dois aspectos: capacidade presumida

de levar as pessoas a fazer aquilo que precisa ser feito e

tendência dos liderados a seguir aqueles que eles percebem como

capazes de satisfazer suas necessidades.

O processo de comunicação encontra-se ligado principalmente á

direção, pois representa intercâmbio de pensamentos e informações

para proporcionar confiança e compreensão mútuas e bom

relacionamento entre as pessoas.

5. CONTROLAR

Para o Fayol o controle significa verificar se os

procedimentos do pessoal se acordam com as regras e os princípios

estabelecidos na empresa.

Estabelecendo padrões e medidas de desempenho que permitam

assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o

que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas

permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as

regras estabelecidas e ditadas.

O controle compreende a verificação da compatibilidade entre

a ação organizacional e o plano que a determinou.

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O controle é a última função desempenhada, porque só é

possível ocorrer depois que as demais funções forem completadas,

ele está intimamente ligado ao planejamento, pois estabelece metas

e métodos para atingi-las.

A função de controle é importante porque complementa as

demais funções, procurando garantir que os rumos da ação

individual e grupal sejam compatíveis com os objetivos

organizacionais.

O Processo de controle envolve quatro etapas:

Estabelecer padrões de desempenho: pontos de referência

para avaliar o desempenho

Medir o desempenho: medição por meio de relatórios,

gráficos, tabelas, fluxos e outros recursos.

Comparar o desempenho com os padrões e determinar desvios:

identificação das diferenças existentes no processo de

operação, indicando assim a necessidade de intervenção.

Adotar medidas corretivas para ajustar o desempenho atual

ao padrão desejado: ajustes das operações onde

necessárias.

As técnicas de controle podem ser qualitativas, que engloba:

auditoria, observação pessoal, inspeção, controle por relatórios,

avaliação de desempenho, políticas e controle do desempenho humano

e podem ser também técnicas quantitativas, que engloba: controle

de retorno sobre Ativos, gráfico de Grantt, PERT, COM, análise do

ponto de equilíbrio, ponto econômico do pedido, sistema ABC,

desvio padrão, análise da variância, orçamento e relatórios

contábeis.

Eficiência e eficácia são excelentes parâmetros para a medida

do desempenho organizacional, pois indicam ênfase nos meios

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utilizados para alcançar um objetivo e ênfase no alcance do

objetivo.

A informação é à base do controle gerencial, deverão ser

comunicadas de uma forma correta, no tempo certo e pessoas certas.

Um bom sistema de informação facilita muito cada uma das funções

gerenciais, e principalmente úteis quando se trata do planejamento

e do controle.

6. CONCLUSÃO

7. REFERÊNCIA

1.1 Estrutura Organizacional

Conceito de Estrutura Organizacional

A Estrutura Organizacional constitui o elo de ligação entre as orientações estratégicas

daorganização e a sua forma de actuação no mercado e pode ser definida como a forma

como a autoridade é atribuída através das relações de dependência hierárquica e de

cooperação, a forma como as actividades são especificadas e distribuídas e ainda a forma

como são estabelecidos os sistemas de comunicação no interior das organizações. Pode

ser dividida em macro-estrutura (relacionada com a totalidade das divisões

da organização) e micro-estrutura (relacionada com a organização das actividades dentro

de uma divisão).

Para melhor compreender o conceito de estrutura organizacional e as relações por ela

estabelecidas é conveniente abordar alguns conceitos fundamentais, nomeadamente os

conceitos de autoridade, responsabilidade e delegação.

 

Organograma

Para uma melhor interpretação da estrutura da organização é normalmente elaborada a

sua representação gráfica, o organograma, a qual permite visualizar rápida e facilmente

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os diversos órgãos componentes da estrutura, a via hierárquica, as comunicações formais

e a interdependência entre as partes. Implícita neste conceito de organigrama estão a

divisão do trabalho e departamentalização, a hierarquia e a coordenação.

 

Tipos de Estrutura Organizacional

Dependendo da forma e dos critérios escolhidos para efectuar a divisão do trabalho e a

seu posterior reagrupamento (a chamada departamentalização), surgirão diferentes tipos

de estrutura organizacional. Dos diversos tipos de estrutura que a organização pode

assumir destacam-se a estrutura hierárquica (hierarquia como critério de divisão do

trabalho), a estrutura funcional (funções como critério de divisão do trabalho), a estrutura

staff & line (utilização simultânea de critérios de hierarquia e de funções), a estrutura

divisionalizada (produtos ou unidades geográficas como critérios de divisão do trabalho)

e, finalmente, a estrutura matricial (utilização simultânea de critérios de funções e de

produtos ou unidades geográficas). Naturalmente, podemos encontrar diversos tipos de

variações a estes tipos de estruturas, como a utilização de critérios de divisão do trabalho

distintos consoante o departamento, a utilização de estruturas divisionalizadas com

órgãos de staff, entre outras.

 

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