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Gerenciamento de Comunicações

Gerência de Projetos de InformáticaCláudio Roberto Martins

claudiomartins2000@gmail.com

IFPA - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará CURSO: TADS – Tecnologia em

Análise e Desenvolvimento de Sistemas

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Objetivos da aula- Interpretar as necessidades de informação de cada

stakeholder a fim de provê-las de maneira eficiente;

- Compreender a importância do uso das tecnologias de comunicação, tais como: internet, intranet, teleconferências, bancos de dados e fóruns on-line, no processo de administração de projetos;

- Saber como preparar documentos adequadamente ao desenvolver a capacidade de redação e apresentação de idéias.

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Habilidades e atitudes 1. Analisar as necessidades de informação para

manter tanto os stakeholders internos e externos quanto a equipe de projetos bem informados em relação ao andamento do projeto.

2. Desenvolver um plano prático e funcional de comunicações para o desenvolvimento do projeto.

3. Identificar e compreender quais meios de comunicação estão à disposição e quais são mais efetivos para cada situação.

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Por que comunicar? A falha na comunicação é umas das maiores

ameaças para o insucesso de muitos projetos Em razão disso, uma das principais atribuições do

administrador de projetos é manter informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores e outros) sobre o progresso do projeto.

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Vamos ver...

Em http://www.youtube.com/watch?v=EegPA4HyPf8

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Habilidades e conhecimentos na comunicação

A arte da comunicação é um assunto amplo. Envolve conhecimentos sobre: Modelos emissor-receptor.

Loops de feedback e barreiras à comunicação. Escolha dos meios de comunicação.

O meio de comunicação escolhido para as atividades de comunicação dependerá da situação. Escrito, verbal, eletrônico...

Estilo de redação. Voz ativa ou passiva, estrutura da frase e escolha das palavras.

Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e design de recursos visuais.

Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma pauta e tratamento de conflitos.

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Modelo básico de Comunicação

O modelo demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor.

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Componentes na comunicação Codificar. Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja

entendida pelas outras pessoas. Mensagem.

A saída da codificação. Meio físico.

O método usado para transmitir a mensagem. Ruído.

Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância).

Decodificar. Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias

significativos.

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Gerenciamento de Comunicações Inclui os processos requeridos para:

garantir a geração apropriada e oportuna,

a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações

do projeto.

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Processo de Gerenciamento da Comunicação Planejamento das Comunicações:

determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido.    

Distribuição das Informações: disponibilizar a informações necessárias para os interessados do projeto da maneira conveniente.    

Relato de Desempenho: coletar e disseminar as informações de desempenho. Inclui relatórios de situação, medição de progresso e previsões.    

Encerramento Administrativo: gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.

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Planejamento das Comunicações

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Conceito - Planejamento das Comunicações O planejamento das comunicações

envolve determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados:

quem necessita de qual informação,

quando necessitarão dela e

como isso será fornecido para eles, e por quem.

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Como criar um plano de comunicações a-) Identifique quem necessita de

informaçãohá vários tipos de stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiro identifique quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações.

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Canais ou Linhas de Comunicação• Um plano de comunicação irá sempre

envolver mais de uma pessoa, mesmo o mais simples dos projetos.

• Para ajudar a construir a rede de comunicação, foram concebidos modelos para tentar explicar as relações entre as pessoas e o número ou o tipo de interações necessárias para a comunicação entre os participantes do projeto.

• A rede de comunicação consiste em nós (participantes) com linhas conectando os nós, que indicam o número de linhas/canais de comunicação da rede.

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Modelo de Rede de Comunicação

- Os nós representam os participante da rede

- As linhas – a comunicação entre os participantes (nós)

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Calculando o número de canais/linhas de comunicação Fórmula: N (N – 1)/2

Onde N – número de stakeholders identificados

Exemplo: Se um projeto possui 10 stakeholders,

então 10 (10 – 1) / 2 = 45 canais de comunicação

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Canais de Comunicação – Um exemplo prático. Quantos canais de comunicações são

necessários para envolver 4 pessoas? Aplicando C = n (n-1)/2 = 4 (3)/2 = 6

p1 p2

p3 p4

C1

C2

C3

C4

C5C6

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Como criar um plano de comunicaçõesb-) Identifique as necessidades de

informaçãoA comunicação no projeto pode assumir várias formas e tipos.

Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, bem como a linguagem e a estrutura dos documentos.

Procure categorizá-las por tipo e formato.

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Como criar um plano de comunicaçõesc-) Identifique os meios para transmitir

(Tecnologia de comunicações)Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos.

Estes métodos podem variar, dependendo do ambiente e das necessidades dos stakeholders, desde uma conversa de corredor até reuniões formais, de memorandos manuscritos a relatórios produzidos por meio de bancos de dados.

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Como criar um plano de comunicaçõesd-) Elabore o Plano de Gerenciamento das

ComunicaçõesO plano deve ser um documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto, e que inclui - os procedimentos para a coleta de informações; - uma estrutura de distribuição; - a descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação; - as listas de distribuição indicando quais informações devem ser repassadas - a quem, por quem, quando e de que forma -; - um cronograma das reuniões ordinárias agendadas e uma descrição de como as informações serão atualizadas, e - como podem ser recuperadas.

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O que deve conter um plano de comunicações? a-) A descrição dos métodos de coleta e armazenamento

da informação;

b-) A sua estrutura de distribuição descrevendo quais informações devem ser transmitidas a quem, por quem, quando e como;

c-) A descrição dos formatos, conteúdos, níveis de detalhes e convenções a serem usadas;

d-) O cronograma mostrando quando cada tipo de informação será gerada;

e-) Métodos para recuperar as informações;

f-) O método para atualização das informações.

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Distribuição das Informações

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Distribuição da informação a-) Disponibilizar as informação corretas para os

stakeholders certos no momento certo e de maneira com que a informação possa ser aproveitada é tão importante quanto gerar a informação;

b-) A habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações com relação ao projeto de modo com o seu receptor possa interpretar consistentemente os dados apresentados;

c-) O uso de tecnologia apropriada favorece a comunicação.

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Distribuição da informação Os dados a serem divulgados no processo de

distribuição das informações são: os resultados de todas as atividades

realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos incorridos, o plano do projeto, e o plano das comunicações além dos relatórios de performance.

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Relato de Desempenho

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Relato de Desempenho

Relatórios de Desempenho:Mantém os stakeholders informados a respeito do modo como os recursos estão sendo aplicados para se alcançar os objetivos do projeto.

São seis os itens presente em um relato de desempenho:

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Itens de um relato de desempenhoRelatórios de Status:

Descrevem a situação do projeto num determinado momento.

Relatórios de Progresso:Descrevem o que a equipe do projeto completou durante um certo espaço de tempo.

Previsões:Prevêm a situação futura e o status do projeto com base no desempenho passado.

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Itens de um relato de desempenhoEscopo:

Descreve como o projeto está atendendo o escopo do projeto.

Qualidade:Descreve os resultados da auditoria de qualidade, teste e análise de qualidade do projeto

Riscos:Apresenta que riscos entraram no projeto e qual o seu efeito sobre o projeto .

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Encerramento administrativo

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Encerramento administrativo O projeto ou fase do projeto requer

um encerramento formal.

O Fechamento administrativo produz:a-) arquivos atualizados da documentação do projeto;b-) aceitação formal do cliente ou do patrocinador dos produtos gerados pelo projeto;c-) um conjunto de lições aprendidas.

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Sugestões para melhorar a comunicação nos projetos

- Primeiro procure administrar conflitos efetivamente;- Desenvolva adequadamente suas habilidades de comunicação;- Seja um bom condutor de reuniões;- Use modelos de documentos para facilitar a confecção de relatórios, atas e outros tipos de documentos.

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Síntese da aula A comunicação é considerada a habilidade mais

importante para um gerente de projeto. O gerenciamento da comunicação é uma das

funções que podem afetam o resultado do projeto. O gerente do projeto deve identificar os

stakeholders, de forma a criar um sistema eficiente de comunicação para: - Coletar dados corretos; e- Distribuir a informação adequada no tempo certo.

Os processos principais de comunicação são:- Planejamento da comunicação;- Distribuição das informações;- Relatórios de desempenho;- Fechamento administrativo

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Síntese da aula Para serem eficientes, os relatórios do projeto

devem ser: Concisos, fornecendo informação correta e

precisa das atividades em andamento, Apresentar informações de desempenho do

projeto e As ações corretivas tomadas, numa forma fácil de

se entender.

O uso de tecnologias como sistemas de email e softwares de bancos de dados permitem flexibilidade no acesso, comunicação e formato adequado dos relatórios de desempenho