1 GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação” Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção

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GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS DE TI

Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação”

Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção

BRUNO BARBOSA CONFORT

Professor: HEITOR LUIZ MURAT DE MEIRELLES QUINTELLA, D.Sc.

Niterói - 2004

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1-INTRODUÇÃO

2 - ORÇAMENTO

3 – SIST. DE CONT. DE TI

4 -SIST. DE CUSTOS

5 -PLANEJ. DE CONT. E CUSTOS

6 -IMPLEMENT.

Autor: Bruno Barbosa ConfortDezembro / 2004

7- GER.DA OPERAÇÃO

SUMÁRIO

1 - Introdução

2 – Processo de orçamento

3 – Desenvolvimento do sistema contabilidade de TI

4 – Desenvolvimento do sistema de custos

5 – Planejamento de contabilidade de TI e controle de custos

6 – Implementação

7 – Gerenciamento da operação

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2 - ORÇAMENTO


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6 -IMPLEMENT.



Introdução

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MOTIVAÇÃO

A implementação de processos de contabilização e orçamento em serviços de TI decorre da necessidade das organizações de TI em demonstrar aos seus clientes os custos e benefícios da implantação das soluções

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CONCEITOS BÁSICOS

Em uma organização de TI existem três processos principais:

Orçamento: previsão e controle dos gastos pela organização

Contabilidade de TI: processo que permite à organização observar a maneira como o dinheiro é gasto

Controle de custos:conjunto de processos necessários para demonstrar aos clientes os custos dos serviços fornecidos

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OBJETIVOS

Contabilizar integralmente os gastos com serviços de TI e atribuir estes custos aos serviços fornecidos aos clientes

Auxiliar decisões gerenciais em investimentos em TI, fornecendo dados para subsidiá-las

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IMPACTOS NA ORGANIZAÇÃO

A introdução de processo de gerenciamento financeiro é uma decisão estratégica

Afeta o nível dos serviços e a percepção de valor e o uso dos serviços

É essencial que a organização reconheça os custos e benefícios de sua implantação

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BENEFÍCIOS

Orçamento:

Assegurar os fundos necessários à execução dos serviços de TI

Assegurar a manutenção dos níveis de serviço de TI

Alertar quanto à sub o sobre utilização do serviço

Contabilidade:

Embasar decisões sobre os serviços a ser disponibilizados

Propiciar informação para justificar gastos em TI

Planejar e orçar com precisão

Demonstrar financeiramente sub e sobre utilização de serviços

Controle de custos:

Planejar investimentos baseados no custo de recuperação

Recuperar custos de TI de uma maneira justa

Influenciar o comportamento do cliente

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CUSTOS

Os custos associados dividem-se em três categorias:

Administração e organização: planejamento, implementação e gerenciamento do processo

Recursos computacionais extras necessários à automação e para facilitar a contabilização e o controle de custos

Compra e suporte de ferramentas requeridas para a realização dos processos

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POSSÍVEIS PROBLEMAS

Possibilidade de desenvolvimento de sistemas excessivamente complexos

Atrasos nos projetos motivados pela indisponibilidade ou atraso na informação fornecida por outras áreas

Não reconhecimento pela gerência da empresa dos benefícios do gerenciamento financeiro em TI

O custo do sistema de gerenciamento financeiro pode superar o valor da informação produzida, em razão de sua complexidade

As ferramentas de monitoramento produzem informação imprecisa, irrelevante ou que custa acima do que se pode manter

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Orçamento

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ORÇAMENTO

É o processo que assegura a provisão correta de recursos dos serviços de TI e que durante o período do orçamento eles não sejam desperdiçados. Resulta nas seguintes implicações:

Criação de limites de gastos de capital

Criação de limites de gastos de operação

Criação de limites na variação entre o gasto atual e o previsto

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DEFINIÇÃO DOS VALORES

Os valores definidos nos orçamentos são calculados:

Com base em estimativas a partir dos valores de exercícios anteriores

Previsão de custos a partir de estimativas da carga de trabalho a ser desenvolvido

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Contabilidade

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ESCOPO

O sistema contábil em TI se propõe a:

Monitorar os custos frente ao orçamento

Suportar o desenvolvimento de estratégias de investimento que reconhece a avalia as opções e a flexibilidade disponível a partir da tecnologia atual

Facilita a priorização do uso dos recursos

Produz decisões diárias com completa compreensão de suas implicações

Suporta a introdução do serviço de controle de custos

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TIPOS DE CUSTOS

Para definição dos custos dos ítens de orçamento, é útil categorizá-los para assegurar que sejam corretamente identificados e gerenciados. Esta categorização deve ser consistente e facilmente compreensível, como exemplificado abaixo:

Custos de hardware

Custos de software

Custos de pessoal

Custos de acomodação

Custos de serviços externos (obtidos de terceiros)

Custos de transferência (obtidos de outras áreas da organização)

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CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS

Custos de capital: resultam em aumento do valor da empresa

ex.: equipamentos, construção de prédios da empresa

Custos operacionais: não resultam em aumento do valor da empresa

ex.: manutenção de equipamentos, taxas de licença de software, custos de acomodação, etc.

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DEPRECIAÇÃO

Devem ser considerados três fatores na alocação da depreciação sobre os períodos contábeis de TI:

O custo atual do ativo

A expectativa de vida útil (econômica) do ativo

O valor residual estimado do ativo no final de sua vida útil que pode ser:

Pré determinado (no caso de arrendamento)

Dependente da deterioração física e do tempo de utilização

Reduzida por obsolescência econômica ou tecnológica

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6 -IMPLEMENT.



ANÁLISE DE INVESTIMENTOS

Os diversos modelos de avaliação de custos, fornecem informações sobre a condição dos serviços de TI. Estes custos podem ser usados na análise de investimentos, que determina os benefícios das mudanças no serviço de TI em quantidade e qualidade.

Dentre as técnicas utilizadas, as principais são:

Retorno sobre o investimento: os projetos de TI são analisados da mesma maneira que os demais, sendo comparados sob os mesmos padrões

Retorno sobre o capital empregado: proporciona a comparação de diferentes oportunidades de investimento de uma maneira justa e representa o quão efetivamente uma organização gera renda a partir de seus ativos (o capital empregado)

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CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE

Método criado pelo Gartner Group que considera os custos gerados por um produto ou serviço durante todo o seu ciclo de vida ao invés de considerar apenas o custo de aquisição do bem

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Controle de Custos

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ESCOPO

Sistemas de controle de custos devem ser capazes de :

Determinar a melhor política de controle para a organização

Monitorar com precisão os custos associados aos serviços

Formar o comportamento do usuário para assegurar o retorno ótimo do investimento em TI

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CONDIÇÕES PARA O CONTROLE DE CUSTOS SER EFETIVO

Ter orçamentos significativos nos quais os custos dos serviços de TI são tratados como custos reais a serem ajustados a outros ítens do orçamento

Ter um elemento de escolha no seu nível de uso dos serviços proporcionados pela organização de serviço de TI

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Planejamento

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EQUIPE DE IMPLANTAÇÃO

Comitê de gestão deve ser formado por:

Diretor de serviços de informação da organização

Diretor financeiro

Um ou mais clientes

Equipe do projeto: deverá ser composta por pessoal que compreenda a estrutura da organização, bem como a estrutura de serviços de TI para uma correta compreensão das opções disponíveis de gerenciamento.

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ESTUDO DE VIABILIDADE

Decisões sobre o escopo e objetivos do projeto são baseadas no estudo de viabilidade, que deve incluir:

Avaliação dos custos e benefícios da implantação

Recomendações de políticas de controle de custos

Planos de implementação

Identificação de recursos

Especificação de interfaces financeiras para o resto da organização

Avaliação das ferramentas de suporte

Indicadores de performance para o sucesso da implementação

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PLANO DE PROJETO

O plano de projeto deve cobrir os seguintes ítens:

Análise de custos e políticas de controle potenciais

Desenho e desenvolvimento de sistema de contabilidade e controle

Implementação

Pós-implementação e acompanhamento

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INDICADORES DE PERFORMANCE

Devem ser monitorados os seguintes índices para avaliação da performance do projeto:

Perfil de recuperação de custos e gastos

Evolução dos rendimentos e lucros

Comportamento dos usuários e mudanças de percepção

Planos e orçamentos produzidos a tempo

Relatórios especificados produzidos no tempo requerido

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Implementação

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PRAZO DE IMPLANTAÇÃO

O tempo necessário para implantação de sistemas de contabilização e controle de custos de TI depende da informação disponível e ferramentas.

A introdução completa de um sistema de controle de custos só é possível no início do exercício financeiro

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DOCUMENTAÇÃO

Define os aspectos operacionais do sistema e deve conter:

Como e quando os usuários serão informados dos custos

Como os dados contábeis são coletados

Como o sistema de controle de custos funciona

Como os orçamentos são monitorados

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PREPARAÇÃO

Definição dos centros de custo e unidades de custo

Definição dos registros de dados

Seleção e instalação de ferramentas de software

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MONITORANDO O SISTEMA

Com o objetivo de se ganhar experiência no uso dos sistemas, os recursos consumidos devem ser monitorados de três a seis meses após sua implementação

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Gerenciamento da operação

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ACOMPANHAMENTO PÓS IMPLANTAÇÃO

Deverá ser implantada uma rotina de acompanhamento a fim de se proporcionar um ajuste fino dos sistemas devendo-se atentar para os seguintes pontos principais:

Variações da carga de trabalho

Variações de custos

Variações de receitas

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Ferramentas de Software

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SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS

Questão chave: “É realmente necessário ?” R.: Depende da necessidade de serviços de TI e do tamanho da organização.

Motivos para aquisição de software:Necessidades dos clientes mais sofisticadas

Restrições de orçamento

Dependência do negócio de serviços de TI

Complexidade da infraestrutura de TI

Surgimento de novos padrões internacionais

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SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS

Ferramentas de software possibilitam:Centralização de funções chave

Automação das principais funções de gerenciamento de serviços

Análise de dados

Identificação de tendências

Implementação de medidas preventivas

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TIPOS DE FERRAMENTAS

CMDB e Service Desk: ferramentas sem bases de dados separadas e módulos para processos de gerenciamento de serviços

Ferramentas integradas de gerenciamento de serviços, baseadas em arquitetura cliente-servidor

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OUTROS TIPOS DE FERRAMENTAS

Sistemas de resposta interativa

Ferramentas de gerenciamento de redes (incluindo capacidade de suporte remoto)

Monitoramento de sistema

Monitoramento de segurança e controle (incluindo controle de senhas, detecção de violações e proteção contra vírus)

Planejamento de capacidade

Gerenciamento da continuidade de serviço (incluindo backups automáticos)

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Pontos a serem observados na aquisição de ferramentas:

Credibilidade do supridor das ferramentas

Custos de upgrade e suporte

Adaptabilidade

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