Embed Size (px)
Citation preview
1
Ministério das Relações Exteriores
Secretaria de Controle Interno
Coordenação-Geral de Auditoria
RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO
EXERCÍCIO : 2013
PROCESSO : 09144.000039/2014-11
RELATÓRIO : 04/2014
UNIDADE JURISDICIONADA : Escritório Financeiro em Nova York (EFNY)
UNIDADE(S) GESTORA(S) : 2400.17 – Escritório Financeiro em Nova York
(UGE)
2400.55 – Escritório Financeiro em Nova York
(UG)
MUNICÍPIO - UF : Nova York
I – INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22, de 7 de
fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de
Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de
dezembro de 2013, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência.
2. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de
auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, e contemplaram as seguintes áreas:
a) Gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional.
b) Gestão de Recursos Humanos.
c) Adiantamentos a Unidades e Entidades:
i) Concessão de Adiantamentos.
2
ii) Prestação de contas dos recursos repassados aos Postos.
d) Contratos – Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior
(PCAMSE)
e) Convênios.
3. Considerando o volume de recursos geridos e a relevância dos controles
administrativos, os trabalhos da Auditoria concentraram-se na análise da consistência de dados
do sistema informatizado e da adequação de mecanismos para processamento e pagamento da
folha de pagamento no exterior, assim como na análise da fidedignidade do cadastro de titulares,
dependentes e pensionistas beneficiários do Programa Complementar de Assistência Médica no
Exterior – PCAMSE.
4. No que tange aos riscos potenciais de danos ao Erário, a Auditoria procedeu ao
exame dos adiantamentos concedidos aos Postos em mora no dever de prestação de contas, seja
por falta de apresentação de processo ou por ausência de medidas tempestivas para corrigir
falhas, com vistas à conclusão do processo de exame das contas por parte do Escritório
Financeiro. A Auditoria também avaliou o efeito das medidas adotadas para promover a redução
do quantitativo de inadimplências.
5. Com relação à folha de pagamento, a Auditoria utilizou o extrator de dados para
confrontar dados funcionais e financeiros entre os registros do Sistema Integrado de
Administração de Pessoal (SIAPE) e os do APEX (sistema informatizado próprio do Escritório
Financeiro em Nova York para processar a folha de pagamentos no exterior), com o objetivo de
avaliar riscos causados pela inconsistência de informações relativas a cadastro funcional.
6. Com relação à Unidade Gestora 2400.55 – Escritório Financeiro em Nova York, a
amostra foi colhida com base em informações, extraídas do Sistema Integrado de Administração
Financeira (SIAFI), sobre os atos de gestão orçamentária e financeira. Considerando a natureza
das atividades do Escritório Financeiro como UG, foram selecionados processos administrativos
de licitação e de pagamento relacionados às despesas de maior materialidade, como locação de
imóveis, contrato de seguro de assistência à saúde dos contratados locais, concessão e prestação
de contas de suprimentos de fundos, entre outros. Ademais, foram verificados os controles de
bens móveis e de almoxarifado.
3
7. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua
representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
II – TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
8. As despesas realizadas pela Unidade Executora (2400.17), no exercício de 2012,
totalizaram US$ 553.196.243,61 (quinhentos e cinquenta e três milhões, cento e noventa e seis
mil, duzentos e quarenta e três dólares e sessenta e um cêntimos), equivalentes a R$
1.295.917.520,33 (um bilhão, duzentos e noventa e cinco milhões, novecentos e dezessete mil,
quinhentos e vinte reais e trinta e três centavos), que correspondem a 50,09% do montante das
despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no Exterior.
9. Do total das despesas realizadas (US$ 553.196.243,61), US$ 322.356.004,17
correspondem a despesas com pessoal e encargos sociais do pessoal do Quadro Permanente, que
representam 58% dos recursos utilizados no exterior no exercício sob análise, conforme
demonstra o quadro a seguir:
Tipo de Despesa Valores - US$ Valores - US$ %
Despesas Correntes 548.786.975,32 99
Pessoal e Encargos Sociais 322.356.004,17 58
Outras Despesas Correntes 226.430.971,15
40
Despesas de Capital 4.409.268,29 1
Investimentos 3.859.268,29 1
Inv. Financeiras 550.000,00 0
Total 553.196.243,61 100%
10. Com relação à Unidade 2400.55 – Escritório Financeiro em Nova York (Posto), as
despesas no exercício de 2013 totalizaram US$ 5.059.315,12 (cinco milhões, cinquenta e nove
mil, trezentos e quinze dólares e doze cêntimos), equivalentes a R$ 11.851.951,60 (onze milhões,
oitocentos e cinquenta e um mil, novecentos e cinquenta e um reais e sessenta centavos), que
correspondem a 0,46% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no
Exterior.
4
III - RESULTADO DOS EXAMES
11. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e dos
fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo
IV da Decisão Normativa TCU nº 132/2013, apresentamos as seguintes observações:
12. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 7 e 10 do Anexo IV da
DN/TCU 132/2013.
Item 1 - Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade
jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU
nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças.
13. A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de
Contas da União para o exercício de 2013. As peças contemplaram os formatos e conteúdos
obrigatórios nos termos da IN/TCU nº 63/2010, DN/TCU nº 127/2013 e da Portaria TCU nº
175/2013.
Item 2 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto
à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA como de
responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano estratégico, da
execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a programas temáticos,
identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão.
14. De conformidade com a Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, cabe ao
EFNY transferir e aprovar os recursos repassados aos Postos na forma de adiantamentos,
mediante autorizações de despesa das Unidades Gestoras Coordenadoras no Brasil – UGCs. As
UGCs são responsáveis pela programação orçamentária e pela coordenação de uma ou mais
ações do Ministério das Relações Exteriores no exterior. Portanto, o Escritório Financeiro não é
responsável pelos programas temáticos relacionados no PPA e à LOA.
Item 3 - Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para aferir o
desempenho da sua gestão, pelo menos, quanto à:
capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ
pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão;
capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por
intermédio de séries históricas;
confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador,
avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento
5
e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à
unidade;
facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos
resultados pelo público em geral;
razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a
melhoria da gestão da unidade.
15. A exemplo dos exercícios anteriores, a Unidade deixou de elencar os indicadores
ou os parâmetros usados para avaliar o desempenho da gestão, informando no Relatório de
Gestão que: "Conforme Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, e Regimento Interno da
Secretaria de Estado das Relações Exteriores, instituído pela Portaria no. 212/2008, cabe às
unidades gestoras coordenadoras na Secretaria de Estado o estabelecimento das Ações da Lei
Orçamentária Anual, não tendo esta unidade competência para o estabelecimento de metas e
avaliação dos reflexos de contingenciamento e restos a pagar na execução das ações".
Item 4 - Avaliação da gestão de pessoas contemplando, em especial:
a) adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições;
16. No exterior, as lotações e quantitativos de pessoal do quadro de pessoal do
Itamaraty são aprovados, anualmente, mediante Portaria do Ministério das Relações Exteriores,
segundo classificação das missões diplomáticas, nos grupos A, B, C e D.
17. A Portaria nº 156, de 26 de março de 2013, fixou a seguinte lotação máxima das
missões no exterior:
Missão
Categorias
Diplomatas Oficiais de
Chancelaria
Assistentes de
Chancelaria
Apoio
Embaixadas, Representações e Escritórios 886 426 289 87
Consulados e Vice-Consulados 193 210 178 102
Total 1079 636 467 189
18. Em 31/12/2013, o quadro de pessoal no Exterior era:
Categoria Quantidade
Diplomata 822
Oficial de Chancelaria 445
Assistente de Chancelaria 330
Outras Categorias 333
Total 1930
6
19. Existiam 15 servidores do quadro do Itamaraty em exercício na Unidade Gestora
n° 240055 – Escritório Financeiro em Nova York, sendo:
Categoria Quantidade
Diplomatas 4
Oficial de Chancelaria 8
Assistente de Chancelaria 2
Outras Categorias 1
Total 15
20. Em 31/12/2013, existiam, no exterior, Postos sublotados em comparação ao
quantitativo previsto pela Portaria nº 156 de 26 de março de 2013.
21. Os Postos no Exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, observam o
Decreto nº 1570/95, a Portaria Ministerial nº 12/1995 e o Guia de Administração dos Postos,
entre outros normativos vigentes. O processo seletivo e as contratações somente são realizados
após autorização da Secretaria de Estado.
22. Existiam, em 31/12/2013, na Unidade Gestora 24.0055 – Escritório Financeiro em
Nova York, 24 Auxiliares Administrativos e oito Auxiliares de Apoio, contratados localmente.
b) observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal,
bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões;
23. A remuneração dos servidores da União em serviço no exterior é regulada pela
Lei 5.809/72 e é composta pelas seguintes parcelas principais: retribuição básica (RB),
gratificação por tempo de serviço e indenização de representação no exterior (IREX). Sobre a
retribuição no exterior incide índice de correção, cujo valor é diferente para cada posto no
exterior.
24. O Escritório Financeiro em Nova York utiliza sistema informatizado próprio para
processar a folha de pagamentos no exterior, denominado APEX, que não se comunica com o
Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos. Quando o servidor é lotado no
exterior, as informações afetas à sua remuneração deixam de constar do SIAPE e passam a
integrar o sistema específico utilizado pelo EFNY. Os pagamentos aos servidores em exercício
no Exterior são realizados pelo EFNY.
25. Os atos relativos à admissão, retribuição básica, cessão, requisição, concessão de
aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório
7
de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior – DSE (UG
2400.09), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no
exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial nº 212/2008.
c) consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas;
26. A Auditoria analisou a conformidade dos pagamentos de pessoal no exterior e
apurou, por amostragem, que tem diminuído a ocorrência de pagamento concomitante no Brasil
e no Exterior. Apurou-se que a Unidade, em conjunto com a Secretaria de Estado, tem
identificado os eventuais pagamentos indevidos e solicitado o ressarcimento aos servidores, nos
termos do art. 46 da Lei n° 8.112/90.
Item 5 – Avaliação da gestão das transferências concedidas mediante convênio, contrato de
repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros
acordos:
27. Dando continuidade à linha de ação adotada pela área cultural no sentido de
eliminar gradualmente os convênios firmados com Institutos Culturais, conforme registro
efetuado no Relatório da Auditoria do exercício passado, no exercício de 2013 não foram
firmados novos convênios com instituições culturais.
28. Consta no SIAFI como pendente de prestação de contas o montante de US$
68.744,84, relativo a repasses efetuados, no final do exercício, ao Instituto Brasileiro-
Equatoriano de Cultura – IBEC, no valor de US$ 55.024,93 e ao Instituto de Cultura Brasil-
Venezuela (ICBRV), no valor de US$ 13.729,92.
29. Caber registrar que o Escritório não analisa as prestações de contas dos recursos
repassados aos convenentes, função que é de responsabilidade das Embaixadas, que entregam os
recursos, recebem e analisam as prestações de contas. Ao Escritório cabe, mediante informação
formal recebidas dos Postos, realizar a baixa contábil dos repasses.
30. Cabe registrar a existência de pendência no valor de US$ 101.850,24, relativa à
inadimplência da comprovação da contrapartida das parcelas de número 09 e 10 devidas pelo
Convênio 01/2009, firmado com do Instituto Brasil-Itália. Referido valor não se encontra
registrado no SIAFI devido a problemas de ordem operacional no próprio sistema.
8
31. Nos parágrafos 55, 56 e 57 detalham-se providências e a situação atual da
inadimplência em questão.
Item 6 – Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito
à:
a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por
inexigibilidade e dispensa de licitação;
32. Com relação à Unidade Gestora 240055, as seguintes licitações foram objeto de
verificação pela equipe de Auditoria, não tendo sido encontradas irregularidades:
33. A principal impropriedade que merece ser mencionada foi a declaração de
inexigibilidade de licitação para a contratação dos serviços de consultoria para produção de
índices de custo de vida, no valor de US$ 90,872.51. A Auditoria não considerou suficientes os
argumentos da Unidade para a contratação por inexigibilidade de licitação com arrimo no inciso
II, artigo 25 e artigo 13 da Lei nº 8.666/93. Foram feitas recomendações em relatório específico
para que a declaração de inexigibilidade de licitação seja sustentada por documentos que
comprovem a inviabilidade de competição.
34. Foram, ainda, objeto de análise os seguintes contratos e/ou Termos aditivos da
Unidade Gestora 240055, não tendo sido encontradas irregularidades:
Objeto Contratado Contrato Fund. Legal Valor (US$) Vigência
Seguro de veículos
dos Postos nos
Estados Unidos.
Willis of New
Jersey. Inc.
TA Art. 123 da
Lei nº
8.666/1993
120.923,22 26/05/13
a
24/05/14
Consultoria e
fiscalização do
MERCER Health &
Benefits Inc
TA Art. 123 da
Lei nº
70.000,00 03/08/2013
a
02/08/2014
Modalidade Fund.
Legal CONTRATADO OBJETO
Valor
Global
(US$)
Tomada de
Preços
Art. 123 da Lei nº
8.666/1993
GDW Government Aquisição de placas Fortinet para
interconexão da rede mundial do
MRE.
135.244,03
Dispensa de
Licitação
Art. 123 da Lei nº
8.666/1993
Staples Consultoria no âmbito da licitação
para seguro dos Contratados Locais. 1.108,50
Carta-convite Art. 123 da Lei nº
8.666/1993
Platinum Moving
Services. Inc.
Transporte de Bagagem de pessoal. 24.010.,00
Inexigibilidade
de Licitação
Inciso II, § 1º do art.
25 e inciso I, art. 13,
ambos da Lei nº
8.666/93.
MERCER Health
& Benefits Inc.
Consultoria para produção de índices
de custo de vida. 90,872.51
9
seguro de saúde no
âmbito do PCANSE
8.666/1993
Serviços de seguro
saúde dos Auxiliares
Locais dos Postos nos
Estados Unidos
SIGNA HEALTH
AND LIFE
INSURANCECOM
PANY
2º TA Art. 123 da
Lei nº
8.666/1993
6.088.746,00 01/01/2014
a
21/12/2014
35. No âmbito da Unidade Gestora 240017, a Auditoria analisou o Terceiro Termo
Aditivo ao Contrato assinado com a empresa Allianz Worlwide Care Limited:
Objeto Contratado Contrato Fund. Legal Valor (US$) Vigência
Assistência médica e
odontológica, seguro
de vida e de morte
por acidente e
mutilação.
Allianz
Worlwide Care
Limited
3º TA
Contrato
02/2010
Art. 123 da
Lei nº
8.666/1993
47.930.447,00
01/042013
a
31/03/2014.
36. Na Análise do Terceiro Termo Aditivo assinado com a empresa Allianz Worlwide
Care Limited para serviços de assistência médica e odontológica, seguro de vida e de morte por
acidente e mutilação, não foram encontradas irregularidades. As principais impropriedades
foram a não inclusão do valor do Termo Aditivo, no extrato publicado no D.O.U. e atrasos no
pagamento de faturas na data estabelecida em cláusula contratual. Foram feitas recomendações à
Unidade para regularização das mencionadas falhas, as quais serão objeto de monitoramento
pelo Controle Interno.
b) utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e contratação
de serviços e obras;
37. Tendo em vista que as licitações, compras e contratações da Unidade são
efetuadas no Exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental são adaptados às realidades e
normas locais.
38. De acordo com as informações constantes do Relatório de Gestão do exercício de
2013, o Escritório Financeiro tem adotado medidas para orientar o uso racional e responsável dos
recursos, o que tem demonstrado redução de custos, conforme detalhamento a seguir:
Consumo de papel: é incentivada a impressão frente e verso e a reutilização do verso de
folha impressa; em 2012 logrou-se reduzir o uso de papel com a redução do número de
vias de documentos emitidos pela Unidade, tais como cartas para o Banco do Brasil e
contracheques impressos, substituindo-os pela versão eletrônica; em 2013 foi dada
10
continuidade à iniciativa, reduzindo também o número de vias das GROs (guias de
Recolhimento ao Orçamento), antes impressas em três vias, para duas vias.
Água: as torneiras e vasos sanitários dos banheiros da Chancelaria são acionadas
automaticamente, evitando o desperdício pelo uso manual dos dispositivos.
Energia Elétrica: é incentivado o hábito de se apagar as luzes da sala durante o horário
de almoço e ao final do expediente. O edifício onde está situada a Chancelaria dispõe de
dispositivo automático de desligamento das luzes dos corredores internos do andar após
as 18 horas.
c) qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e
contratações.
39. As falhas mais relevantes encontradas nos processos administrativos de compras e
contratações dizem respeito, principalmente, à fragilidade na organização dos documentos que
compõem tais processos. Quanto ao processo licitatório para aluguel de máquina fotocopiadora e
de fax, nos arquivos disponibilizados para análise, não se localizou a documentação completa do
processo correspondente. Com relação ao contrato e aditivos para e leasing de veículos, a
documentação só foi entregue à equipe já no final dos trabalhos, quando não havia mais tempo
para análise. Em ambos os casos, a análise ficou prejudicada.
40. Em que pese à fragilidade dos controles internos relacionada às falhas assinaladas,
não se evidenciaram, em princípio, prejuízos ao Erário. As observações da Auditoria foram
objeto de Relatório Complementar de Auditoria e as providências a serem adotadas para
correção dessas falhas, quando cabíveis, serão objeto de monitoramento pelo Controle Interno.
Item 8 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ.
41. A Unidade dispõe de 3 (três) profissionais especializados na área da Tecnologia
da Informação, contratados localmente com base no Decreto 1.570/95, com amplo conhecimento
organizacional das rotinas do Escritório Financeiro e desempenham satisfatoriamente as funções
de manutenção e desenvolvimento de soluções em TI para atender às necessidades do EFNY.
Conforme mencionado no Relatório de Gestão, o Setor de Informática tem contribuído, ainda,
com o desenvolvimento de sistema para atender as demandas das Unidades Administrativas da
Secretaria de Estado.
11
42. Nos termos do inciso I, artigo Art. 183 da Portaria Nº 212, de 30 de abril de 2008,
compete ao Departamento de Comunicações e Documentação "prover e administrar os meios e
sistemas corporativos para tratamento da informação do Ministério das Relações Exteriores e
gerir os recursos aplicados aos sistemas corporativos de tratamento da informação no
Ministério nas áreas de tecnologia da informação, comunicações e gestão documental". Com
vistas a uniformizar procedimentos e a melhor planejar a gestão dos recursos e processos de
tecnologia da informação no Brasil e exterior, a equipe de auditoria entende que a Subsecretaria
do Serviço Exterior – SGEX deveria avaliar a conveniência e oportunidade de incluir os sistemas
desenvolvidos pelo Setor de Informática do Escritório Financeiro no Plano Diretor de
Tecnologia da Informação – PDTI.
Item 9 - Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, no
mínimo, quanto à correção dos registros contábeis; à estrutura tecnológica e de pessoal
para administrar o patrimônio e à qualidade dos controles internos administrativos
instituídos pela UJ para a referida gestão.
43. A Coordenação de Patrimônio – Unidade Gestora 240021 é a unidade responsável
pela administração do patrimônio imobiliário do MRE.
44. O EFNY tem sob sua administração três imóveis locados, que, durante o exercício
de 2013, implicaram em gastos no montante de US$ 879.654,39. Os três imóveis se destinam: 1)
à Chancelaria, que é onde são realizadas as atividades do Escritório, 2) à Residência Oficial do
Chefe do Posto, que, assim como a Chancelaria, funciona em um edifício, e 3) espaço locado
para guarda, principalmente, dos originais das prestações de contas analisadas pelo Escritório.
45. Durante os trabalhos foi possível observar que a administração dos imóveis e dos
respectivos contratos está em dia e em ordem.
Item 11 - Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos
instituídos pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos
sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da
UJ:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento.
12
46. Os trabalhos realizados pela Unidade nas áreas de Folha de Pagamento, Licitação
e Contratos, Plano Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior – PCAMSE,
Concessão e Prestação de Contas dos recursos repassados aos Postos não interligados ao SIAFI
na modalidade de "Adiantamentos a Unidades e Entidades" teve como objetivo avaliar se os
procedimentos e controles administrativos instituídos têm contribuído para o alcance dos
objetivos estratégicos da unidade, bem como verificar a implementação das medidas constantes
da Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, quanto aos procedimentos necessários para
apuração de responsabilidade dos Chefes dos Postos em mora dever de prestar de contas.
47. A tabela abaixo apresenta como foram distribuídas as pontuações atribuídas pelo
gestor (autoavaliação) a cada um dos componentes da estrutura de controle interno.
Níveis de Avaliação 1 2 3 4 5
Ambiente de Controle (9 questões) 1 4 4
Avaliação de Risco (9 questões) 1 8
Procedimentos de Controle (4 questões) 4
Informação e Comunicação (5 questões) 5
Monitoramento (3questões)
3
TOTAL 1 1 19 9
% (nível de avaliação) 3,33% 3,33% 63,33% 30%
Escala de valores da Avaliação (Portaria TCU nº 175/2013):
(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no
contexto da UJ.
(2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no
contexto da UJ, porém, em sua minoria.
(3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na
afirmativa no contextoda UJ.
(4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no
contexto da UJ, porém, em sua maioria.
(5) Totalmente válido. Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no
contexto da UJ.
48. No que tange ao item "Ambiente de Controle", o Gestor registra que a estrutura do
controle é totalmente ou parcialmente válida. Entretanto, as observações feitas no presente
relatório indicam que há falhas nos controles que necessitam ser corrigidas.
13
49. Com relação à avaliação de risco, a resposta da Unidade indica que 88,89% das
afirmativas são parcialmente aplicadas no contexto da UJ. Esse resultado foi confirmado por
evidências obtidas durante os trabalhos de auditoria. Embora a Unidade tenha adotado
tempestivamente medidas para evitar as inconsistências como falhas no cadastro de dependentes,
pagamento de remunerações simultâneas no Brasil e Exterior e morosidade no processo de
análise e aprovação dos processos de prestação de contas apresentados pelos Postos não
interligados ao SIAFI, os controles não são plenamente satisfatórios na opinião da equipe de
auditoria. Permanecem os riscos de pagamentos indevidos de benefícios a servidores e de
potenciais danos ao Erário, em razão da omissão do dever de prestar contas por parte dos
responsáveis pela gestão financeira e patrimonial dos Postos não interligados ao SIAFI.
Item 12 - Situações constatadas em exercícios anteriores, registradas em relatórios das
auditorias de tomadas de contas anuais encaminhados ao TCU, que se repetem ou não
foram corrigidas.
50. A exemplo do verificado e registrado em Relatórios de Auditorias de anos
anteriores, não foram implementadas medidas pelo EFNY no tocante à regularização dos saldos
contábeis e do registro das Variações Patrimoniais.
Manifestação do Gestor
51. Este Escritório está apurando e consolidando os valores das Recapitulações
Patrimoniais recebidas, relativas aos últimos exercícios, de modo a que se possa dar continuidade
ao esforço empreendido de atualização, no SIAFI, dos valores do Patrimônio dos Postos (Tel
5770/2010). A esse respeito, vale relembrar as diversas falhas nos dados encaminhados pelos
Postos, que já foram apontadas em 2010 por este Escritório e que ainda persistem, tais como:
Erros nos cálculos dos grupos (valores e quantidades);
Classificação equivocada de bens;
Valores de bens que variam de um trimestre para outro, sem que tenha havido baixa ou
inclusão de bens;
Sérios problemas técnicos apresentados pelo programa de controle de inventário dos
Postos no exterior.
52. Após cobranças efetuadas pela CPAT e o encaminhamento de algumas
Recapitulações que estavam naquela unidade da SERE, o número atualizado de Postos pendentes
14
de Recapitulação para os exercícios de 2012 e 2013 é de 10 e 30 Postos, respectivamente,
conforme tabela a seguir:
2012 2013
BRASEMB EM ACRA
BRASEMB EM ASTANA
BRASEMB EM BAKU
BRASEMB EM BISSAU BRASEMB EM BISSAU
BRASEMB EM CARACAS
BRASEMB EM CARTUM
BRASEMB EM CINGAPURA
CONSBRAS EM CIUDAD GUAYANA
BRASEMB EM CONACRI
BRASEMB EM COPENHAGUE
BRASEMB EM DACAR BRASEMB EM DACAR
BRASEMB EM DILI
CONSBRAS EM FRANKFURT CONSBRAS EM FRANKFURT
BRASEMB EM FREETOWN
VC EM GUAYARAMERIM VC EM GUAYARAMERIM
CONSBRAS EM HARTFORD
BRASEMB EM HAVANA
BRASEMB EM IAUNDÊ
BRASEMB EM JACARTA
BRASEMB EM KATMANDU
VC.EM LETHEM VC.EM LETHEM
BRASEMB EM LUSACA
BRASEMB EM MALABO
BRASEMB EM PEQUIM
BRASEMB EM PRAIA
BRASEM EM PYONGYANG
CONSBRAS EM RIVERA
BRASEMB EM SAINT JOHN"S
BRASEM EM TBILISI BRASEM EM TBILISI
BRASEMB EM TRIPOLI BRASEMB EM TRIPOLI
BRASEMB EM UAGADUGU
BRASEMB EM WELLINTON
BRASEMB EM WINDHOEK
53. Considerando que dos 30 Postos que estão pendentes de recapitulação em 2013,
23 enviaram recapitulação em 2012 e que desses 7 restantes, apenas 1 Posto (Vice-Consulado em
Lethem), não mandou qualquer recapitulação patrimonial, desde 2010, estima-se que, mesmo
com as deficiências apontadas, será possível, muito em breve, efetuar a devida atualização no
15
SIAFI com um mínimo de confiabilidade que permita a este Escritório que acompanhe e atualize
no SIAFI as variações patrimoniais dos Postos, dando cumprimento às recomendações dessa
Auditoria e do TCU.
Item 13 – Síntese das irregularidades cometidas por responsáveis não arrolados, conforme
o §7º do artigo 10 da DN TCU nº 132/2013
54. Durante os trabalhos de auditoria foram identificadas situações, a seguir
relacionadas, que podem vir a caracterizar irregularidades passíveis de instauração de
procedimentos apuratórios que, na opinião da Auditoria, não podem ser atribuídas aos
responsáveis titulares e seus substitutos arroláveis (artigo 10, caput, da IN TCU nº 63/2010).
Ressalte-se que tais situações foram objeto de pedido de esclarecimentos por parte dos gestores e
de recomendações específicas no presente relatório.
13.1 - Convênios
55. No parágrafo 31, registrou-se situação de inadimplência relativa ao Convênio
01/2009, firmado com do Instituto Brasil-Itália, caracterizada pela ausência de comprovação da
aplicação da contrapartida prevista no termo de convênio firmado. Cabe registrar que o
Escritório Financeiro em Nova York cumpriu fielmente com as obrigações que lhe cabiam no
tocante aos valores repassados e aos termos do convênio, ou seja: registrou contabilmente os
adiantamentos e as baixas, quando comprovadas. Cobrou solução para as situações de falta de
comprovação, e, esgotadas as medidas administrativas internas, registrou no SIAFI a
inadimplência e a encaminhou para o Departamento Cultural, para que fosse dado início ao
procedimento apuratório com instauração de Tomada de Contas Especial.
56. No entanto, conforme registro, abaixo reproduzido, do Relatório de Auditoria de
Gestão da Subsecretaria-Geral de Cooperação, Cultura e Promoção Comercial (SGEC) do
exercício de 2013, Unidade Jurisdicionada à qual está subordinada o Departamento Cultural, até
o momento da realização dos trabalhos de auditoria, nenhuma providência efetiva havia sido
tomada.
"Item 13 – Considerações sobre o Convênio 01/2009 – Instituto Brasil-Itália
203. Apurou-se que, dada a não aprovação da contrapartida da nona e décima
parcela do Convênio 01/2009, firmado com do Instituto Brasil-Itália, as contas do
Consulado-Geral em Milão, não puderam ser aprovadas. Após serem esgotadas
16
todas as providências cabíveis para solucionar a pendências, sem que a as
prestações de contas pudessem ter sido aprovadas, o Controle Interno
encaminhou para o Departamento Cultural, em 21/08/2013, o Memorando
CISET/136/QIPC QUIAU, pelo qual solicitou a instauração de Tomada de
Contas Especial.
204. Em 13/02/2014, o DC encaminhou para o Departamento do Serviço
Exterior memorando providências. A Auditoria constatou que não foram
adotadas, até o momento, providências para a instauração de Tomada de Contas
Especial".
57. Na opinião da equipe de Auditoria, a ausência de adoção de providências
tempestivas para apuração de responsabilidades e, se for o caso, ressarcimento de recursos ao
Erário por conta da irregularidade constatada, configura descumprimento de obrigações legais
estabelecidas normativamente, entre elas a constante do Artigo 3º da Instrução Normativa nº
71/2012, do Tribunal de Contas da União, que prevê a responsabilização do dirigente máximo
pela intempestividade de providências.
13.2 – Recursos Pendentes de Prestação de Contas
58. A Auditoria verificou que os Postos relacionados no quadro a seguir continuam a
descumprir o prazo previsto nos parágrafos 13.2.5 e 13.2.6 do Guia de Administração dos Postos
- 2011, para remessa das prestações de contas ao EFNY, ademais de não responderem
tempestivamente aos pedidos de esclarecimentos apresentados pelo Escritório. O quadro retrata a
situação em 30/06/2014:
Em US$
2007 2008 2009 2010 2011 2012 TOTAL
Emb. Georgetown 13.021,49 55.287,40 2.745,94 71.054,83
Emb. Kingston 5.989,81 5.989,81
Emb. Kinshasa 13.000,00 13.000,00
VC. Guayaramerin 18.250,60 35.248,02 62.082,30 36.444,45 44.474,33 196.499,70
VC. Puerto ayacucho 2.720,18 10.475,17 1.632,66 14.828,01
Emb. Bamako 640.032,76 640.032,76
VC. Lethem 10.444,12 15.000,00 55.929,30 81.373,42
Emb. Lisboa 400,00 4.129,79 4.529,79
Emb. Lusaca 660,39 84.468,43 85.128,82
Emb. Malabo 187.352,80 187.352,80
17
Emb. Nassau 1.293,00 2.155,00 2.585,60 6.033,60
CG Paris 11.214,45 11.214,45
Emb. Pyongyang 4.814,28 143,00 4.957,28
Emb. Lima 1.600,00 124,00 1.724,00
Emb. Lomé 6.546,48 15.405,90 21.952,38
Emb. Trípoli 10.847,37 97.356,96 108.204,33
Emb. Túnis-Trípoli 123.207,55 550,00 123.757,55
CG Ciudad del Este 49.060,54 49.060,54
CG Cochabamba 1.410,06 1.410,06
Emb. Dacar 53.380,29 53.380,29
Emb. Gaborone 47.982,89 47.982,89
CG Lagos 2.637,36 2.637,36
VC Salto del Guaira 75.067,70 75.067,70
Emb. São Jose 283.412,74 283.412,74
Emb. Daca 130.071,32 130.071,32
CG Frankfurt 469.729,98 469.729,98
Emb. Katmandu 32.622,83 32.622,83
Emb. Nairóbi 36.630,92 36.630,92
C Pedro J Caballero 55.325,45 55.325,45
Emb. Porto Príncipe 234,84 234,84
TOTAIS 13.021,49 92.527,81 35.248,02 921.014,28 213.294,75 1.540.094,10 2.815.200,45
59. Embora existam Postos em mora por se enquadrarem em situações previstas no
parágrafo 13.4.1 do Guia de Administração dos Postos, cabe registrar que, após a auditoria
efetuada no Escritório Financeiro pelo Tribunal de Contas da União no exercício de 2011, que
resultou no Acórdão nº 574/2012, as medidas adotadas pelo Escritório, como as inovações no
procedimento de análise e a edição da Portaria Ministerial de 13 de janeiro, bem como as
instruções expedidas por meio de circulares, impactaram muito positivamente na situação das
pendências. Conforme demonstram os quadros a seguir, houve uma redução na ordem de 75%
do quantitativo e dos valores pendentes quando da comparação entre a posições das contas da
Unidade nos exercícios de 2011 e de 2013.
18
QUADRO RESUMO SITUAÇÃO EM 2011 Em US$
ANO PENDÊNCIAS
TOTAL POR
IMPROPRIEDADES
TOTAL POR
PRESTAÇÃO DE
CONTAS NÃO
RECEBIDAS
TOTAL DAS
PENDÊNCIAS
2006 3 138.970,84 138.970,84
2007 5 169.769,53 4.998,02 174.767,55
2008 10 764.693,20 32.198,75 796.891,95
2009 34 1.848.583,16 218.572,12 2.067.155,28
2010 182 6.851.839,81 1.204.223,62 8.056.063,43
TOTAL 234 9.773.856,54 1.459.992,51 11.233.849,05
QUADRO RESUMO SITUAÇÃO EM 2013
Em US$
ANO PENDENCIAS TOTAL POR
IMPROPRIEDADES
TOTAL POR
PRESTAÇÃO DE
CONTAS NÃO
RECEBIDAS
TOTAL DAS
PENDENCIAS
2006 0 - - -
2007 1 11.773,57 1.247,92 13.021,49
2008 4 66.491,66 26.036,15
92.527,81
2009 1 12.380,00 22.868,02 35.248,02
2010 10 909.139,84
11.874,84 921.014,28
2011 11 192.530,44 20.764,31 213.294,75
2012 33 1.472.743,77 67.350,33 1.540.094,10
Total 60 2.665.058,88 150.141,57 2.815.200,45
Obs: Em ambos os quadros, para efeitos de comparação, não se registram as pendências do exercício que está sendo auditado.
60. Constatou-se, como causa da melhoria observada, que o Escritório passou a agir
de forma mais tempestiva, tanto no momento da análise, quanto no momento das cobranças e
notificações aos Postos inadimplentes, em cumprimento às novas instruções emanadas da
Portaria Ministerial de 13 de janeiro de 2013.
61. Após as notificações, nos casos em que não foram sanadas as pendências, o
Escritório providenciou o devido registro na conta de Diversos Responsáveis em Apuração,
conforme abaixo detalhado, e encaminhou comunicação à Coordenação de Orçamento e
19
Finanças – COF para providências de apuração. Registre-se que, ademais das notificações, e
seguindo o procedimento estabelecido nas instruções, o Escritório acionou a COF em diversas
ocasiões para que notificasse os responsáveis de Postos que já não estavam lotados no exterior:
Posto/Agente Em US$
Vc Guayaramirim 152.025,40
Emb. Malabo 187.352,80
Emb. Georgetown 78.729,83
Emb. Kingston 5.989,81
Emb. Bamako 640.032,76
MCA 11.214,45
AML 30.578,93
EAM 17.468,13
TSC 81.373,42
UTR 3.370,43
Total 1.208.135,96
62. Dando seguimento à verificação do cumprimento das medidas estabelecidas na
Portaria de 13 de janeiro, o Controle Interno procurou, por intermédio da Subsecretaria-Geral do
Serviço Exterior, Unidade Jurisdicionada à qual esta vinculada a COF, informação da situação
atual das providências em relação às notificações por ela recebidas do Escritório Financeiro,
contemplando os Postos acima listados, além daqueles por ela diretamente notificados cujos
responsáveis já não estavam lotados no exterior. Como resposta, a Unidade informou que "Está
sendo criada Comissão de Apuração de Responsabilidade em Prestações de Contas para avaliar
a situação atual, das notificações contidas na tabela em anexo."
63. Na opinião da equipe de auditoria, os reflexos positivos das medidas saneadoras
adotadas poderiam ter sido ainda melhores, caso a Secretaria de Estado, por meio da COF,
tivesse dado seguimento efetivo ao processo apuratório, ou seja, não se limitando à expedição de
notificações.
64. Pode-se, então, concluir que o Escritório fez a parte que lhe cabia no processo. O
acompanhamento por parte da Administração na SERE, porém, não apresentou a eficácia
desejada.
20
65. Na mesma resposta reproduzida no parágrafo 62 acima, a SGEX agregou a
informação: "determinei à COF que adote providências necessárias para instauração, até o fim do
corrente ano, de Tomada de Contas Especial junto à Embaixada em Georgetown."
66. No entendimento da Auditoria, como a Portaria do Ministro de Estado é
datada de 13 de janeiro de 2013, e, até o momento, julho de 2014, não foi criada a referida
Comissão, a intempestividade na adoção de medidas fere os normativos, entre eles a Instrução
Normativa nº 71/2012, do Tribunal de Contas das União, a qual estabelece que "cabe aos
responsáveis, ao tomar conhecimento de irregularidades, a adoção de medidas imediatas" (grifo
da auditoria).
Recomendação ao senhor SGEX
67. Dotar a Coordenação de Orçamento de Finanças de meios, para que, cumprindo
com suas obrigações regimentais, implemente, de forma imediata, a instauração de Tomadas de
Contas Especiais, ou, quando for o caso, processos apuratórios em relação aos Responsáveis
pelos Postos em mora.
68. Listam-se, a seguir, os Postos que, até a data de 30 de junho de 2014, estavam
inadimplentes com a prestação de contas de recursos recebidos no ano de 2013.
POSTO
PREST.DE CONTAS NÃO RECEBIDAS
(Em US$)
REA/2013 ABIDJAN Emb. 20.493,89
RPPC/2013 ANCARA Emb. 186.520,42
REA/2013 BELGRADO Emb. 485
RPPC/2013 CAIENA C.G. 696,95
RPPC/2013 CANTÃO C.G. 3.333,28
REA/2013 CARACAS 77.795,00
REA/2013 CARACAS Emb. 17.433,05
REA/2013 CASTRIES Emb. 547,32
REA/2013 CHUI Cons. 1.709,85
RPPC/2013 CIUDAD DEL ESTE C.G. 2.985,00
REA/2013 DACAR Emb. 27.234,78
REA/2013 ENCARNACION V.C. 63.524,44
REA/2013 FREETOWN Emb. 23.469,76
REA/2013 GEORGETOWN Emb. 28.406,05
REA/2013 GUAYARAMERIN C. 573,91
REA/2013 HAVANA Emb. 138.214,76
RPPC/2013 HELSINQUE Emb. 4,03
RPPC/2013 HONG-KONG C.G. 16.335,98
21
REA/2013 HONG-KONG C.G. 878,66
REA/2013 KATMANDU Emb. 450,00
RPPC/2013 KATMANDU Emb. 108.164,91
RPPC/2013 LA PAZ Emb. 296,00
RPPC/2013 LETHEM V. C. 80.138,78
REA/2013 LIMA Emb. 10.000,00
REA/2013 MANÁGUA Emb. 4.226,60
REA/2013 MOSCOU Emb. 15.343,00
REA/2013 NAIRÓBI Emb. 2.216,15
REA/2013 PEDRO J.CABALLERO Cons. 708,13
RPPC/2013 PORTO PRÍNCIPE Emb. 3.034,00
RPPC/2013 PRAIA Emb. 12.295,83
REA/2013 PRAIA Emb. 177,05
RPPC/2013 PYONGYANG Emb. 2,27
REA/2013 PYONGYANG Emb. 11.044,21
REA/2013 RAMALA Escr .Representação 43.100,00
REA/2013 RIADE Emb. 80.748,65
REA/2013 RIVERA C.G. 349,79
RPPC/2013 RIVERA C.G. 1.390,20
REA/2013 SANTA CRUZ E LA SIERRA C.G. 2.700,00
REA/2013 SANTA ELENA DE UAIREN V.C. 2.451,00
REA/2013 SÃO JOSÉ Emb. 317.688,14
REA/2013 SÃO TOMÉ Emb. 5.600,00
RPPC/2013 SÃO TOMÉ Emb. 595,62
REA/2013 SÓFIA Emb. 276,16
REA/2013 TALIN Emb. 47.110,08
REA/2013 TRÍPOLI Emb. 52.767,81
RPPC/2013 TRÍPOLI Emb. 231.331,16
REA/2013 VIENA AIEA – Missão 13.558,03
Total
1.658.405,70
69. Embora ainda não se tenha atingido a situação ideal, qual seja, a inexistência de
pendências, cabe anotar que o relatório da auditoria de gestão do exercício passado, registrava,
com relação a pendências do exercício de 2012, 56 Postos, enquanto no exercício da atual análise
figuram 48. No exercício de 2012, o montante relativo a pendências era US$ 3.879.093,39 e, em
2013, US$ 1.658.405,70. Isso demonstra que as medidas implementadas para corrigir pendências
antigas (vide parágrafos 60 e 61), também tiveram impacto positivo nas pendências atuais.
22
Recomendação
70. Recomenda-se ao Escritório Financeiro, caso ainda não o tenha feito, que adote a
providência prevista na Portaria de 13 de janeiro de 2013, expedindo notificação aos
responsáveis dos Postos relacionados nos quadros inseridos nos parágrafos 58 e 68 (com exceção
daqueles que tiveram aprovada prorrogação do prazo de apresentação da prestação de contas de
recursos inscritos em REA). Considerando os normativos vigentes, todos já estão na situação de
mora, ou seja, irregulares com relação à prestação de contas dos recursos recebidos.
IV – CONCLUSÃO
71. Tendo em vista que a responsabilidade pelas irregularidades mencionadas a partir
do parágrafo 58 não podem ser atribuídas ao Dirigente Máximo do EFNY, mas sim aos Chefes
de Postos em mora no dever de prestar contas, e, ainda, com base nos exames realizados no
período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE do processo
de contas da Unidade Jurisdicionada.
Brasília-DF, em 22 de agosto de 2014.
S
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
H
Técnico de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
M
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
L
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
V
Técnica de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
I
Técnica de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
