1 Notemos que toda vez que quisermos conter as ações com início, meio e fim dentro de um contexto, dizemos ser um PROCESSO E para que todos o entendam,

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Notemos que toda vez que quisermos conter as ações com início, meio e fim dentro de um contexto, dizemos ser um

PROCESSO

E para que todos o entendam, devemos colocá-lo em forma de fluxo, como a seguir.

INDICADORES DE PROCESSO E DE RESULTADO

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Vamos exercitar escolhendo um processo qualquer e desenhar o seu fluxo: A troca de uma lâmpada queimada.


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E agora, que tal se fizéssemos um processo de Planejamento de Aula de Ginástica?

Vejamos a seguir...


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Quais as vantagens de um processo mapeado?Bem...• Os procedimentos serão sempre os mesmos (repetitividade);• sendo os mesmos procedimentos, é mais fácil controlá-los

(controlabilidade);• todos os envolvidos entendem o que é feito e • é mais fácil de revisar para aprimorar, ajustar.


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Agora que sabemos bastante a respeito de Processo, desde as entradas, o processamento e a saída, vamos aprender a fazer a Gestão por Indicadores com o auxílio de ferramentas administrativas ou Ferramentas de Gestão.


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Quais são?

Para que servem?

FERRAMENTAS DE GESTÃO

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As principais (mais usadas) são:• Run Chart• Histograma• Pareto• Gauss

E servem para resolver os problemas que aparecem e exigem uma forma sistematizada para resolvê-los.


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Muitas vezes, a solução de um problema está à nossa frente, mas não conseguimos enxergar.Tentamos caminhos, damos e recebemos palpites e... Nada. Não raro, o problema (sem solução), se agrava.E então?Como resolver essa questão?Através de um raciocínio muito simples: indo do todo para o particular.Veja o RUN CHART como exemplo.


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É como se cercássemos o problema, destrinchássemos o todo em partes, analisando componente por componente.

Para construir uma solução é preciso desconstruir primeiro.

A solução vem muito mais rapidamente e com objetividade se estivermos fazendo uma administração por meio de indicadores. Por exemplo:


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Se estivermos acompanhando o número de participantes presentes a cada dia de aula, podemos colocar num papel, registrar cada evento. Assim, teremos uma “Carta de Controle” ou “Run Chart”, como a seguir.


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0

5

10

15

20

25

Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter

nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades

Neste eixo, construímos uma escala de zero a 25 (se esse número for o máximo de presenças possíveis).

FERRAMENTAS DE GESTÃO - “RUN CHART”

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0

5

10

15

20

25


nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades

Neste eixo, construímos uma escala de zero a 25 (se esse número for o máximo de presenças possíveis). Traçamos uma linha para indicar o nosso

objetivo. O quanto queremos de participação, por aula.


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0

5

10

15

20

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nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades



Aqui traçamos uma linha para indicar a média das ocorrências (soma de todos os dias dividido pelo número de dias)


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0

5

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25


nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades




Aqui estão todos os registros das aulas, dia-a-dia


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0

5

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nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades

Neste eixo, construímos uma escala de zero a 25 (se esse número for o máximo de presenças possíveis).

Neste outro eixo, construímos uma outra escala, com os dias de aula, por exemplo.

Traçamos uma linha para indicar o nosso objetivo. O quanto queremos de participação, por aula.


Aqui estão todos os registros das aulas, dia-a-dia


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0

5

10

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20

25

Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter Qua Qui Sex Seg Ter nº

de p

rese

nças

em

um

a ati

vida

de

Dias de Atividades

Pronto. Agora podemos fazer o acompanhamento e controle da variável “presença”ao longo do tempo. Note como a variável oscila. Por que? Porque a média está tão mais baixa que o objetivo? Há que analisar cada evento

não-conforme. Isso é gerenciar !

Pronto. Agora podemos fazer o acompanhamento e controle da variável “presença”ao longo do tempo. Note como a variável oscila. Por que? Porque a média está tão mais baixa que o objetivo? Há que analisar cada evento

não-conforme. Isso é gerenciar !


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Outra ferramenta muito útil é o Histograma.

Histograma é uma representação gráfica da distribuição de frequências de uma massa de medições, normalmente um gráfico

de barras verticais.

Nossa, que complicado!

Que complicado, que nada. Veja a seguir.


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0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

sFERRAMENTAS DE GESTÃO - “HISTOGRAMA”

20

0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

s

Neste eixo, construímos uma escala de zero a 12 (se esse número for o máximo de faltas, de ausências possíveis).

FERRAMENTAS DE GESTÃO - “HISTOGRAMA”

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0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

s


Neste outro eixo, construímos uma outra escala, com os meses (período) que se quer analisar.


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0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

s



Aqui registramos em cada mês o número de ausências. Em maio, quatro, em junho, seis. Em julho, onze e assim por diante.



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0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

s





Note como as ausências estão diminuindo, mês a mês. Com certeza isso é resultado de boa gestão. Bom gerenciamento.


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Histograma

0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

sFERRAMENTAS DE GESTÃO - “HISTOGRAMA”

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Histograma

0123456789

101112

5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

Meses

Au

sên

cia

s

Conhecer a freqüência com que cada evento ocorre

Conhecer a freqüência com que cada evento ocorre


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Mas...

Às vezes, o problema pode estar em várias causas. Quais são aquelas que mais impactam na solução ?

O uso do Gráfico de Pareto é muito útil.

Vejamos:


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0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

D B F A C E Outro

FERRAMENTAS DE GESTÃO - “GRÁFICO DE PARETO”

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Número deAusências

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

D B F A C E OutroD – Falta ao Trabalho A - FériasB – Licença Médica C – Reuniões com a ChefiaF – Serviço Externo E – Presente mas não compareceuMotivos


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D B F A C E Outro

100%

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D – Falta ao Trabalho A - FériasB – Licença Médica C – Reuniões com a ChefiaF – Serviço Externo E – Presente mas não compareceu

Motivos


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D B F A C E Outro

100%

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0


Motivos



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D B F A C E Outro

100%

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0


Motivos


Neste outro eixo colocamos as variáveis que contribuem para o problema, em ordem decrescente. Do maior para o menor.


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0

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40

60

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100

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140

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D B F A C E Outro

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Motivos


E neste, construímos uma escala percentual, de zero a cem.



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D B F A C E Outro

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Motivos


E neste, construímos uma escala percentual, de zero a cem.


Aqui temos dois números: A quantidade de Ausências em cada um dos motivos e o quanto (percentualmente) essa quantidade representa do todo.


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0

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D B F A C E Outro

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D – Falta ao trabalhoB – Licença médicaF – Serviço externoA – FériasC – Reuniões com a chefiaE – Presente mas não compareceu

Motivos


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D B F A C E Outro

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D – Falta ao trabalhoB – Licença médicaF – Serviço externoA – FériasC – Reuniões com a chefiaE – Presente mas não compareceu

Motivos

Estratificação das Causas – umas são mais importantes

que as outras

Estratificação das Causas – umas são mais importantes

que as outras


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Outra forma de se gerenciar o comportamento das variáveis é através da Curva de Gauss ou Curva do Sino.

Chama-se assim pois seu descobridor chamava-se Gauss e o modelo (curva) se parece com o formato de um sino.

O princípio é que a grande maioria dos fenômenos se distribuem em torno de uma média.


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Isso quer dizer que haverá sempre um “menor” e outro “maior”, em torno da média.

Veja uma aula de aula. Há sempre o aluno(a) mais baixo(a) e o aluno(a) mais alto(a) mas todos em torno da média que é o ponto onde se concentra o maior número de alunos.

Outro exemplo? Num Programa de Ginástica na Empresa ou em apresentações de uma peça no Teatro Sócio-Educativo.

FERRAMENTAS DE GESTÃO – CURVA DE GAUSS

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Se medirmos a participação nesses eventos, vamos ver que em um deles a participação foi muito baixa e em outro, a participação foi altíssima, mas a maioria em torno da média.

A Curva de Gauss nos permite “ver” esse fenômeno e questionar os porquês e daí, sabendo a razão, gerenciar para conseguir melhorar nosso objetivo.

Ela se mostra assim:


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LSELSE

mmMédia

Maior concentração de altura de alunos

Limite Superior de Especificação

Curva de Distribuição Normal

LIELIE

Limite Inferior de Especificação

Núm

ero

de v

ezes

que

a

variá

vel (

altu

ra) a

cont

eceu

Todas as medidas de altura, da menor para a maior

Alunos mais baixos (poucos e distantes da

média)

Alunos mais altos (poucos e

distantes da média)


40

% de Presenças Entre Departamentos e Turnos

Núm

ero

de e

vento

s co

m a

mesm

a p

orc

enta

gem

1059075604530

12

10

8

6

4

2

0

Mean 61,58StDev 18,32N 85

Distribuição de Frequência - Ginástica LaboralDistribuição Normal - Curva de Gauss

Abaixo, um exemplo de distribuição


Documents

1 Notemos que toda vez que quisermos conter as ações com início, meio e fim dentro de um contexto, dizemos ser um PROCESSO E para que todos o entendam,