1 PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU Tribunal de Contas da União João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina [email protected]

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PROCEDIMENTOS DE PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCUFISCALIZAÇÃO NO TCU

Tribunal de Contas da União

João Manoel da Silva Dionisio

Secretário de Controle Externo

Santa Catarina

[email protected]

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A INTRODUÇÃO1 Conceitos Gerais2 Plano de Fiscalização3 Normas de Fiscalização4 Ética em FiscalizaçãoB FISCALIZAÇÃO5 Planejamento6 Execução6.1 Técnicas de Fiscalização6.2 Evidência em Fiscalização6.3 Achado de Fiscalização7.0 Papéis de Trabalho8.0 Relatório de Fiscalização9.0 Técnicas de Entrevista em Fiscalizações10 Aspectos Comportamentais e Práticos dos

Trabalhos de Fiscalização

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FISCALIZAÇÃO NO TCU FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos GeraisConceitos Gerais


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AUDITORIAAUDITORIA

Aplicação de um conjunto de metodologias, procedimentos e técnicas, métodos de revisão e avaliação, aferição e análise com a finalidade de obtenção de informação e conhecimento acerca da regularidade ou dos resultados das finanças, atividades, projetos, programas, políticas e órgãos governamentais.


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Fiscalização no TCUFiscalização no TCU

Art. 230 do Regimento Interno “O Tribunal, no exercício de suas

atribuições, poderá realizar, por iniciativa própria, fiscalizações nos órgãos e entidades sob sua jurisdição, com vistas a verificar a legalidade, a economicidade, a legitimidade, a eficiência, a eficácia e a efetividade de atos, contratos e fatos administrativos.”


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Instrumentos de Fiscalização Instrumentos de Fiscalização do TCU do TCU

LevantamentosAuditorias InspeçõesAcompanhamentosMonitoramentos


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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCULevantamentos - Objetivos: conhecer a organização e o funcionamento dos

órgãos e entidades da administração federal, incluindo fundos e demais instituições jurisdicionadas

conhecer sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais

avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações


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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAuditoria Conformidade: examinar a legalidade e a

legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial

Natureza Operacional: avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados


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AUDITORIAAUDITORIACONFORMIDADE X OPERACIONALCONFORMIDADE X OPERACIONAL

AUDITORIA DE CONFORMIDADE AUDITORIA OPERACIONAL

LEGALIDADE


DESVIOS DE

RECURSOS

FRAUDE

ECONOMICIDADE

EFICÁCIA

DESPERDÍCIO

EFETIVIDADE

EQÜIDADE

QUALIDADE

EFICIÊNCIA

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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUInspeção - Objetivo:

suprir omissões e lacunas de informações

esclarecer dúvidas ou apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade de fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à sua jurisdição


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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAcompanhamento - Objetivos: examinar, ao longo de um período predeterminado,

a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial

avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados


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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCUAcompanhamento - Meios: leis do plano plurianual, lei de diretrizes orçamentárias,

da lei orçamentária anual e da abertura de créditos adicionais

editais de licitação, dos extratos de contratos e de convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres, e atos sujeitos a registro

expedientes e documentos solicitados visitas técnicas ou participações em eventos promovidos

por órgãos e entidades da administração pública


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Instrumentos de Fiscalização do TCUInstrumentos de Fiscalização do TCU

Monitoramento - Objetivo: verificar o cumprimento das deliberações

do Tribunal e os resultados delas advindos


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Tipologia de auditoria baseada Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizadaem área fiscalizada

•Auditoria de Tecnologia da Informação

•Auditoria de Obras

•Auditoria de Pessoal

•Auditoria Ambiental


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FISCALIZAÇÕESFISCALIZAÇÕES PORPOR

INSTRUMENTOINSTRUMENTO 2005 2005


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FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005


NORMAS DE AUDITONORMAS DE AUDITORIARIA


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DEFINIÇÃODEFINIÇÃO

As normas de auditoria representam os requisitos básicos a serem observados no desempenho do trabalho de auditoria

William Attie


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FINALIDADE DAS NORMAS DE FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIAAUDITORIA

Registro do nível de conhecimento

Consistência metodológica

Garantia de qualidade dos trabalhos

Sobrevivência da atividade de auditoria


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FONTES DE NORMAS DE AUDITORIAFONTES DE NORMAS DE AUDITORIA

Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC) - Normas Internacionais de Auditoria (International Audit Standards - ISA)

Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)

Government Accountability Office (GAO) dos Estados Unidos - Normas de Auditoria Governamental (Government Auditing Standards, ou Yellow Book - Revisão 2003)


https://intranet.tcu.gov.br/publicacoes/adfis/NormasAuditoriaExterna/Normas%20Internacionais%20de%20Auditoria%20-%20IFAC%20-%202006.pdf

https://intranet.tcu.gov.br/publicacoes/adfis/NormasAuditoriaExterna/Normas%20de%20Auditoria%20Governamental%20-%20GAO%20-%20USA%20-%202003.pdf

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FONTES DE NORMAS DE AUDITORIAFONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Conselho Federal de Contabilidade (CFC)

– Resolução CFC nº 820, de 17-12-97 - NBC T 11: Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis

– Resolução CFC nº 821, de 17-12-97 - NBC P 1: Normas Profissionais de Auditor Independente


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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Dividem-se em quatro partes Princípios básicos Normas Gerais Normas de Trabalho de Campo Normas Para a Elaboração dos Relatórios


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Constituem uma orientação ao auditor que o ajudará a determinar a amplitude da sua atuação e os procedimentos que devem ser aplicados na auditoria

As normas de auditoria ou fiscalização constituem os critérios ou a medida de avaliação da qualidade dos resultados da auditoria

As EFS devem cumprir as Normas de Auditoria da INTOSAI, adaptáveis no caso de Tribunais de Contas


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Normas Gerais de Auditoria Governamental As EFS devem adotar políticas e procedimentos

para: Contratar pessoal com preparação adequada Formar seus funcionários de maneira que

executem suas tarefas com eficácia Elaborar manuais e outros tipos de guias e

instruções escritas referentes à realização das auditorias


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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINormas Gerais de Auditoria Governamental

Aproveitar os meios técnicos e profissionais disponíveis e determinar os que são necessários

Distribuir adequadamente tais meios e designar o número suficiente de pessoas para a realização de cada tarefa

Planejar e supervisionar as auditorias de maneira apropriada a fim de alcançar os objetivos desejáveis com a diligência e o interesse devidos


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Normas do trabalho de campo

Planejamento

– O auditor deve planejar suas tarefas de maneira a assegurar uma auditoria de alta qualidade e que seja realizada com a devida economia, eficiência, eficácia e prontidão


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Supervisão– O trabalho realizado pelo pessoal da

auditoria, em cada nível e fase da fiscalização, deve ser adequadamente supervisionado


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Documentação

– A documentação obtida deve ser revisada por um membro experiente da equipe fiscalizadora


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Para fundamentar os pareceres e as conclusões do auditor relativas à organização, ao programa, à atividade ou à função fiscalizada, devem ser apontadas provas adequadas (evidências)provas adequadas (evidências), pertinentes e razoáveis


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Normas do trabalho de campo: Provas de Auditoria - Documentação

Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e detalhados, a fim de permitir a outro auditor, que não tenha tido contato prévio com a auditoria, constatar através desses documentos o trabalho desenvolvido para fundamentar as conclusões


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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINormas para elaboração dos relatórios na

Auditoria Governamental Ao final de cada auditoria o auditor deve preparar

por escrito seu parecer ou relatório, manifestando de forma adequada os fatos descobertos

Compete à EFS decidir, em última instância, o que deverá ocorrer em relação às práticas fraudulentas ou às graves irregularidades constatadas pelos auditores


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Controle de Qualidade As EFS devem estabelecer sistemas e

métodos para confirmar que os procedimentos de controle de qualidade têm funcionado de maneira satisfatória

Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria

Garantir melhorias e evitar que as deficiências se repitam


ÉTICA EM AUDITORIAÉTICA EM AUDITORIA


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Normas com Significado Ético

Independência Conflitos de interesses (evitar entre o

fiscalizador e a entidade fiscalizada) Competência profissional exigida Devida diligência (Due care)


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ÉTICA EM AUDITORIAÉTICA EM AUDITORIA

Um Código de Ética constitui um documento que engloba os valores e princípios que devem orientar o trabalho cotidiano dos auditores

Publicado pela Comissão de Normas de Auditoria no XVI Congresso da INTOSAI em 1998,em Montevidéu, Uruguai


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NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAINORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético: Independência

Não deve ser indicado para fazer auditoria o auditor da EFS que tenha relações estreitas com membros da gerência da entidade auditada, sejam elas de amizade, parentesco ou de qualquer outro tipo, que possam vir a prejudicar sua objetividade, na mesma


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INDEPENDÊNCIAINDEPENDÊNCIA A independência dos auditores não deve ser

afetada por interesses pessoais ou externos:

– preconceito dos auditores em relação a pessoas, entidades fiscalizadas, projetos ou programas

– por haver o auditor trabalhado recentemente na entidade fiscalizada

– por relações pessoais ou financeiras que provoquem conflitos de lealdade ou de interesses


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COMPETÊNCIA PROFISSIONALCOMPETÊNCIA PROFISSIONAL

Os auditores não devem desenvolver trabalhos para os quais não possuam a competência profissional necessária

Devem também compreender, de maneira adequada, os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento da entidade fiscalizada


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OBJETIVIDADE E OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADEIMPARCIALIDADE

Objetividade e imparcialidade são requisitos de todo trabalho efetuado pelos auditores e, em particular, em seus relatórios, que deverão ser exatos e objetivos

Portanto, as conclusões contidas nos pareceres e relatórios devem basear-se exclusivamente nas provas obtidas e organizadas de acordo com as normas de auditoria da EFS


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SEGURANÇA, CONFIANÇA E SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADECREDIBILIDADE

Os auditores devem portar-se de maneira que seja promovida a cooperação e as boas relações entre eles e dentro da profissão

A cooperação recíproca e o apoio à profissão por parte de seus membros constituem elementos essenciais do profissionalismo


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INTEGRIDADEINTEGRIDADE

Os auditores são obrigados a cumprir normas superiores de conduta, como por exemplo a imparcialidade, durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal das entidades fiscalizadas


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INTEGRIDADEINTEGRIDADE

A integridade também exige que os auditores:

cumpram os princípios de objetividade e independência

tenham uma conduta profissional impecável tomem decisões de acordo com o interesse

público


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NEUTRALIDADE POLÍTICANEUTRALIDADE POLÍTICA

É importante que os auditores conservem sua independência em relação às influências políticas, a fim de desempenhar com imparcialidade suas responsabilidades de fiscalização


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CONFLITOS DE INTERESSESCONFLITOS DE INTERESSES

Os auditores deverão proteger sua independência e evitar qualquer possível conflito de interesses, recusando presentes ou gratificações que possam ser interpretados como tentativas de influir sobre a independência e a integridade do auditor


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Os auditores deverão evitar todo tipo de relação com os diretores ou funcionários da entidade fiscalizada, bem como com outras pessoas que possam influenciar, comprometer ou ameaçar a capacidade de atuarem com independência


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Os auditores não deverão utilizar informações recebidas no desempenho de suas obrigações como meio para obtenção de benefícios pessoais para eles ou para outros


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SIGILO PROFISSIONALSIGILO PROFISSIONAL

A informação obtida pelos auditores no processo de auditoria não deverá ser revelada a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo objetivando cumprir responsabilidades legais ou de outra classe que correspondam à EFS, como parte dos procedimentos normais desta, ou em conformidade com as leis pertinentes


FASES DE FISCALIZAÇÃOFASES DE FISCALIZAÇÃO

PROCESSO DE AUDITORIA

PLANEJAMENTO EXECUÇÃO RELATÓRIO


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PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO


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PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA

Fixação antecipada do que se deseja atingir (objetivo) e DO QUE deve ser feito para alcançá-lo (estratégias, táticas, ações), com a definição do QUANDO (cronograma), em QUE SEQÜÊNCIA (encadeamento), COMO (metodologia), QUEM (responsabilidade), ONDE (localização), POR QUÊ (fundamentação)e A QUE CUSTO (orçamento)


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Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento:estratégico, tático e operacional

(relações com a auditoria)

Planejamento estratégico - mais amplo e abrangente. Homologado pela alta cúpula (O plano de auditorias está em nível estratégico). Planejamento tático - Feito em nível de Secretarias. Em termos que fiscalização é o conjunto de auditorias a serem realizadas pela Secretaria.Planejamento operacional - projetado para o curto prazo, e para o alcance de metas específicas. Em fiscalização, é aquele feito para cada missão fiscalizatória.

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PLANEJAMENTO DA PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO

etapa fundamental

tempo adequado

tempo problemas


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NORMAS DE AUDITORIA NORMAS DE AUDITORIA (PLANEJAMENTO)(PLANEJAMENTO)

INTOSAI - International Organization of Supreme Audit Institutions

IFAC - International Federation of Accountans

CFC - Conselho Federal de Contabilidade

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PADRÕES DE PLANEJAMENTO

UNIDADE TÉCNICA

COORDENADORA(item 9)

MATRIZ DE PLANEJAMENTO E MATRIZ DE PROCEDIMENTOS

(item 10)

VISÃO GERAL DO OBJETO

(itens 11 e 12)

Fontes de

Informação(item 11)

Conteúdo da

Informação(item 12)

Roteiro De Auditoria De Roteiro De Auditoria De ConformidadeConformidade

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MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

Visão geral - informações gerais sobre o órgão a ser fiscalizado

Elaboração das matrizes de planejamento e procedimentos

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VISÃO GERAL DO OBJETOConteúdo da informação

(item 12)

Descrição do objeto- características -

Legislação aplicável

Objetivos institucionais do órgão/entidade

Setores responsáveis, competências e atribuições

Pontos críticos e deficiências do controle interno

- Conhecimento e compreensão do objeto- Ambiente organizacional

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VISÃO GERAL DO OBJETOFontes de informação

(item 11)

Sistemas informatizados

Cadastros

Legislação e normas específicas

Contas dos últimos exercícios

Fiscalizações anteriores

- papéis de trabalho -

Processos relacionados:- órgão/entidade auditado

- objeto da auditoria

Servidores do TCU

Órgãos de controle interno

Órgão/entidade auditado

Notícias

Trabalhos acadêmicos publicados

TCETCMMP

Possíveis ações

judiciais

Levantamentos anteriores

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MATRIZES DE AUDITORIA

Matrizes são ferramentas utilizadas nas três fases de auditoria, com o objetivo de executar os trabalhos segundo os princípios, técnicas e normas de auditoria geralmente aceitas.

• Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos.

• Fase de execução: matrizes de procedimentos, de achados e de responsabilização.

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Matriz de PlanejamentoMatriz de PlanejamentoObjetivos IObjetivos I

selecionar, de maneira prévia, as áreas ou questões mais relevantes em uma determinada auditoria

dar foco ao trabalhoampliar os potenciais resultados dos trabalhos.minimizar riscos de prorrogações na duração

dos trabalhos e desgastes com as chefias


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Matriz de PlanejamentoMatriz de PlanejamentoObjetivos IIObjetivos II

Equacionar expectativas e evitar surpresas ao final da execução, discutindo o trabalho previamente com as chefias imediatas

“... mas não era nada disso que era para ser feito!”


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MATRIZ DE PLANEJAMENTOMATRIZ DE PLANEJAMENTO

Questão de AuditoriaInformações RequeridasFontes de InformaçãoTécnicas de AuditoriaLimitaçõesPossíveis Achados


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OBJ ETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria

QUESTÕESDE

AUDITORI A

INFORMAÇÕESREQUERIDAS

FONTESDE

INFORMAÇÃO

TÉCNICASDE

AUDITORI A

LIMI -TAÇÕES

POSSÍVELACHADO

Apresentar,em forma deperguntas, osdiferentesaspectos quecompõem oescopo daauditoria eque devemserinvestigadoscom vistas àsatisfação doobjetivo

Identificar asinformaçõesnecessárias pararesponder aquestão deauditoria

Identificar asfontes de cadaitem deinformação.Estas fontesestãorelacionadascom astécnicas deauditoriaempregadas

Especificar astécnicas queserãoutilizadasparaobtenção etratamentodasinformações.

Especificaraslimitaçõesrelativas às:- técnicasadotadas,- fontes deinformação,- condiçõesoperacionaisdo trabalho.

Esclarecerprecisamenteque conclusõesou resultadospodem seralcançados apartir daestratégiametodológicaadotada

Q1Q2Qn

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OBJETIVO DE AUDITORIA

Define o escopo da auditoria, o que se pretende esclarecer com a fiscalização. Deve ser apresentado sob a forma declarativa. Deve, ainda, conter um verbo de ação e ser enunciado de forma clara e resumida.

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QUESTÕES DE AUDITORIA

As questões devem englobar os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados, com vistas à satisfação do objetivo. Deve limitar-se ao universo do escopo previsto.

Apresenta-se em forma de pergunta.

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INFORMAÇÕES REQUERIDAS

Nessa coluna são especificadas as informações necessárias para responder à questão de auditoria. As informações requeridas são escritas na forma afirmativa.

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FONTES DE INFORMAÇÃO

Para cada informação requerida, há pelo menos uma fonte para prestá-la. A fonte pode ser uma pessoa, local ou documento onde se deverá obter a informação (Ata, DRH, Anacleto).

Quanto à origem, a fonte pode ser:a) interna: situada na própria entidade auditada b) externa: sua origem é fora da entidade auditada

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TÉCNICAS DE AUDITORIA

Técnicas são formas de aplicar procedimentos de auditoria, para colher e/ou tratar informações.

Técnicas mais utilizadas: exame documental, inspeção física, conferência de cálculo, observação, entrevista, circularização, conciliação, análise de contas contábeis, revisão analítica, pesquisa em sistemas informatizados, etc

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LIMITAÇÕES

São restrições relativas à aplicação das Técnicas de Auditoria, ao acesso às Fontes de Informação ou às próprias condições operacionais. Só devem ser descritas caso não sejam mitigadas, como:

– “inexperiência em auditorias na área X”: a equipe poderá ser treinada para evitar a limitação;

– “vasta legislação”: a equipe poderá estudá-la com antecedência. Não havendo possibilidade de treinamento, permanece a limitação.

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EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:

a) quanto às técnicas:

– entrevista: ausência do responsável em território nacional durante a auditoria;

– circularização (pesquisa de preços): área de notória especialização;

– observação direta em obras subterrâneas concluídas.

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b) quanto às fontes de informação:

– manuais de operação escritos em idiomas pouco usuais (holandês, japonês);

– documentos arquivados em local remoto;

– órgãos que trabalham com informações sigilosas;

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c) quanto às condições operacionais:– locais de acesso difícil ou inseguro (catástrofes, zonas de violência, locais ermos);– não fornecimento de senha para acesso a sistemas;– inexistência de transporte ou alojamento na região da auditoria.

*Caso a limitação comprometa o êxito da auditoria, a Secretaria avalia a oportunidade e a conveniência de excluir ou não a questão ou de realizar a auditoria em outro momento

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LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS

Algumas limitações podem ser superados no decorrer da auditoria ou transformados em achados. Por exemplo:

inexistência ou subjetividade da justificativa para inexigibilidade/dispensa de licitação;

ausência de documentos e informações;

limitações de auditorias anteriores não sanadas após determinação do TCU.

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POSSÍVEIS ACHADOS

Achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões da auditoria.

A coluna “Possíveis achados” deve ser coerente com as questões de auditoria. Conterá hipóteses de achados.

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Construção de uma Matriz de Construção de uma Matriz de PlanejamentoPlanejamento

1. Discussão acerca do objetivo da fiscalização– delimitação do problema que a fiscalização aborda, ou

seja, qual o escopo da auditoria.– A discussão orientada pela matriz possibilita uma

equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.


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2. decomposição do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz) - Brainstorm

ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos (campo possíveis achados)

é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido.


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3. Explicitação: das informações necessáriasdas fontes dessas informaçõesde como buscá-las (utilizando quais técnicas), das limitações com que a abordagem adotada se

defronta. A cada um desses elementos necessários à

resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento.

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Matriz de ProcedimentosMatriz de Procedimentos

Detalhamento, passo a passo, da fiscalização na forma de itens de verificação a serem executados

Contém a previsão de custos do trabalho


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Matriz de ProcedimentosMatriz de ProcedimentosTC nº ___________ Fiscalis nº ___________ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DEAUDITORIA

PROCEDIMENTOS OBJETO ACHADO

Correspondência com aQuestão de Auditoria(Qn) constante daMatriz de Planejamento

Descrição dos Itens deverificação ou check list

Onde serão efetuados osprocedimentos (ex.Contrato XX/2005;Convênio XXX/2004)

Usar a notação A1,A2,..., An (parapossibilitar acorrespondência com amatriz de achados) ou Nquando não houverachado

P11

P12

Q1

P1n

P21

P22

Q2

P2n

P31

P32

Qn

P3n

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PAPÉIS DE TRABALHO

São documentos, apontamentos, informações e provas reunidas pelo auditor, que subsidiam e

evidenciam o trabalho executado e fundamentam a sua opinião.

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FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO

•Auxílio aos exames e à elaboração do relatório

•Registro do trabalho e das conclusões

•Suporte do relatório

•Supervisão e revisão (qualidade).

TÉCNICAS DE TÉCNICAS DE FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO


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Técnicas de AuditoriaTécnicas de Auditoria Definição Definição

Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações


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Técnicas de AuditoriaTécnicas de Auditoriaexame documental inspeção físicaconferência de cálculosobservaçãoentrevistacircularizaçãoconciliaçõesanálise de contas contábeis revisão analítica


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EXAME DOCUMENTALEXAME DOCUMENTAL

Procedimento mais usado

Confundido com a própria auditoria

Deve ser opção deliberada e não por desconhecimento de outras técnicas

Exame de Edital, Prestação de Contas de Convênio, Nota Fiscal


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INSPEÇÃO FÍSICAINSPEÇÃO FÍSICA

Constatação “in loco”– Localização de bens (desaparecidos,

inexistentes, estoques, obras)– Identificação de servidores ou contratados

fantasmas– Bens danificados (escolas, hospitais)– Existência de empresas contratadas


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CONFERÊNCIA DE CÁLCULOSCONFERÊNCIA DE CÁLCULOS

Indispensável para conferência de operações

que envolvam cálculos, transposição de

valores

Privatização do Banespa (omissão de crédito

tributário na planilha de avaliação)


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OBSERVAÇÃOOBSERVAÇÃO

Sempre que possível deverá ser realizada por mais de um membro da equipe

Registrar os fatos observados concomitantemente à sua ocorrência

Comparar atividade prevista em norma com a sua efetiva realização (análise de prestação de contas de convênio)


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ENTREVISTAENTREVISTA

Elaboração de perguntas objetivando respostas para quesitos previamente definidos


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CIRCULARIZAÇÃOCIRCULARIZAÇÃO

Confirmação, junto a terceiros, de fatos apresentados pela entidade– Cartas p/ confirmação de saldos em bancos– Confirmação do pagamento a fornecedores – Escola recebeu merenda escolar– Alegados licitantes foram realmente

convidados– Verificações de Notas Fiscais junto ao Fisco


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CONCILIAÇÃOCONCILIAÇÃOCompatibilidade entre o saldo das contas

sintéticas com aqueles das contas analíticas

Confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos de fontes externas

Conciliação bancária dos pagamentos em convênios


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ANÁLISE DE CONTASANÁLISE DE CONTAS

Exame das transações que geraram lançamentos na conta contábil

Parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam

Lançamento de investimento como custeio


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REVISÃO ANALÍTICAREVISÃO ANALÍTICAObjetiva verificar o comportamento de valores

significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas.

Inferências lógicas ou estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão

demonstração de “jogo de planilha” em licitação de obras, equilíbrio econômico financeiro


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TRIANGULAÇÃOTRIANGULAÇÃOComparação de informações obtidas em

diferentes fontes, por intermédio da utilização de mais de uma técnica

Dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas.

Fortalece, aumenta e corrobora a consistência das evidências


EVIDÊNCIA EVIDÊNCIA EM EM

FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO


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DefiniçãoDefinição

Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe


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Evidências x IndíciosEvidências x IndíciosIndícios - Discordância entre a situação

encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria.

Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.


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EVIDÊNCIASEVIDÊNCIAS (item 22)(item 22)

Suficientes e completas

Adequadas e fidedignas: - autenticidade - confiabilidade - exatidão da fonte

Pertinentes ao temaRelacionadas com o achado

(evitar a acumulação indiscriminada de papéis)


98

Adequação e FidedignidadeAdequação e Fidedignidade

Fonte da Informação

– interna

– externa


99

Classificação das EvidênciasClassificação das Evidências

Física

Documental

Oral (testemunhal)

Analítica

Corroborativa


100

Evidência FísicaEvidência Física

Obtida pela inspeção ou observação direta

Deve ser documentada : fotografias, amostras, filmes, etc.


101

Evidência DocumentalEvidência Documental

Tipo mais comum

Documentos internos e externos


102

OralOral

Obtida por intermédio de entrevistas ou

questionários

Valor limitado como prova

Fornece pistas

Tem de ser confirmada por outras evidências


103

Evidência AnalíticaEvidência Analítica

Cálculos, comparações, raciocínio lógico

etc.

Depende de fatores como exatidão dos

cálculos e tamanho da amostra


104

ANÁLISE DE CONTAS

REVISÃO ANALÍTICA

CONFERÊNCIA DE CÁLCULOSANALÍTICA

ENTREVISTAORAL

EXAME DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

INSPEÇÃO FÍSICAFÍSICA

TÉCNICAEVIDÊNCIA

CIRCULARIZAÇÃO

CONCILIAÇÕES

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DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS EVIDÊNCIAS (item 23)(item 23)

originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria

cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado

fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos

extratos de entrevista (Anexo VI) respostas a questionários planilhas de cálculo, quadros comparativos,

demonstrativos


106

Organização das Evidências no Organização das Evidências no Processo de FiscalizaçãoProcesso de Fiscalização

As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria

Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal

Cada anexo - em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas


ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIA


108

DefiniçãoDefinição

Um achado de auditoria é uma descoberta do

auditor que fundamentará as conclusões e recomendações da

auditoria.


109

ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIAATRIBUTOS ATRIBUTOS (Glossário)(Glossário)

Situação encontrada

Critério

Causa

Efeito


110


ATRIBUTOS DO ACHADOSituação Encontrada (Condição)É a situação existente, determinada e documentada durante os trabalhos. Reflete o grau de atingimento dos critériosCritérioÉ a norma ou o padrão adotado, por intermédio do qual o auditor mede ou valora a condiçãoCausaÉ a razão pela qual a condição ocorreu. Sua menção é necessária para a contextualização do achado e formulação de sugestões para resolução dos problemasEfeito (Conseqüência)É o resultado adverso (ou não) da situação encontrada. Se possível deve estar devidamente quantificado

Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e FiscalizaçãoEscola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

111

ITEM SITUAÇÃO

ENCONTRADA

CRITÉRIO CAUSA EFEITO

1 Atraso no

cronograma de

execução das obras

Conclusão das obras

dento dos prazos

acordados e

detalhados no

cronograma físico-

financeiro

Atraso no

pagamento das

empreiteiras

a) termos aditivos

de prorrogação

de prazos

b) deterioração

dos serviços

executados

c) aumento do

custo final das

obras

Exemplo de um Achado


112

ACHADO DE AUDITORIAACHADO DE AUDITORIAREQUISITOS BÁSICOSREQUISITOS BÁSICOS

Relevância

Fundamentação em evidências

Objetividade

Respaldo às propostas de encaminhamento

Consistência


113

MATRIZ DE ACHADOSMATRIZ DE ACHADOS

Achado Situação Encontrada Critério Evidência Causa Efeito Encaminhamento Benefício da Proposta


114

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria

ACHADO SITUAÇÃOENCONTRADA

CRITÉRIO EVIDÊNCIA CAUSA EFEITO ENCAMINHA-MENTO

Correspon-dência com oAchado (An)constante daMatriz deProcedi-mentos

Situaçãoexistente,identificada edocumentadadurante a fase deexecução daauditoria

Legislação,norma,jurisprudênciaentendimentodoutrinário oupadrão adotado

Informaçõesobtidas durante aauditoria nointuito dedocumentar osachados e derespaldar asopiniões econclusões daequipe

O quemotivou aocorrênciado achado

Conse-quências doachado

Propostas daequipe deauditoria. Deveconter aidentificação do(s)responsável (eis)

A1A2Na


115

Processo de desenvolvimento dos Processo de desenvolvimento dos achadosachados

Consiste no acúmulo organizado de

informações (ou evidências) apropriadas e

necessárias para esclarecer e sustentar os achados


116




Processo de Análise de um achadoProcesso de Análise de um achado

Estimar o benefício das propostas de encaminhamento

Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento

Determinar as causas e os efeitos do achado

Achado – decorre da comparação de “o que é”, com “o que deveria ser”, comprovado por evidências

Situação encontrada – o que é

Critério de auditoria – o que deveria ser

117


SITUAÇÃO ENCONTRADA

Sua descrição deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a ocorrência.

Deve ser indicado o período das ocorrências irregulares, para fins de identificação dos responsáveis e a vinculação às contas.



118


CRITÉRIOS

São parâmetros com que se avalia a regularidade ou não das ocorrências identificadas na auditoria. Exemplos: textos legais/normas, projetos e planos, editais, contratos, acordos, termos em geral, jurisprudência e determinações do TCU, orientações emanadas de órgãos e entidades superiores, padrões usados no setor etc.

* No uso de jurisprudência do TCU como critério, serão informadas as Decisões/Acórdãos que se referem ao fato.



119


EVIDÊNCIAS

Evidência é o elemento essencial e comprobatório dos achados de auditoria e servirá para a sustentação das conclusões do auditor.



120Instituto Serzedello CorrêaInstituto Serzedello Corrêa



CAUSA

Características

a) não é de determinação obrigatória, mas apenas se relevante e de possível identificação

b) podem ser objetivas (deficiências de controle, riscos que se materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia)

c)deve ser conclusiva, para permitir imputar, ou não, responsabilidades aos gestores (causas subjetivas) e fornecer elementos para o TCU determinar medidas corretivas (causas objetivas)

d) não é uma hipótese ou possibilidade




CAUSA e) não deve ser confundida com o fato irregular em si,

como:– descumprimento de normativos– inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo TCU– utilização de critérios subjetivos

f) a causa seria a determinação dos motivos que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos etc.

g) a informação prestada pelo responsável como causa não basta. A equipe deve buscar também evidências da causa para firmar sua convicção




EFEITOS

• São as conseqüências para o órgão, erário ou sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Podem ser reais (efetivos) ou potenciais (riscos) – estes podem ou não se concretizar

• Não devem ser confundidos com o fato irregular em si. Por exemplo:

– ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito, mas sim “o prejuízo ao erário gerado pelos pagamentos indevidos”

– inobservância da legislação em licitação não é efeito, mas sim, “o prejuízo ao erário pela não-escolha da proposta mais vantajosa”




PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

É o conjunto de medidas legais que a equipe de auditoria propõe ao final do Relatório, com o intuito de corrigir as irregularidades detectadas, recompor os danos ao erário, apenar os infratores e divulgar boas práticas administrativas encontradas

A Matriz de Achados e o Relatório estão vinculados. As mesmas propostas de encaminhamento devem constar em ambos

Quando da proposição de audiência ou de conversão em TCE para fins de citação, os responsáveis devem estar identificados pelo nome, cargo e CPF

O preenchimento da matriz, antes da redação do relatório, facilita a elaboração e a discussão do trabalho com o supervisor

124

IMPORTANTEIMPORTANTE

De acordo com o Roteiro de Auditoria de Conformidade, a estrutura dos achados é transportada integralmente para o relatório da equipe, consistindo na sua essência

Essa definição otimiza o prazo de elaboração do Relatório

É de fundamental importância que a Matriz de Achados seja rascunhada no decorrer dos trabalhos de campo


RELATÓRIO DE RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃOFISCALIZAÇÃO


126

PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO (itens 26 a 65)

Conceito(item 26)

Requisitos da palavra “CERTO”

(item 27)

Estrutura (itens 28 a 65)


127

RELATÓRIO - CONCEITORELATÓRIO - CONCEITO

Instrumento formal e técnico Comunicar aos leitores:

– objetivo e questões de auditoria– metodologia– achados de auditoria– conclusões– proposta de encaminhamento


128

REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”

CCCE

TO

Clareza

Convicção

Concisão

Exatidão

RelevânciaRTempestividade

Objetividade


129

ClarezaClareza

Linguagem deve ser simples

Ordem direta dos termos da oração

Evitar erudição, preciosismo, jargão, coloquial e ambigüidade

Mensagem deve ser entendida por qualquer pessoa

Termos e abreviaturas devem estar definidos


130

ConvicçãoConvicção

Apresentação de maneira convincente das observações

Evitar expressões do tipo: smj; parece que.


131

ConcisãoConcisão

Evitar o desperdício de idéias

Parágrafos curtos

Relatórios muito extensos tendem a não ser lidos (30 pg = ideal p/máximo em auditorias de conformidade)


132

ExatidãoExatidão

Apresentar as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações


133

ExatidãoExatidão

Exatidão dos dadosPrecisão das colocações

Erros

credibilidade

• dúvidas sobre a validade do exame

• desviam a atenção do essencial

• põem em risco todo o trabalho

Solução revisão de todo o trabalho


134

RelevânciaRelevânciaAssuntos importantes mantêm a atenção do leitor

Temas de baixa relevância desviam a atenção do

leitor do mais importante

Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as

conclusões


135

ObjetividadeObjetividade

Omitir a vontade, emoção ou interesse de

quem elaborou o relatório

Enfoque no assunto evitar digressões


• Os problemas das fases anteriores Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório.trabalho, etc.) vão se refletir no relatório.

• Por essa razão é necessário o maior Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatadosproblemas quando forem constatados

137

ESTRUTURAESTRUTURA

Folha de RostoResumo

Sumário

Introdução

Achados de Auditoria

Outros Fatos Relevantes

Conclusão

Proposta de Encaminhamento

Documentos Juntados

Lista de figuras e tabelas

138

FOLHA DE ROSTOFOLHA DE ROSTO

Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho:– Fiscalização– Órgão/entidade auditado– Processo(s) conexo(s)


139

RESUMORESUMO

Conciso e seletivo– objetivo e questões de auditoria– metodologia utilizada– achados de auditoria– volume de recursos fiscalizados– benefícios potenciais– conclusões – propostas mais importantes

Pode ser adotado para divulgação na imprensa


140

SUMÁRIOSUMÁRIO

Listagem das principais divisões do trabalho

Inclui apenas títulos e subtítulos


141

Deliberaçãoe razões Visão geral

do objeto

Objetivo e questões de auditoria

Metodologia - descrever:-procedimentos, técnicas e papéis de trabalho utilizados no planejamento e na execução- folha que contém a relação dos atos, contratos e processos incluídos na amostra- limitações e justificativas

INTRODUÇÃO (item 37)

Volume dos recursos fiscalizados

Análise dos processos conexos

142

ACHADOS DE AUDITORIAACHADOS DE AUDITORIASITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é

CRITÉRIO - o que deveria ser

EVIDÊNCIAS - as provas da situação

CAUSAS e EFEITOS do achado

CONCLUSÕES e PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO

Estimativa do BENEFÍCIO da proposta de encaminhamento


143

EVIDÊNCIAS)

Remissão às folhas do processo

Nas folhas, destacar os termos que a equipe deseja ressaltar


144

Avaliação dos EFEITOS

Relatar os fatos ocorridos Relatar eventuais riscos

de que o resultado venha a ser agravado

por falta de providências do órgão/entidade


145

Se situação encontrada = irregularidade com proposta de audiência ou citação

Responsáveis devidamente identificados

Avaliação da culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca de sua punibilidade:

redigidas com base na Matriz de Responsabilização


146

Débito

Apuração:- verificação: possibilidade de quantificação exata- estimativa: quantia que não exceda o real valor devido

Data da ocorrência


147

BOAS PRÁTICASBOAS PRÁTICAS

Achados positivos:– relatados se forem significativos– desde que possam ser registrados como

propostas de encaminhamento para serem adotados como exemplo


148

CONCLUSÃO CONCLUSÃO

Respostas às questões da Matriz de Planejamento:síntese dos principais achados

Referências aos achados: número do(s) item(ns) em que são tratados no relatório

Conclusões: indicar o impacto dos achados nas contas - identificar as responsabilidades e

o estado das respectivas contas

Formulação da conclusão: considerar os efeitos dos achados (avaliação da diferença entre situação encontrada e critério)


149

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTOPROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Proposições de medidas saneadoras para cada achado de auditoria

Proposta completa (audiência, conversão em TCE para citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas)

Referência aos achados: indicar número do item (relatório)

Redigir a proposta de modo a ser utilizada na comunicação aos responsáveis

Redação da proposta: identificação dos responsáveis e dispositivo violado (constitucional, legal ou regulamentar)


150

DOCUMENTOS JUNTADOSDOCUMENTOS JUNTADOS

OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização

- Rol de Responsáveis- Relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra- Ofícios de apresentação (com o recibo do gestor) e de requisição (com as respostas) - Evidências


151

PAPÉIS DE TRABALHO

TRANSITÓRIO- período limitado- arquivados ou descartados

PERMANENTE- comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria- controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria- evidenciar os achados de auditoria- classificados em:

evidências dos achadosregistros do trabalho executado


152

TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIASTRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS

EVIDÊNCIAS – organizadas, preferencialmente, em anexos

ao processo principal– em cada anexo: folha inicial com sumário das

evidências juntadas e indicação das respectivas folhas


TÉCNICAS DE TÉCNICAS DE ENTREVISTAENTREVISTA


154

Características de um bom Características de um bom EntrevistadorEntrevistador

Boa interaçãoObservadorDisciplinadoDiscretoCapacidade de ImprovisaçãoAtento


155

Modos de Condução de uma Modos de Condução de uma EntrevistaEntrevista

Contato diretoPelo telefoneGrupo FocalEntrevista em um caso de fraudeEntrevista em auditoria operacional


156

Fases de uma EntrevistaFases de uma Entrevista

Determinação da Necessidade de Informações Seleção dos Entrevistados Determinação dos Objetivos da Entrevista Pesquisa Prévia sobre o tema e o entrevistado Preparação da Logística Aproximação Introdução ao Tema Interação Fechamento Atividades Posteriores


157

O conjunto de informações necessárias à realização de uma auditoria pode ser obtido mediante:– Exame documental– Entrevista– Revisões Analíticas– Inspeção Física

Determinação das Informações Determinação das Informações a Serem Obtidasa Serem Obtidas


158

InformaInformações obtidas por ções obtidas por entrevistaentrevista

Não estão em documentos;Fornecem caminhos ou indícios;Na pesquisa social e em auditorias

operacionais constitui evidência;Na auditoria de conformidade não pode ser

usada como prova; Podem ser registradas em gravadores ou

apontamentos.


159

Seleção dos EntrevistadosSeleção dos Entrevistados

De acordo com as informações consideradas necessárias

Ordem dos entrevistados:– Necessidade vai surgindo– Em função dos conhecimentos que se queira obter


160

Determinação dos objetivos da Determinação dos objetivos da EntrevistaEntrevista

Só há sentido em realizar uma entrevista se houver necessidade de obtenção de informações;

Para cada entrevista são estabelecidas as informações que deverão ser obtidas;

Geralmente as entrevistas são utilizadas para:– Esclarecer determinadas questões ou

funcionamento da área auditada;– Fornecer indícios que serão confirmados;


161

Pesquisa Prévia sobre o Tema e Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistadoo Entrevistado

Estudar ao máximo o tema, de acordo com o objetivo pretendido;

Verificar se há dados disponíveis sobre o entrevistado;

Fonte: auditorias anteriores, outros entrevistados, documentos examinados;

Elaborar um Roteiro de Entrevista a ser obedecido.


162

Preparação da LogísticaPreparação da LogísticaLocal

– Reservado– Sem interrupções, barulhos ou distrações– Sem pessoas se movimentando ao redor– Restringir o telefone, se possível

Tempo– Entrevistado não pode ficar esperando a

entrevista (pontualidade)– Não pode exceder a 50 minutos


163

Logística IILogística II

Participante (s)– Marcar entrevistas com antecedência

Equipe– atribuição do papel de cada membro da equipe na

entrevistaquem formula as perguntasquem registraquem observa


164

POSICIONAMENTO FPOSICIONAMENTO FÍSICOÍSICOentrevistadorentrevistado

CONFRONTO


165

POSICIONAMENTO FÍSICO IPOSICIONAMENTO FÍSICO Ientrevistadorentrevistado

COMPREENSIVA


166

AproximaçãoAproximaçãoEm muitos casos o entrevistado e o

entrevistador não se conhecem (a primeira impressão é a que fica)

Cria-se o clima propício para o fluxo de informações

O entrevistador tem a chance de observar o entrevistado em seu estado normal


167

Apresentação - AtitudesApresentação - Atitudes

Sorriso – facilita o estabelecimento de uma melhor relação

Aperto de mão firmeCoordenador se apresenta e aos demais

membros da equipe que forem participar da entrevista

Não se estender muito


168

Introdução ao TemaIntrodução ao Tema

O tema é contextualizado e introduzidoExplica-se, quando possível, o objetivo da

entrevistaNão demonstrar excesso de conhecimentoNão demonstrar desconhecimento do temaRessaltar a importância da colaboração do

entrevistado


169

Interação com o EntrevistadoInteração com o Entrevistado

É o corpo da entrevista– Saber Ouvir– Saber Perguntar– Saber Observar

Nunca entrar em conflito com o entrevistado


SABER OUVIRSABER OUVIR


171

A habilidade de ouvirA habilidade de ouvir

Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida

Ao contrário das outras (falar, ler, escrever), não é trabalhada ao longo da vida

Negligenciada

Ouvir Escutar


172

OUVIRCOM

EFICÁCIA

CAPACIDADEDE

COMPREENSÃO

ATENÇÃO


173

OUVIROUVIRHabilidade negligenciada

– Instruções mal interpretadas– Mensagens distorcidas a medida que são

transmitidasAudição Seletiva

– Concentramos naquilo que parece importanteDiferença nos ritmos: fala x pensamento

– Ritmo da Fala: 125 palavras p/min– Ritmo do Pensamento: 500 palavras p/min– Pensamos enquanto o outro fala


174

Saber OuvirSaber Ouvir

Não interromper o entrevistado a toda hora Não permanecer numa atitude inteiramente

passiva Não presumir o que o entrevistado quis dizer,

esclareça Não monopolizar a conversação Não ficar pensando na próxima questão enquanto

o entrevistado está respondendo a pergunta corrente


175

Saber Ouvir IISaber Ouvir IISuprima hábitos que podem distrair (bater

com a caneta, os dedos etc.)Não comece a ler os documentos

eventualmente fornecidos pelo entrevistadoNão deixe que vieses interfiram com a

mensagem do entrevistadoNão conclua de imediato, escute o

entrevistado


SABER PERGUNTARSABER PERGUNTAR


177

Tipos de PerguntasTipos de Perguntas

Introdutórias Informativas Conclusivas

Abertas Fechadas A serem evitadas


178

Perguntas AbertasPerguntas Abertas

Vantagem– Estimulam a livre exposição de idéias pelo

entrevistado;Desvantagem

– O entrevistado pode falar demais e sair do tema da entrevista


179

Perguntas FechadasPerguntas Fechadas

Objetivo:– fornecer informações específicas– introduzir perguntas abertas

Tipos– sim/não– objetivas


180

Perguntas Fechadas ExemplosPerguntas Fechadas Exemplos

Sim/Não– vocês fizeram isso mesmo?– Sim!– Por que? (Pergunta aberta)

Objetivas– Quantas pessoas se reportam a você?


181

Perguntas IntrodutóriasPerguntas Introdutórias

Utilizadas na fase de aproximaçãoApresentação Entrevistador/EntrevistadoEstabelecer o ClimaEsclarecer o TemaObservar Reações


182

Perguntas Introdutórias ExemplosPerguntas Introdutórias Exemplos

“O senhor é Carioca?”“Trabalha há muito tempo aqui?“Deve ser um esforço muito grande conduzir

esse departamento, não?

Não existe um cardápio pré-definido, o importante é a capacidade de improvisação

de acordo com a situação


183

Perguntas ConclusivasPerguntas Conclusivas

Usadas para confirmação de fatos

– Me corrija se eu estiver errado...?– O que você está dizendo é...?– Se eu compreendi direito...?


184

Perguntas a serem evitadasPerguntas a serem evitadas

As que dificultam o correto fluxo de informações

– Indutivas– Retóricas– Ambíguas


185

Pergunta IndutivaPergunta Indutiva

Já sugere a resposta– Não é um fato que...?– Você tem de concordar que....

Obs:– Você usa perguntas indutivas em uma

entrevista? (Fechada)– Você não usa perguntas indutivas em uma

entrevista, usa? (Indutiva)


186

Pergunta RetóricaPergunta Retórica

Respondidas pelo próprio entrevistador– O Departamento verificou isso? Lógico que

não, uma vez que...


187

Pergunta AmbíguaPergunta Ambígua

Confundem o entrevistado

O que você tem a dizer sobre o orçamento?


OBSERVAÇÕES DURANTE A OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTAENTREVISTA


189

O que observar em uma O que observar em uma entrevistaentrevista

VozEscolha das palavrasTomRitmoLinguagem corporal


190

AnotaçõesAnotações

Um membro deve ser encarregado de anotar

não escrever tudo que é ditoevitar fazer anotações quando o

entrevistado trata de um ponto sensívelanotar pontos-chave, idéias-chaveanotações legíveis


191

Condução da EntrevistaCondução da Entrevista

plano da entrevista é flexível em função das respostas do auditado e suas reações não verbais

analisar a relevância de seguir em outra linha que não a planejada

conduzir como uma conversação e não como um interrogatório


192

Uso do GravadorUso do GravadorNem sempre as pessoas se sentem à vontade

sendo gravadasDeterminados tipos de informações são

melhor obtidas sem o seu usose for usar, combinar antes com o entrevistadoAtentar para baterias, disponibilidade de

espaço na fita ou na memória do gravadorA degravação deverá ser efetuada,

preferencialmente, logo após a entrevista


193

FechamentoFechamento

Agradeça o entrevistado Relembre o entrevistado sobre qualquer

documento que ele tenha prometidoNão esqueça de recolher eventuais

documentos repassados pelo entrevistado


194

Atividades PosterioresAtividades Posteriores

Dispor de alguns minutos após a entrevista para:– Tomar notas– Discutir as respostas do entrevistado – Discutir as reações do entrevistado– Analisar que elementos adicionais deverão ser

obtidos (técnicas a serem utilizadas)


195

Extrato de entrevistaExtrato de entrevista

Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado


196

E X T R A T O D E E N T R E V IS T A

T C n º _ _ __ _ __ _ __ _ F isca lis n º _ _ __ _ __ _ __ _Ó R G Ã O /E N T ID A D E : D ec la ra r o no m e d o (s) p rinc ip a l(is) ó rgão (s)/en tid ad e(s) aud itad o (s)O B JE T IV O : E nunc ia r d e fo rm a c la ra e resu m id a o o b je tivo d a aud ito ria .

T rib u n a l d e C o n ta s d a U n ião E X T R A T O D E E N T R E V IS T A

O B J E T IV O D A E N T R E V IS T A

O q ue a eq u ip e p re tend e esc la rece r p o r m eio d a en trev istaL O C A L D A E N T R E V IS T A D A T A /H O R Á R IO

E N T R E V IS T A D O (S )

N o m e(s), ca rgo (s), fu nção (õ es)

E N T R E V IS T A D O R (E S )

S ÍN T E S E D A S IN F O R M A Ç Õ E S O B T ID A S

R esu m ir nesta co luna a s p e rgun ta s e fe tuad as e as resp o stas d ad as p e lo (s)en trev istad o (s) q ue fo re m co ns id erad as re leva n tes p a ra o d esenvo lv im en to d o sachad o s e d as co nc lu sõ es d a aud ito ria .

E V ID Ê N C IA S

F azer re fe rênc ia às e v id ênc ia sq ue co rro bo rem asin fo rm açõ es o b tid as (seho u ver)

A S S IN A T U R AL O C A L /D A T A E N T R E V IS T A D O R

M e m b ro d a eq u ip e d e aud ito riaresp o nsáve l p e la e lab o ração d o ex tra tod e en trev ista

E N T R E V IS T A D O (S )

197

Avaliar após a EntrevistaAvaliar após a Entrevista

O objetivo foi atingido?

São necessárias mais informações?

É necessária a investigação de outras questões?


ASPECTOS ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E COMPORTAMENTAIS E

PRÁTICOS DOS TRABALHOS PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃODE FISCALIZAÇÃO


199

COMPETÊNCIAS DO SUPERVISORCOMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR

orientar a equipe quanto a:– vinculação ao objetivo– aderência aos padrões de auditoria vigentes no TCU

aprovar as matrizes de Planejamento e de Procedimentos acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos analisar, com a equipe, as matrizes de Achados e de

Responsabilização realizar concomitantemente o controle de qualidade da

auditoria preencher e assinar o formulário de controle de qualidade participar da reunião de encerramento


200

COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)

promover discussões: escopo, procedimentos e técnicas

– prevalecerá a proposta do coordenador no caso de divergência de opiniões

representar a equipe perante o órgão/entidade auditado zelar pelo cumprimento dos prazos entregar e revisar a versão final do relatório, com a

anuência dos demais membros assegurar o preenchimento e assinatura do formulário de

controle de qualidade se julgar relevante, registrar eventuais discordâncias

quanto à aprovação da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo Supervisor





MODELO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃOPORTARIA DE FISCALIZAÇÃO Nº ___, DE DD DE MMMMMMM DE AAAA

O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no Estado de Honestilândia, no uso de suas atribuições regulamentares, resolve:

Art. 1º Designar os(as) servidores(as) abaixo relacionados(as) para, sob a coordenação do(a) primeiro(a), realizarem Auditoria de Conformidade, Registro Fiscalis nº , no(s) seguinte(s) órgão(s): , no período de __/ __ / 2005 a __ / __ / 2005, com o objetivo de apurar irregularidades na ______ . A auditoria é decorrente de deliberação constante no(a) ________________ nº ____ / AAAA - Colegiado (TC-XXX.XXX/AAAA-D).

MATRÍCULA NOME CARGO LOTAÇÃO PERÍODO(S)

Art. 2º O trabalho será supervisionado pelo(a) ACE, Diretor, Diretoria Técnica - SECEX, e deverá observar o seguinte cronograma:

FASE(S) DO TRABALHO PERÍODO(S) DURAÇÃOPlanejamento __ / __ / _____ __ dias úteisExecução __ / __ / _____ __ dias úteisElaboração do Relatório __ / __ / _____ __dias úteis

Art. 3° Para viabilizar a execução dos trabalhos, serão autorizadas as despesas nas formas constantes do anexo a esta Portaria.

FULANO BELTRANO DA SILVA




NOMECARGO/FUNÇÃO

DATASAÍDA

DATARETORNO

QTDE.DIÁRIAS

VALORUNIT.(R$)

ADIC.EMB/DES

(R$)

DESC. AUX.ALIM. (R$)

TOTAL(R$)

ANEXO À PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO-SECEX, DE DE DE 2005CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADICIONAL DE EMBARQUE E DESEMBARQUE

(Art.14 e 14-A, da Portaria TCU nº 625-GP/96 e Memo. nº 057/Segedam/GS-Circular, de 29/3/2001)

CONCESSÃO DE RESSARCIMENTO DE DESPESA COM TRANSPORTE POR KM RODADO(EM EQUIPE) - inciso II do art. 28 c/c art. 30 da Portaria TCU nº 625-GP/96

NOMEMATR.

NºTRAJETO

DISTÂNCIA KM(IDA/VOLTA)

VALORTOTAL (R$)

203

se a surpresa não for essencial ao trabalho

após a emissão da Portaria de Fiscalização o titular da Unidade Técnica encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade (Anexo V do Roteiro)

AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO?AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO?


204

LOGÍSTICALOGÍSTICA

disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe

senha para acesso aos sistemas informatizados

designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V

Ofício de Comunicação ou de Apresentação telefone e computador


205

REUNIÃO DE APRESENTAÇÃOREUNIÃO DE APRESENTAÇÃO

Reunião de Apresentação

Ofício de Apresentação

Primeiro Ofício de Requisição


206

OFÍCIO DE APRESENTAÇÃOOFÍCIO DE APRESENTAÇÃO

escopo e os objetivos do trabalho ambiente reservado e seguro para a instalação da

equipe senha de acesso designação de uma pessoa de contato do

órgão/entidade previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos

ou sonegação de informações


207

REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕESINFORMAÇÕES

fixar prazo para seu atendimento sempre que possível e desde que não comprometa o

prazo de execução, em comum acordo com o auditado ofício de requisição, datado e numerado

seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII

– atestado de recebimento na segunda via– papel de trabalho da auditoria


208

DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIADOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA

o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência

original entregue na reunião de apresentação.


209

DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEMDOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM

identificar

– quem os elaborou – quem os forneceu – qual a fonte da informação

ser legíveis, datados e assinados ser identificados, correlacionando-os ao item do

ofício de requisição a que se referem


210

REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTO

Ao final da fase de execução A equipe apresenta verbalmente os achados de

auditoria

– ao gestor do órgão/entidade auditado – a outros responsáveis, cuja participação seja

considerada oportuna– ou a representantes por eles designados


211

REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTOO QUE ABORDAR:O QUE ABORDAR:

achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se:

– a situação encontrada, – o critério de auditoria, – e por decisão da equipe, as causas (se forem

relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos.

Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento


212

REUNIÃO DE ENCERRAMENTOREUNIÃO DE ENCERRAMENTOQUANDO DISPENSARQUANDO DISPENSAR

A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.


213

ASPECTOS COMPORTAMENTAISASPECTOS COMPORTAMENTAIS

Apresentação pessoal– imagem

Roupas Conduta do auditor

– evitar atitude policialesca– responsabilidade sobre os documentos– “roupa suja se lava em casa”


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CUIDADOS ADICIONAISCUIDADOS ADICIONAIS

Conversa em lugares públicos

Possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado em casos que envolvam fraude

hotéis em lugares suspeitos


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Secretaria de Controle Externo em Santa Catarina - SECEX-SC

Rua São Francisco, 234 - Centro

CEP 88015-140 - Florianópolis - SC

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1 PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU Tribunal de Contas da União João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina [email protected]