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Secretaria de Administração e FinançasSecretaria de Administração e FinançasEscritório de Serviços de ComprasEscritório de Serviços de Compras

Secretaria de Administração e FinançasSecretaria de Administração e FinançasEscritório de Serviços de ComprasEscritório de Serviços de Compras

Relatórios de viagem da Secretaria-Geral da

OEA em 2008

Relatórios de viagem da Secretaria-Geral da

OEA em 2008

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SumárioSumário Por que viagens na OEA? Por que viagens na OEA?

Mandato de viagem da Assembléia GeralMandato de viagem da Assembléia Geral

Cumprimento das diretrizes de política de Cumprimento das diretrizes de política de viagensviagens

Memorando Administrativo 79 Rev.3Memorando Administrativo 79 Rev.3

Serviços e realizações em 2008Serviços e realizações em 2008

Estatísticas de viagens de 2008Estatísticas de viagens de 2008

Na expectativa de 2009Na expectativa de 2009

ConclusãoConclusão

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Por que viagens na OEA?Por que viagens na OEA?

Para alcançar os objetivos da OEA e executar mandatos.Para alcançar os objetivos da OEA e executar mandatos.

Para reunir pessoas, na sede e em toda a Região, a fim de Para reunir pessoas, na sede e em toda a Região, a fim de prevenir conflitos, fortalecer a cooperação e promover valores e prevenir conflitos, fortalecer a cooperação e promover valores e interesses comuns.interesses comuns.

Incentivar a presença em cúpulas, reuniões ministeriais e Incentivar a presença em cúpulas, reuniões ministeriais e encontros de articulação de alto nível e regionais.encontros de articulação de alto nível e regionais.

Formular e implementar atividades de cooperação para o Formular e implementar atividades de cooperação para o desenvolvimento voltadas para o campo. desenvolvimento voltadas para o campo.

Oferecer observação eleitoral e serviços como missões de Oferecer observação eleitoral e serviços como missões de avaliação e de manutenção da pazavaliação e de manutenção da paz..

- As viagens são parte integrante dos negócios.

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Mandato de viagem da Assembléia GeralMandato de viagem da Assembléia Geral

Relatórios de gestão

“…apresentar os seguintes relatórios com freqüência anual: um relatório detalhado sobre os recursos alocados em cumprimento dos mandatos dos Estados membros da Organização, listagens em ordem de data de entrada em vigor, objeto de despesa (por exemplo, viagens, contratos) e área responsável da Secretaria…”.

Viagens

“…reforçar …cumprimento da regra vigente estabelecida pelo Conselho Permanente, segundo a qual todas as passagens financiadas pelo Fundo Ordinário, Fundo Especial Multilateral do FEMCIDI, fundos específicos e fundos fiduciários, administrados pela Secretaria-Geral, sejam compradas em classe econômica, salvo os casos do Secretário-Geral, Secretário-Geral Adjunto e Presidente do Conselho Permanente, bem como de informar trimestralmente o Conselho Permanente sobre os casos em que essa regra não for cumprida”.

A AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08),A AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), Seção II, parágrafos A.1 (c) e A. 12, encarrega a Seção II, parágrafos A.1 (c) e A. 12, encarrega a Secretaria-Geral de:Secretaria-Geral de:

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Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3

As viagens oficiais são realizadas em representação da SG/OEA e são administradas pela respectiva dependência (ou seja, a área requisitante).

Os secretários e secretários executivos, os diretores de departamentos e escritórios e os chefes de seção (supervisores) devem assegurar que a autorização orçamentária pertinente esteja disponível para o financiamento de todos os tipos de viagem oficial.

Todas as viagens devem ser autorizadas antecipadamente e por escrito. As viagens não programadas requerem aprovação do Chefe de Gabinete do Secretário-Geral.

A política de viagens da OEA, revisada em 3 de março de 2006, proporciona A política de viagens da OEA, revisada em 3 de março de 2006, proporciona às autoridades da área procedimentos administrativos e financeiros e às autoridades da área procedimentos administrativos e financeiros e instruções sobre prestação de informações referentes a todas as viagens instruções sobre prestação de informações referentes a todas as viagens oficiaisoficiais..

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Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3 (continuação)

Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3 (continuação)

As pessoas que viajem em representação da SG/OEA têm direito à diária padrão e a despesas de terminal. As exceções aplicam-se somente em casos raros, com aprovação antecipada.

Todos os membros do pessoal devem preencher uma Solicitação de Despesas de Viagem (TEC), exceção feita às viagens para a Assembléia Geral e às realizadas para finalidades específicas, conforme as normas da OEA.

Todos os funcionários em viagem oficial (com exceção do SG, SGA, secretários e secretários executivos) devem apresentar relatório ao supervisor que tenha autorizado a viagem nos 15 dias seguintes ao retorno.

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Outras diretrizes de política de viagens

Outras diretrizes de política de viagens

Todas as passagens financiadas com recursos da OEA devem ser “compradas em classe econômica, salvo no caso do Secretário-Geral, Secretário-Geral Adjunto e Presidente do Conselho Permanente”… “A não ser em casos excepcionais e específicos determinados pelo Secretário-Geral”. (Norma do Regulamento do Pessoal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), parágrafo III.A.12.b, e AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Seção III Disposições gerais, parágrafo A.11).

O Secretário-Geral abre ocasionalmente exceções para personalidades ilustres, inclusive altos funcionários e Ex-Presidentes e Ministros das Relações Exteriores que chefiem missões eleitorais e especiais. Esses funcionários muitas vezes não são remunerados e proporcionam considerável economia à Organização. Em muitos casos, o custo da classe executiva não é significativamente diferente do aplicado à tarifa da classe econômica.

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Serviços e realizações em 2008

Serviços e realizações em 2008

- Execução do mandato

Numa “cultura de austeridade, eficiência, eficácia, transparência e prudência no uso,

execução e gestão dos recursos da Organização”.

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Retrospectiva das viagens de 2008

Retrospectiva das viagens de 2008

Aumentou a satisfação do cliente com os serviços externos de viagem.

Houve um entendimento melhor por parte da Omega World Travel (OWT – prestadora oficial de serviços de viagem à SG/OEA) - quanto ao funcionamento da OEA e a empresa se preparou mais adequadamente para atender às necessidades de viagens da Organização.

A consciência e o melhor planejamento do cliente reduziram o número de reclamações.

Os resultados aumentaram a confiança nos serviços externos.

Foram compradas 4.613 passagens em 2008 por meio da OWT, em comparação com 3.525 em 2007, um aumento de 31%.

O aumento representou participação maior da OEA em projetos e missões

bem como maior uso dos serviços da OWT.

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Retrospectiva das viagens de 2008 (continuação)

Retrospectiva das viagens de 2008 (continuação)

O contrato assinado com a empresa aérea COPA gerou mais economia de tarifas. A COPA passou a ser a segunda empresa aérea na OEA em 2008 (a American Airlines continua a ser a primeira).

Novo marco: 68% das viagens da OEA pela OWT foram marcadas antecipadamente, o que possibilitou maiores descontos.

O tempo de aprovação das ordens de compra permaneceu abaixo de um dia útil para os serviços relacionados com viagens.

Os pontos ganhos no programa Business ExtrAA, em decorrência do contrato com a American Airlines, foram usados no ano passado para financiar os benefícios de viagens de férias no país de origem para os funcionários que atenderam às Normas do Pessoal.

Outros dados de viagem da OWT.

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MilhasMilhas:: Os pontos de milhagem são concedidos ao passageiro com base no sistema de freqüência de uso ou pontos de milhagem da empresa aérea e são considerados milhas pessoais acumuladas. A SG/OEA não proíbe o uso dos pontos de milhagem acumulados em viagens oficiais da OEA. De acordo com a política da empresa aérea, todos os pontos atribuídos por freqüência de vôo são creditados exclusivamente na conta do passageiro.

PontosPontos:: A SG/OEA dispõe de um programa especial de pontos, o “Business ExtrAA Account”, com a American Airlines. Esse programa atribui à SG/OEA um ponto por US$10 gastos em passagens que atendam às normas fixadas. Esses pontos vêm sendo acumulados desde 2007, são administrados pelo Balcão de Viagens da SAF/OSC/SC e só podem ser resgatados para viagens oficiais autorizadas.

Ganhos em 2007: 134.974Ganhos em 2008: 208.708Resgatados em 2008: 194.000

Objetivo do resgate: viagens de férias do pessoal ao país de origem, que do contrário seriam debitadas ao Fundo Ordinário.

Milhas e PontosMilhas e Pontos

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ESTATÍSTICAS DE VIAGEM

Janeiro – Dezembro

2007 e 2008

ESTATÍSTICAS DE VIAGEM

Janeiro – Dezembro

2007 e 2008

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Os principais dados de viagem são apresentados Os principais dados de viagem são apresentados nos quadros abaixo.nos quadros abaixo.

Dados comparativos de viagem em todas as categorias.

Compra de passagens por área.

Compra de passagens por local.

Passagens compradas na sede por meio da OWT.

Passagens compradas por antecipação para viagens programadas.

Impacto do dólar das passagens compradas antecipadamente às viagens oficiais.

Cumprimento da política de viagem em classe econômica.

Estatísticas de viagemEstatísticas de viagem

14** O aumento de 0,4% representa maior participação da OEA em projetos e missões e custos industriais mais altos, como combustível e taxas agregadas.

Montante em milhõesMontante em milhões

DescriçãoDescrição 20072007 20082008   Por FundoPor Fundo

Alocação total no Alocação total no orçamento daorçamento da SG/OEA: SG/OEA: $168,0 $185,0 $168,0 $185,0

Fundo OrdinárioFundo Ordinário Fundos específicos & Fundos específicos & voluntáriosvoluntários

  20072007 20082008 20072007 20082008

Passagem 6,0 7,2   1,0 1,2 5,0 6,0

Diária 4,7 5,3   0,7 0,9 4,0 4,4

Despesas de terminal 0,6 0,6   0,1 0,1 0,5 0,5

Viagens de bolsas de estudo 0,6 0,7   0,5 0,6 0,1 0,1

Outras despesas de viagem 0,8 1,0   0,1 0,2 0,7 0,8

Total das viagensTotal das viagens $12,7$12,7 $14,8$14,8   $2,4$2,4 $3,0$3,0 $10,3$10,3 $11,8$11,8

% das viagens em relação % das viagens em relação ao orçamento total *ao orçamento total * 7,6%7,6% 8,0%**8,0%**   1,4%1,4% 1,6%1,6% 6,2%6,2% 6,3%6,3%

% do orçamento total% do orçamento total 3,6%3,6% 3,8%3,8%   0,6%0,6% 0,6%0,6% 3,0%3,0% 3,2%3,2%

Dados comparativos de viagem

Dados comparativos de viagem

Todas as categorias – por anoTodas as categorias – por ano

* O orçamento de 2007, de US$168 milhões, e o de 2008, de US$185 milhões, incluem o Fundo Ordinário, os fundos específicos, voluntários e fiduciários e outros fundos. O orçamento de 2008 foi 10% maior que o de 2007.

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 Total (em milhões) 

 Período 2007 2008

Escritório do Secretário-Geral 0,4 0,5

Escritório do Secretário-Geral Adjunto 0,5 0,5

Entidades autônomas ou descentralizadas 0,3 0,3

Assuntos Jurídicos Internacionais 0,1 0,1

Secretaria de Segurança Multidimensional 1,2 1,7

Secretaria de Assuntos Políticos 1,5 1,7

Secretaria Executiva de Desenvolvimento Integral 1,8 2,2

Secretaria de Administração e Finanças 0,2 0,2

Total 6,0 7,2

Dados de viagemDados de viagemPassagensPassagens por área por área

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* * As viagens fora da sede incluem todas as viagens compradas por agências localizadas nos Estados membros.

Descrição – Montante em US$

2007 2008

Viagens originadas na sede 3,0M 4,0M

Viagens originadas fora da sede* 3,0M 3,2M

Montante total 6,0M 7,2M

Dados de viagemDados de viagemPassagensPassagens por local por local

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PassageirosPassageiros PassagensPassagens Montante Montante

pago pago (arredondado)(arredondado)

Média por Média por passagempassagem

20072007 1,6761,676 3,5253,525 $3,0 $3,0 milhões milhões $820$820

20082008 2,0702,070 4,6134,613 $4,0 milhões$4,0 milhões $904 $904

Resumo das viagensResumo das viagens

Passagens compradas na sedePassagens compradas na sede

por meio dapor meio da Omega World TravelOmega World Travel

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Nº DIASANTECIPAÇÃO

MONTANTES PASSAGENS MARCADAS

Nº PASSAGEN

S % TOTAL

($)

% TOTAL (PASSAGEN

S)

0 a 2 $696.100

554 17% 13%

3 a 6 $840.000

776 21% 19%

7 a 13 $912.600

946 23% 23%

14 a 20 $576,100

687 14% 16%

+ 21 $1.017.600 1186 25% 29%

Totais: $4.042.400 4149*

100% 100%

* O número total de passagens não inclui qualquer passagem nova ou adicional emitida pela Omega World Travel em conseqüência de trocas ou reembolsos decorrentes de mudança de itinerário.

Passagens compradas por antecipação para viagens

programadas

Passagens compradas por antecipação para viagens

programadasNÚMEROS DE DIAS ANTERIORES

À COMPRAS POR MONTANTE EM DÓLAR

25,17% (21+ Dias)

14,25% (14-20 Dias)

22,58% (7-13 Dias)

20,78% (3-6 Dias)

17,22% (0-2 Dias)

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Passagens da sede: $4.042.000Não compatível com o Fundo Ordinário = $15.034 e Fundo Específico = $16.248A viagem “não compatível” implica:• Seis pessoas não funcionárias da OEA – em todos os casos, um ou dois segmentos da viagem total em classe executiva e os demais segmentos em classe econômica.• Quatorze funcionários da OEA – compreendendo 67 segmentos de viagem, 22 dos quais em outra classe que não a econômica.Desse modo, o cumprimento da política é quase universal.

Cumprimento da política de viagem em classe econômica

Cumprimento da política de viagem em classe econômica

Gráfico de viagens compatível - Não compatíval FO e FE

Compatível, $401M, 99,2%

Não compatível FO, $0.015M, 0.004%

Não compatível FE, $0.016M, 0.004%

Gráfico de viagens não compatível - Não compatível FO e FE

Não compatível FO, $15.000, 48%

Não compatível FE,

$16.200, 52%

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Aplicar as novas diretrizes administrativas da SAF sobre o

uso mais eficaz dos escassos recursos disponíveis – Viagens: http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf

Implementar a ferramenta de reserva on-line, CliqBook, simultaneamente à ferramenta de relatórios de despesas, Concur.

Colocar os Estados membros on-line por meio dos associados do Omega Radius.

Melhorar a capacidade de informar com maior precisão sobre as transações e estatísticas de viagem dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros.    

Expectativas para 2009Expectativas para 2009

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Como era esperado, as atuais condições financeiras globais exercem impacto nos custos e condições das viagens em todos os segmentos da economia mundial.

As viagens continuam a ser um meio essencial mediante o qual as atividades da OEA são conduzidas em todo o Hemisfério, na medida em que a SG/OEA procura comunicar e implementar os mandatos dispostos pelos Estados membros.

Com o uso mais intenso de mecanismos mais modernos de teleconferência na sede, prevê-se que os custos de viagem permaneçam sob controle mesmo com o aumento dos preços.....

Em conclusão…Em conclusão…