15591216022012Gestao de Operacoes e Logistica I Aula 2

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Bacharelado em Administrao Pblica

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qual ligamos para uma organizao e uma secretria nos atende com

m vontade, sem nenhuma ateno ou conhecimento, passando

uma pssima imagem da organizao e, at mesmo, contribuindo

para desistirmos da compra. Isso tambm ocorre em balces deatendimento de lojas, no verdade? Quantas vezes nos tratam mal

e acabamos desistindo de comprar na loja mesmo que ela tenha

melhor preo e qualidade?

Aliado a isso, um atraso no Processamento do Pedido pode

inviabilizar o tempo global da operao, o Tempo do Processamento

do Pedido estudado na Unidade 1, lembra-se?

Um pedido preenchido de maneira indevida, como os dados

de endereo e de faturamento incorretos, entre outros, pode causar

diversos transtornos para a organizao. Acarretando, at mesmo, nadevoluo do produto organizao.

O Processamento do Pedido pode ser dividido, para cada

venda realizada, nas seguintes atividades: Emisso, Transmisso,

Verificao, Processamento.

A Emisso o incio do Processamento do Pedido, nessa

fase, logo aps a negociao, feita a formalizao do pedido. Para

que essa formalizao seja feita, duas etapas devem ser realizadas: a

obteno das informaes sobre os produtos ou os servios solicitados

e o preenchimento do pedido. Na etapa de obteno das informaes,so coletados os dados bsicos do cliente e verificado se h contrato

de venda para dele retirar a maior parte das informaes. A etapa de

preenchimento do pedido pode ser realizada de duas formas: manual

e eletrnica. Apesar do grande avano da informtica, ainda vemos

muitas organizaes brasileiras utilizando Blocos de Pedidos, que

devem ser preenchidos caneta em trs ou at mais vias.

Nesta seo, as explicaes so apresentadas para uma

organizao que opera com sistema de emisso de pedidos

de forma manual, pois no sistema informatizado, muitas das

etapas apresentadas so realizadas de forma automtica pelo

computador. No entanto, para entender como automatizar o

Processamento do Pedido, devemos primeiramente entender

como ele funciona manualmente.


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Na etapa de Transmisso/Entrada, as folhas do Bloco de

Pedidos devem ser enviadas para a organizao para sua posterior

digitao em sistema de computadores. A partir dessa digitao,

possvel seguir para a terceira etapa que a de Verificao. A etapade Transmisso pode ser dividida ainda em duas etapas: transmisso

e digitao.

Podemos exemplificar esse processo da seguinte maneira:

imagine que um vendedor est percorrendo uma regio do interior

de posse de um Bloco de Pedidos e leva uma semana, de segunda-

feira a sexta-feira, para atender a algumas cidades. Dessa forma, ele

somente retornar organizao na outra segunda-feira com o Bloco

de Pedidos contendo os pedidos que ele conseguiu fechar naquela

semana. Se tudo der certo, os pedidos somente sero processados setedias aps a sua solicitao pelo cliente, ou seja, sete dias perdidos no

ciclo do Processamento do Pedido. Somamos a isso o fato de a letra do

vendedor no ser perfeita e poder induzir o digitador a erros ou, ainda,

faltarem informaes importantes, forando o vendedor a voltar at o

cliente para resgat-las, entre outras coisas.

A etapa Verificaoinicia aps a transmisso e a digitao do

pedido, visando aprovao ou no da venda. Para tanto, algumas etapas

devem ocorrer, como a verificao dostatusdo cliente na organizao,

a verificao de crdito e outros. Assim, o responsvel deve analisaro status do cliente dentro da organizao, por exemplo, se ele tem

pendncias jurdicas ou pendncias de crdito no honradas, se j

cliente da organizao e h quanto tempo o , se possui contratos de

longo prazo, entre outros. Esses dados podero subsidiar a aprovao

de crdito ou mesmo cancelar a venda para o cliente.

Caso seja ofertado crdito no contrato de venda, o responsvel

deve verificar com as instituies financeiras a situao do cliente a

fim de conceder-lhe o emprstimo. Essa etapa, s vezes, demorada

e pode comprometer o tempo de Processamento do Pedido.Por fim, cada organizao pode ter seus prprios proce-

dimentos, alm dos que aqui citamos.

No meio eletrnico, as etapas de Emisso, Transmisso

e Verificao se fundem, tendo em vista que o Bloco de Pedidos

desaparece e o pedido digitado diretamente na tela de um sistema de


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computador. Esse sistema faz a entrada, o envio e, automaticamente,

salvo excees, faz a verificao dos dados do pedido, emitindo

ao final a autorizao ou no de venda. Alm disso, muitos desses

sistemas j esto estruturados como sistemas que acompanhame ordenam o fluxo, disparando todas as aes necessrias aos

departamentos competentes para que o Processamento do Pedido

possa fluir na organizao.

Caro estudante, faa uma pausa e reflita sobre a operao de um

sistema desse tipo em uma organizao pblica. Pontue quais

seriam os ganhos que ela poderia obter em termos de facilidade de

gesto, de economia de custos e de confiabilidade de informaes.

No Processamentoocorre a parte fsica do Processamento do

Pedido, ou seja, o processo de deslocamento e de acompanhamento

da carga. Algumas etapas so realizadas nessa atividade: a

Manuteno do Estoque, a Emisso de Documentos, a Autorizao

para Embarque, o Rastreamento do Produto e o Relacionamento

com os Clientes.

Muitas dessas atividades atualmente so realizadas por meio

da Tecnologia da Informao (TI), por isso importante a Atividade

de Apoio Operacional da logstica denominada Manuteno da

Informao.

A Manuteno do Estoque ocorre aps ter sido aprovado o

Processamento de Pedido, a organizao deve verificar se possui

estoque para atender ao cliente. Caso tenha estoque, ela emite uma

ordem para a retirada do produto do estoque a fim de envi-lo ao

cliente, rapidamente. Caso no possua estoque, a organizao deve

dar ordem de produo e fazer uma previso de trmino de produo

para em seguida informar ao cliente se o prazo pr-combinado

poder ou no ser cumprido.

Na atividade Emisso de Documentos so gerados e

tratados os seguintes documentos: Nota Fiscal, Fatura e Duplicata,

pois para cada pedido autorizado, a organizao deve emitir Nota


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Fiscal relativa ao produto a ser transportado. Vale ressaltar que,

independentemente do modal de transporte empregado, a carga

dever, sempre, ter uma Nota Fiscal correspondente. Embora no

seja foco desse estudo a discusso de cada um desses documentos,para efeito de esclarecimento, a seguir, voc encontrar uma breve

descrio de cada um deles:

ANota Fiscalpode ser definida como o documento que

comprova a existncia de um ato comercial, compra e

venda de mercadorias ou de prestao de servios. Tem

a necessidade maior de atender s exigncias do Fisco

quanto ao trnsito das mercadorias e das operaes

realizadas entre adquirentes e fornecedores.

AFatura o documento que comprova a venda a prazo.Em uma mesma fatura podem ser includas vrias notas

fiscais.

ADuplicatatem esse nome por ser uma cpia da fatura,

um ttulo de crdito resultante da venda mercantil ou

da prestao de servios. Trata-se, portanto, de um ttulo

causal. Na duplicata existem dois atores importantes:

Sacador (emitente, vendedor) e Sacado (comprador,

devedor, aceitante). A lei permite a emisso de vrias

duplicatas para uma mesma fatura, mas no concebido

a emisso de uma duplicata para vrias faturas.

Na atividade Autorizao para Embarque, fundamental a

emisso do Conhecimento de Embarque, que possui informaes

relativas s mercadorias transportadas, ao remetente, ao destinatrio e ao

valor do frete contratado. Ele emitido pela companhia transportadora

que atesta o recebimento da carga, as condies de transporte e a

obrigao de entrega das mercadorias ao destinatrio legal no ponto de

destino preestabelecido, conferindo a posse das mercadorias.

Caso a organizao no possua sua prpria frota, ela no responsvel por emitir o Conhecimento de Embarque, mas sim por

solicitar o transporte, a sua emisso e verificar se ele est de acordo

com o solicitado. Esse documento , ao mesmo tempo, um recibo de

mercadorias, um contrato de entrega e um documento de propriedade,


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constituindo, assim, um ttulo de crdito. Esse documento receber

denominaes de acordo com o meio de transporte a ser utilizado.

Assim, temos as seguintes denominaes: Embarque Ferrovirio

(Conhecimento Ferrovirio de Transporte (CFT)), EmbarqueRodovirio (Conhecimento Rodovirio de Transporte (CRT)),

Embarque Martimo (Bill of Lading (B/L)), Embarque Areo (Airway

Bill (AWB)), Embarque Multimodal (Conhecimento Multimodal de

Transporte de Cargas (CMTC)).

Vale lembrar: ainda que no seja foco deste estudo, caso o

embarque seja destinado ao mercado externo, documentos de

exportao devem ser providenciados.

Na atividade Rastreamento de Produtos ocorre todo o processo

de acompanhamento da carga, desde sua sada da fbrica at sua

entrega no local final indicado em contrato pelo cliente. Para tanto, a

organizao deve usar sistemas computacionais que registram evento

a evento a movimentao da carga no menor espao de tempo

possvel. Quanto menor o espao, obviamente, melhor a qualidade

da informao.

Para o Transporte, muitas transportadoras vm usando o

sistema de rastreamento por satlite, principalmente no modal

rodovirio e no ferrovirio. Nesse sistema, o veculo possui um

equipamento que emite um sinal captado por um conjunto de

satlites que consegue identificar a posio do veculo e enviar esta

informao para a organizao que a v em um mapa digitalizado.

Com esse sistema, a organizao aumenta, em muito, a

segurana da carga, sobretudo no modal rodovirio, pois as rotas so

predefinidas antes da viagem. Nesse caso, se o veculo seguir outra

rota, existe um forte indicativo de que est em processo o roubo do

veculo e da carga. De posse dessa informao, a organizao aciona

a polcia para que ela possa intervir o mais rpido possvel.


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A atividade Relacionamento com os Clientes prev a criao

de canais de comunicao que possam dar e receber pedidos de

informaes de maneira exata para o cliente. Essa funo pode ser

exercida por meio de um Servio de Atendimento ao Cliente (SAC) oupor sistemas baseados na internet, que devem sempre responder, no

mnimo, em que ponto do Ciclo do Pedido se encontra a mercadoria

e qual a sua previso de entrega. Essa rea tem uma funo de

marketing muito importante, pois ela que lidar diretamente com

o cliente, possibilitando, assim, a construo de sua impresso em

relao organizao. Em uma situao proativa, essa rea pode

evitar muitos problemas e, at mesmo, contendas judiciais.


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Dado bruto

Manipulao

em tempo

Informao


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A Manuteno da Informao uma funo vital dentro da

logstica, por isso todas as informaes que envolvem completamente

o processo logstico devem ser trocadas de forma segura e rpida. Mas

no devemos confundir Manuteno da Informao com sistemas de

computador, apesar de o computador ser hoje o maior aliado dessa

atividade, pois sem os computadores seria impossvel movimentar

tantas informaes globalmente como se faz hoje.

Para entender a Manuteno da Informao, voc deve

primeiramente entender que informao um dado bruto manipuladoem um tempo adequado para ser usado por algum que tenha

necessidade dele. Esse processo pode ser visto, a seguir, na Figura 11.

Figura 11: Definio de informao

Fonte: Elaborada pelo autor

Algumas tecnologias aplicadas Manuteno da

Informao so: banco de dados, redes de computadores, internet,


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Electronic Data Interchange (EDI)*, cdigo de barras, etiquetas

inteligentes*, digitalizao de imagens. A informatizao e a

automao da Manuteno da Informao para a organizao

funo mandatria. Dentre os ganhos que a organizao podeter com a informatizao e a automao da informao, citamos:

ganho de tempo na manipulao de dados, maior confiabilidade

no trabalho de manipulao de dados, agilidade na aquisio dos

dados, disponibilidade de informao em qualquer lugar e hora e

eficincia operacional.

No entanto, a informatizao no to fcil como

se apregoa em todos os lugares. As maiores dificuldades

para a implantao de informatizao na organizao so:

o desconhecimento dos processos da organizao, a no padronizaodos procedimentos, a falta de investimento em TI ou a crena de que

a TI por si s pode melhorar a organizao e, ainda, os altos custos

de informatizao para as pequenas e as mdias organizaes.

O principal modelo de gerenciamento de logstica

denominado Logistics Information and Telecomunications System

(LITS), ou Sistema Logstico de Informao e Telecomunicaes,

que tem as funes de capturar dados bsicos, de transferir dados

para centros de tratamento e de processamento, de armazenar

as informaes conforme seja necessrio, de tratar os dados e dedisponibiliz-los mediante senhas para fornecedores, para clientes e

para a prpria organizao.

Com esse tipo de sistema, a organizao espera poder prever,

antecipar e planejar todas as operaes logsticas, garantindo que elas

possam ser rastreadas no tempo necessrio e que os produtos possam

ser localizados, controlando e relatando as operaes executadas.

Outro sistema importante o Enterprise Resource Planning

(ERP), que um sistema de gesto multimodular que integra as

atividades de uma organizao para planejar as atividades de produoem razo da demanda. Os mais modernos SIGEs incorporam todas

as funes dos LTISs vistos anteriormente.

Temos ainda o modelo Customer Relationship Management

(CRM), ou Sistema de Relacionamento com o Cliente, que tem

em uma rede de dados d

receber documentos

podem ser acessados p


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a funo de tratar cada cliente como ele , conhecendo suas

caractersticas e vontades. Assim, a organizao entende o que cada

cliente necessita, suas restries logsticas (equipamentos, reas de

manobra, entre outros), entre outros.O foco desses sistemas absorver os dados da organizao

gerando informaes necessrias a sua gesto, tendo a confiabilidade

de que os dados esto organizados em nico sistema que controla

as atividades da organizao. O seu maior problema so os custos

de aquisio e de implantao, geralmente muito altos. Para as

organizaes que j possuem sistemas implantados, difcil par-los

para implantar tambm o ERP sem gerar possveis traumas a s.

Nesta Unidade, voc estudou uma importante atividade da

logstica: a Gesto do Processamento do Pedido, tendo verificado queela pode ser dividida nas seguintes atividades: Emisso, Transmisso,

Verificao e Processamento.

Em uma organizao pblica, o incio do Processamento do

Pedido pode ser visto como o protocolo de um novo processo no

setor correspondente.


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Resumindo

Pedido pode ser visto como o protocolo de um novo processo no


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Atividades de aprendizagem

Documents

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