1998 MARASCO MATTES Avaliacao e Selecao de Sftw Para Automacao de Centros de Documentacao e Bibliotecas

de computação e administração, como tambémtem ocupado um espaço nobre nas revistas esuplementos especializados em informática1.

Na área de automação de bibliotecas, noexterior, é comum a adoção de um determinadosoftware ser fruto de exaustivo estudo, como ébem demonstrado através da publicação deexperiências na literatura especializada. NoBrasil, com o avanço do uso da informática, maisnotadamente com o advento e crescimento damicroinformática esta é uma prática que avançacada vez mais, porém em relação à automaçãode bibliotecas propriamente dita e talvez devidoas poucas opções existentes no mercado, o quecomeça a ser alterado, temos conhecimento depoucos trabalhos sistemáticos de avaliação eseleção de software. O presente trabalho tem oobjetivo de apresentar algumas práticas paraorientar a avaliação e seleção de ferramentas paraa automação de bibliotecas sem a pretensão de

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ResumoA avaliação e escolha de software é um dos processosmais importantes na automação de bibliotecas. Esteprocesso é exposto e detalhado em todas as suasetapas. É também discutido o tratamentomultidisciplinar e a utilização das metodologias pelasáreas que devam contribuir para um projeto com estesobjetivos. Finalmente baseado na experiência, dosautores, em processos de avaliação de softwares édescrito um roteiro de procedimentos.

Palavras-ChaveSoftwares - Automação de bibliotecas

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1 INTRODUÇÃO

Na história da automação, e não só na áreade bibliotecas, é muito comum na adoção de umdeterminado software prevalecerem critériossubjetivos, tais como: “... no meu antigo empregousava-se tal software..”; “li em um artigo narevista tal...” etc. Em alguns casos observa-seaté um certo partidarismo como se estivessemescolhendo uma religião e/ou um time de futebol.Não fosse a área da informática dinâmica e emconstante evolução como é, essa prática não seriatão danosa. Mas, a todo dia surgem novassoluções e um novo projeto de automação debibliotecas não deve, necessariamente, adotar amesma solução que um outro desenvolvido anosatrás. Para evitar esta situação, há algum tempoverifica-se a procura sistemática e o surgimentode metodologias de avaliação de software emtodas as áreas de aplicação dos mesmos. Esteassunto tem-se tornado até disciplinas em cursos_____________________________________________________________________________________________Inf.Inf., Londrina, v.3, n.1, p.15-24, jan./jun. 1998 15

1 Um bom exemplo é o sucesso do convênio entre oCaderno de Informática da Folha de São Paulo e aUniversidade de São Paulo.

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É nesta função que se realiza a manutenção doscatálogos de autoridade, também conhecidacomo controle de autoridade. Portanto, ela devereproduzir fielmente os passos de umacatalogação manual, para manter sua integridade.Todos os itens de uma descrição bibliográficacomo autor, título, editora, edição e assuntodevem ser consistidos, pela máquina, isto é,verificada sua existência na base de dados(arquivos bibliográfico e de autoridade) atravésdos módulos de controle de arquivos deautoridade (OCS-ONLINE CATALOGUESEARCH). Esta função deve ser feita em temporeal e não pode ser confundida com ocadastramento de dados de uma catalogaçãoprévia e que estejam, por exemplo, em umaplanilha. Além da catalogação on-line, os sistemasatualmente também fazem a importação deregistros de outras bases acessadas através deuma rede ou que se encontrem em CD-ROM.Outra variante, são sistemas que possuem umarquivo de “recepção” (POOL BIBLIOGRAPH)onde são carregados os registros de outras basese que vão, um a um, sendo migrados após suaconsistência com os arquivos do sistema. A cadaimportação de um título encontrado, economiza-se tempo agilizando a catalogação, pois apenassão acrescentados os detalhes da localizaçãodeste exemplar no acervo local. Esta é umaprática que está cada vez mais difundida e ossistemas que não possuem tais facilidades estãose adaptando para tê-la.

OPAC

Pesquisa On-line (OPAC): É a sala de visitado sistema. É através desta função que o usuário-final avalia o sistema. A definição mais corretapara esta função é capacidade do softwarepermitir, ao usuário-final, a pesquisa com a menorassistência possível do pessoal técnico dabiblioteca.

Ao usuário deve ser permitido o acesso aosarquivos de autoridades, através do método“browse”. Ex.: São fornecidos na tela, comoresultado de uma pesquisa de autor, todos osnomes mais próximos do procurado, informandoainda quantos itens cada um deles possui nosistema.

A outra característica importante desta

esgotar o assunto, pois este é um campo que deveser mais estudado. As recomendações aquipresentes são frutos da experiência dos autoresem situações vividas quando na condução daautomação da rede de bibliotecas da PMSP, doCCSP e da UNESP2.

2 AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS

2.1 Definições preliminares

Ao iniciarmos este trabalho se faznecessária a apresentação de alguns conceitos,com o objetivo de homogeneizar a linguagem efacilitar a comunicação. Com os conceitos aseguir expostos não se propõe e não se tem apretensão de normalizar, mas sim facilitar acompreensão do exposto. Os autores esclarecem,ainda, que estes conceitos foram retirados daliteratura.

Sistema Integrado, Recuperador deInformação, Gerenciador de Banco de DadosBibliográfico

Os sistemas para a automação debibliotecas são conhecidos como SistemasIntegrados para Bibliotecas. Esta definição sedeve à sua concepção: as principais funções deuma biblioteca são integradas num mesmosistema, interagindo com um único banco dedados bibliográficos. Exemplificando, ummaterial é cadastrado no sistema no momento desua aquisição e esta informação vai sendoutilizada/alterada de acordo com sua trajetóriana biblioteca. Definimos como Sistema Integradoaquele que possui as seguintes funções: aquisição,importação/exportação de registros, catalogação,pesquisa pública, circulação, controle deperiódicos e emissão de produtos.

Controle de arquivos de autoridade ecatalogação automatizada

Catalogação: Este é o coração do sistema.

Avaliação e seleção de software para automação... Luiz Carlos Marasco e Raquel Naschenveng Mattes_____________________________________________________________________________________________

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2 PMSP (Prefeitura do Município de São Paulo),CCSP (Centro Cultural São Paulo) e UNESP(UNniversidade EStadual Paulista).

função, é o uso dos operadores lógicos “e”, “ou”e “e não”, bem como os de extensão “..maiorque ...”, “... menor que..” e “de... a...”. Cada vezmais se verifica uma sofisticação desta função.Já existem muitas formas de refinamento dapesquisa, como por exemplo, “... os próximos aeste título na estante”.

Conversão Retrospectiva

Na informatização de acervos documentais(bibliotecas, arquivos e centros de documentos),não é condição suficiente para utilização, asimples disponibilidade de software e hardware,pois são também necessários os dados referentesao acervo. A criação de arquivos de registrosbibliográficos é considerada, no entanto, a partemais difícil, cara e morosa dos projetos deautomação de bibliotecas, mas tambémfundamental em qualquer projeto desta natureza.Diferentemente de outros países, principalmentede primeiro mundo, a maioria dos projetos deautomação de bibliotecas brasileiras, e do terceiromundo em geral, devem se iniciar privilegiandoa conversão de seus arquivos manuais de fichascatalográficas em arquivos de registrosbibliográficos legíveis por máquina, processoconhecido como RECON3.

A literatura existente apresenta um longocaminho já percorrido por várias instituições noexterior e sua discussão foge ao escopo destetexto. No entanto, deve fazer parte de um projetode automação de bibliotecas a consideração desoftwares que auxiliem o processo de conversãoretrospectiva usando, por exemplo, a sistemáticade derivação e aproveitamento de registrosbibliográficos de bases de dados já existentes, taiscomo a do BIBLIODATA do projeto CALCOda FGV/RJ4, LC5 e OCLC6, entre outras.

Formatos padronizados de registrosbibliográficos legíveis por máquina paraintercâmbio

O pressuposto para automação debibliotecas é a adoção de um formatopadronizado de registros bibliográficos quepermita o intercâmbio. Nos anos 60 foi definidonos EUA, um formato para descrição de qualquermaterial bibliográfico para computadores,seguindo as normas ANSI Z39.2 e ISO27097, quepermite que um registro criado para uma máquinapor um determinado software possa ser lido porqualquer outro software em qualquer tipo demáquina. Este formato denominado MARC8 foium importante fator de desenvolvimento dainformática de biblioteca, nos EUA e Europa, aoimpulsionar a catalogação cooperativa. Estatarefa foi realizada por grupos de representantesde entidades ligadas à área de bibliotecas, depadronização e à Biblioteca do CongressoAmericano.

Catalogação cooperativa e redes bibliográficas

A Catalogação Cooperativa determinougrande impulso na automação de bibliotecasnorte-americanas, mas não foi seguida no Brasil.Ela permite o compartilhamento de recursos,diminuindo os custos com o processamentotécnico e aumentando a padronização dadescrição. A existência de redes de catalogaçãocooperativa possibilita a criação de bancos dedados bibliográficos que também fornecemregistros, já existentes, às suas cooperantes.Existem dois tipos de redes: as especializadas,referentes a uma área do conhecimento, e asgerais. No Brasil as redes especializadas são maisdinâmicas, especialmente a da área médica(LILACS9) que agrega, praticamente, todas asbibliotecas do setor. Quanto às gerais sópossuímos uma com abrangência nacional, oBIBLIODATA/CALCO, que reúneaproximadamente 200 bibliotecas em todo oterritório nacional. O BIBLIODATA/CALCO éum sistema de catalogação cooperativa com aentrada de dados por planilhamento e a pesquisaà base é realizada “off-line” por intermédio de


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3 RECON (REtrospective CONvertion) ou conversãoretrospectiva.

4 Projeto CALCO (CAtalogação Legível porCOmputador) da FGV/RJ (Fundação GetúlioVargas do Rio de Janeiro).

5 LC (Library of Congress/EUA).6 OCLC (On-line Computer Library Catalogue/

EUA).

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7 Normas criadas pela ANSI (American NationalStandardization Institute/EUA) e ISO(International Standardization Organization) paraa descrição de material bibliográfico em registrospara intercâmbio.

8 MARC (MAchine Readable Catalogue).9 LILACS (LIteratura Latino Americana de Ciência

da Saúde).

microfichas ou “on-line” através de terminaisligados diretamente aos computadores da FGV/RJ.

2.2 Aquisição de Pacotes versusDesenvolvimento Próprio

Uma prática, também, muito difundida noBrasil é o desenvolvimento próprio de sistemasautomatizados. Isso tem acarretado grandesproblemas às nossas bibliotecas. Odesenvolvimento próprio nem sempre é ocaminho mais acertado e/ou mais barato paraautomação de bibliotecas. A complexidade de talempreitada exige uma equipe com grandecapacidade técnica formada por analistas e/ouengenheiros de sistema com um profundoconhecimento da área de biblioteconomia ebibliotecários, também com sólido conhecimentona área de sistemas e processamento de dados.Após o desenvolvimento e implantação dosistema, parte desta equipe tem que ser desativadae parte mantida para a manutenção do softwaredesenvolvido. A preparação desta equipe é decusto elevado e não compensa financeiramente.

Outro fator relevante é o enorme tempogasto para o desenvolvimento. É fato infelizmentenão raro, na área de informática, equipes dedesenvolvimento “arrastarem” projetos paragarantir a sua existência. Experiências vividas porvárias instituições nacionais e estrangeirasrevelam gastos fantásticos e resultadosfrustrantes. Além desses fatores há de seconsiderar a existência de um grande número defornecedores de software no mercadointernacional que estão começando a chegar aoBrasil, bem como o surgimento de alternativasnacionais sólidas. Esses fornecedores possuemuma estrutura mais flexível e portanto podemoferecer produtos melhor acabados e maisatualizados, gerando economia significativa deprazo e custo.

3 METODOLOGIA

O principal aspecto a ser levado emconsideração quando se pensa na escolha de

software para automação de bibliotecas é que adefinição por um determinado software é apenasum dos aspectos do processo. Biblioteca é umaatividade bastante complexa mas poucoconhecida por outros segmentos que não osbibliotecários, este fato tem causado muitosequívocos, e exige grandes cuidados na suainformatização. O primeiro deles é um minuciosoestudo da biblioteca ou rede de bibliotecas aserem informatizadas. Deste estudo deve serproduzido um detalhado projeto onde estejamprevistos todos os aspectos que compõem aautomação, tais como: hardware, software etodas as fases de implantação e treinamento, quedeve atingir desde os profissionais diretamenteenvolvidos até os usuários finais. No presentetrabalho os autores se aterão a expor algumaspráticas para a seleção e adoção de um software,os outros aspectos necessários a automação sóserão abordados para justificar aspectos dametodologia exposta.

3.1 Conhecer a realidade

Um levantamento completo do objeto a sertratado (funções e/ou serviços) é a primeira aulaque os profissionais de informática recebem emseus bancos escolares. Aqui não é e nem poderiaser diferente. É necessário saber: tipo debiblioteca; tamanho do acervo; serviços quepresta; número e tipo de usuários; médias decrescimento de acervo; número e tipo deprofissionais existentes; fluxos de trabalhos;instalações físicas etc. Após a obtenção destesdados deve-se determinar a extensão que aautomação deverá ter. Este é um aspectoextremamente importante pois irá determinar otipo de software a ser adotado.

3.2 Delineamento do hardware e softwarenecessário

Embora seja natural a descrição dasnecessidades de hardware ser finalizada após adefinição do software e dos volumes, de arquivose transações, a serem tratados, algumascaracterísticas pretendidas do hardware (e mesmodo software) podem (e pelo nosso ponto de vista



devem) ser listadas para municiar o processo deseleção do Sistema Integrado.

Acreditamos que os pontos principais aserem considerados são: Interface homem-máquina, topologia da rede a ser instalada,serviços a serem implementados, arquitetura dosistema a ser implantado. Não necessariamentenesta ordem e certamente muito relacionados.Com o desenvolvimento atual da eletrônica,softwares operacionais e meios de armazenagem,a opção por processadores CISC10 ou RISC11, apriori não é significativa. Dependerá da análisedos quatro pontos citados acima.

3.2.1 Interface homem-máquina

A opção pelo tipo de interface homem-máquina a ser utilizado, se caracter ou gráfico,trará conseqüências ao restante das definições.Como um sistema de automação de bibliotecas écaro e de implantação complexa, não se podecorrer o risco de ter o mesmo obsoleto em poucotempo. É preciso levar em conta as tendênciasdo mundo da informática e, neste caso, ela apontapara o uso de interfaces gráficas. O uso destetipo de interface traz uma série de vantagens alémdo acabamento, que pode ser muito melhorelaborado. Por exemplo, o treinamento, deusuários e bibliotecários, será mais fácil já que sepode explorar comandos acionados por íconesde fácil entendimento. Por outro lado, isto podeimpor uma grande restrição a maior parte dossoftwares hoje existentes no mercado. Pode sertambém uma grande dor de cabeça para quem játem uma rede instalada, dependendo do tipo decomputadores utilizado, pois a interface gráficase dá melhor numa plataforma PC12do que emuma plataforma RISC.

3.2.2 Topologia de Rede

A topologia da rede é a forma como seráefetuada a ligação dos computadorescomponentes dessa rede. Ela pode ser estrela,quando todos os pontos são conectados edependentes de um ponto central. É utilizadatipicamente em mainframes e equipamentosRISC, onde os terminais se ligam à CPU13 ou auma controladora de terminais. Este tipo deligação tem a vantagem de disponibilizar todosos dados do ponto central a todos os terminais,porém tem um custo muito elevado no seucrescimento e a fragilidade de, no caso de paneno ponto central, desconectar toda a rede.

Pode ser hierárquica, onde os terminais sãoconectados a centralizadores que por sua veztambém são conectados a outros e assim pordiante. Neste caso a grande diferença é a nãodependência de um único “nó” central. No casoda indisponibilidade de um ponto centralizadorsuperior, apenas seus inferiores também param,se forem terminais, ou continuam trabalhandoapenas com seus dados locais, se os tiverem. Orestante da rede continua funcionando. Panegeral, só com a indisponibilidade do “nó”principal e se os inferiores não tiverem dadoslocais para trabalhar.

Com a microinformática essas duastopologias se modificaram um pouco, mas nãomuito. Por exemplo, uma rede local demicrocomputadores, do tipo Ethernet ou Token-ring, é uma implementação estrela. Se omicrocomputador servidor da rede parar, a redepára. É certo que os microcomputadorescontinuam funcionando, de maneira stand-alone,porém ficarão sem acesso aos dados domicrocomputador servidor. A interligação de



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10CISC (Complete Instruction Set of Computer), ouprocessador com um conjunto completo deinstruções. Processadores Intel, por exemplo.

11RISC (Reduced Instruction Set of Computer), ouprocessador com um conjunto reduzido deinstruções. Usado em workstations.

12PC (Personnal Computer), ou computador pessoal,do tipo 386, 486 etc. Incluem-se nesta categoria,embora não usem microprocessadores Intel, outroscomputadores, por exemplo Apple ou MacIntosh.

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13CPU (Central Processor Unit), ou unidade centralde processamento. O termo é um resquício daarquitetura dos antigos computadores, que tinhamum equipamento particular responsável peloprocessamento dos comandos lógicos e aritméticos.Hoje este equipamento está reduzido a um chip dealguns centímetros quadrados instalado na motherboard, ou placa mãe, dos microcomputadores eworkstations. Em todo o caso ainda é chamado deCPU todo o gabinete onde estão instaladas asplacas controladoras de dispositivos de entrada esaída, além da mother board e alguns periféricos.

várias redes locais formando uma rede WAN14,dependendo de sua implementação, pode ser vistacomo uma implementação hierárquica, sehouverem grandes servidores ou centralizadores,ou uma peer-to-peer15, se não tiveremcentralizadores.

Evidentemente, se a opção for pelautilização de uma rede já instalada, a topologiajá estará definida. Porém, em todo o caso, atopologia de rede a ser utilizada é um dado a serverificado na seleção do software de automação.

3.2.3 Serviços

Quais serviços serão automatizados, ondeserão realizados e quem os executará são outrosdados a serem considerados. As respostas dessasquestões podem exigir a utilização de algum tipode rede de computadores. Devem também levara verificação de que alguns softwares podem nãopermitir a modularização ou particularização defunções em uma única estação de serviços.Outros não implementam uma matriz desegurança, com o uso de senhas de proteção, quepossibilite definir perfiz de usuários (quem faz oque). Implantar um sistema de automação debibliotecas, mesmo sem o uso de redes, ondequem tem acesso ao sistema pode executarqualquer uma de suas funções, é caminharrapidamente para o caos. Muito mais rapidamentese for permitido o acesso remoto, por exemplo,via Internet.

3.2.4 Arquitetura

Ligada à topologia da rede a ser utilizadae aos serviços a serem automatizados, está aarquitetura de construção do Sistema Integrado.Tradicionalmente, em mainframes, máquinasRISC ou microcomputadores funcionando stand-alone, utilizam-se terminais, remotos ou não,executando os programas na CPU onde estão as

bases de dados. Com o uso de redes demicrocomputadores, pode-se ter parte dosprogramas executando nas estações e parte namáquina servidora. Nesta opção pode-se fazeruso de servidores de arquivo, onde, quandonecessário, os arquivos selecionados da máquinaservidora são copiados e transferidos para usopelos programas da estação solicitante. Tambémpode-se utilizar servidores de solicitação ou deSQL16, onde os programas na máquina servidorainterpretam a solicitação de uma estação da rede,a processam e devolvem apenas o resultado doprocesso a quem pediu. Essa implementaçãotambém é chamada de arquitetura cliente-servidor. Dependendo da quantidade de estaçõese do tamanho das bases de dados, o uso deservidores de arquivo pode se inviabilizar. Nestecaso, o uso da arquitetura cliente-servidor é asolução. Pode-se explorar, também, a utilizaçãode bases de dados distribuídas centrais e locais,conectadas ou não, para se viabilizar a opçãocliente-servidor em grandes redes WAN. Ogerenciamento de bases distribuídas pode setornar bastante complexo e, assim como a opçãode arquitetura cliente-servidor, impõe sériarestrição aos softwares disponíveis. É um item aser muito bem considerado.

3.3 Relacionamento dos software“candidatos”

Uma vez delineadas as característicasdesejadas é necessário buscar os “candidatos” aotrono de software escolhido. As fontes principaispara esta pesquisa são:

· Artigos publicados na literaturaespecializada;

· Exposições e/ou demonstrações emseminários e congressos especializados;

· Propaganda e catálogos obtidos;

· Diretórios de softwares.



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14 WAN (Wide Area Network) ou Rede de GrandeÁrea.

15 Peer-to-peer ou nível-a-nível, isto é, semsubordinadores e subordinados, sem “nós”consolidadores.

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16 SQL (Structured Query Language), ou linguagemestruturada de requisições. É uma linguagem, coma sintaxe padronizada pela ANSI, para acesso abases de dados relacionais.

Os artigos publicados, na maior parte, sereferem a experiências com determinadossoftwares em determinadas instituições, masvalem para orientar a busca e a análise posterior.

As exposições e/ou demonstrações emseminários e congressos são boas oportunidadespara “ver” o que foi lido em outras fontes. Deve-se aproveitar a presença dos técnicos dosfornecedores para esclarecimento de dúvidas easpectos particulares.

Os diretórios de softwares sãonormalmente boas fontes de pesquisa pelaquantidade e, normalmente, boa sistematizaçãodas informações colecionadas.

Apesar de já, nesta fase, estarem mais oumenos definidas as características do softwaredesejado, é preferível, neste momento, errar porexcesso e só depois eliminar por método ossoftwares relacionados.

À medida que as informações sobre ossoftwares candidatos vão sendo coletadas elasdevem ser sistematizadas de maneira que se possaidentificar de uma maneira organizada quaissoftwares atendem e quais não atendem àsnecessidades do projeto. A sugestão é traduzirou transportar os dados técnicos e demaiscaracterísticas coletadas sobre cada produto efornecedor, para fichas padronizadas, de modo auniformizar as informações sobre todos osprodutos.

As informações básicas a serem procuradasestão relacionadas a:

· Ambiente e sistema operacional;

· Tamanho e tipo de computador;

· Tamanho máximo dos arquivos;

· Suporte a transações remotas;

· Exigências de tipo de terminal de vídeo ouimpressoras;

· Arquitetura de construção;

· Detalhes de instalação;

· Tipo de treinamento;

· Planos de desenvolvimento;

· Tipo de suporte e manutenção;

· Preço e condições de comercialização.

3.4 Elaboração de planilhas de avaliação

Evidentemente é possível, a partir da leituradas fichas padronizadas, selecionar o softwareque se pretende. Porém, se o número de produtospara analisar for grande, será melhor, maiseficiente e mais seguro reorganizar e resumir asinformações em planilhas, de modo a podervisualizar em apenas uma ou duas páginas todasos produtos para poder compará-los. Estasplanilhas devem ser organizadas como uma matrizbidimensional, onde uma das dimensões deveconter os itens de comparação e na outra ossoftwares relacionados. Em cada uma dasinterseções de linha e coluna, ou de item eproduto, deve ser colocada a informação, demaneira clara e sucinta, de que o produto atendeou não aquele item, ou, se for o caso, o númeromáximo de registros bibliográficos que elesuporta etc.

3.4.1 Planilha de itens eliminatórios

Um primeiro objetivo deve ser de reduziro universo de produtos relacionados. Para tantoalguns poucos, mas fundamentais quesitos devemser levantados. Estes itens devem ser aquelesinsuperáveis para o sucesso pretendido do projetode automação. Por exemplo,

- não atendimento dos requisitos mínimosde hardware/software. Caso em que a escolhadesse determinado software exigiria a mudançada plataforma de hardware ou de ambiente pré-definida ou, às vezes, até já instalada;

- não demonstração de maior interesse emvender às bibliotecas brasileiras. Caso de algunssoftwares estrangeiros, que se pode até adquirir,



porém não se pode contar com espécie algumade treinamento e suporte no Brasil;

- Não tem ou não foi possível obterqualquer material descritivo/informativo. Caso dealguns produtos citados na literatura;

- Não são Sistemas Integrados. Caso dealguns produtos que atendem apenas uma ououtra função ou que não funcionam de maneiraintegrada, mantendo arquivos diferenciados paraatender às várias funções;

- etc.

Alguns poucos itens bem escolhidos podemsignificar uma redução significativa do universode produtos relacionados.

3.4.2 Planilha de itens classificatórios

Os produtos remanescentes agora devemser comparados e classificados em relação aatender ou não a todos os itens desejáveis masnão insuperáveis e, em atendendo, sua capacidadenesses itens. Um exemplo de item desejável dizrespeito a possibilidades e/ou limites paracustomização. O software pode ter suasinterfaces em uma língua estrangeira, não permitira tradução e esse detalhe não ser consideradouma barreira em uma biblioteca de pesquisa onde,normalmente, boa parte do acervo está em línguaestrangeira.

Da análise dessa planilha devem despontarou devem ser escolhidos os dois ou três que temmelhor potencial de atendimento aos requisitosdo projeto. Em relação a estes se deveaprofundar a análise, solicitando-se aosfornecedores demonstrações e instalações paratestes.

3.5 Avaliação das características deinformática

A análise das características de informáticado produto deve procurar por técnicas utilizadasno seu desenvolvimento, que pode indicar a



experiência e capacidade de seus técnicos; porrestrições à sua evolução, se o produto foidesenvolvido vinculado a algum software ouambiente que esteja caindo em desuso (ambienteDOS, por exemplo); por eventuais erros deimplementação, que pode indicar o cuidado ounão com que o fornecedor trata seus produtos eclientes; pelos conhecimentos demonstradospelos técnicos envolvidos nos contatos,instalações e apresentações, que pode indicarcomo seria o relacionamento e suporte técnicoprestado, se o produto for adquirido etc.

3.6 Avaliação do desempenho das funçõesbiblioteconômicas

A avaliação do desempenho das funçõesbiblioteconômicas dos produtos em análise vãonecessariamente depender da análise e propostasdefinidas para a biblioteca ou rede de bibliotecasque se pretende automatizar, porém para aavaliação final de um software é necessário ageração de uma massa de dados, a partir dasinformações bibliográficas locais. Istopossibilitará a criação de um ambiente de teste omais aproximado possível do real de modo apermitir a verificação das principais funções dosoftware e a sua integridade, ou seja: reproduziro percurso de um documento desde o momentoem que este é indicado para compra até a suadisponibilização para consulta e/ou empréstimo;testar a integridade do banco de dadosbibliográfico e a consistência com os arquivosde autoridade; a aceitabilidade do OPAC e adefinição do plano de treinamento de usuáriosda biblioteca; o impacto que acarretará nos fluxosde trabalhos existentes, e; poder medir nível dotreinamento necessário para o staff para suaimplantação.

4 CONCLUSÃO

O processo de avaliação de um softwarepara a automação de biblioteca deve, portanto,ser encarado como um processo técnico,administrativo e político. Deve, então, se utilizarda análise de sistema e suas metodologias paradefinir o problema, coletar informações e

apresentar todas as possíveis soluções, inclusivea mais indicada entre elas. Da área daadministração, empregar a gestão de projeto paraplanejar os recursos e coordenar as atividadesque envolvem a avaliação e seleção de software.E finalmente, como todas as atividades humanasnão estão desprovidas de juízo de valor, aquitambém se fará presente a necessidade acontextualização para serem definidos os critériosdecisórios com que se legitimará a tomada dedecisão.

É bom ressaltar ainda, a necessidade daformação de um comitê/grupo de automação comum coordenador para orientar o processo. Estecomitê/grupo, onde deverão estar representadostodos os setores envolvidos — automação,biblioteca e administração — terá entre suastarefas a descrição em documento próprio detodo o processo desenvolvido. A formação decomitê/grupo porém não dispensa a participaçãoampla de todos os setores envolvidos,principalmente na definição dos critérios.

Mesmo sendo este procedimento indicadoprincipalmente para as bibliotecas ou rede degrande porte, ele não pode ser dispensado nasmédias e pequenas. A alternativa para estes casos,seria a contratação de consultoria externa paraauxiliar pontualmente um responsável escolhidoentre os funcionários da biblioteca, área deinformática ou mesmo a diretora da bibliotecaem questão.

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10. ______ et al. Software for informationstorage and retrieval tested, evaluated andcompared: part II - retrieval systems. TheElectronic Library, v. 9, n. 6, p. 301-18,dec. 1991.



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Luiz Carlos MarascoAnalista de Sistemas - Consultor da Reitoria daUNESP

Raquel Naschenveng MattesAnalista de Sistemas - Responsável técnica pelaautomação da Rede de Bibliotecas da UNESP

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Title

Software evaluation and selection in the automationof Documentation Centers and Libraries

Abstracts

Software evaluation and choice is one of the mostimportant processes in library automation. In this worksuch process is explained and detailed in all of itsphases. The multidisciplinary treatment and the useof methodologies by the areas that contribute to aproject with such goals are also discussed. Finally,an outline with suggested procedures is given, basedon the experience the authors have in processes ofsoftware evaluation.

Keywords

Softwares - Library automation

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Apresentado no COBIBiii em agosto de 1995

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1998 MARASCO MATTES Avaliacao e Selecao de Sftw Para Automacao de Centros de Documentacao e Bibliotecas