1

2

Para atendimento à Lei Federal nº 13.019/2014, às normas da Prefeitura de Guarulhos e do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo/TCESP, informamos nas páginas a seguir a forma correta da entrega da Prestação de Contas. Além de cumprir com as exigências, a apresentação de forma correta auxilia a análise técnica da Divisão de Prestação de Contas de Convênios – SE03.06.

A prestação de contas será composta de 01 Bloco de Documentos com 02 Kits cada, sendo:

01 Bloco composto pelos Kits 1 e 2 da 1ª e 2ª Parcelas.

DOCUMENTOS QUE COMPÕEM A PRESTAÇÃO DE CONTAS (1ª e 2ª PARCELAS)

A entidade deverá entregar todo trimestre, os seguintes documentos em 2 kits:

Kit 1 – Originais dos documentos que deverão ser apresentados, conforme Anexo 3.

Ofício de encaminhamento da prestação de contas, contendo assinatura do Presidente da entidade, conforme Anexo1.

Demonstrativo das Receitas e Despesas, contendo assinaturas do Presidente da entidade e dos membros do conselho fiscal, conforme Anexo2.

Documentos fiscais e demais documentos de despesas originais carimbados – modelo de carimbo:

“Despesa efetuada com recurso concedido pela Prefeitura Municipal de Guarulhos, no exercício de ........., em função do Termo nº ..................../...............-SE - MOVA.”

Cotações Prévias de Preços

Extratos bancários originais da conta corrente e de aplicação do período correspondente da apresentação da prestação de contas.

Kit 2 – Cópias dos documentos, conforme Anexo 3.

Ofício de encaminhamento da prestação de contas, contendo assinatura do Presidente da entidade, conforme Anexo1.

Demonstrativo das Receitas e Despesas, contendo assinaturas do Presidente da entidade e dos membros do conselho fiscal, conforme Anexo2.

Cópias dos documentos fiscais e demais documentos de despesas.

Cópias das Cotações Prévias de Preços.

Cópias dos extratos bancários.

ATENÇÃO!

Anexa a cada documento de despesa deverá ser juntada a respectiva cotação prévia de preços.

Antes de entregar as prestações de contas, a entidade conveniada deverá fazer o check list, conforme Anexos 4 e 5.

3

VALIDAÇÃO PARA RECEBIMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

A Divisão de Prestação de Contas de Convênios – SE03.06 fará a conferência dos documentos apresentados na prestação de contas em conjunto com o representante da instituição e verificará:

Se o ofício de encaminhamento e o demonstrativo de receitas e despesas estão assinados;

Se os documentos fiscais e demais documentos de despesas entregues estão com carimbo de “despesa efetuada com recurso concedido pela Prefeitura....” e acompanhados da cotação prévia de preços;

Se os extratos do período correspondente estão anexos;

Se a numeração dos documentos fiscais e demais documentos de despesas entregues está correspondente à numeração indicada no demonstrativo de despesa;

Se a documentação do kit 2 veio com a devida furação;

Se as cópias conferem com os documentos originais;

Se os documentos originais possuem rasuras e

Se as cópias estão legíveis.

Estando os documentos de acordo, será emitida declaração de autenticação das cópias apresentadas e, no ato, os documentos originais serão devolvidos ao representante da instituição.

Se constatarmos a falta de qualquer um destes apontamentos, devolveremos no ato toda a documentação para regularização. A entidade conveniada estará no status de pendente de Prestação de Contas junto à Secretaria de Educação até o momento da entrega dos documentos em ordem.

OUTRAS ORIENTAÇÕES:

1. As requisições de documentos, regularizações da prestação de contas e restituição de recurso, se houver, serão enviadas por e-mail, portanto consulte sua caixa de entrada diariamente, pois não entraremos em contato e o não atendimento dentro do prazo será considerado pendência. Portanto, se o seu e-mail estiver com problema, devemos ser informados imediatamente para que se faça a comunicação por outros meios.

2. Os documentos para atendimento das Regularizações deverão ser apresentados no mesmo formato da prestação de contas, ou seja, em dois kits, um contendo os documentos originais e o outro as cópias, inclusive numerados na mesma ordem da Solicitação e com furação.

3. Os arquivos (planilhas) que compõe a prestação de contas deverão, obrigatoriamente, ser

entregues impressos e em arquivo eletrônico (CD).

4

ANEXO 1

Guarulhos,

de junho de 2017.

Ofício nº /2017

Ao Departamento de Controle da Execução Orçamentária da Educação (SE03):

Formulamos o presente com o objetivo de encaminhar a prestação de contas, referente às despesas efetuadas no período de janeiro a março, com os recursos da Primeira parcela de 2017, do Termo de Colaboração para o Desenvolvimento Complementar do Ensino Público e Gratuíto – Movimento de Alfabetização de Jovens e Adultos MOVA Guarulhos, no valor de R$ ________________ (________________________________), acompanhada dos seguintes documentos:

· Demonstrativo das Receitas e Despesas;

· Comprovantes de Despesas (originais e cópias);

· Extratos bancários (originais e cópias).

Atenciosamente,

Presidente da Entidade

RG

TIMBRE DA ENTIDADE

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ANEXO 2

TERMO DE COLABORAÇÃO para o Desenvolvimento Complementar do Ensino Público e Gratuíto – Movimento de Alfabetização de Jovens e Adultos MOVA Guarulhos.

DEMONSTRATIVO DAS RECEITAS E DESPESAS

EXERCÍCIO: 2017

PARCELA: PRIMEIRA VALOR (R$)

Adm. Pública Parceira : Prefeitura Municipal de Guarulhos

Entidade Parceira :

CNPJ:

Endereço/CEP:

Responsável pela Entidade:

Objeto do Termo:

Documento Data Vigência Valor (R$)

Termo nº -

Aditamento nº

Aditamento nº

DEMONSTRATIVO DOS REPASSES PÚBLICOS RECEBIDOS

Origem dos recursos (1) Nº Doc. de Crédito Data Valores Repassados

(R$)

Municipal 0,00

Valor das Aplicações Financeiras dos Repasses Públicos R$ 0,00

Saldo Anterior R$ 0,00

TOTAL (Valor Repasse + Valor Aplicação Financeira + Saldo Anterior) R$ 0,00

Recursos Próprios Aplicados Pela Entidade R$ 0,00

(1) Verba: Federal, Estadual ou Municipal

O (s) signatário (s), na qualidade de representante (s) da Entidade Parceira _________________________________________________________, vem indicar, na forma, a seguir detalhada, a aplicação dos recursos recebidos no exercício supramencionado,na importância total de

R$ 0,00 (

).

TIMBRE DA ENTIDADE

6

ANEXO 2

DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS REALIZADAS Nº

ordem

Origem do Recurso (2)

Data de Emissão

Documento

Especificação do Documento

Número do Documento

Razão Social Favorecido Especificação da Despesa

Valor(R$) Nº do Cheque/

Doc.)

1 M R$ 0,00

2 M R$ 0,00

3 M R$ 0,00

4 M R$ 0,00

5 M R$ 0,00

6 M R$ 0,00

7 M R$ 0,00

12 M R$ 0,00

13 M R$ 0,00

24 M R$ 0,00

450 M R$ 0,00

TOTAL DAS DESPESAS R$ 0,00 SALDO REMANESCENTE

VALOR DEVOLVIDO À ADM. PÚBLICA PARCEIRA: (2) Verba: (F) Federal, (E) Estadual, (M) Municipal e (RP) Recursos Próprios. Atesto (amos) que as mercadorias recebidas e os serviços prestados correspondentes aos documentos acima relacionados estão a inteiro contento. Declaro (amos), na qualidade de responsável (is) pela Entidade supra epigrafada, sob as penas da Lei, que as despesas relacionadas comprovam a exata aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados, conforme plano de trabalho aprovado, proposto ao Órgão do Convenente.

Data: ___ de ____ de 2017.

Presidente da Entidade RG

MEMBROS DO CONSELHO FISCAL:

1º Conselheiro RG

2º Conselheiro

RG

3º Conselheiro

RG

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ANEXO 3

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ANEXO 3

ORDEM DA DOCUMENTAÇÃO

Kit 1- Originais para conferência:

1 - Ofício de encaminhamento da prestação de contas;

2 – Planilha Detalhada;

3 - Demonstrativo das Receitas e Despesas;

4 - Documentos Fiscais e demais documentos de despesas acompanhados da cotação prévia de preços (originais carimbados e devidamente paginados)

5 - Extratos bancários (originais da conta corrente e de aplicação do período).

Kit 2- Documentos que ficarão na prestação de contas:

1 - Ofício de encaminhamento da prestação de contas;

2 – Planilha Detalhada;

3 - Demonstrativo das Receitas e Despesas;

4 – Cópias dos documentos fiscais e demais documentos de despesas acompanhados da cotação prévia de preços (originais carimbados e devidamente paginados)

5 – Cópias dos extratos bancários (conta corrente e de aplicação do período).

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ANEXO 4

CHECK LIST DA PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

1º PARCELA

(Prestação de Contas no Período de 01 a 10 de abril)

( ) Verificar se todos os documentos estão legíveis;

( ) Verificar se as assinaturas nos documentos foram colhidas;

( ) Certificar-se de que os documentos não possuem rasuras;

( ) Verificar se os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais estão todos com

carimbo de “despesa efetuada com recurso concedido pela Prefeitura....”;

( ) Verificar se os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais estão com seus

campos corretamente preenchidos e com carimbo de quitação ou acompanhado de recibo emitido

pelo fornecedor, bem como acompanhados da Cotação Prévia de Preços;

( ) Não esquecer de paginar os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais,

conforme Anexo 3.

( ) Verificar se as cópias dos documentos fiscais e demais documentos de despesas estão realmente

legíveis e que todo o documento esteja copiado (não tirar cópias pela metade);

( ) Certificar-se de que os documentos fiscais e demais documentos de despesas (do kit 1 e 2)

estejam na mesma ordem de indicação do relatório de despesas;

( ) Não esquecer de anexar os extratos bancários do período correspondente e

( ) Certificar-se de que o kit 2 está furado, conforme Anexo 3.

( ) Não esquecer de gravar as planilhas que compõe a prestação de contas em arquivo eletrônico

(cd).

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ANEXO 5

CHECK LIST PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

2ª PARCELA

(Prestação de Contas no Período de 01 a 10 de julho) ( ) Verificar se todos os documentos estão legíveis; ( ) Verificar se as assinaturas nos documentos foram colhidas; ( ) Certificar-se de que os documentos não possuem rasuras; ( ) Verificar se os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais estão todos com

carimbo de “despesa efetuada com recurso concedido pela Prefeitura....”;

( ) Verificar se os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais estão com seus

campos corretamente preenchidos e com carimbo de quitação ou acompanhado de recibo emitido

pelo fornecedor, bem como acompanhados da Cotação Prévia de Preços;

( ) Não esquecer de paginar os documentos fiscais e demais documentos de despesas originais,

conforme Anexo 3.

( ) Verificar se as cópias dos documentos fiscais e demais documentos de despesas estão realmente

legíveis e que todo o documento esteja copiado (não tirar cópias pela metade);

( ) Certificar-se de que os documentos fiscais e demais documentos de despesas (do kit 1 e 2)

estejam na mesma ordem de indicação do relatório de despesas;

( ) Não esquecer de anexar os extratos bancários do período correspondente; ( ) Certificar-se de que o kit 2 está furado, conforme Anexo 3;

( ) Não esquecer o Comprovante de restituição de saldo de recursos recebidos e não utilizados no

exercício (item i, inciso II da cláusula segunda do Termo de Colaboração e artigo 52 da Lei Federal

nº 13019/14)

Documentos correspondentes aos Incisos III, V, VII ao XIV e XVI a XVIII do Artigo 168 das Instruções

nº 02/2016 do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo:

( ) III – certidão contendo os nomes e CPFs dos dirigentes e conselheiros da OSC, forma de

remuneração, períodos de atuação com destaque para o dirigente responsável pela administração

dos recursos recebidos à conta do termo de colaboração/fomento;

( ) V - relatório anual de execução do objeto do ajuste, contendo as atividades desenvolvidas para o

seu cumprimento e o comparativo de metas propostas com os resultados alcançados;

( ) VII – demonstrativo integral das receitas e despesas computadas por fontes de recurso e por

categorias ou finalidades dos gastos, aplicadas no objeto do termo de colaboração ou de fomento,

conforme modelo contido no Anexo RP-14;

( ) VIII – relação dos contratos e respectivos aditamentos firmados com a utilização de recursos

públicos administrados pela OSC para os fins estabelecidos no Termo de Colaboração ou de

Fomento, contendo tipo e número do ajuste; identificação das partes, data, objeto, vigência, valor

pago e condições de pagamento;

( ) IX – conciliação bancária do mês de dezembro da conta corrente específica aberta em instituição

financeira pública indicada pelo órgão ou entidade da Administração Pública para movimentação dos

recursos do termo de colaboração ou de fomento, acompanhada dos respectivos extratos de conta

corrente e de aplicações financeiras;

11

( ) X – publicação do Balanço Patrimonial da OSC, dos exercícios encerrado e anterior;

( ) XI – demais demonstrações contábeis e financeiras da OSC, acompanhadas do balancete analítico

acumulado do exercício;

( ) XII – certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade – CRC, comprovando a

habilitação profissional dos responsáveis por balanços e demonstrações contábeis;

( ) XIII – na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis com os recursos recebidos, prova do

respectivo registro contábil, patrimonial e imobiliário da circunscrição, conforme o caso;

( ) XIV – comprovante da devolução de eventuais recursos não aplicados;

( ) XVI – declaração atualizada acerca da existência ou não no quadro diretivo da OSC de agentes

políticos de Poder, de Membros do Ministério Público ou de dirigente de órgão ou entidade da

Administração Pública celebrante, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros ou parentes,

até o segundo grau, em linha reta, colateral ou por afinidade;

( ) XVII – declaração atualizada da ocorrência ou não de contratação ou remuneração a qualquer

título, pela OSC, com os recursos repassados, de servidor ou empregado público, inclusive aquele

que exerça cargo em comissão ou função de confiança de órgão ou entidade da Administração

Pública celebrante, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros ou parentes, até o segundo

grau, em linha reta, colateral ou por afinidade;

( ) XVIII – informação e comprovação da destinação de eventuais bens remanescentes adquiridos,

produzidos ou transformados com recursos recebidos à conta do termo de colaboração/fomento,

quando do término da vigência do ajuste.

OBSERVAÇÕES GERAIS:

Ressaltamos que o não cumprimento às normas abaixo, serão motivo para glosa das despesas e

demais sanções administrativas previstas na legislação pertinente.

Manter e movimentar os recursos em conta bancária específica para o atendimento ao Termo

de Colaboração, com observância das normas constantes na Cláusula Décima Segunda do ajuste;

Observar os princípios da impessoalidade, moralidade administrativa e economicidade na

aquisição de produtos e na contratação de serviços com recursos públicos, sendo necessária a

realização de cotação prévia de preços no mercado;

Restituir os recursos recebidos, nos casos previstos na Lei Federal 13.019/14, com as

alterações da Lei Federal n° 13.204/15;

Elaborar as prestações de contas de acordo com as regulamentações editadas pelo Município

e encaminhá-las à Secretaria de Educação, acompanhada de ofício assinado pelo responsável legal da

Instituição, conforme cronograma estipulado no Plano de Trabalho.

Dúvidas e esclarecimentos:

Telefones:

2475 - 7322 (Josuel)

2475 - 7383 (Eduardo)

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Prefeito

Gustavo Henric Costa - "Guti"

Secretário de Educação

Alexandre Zeitune

Diretor do Departamento de Controle da Execução Orçamentária

Evandro Esteter

Equipe responsável pela elaboração do Manual:

Roger Cesar Bianchi – Gerente de Divisão Técnica

Roseli Pauletto – Gerente de Seção Técnica

|Março 2017|