Manual FEJEMG

Comissão de Rede

Presidente do Conselho

Diretor Administrativo Financeiro

Gerente de Operações

Apresentação Inicial

Bem vindo ao Conselho da Maior do

Mundo!

Este Manual do Conselheiro tem o objetivo de tornar claro seu papel e assim

promover melhorias no seu desempenho como Conselho Administrativo.

Esperamos que o trabalho desenvolvido por você possibilite, cada vez mais, que

a FEJEMG gere resultados para nossas empresas federadas e para o MEJ de

forma geral, através de um conselho ativo, responsável e crítico. Assim

continuaremos sendo a Maior do Mundo também em qualidade de trabalho.

Além deste Manual do Conselheiro você pode encontrar outros documentos

relacionados à FEJEMG, importantes para o desenvolvimento da sua função em

<issuu.com/fejemg>.

O Conselho Administrativo

Órgão máximo da Federação

O Conselho é o órgão máximo dentro da organização, tendo por finalidade

discutir, orientar e decidir as ações da Federação. Seu papel é delimitar as

estratégias da Federação, contribuindo para o alcance dos nossos objetivos, além

de representar a realidade de cada EJ federada que o compõe. É de extrema

importância que o Conselho cumpra com seu papel de delimitar as estratégias

da Federação, contribuindo para o alcance dos seus objetivos, possibilitando que

a FEJEMG gere mais resultados para nossas empresas federadas e para todo o

MEJ Mineiro e mundial.

É importante pensar no Conselho como um órgão único, que deve alinhar sua

opinião para chegar ao bem comum para a FEJEMG. Por isso, é essencial que o

conselheiro saiba balancear o que sua EJ quer e o que o Movimento precisa.

O Conselho é formado por dois representantes de cada EJ federada, escolhidos

internamente para serem seus representantes perante a Federação, e pelo

Presidente do Conselho.

Dentro do Conselho, há comissões que buscam contribuir com o trabalho de

todo o órgão, sendo responsáveis por apresentar pareceres relacionados a

estratégia da FEJEMG, engajamento do próprio Conselho e resultados, buscando

assim uma maior compreensão por parte dos conselheiros do que está

acontecendo na federação.

Presidente do Conselho

Direcionador e representante

O Presidente do Conselho é o responsável por acompanhar o desenvolvimento e

zelar pelo cumprimento das atividades assumidas pelas Empresas Juniores

perante a FEJEMG, tendo em vista a missão, visão, valores, objetivos e

necessidades da Federação, representando as Empresas Juniores perante a

Diretoria Executiva e o Movimento Empresa Junior.

O Presidente do Conselho convoca e preside as Assembléias Gerais (chamadas

normalmente de Reuniões Presenciais), além de elaborar as pautas de discussões

e gerir as deliberações. É função dele enviar, com antecedência, o material de

apoio dos assuntos a serem tratados nas reuniões para os conselheiros. As EJs

podem solicitar a inclusão de pontos na pauta das Assembléias, encaminhando

as sugestões ao Presidente do Conselho.

Juntamente com o Diretor Presidente, o Presidente do Conselho é responsável

por representar a FEJEMG no Conselho Estratégico da Brasil Junior, a

Confederação Brasileira de Empresas Juniores, interligando o Movimento

Nacional com o Movimento Mineiro, permitindo que as Empresas Juniores de

Minas Gerais se relacionem e troquem experiências com Empresas de outros

estados, desenvolvendo o MEJ regional e nacional.

Assembléia Geral Ordinária ou Extraordinária

Instância máxima de decisão

Uma vez ao ano, ocorre a Assembléia Geral Ordinária, na qual são eleitos os

integrantes da Diretoria Executiva, cujo mandado é de um ano. As Assembléias

Extraordinárias podem ocorrer a qualquer tempo, quando necessária, sendo

convocadas de acordo com o Estatuto da FEJEMG.

Nas Assembléias Gerais, são examinadas e deliberadas demonstrações

financeiras, e estabelecidas às diretrizes e estratégias da FEJEMG e da Diretoria

Executiva, além de manifestar sobre propostas da Diretoria, podendo intervir em

qualquer atividade da Diretoria Executiva que não esteja em consonância com o

Estatuto e diretrizes da Federação.

O Conselheiro Administrativo

O elo entre EJ e FEJEMG

O Conselheiro é responsável por ser o elo entre sua EJ e a FEJEMG, levando a

opinião de sua Empresa para a Federação e divulgando a FEJEMG dentro de sua

EJ. O Conselheiro é a forma principal de contato com as EJs e, por isso é

importante que ele repasse as informações necessárias.

Normalmente acredita-se que, obrigatoriamente, para ser conselheiro da

FEJEMG, o empresário deve ser o presidente da sua EJ, porem isso não é

verdade. Entretanto, o conselheiro deve ter voz ativa na EJ, poder tomar decisões

por ela e entender toda a Empresa. Por esse motivo que pedidos que um dos

dois representantes escolhidos seja um Diretor.

O conselheiro da FEJEMG deve ser aquele que acredita na importância da

participação ativa da empresa no Movimento Empresa Júnior e que possa dizer

da realidade da sua EJ para a Federação. Deve ser apaixonado pelo MEJ, sendo

aquele que não acredita ser uma obrigação estar no Conselho.

Deve também ter responsabilidade para cumprir bem seu papel de elo,

realizando-o de forma consciente, dentro dos prazos estabelecidos, de maneira

embasada e preocupado com sua atuação.

Acreditamos na importância do Conselheiro como disseminador do MEJ,

representando a FEJEMG além de sua EJ, na sua Instituição de Ensino, nos

eventos em que participa, de acordo com nossos valores e seu conhecimento do

MEJ Mineiro.

As ferramentas de comunicação

O contato entre o Conselho

No início de cada semestre, cada EJ, quando mudar de conselheiro, deve

preencher o docs com informações básicas e formas de contato dos seus

representantes, para nos conhecermos melhor.

Para que a comunicação seja efetiva, temos dois meios principais: grupo de e-

mails e fórum. Ambos são administrados pelo Presidente do Conselho e Gerente

de TI, assim, se tiverem qualquer dúvida, entrem em contato com eles através do

contato <presidente.conselho@fejemg.org.br> e <gerente.ti@fejemg.org.br>.

O grupo de e-mails <conselheiros-fejemg@googlegroups.com> é para assuntos

mais emergenciais, repasse de informações e divulgações. Como já recebemos

vários e-mails todo dia, é importante refletir sobre a necessidade de todos os

conselheiros receberem o seu e-mail. E lembre-se de prestar atenção para quem

você está respondendo, para não enviar para todos do grupo quando sua

resposta é para somente uma pessoa.

O fórum é nosso maior meio de comunicação e de gestão do conhecimento.

Nele temos uma área exclusiva para discussões e deliberações do Conselho, além

das áreas específicas de cada diretoria, nas quais são postados repasses e

discussões.

Cada utilizador tem um perfil e neste deve colocar a assinatura com seus

contatos e foto para facilitar a comunicação além do fórum. Na assinatura, é

importante colocar e-mail, EJ, cargo, celular e skype. Além disso, o fórum tem

um atalho de acesso às mensagens novas, o que facilita para o conselheiro saber

o que foi recém-postado.

Além das ferramentas citadas, há também o grupo do Conselho no Facebook. A

entrada no grupo é feita através da solicitação ao Presidente do Conselho, pelo

próprio perfil do conselheiro. Por meio desse canal, todos podem criar tópicos

informais, lembrando datas, deliberações, eventos e informações importantes.

As tarefas e deveres

Acompanhar o fórum

Todo conselheiro pode criar discussões e postar nos tópicos quando sentir a

necessidade. A participação de todos é de extrema importante para que as ações

e decisões sejam representativas da realidade de todas as Empresas. Sinta-se a

vontade para participar efetivamente e aproveite para ler os tópicos antigos para

conhecer um pouco mais das discussões que estão acontecendo.

O conselheiro terá que olhar o fórum da FEJEMG frequentemente e levar

algumas discussões, quando necessário, para dentro EJ, e deliberar dentro do

prazo estabelecido pelo Presidente do Conselho.

Através do fórum, o conselheiro terá informações sobre todos os projetos da

FEJEMG e também da Brasil Júnior (BJ), por isso a necessidade clara do

conselheiro repassar essas informações às pessoas responsáveis por cada assunto

na sua EJ.

Participar das Reuniões Presenciais

As reuniões presenciais da FEJEMG são mensais e ocorrem em cidades diferentes,

na tentativa de estar mais próxima de todas nossas EJs. No início de cada ano, os

conselheiros deliberam sobre a aprovação do calendário anual, discutindo as

datas e locais. Desta forma, todos podem se planejar antecipadamente para estar

presente. A falta em Reuniões é grave, pois pode afastar a EJ do que acontece na

FEJEMG e pode levar a desfederação da EJ.

A própria EJ arca com os custos de mandar os conselheiros nas RPs, lembrando

que é obrigatória a presença de, pelo menos, um dos conselheiros. As reuniões

são abertas para qualquer membro da EJ que tenha interesse em conhecer mais

a FEJEMG, porém apenas o conselheiro poderá votar pela EJ – salvo caso um

membro represente a EJ por via de procuração.

Essas reuniões são momentos para discutir sobre a FEJEMG, sobre o que está

sendo feito e o que deve ser feito, nos quais são traçados o futuro da Federação,

e como o Corpo Executivo e a Diretoria Executiva irão atuar.

Duas vezes ao ano, no final do semestre, ocorre uma reunião chamada Dia D.

Estas são específicas e restritas ao Conselho e Corpo Executivo da Federação. São

dois dias (um final de semana) nos quais são discutidos pontos mais específicos

da estratégia e atuação da FEJEMG, resultados passados e objetivos futuros.

É importante também que os conselheiros já cheguem com as pauta lidas e os

documentos estudados, para facilitar o trabalho e torná-lo mais crítico,

aproveitando bem as horas que passamos juntos presencialmente. A

participação de todos os conselheiros, durante a Hora do Conselho e a própria

Reunião, seja tirando dúvidas, seja colocando o posicionamento de sua EJ é

fundamental para tornar o encontro mais produtivo, aproveitando a presença

das demais EJs, da Diretoria e da Equipe FEJEMG. O momento de integração

também é importante para benchmarkings e networking, além de aumentar o

sentimento de equipe e Maré Vermelha que nós temos e que representa bem a

FEJEMG.

Além disso, é essencial a pontualidade do Conselho, uma vez que a reunião só

começa com a presença de mais da metade das EJs federadas e deve-se evitar

atraso na reunião de forma geral.

Representar a EJ na FEJEMG

O Conselheiro é o representante da Empresa Júnior dentro da Federação. Assim,

quando há qualquer deliberação e discussão é imprescindível à análise dos

documentos referentes a ela, bem como solidificar a posição da Empresa, para

que a deliberação seja feita conscientemente.

Esta mesma postura deve ser tomada antes das Reuniões Presenciais, para que as

discussões sejam embasadas e não seja tomada nenhuma decisão erroneamente.

É essencial a participação de todas as EJs, dentro do prazo das deliberações, para

representar fielmente a FEJEMG e não atrasar vários processos que demandam

opinião do conselho.

Representar a FEJEMG na EJ

O Conselheiro é responsável por envolver os integrantes da EJ nas reuniões e

discussões, fazendo com que todos estejam cientes do papel que a sua Empresa

Junior tem no Movimento Empresa Junior Mineiro e internalizando a cultura, a

importância e o valor estratégico de se participar de uma federação.

Deve conhecer plenamente e seguir a missão, visão, valores e a estratégia da

FEJEMG, e respeitar o Estatuto e Regimento Interno da Federação.

Além disso, deve levar o MEJ para dentro de sua EJ e motivar outros membros a

se interessarem e participarem do Movimento, instigando a participação de

todos os integrantes da EJ nas Reuniões Presenciais, tornando a FEJEMG um

assunto comum dentro da EJ.

A Transição

E o novo conselheiro?

Para as Empresas Juniores, pede-se que a cada troca de gestão, haja a

manutenção de um conselheiro, ou seja, que cada conselheiro permaneça por 1

(um) ano, intercalando-os a cada 6 (seis) meses. Com isso espera-se que os

conselheiros mais recentes tenham uma cogestão com os que já frequentam o

Conselho, gerando maior efeito positivo.

Além disso, recomenda-se que elas indiquem quem assumirá o cargo com

antecedência à Federação, para que o novo conselheiro possa começar a

participar das reuniões presenciais e entender a dinâmica de trabalho, além de

haver uma adequação em relação aos treinamentos que possam ser dados para

o novo conselheiro, tanto por parte da EJ, como por parte da FEJEMG.

É necessário que, na hora da escolha, haja uma séria conversa com as pessoas

interessadas para que elas realmente se comprometam com suas funções e que

não se sobrecarreguem, com muitos cargos e funções. Ser conselheiro é um

grande desafio e existe muito trabalho envolvido e, portanto, a escolha e decisão

devem ser feitas com cuidado.

Considerações Finais

Bom Trabalho!

Esperamos que esse documento, além de facilitar o trabalho, seja motivador para

que o Conselho da FEJEMG cumpra sua missão de proteger seu patrimônio, no

caso, nossas EJs federadas, como um órgão coeso e sólido, participando com

responsabilidade e atuando com transparência.

Tendo uma comunicação mais eficiente e um acompanhamento mais próximo,

teremos um Conselho coeso e com pensamento único de desenvolvimento da

Federação, afinal o Conselheiro atua como líder do movimento, contribui para o

crescimento de desenvolvimento da Federação, por isso seu engajamento e

participação são tão importantes.

Nós somos a FEJEMG e precisamos trabalhar de forma alinhada, realizando de

forma responsável nosso trabalho e tendo orgulho de representar não apenas

sua EJ, mas todas as federadas de Minas Gerais. É esse trabalho que nos torna os

MAIORES DO MUNDO e, porque não, MELHORES DO MUNDO!