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23 Hbitos Anti-ProcrastinaoComo Deixar de Ser Preguioso e Ter Resultados Em Sua Vida

De S.J. Scotthttp://www.HabitBooks.com

23 Hbitos Anti-Procrastinao Copyright 2014-15 by S.J. Scott.Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro pode ser utilizada ou reproduzida sob quaisquer meios existentes sem autorizao por escrito dos editores. Os revisores podem citar breves passagens em comentrios.

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Voc um procrastinador?Acontece com qualquer um de ns: Voc tem um projeto iminente que realmente importante. Deveria se concentrar em finaliz-lo. No entanto, surge com uma variedade enorme de desculpas para justificar por que ele no pode ser iniciado - Fulano precisaser contatado com antecedncia, voc no tem a documentao certa ou no tem certeza de poronde comear. Independentemente do "porqu," todos nos deparamos com aqueles momentos em que procrastinamos.Alm disso, h um efeito cumulativo na procrastinao. Mesmo quando voc finalmente completa uma tarefa, mais cinco aparecem para tomar o seu lugar. No importa o quanto voc tente, parece que h um ciclo interminvel de coisas para fazer.A verdade que todos j procrastinamos em algum momento de nossas vidas. Para a maioria de ns, isso acontece de vez em quando, mas para algumas pessoas, a procrastinao tem impedido sua capacidade de viver uma vida feliz e bem sucedida. Este livrofoi escrito para aqueles que gostam de deixar para a ltima hora para quem est lutando para conseguir concluir projetos e tarefas pessoais em tempo hbil.No to difcil parar de procrastinar. Na verdade, tudo o que voc tem a fazer formar osmesmos hbitos utilizados por inmeras pessoas de sucesso e torn-los parte de sua rotina. Embora essas pessoas muitas vezes tenham os mesmos medos e limitaes que voc,so capazes de tomar medidas consistentes porque treinaram a si mesmas para faz-lo.Neste livro, Os 23 Hbitos Anti-Procrastinao, voc vai descobrir um conjunto de ideiasque iro ajud-lo a superar a procrastinao utilizando uma rotina diria. Enquanto muitos livros fornecem uma simples lista de dicas, voc ir aprender por que uma estratgiaespecfica funciona, o que so as crenas limitantes e como isso pode ser imediatamen

te aplicado sua vida. Ou seja, voc vai aprender as causas enraizadas de sua procrastinao e como super-las.Quem sou eu?Meu nome S.J. Scott, criador do blog Develop Good Habits.O objetivo do meu site mostrar como o desenvolvimento contnuo do hbito pode levara uma vida melhor. Em lugar de dar palestras, forneo estratgias simples que podemser facilmente incorporadas a qualquer vida agitada. Por experincia prpria, digo que a melhor maneira de fazer uma mudana duradoura desenvolver um hbito de qualidade por vez.Durante a maior parte da minha vida, lutei contra a procrastinao. Na escola e na faculdade, eu era aquele cara atolado na noite anterior a um grande teste. Meus documentos estavam seriamente atrasados. E eu no conseguia me lembrar de seguir amais simples das promessas.Era 2003 quando finalmente fiz algo a respeito deste problema. Quando iniciei meu negcio online, descobri uma verdade simples: "Voc 100% responsvel por sua vida".Esta declarao me fez perceber que se eu quisesse obter resultados com o meu negcio,teria que mudar primeiro quem eu era por dentro. Durante alguns anos, li e trabalhei com informaes de diversos livros e sitessobre produtividade pessoal: Produtividade Pessoal - A Arte da Produtividade sem Estresse, 43 Fichas, Zen Habits, Eat that Frog, Os Princpios do Sucesso, A Arte da Guerra e Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes. Alm disso, testei uma variedade de tticas diferentes na esperanade que me ajudassem a superar a procrastinao e agir de forma consistente.O resultado?Atualmente gerencio um negcio bem sucedido na Internet, que inclui 37 livros Kindle publicados.Embora no tenha dominado completamente "a produtividade pessoal," sinto que percorri um longo caminho nos ltimos anos. Tudo isso se deve criao de hbitos que geram resultados. Em outras palavras, desenvolvi certo nmero de hbitos anti-procrastinao.Sobre os 23 Hbitos Anti-ProcrastinaoEste livro no sobre mim. Ele foi escrito para ajud-lo a superar seus problemas coma procrastinao. Ele inclui tudo o que aprendi nos ltimos anos sobre como agir de forma coerente todos os dias. Embora este livro no v acabar com o seu desejo de procrastinar, voc vai entender por que isso acontece e como desenvolver hbitos especficos para superar esse sentimento.A informao aqui contida foi desenvolvida a partir de uma estrutura especfica. Em primeiro lugar, abordaremos a psicologia por trs da procrastinao. Em seguida, falaremos sobre as sete desculpas que as pessoas do quando querem procrastinar. Em terceiro lugar, vamos tratar dos 23 hbitos para superar esses obstculos mentais. E, finalmente, irei ajud-lo a transformar esta informao em ao.O livro simples de seguir. Veja do que se trata no ndice:Voc um procrastinador?O Hbito da Procrastinao (ou como NO fazer as coisas)7 Desculpas que voc pode arranjar para procrastinarHAP #1: Use a regra 80/20 para Tomar Decises

HAP #2: Relacione cada ao a um objetivo M.A.R.T.E.HAP #3: Anote suas ideiasHAP #4: Crie um sistema de 43 pastasHAP #6: Crie lembretes para tudoHAP #7: Agrupe tarefas rotineiras semelhantesHAP #8: Desenvolva Processos e Projetos IndividuaisHAP #9: Programe uma reviso semanalHAP #10: Faa uma reviso mensalHAP #11: Diga "no" s atividades menos prioritriasHAP #12: Acompanhe o seu progresso e sucessosHAP #13: Comece o seu dia com TMIsHAP #14: Priorize usando o mtodo ABCDEHAP #15: Crie um senso de urgnciaHAP #16: Torne-se Publicamente ResponsvelHAP # 17: Comece aos poucosHAP #18: Recompense a si mesmoHAP #19: Desenvolva competncias com base em projetosHAP #20: Obtenha Motivao IndiretaHAP #21: Pratique tcnicas de visualizaoHAP #22: Seja paciente com o ProcessoHAP #23: Faa o Desafio dos 30 DiasConcluso (ou "Como Agir Hoje")

Voc no precisa ficar paralisado pela procrastinao. Em 23 Hbitos Anti-Procrastinao, irscobrir um mtodo passo a passo que pode ser usado para obter resultados em sua vida.Vamos a ele.

O Hbito da Procrastinao (ou como NO fazer as coisas)Voc pode traar todo o sucesso (ou fracasso) na sua vida pelo hbito. O que voc faz noseu dia a dia determina em grande parte o que ir conseguir na vida.

Os hbitos geram rotina, e vamos encarar - a maioria de ns gerencia as nossas vidaspor algum tipo de rotina. Ns nos levantamos de manh e seguimos um padro pr-definido: tomar um banho, escovar os dentes, vestir-se, tomar o caf da manh, dirigir parao trabalho, trabalhar e depois ir para casa.Alguns de ns optamos por seguir hbitos de autoaperfeioamento: estabelecer metas, ler livros inspiradores, trabalhar em projetos importantes e ignorar distraes e desperdcios. Outros escolhem hbitos autodestrutivos: fazer o mnimo possvel, entorpecer acriatividade atravs do entretenimento maante e de baixa qualidade, comer junk foode culpar os outros por seus fracassos na vida.A verdade que os hbitos podememos e o que podemos realizar naartir do mesmo modelo. Depois deramente a qualquer nova rotina e

ser bons e maus. Eles definem quem somos, o que fazvida. O interessante que todo hbito se forma a paprender como ele funciona, possvel adapt-lo segusegui-lo de forma consistente.

Digamos que voc queira escrever por 30 minutos todos os dias. Voc poderia criar este hbito, seguindo o mesmo mtodo que outros usaram no passado:* 1. Defina um determinado perodo de tempo por dia para este hbito.* 2. Crie um lembrete para seguir esse hbito em um determinado horrio.* 3. Comece definindo um objetivo pequeno (como escrever por cinco minutos).* 4. Siga este hbito para se certificar de que est fazendo isso todos os dias.* 5. Tenha um plano para aqueles dias em que voc NO est com vontade de escrever.* 6. Amplie os seus esforos at que esteja escrevendo consistentemente por 30 minutos todos os dias.O que esse exemplo tem a ver com a procrastinao?Tudo.Tanto os bons quanto os maus hbitos foram formados atravs da repetio. Em algum momento de sua vida, voc desenvolveu o hbito de procrastinao, pois lhe deu, em curto prazo, a recompensa da "sensao boa de viver no momento. O que voc provavelmente no fez, foi aprender a vivenciar esses sentimentos "preguiosos" e agir apesar deles.Uma das maiores razes pelas quais as pessoas procrastinam porque uma tarefa entraem choque com seus hbitos estabelecidos. Sempre que voc tenta fazer algo que no faz parte da sua rotina diria, preciso esforo e fora de vontade para complet-lo. Especialmente se a tarefa for desagradvel.A soluo mais simples para eliminar a procrastinao no lutar contra ela. Em vez disso,voc precisa substitu-la por boas rotinas que beneficiem a sua vida.Voc ir descobrir que quando uma tarefa difcil passa a ser um hbito, torna-se difcil deix-la de lado. Eventualmente, voc ir faz-lo sem pensar - como escovar os dentes, assistir TV e dirigir um carro. Tudo que voc precisa de um modelo que o ajude a transformar qualquer tarefa em um processo dirio que seja concludo.Todos nos sentimos tentados a procrastinar de vez em quando. uma resposta perfeitamente normal quando nos confrontamos com um desafio difcil. O segredo para comear a agir entender por que voc est adiando. No prximo captulo abordaremos as sete principais desculpas dadas pelas pessoas quando sentem a tentao de procrastinar.

7 Desculpas que voc pode arranjar para procrastinar muito fcil arrumar uma desculpa para no comear uma tarefa. A questo saber quando a razo vlida e quando uma forma criativa de evitar agir. A maioria dos nossos sentimentos de procrastinao vm de um medo subconsciente ou crena autolimitante. Quando voc arruma um tempo para explorar esses pensamentos, acaba descobrindo que mais fcil super-los e criar uma mentalidade orientada para a ao.Sua mente uma mquina incrvel. Ela lhe concede o poder de criar qualquer coisa a partir de sua imaginao. No entanto, ela tambm pode limitar a sua capacidade de fazeras coisas. Costumamos ficar presos a um projeto - no por falta de vontade, mas devido a padres de pensamentos mal adaptados que permanecem em nossas mentes.A principal causa do "hbito de procrastinao" vem de nossas crenas autolimitantes. Quando esses pensamentos no so contidos, arrumamos "desculpas" para o porqu de um projeto ou tarefa no poder ser concludo. No entanto, quando voc desafia essas desculpas, percebe que a maioria delas causada por medos ocultos ou padres de hbitos destrutivos.Existem sete desculpas que as pessoas geralmente do. Entenda por que elas acontecem e voc estar um passo mais perto de superar a procrastinao:Desculpa 1: No importa.As pessoas constantemente evitam tarefas que no parecem importantes. s vezes no so urgentes; outras vezes uma tarefa desagradvel que est relacionada a uma meta de longo prazo. E muitas vezes isso requer que voc supere um grande medo. No importa quepensamentos passem pela sua cabea, h momentos em que adiamos uma tarefa porque ela no parece ser importante.Uma das solues mais fceis para a desculpa do "no importa" desenvolver o hbito de tomar decises simples. Quer voc esteja ocupado concluindo uma tarefa ou tendo a coragem de se livrar dela. Conforme veremos, uma das melhores maneiras de superar a procrastinao tomando decises difceis em sua vida, mesmo que isso signifique eliminar coisas que antes pareciam importantes.Desculpa 2: Preciso fazer ____________primeiro.Os projetos muitas vezes ficam suspensos porque uma determinada tarefa precisa ser concluda antes que se faa qualquer outra coisa. Seja um telefonema, um projetoconflitante ou uma simples compra, fcil procrastinar quando h algo que precisa serfeito antes de qualquer outra coisa.Voc pode eliminar esta desculpa para sempre, desenvolvendo o hbito de definir completamente cada projeto. A chave dividi-lo em uma srie de pequenas aes adotadas diariamente. (Crdito para Getting Things Done por esta grande sacada).

Desculpa 3: Preciso de mais informaes para poder comear.s vezes, esta uma desculpa vlida. Geralmente temos tarefas que exigem uma extensapesquisa antes de comearmos. No entanto, no acho que seja uma desculpa vlida se vocestiver fazendo isso semanalmente.

Mesmo correndo o risco de parecer sarcstico, a soluo mais simples para essa desculpa obter mais informaes. No saber como fazer algo no deve ser razo para evitar um projeto. Nunca. Hoje em dia, possvel desenvolver qualquer competncia ou encontrar algumpara fazer isso por voc.Desculpa 4: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazer.Todos ns experimentamos esses momentos quando nos sentimos sobrecarregados. Parece que no importa o quanto trabalhemos, nossas listas de afazeres nunca terminam.Geralmente este problema acontece com as pessoas que possuem a mentalidade do Super-Homem", quando se sentem pessoalmente responsveis por fazer tudo por conta prpria.Sentimentos de opresso podem ser eliminados com foco em projetos importantes e, tambm, delegando ou eliminando o resto. Uma vez que saiba como identificar o que importante, ir descobrir que fcil identificar o lado nico de cada tarefa e fazer ascoisas de uma forma consistente.Desculpa 5: No tenho tempo agora.Mais uma vez, esta uma desculpa completamente vlida. Por vezes voc est focado em umprojeto e no faz sentido comear outro. No entanto, a desculpa de "no ter tempo", normalmente se transforma em um hbito desagradvel de procrastinao no qual voc est sempre adiando coisas importantes.Dizer que voc no tem tempo suficiente agora promete um futuro perfeito, quando o trabalho ser mais fcil, menos complicado e divertido de fazer. Inconscientemente, porm, muitas pessoas usam essa desculpa com a esperana secreta de que a necessidadede fazer a tarefa acabar desaparecendo.

Se voc continuar adiando a ao at este fantasioso alguma dia, as chances de que voc nuna ir lidar com este projeto so muito altas.Desculpa 6: Continuo me esquecendo de fazer isso.

Muitas vezes as pessoas procrastinam uma tarefa porque se esquecem de faz-la. Claro, todos ns temos aqueles momentos em que algo escapa nossa mente. No entanto, ser um esquecido crnico sinal de uma resistncia profunda em relao a uma tarefa especf.

Talvez voc no ache isso importante. Talvez esteja com medo do fracasso. Ou talvezno esteja usando um sistema organizacional eficaz. O ponto aqui que o "esquecimento" no uma razo vlida para a procrastinao. Em algum momento, voc precisar se compromr, tanto para comear uma tarefa quanto para se livrar dela.Desculpa 7: No estou com vontade de fazer isso.

evidente que sempre haver tarefas desagradveis, pelas quais tememos. O truque saber quando algo precisa ser feito e quando pode ser permanentemente eliminado. Muitas vezes confundimos os dois, evitando tarefas que podem trazer um impacto positivo de longo prazo em nossas vidas. Isso significa que mesmo que no queira fazeralgo, essa no deve ser a nica razo pela qual que voc est adiando. A melhor soluo veicar por que voc est temendo a tarefa, a fim de analisar se este um sintoma de umproblema maior.Porque a maioria das desculpas so bobagens.Ningum est imune a dar desculpas. No importa o quo bem sucedido voc , em algum momentoacabar arrumando um motivo para no agir em um projeto. Por isso, importante criarhbitos especficos que previnam e superem a mentalidade da desculpa.

Ao longo deste livro, falaremos de uma lista de rotinas positivas que podem seradicionadas ao seu dia atarefado. J as rotulei como hbitos anti-procrastinao (HAP),pois ajudam na tomada de decises mesmo quando voc estiver se sentindo preguioso oudesmotivado.No s trataremos de cada hbito, como tambm iremos discorrer sobre como resolvem, especificamente, cada uma das sete desculpas mais comuns usadas por ns para procrastinar um projeto. E uma vez compreendendo como superar esta crena limitante, voc descobrir que fcil resistir tentao de desistir.Ento, vamos comear com o que considero ser o mais importante hbito anti-procrastinaode todos.

HAP #1: Use a regra 80/20 para Tomar DecisesDesculpa Eliminada: "No tenho tempo agoraGeralmente procrastinamos porque parece que h muito a fazer. Em minha opinio, estepretexto sintoma de uma incapacidade de definir o que realmente importante em seu trabalho e vida pessoal. Felizmente, voc pode superar isso ao aplicar impiedosamente a regra 80/20.Este princpio, apresentado inicialmente por Vilfredo Pareto, diz que voc obtm 80% dos seus resultados a partir de 20% de seus esforos. Assim, a maioria dos seus resultados vem de um punhado de tarefas. Voc pode aplicar isso procrastinao apenas focando nas aes que geram resultado significativo e ignorando proativamente o restante.Voc pode usar a regra 80/20 para combater a procrastinao usando este processo de cinco etapas:Passo #1: Identifique as tarefas 80/20 importante identificar a quantidade de aes que tm maior impacto sobre o seu trabalho. Basicamente, estas so as principais razes pelas quais voc est recebendo um salrio.A aplicao mais simples da regra 80/20 identificar o que verdadeiramente importante e passar mais tempo com essas atividades. Em outras palavras, voc deve encontrar as tarefas que geram 80% dos seus resultados e felicidade.E se no conseguir identificar as tarefas 80%? Pegue uma folha de papel e anote oque voc faz diariamente. Em seguida, circule as tarefas que produzem os melhoresresultados em seu trabalho. Finalmente, se voc tem um chefe, pergunte-lhe o que mais importante.Faa isso com sua vida pessoal tambm. Determine o que verdadeiramente significativoe o que voc faz simplesmente porque um hbito. Tempo com a famlia, exerccios, voluntariado e as relaes com os outros podem ser considerados 80%, porque estas so as atividades que acrescentam significado sua vida. Passar horas no Facebook, navegarna internet e ficar estatelado em frente TV no so atividades 80%, pois ocupam muito tempo e trazem pouca recompensa em troca. importante identificar os seus 80% de resultados; determinar quais aes realmente geram uma renda e que realmente trazem significado sua vida. Esta informao ir ajud-loa tomar as decises difceis na prxima etapa.

Passo #2: Faa uma pergunta simplesSeu tempo um recurso finito. Cada minuto gasto em uma tarefa menos um minuto desua vida. Ento, por que voc deve gastar o seu tempo fazendo algo que no importante?Sempre que se deparar com um novo projeto ou tarefa potencial, faa uma pergunta simples:"Esta tarefa ir auxiliar ou prejudicar os 80% das minhas atividades?"Normalmente concordamos em fazer as coisas por medo de nos olharem feio ou desapontarmos algum. No entanto, no h nada de errado em compreender o que importante emsua vida. Se voc sente que algo est tirando o tempo de suas atividades de 80%, entoevite faz-las a qualquer custo. Lembre-se: nunca deixe que as prioridades de outras pessoas se tornem a sua prpria.

Agora, dizer "no" nem sempre fcil de fazer se voc tem um chefe. Uma soluo aproximare dele e explicar que voc j identificou as atividades essenciais, nas quais agregamaior valor. Diga-lhe que seu tempo ser mais eficaz se voc se concentrar nestas tarefas. Explique que quanto mais tempo despender com essas atividades, maior sero aumento da produtividade e do desempenho no trabalho. Voc perceber que a maioriados chefes bastante razovel quando voc mostra como fazer um trabalho de uma maneira melhor e os ajuda a obter melhores resultados.Passo #3: Elimine ou delegueSe voc tem dificuldade em encontrar tempo para um novo projeto, precisa checar tudo o que faz com frequncia. As probabilidades so de que voc faa certas coisas que oafastam das suas tarefas 80%. Estas so tarefas que devem ser eliminadas ou delegadas.Sua lista de projetos no deve ser preenchida com itens de menor importncia. Se umaatividade no est trazendo satisfao ou um resultado mensurvel, livre-se dela, transfira-a para outra pessoa (delegue) ou elimine-a completamente.Isso pode significar ter uma longa conversa com o seu chefe. Basta explicar quevoc precisa se concentrar em atividades importantes e, em seguida, pedir-lhe queessas outras atividades sejam transferidas para outra pessoa.Passo #4: No acrescente, substituaAo iniciar um novo projeto, resista ao impulso de adicion-lo sua pilha de coisaspara fazer. Isso s vai criar uma sensao de estar sobrecarregado, que uma das principais causas da procrastinao. Em vez disso, uma soluo mais simples substituir o projeto por outro que no est gerando resultados.Lembre-se, seu tempo limitado. Se voc sentir que um novo projeto importante o suficiente para trabalhar, ento ele deve tomar o lugar de uma atividade de baixo valor. Esta a maneira de manter o foco em atividades de 80%, sem ficar soterrado sob uma avalanche de tarefas demoradas.Passo #5: Pratique a procrastinao criativaEmbora este livro tenha sido criado para ajudar a combater a procrastinao, eventualmente no existe problema em deixar de lado, estrategicamente, uma tarefa. Quandovoc sabe que um projeto no uma atividade de 80%, perfeitamente possvel coloc-lo nalista do "algum dia." Voc vai protelar essa ao com o entendimento de que s far isso se mais tarde ela se tornar mais importante em sua vida.

A chave para a procrastinao criativa criar o hbito de rever esta lista de "algum dia". Minha sugesto faz-lo durante uma reviso mensal, onde voc acompanha as metas e determina se tem tempo para comear novos projetos (falaremos mais sobre isso depois). Voc no tem de tomar medidas a respeito dessas ideias, mas deve, pelo menos, consider-las de vez em quando.Implementao do HbitoPraticar 80/20 uma habilidade que leva algum tempo para desenvolver. No comeo, vai ser difcil deixar os projetos que um dia voc pensou que fossem importantes. No entanto, voc pode vir a desenvolver uma compreenso intuitiva do que valioso e do que um desperdcio de seu tempo.Para comear, recomendo fazer o seguinte:* 1. Realize uma avaliao mensal que revise as suas atividades dirias.* 2. Identifique as atividades que geram 80% mais resultados.* 3. Elimine ou delegue as atividades que no fazem parte dos seus 80%.* 4. Pergunte: "Ser que essa tarefa ajuda ou prejudica as minhas atividades 80/20?" sempre que um projeto novo aparecer.* 5. Se valer a pena persegui-lo, substitua-o por outro projeto. No acrescente mais nada em uma lista de coisas para fazer.* 6. Pratique a procrastinao criativa com tarefas que no sejam importantes.Voc descobrir que fcil combater a procrastinao ao focar em atividades que proporcionem maior retorno de seu tempo investido. Aplique a regra 80/20 e no ter aquela sensao de estar sobrecarregado. Voc no vai se estressar por ter uma lista quilomtrica deafazeres. Em vez disso, ter uma ao dinmica sobre as coisas mais importantes na vida.

HAP #2: Relacione cada ao a um objetivo M.A.R.T.E.Desculpa Eliminada: No importa fcil autossabotar o seu dia simplesmente no criando prioridades. O resultado final que estar, muitas vezes, focado em atividades de pouca importncia que no geram resultados significativos.Realmente, a estratgia mais eficaz para superar a procrastinao melhorar a sua capacidade de escolher quais projetos devem ser trabalhados e quais devem ser evitados.Temos todas as desculpas para deixar as coisas de lado, mas se usarmos o tempo para explorar nossos pensamentos, veremos que a maioria das desculpas esto ligadasa um sentimento subconsciente de que a tarefa no to importante.Qual a soluo? simples: adquira o hbito de relacionar cada tarefa a um objetivo. Sempre que estiver prestes a comear algo, pergunte a si mesmo como isto se encaixa em seus planos de longo prazo. Se estiver diretamente relacionado a um objetivo escrito, ento

arranje tempo para faz-lo. Porm, se um projeto no se refere a um objetivo, no tenhamedo de deleg-lo ou elimin-lo completamente.Estabelecer metas ser a sua arma secreta na luta contra a procrastinao. Saber o que importante cria uma estrutura em sua rotina diria. Voc no ficar mais paralisado diante de uma tarefa especfica. Em vez disso, ir agir, porque saber como ela se encaixa em seus planos de longo prazo.Voc pode desenvolver este hbito definindo regularmente os objetivos M.A.R.T.E., que um acrnimo para: mensurvel, atingvel, relevante, tempo- limite e especfico.* Em ingls, o acrnimo S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-bound)Veja como funciona:M: MensurvelO primeiro aspecto do objetivo M.A.R.T.E. criar um resultado que possa ser medido. Em algum momento voc quer saber - sem sombra de dvida - que atingiu esse objetivo.Por exemplo, "fazer um discurso" no um resultado mensurvel. Por outro lado, "fazerum discurso de 15 minutos" algo que voc pode quantificar. Ou voc faz ou no faz.Seja ultraespecfico com seus objetivos. No basta dizer que ir "aprender a falar empblico". Como alternativa, crie uma srie de mtricas que se concentrem na melhoria contnua.A: AtingvelCertifique-se de que seus objetivos sejam realizveis. Defina os que so um desafio,mas que podem ser realizados com trabalho rduo. Usando o exemplo acima, voc no deve estabelecer como meta de curto prazo, falar em uma conferncia nacional se nuncafalou em pblico antes. A melhor meta fazer um grande discurso para uma pequena multido em um evento local ou atuar como anfitrio e fazer a apresentao dos palestrantes.Porm, isso no significa que voc deve evitar correr atrs de grandes objetivos. Sempreque realizar algo, crie uma nova meta, mais desafiadora. Continue indo alm em tudo o que pensa ser possvel em sua vida. Talvez em um ano ou um pouco mais, voc estar no palco de uma conferncia nacional.R: RelevanteCada meta deve ser relevante para o que voc quer. Ela no deve ser empurrada para voc por seus pais, cnjuge ou amigos. Ela deve se basear nos resultados que voc realmente deseja.Voc ter que ser a pessoa interessada em agir. Quando as metas provm de uma paixo pessoal, mais fcil complet-las.T: Tempo-limiteVincule suas metas a um perodo de tempo especfico. Particularmente, gosto de definir dois objetivos: um em curto prazo, para o prximo ms, e um de longo prazo, paratrs meses. Definir objetivos imediatos ajuda-os a permanecer vivos em sua mente etorna-os mais viveis.O objetivo no "farei um discurso." Em lugar disso, um objetivo se parece mais com

esta frase: "no dia 16 de maio, entregarei uma apresentao impactante de 15 minutos para o meu chefe".O ajuste do objetivo no apenas para o trabalho. Na verdade, ele deve ser uma parte de cada deciso tomada na vida. Lembre-se, voc est tentando superar a procrastinao,portanto necessrio analisar cada tarefa e ver como ela se encaixa em seus planosde longo prazo. Isso significa que voc deve definir metas para cada uma das seguintes reas:** Educao (formal e informal)** Carreira ou negcio** Sade e bem-estar** Lazer** Relacionamentos** Religio** Finanas** Servio comunitrioNo necessrio focar-se em todas de uma vez. Na verdade, melhor criar objetivos em reas de sua vida que atualmente tenham um significado pessoal.Por ltimo, preciso compreender a diferena entre dois tipos de objetivos e como estes podem impactar sua capacidade de realizar as coisas.Em primeiro lugar temos os objetivos por desempenho, onde seu foco o efeito e noo resultado. Ao pretender alcanar uma etapa especfica, voc no considera uma falha seno atingir esta meta. Por exemplo: Em primeiro de junho terei completado um livrode 15.000 palavras, publicado pela Amazon na plataforma Kindle.

Em seguida temos os objetivos por resultado, em que voc pretende atingir uma metaespecfica e mensurvel. O desempenho importante, mas sua preocupao principal alcanaraquele nmero. Caso no consiga, ento considera que falhou. Como exemplo disso, poderamos adaptar a situao acima: Em primeiro de junho, terei um livro publicado pela Amazon na plataforma Kindle, que resultar numa media de 10 vendas por dia.Na maior parte das vezes, recomendo que se criem objetivos por desempenho ao invsde objetivos por resultado. O mais importante desenvolver o hbito de incentivarsua ao diariamente. Metas por resultado podem ser desencorajadoras se voc no alcanaros nmeros que estabeleceu. Metas por desempenho so melhores, pois o mantm focado noprocesso de melhora contnua em lugar do resultado tudo ou nada.E: Especfico.Estas so as seis perguntas que voc precisa fazer: quem, o que, onde, quando, quale por qu. Responder a essas perguntas nos oferece uma maneira rpida de criar um objetivo claro com um resultado mensurvel:** Quem: Quem est envolvido?** O que: O que voc quer realizar?** Onde: Onde voc vai realizar a meta?

** Quando: Quando voc quer fazer isso?** Qual: Quais caractersticas e obstculos podem estar em seu caminho?** Por que: Por que voc est fazendo isso?Aqui est um grande exemplo de um objetivo especfico:"No dia 16 de maio, entregarei uma apresentao impactante de 15 minutos para o meuchefe, trazendo informaes atualizadas sobre o projeto Nexus."Este exemplo mostra uma completa falta de ambiguidade. No final do dia 16 de maio voc saber se esta meta foi atingida ou no.Implementao do HbitoComo utilizar os objetivos M.A.R.T.E. para combater a procrastinao:*1. Pense no que gostaria de alcanar nos prximos trs meses.*2. Estabelea objetivos M.A.R.T.E. para diferentes reas de sua vida.*3. Crie um plano de ao para cada meta (falaremos mais sobre isso depois).*4. Revise estes objetivos diariamente.*5. Descubra como cada novo projeto est relacionado a um objetivo.*6. Elimine/delegue tudo o que no tem ligao com seus objetivos atuais.*7. Ao final de trs meses, avalie seu sucesso de forma geral.*8. Crie novas metas e torne-as mais desafiadoras. fcil procrastinar quando uma tarefa no parece importante. Infelizmente, esta atitude pode causar um impacto negative sobre seus projetos. Chegar um momento em queter de tomar uma deciso: iniciar ou no uma tarefa.Estabelecer seus objetivos utilizando o mtodo M.A.R.T.E., permitir-lhe- criar umalista do que atualmente importante em sua vida. Por conseguinte, sempre que se sentir tentado a comear algo novo, poder tomar uma deciso inteligente. Se uma tarefa importante o suficiente para comear ou se deve ser evitada a qualquer custo.

HAP #3: Anote suas ideiasDesculpa Eliminada: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazerVoc j se sentiu oprimido por uma lista de coisas a fazer?H momentos em que nos sentimos aprisionados pela quantidade de "coisas" que precisam ser concludas. Damos o nosso melhor para fazer tudo, mas muitas vezes pareceque as horas do dia no so suficientes para fazer tudo.O interessante que este sentimento de "opresso" no acontece devido ao nmero de tarefas no concludas. Ele geralmente vem de como voc processa as ideias e planos de ao. D

e acordo com o Efeito Zeigarnick, qualquer pensamento incompleto ocupar a mente at que voc escreva ou elabore um plano sobre a maneira de faz-lo. Em outras palavras, se no esvaziar regularmente as ideias em sua cabea, elas iro impactar negativamente a sua capacidade de manter o foco em tarefas atuais.O Efeito Zeigarnick afeta diretamente a procrastinao, porque muitas vezes nos levaa evitar tomar medidas quando temos uma centena de coisas para fazer todos os dias.Qual a soluo?Crie o "hbito de anotar as ideias, em que voc nunca deixa um pensamento passar despercebido.At mesmo o simples ato de escrever um pensamento e guard-lo para referncias futuraso ajuda a manter o foco em projetos atuais. por isso que a anotao de uma ideia "completa o crculo que muitas vezes bloqueia a nossa capacidade de fazer as coisas.Em outras palavras, quando sua mente est cheia de pensamentos aleatrios, voc no est 100% comprometido com a tarefa que tem em mos.A verdade que somos constantemente bombardeados por ideias. s vezes, elas vo aparecer em momentos aleatrios - como durante o exerccio, ao cortar a grama, dirigir oupintar um quarto. Em outros momentos, voc pode at acordar no meio da noite com uma ideia brilhante. No importa quando a inspirao aparece, preciso coloc-la em um local nico, central.Existem duas maneiras de captar ideias.A primeira a abordagem moda antiga, com papel e caneta. Basta levar um caderno aonde quer que voc v e us-lo para anotar os pensamentos e ideias que surgem. Meu caderno favorito para a anotao de ideias o caderno Moleskine, que pode ser encontradona Amazon.Outra opo o Evernote, que est disponvel em uma variedade de plataformas de desktop eaplicativos mveis. Esta ferramenta permite captar informaes como gravaes de voz, fotografias, notas pessoais e trechos de pginas da Web. O interessante sobre esta ferramenta que voc pode facilmente organizar qualquer informao para o futuro, com a recuperao instantnea.Voc pode achar brega escrever as coisas, mas se surpreender com a utilidade destehbito. Faa isso diariamente e ter uma mente clara, que permitir a voc se concentrar completamente em um projeto atual.Como j discutimos, a procrastinao vem de um sentimento de opresso. difcil se concentrar quando se est preocupado com uma centena de outras coisas. Com o hbito de anotar as ideias, voc ir criar uma sensao de relaxamento, porque cada pensamento ser concludo no seu devido tempo.Implementao do HbitoVeja como desenvolver o hbito de anotar ideias:* 1. Leve uma ferramenta para anotar ideias onde quer que voc v.* 2. Acrescente cada pensamento no segundo em que ele aparecer em sua mente.* 3. D uma olhada nessas anotaes uma vez por semana.* 4. Elabore um plano de ao para cada ideia.

Dizem que todos, em algum momento de sua vida, tm uma ideia de um milho de dlares.No estou certo se isso verdade ou no. Mas sei que as grandes ideias so uma experincia comum. Incomum o fato de se tornar uma daquelas pessoas que registram, meticulosamente, cada pensamento que surge. Desenvolver esse hbito (em conjunto com alguns outros que discutiremos adiante) pode ajud-lo a se tornar melhor no sentido deagir imediatamente em sua vida.

HAP #4: Crie um sistema de 43 pastasDesculpa Eliminada: Continuo me esquecendo de fazer issoAs tarefas parecem escorregar por entre nossos dedos quando no temos um bom sistema organizacional. J falamos da importncia do mecanismo de anotao de ideias, mas umacoisa registrar um pensamento e outra se lembrar de tomar uma atitude em relao aisso. A soluo mais simples para se lembrar de tudo desenvolver o hbito das 43 pastas.Embora David Allen tenha discorrido amplamente sobre o uso de um sistema de arquivamento inteligente, foi Merlin Mann quem deu a esta tcnica o nome brilhante de43 pastas. Daremos uma viso geral do sistema de 43 pastas neste tpico.Resumindo, as 43 pastas criam uma abordagem sistemtica para o acompanhamento de ideias. Para comear, organize um armrio de arquivos com 12 pastas principais para cada ms. Em seguida, acrescente 31 pastas, que representam o nmero mximo de dias emcada ms. Isto lhe d um total de 43 pastas. As 31 pastas so colocadas em ordem numrica, logo atrs do ms vigente, e depois os 11 meses restantes so colocados atrs dos dias. (Clique aqui e confira esta imagem)Durante a reviso semanal ou mensal (trataremos desse assunto depois), voc ir colocar lembretes para acompanhar certas tarefas e/ou projetos em uma data especfica. Portanto, a nica coisa que voc precisa fazer criar o hbito de verificar essas 43 pastas todos os dias e agir com relao a cada tarefa.Implementao do HbitoDesenvolver o hbito das 43 pastas requer alguns gastos, mas um investimento que vale a pena para nunca mais esquecer um item importante. Veja como comear:* 1. Separe um local em sua casa para deixar a documentao e as tarefas de processamento organizadas.* 2. Compre um armrio simples e 50 pastas com etiquetas.* 3. Coloque cada tarefa ou ideia em um local central.* 4. Reveja esses itens como parte de uma reviso semanal.* 5. Agende um ms / dia para revisar projetos ou tarefas em potencial.* 6. Repita o processo a fim de revisar toda essa documentao.* 7. Crie um lembrete dirio para checar a pasta do dia.O hbito das 43 pastas constitui um mecanismo simples para que voc nunca se esquea de uma ideia. Quando cria um lembrete para acompanhar as tarefas, sua mente no fic

a ocupada dando voltas desnecessrias. Acontece o oposto, voc ficar livre para se concentrar em tarefas e projetos atuais.

HAP #5: Crie listas de projetosDesculpa Eliminada: Preciso fazer ______ primeiroA procrastinao muitas vezes acontece quando um projeto no est devidamente definido. fcil adiar algo quando sentimos que devemos dar um determinado passo antes de comear. Na verdade, esta desculpa uma maneira de dizer que voc no definiu corretamenteos passos especficos para agir. A soluo definir claramente todas as tarefas que precisam ser realizadas para cada um destes projetos. assustador comear um novo projeto. Muitas vezes, evitamos agir porque algo nos parece muito difcil ou desafiador. Quando dividimos tudo em etapas com passos simples de seguir, veremos que no difcil fazer as coisas.

Com uma lista de projetos, possvel dividir uma tarefa enorme em partes menores. Sua nica preocupao ser dar o prximo passo, e no o dcimo item na sua lista. Voc luta coa a procrastinao ao cumprir sistematicamente cada item desta lista. No preciso se preocupar com os resultados do projeto, voc simplesmente faz o trabalho.Crie uma lista de projetos para todos os aspectos de sua vida. Logo, se tiver vrias coisas para fazer, necessitar de vrias listas. Por exemplo, voc poderia fazer uma lista para cada um desses cinco projetos:* 1. Iniciar uma nova rotina de exerccios.* 2. Apresentao trimestral no trabalho.* 3. O romance que voc sempre quis escrever.* 4. Atualizar os seus registros financeiros.* 5. A reforma do seu telhado.Mantenha uma folha separada para cada projeto. Comece estabelecendo o objetivo que voc gostaria de alcanar e, em seguida, trabalhe comeando pelo primeiro item, identificando as medidas prticas ao longo do caminho. Continue se aprofundando. Seuobjetivo criar uma lista de passos interligados fazendo uma pergunta simples: "Qual a prxima ao?".A chave para esse hbito se concentrar em medidas especficas, de ao simples. Evite afirmaes nebulosas como "descobrir como fazer _____." Em vez disso, anote o passo exato que voc precisa dar para exclu-lo de sua lista.EXEMPLO:Digamos que voc tenha um novo projeto para iniciar uma rotina de exerccios. Eis como voc pode dividi-lo de maneira simples:* 1. Enumere os tipos de exerccio que voc gosta (cardiovascular, treinamento de fora, artes marciais ou yoga).* 2. Verifique cada um para ver qual deles tem o melhor benefcio em longo prazo.

* 3. Escolha o programa de exerccios que ir adicionar sua rotina.* 4. Liste diferentes opes de treino (academia vs. treinamento em casa).* 5. Converse com trs academias diferentes e obtenha detalhes sobre o que elas oferecem.* 6. Escolha o programa que melhor se adequa ao seu estilo de vida.* 7. Assine ou compre o programa de treinamento.* 8. Crie um hbito dirio para seguir esta nova rotina de exerccios.Para ser honesto, mesmo esta lista pode ser muito ampla. Se estiver tendo problemas para completar esses itens, pode dividi-los em etapas de ao menores. Eis comoiria parecer a ao #1 (listar os tipos de exerccio que voc gosta):* 1. Pesquise os benefcios da corrida.* 2. Pesquise os benefcios da caminhada.* 3. Pesquise os benefcios da yoga.* 4. Pesquise os benefcios do crossfit.* 5. Pesquise os benefcios da musculao.* 6. Pesquise os benefcios das artes marciais.Finalmente, importante atualizar esta lista de acordo com a evoluo do projeto. Vocvai receber novas informaes ao longo do caminho, por isso importante adicionar itens a esta lista. Continue a agir, eliminando as tarefas feitas e trabalhando emum projeto at que o mesmo esteja concludo.Implementao do HbitoEis aqui um processo simples para desenvolver o hbito da lista de projetos:* 1. Compre um fichrio ou caderno.* 2. Dedique uma pgina para cada projeto atual.* 3. Pense no principal objetivo ou resultado deste projeto.* 4. Anote os passos de ao que precisam ser concludos.* 5. Faa pelo menos um item desta lista todos os dias.* 6. Atualize este projeto quando obtiver um feedback de suas aes.Voc pode achar que este hbito um trabalho desnecessrio, mas voc se surpreenderia como nmero de vezes em que a procrastinao bate quando h uma incerteza de por onde comear. A abordagem baseada em um projeto funciona porque voc est constantemente em ao. Voc no est sucumbindo ao medo do fracasso. Pelo contrrio, est tomando medidas e aprendendo lies valiosas, mesmo quando ocorrer uma pequena falha.

HAP #6: Crie lembretes para tudoDesculpa Eliminada: Preciso fazer ____________primeiros vezes fcil procrastinar as tarefas que voc j fez uma centena de vezes. Geralmenteisso acontece devido falta de um processo estabelecido. Uma soluo simples criar umsistema para todas as tarefas, nas vrias reas de sua vida.Pense no McDonalds como um grande exemplo. Fazem um hambrguer inferior, e a qualidade dos outros alimentos tambm muito ruim. A razo pela qual McDonalds um imprio de fast-food porque segue um sistema para todos os aspectos de suas operaes do dia a dia. Eles tm um processo para fazer batatas fritas, um para cozinhar hambrgueres eoutro para receber um pedido. A probabilidade de que tambm tenham um sistema paralimpar o banheiro.O McDonalds no deixa margem para interpretao. Fornecem instrues detalhadas (mas simples de seguir) para cada funcionrio. Tudo o que algum tem de fazer seguir estas listas e far um trabalho adequado.Mesmo que voc deteste a comida, poder aprender muito seguindo o exemplo do McDonalds. Se costuma fazer uma determinada tarefa regularmente, inclua a mesma em uma lista de verificao passo a passo.O processo fcil de ser sistematizado. Separe algumas horas do dia e analise o quecostuma fazer semanalmente. Identifique as tarefas que exigem vrias etapas ("verificar e-mail" no precisaria de um processo, mas "elaborar o Relatrio de *TEP" iria funcionar). Depois de identificar todos os seus processos, transforme-os em sistemas passo a passo. semelhante criao de uma lista de projetos (HAP #5), em que cada item requer uma nica ao.*Teste de Especificao de ProcedimentoAconselho-o a fazer o mesmo com todos os aspectos de suas obrigaes pessoais, taiscomo finanas, tarefas domsticas, fazer as malas para as frias ou planejar a prxima festa. Criando este sistema uma vez, voc ter um modelo que pode ser reutilizado toda vez em que precisar fazer essa tarefa.EXEMPLO:Digamos que voc precise dar instrues de 15 minutos toda semana sobre um projeto doseu trabalho. Em lugar de faz-lo de forma improvisada, crie uma lista de verificaopasso a passo do que necessrio ser preenchido:* 1. Fornea uma viso geral do que a instruo ir abranger.* 2. Fale com os membros da equipe sobre os seus atuais desafios / obstculos.* 3. Recolha dados relacionados, mtricas e estatsticas.* 4. Organize as informaes em uma ordem lgica.* 5. Criar um rascunho da apresentao.* 6. Obtenha feedback dos membros da equipe e pea a sua opinio.* 7. Escreva a 2 , 3

e a ltima verso da apresentao.

* 8. Pratique-a at que voc esteja confortvel com o material.

* 9. Faa a apresentao.V como isso funciona? Basta criar um processo para tudo o que faz e sempre ter umaao especfica a ser tomada quando estiver comeando a rotina de um projeto.Implementao do HbitoNo difcil criar listas de verificao para cada rotina ou processo que contenha vrias etapas. Na realidade, possvel faz-lo atravs do desenvolvimento de um hbito que similar definio de um projeto:* 1. Use o mesmo fichrio ou caderno de sua lista de projetos.* 2. Dedique uma pgina para cada processo de rotina.* 3. Anote as aes que precisam ser concludas.* 4. Siga o passo a passo sempre que estiver fazendo a tarefa rotineira.* 5. Procure maneiras de melhorar e atualizar este processo.Criar uma lista de verificao de processos pode parecer um trabalho extra. Alguns podem argumentar que isso causaria procrastinao ao invs de resolver o problema. No entanto, creio que o contrrio verdadeiro. Ter uma lista de verificao passo a passo para tarefas rotineiras torna absurdamente simples a concluso das tarefas. Voc passa a deixar de fora a adivinhao e simplesmente segue cada passo ao longo do caminho.

HAP #7: Agrupe tarefas rotineiras semelhantesDesculpa Eliminada: Continuo me esquecendo de fazer issoTemos aquelas pequenas tarefas que levam alguns minutos para ser concludas, mas que muitas vezes escapam de nosso controle em um dia agitado. Estas tarefas so o inverso de projetos ou processos; so itens de ao simples, importantes e que precisamser concludas regularmente. fcil esquec-las, a menos que voc tenha desenvolvido o hbito especfico de faz-las todos os dias. Uma soluo simples para execut-las de forma consistente coloc-las juntas em um grupo.Agrupar semelhante ao processo de verificao que acabamos de discutir. A diferena que voc usa tempo / estmulos ambientais especficos como lembretes para faz-lo.Por exemplo, coloco no mesmo grupo uma srie de tarefas importantes durante minharotina matinal. Isto funciona como um processo passo a passo, partindo da primeira tarefa, que acordar, at me sentar em frente ao computador, pronto para iniciaro meu hbito de escrever:1. Acordo entre 6:30 - 07:30.* 2. Vou ao banheiro.* 3. Lavo o meu rosto e me peso.* 4. Volto para o quarto e arrumo a cama.

* 5. Troco meu pijama por roupas normais.* 6. Vou at a cozinha e bebo um litro de gua gelada com limo.* 7. Preparo um shake para o caf da manh, um pequeno pedao de fruta e duas vitaminas.* 8. Vou at meu escritrio, ligo o computador.* 9. Enquanto o computador est inicializando, revejo meus objetivos e tomo o caf da manh.* 10 Tomo as minhas vitaminas.* 11. Atualizo o meu hbito de monitoramento da noite anterior.* 12. Comeo o meu dia escrevendo por uma ou duas horas.Admito que seja um pouco de TOC o fato de transformar uma atividade rotineira em uma lista a ser checada, mas achei que seria fcil de me lembrar de completar pequenas tarefas quando esto agrupadas em conjunto num processo. Alm disso, seguir essarotina gera uma srie de "pequenas vitrias", por essa razo, quando comeo a escrever,sinto-me energizado e pronto para produzir contedo de qualidade.Outra aplicao deste hbito combinar uma estratgia de bloqueio de tempo, como a TcnicaPomodoro (trataremos disso posteriormente). Todos ns temos aquelas tarefas que sosemelhantes, mas que demandam um tipo diferente de ao. Por vezes, no faz sentido dedicar um perodo de tempo inteiro a elas. Uma soluo mais simples agrup-las em um processo passo a passo.Como exemplo, sigo um "processo de comunicao" todos os dias. Esta uma rotina simples, em que fao o seguinte:* 1. Olho cada conta de e-mail e respondo cada mensagem. Quando termino, minha caixa de entrada est completamente vazia.* 2. Agendo as tarefas e compromissos criados por mensagem de e-mail.* 3. Respondo aos comentrios nos meus dois blogs.* 4. Vou para as minhas contas de mdia social (Google+, Twitter e Facebook); respondo a quaisquer mensagens diretas, desenvolvo pequenos contedos interessantes einterajo com os outros.* 5. Verifico o Elance para responder aos atuais projetos de terceirizao.Usar o mtodo de agrupamento para administrar pequenas atividades tem uma srie de efeitos positivos. Primeiramente, voc ir cumprir essas pequenas tarefas que precisam ser executadas diariamente. Em segundo lugar, evitar que seu tempo encolha ao gerenci-lo com um relgio em segundo plano. Finalmente, ter mais tempo para trabalhar em projetos que produzem 80% dos seus resultados.Mais uma vez, a melhor maneira de desenvolver esse hbito adotar uma atitude de processamento da mente para essas pequenas - porm importantes - tarefas dirias. Eiscomo faz-lo:Implementao do Hbito* 1. Identificar pequenas tarefas semelhantes em ao e resultado.* 2. Agrup-las em uma ordem lgica.

* 3. Criar um processo passo a passo e adicion-lo a um fichrio.* 4. Programar um perodo de tempo todos os dias para trabalhar este hbito.Lidar com tarefas em grupos uma tima maneira de fazer as coisas de maneira rpida,sem se desviar do objetivo. Ao criar um processo, a procrastinao no se torna uma opo.Voc no ir "escolher" o que fazer da prxima vez, vai simplesmente seguir o que est escrito na lista.

HAP #8: Desenvolva Processos e Projetos IndividuaisDesculpa Eliminada: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazerQuando ficamos sobrecarregados, muitas vezes usamos a multitarefa para realinharas perspectivas. O problema? Atividades mltiplas normalmente trazem mais problemas que solues. Geralmente, quando voc divide sua ateno, est despendendo metade do esforo e produzindo metade dos resultados. Em lugar de tentar reunir atividades separadas em um bloco de tempo, voc pode desenvolver o hbito de trabalhar as atividadesindividualmente.O hbito da atividade individual requer que voc se concentre em concluir os projetos e processos logo que possvel. Isso significa tomar medidas imediatas para todasas tarefas que estiverem em sua programao, diariamente.Por exemplo, muitas pessoas tm o hbito de ler e-mails em seu telefone. Mas, se vocseguir o princpio da atividade nica, removeria o aplicativo de e-mail do seu telefone e s leria as mensagens quando estivesse pronto para agir com relao a elas.A atividade nica , tambm, uma estratgia eficaz para projetos de longo prazo. comum as pessoas comearem vrias tarefas ao mesmo tempo. A estratgia mais inteligente se concentrar em completar um projeto antes de iniciar outro. Esse hbito no s o ajuda aconseguir desenvolver mais atividades, mas tambm ir torn-lo muito mais motivado coma tarefa.Para ilustrar este ponto, digamos que voc seja um artista grfico que depende do lucro residual de cada projeto concludo. Voc tem cinco semanas para completar cincotrabalhos. Escolha a opo que pensa ser mais eficaz:Opo A: Trabalhar um pouco em cada um, terminando todos os cinco na quinta semana.Opo B: Completar um projeto por semana.Voc est certo se escolheu a opo B."Eis o porqu...Na semana #1, voc conclui o projeto #1. Na semana #2, finaliza o projeto #2, enquanto ganha dinheiro com o projeto #1. Na semana #3, completa o projeto #3, enquanto gera renda com os projetos #1 e #2. O mesmo vale para as semanas #4 e #5.Ora, a maioria das pessoas no tem o benefcio de uma renda residual. Mas voc ainda pode obter os benefcios das tarefas individuais ao longo de sua vida. Quando voc tem o hbito de concluir o que inicia, encerrar os ciclos que sugam sua energia mental e ir criar a motivao necessria para a realizao de um grande trabalho.

Implementao de HbitoO hbito da atividade nica leva algum tempo para se desenvolver. Para ser honesto,ainda retrocedo, ocasionalmente, e acabo fazendo vrios projetos ao mesmo tempo. Mas sempre obtenho melhores resultados quando postergo ou elimino outros projetospara me concentrar em um.A melhor maneira de implementar o "hbito da atividade nica fazer o seguinte:* 1. Inicie uma rotina diria somente quando estiver empenhado em conclu-la.* 2. Priorize projetos de acordo com o imediatismo e seus benefcios em longo prazo.* 3. Trabalhe no Projeto A at que ele esteja totalmente concludo.* 4. Repita o processo com os projetos B, C, D e E.* 5. Evite o risco do retrocesso, fazendo uma reviso semanal e analisando as prioridades atuais do seu projeto.Voc descobrir que os projetos e tarefas individuais podem ter um impacto incrvel emsua produtividade. Alm disso, menos provvel que voc procrastine, pois criar motivaoara a tarefa e se sentir animado medida que o prazo estiver se aproximando.

HAP #9: Programe uma reviso semanalDesculpa Eliminada: Continuo me esquecendo de fazer issoMuitas vezes procrastinamos no porromessa ou tarefa especfica. Mesmor se no der prosseguimento a elas.ra concluir aes especficas, casoudo isto pode ser resolvido atravs

preguia, mas simplesmente por esquecermos uma pque voc seja bom em anotar ideias, impossvel agiAlm do mais, voc ter de se esforar com frequncia pano faa planos para quando elas estiverem concludas. Tdo desenvolvimento do hbito da avaliao semanal.

A reviso semanal um conceito que aprendi, originalmente, com Getting Things Done,de David Allen. Recomendo todos os seus ensinamentos, mas acho o conceito de reviso semanal particularmente til para a preveno da procrastinao. um processo simples.Uma vez por semana (prefiro aos domingos), analise os prximos sete dias e programe as atividades / projetos que gostaria de realizar. Alm disso, processe todas asanotaes de seu mecanismo de captao de ideias e processe qualquer nova documentao. possvel faz-lo seguindo trs passos simples:Etapa #1: Faa Trs PerguntasAo iniciar uma reviso semanal, faa trs perguntas que iro moldar o foco do que voc farpelos prximos sete dias:P1: Quais so as minhas obrigaes pessoais?Voc tem uma atividade familiar planejada? Vai sair de frias? Voc tem algum compromi

sso pessoal, reunies ou telefonemas? Existe algo divertido que voc gostaria de fazer?Descobri que difcil concluir os projetos quando tenho muitas obrigaes pessoais. Porisso, melhor planejar estas potenciais interrupes ao invs delas aparecerem de repente e atrapalharem os prximos sete dias. Honestamente, seria melhor voc reduzir oseu rendimento em lugar de tentar ser um super-heri, preenchendo cada dia com 16horas de atividades.P2: Quais so os meus projetos prioritrios?s vezes, um determinado projeto tem prioridade sobre todo o resto. Este o momentoem que no h problema em adiar propositadamente outras coisas. Acredito piamente em me concentrar em uma coisa de cada vez. Voc pode usar a reviso semanal para concentrar seus esforos na concluso de um nico projeto, aquele que ter o maior impacto sobre sua vida profissional ou pessoal.Q3: Quanto tempo eu tenho?Esta questo de extrema importncia. Se voc sabe que seu tempo limitado (como precisar se concentrar em um nico projeto), ento deve de permitir no comear nada novo.Em um captulo posterior, abordaremos a questo de como desenvolver o hbito do bloqueio de tempo". Por enquanto, saiba apenas que importante controlar o nmero de horasreais que voc utiliza em trabalhos e projetos pessoais. Depois que souber, em mdia, quanto tempo gasta fazendo atividades diferentes, poder usar esta terceira pergunta para decidir onde distribuir melhor o seu tempo e energia.Etapa #2: Programe as Tarefas do ProjetoDepois de responder a estas trs perguntas, faa um mapeamento dos prximos sete dias.A maneira mais simples de faz-lo olhar as suas listas de projetos (HAP N 5) e programar o tempo em que poder acompanhar as atividades mais importantes.D uma olhada em cada projeto. Identifique os itens nestas listas que tero o maiorimpacto sobre sua vida profissional e pessoal. Em seguida, programe o tempo nosprximos sete dias, para que possa tomar medidas com relao a essas tarefas.Etapa #3: Processo de Anotar IdeiasCerto, voc tem um notebook/aplicativo cheio de grandes ideias. Como voc as acompanha? A soluo mais simples processar cada uma e execut-la imediatamente ou agendar umhorrio em que voc possa trabalhar com cada uma delas. Todo esse processo pode serfacilmente inserido em uma reviso semanal.Basta abrir o seu mecanismo de captao de ideias e analisar cada anotao. Basicamente,voc decidir uma das duas coisas:1-A ideia aplicvel.Sou grande f da "regra de dois minutos de David Allen. O conceito de que se uma ideia leva dois minutos para se formar, ento voc deve execut-la imediatamente. No a deixe de fora e no agende uma hora para continu-la. Apenas faa.Porm, se uma ideia algo que voc queira executar imediatamente, ento elabore um plano passo a passo para execut-la. (Lembre-se de nossa discusso sobre o Efeito Zeigarnick e como a falta de um mtodo pode impedir projetos atuais). Basta escrever umasrie de aes a serem tomadas a respeito dessa ideia e ento agend-la em sua semana.2-A ideia no aplicvel.

Por vezes o momento no propcio para uma grande ideia, mas voc ainda quer dar continuidade a ela. a que voc vai implementar o "hbito das 43 pastas." Basta escolher umadata para dar continuidade ideia e, em seguida, colocar um lembrete dentro da seo apropriada. Dessa forma, voc nunca vai perder uma ideia potencialmente importante.

Implementao do HbitoObviamente, voc no necessitar utilizar este hbito todos os dias. No entanto, execut-lo semanalmente ajuda a identificar as tarefas que so importantes, o que, em ltimaanlise, permite superar a procrastinao. Voc pode implementar este hbito fazendo o seguinte:* 1. Agende um horrio especfico a cada semana para uma sesso de reviso.* 2. Comece fazendo as trs perguntas para identificar projetos importantes e obrigaes pessoais.* 3. Separe um tempo para cada item e planeje sua semana.* 4. Processe suas anotaes, aja com relao s tarefas de dois minutos e crie lembretespara acompanhar as ideias no aplicveis.* 5. Continue fazendo esta reviso semanal, mesmo que voc no tenha nada de importante em vista.Em geral, a reviso semanal importante para combater a procrastinao. Quando voc faz um plano a cada sete dias, acaba criando um senso de urgncia para se concentrar nas coisas importantes. Desenvolva esse hbito para identificar os prximos projetos crticos e libertar a sua mente de distraes.

HAP #10: Faa uma reviso mensalDesculpa Eliminada: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazerNs j falamos sobre a reviso semanal, mas igualmente importante fazer uma reviso mensal. Embora a reviso mensal requeira apenas algumas horas de seu tempo, outra soluopara a desculpa de estar sobrecarregado.De certa forma, a reviso mensal como um relatrio que as empresas do aos seus acionistas. Ela identifica o que est funcionando, o que no est e como as coisas podem sermelhoradas. Ao fazer isso, uma vez por ms, voc ir "corrigir o curso" das tarefas que no produzem resultados.Existem algumas coisas a serem feitas durante uma reviso mensal:#1: Reveja os objetivos M.A.R.T.E.Mesmo que deva rever as metas diariamente, importante gastar 30 minutos por ms para fazer alguns ajustes crticos. Ocasionalmente, voc pode descobrir que uma meta de longo prazo tornou-se menos importante, e outras vezes, voc ter uma nova meta para cumprir. Durante a reviso mensal, voc passar por cada uma dessas metas a fim de

verificar se elas precisam ser alteradas, suprimidas ou reforadas.#2: Identifique o Potencial de Novos ProjetosAo criar uma srie de "acompanhamentos futuros," voc criar invariavelmente uma longalista de ideias que exigem reviso constante. Durante a reviso mensal, olhe cada um destes itens e analise se so projetos que valem a pena serem adicionados sua lista de projetos.#3: Crie Listas de ProjetosAssim como faria em uma reviso semanal, voc deve criar uma lista passo a passo sobre qualquer ideia que queira programar. Comece com o resultado e ento volte parao que precisa ser feito. Coloque tudo no papel e, em seguida, inclua essas tarefas no fichrio que voc comeou (HAP #5).#4: Faa as Perguntas 80/20J abordamos a anlise de tarefas atravs da regra 80/20, por isso recomendo que voc execute esse processo pelo menos uma vez por ms, durante uma reviso. A melhor maneira de analisar suas tarefas fazer as perguntas que Tim Ferriss descreve em seu livro Trabalhe 4 Horas por Semana.** Quais so os 20% de fontes que causam 80% dos meus problemas e infelicidade?** Quais so os 20% de fontes que culminam em 80% do meu resultado desejado e felicidade?** Quais so as trs principais atividades utilizadas para preencher meu tempo de forma a me sentir produtivo?** Quem so os 20% de pessoas que produzem 80% do meu prazer e que me impulsionampara frente; e quem so os 20% que causam 80% da minha depresso, raiva e dvida?Faa estas perguntas uma vez por ms e ir descobrir o que o impede de fazer as coisasregularmente. s vezes so certas pessoas que sugam a nossa energia emocional comoum vampiro. Em outras, voc vai identificar certos hbitos que causam um estado improdutivo. E de vez em quando, descobrir que os projetos uma vez considerados importantes esto, na verdade, limitando a sua capacidade de obter resultados.Implementao do HbitoNo difcil fazer uma reviso mensal. Tudo que voc precisa so algumas horas livres e vontade de ser honesto sobre o que realmente est acontecendo em sua vida. Eis um processo simples para implementar esse hbito:* 1. Agende um perodo ininterrupto de tempo para esta reviso (a maioria das pessoas prefere um dia no fim de semana).* 2. Analise e processe cada pedao de papel, como voc faria em uma reviso semanal.* 3. Reveja sua meta M.A.R.T.E., acrescente, exclua ou altere os resultados desejados.* 4. Identifique novos projetos que gostaria de concretizar nos prximos meses.* 5. Crie uma lista detalhada de cada projeto.* 6. Faa perguntas 80/20 sobre o que tem feito atualmente, eliminando as tarefasque no tm um impacto significativo em sua vida.

A reviso mensal o auxilia a checar o que tem sido feito atualmente. Voc no apenas ir identificar atividades desnecessrias, mas tambm ter a oportunidade de agir em relaoaos projetos que possam ter sido inicialmente rejeitados. Desenvolva o hbito de fazer isso uma vez por ms e estar altamente focado nas tarefas que verdadeiramenteimportam.

HAP #11: Diga "no" s atividades menos prioritriasDESCULPA ELIMINADA: No estou com vontade de fazer issoSempre me surpreendo com a quantidade de vezes em que falo com pessoas que fazemtarefas que odeiam. Embora tenhamos que fazer coisas desagradveis na vida, muitas vezes, fcil cair na armadilha de concordar com projetos simplesmente porque no queremos decepcionar os outros.Temos falado muito sobre no deixar que as desculpas nos impeam de agir, porm, eventualmente pode haver um ponto vlido por trs da desculpa que estamos dando. Se realmente no queremos fazer algo, ento talvez seja hora de desistir.Implementao do HbitoA parte mais difcil de aprender a dizer "no" como lidar com as reaes de outras pessoas quando voc est, basicamente, dizendo-lhes que as prioridades delas no so as suasprprias. Eis aqui um processo simples de quatro etapas para fazer isso.Em primeiro lugar, voc tem que identificar as tarefas obrigatrias. Estas so as aes que fazem parte de ser um adulto normal, bem ajustado. Se voc sair por a dizendo "no"a cada pedido, no chegar muito longe. Ns todos temos coisas que devem ser feitas,ento voc tambm tem de aceitar que necessrio faz-las, no importa o quanto as deteste.Meu nico conselho relacionar cada tarefa a uma meta importante de longo prazo. Por exemplo, mesmo que voc odeie lavar os pratos, pense sobre como concluir esta tarefa diria leva a um casamento harmonioso.Em seguida, voc deve analisar cuidadosamente cada pedido comparando-o com suas prioridades e projetos atuais. Durante a reviso semanal, identifique os itens importantes que precisam ser concludos. Quando lhe pedirem para trabalhar em algo, compare esse item com os resultados desejados. Se no tiverem alguma correlao, tenha acoragem de dizer "no" a quem o solicitou.Em terceiro lugar, voc deve ser claro com as pessoas sobre os pedidos que fazem.Se voc sabe que no h nenhuma chance de seguir adiante, ento diga-lhes imediatamente.A honestidade realmente a melhor poltica. Basta dizer pessoa que voc tem alguns projetos prioritrios que requerem sua ateno total e que no pode se distrair. Normalmente, a maioria das pessoas vai entender isso e, quem no entender, no deveria fazerparte da sua vida, para incio de conversa.Finalmente, tente encerrar a conversa com algo positivo. Se voc no pode ajudar umapessoa, recomende algum que possa. Se souber de um recurso til, envie um link para a pessoa. E se voc pensa que pode vir a aceitar o pedido em algum momento no futuro, diga pessoa que voc dar retorno em uma data especfica.

Dizer no no faz de voc uma pessoa egosta, e sim algum que entende claramente o que irtante. Por ter metas claras, voc no permite que as exigncias dos outros o distraia

m de concluir projetos importantes.

HAP #12: Acompanhe o seu progresso e sucessosDesculpa Eliminada: No importaMuitas vezes procrastinamos devido falta de motivao. difcil ficar animado quando parece que no estamos saindo do lugar. Uma soluo simples acompanhar, meticulosamente,o andamento de qualquer processo que estejamos tentando melhorar.Peter Drucker foi muito feliz em sua citao: "O que medido gerenciado.Para melhorar qualquer coisa na vida, preciso desenvolver o hbito de acompanhar as metas e projetos diariamente. Portanto, sempre que sentir a falta de motivao, pode rever seus sucessos anteriores para ver at onde chegou.O acompanhamento de processos traz duplo benefcio:

Em primeiro lugar, voc ter motivao para prosseguir com o que est fazendo. Por vezes,o simples processo de desempenhar a mesma atividade todos os dias j nos d razo suficiente para continuar. Todos ns nos orgulhamos de cada pequena conquista. Acompanhar uma ao lhe permitir criar um "hbito linear, o qual voc ter medo de deixar por receo de interromper o ciclo. (Leia este artigo para saber mais sobre o hbito linear).Em segundo lugar, ir aprender a partir de experincias anteriores. fcil esquecer o quo longe voc chegou no transcorrer das semanas e meses. Ao acompanhar seu sucessoao longo do caminho, ser possvel olhar para trs e aprender com as conquistas que alcanou no passado.Por exemplo, digamos que voc queira melhorar a sua mdia de contagem de palavras por dia, enquanto escreve. Ao acompanhar meticulosamente as condies em torno deste hbito, perceber padres nos seus dias mais prolficos. Em ltima anlise, assim que se identifica o ambiente perfeito para colocar em prtica uma alta contagem de palavras.O acompanhamento deve ser aplicado a todas as reas de sua vida. Recomendo fazer isso para cada um dos seguintes aspectos:** Quanto tempo gasta fazendo o trabalho vigente.** Que alimentos voc come e as suas calorias totais.** O tempo/distncia/condies do seu programa de exerccios.** O percentual de paradas que voc faz no trabalho enquanto realiza as suas tarefas.** Quantas horas voc gasta em um negcio paralelo ou projeto pessoal.** Os registros financeiros, incluindo dvidas, investimentos e poupana.De fato, tudo o que fazemos na vida deve ser monitorado de alguma forma. S com acriao de registros cuidadosos voc ser capaz de aprender com cada experincia e de obter a motivao para continuar exercitando um determinado hbito diariamente.

Implementao do HbitoDesenvolver o hbito de acompanhamento um processo contnuo. Voc no vai acordar um belo dia com o desejo de realizar uma tarefa de forma consistente. Ao contrrio, ter de transform-la em um hbito dirio. Eis um mtodo simples para comear:* 1. D uma olhada em cada uma das metas M.A.R.T.E. de longo prazo que voc definiu.* 2. Identifique uma forma de quantificar cada uma em uma ao diria especfica (por exemplo, a publicao de um livro no dia 1 de novembro significaria escrever um determinado nmero de palavras por dia).* 3. Comprometa-se a praticar esta ao todos os dias.* 4. Monitore a realizao deste hbito. Minha ferramenta favorita para isto o aplicativo Lift.do, mas voc tambm pode encontrar uma variedade de aplicativos especficos em sua plataforma mvel favorita.* 5. Atualize todo o seu rastreamento, pelo menos uma vez por dia. Eu prefiro ofinal do dia, antes de dormir, ou na parte da manh logo que acordo. Geralmente este item leva cinco minutos para ser concludo.* 6. Acrescente um lembrete para a sua reviso semanal e mensal a fim de verificaras mtricas utilizadas para atingir seus objetivos M.A.R.T.E.O rastreamento pode parecer um monte de trabalho intil. Claro, isso requer um pequeno investimento de tempo. No entanto, voc ir descobrir que mergulhar em um objetivo e aprender com suas experincias dirias um hbito motivador.

HAP #13: Comece o seu dia com TMIsDesculpa Eliminada: "No tenho tempo agoraEmbora seja simples dar incio ideia do princpio 80/20, voc achar complicado se concentrar em tarefas importantes todos os dias quando tem uma agenda cheia de atividades conflitantes. A soluo? No encontrar tempo para essas tarefas. Em vez disso, comece o seu dia tornando-as a primeira coisa a ser feita na parte da manh.H alguns anos, Leo Babauta falou sobre um conceito chamado de *Tarefas Mais Importantes (TMIs). A ideia identificar as tarefas que tm o maior impacto sobre sua vida ou negcio e execut-las logo no incio da manh.O hbito anti-procrastinao consiste em identificar as trs tarefas que devem ser concludas, definitivamente, at o final do dia. Duas delas devem estar relacionadas a umprojeto atual e uma deve ser parte de uma meta de longo prazo. Alm disso, uma das trs TMIs deve ser um hbito que voc executa diariamente.*MITs em ingls (Most Important Tasks)EXEMPLO:Ano passado, estabeleci que minha principal atividade de 80% seria escrever. No importava em qual projeto eu estivesse trabalhando, geralmente tinha que desempenhar esta atividade em todos os dias teis. Isso significava que eu teria que desenvolver o hbito de comear cada dia com uma ou duas horas de escrita. Desse modo, pa

ssaria o resto da minha manh fazendo as outras duas TMIs que eram importantes para esse dia. Ao me concentrar em atividades essenciais imediatamente, criei um estado energizado, de modo que pudesse trabalhar em qualquer projeto no perodo da tarde.Implementao do HbitoDesenvolver o hbito TMI surpreendentemente fcil. Podemos faz-lo ao completar estescinco passos:* 1. Termine cada dia identificando as trs tarefas importantes para o dia seguinte.* 2. Priorize esta lista, colocando a tarefa mais crtica no topo.* 3. Acorde e comece a trabalhar imediatamente na tarefa #1 at que ela esteja concluda.* 4. Continue completando totalmente as tarefas #2 e #3.* 5. Passe o restante do seu dia concentrando-se em tarefas menores, mas ainda assim, importantes.Certamente recomendo desenvolver o hbito da TMI pela manh. Comear o dia com foco emtarefas importantes o assassino derradeiro da procrastinao. Ao invs de "encontrartempo" para fazer as coisas importantes, voc ir complet-las imediatamente antes demudar para atividades que no so to impactantes em sua vida. (Para mais informaes sobre como criar uma rotina matinal poderosa, leia meu outro livro Wake Up Successful.)

HAP #14: Priorize usando o mtodo ABCDEDesculpa Eliminada: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazerEmbora tenha tido uma grande experincia usando o sistema da TMI, sei que algumaspessoas o acham muito restritivo. Frequentemente comeamos o dia com uma dzia de coisas para fazer e este sistema nos limita a nos concentrar apenas em trs atividades principais. Se voc se identifica com isso, deve priorizar cada uma das atividades usando o mtodo ABCDE.Com a regra 80/20, tratamos da importncia de identificar as tarefas que so mais significativas em sua vida e negcios. E com o sistema TMI, falamos sobre concluir ou focar em trs tarefas por dia. O mtodo ABCDE diferente porque voc cria um sistemade classificao para uma lista de tarefas e trabalha sistematicamente atravs dela. diferente das outras tcnicas, porque provavelmente haver uma longa lista de tarefasque precisam ser finalizadas:Tarefas "A" devem ser obrigatoriamente concludas todos os dias. Elas so como TMIsporque existem graves consequncias negativas em no faz-las.Tarefas "B" so tarefas importantes, mas no so consideradas obrigatrias para o dia. Elas s devem ser concludas depois de fazer todas as tarefas "A".Tarefas "C" so agradveis de fazer, mas no tm uma consequncia negativa ou cronograma especfico.

Tarefas "D" devem ser delegadas a outra pessoa. Mesmo que elas sejam importantes, estes itens no requerem a sua interveno ou ao direta.Tarefas "E" devem ser eliminadas. Este o momento em que a regra 80/20 entra em vigor. Se voc encontrar uma tarefa sem sentido durante a reviso semanal ou mensal,elimine-a de sua vida.Muitas vezes procrastinamos porque nos sentimos sobrecarregados. Ao priorizar assuas listas, voc ir descobrir o que realmente importante no dia a dia. O fato decontinuar procrastinando um item significa que ele deve ser eliminado.Finalmente, no se esquea da importncia de um hbito dirio. Enquanto uma determinada tarefa no pode ser considerada "urgente", ela ainda crtica para o seu sucesso em longo prazo. Certifique-se de que essa tarefa foi adicionada lista de aes dirias.Como exemplo, o meu hbito de escrever diariamente no depende nunca do tempo. No entanto, sempre o considero uma tarefa "A" porque ele forma a base de tudo o que alcancei com o meu negcio online. No dependo de "encontrar tempo" para escrever. Aocontrrio, priorizo cada dia, por isso estou criando tempo.

Implementao do HbitoO mtodo ABCDE mais eficaz quando realizado diariamente. Eis, aqui, a maneira maissimples para criar esse hbito:* 1. Agende cinco minutos por noite para o hbito de priorizao. (Voc pode fazer issologo aps a atualizao do hbito de acompanhamento).* 2. Analise seus projetos e identifique o que precisa concluir para o dia seguinte.* 3. Anote cada tarefa e coloque uma letra ao lado de cada tarefa.* 4. Reorganize essas tarefas em um novo pedao de papel e coloque-as em um rankingalfabtico.* 5. Comece cada dia com as tarefas "A". V para as prioridades menores apenas quando tiver concludo os itens importantes.* 6. Examine essas aes durante a reviso mensal para se certificar de que no est fazendo as coisas que podem ser eliminadas ou delegadas.Todos ns temos diferentes prioridades. O segredo consiste em desenvolver um sistema de identificao que mais importante no dia a dia. Com o mtodo ABCDE, voc ir comearada dia com uma lista clara do que precisa ser finalizado e a ordem em que as atividades devem ser feitas.

HAP #15: Crie um senso de urgnciaDesculpa Eliminada: "No tenho tempo agora"

De acordo com a Lei de Parkinson, o tempo que se leva para completar uma tarefaest diretamente relacionado ao tempo destinado a ela. Se voc tem um prazo de trs semanas para fazer algo, as chances so de que voc conclua esse item no final do dia#20. O resultado final que, muitas vezes, criamos a desculpa de no podermos fazeralgo porque no h tempo suficiente. Mas, se voc criar um senso de urgncia para cadatarefa, ir finalizar os projetos mais rapidamente e desenvolver uma maior capacidade de fazer mais com a mesma quantidade de tempo.Um timo hbito anti-procrastinao a ser desenvolvido viver a sua vida como uma tarefa obrigatria" para o dia seguinte. No importa se voc tem uma semana para concluir um projeto - adquira o hbito de fazer tudo to rapidamente quanto possvel. Em outras palavras, crie um senso de urgncia para cada tarefa.H duas maneiras de faz-lo:Primeiro, crie prazos autoimpostos.Lembre-se: uma tarefa, eventualmente, demanda um tempo proporcional ao que voc atribui a ela. Ento, por que no desafiar-se a faz-la mais rapidamente? Se algo normalmente demora uma semana para ser concludo, tente faz-lo em cinco dias. Faa disso umjogo para impulsionar continuamente o ritmo e quebrar seus recordes pessoais narealizao de uma tarefa.Siga esta regra mesmo que outros definam um prazo. Digamos que seu chefe lhe d umprazo para finalizar o projeto at o dia 1 de outubro. Tente termin-lo, pelo menos,no dia 15 de setembro. Isso no s ir ajud-lo a melhorar seu desempenho global no trabalho, como tambm lhe dar mais tempo para trabalhar em outras tarefas importantes.Em seguida, use as tcnicas de bloqueio de tempo.A execuo de mltiplas atividades pode ser um hbito perigoso de seguir. Enquanto pensar que est fazendo, com sucesso, duas coisas ao mesmo tempo, o que estar realmentefazendo dedicar metade do esforo para cada tarefa. (Confira este infogrfico Mashable para saber mais sobre isso.) Se voc normalmente multitarefa, ento provavelmente est produzindo um trabalho inferior. A soluo mais simples para este hbito problemtico desenvolver o hbito do "bloqueio de tempo" no seu trabalho.A ideia por trs disso dividir o dia em pequenas pores de trabalho onde voc estar 100%focado em uma nica tarefa, sem qualquer tipo de interrupo. Isso significa nenhumaverificao de e-mail, Facebook ou mensagens de texto de amigos entre os projetos. Durante esse bloqueio de tempo voc far essa tarefa e nada mais.

Implementao do HbitoMeu sistema de bloqueio de tempo preferido a Tcnica Pomodoro, que foi iniciada por Francesco Cirillo, em meados da dcada de 1980. Cirillo descobriu que voc pode maximizar os resultados focando completamente em uma tarefa por um curto perodo detempo e, dessa forma, usando pequenas pausas para a renovao de energia.Veja como funciona:* 1. Crie uma lista de tarefas a serem concludas. Comece com as suas TMIs dirias.* 2. Priorize as tarefas por ordem de importncia.* 3. Defina um temporizador de 25 minutos.

* 4. Trabalhe na primeira tarefa at que o temporizador toque.* 5. Registre "Pomodoro" como uma tarefa concluda.* 6. Faa uma pequena pausa de cinco minutos.* 7. Continue trabalhando os Pomodoros at que a primeira TMI seja concluda.* 8. Repita este processo at que tenha concludo a 2

e 3 TMI.

* 9. Para cada quatro Pomodoros (ou Pomodori?) faa uma pausa mais longa, de 15 a30 minutos.* 10. Continue at que tenha finalizado todas as tarefas importantes do dia.

HAP #16: Torne-se Publicamente ResponsvelDESCULPA ELIMINADA: No estou com vontade de fazer isso incrvel o quanto somos afetadosquistos e admirados, por isso, nossmente pelo desejo de ficar bem.publicamente responsvel" por cada

pelas opinies de outras pessoas. Queremos ser bemesforamos constantemente por fazer algo simpleVoc pode usar esse fato a seu favor, tornando-se "meta importante.

O fato de ser publicamente responsvel funciona por causa de um fenmeno chamado O Efeito Hawthorne. Ficou provado, por uma srie de estudos psicolgicos, que as pessoas so mais propensas a completar uma tarefa se sentirem que suas aes esto sendo observadas por outros. Em outras palavras, fcil explodir com algo se voc o nico que sabesobre isso, mas no ir faz-lo se as pessoas esperarem que o faa.Este hbito fcil de implementar, mas as pessoas no fazem isso por terem medo de "perder a credibilidade", na opinio dos outros. Significa ser sincero com um seleto grupo de pessoas sobre os erros ou contratempos que voc comete. Por outro lado, assumir a responsabilidade significa, tambm, receber feedback positivo e reforo.A maneira mais simples de criar responsabilidade pblica atravs da internet. Hoje em dia, existem inmeros sites/aplicativos que auxiliam as pessoas a atingir seus objetivos. Basta encontrar um que esteja relacionado com o hbito que voc est tentando desenvolver e, em seguida, conectar-se com pessoas afins.Outra ideia usar um aplicativo como Lift.do que combina mdia social com acompanhamento de hbitos. Basta registrar-se e receber incentivo (ou "acessrios") de outrosmembros do aplicativo.Implementao do Hbito

No difcil tornar-se mais responsvel por suas aes. Aqui esto algumas maneiras de compatilhar seus esforos e obter feedback de outras pessoas:** Famlia e amigos (encontre um amigo para ter em quem se apoiar).** Grupos Mastermind.** Aplicativos de compartilhamento de hbitos (como o Lift.do).

** Fruns especficos de hbitos.** V a eventos locais e conhea pessoas com interesses semelhantes.** Sites de mdia social como Facebook, Twitter e Google+.** Compartilhe seus resultados em blogs (Wordpress e Blogger so gratuitos).Agora, mais do que nunca, fcil se conectar com pessoas que compartilham desejos eobjetivos semelhantes. Exiba-os para todos verem e voc se surpreender com a quantidade de estmulo que ir receber de volta.Ainda que possa ficar nervoso com a ideia de fazer uma declarao pblica, voc acabar descobrindo que fcil evitar a procrastinao quando sente como as pessoas dependem de voc para seguir adiante com a promessa.

HAP # 17: Comece aos poucosDesculpa Eliminada: Sinto-me sobrecarregado e tenho muita coisa para fazerEm Psicologia, existe um termo chamado hot-cold empathy gap (lacunas afetivas deempatia quente-frio em traduo livre). Basicamente, este termo descreve como as pessoas podem elaborar planos grandiosos a partir de um estado analtico "frio", porm se esquecem, comumente, como estar em um estado quente onde so bombardeadas por tentaes. como uma promessa de parar de comer doces que quebrada quando voc v um brigadeiro suculento bem na sua frente.Em relao procrastinao, as lacunas de empatia quente-frio muitas vezes nos impedem deraar uma meta, porque a prpria tarefa pode parecer intransponvel. Frequentemente, quando voc tem uma meta desafiadora (como escrever durante uma hora por dia), difcil desenvolver essa fora de vontade inicial para comear. Quando isso acontece, voc ir arranjar a desculpa de que a tarefa muito grande e que ir realiz-la quando tiver"mais tempo".Em seu blog, Leo Babauta fala sobre uma soluo simples para este problema. Seu conselho comear aos poucos. Em lugar de se preocupar com a quantidade ao desenvolver umhbito, voc deve simplesmente se concentrar em transform-lo em uma rotina diria, mesmo que seja aos poucos.EXEMPLO:Digamos que voc quisesse escrever mil palavras por dia. Esta pode ser uma contagem de palavras intimidante se este no for um hbito regular. No entanto, se voc comearaos poucos, no difcil calcular a mdia de 100 palavras por dia durante a primeira semana. Na semana seguinte voc passaria para 200 palavras. Mantenha o nmero crescente de 100 palavras por semana e em 10 semanas voc ter desenvolvido com sucesso o hbito de escrever mil palavras por dia.O hbito de "comear aos poucos" tambm funciona bem com rotinas estabelecidas. Muitasvezes, voc sentir resistncia em comear uma tarefa - mesmo que j tenha feito isso ummilho de vezes. A soluo? Comprometa-se de modo a se concentrar em um objetivo pequeno, e quando atingir esse ponto, ter permisso para deix-la. O que normalmente acontece que voc ir comear e, ento, perceber que a tarefa no to ruim assim.Fao isso o tempo todo durante minhas corridas no inverno. difcil me sentir motivad

o para correr em um ambiente gelado e sombrio. Por isso, habitualmente vou at a porta com a promessa de que s sairei por alguns poucos quilmetros. E, geralmente, depois de trs quilmetros, estou em um ritmo em que a temperatura no mais um grande problema.Implementao do HbitoVoc pode comear aos poucos com basicamente qualquer tarefa. A questo desenvolver amentalidade na qual voc se obriga a seguir em frente, mesmo quando no est de bom humor.Aqui esto algumas maneiras de se comear:* 1. Tenha o compromisso de iniciar um hbito dirio todos os dias, no importa como voc se sente.* 2. Crie um resultado pequeno, mensurvel para este hbito.* 3. Quando iniciar, tenha em mente que ir alcanar esse pequeno objetivo.* 4. Aumente a durao/perodo/quantidade da tarefa a cada semana.* 5. Concorde em desenvolver o hbito, mesmo que no esteja se sentindo bem ou esteja sem tempo.Muitas vezes, complicado motivar-se com uma tarefa desafiadora. A maneira mais rpida de corrigir isso concordar em comear aos poucos e criar fora de vontade na medida em que desenvolve o hbito. Basta se comprometer a sempre seguir adiante (no importa o que acontea) e, eventualmente, voc ficar mais propenso a faz-lo regularmente.

HAP #18: Recompense a si mesmoDESCULPA ELIMINADA: No estou com vontade de fazer isso

Voc provavelmente j ouviu falar sobre a abordagem "da vara e da cenoura" para desenvolver a motivao. Em teoria, voc pode reforar as boas aes por meio de um sistema de recompensas e desencorajar ms aes punindo os seus erros. Todavia, est provado que a punio no uma estratgia eficaz em longo prazo no que se refere motivao. Porm, voc perar a falta de desejo de realizar uma tarefa especfica criando um pequeno sistema de recompensa.Primeiramente, voc deve criar recompensas ao longo do dia. bem provvel que voc tenha algumas atividades que goste de fazer regularmente - como ler, dar uma olhadano Facebook, verificar os seus e-mails ou conversar com um amigo. Ao invs de fazer essas atividades sempre que sentir vontade, transforme-as em recompensas por ter completado uma tarefa especfica.Em seguida, crie recompensas maiores para completar grandes objetivos. Analise os seus objetivos M.A.R.T.E. e faa a promessa de se recompensar por alcanar cada umdeles. O objetivo garantir que a recompensa no contrarie o que voc est tentando realizar.Por exemplo, digamos que seu objetivo seja pesar 150 quilos at o dia 1 de janeiro.Uma boa recompensa planejar um fim de semana de frias com o seu cnjuge, caso cons

iga alcanar essa marca. No entanto, uma m recompensa passar horas na fila de um restaurante junk-food em um shopping lotado em um sbado noite. Entendeu a diferena?Implementao do HbitoDivirta-se com esta mudana de hbito. A inteno observar os hbitos que o distraem e queconstantemente causam a procrastinao e us-los para ajud-lo a continuar motivado. Veja como aplicar esta informao:* 1. Faa uma lista de coisas divertidas que voc gosta de fazer diariamente (leitura, exerccios, checar suas mdias sociais ou falar ao telefone).* 2. Use um sistema de bloqueio de tempo como a tcnica Pomodoro para trabalhar por 25 minutos.* 3. Resista a todas as tentaes de fazer qualquer coisa, a no ser a tarefa especficadurante este tempo.* 4. Recompense-se com uma pausa de cinco minutos para fazer uma pequena atividade "divertida".* 5. Utilize um cronmetro para estes cinco minutos e volte ao trabalho assim queo tempo acabar.* 6. Continue fazendo as suas tarefas ao longo do dia e recompense a si mesmo acada pequena conquista.De certa forma, voc pode se sentir como um rato de laboratrio que faz truques paraconseguir um petisco. No entanto, a criao de um sistema de recompensa sistemtica pode ajud-lo a maximizar os resultados obtidos com cada tarefa. Alm disso, timo paracombater a falta de vontade de realizar uma tarefa especfica. Quando voc sabe queso apenas 25 minutos at que possa fazer algo divertido, voc acaba criando um sensode urgncia de fazer as coisas.

HAP #19: Desenvolva competncias com base em projetosDesculpa Eliminada: Preciso fazer ____________primeiroPlanejar um projeto nem sempre pode ser o suficiente, porque voc tem a desculpa legtima de no saber como execut-lo. A soluo para esse problema delegar a tarefa ou descobrir como faz-lo sozinho. Normalmente, as pessoas optam pela abordagem faa voc mesmo a fim de completar uma tarefa e transform-la em uma nova habilidade.Reveja a lista de passos de um projeto ou processo. Verifique cada item e pergunte a si mesmo se est evitando uma tarefa especfica por no saber como faz-lo. Se estefor o caso, voc pode deleg-la a um colega de trabalho ou contratar um freelancerpara fazer isso para voc. No entanto, se voc sentir que a tarefa importante para oseu desenvolvimento pessoal, concentre-se em melhorar suas habilidades a fim deexecut-la voc mesmo.Felizmente, toda tarefa no mundo foi concluda com sucesso por outra pessoa. Tudoo que voc tem a fazer utilizar uma abordagem proativa e educar-se sobre como faz-lo.Implementao do Hbito

No difcil realizar um curso intensivo em uma competncia em particular. Eis um processo de seis etapas para comear a trabalhar.Passo 1: Identificar a competncia especficaEm primeiro lugar, descubra exatamente o que est tentando aprender. Por exemplo,seu objetivo no deve ser o de "tornar-se um orador pblico melhor", porque isso no um recurso de ao. Ser mais eficaz ter em mente um objetivo especfico que demonstre que voc atingiu um certo nvel de competncia.Usando o exemplo acima, voc poderia criar essa meta: "Fazer apresentaes convincentes, passo a passo, de cinco minutos no Youtube. Esta uma ao de valor prtico, porque oseu sucesso mensurvel: ou voc cria os vdeos de cinco minutos no Youtube ou no cria."Como" voc aprende algo muito parecido com o desenvolvimento de uma lista de projetos. Pegue um pedao de papel e anote cada passo a ser tomado. Comece com o seu objetivo final e trabalhe o seu caminho de trs para frente. Se houver uma perguntasem resposta, crie uma tarefa para pesquis-la ao longo do caminho.Passo 2: Co