343o de Pessoas.doc) - Controle de Acessos · através de: Entrevista – antes de ser aplicada a prova e após estudo da Cartilha, o ... Em caso de desligamento do Programa e retorno

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Sistema de Gestão da Qualidade SUPERINTENDÊNCIA DE VAPT VUPT E ATENDIMENTO AO PÚBLICO

PROCEDIMENTO de GESTÃO DE PESSOAS Responsável: Gláucia Rejane Ribeiro Machado Cópia Controlada - Revisão 16 de 19/04/2011 e

Aprovado por _________________________________

1. OBJETIVO Este procedimento tem a finalidade de orientar a Gestão de Recursos

Humanos da equipe administrativa da Superintendência de Vapt Vupt e Atendimento ao Público e Unidades de Atendimento Vapt Vupt, visando obter maior eficiência e uniformização na execução das atividades desenvolvidas. 2. REFERÊNCIA

� Manual da Qualidade 3. DETALHAMENTO

3.1. Atividades Administrativas

3.1.1. Ingresso do Novo Colaborador na Unidade ou Gerência do Vapt Vupt

Para ingresso de novo colaborador nas Unidades ou na Superintendência devem ser seguidos os critérios e orientações descritos neste e no Procedimento de Seleção.

Nas Unidades, é de competência da equipe da Administração ao recepcionar o novo Colaborador:

Do Coordenador/Supervisor: � Entregar as Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e Cartilha do

Sistema de Gestão da Qualidade - SGQ, disponíveis na intranet, e informar sobre a aplicação da prova do SGQ;

� Preencher a Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais, disponível na intranet, e solicitar que o novo colaborador assine;

� Entregar a Declaração de Experiências Profissionais, disponível na intranet, solicitar que preencha e devolva no máximo em dois dias;

� Se for atendente de condômino, informar que será avaliado, após 30 dias do início das atividades. Deve explicar os critérios da avaliação, seguindo as orientações conforme Procedimento de Seleção, item “Avaliação das Habilidades de Atendentes de Condômino”. Esta avaliação não se aplica aos Atendentes do Multifuncional, Orientadores, Apoios, Supervisores e Coordenadores, pois estes passam por um processo de seleção e treinamento diferenciado;

� Solicitar cópia do comprovante de sua escolaridade, notificar o novo colaborador por meio da “Notificação de Solicitação de Documento” e informar do prazo para entrega.


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� No caso de atendente de condômino (exceto do Multifuncional, pois já receberam os documentos durante entrevista com Psicóloga) entregar Manual da Qualidade, Manual de Funções (parte que descreve a função de atendente), Lei e decretos que dispõe sobre o Serviço Integrado de Atendimento ao Cidadão - Vapt Vupt. Em seguida, deve-se registrar essa entrega no SGI.

� Repassar orientações gerais acerca do Programa Vapt Vupt e do SGQ; � Lançar no Relatório Diário da Unidade, quem recepcionou o novo

colaborador e quais os documentos que foram entregues; � Apresentar o novo colaborador à equipe.

Do Apoio administrativo: � Efetuar o cadastro no Sistema de Gerenciamento de Informações - SGI

(conforme Manual) e no ponto eletrônico; � Criar o dossiê físico; � Numerar as páginas dos documentos iniciais, registrar no SGI e arquivá-

los no dossiê. � Solicitar à Coordenação do SGQ, via e-mail, o envio da prova do SGQ na

primeira semana após o início de atividades de novo colaborador, informando o nome do colaborador, a função e a data de início na Unidade.

Do Apoio de informática: � Cadastrar o login se for atendente. � Orientar quanto à utilização do sistema SIGA

Na Gerência do Vapt Vupt o novo colaborador é recepcionado pelo responsável da área que deve:

� Informá-lo das atividades da Superintendência, detalhando as da área para a qual foi designado,

� Entregar a Declaração de Experiências Profissionais, disponível na intranet, solicitar que preencha e devolva no máximo em dois dias.

� Informar ao colaborador que passará por um período de avaliação de 30 dias e explicar os critérios de avaliação, conforme formulário Resultado de Avaliação do Processo de Seleção, disponível na intranet;

3.1.2. Cartilha do Sistema de Gestão da Qualidade

Oferece as noções básicas ao novo Colaborador sobre o Sistema de Gestão

da Qualidade - SGQ. Será verificado se o colaborador internalizou o conhecimento, através de:

� Entrevista – antes de ser aplicada a prova e após estudo da Cartilha, o Coordenador ou Supervisor (Unidades ou Superintendência) deve verificar e facilitar o entendimento do colaborador;

� Aplicação de prova – No caso de atendentes de condôminos a prova será aplicada no máximo em 10 dias úteis após o período de avaliação, caso


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seja aprovado. No caso das outras funções a prova será aplicada no máximo em 30 dias após o início das atividades.

� O envio da prova deve ser solicitado por e-mail, à Coordenação do SGQ. A Coordenação do SGQ providenciará a impressão da prova e fará o encaminhamento para a Unidade ou para a área da Superintendência, quando for o caso.

Nas Unidades a prova deve ser aplicada na administração, antes ou após o turno do colaborador ou quando o movimento de atendimento estiver menor. O colaborador tem o tempo máximo de 1 hora para realização da prova.

Após sua aplicação, reenviar, via memorando, à Coordenação do SGQ, para que esta faça a correção e informe o resultado por e-mail, através do Formulário “Resultado de Avaliação do SGQ”, sendo que:

� Unidades Vapt Vupt – imprimir e lançar no Relatório Diário da Unidade, no SGI e arquivar no dossiê do respectivo colaborador;

� Gerência do Vapt Vupt – arquivar em pasta específica, na Coordenação do SGQ, a prova corrigida.

Caso o colaborador não atinja nota mínima de 7,5 na primeira prova, terá oportunidade de fazer a:

� Segunda prova - aplicada num prazo máximo de 20 (vinte) dias após a comunicação da 1ª nota. Se reprovado, será aplicada penalidade direta, de acordo com descrito na Norma do Padrão Vapt Vupt, artigo que trata da responsabilidade do colaborador obter conhecimentos elementares acerca do Sistema de Gestão da Qualidade;

� Terceira prova – aplicada num prazo máximo de 15 (quinze) dias após a comunicação da 2ª nota. Caso não atingir a nota mínima nesta última avaliação, será desligado do Programa.

Em caso de desligamento do Programa e retorno no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias, o colaborador que já tenha feito a avaliação e tenha sido aprovado não precisará refazê-la, sendo necessário solicitar à Coordenação do SGQ que reenvie o resultado de avaliação para arquivamento no novo dossiê. Caso o retorno ultrapasse esse prazo o colaborador precisará refazer a avaliação.

Não se aplica prova aos colaboradores da copa ou de empresas prestadoras de serviços (segurança e limpeza), pois os mesmos não prestam atendimento ao público, porém a Coordenação deve orientá-los da mesma forma que os substitutos eventuais. 3.1.2.1 Prova do SGQ para colaboradores em substituição

Colaboradores que são substitutos de férias ou licenças diversas por período superior a 60 dias na mesma Unidade se encaixam nas mesmas regras para aplicação das provas. Colaboradores que são substitutos eventuais (período inferior a 60 dias) não fazem a prova do SGQ, porém a Coordenação deve orientá-los sobre o que significa ter um Sistema de Gestão da Qualidade certificado e quanto à importância do trabalho deles com relação ao SGQ.

3.2. Documentos administrativos utilizados nas Unidades Vapt Vupt


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Cabe ao apoio administrativo verificar o tempo de armazenamento e retenção dos registros da Qualidade arquivados na Unidade, constantes no item “Registro da Qualidade” deste Procedimento e descartá-los, quando for o caso. 3.2.1. Dossiês

Os dossiês dos colaboradores das Unidades Vapt Vupt são administrados, controlados e atualizados pela Coordenação em cada Unidade.

Para garantir que qualquer documento apresentado pelo colaborador mantenha-se legível, não deve ser aceito cópia emitida por aparelhos de fax.

Todos os documentos a serem arquivados no dossiê devem ser registrados pelo Supervisor no Relatório Diário das Unidades, o Apoio Administrativo deve numerá-los, antes de lançar no SGI, exceto Relatório do Check List, pois este não deve ser numerado. As orientações quanto à numeração de páginas de documentos estão descrita no Manual do SGI.

A ordem para arquivamento no dossiê obedece à ordem cronológica de data de recebimento dos documentos na Unidade. Cada documento anexado recebe numeração sequencial.

Caso seja necessário corrigir o número de uma página, deve ser assinalado um “X” no número errado, em seguida o Coordenador bate seu carimbo, assina e renumera.

Documentos recebidos que contenham informações sobre um mesmo assunto não devem ser arquivados novamente no dossiê para não haver duplicidade de informações, esses são arquivados em pasta genérica de documentos recebidos.

Os documentos de justificativa de abono de falta não são arquivados nos dossiês, verificar item “Justificativa de abono de falta” deste Procedimento. 3.2.2. Dossiê do novo colaborador

O Apoio Administrativo cria, em meio físico, o dossiê do novo colaborador, no prazo máximo de dez dias úteis após seu ingresso na Unidade, nele são arquivados os seguintes documentos:

� Autorização de inclusão – e-mail, memorando ou ofício com autorização de início de atividades do colaborador emitida pela Superintendência, ou pelo Órgão, ou ainda pela Prefeitura, no que couber.

� Cópia do decreto de disposição da prefeitura com o número do processo de disposição protocolado no Gabinete Civil;

� Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais assinada - obrigatório para colaboradores que iniciaram a partir de 15/01/2009;

� Declaração de Experiências Profissionais, preenchida e assinada pelo colaborador;

� Formulário de Notificação de Solicitação de Documento; � Cópias de certificados que comprovem escolaridade e treinamentos

complementares; � Resultado de Avaliação do SGQ - enviado por email pela Coordenação do

SGQ; � Formulário Resultado de Avaliação do Processo de Seleção (para avaliação


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de habilidades do atendente de condômino) - obrigatório para colaboradores que iniciaram a partir de 01/11/2007. (Para colaboradores que não possuem o formulário no dossiê, a avaliação das habilidades ocorrerá durante a Avaliação Anual de Competências realizada pela Superintendência);

� Documentos originados ao longo do exercício do colaborador na Unidade, como: requerimento de férias autorizado pela área de Recursos Humanos (caso o órgão enviar) ou espelho de férias enviado pela Superintendência (colaboradores da SEGPLAN), advertências, pontuações e outros considerados imprescindíveis à administração das Unidades Vapt Vupt.

3.2.3. Dossiê de colaborador substituto Todos os colaboradores que estiverem em substituição nas Unidades devem ter dossiês criados pelo apoio administrativo verificando as particularidades a seguir:

� Substituição inferior a 60 dias – arquivar autorização de inclusão, declaração de documentos iniciais assinada, declaração de experiências profissionais e documentos originados ao longo da substituição;

� Substituição superior a 60 dias – proceder conforme o determinado ao novo colaborador.

� Após a substituição, caso ele não seja requisitado para substituir em outra Unidade, deve-se manter o dossiê arquivado na última Unidade de substituição pelo período de 1 ano.

3.2.4. Dossiê de colaborador transferido

O Apoio Administrativo aguarda a Superintendência encaminhar o dossiê enviado pela Unidade origem conforme item “Transferência de Colaborador”, deste Procedimento e, após verificação, se constatar que existem documentos obrigatórios que não constam no dossiê, conforme listado acima, comunicar a Coordenação/Supervisão, para providências cabíveis. Caso a falha seja passível de regularização por meio da “Notificação de Solicitação de Documento”, notificar o colaborador. Nos demais casos, a Coordenação deve informar os documentos que faltaram para a Assessoria de Gestão de Pessoas, via e-mail, para que esta providencie a devida regularização e verifique com a Unidade de origem o motivo do não cumprimento do Procedimento e tome as devidas providências. 3.2.5. Dossiê de colaborador desligado do Programa Vapt Vupt

Nos casos de devolução, exoneração (exceto colaboradores da SEGPLAN),

retorno ao órgão por iniciativa do próprio colaborador ou retorno por determinação do órgão, o apoio administrativo deve efetuar o desligamento no SGI e enviar o arquivo para a Assessoria de Gestão de Pessoas fazer o controle em caso de posterior retorno ao Programa. O dossiê deve ser enviado à Superintendência, com cópia dos dados pessoais e Ficha Funcional do colaborador para o devido encaminhamento. Havendo retorno ao Programa deve ser criado novo dossiê conforme orientações do item “Dossiê do novo colaborador”.


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Colaboradores da SEGPLAN desligados por exoneração têm o dossiê arquivado na Unidade pelo período de 6 (seis) meses para posterior aproveitamento em caso de retorno ao Programa neste prazo. O colaborador não deve ser desligado no SGI, devendo o arquivo ser transferido para a Assessoria de Gestão de Pessoas, observando as etapas contidas no Manual do SGI. Se o afastamento ultrapassar o prazo mencionado deve ser criado novo dossiê ao retorno do colaborador.

3.2.6. Check List de dossiê

Tem o objetivo de realizar uma verificação da permanência e integridade da documentação apresentada pelos colaboradores.

O Apoio Administrativo deve emitir relatório conforme Manual do SGI, por colaborador, com a relação dos documentos cadastrados e numerados, no mês de maio e mediante o relatório, verificar:

� Se o documento está registrado, porém não foi localizado no dossiê, deve informar imediatamente ao Coordenador para que este tome as providências necessárias para localizar o documento ou solicitar uma nova cópia ao colaborador. O Coordenador deve ainda tomar medidas para evitar tais desvios, sendo que as ocorrências devem ser registradas no Relatório Diário da Unidade;

� Se consta documento de autorização de inclusão e documentos obrigatórios conforme especificado no item “Dossiê do colaborador”.

Finalizada a vistoria e atualizada a relação dos documentos no SGI e nos dossiês dos colaboradores, o Apoio Administrativo emite um novo relatório com a lista dos documentos atualizados no sistema e arquiva no dossiê dos respectivos colaboradores. O Apoio Administrativo que fizer a verificação deve assinar o relatório, substituindo o relatório anterior.

3.2.7. Comprovação de Escolaridade

O colaborador tem no máximo 30 dias após ingresso na Unidade para apresentar o documento comprobatório do grau de escolaridade, que:

� Sendo apresentada declaração de conclusão de curso, esta tem efeito temporário. Caso a expedição do documento definitivo: diploma, histórico escolar ou carteira profissional com nº de registro no órgão competente, ultrapasse o prazo de 60 dias de validade da declaração, o servidor deverá apresentar documento que comprove a solicitação do documento definitivo à Instituição de Ensino competente;

� Para colaboradores cuja função tenha como pré-requisito definido no Manual de Funções, nível de escolaridade “Concluído ou Cursando” e estão com curso em andamento, é exigida a apresentação de comprovante de matrícula ou declaração de frequência, emitidos pela entidade educacional, no máximo até o dia 15 dos meses de março e de agosto, início de cada semestre.

3.2.8. Notificação de Solicitação de Documento


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Se o colaborador não apresentar a documentação exigida no dia de início de suas atividades na Unidade, deve ser emitida a “Notificação de Solicitação de Documento”, disponível na intranet, tendo prazo de 30 (trinta) dias para entregar à Coordenação.

O Supervisor ou Coordenador deve registrar no campo “Observações” deste formulário, as providências tomadas pelo colaborador até a regularização do documento solicitado. Assim que o colaborador apresentar o documento solicitado, deve registrar no campo “Declaração de Entrega” deste formulário, o nome do documento apresentado, data e solicitar a assinatura do colaborador, permanecendo a notificação anexada no dossiê.

Caso o colaborador não apresente o documento solicitado no prazo, a Coordenação deve aplicar as sanções, pontuação direta, previstas na Norma Padrão Vapt Vupt e prorrogar o prazo por mais 30 (trinta) dias. Se o colaborador não regularizar a situação no prazo prorrogado, o Coordenador deve comunicar à Superintendência, via e-mail, para que esta a oriente sobre as providências a serem tomadas, inclusive desligamento do colaborador. 3.2.9. Relatório Diário das Unidades Vapt Vupt O registro é atividade específica do Supervisor, porém o Coordenador pode registrar ou solicitar que sejam anotados fatos que ocorram na Unidade. O registro das ocorrências na Unidade é efetuado diariamente, no formulário próprio, disponível na intranet, devendo descrever as ocorrências de forma clara e objetiva, constando quando for o caso:

� Colaboradores � Data do início de suas atividades e o nome da Unidade que está iniciando,

bem como sua origem; � Atrasos que forem abonados pela Coordenação, com a respectiva

justificativa, e também os que serão considerados conforme previsão do item “Elaboração da Planilha de Controle de Atrasos”;

� Documentos recebidos que serão arquivados no dossiê (Se houver mais de uma página, deve ser registrada a quantidade total de páginas existentes nesse documento);

� Falta deve ser registrada tanto no dia da ausência quanto no primeiro dia de retorno de suas atividades, registrando nesse último, se houve ou não justificativa. Se houve e foi acatada pelo Coordenador/Supervisor, o apoio administrativo deve observar o tipo da justificativa, para lançar no SGI de acordo com a nomenclatura utilizada no Manual do SGI, Tabela1, Classificação do Relatório Diário, Tipo. Se não houve ou não foi acatada pelo Coordenador/Supervisor, deve ser registrado que a falta será classificada como injustificada;

� Saídas antecipadas; � Início e retorno do período das férias do colaborador e o tipo de

documento de concessão, se apresentado; � Escalas de trabalho e de férias recebidas; � Data de compensação de Acordo de troca ou compensação de data;


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� Descrição da ocorrência de orientações verbais, advertências ou pontuações, quando houver, além da indicação da respectiva Seção, artigo, inciso ou alínea das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, contendo inclusive a descrição do fato ocorrido;

� Data e Unidade de transferência ou data de desligamento; � Outras Ocorrências;

� Usuários - desvio de documentos, reclamações, elogios ou sugestões; � Estrutura da Unidade – manutenção, defeitos, etc.; � Falhas nos sistema de condôminos ou de Gerenciamento de Senha; � Eventos realizados na Unidade, e � Outras ocorrências de maior relevância.

No dia seguinte ao registro manual das ocorrências no Relatório Diário, o Apoio Administrativo transcreve para o SGI, devendo obedecer a descrição utilizada na Tabela 1, Classificação do Relatório Diário - Tipo, no Manual do SGI. A nomenclatura dos Condôminos deve obedecer ao padrão definido no documento Dados e Informações das Unidades Fixas Vapt Vupt, disponível na intranet.

Depois de lançado, o Apoio Administrativo entrega uma via do Relatório Diário ao Supervisor, para conferência e assinatura. O Supervisor, depois de assinar o relatório já digitado, repassa ao Coordenador para que este se inteire das ocorrências havidas no dia respectivo. Após a leitura e tomada de providências pertinentes, o Coordenador devolve o relatório para o Apoio Administrativo que arquiva na pasta denominada Relatório Diário das Unidades Vapt Vupt, descartando o relatório manuscrito. 3.2.10. Ficha Funcional

Cada colaborador possui uma ficha funcional, onde são registradas as ocorrências relacionadas ao seu desempenho durante o tempo de permanência no Programa Vapt Vupt, com exceção dos acordos de troca/compensação, que não são lançados em ficha funcional, apenas no Relatório Diário da Unidade.

As informações são originadas das ocorrências registradas no Relatório Diário da Unidade e a partir destas informações o Apoio Administrativo registra na ficha funcional do respectivo colaborador, sendo que a primeira informação a constar na ficha funcional é a data de início da atividade do colaborador na Unidade. Os registros devem ser classificados conforme orientações do Manual do SGI. A ficha funcional dos colaboradores deve ser analisada constantemente conforme critérios estabelecidos nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt.

Caso, a partir dessa análise, seja detectado que o colaborador apresenta comportamento inadequado provocando transtornos à Unidade e seja necessária avaliação da Superintendência para aplicação de penalidades ou desligamento do Programa o Coordenador da Unidade deve relatar o fato no Relatório de Análise de Desempenho, disponível na intranet e encaminhar através de e-mail juntamente com a Ficha Funcional e comunicar ao colaborador que está enviando sua Ficha Funcional para análise da Superintendência. Após a devolução do Relatório de Análise de Desempenho com o parecer da Gerência, este deve ser arquivado no


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dossiê do colaborador, devendo o colaborador tomar as providências conforme parecer da Gerência e informar ao colaborador envolvido.

3.2.10.1. Ficha Funcional de Colaboradores da Unidade Móvel que completam carga horária em Unidade Fixa

No caso de colaboradores lotados na Unidade Móvel que completem sua carga

horária nas Unidades Fixas, o Coordenador da Unidade Fixa tem autoridade para aplicação de penalidades e lançamentos de ocorrências na Ficha Funcional caso haja necessidade, devendo proceder da seguinte maneira:

� Acessar o SGI; � Analisar a Ficha; � Emitir o documento (caso necessário); � Comunicar ao colaborador; � Entrar em contato com a Coordenação da Unidade Móvel para confirmar o próximo número de página e só após isso paginar no SGI; � Enviar no mesmo dia fax à Unidade Móvel o documento gerado para que esta inclua no dossiê, e na próxima rota enviar por memorando o documento original que substituirá o fax.

3.2.11. Termo de Acordo de trocas e compensação de data

Os acordos devem ser solicitados pelos colaboradores interessados e registrados pelo Apoio Administrativo, que deve:

� Verificar se o colaborador tem direito ao acordo naquele mês, conforme critérios descritos na Norma do Padrão de Atendimento Vapt Vupt;

� Passar para o Supervisor assinar; � Arquivar em pasta própria.

O Supervisor registra os acordos e o cumprimento dos mesmos no Relatório Diário de Unidade na data da ocorrência.

As regulamentações e lançamento no SGI do termo de trocas de turno e de compensação de data estão descritos nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e no Manual do SGI, respectivamente.

3.2.12. Escala de Férias

As Unidades devem providenciar a escala de férias anual de todos os colaboradores até a primeira quinzena do mês de novembro. Cada equipe deve elaborar sua escala de acordo com o modelo disponível na intranet e entregar ao Supervisor para registrar no Relatório Diário da Unidade. Depois de aprovadas o Apoio Administrativo deve cadastrá-las no SGI e arquivar as escalas entregues pelos colaboradores, com suas respectivas assinaturas. No decorrer do ano podem ocorrer alterações na programação das férias já entregues, e as atualizações devem ser lançadas apenas eletronicamente, no SGI, permanecendo arquivada aquela entregue inicialmente por cada equipe. As regulamentações e lançamentos no SGI das escalas de férias estão descritos nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e Manual do SGI, respectivamente.


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Para os colaboradores da SEGPLAN, o documento utilizado para solicitação e autorização de férias é o Requerimento de Férias, disponibilizado na intranet. Este documento deve ser enviado à Superintendência em uma via de forma que esta chegue à Gerência até o dia 05 do mês antecedente às pretendidas férias.

Os servidores da SEGPLAN celetistas deverão encaminhar o Requerimento de Férias com antecedência mínima de 60 dias para a Superintendência, sendo que deve ser mencionado no referido Requerimento que o servidor é celetista. A Coordenação deverá comunicar ao servidor que após o gozo das férias o mesmo deverá encaminhar-se à Gerência de Desenvolvimento de Pessoas portando sua Carteira de Trabalho para serem efetuados os devidos registros legais.

Para os servidores de Prefeitura à disposição do Estado, além do nosso requerimento de férias em uma via, devidamente carimbado e assinado pela coordenação, necessário se faz também o aviso de férias da Prefeitura que comprove que o servidor faz juz ao período de férias pelo órgão de origem.

O espelho de férias enviado pela Superintendência deve ser mantido como comprovante de solicitação de férias dos colaboradores da SEGPLAN, lançado no Relatório Diário da Unidade e arquivado no dossiê do colaborador.

3.2.13. Escala de Trabalho

Cada equipe deve elaborar suas escalas de trabalho de acordo com o modelo disponível na intranet e entregar ao Supervisor para que registre no Relatório Diário das Unidades. Após aprovação da Supervisão, o Apoio Administrativo deve cadastrá-las no SGI. No dia do cumprimento da escala imprimir e repassar à Supervisão para que realize a devida conferência. As regulamentações e registros das escalas de trabalho estão descritos nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e Manual do SGI, respectivamente.

As escalas de sábado devem conter no mínimo 25% do total de servidores por órgão. Ex: DETRAN da Unidade X possui 05 (cinco) atendentes no total (matutino e vespertino): o percentual a ser aplicado (25%) será no total (5). Neste caso, o resultado é 1,25, que deverá sempre ser arredondado para cima, 2, pois o contrário não atinge o percentual exigido (25%). Portanto, conforme exemplo 2 servidores serão escalados por sábado.

As escalas de ponto facultativos/feriados municipais o percentual mínimo é de 50%. O quantitativo deve ser maior se estiver constatado que o fluxo do condômino é grande.

Colaborador de férias ou licença médica, não deve ser considerado em escala de trabalho, devendo o percentual ser de acordo com o número de colaboradores que de fato estão na equipe naquele mês de referência. 3.3. Movimentação de pessoal

Quando houver movimentação de colaboradores, a Superintendência deve ser informada, através de memorando, enviado pela:

� Unidade Origem - quando for transferência ou desligamento de colaboradores;

� Unidade Destino - quando for substituição de férias e de licenças médicas.


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Não é necessário repassar memorando à Superintendência, informando sobre: � Transferência, substituições ou desligamento de colaboradores que não

recebem a Gratificação de Desempenho Vapt Vupt - GDVV (terceirizados, estagiários ou de iniciativa privada), e

� Início das atividades do novo colaborador, esta informação deve constar apenas na Planilha de Avaliação de Desempenho, porém o Coordenador ou o Supervisor deve informar ao novo colaborador que a Gratificação de Desempenho Vapt Vupt – GDVV será percebida no mês subsequente da inclusão do seu nome na referida planilha

Em todos os casos de movimentação de servidor deve ser observado sempre o

processo definido no Manual do SGI para cada caso, a fim de evitar perda de informações.

3.3.1. Substituições

Em todos os casos de substituição, exceto de colaboradores que não recebem a Gratificação de Desempenho Vapt Vupt – GDVV, (terceirizados, estagiários ou de iniciativa privada) a Unidade destino deve enviar memorando, via malote e fax (prazo máximo de 24 horas) para a Superintendência informando seus dados e o período de substituição.

� Caso o período de substituição seja prorrogado, a renovação deverá ser informada da mesma maneira;

� A comunicação através de memorando não exclui a necessidade de registrar as informações na Planilha de Avaliação de Desempenho, independente da quantidade de dias que for substituir;

Em caso de surgir vaga na Unidade e o colaborador substituto for indicado para

compor a equipe, deve passar pelos critérios descritos no Procedimento de Seleção, tanto para atendentes de condômino, “Avaliação de Perfil” quanto para colaboradores da equipe administrativa ou do Multifuncional, conforme etapas previstas. 3.3.1.1. Atendente de Condômino lotado no órgão e que esteja fazendo substituições em Unidade Nas substituições aleatórias (de 1 a 5 dias) o Coordenador deve explicar aspectos essenciais das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e do Sistema de Gestão da Qualidade, não sendo necessário a criação do dossiê, bastando o apoio administrativo efetuar o seu cadastro no SGI e ponto e o apoio de informática o cadastrar no SIGA.

Nas demais substituições o Coordenador deve:

� Entregar a documentação prevista no item “Ingresso do Novo Colaborador na Unidade ou Gerência do Vapt Vupt”, apenas na primeira Unidade de lotação;


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� Nas Unidades em que estiver substituindo, ao recepcioná-lo, deve orientar e se certificar se possui conhecimento das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, Cartilha do SGQ, entre outros do Sistema de Gestão da Qualidade.

O apoio administrativo deve:

� Verificar com a Assessoria de Gestão de Pessoas se o colaborador já efetuou substituições em outra Unidade, Após verificação a Unidade será informada da situação do colaborador.

� Caso seja a primeira Unidade em que estiver substituindo criar dossiê do colaborador, conforme item Dossiê de colaborador substituto deste Procedimento

� Caso o colaborador já tenha sido substituto a Assessoria enviará o SGI do mesmo para ser importado e providenciará o envio do dossiê que está arquivado na última Unidade de substituição.

� Após o término da substituição, efetuar o desligamento no SGI, enviar o arquivo para a Supervisão de Gestão de Pessoas e arquivar o dossiê pelo período de 1 ano. Ultrapassado este prazo o dossiê deverá ser descartado.

3.3.1.2. Atendente de Condômino lotado como substituto em uma das Unidades Vapt Vupt com a responsabilidade de substituir em outras

O Coordenador deve:

� Recepcioná-lo e certificar se possui conhecimento das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, Cartilha do SGQ, entre outros do Sistema de Gestão da Qualidade.

O apoio administrativo deve:

� Checar com o colaborador qual a última Unidade em que estava substituindo e solicitar à respectiva Unidade que envie o SGI.

Havendo a necessidade de aplicação de penalidades e lançamento de

ocorrências na Ficha Funcional a Unidade da substituição deve analisar a Ficha Funcional e caso seja necessário arquivar documentos no dossiê deve:

� Ligar na Unidade de origem para confirmar o próximo número de página

e só após isso paginar no SGI; � Enviar no mesmo dia fax à Unidade de origem do documento gerado

para que esta inclua no dossiê, e na próxima rota enviar por memorando o documento original que substituirá o fax.

� Após o término do período de substituição exportar o SGI para a próxima Unidade onde ele será substituto.

3.3.1.3. Colaborador lotado em uma das Unidades Vapt Vupt e que esteja substituindo temporariamente em outra Unidade


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A Unidade de origem deve exportar o SGI e enviar à Unidade onde o colaborador irá substituir (para qualquer período de substituição, inclusive as de 1 dia). Em caso de necessidade de aplicação de penalidades e lançamento de ocorrências na Ficha Funcional a Unidade da substituição deve analisar a Ficha Funcional e caso seja necessário arquivar documentos no dossiê deve:

� Ligar na Unidade de origem para confirmar o próximo número de página

e só após isso paginar no SGI; � Enviar no mesmo dia fax à Unidade de origem do documento gerado

para que esta inclua no dossiê, e na próxima rota enviar por memorando o documento original que substituirá o fax.

� Após o término do período de substituição exportar o SGI para a Unidade de origem.

3.3.3. Transferência de Colaborador

Para transferência de colaboradores da SEGPLAN de uma Unidade Fixa para outra, deve ser solicitado à Superintendência, através de memorando, a qual após manifestar, autoriza a Unidade através de e-mail ou memorando.

Para transferência de Atendentes de Condôminos de uma Unidade para outra, deve ocorrer através de ofício encaminhado pelo seu Órgão à Unidade ou à Superintendência, comunicando previamente a movimentação do atendente.

Em qualquer das situações a Unidade de origem deve: � Encaminhar memorando para Superintendência comunicando a

transferência, juntamente com o dossiê; � Transferir o arquivo Agenda, em até 1 (um) dia útil, para a Unidade destino,

conforme Manual do SGI. A Superintendência ao receber o dossiê do colaborador transferido encaminha

através de memorando para a Unidade destino. As transferências devem ser realizadas preferencialmente no primeiro dia útil

após o dia 19, data de fechamento da Planilha de Avaliação de Desempenho. A Unidade destino deve: � Recepcionar o colaborador, orientar e se certificar se possui conhecimento

das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt e do Sistema de Gestão da Qualidade;

� Aguardar seu dossiê para se certificar se nele consta documentos obrigatórios, se não, providenciar conforme item Notificação de Solicitação de Documento;

� Verificar se o colaborador realizou a prova do SGQ, e caso não conste no dossiê o documento “Resultado de Avaliação do SGQ”, informar ao Coordenador/Supervisor para providências cabíveis;

� Cadastrar o colaborador no ponto; � Cadastrar o login se for atendente (SIGA e Rede).

3.3.4. Desligamento de Colaborador Caso haja necessidade de solicitar devolução de colaborador, a Unidade deve

encaminhar por email à Superintendência, com Relatório de Análise de


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Desempenho, disponível na intranet, e cópia da ficha funcional do colaborador em questão.

A responsabilidade do levantamento destas ocorrências é dos supervisores e do coordenador da Unidade, devendo observar:

� Quantidade de justificativas de abonos de falta ou faltas injustificadas e pontuações aplicadas – as incidências destes registros, conforme descrito na Norma do Padrão de Atendimento Vapt Vupt;

� Licença médica - considerar além do critério da quantidade de dias estabelecido no artigo da Norma do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, a incidência das licenças apresentadas e o problema de saúde. Neste caso deve aguardar o colaborador retornar da licença e informá-lo do envio do relatório e posteriormente encaminhar à Superintendência;

� Comportamento – quando for percebido que o colaborador apresenta comportamento inadequado e/ou de maneira persistente.

Sendo acatada a solicitação da devolução pela Superintendência, a Unidade

deve: � No caso de colaboradores de condôminos e servidores da Prefeitura � Aguardar a Superintendência encaminhar documento para o órgão de

origem do respectivo colaborador, com a ficha funcional em anexo, informando o fato e solicitando substituto. Posteriormente, a Superintendência encaminha memorando à Unidade solicitante, autorizando o desligamento do colaborador.

� A Unidade após receber a autorização de desligamento da Superintendência deve informar ao colaborador e orientá-lo a se apresentar ao seu órgão de origem.

� No caso de colaboradores da SEGPLAN � O Coordenador deverá preencher o formulário “Ficha de Devolução de

Servidor à GEDP”, disponível na intranet (Link: Servidor/Gestão de Pessoas/Movimentação Interna de Servidores), chamar o colaborador para dar ciência no respectivo formulário, informando que ele só será desligado do Programa Vapt Vupt, após a Gerência de Desenvolvimento de Pessoas – GEDP, comunicar o local onde ele será lotado. Deve ainda comunicá-lo que deverá permanecer em atividade na Unidade de lotação atual, para não gerar faltas na frequência mensal. Após essas providências o Coordenador deve encaminhar essa ficha já devidamente preenchida à Gerência do Vapt Vupt, para que esta a encaminhe à GEDP, para início dos procedimentos de devolução. A partir do dia em que colaborador receber a notificação de desligamento, ele não mais fará jus ao recebimento da GDVV, embora deva permanecer na Planilha de Avaliação de Desempenho até que ocorra o efetivo desligamento.

Em caso de desligamento do Programa por iniciativa do colaborador que

solicite mudança de lotação para algum departamento da própria SEGPLAN, deve ser observado o seguinte:


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� O Coordenador deve informar a Superintendência da intenção do colaborador e após sua anuência, informar ao interessado que ele deverá providenciar o preenchimento do formulário “Movimentação Interna de Servidores”, que está disponível na intranet (Link: Servidor / Gestão de Pessoas / Movimentação Interna de Servidores), Este formulário deve conter o autorizo do Coordenador devendo o interessado entregar pessoalmente o respectivo formulário à Gerência de Desenvolvimento de Pessoas, na SEGPLAN.

Para desligamento do Programa por iniciativa de atendente de condômino e

Prefeitura: � Solicitar, se possível, que o colaborador preencha o formulário

Requerimento Diverso, disponível na intranet, relatando o desligamento do Programa e anexar ao dossiê.

Em casos de exoneração: � Solicitar, se possível, que o colaborador preencha o formulário

Requerimento Diverso, disponível na intranet, relatando o desligamento do Programa e anexar ao dossiê;

� O colaborador deve ser orientado a procurar seu órgão. Após o desligamento do colaborador, a Unidade encaminha à Superintendência

fax no prazo máximo de 24 horas e memorando na primeira rota subsequente, devendo constar:

� Nome completo do colaborador, data do desligamento da Unidade, órgão de origem e CPF;

� Dossiê do Colaborador desligado e cópia dos dados pessoais e Ficha Funcional do colaborador, cadastrado no SGI.

A comunicação através de memorando não exclui a necessidade de registrar as informações na Planilha de Avaliação de Desempenho.

O processo para desligamento de colaborador no SGI está previsto no Manual, devendo ser observado conforme o caso.

3.4. Frequências

As folhas de frequência de fechamento do mês são encaminhadas à Superintendência até o quinto dia útil de cada mês, devendo o apoio administrativo:

� Anexar os documentos de justificativa para abono de falta; � Justificar no campo “observações”, o período, nº de prontuário, laudo,

certidão, ou outras informações de documento formal hábil para sua concessão para os casos de afastamentos por motivo de licença médica, licença-maternidade, de luto ou de gala (casamento) Descrever ainda as justificativas dos abonos lançados na freqüência, como: serviço externo, disposição do órgão ou Superintendência;

� Colher a assinatura do colaborador e do Coordenador nos respectivos campos. Caso o colaborador esteja em férias, licença, atestado ou


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folga/compensação e não possa assinar a frequência, justificar no campo assinatura, visto que o campo em branco pode ensejar o bloqueio do pagamento do mês de referência;

� Agrupar as folhas de frequência em ordem alfabética; � Prender em caderno com colchete, por condômino, e identificar com capa,

contendo nome da Unidade, mês de referência, nome do órgão, utilizando a mesma nomenclatura da Planilha de Avaliação de Desempenho;

� Reunir em um único caderno, com sequência em ordem alfabética as folhas de frequência dos Colaboradores da SEGPLAN e de condôminos que recebam remuneração ou GDVV pela mesma;

� Encaminhar à Superintendência, através de memorando, dentro do prazo exigido.

Após seu envio à Superintendência, somente é possível anexar qualquer documento se for comprovado o impedimento legal da entrega na data devida. Neste caso, o documento é enviado à Superintendência através de memorando, junto com a folha de frequência, corrigida, justificando o impedimento de seu envio na data prevista.

As Unidades de Valparaíso, Anápolis e Águas Lindas deverão enviar a frequência mensal dos condôminos Saneago e Itebra respectivamente, para as suas regionais que funcionam no município. As frequências devem ser enviadas através de Boletim de Encaminhamento e, após o recebido dos órgãos citados, uma cópia dos mesmos deve ser encaminhada, via malote, à Superintendência.

3.4.1. Ausência temporária

Todo colaborador pode ausentar-se temporariamente, por um período máximo de duas horas, da Unidade para:

� Realização de consultas ou exames médicos e clínicos; � Acompanhamento de pessoa da família em primeiro grau ou menor sob sua

guarda; � Participação em reuniões convocadas pelo órgão ou em escolas de filhos

menores ou de menores sob sua guarda. Para ausência temporária ocorrida na entrada ou saída do turno, o documento

apresentado dever ser em 02 (duas) vias, sendo uma arquivada na pasta “Justificativa de Abono de Falta” e a outra à frequência. Ausência durante o expediente o documento é apresentado apenas em 01 (uma) via e arquivado na pasta citada acima.

As regulamentações para justificativa de abono de falta parcial estão descritas nas Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt.

3.4.2. Faltas

Todos os colaboradores das Unidades podem ter faltas abonadas pelo Coordenador da Unidade, desde que observadas as determinações das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, dos estatutos e/ou legislações em vigência, devendo ser observados os critérios a seguir:


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� De posse do documento de justificativa de abono de falta apresentado ao Supervisor, o Coordenador faz a apreciação e decide se o colaborador pode ter ou não a falta abonada;

� Todos os documentos apresentados e aceitos para justificativa de abono de falta devem ser anexados à frequência mensal do colaborador e ter uma cópia arquivada na pasta “Justificativas de Abono de Falta” durante um período de 1 ano, conforme item “Justificativa de abono de falta”, deste procedimento.

São consideradas pessoas da família, para efeito de abono de falta e concessão de licença médica:

� O parente ascendente (pai, mãe, sogro, sogra), descendente (filho - legítimo e adotivo ou enteado);

� O cônjuge ou companheiro de união estável, desde que a mesma seja comprovada por meio de declaração firmada em cartório; e

� Menor ou maior incapaz sob a guarda legal do colaborador. Em qualquer situação citada acima, a Coordenador/Supervisor deve certificar

da comprovação do grau de parentesco do colaborador.

Falta por Motivo de Doença

Para afastamento por motivo de doença pessoal ou de pessoa da família, por período maior que 03 (três) dias úteis, deverão ser observadas as seguintes situações:

� Colaboradores efetivos ou comissionados lotados em órgão estaduais, ou que estejam à disposição com ônus para os mesmos - solicitar concessão de licença conforme critérios definidos pela Gerência de Saúde e Prevenção, disponíveis no site www.administracao.go.gov.br / Portal do Servidor / Perícias Médicas;

� Colaboradores efetivos ou comissionados de órgãos que possuem Previdência Própria ou contribuinte do INSS (Prefeituras, Corpo de Bombeiros, CELG, Saneago, etc.) - realizar perícia conforme determinado em regimento interno do órgão de origem.

Sendo a solicitação de licença homologada pela Junta competente, em ambos os casos o colaborador deve entregar à Administração da Unidade onde o mesmo estiver lotado:

� Cópia do documento oficial comprovando a concessão, ou � Informar o número do respectivo prontuário, em caso de inexistência do

documento comprobatório, num prazo máximo de 02 (dois) dias úteis após a data da homologação.

O colaborador é responsável por repassar as informações listadas a cima à Administração. Na hipótese da Unidade não ser informada, a Coordenador/Supervisor deve entrar em contato com o colaborador e informá-lo que ele será responsável por qualquer eventualidade decorrente da omissão das informações. Falta por motivo de Comparecimento a Júri e outros serviços obrigatórios - Audiência, Justiça Eleitoral, etc.


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Consideram-se como de efetivo exercício os dias em que o colaborador faltar

ao trabalho em função de convocação para qualquer um dos serviços descritos no título acima, desde que comprovados previamente com documento oficial de convocação e posteriormente com documento oficial que comprove o comparecimento e participação em seção, emitido pela autoridade que lavrou a convocação.

No caso em que o colaborador tenha sido convocado e, no dia do evento, tendo comparecido, não seja sorteado para participar da seção, deverá solicitar a declaração de comparecimento, retornar imediatamente à Unidade e apresentar o documento recebido da autoridade que lavrou a declaração, para que seja registrado o afastamento temporário.

Licenças Diversas

1. Estatutários (Lei 10.460/88) � Óbito de Pessoa da Família - Falecimento de pai, mãe, irmãos, cônjuge e

filhos são concedidos 08 (oito) dias consecutivos de abono por motivo de luto, mediante apresentação de Atestado de Óbito e de documento que comprove o parentesco. Podem ser incluídos no grupo de pessoas da família para os fins de abono de que trata este item os companheiros que possuam união estável, desde que a mesma seja comprovada por meio de declaração firmada em cartório. Para demais parentes é concedido 01 (um) dia de abono, a critério da Coordenador, que deve ser considerado dentro do limite de 03 (três) abonos por mês concedidos pelo chefe imediato, não sendo necessário apresentar documento que comprove grau de parentesco.

� Casamento - 08 dias consecutivos, devendo ser apresentada cópia da certidão de casamento no dia do retorno;

� Maternidade – 120 dias consecutivos, devendo a licença ser tramitada na junta médica própria e apresentada cópia do documento concessório, no

máximo, 05 (cinco) dias contados do afastamento. Para solicitar a prorrogação da Licença Maternidade, a servidora deverá seguir os “Procedimentos para prorrogação da licença-maternidade” que se

encontram na intranet no link “servidor”. Após o término dos 120 dias, o servidor poderá requisitar mais 60 dias de licença, de acordo com

procedimento estabelecido pela GDP, disponível na intranet. No caso de prorrogação para servidoras de prefeitura com disposição para o Estado, não é cabível o pagamento de GDVV durante o período da prorrogação.

� Paternidade - 05 dias consecutivos, devendo ser apresentada cópia da certidão de nascimento no dia do retorno.

Em caso de licenças médicas superiores a 15 dias e licença maternidade, deverão ser enviados à Superintendência fax do atestado correspondente ou fax da referida licença, e posteriormente, via malote, o original do memorando informando nome do colaborador, período de afastamento e número do prontuário, caso conste na licença, após verificação do parecer da junta. Caso haja prorrogação da licença é necessário enviar e-mail à Superintendência informando.


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2. Celetista (Decreto - lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943)

� Óbito de Pessoa da Família - Falecimento de pai, mãe, irmão, cônjuge, filhos ou pessoa que, declaradamente em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica, são concedidos até 02 (dois) dias consecutivos de abono por motivo de luto, mediante apresentação de Atestado de Óbito e de documento que comprove o parentesco.

� Casamento - até 03 (três) dias consecutivos, devendo ser apresentada cópia da certidão de casamento no dia do retorno.

� Maternidade - 120 (cento e vinte) dias consecutivos e mediante atestado médico, notificar o empregador da data do início do afastamento do emprego, que poderá ocorrer entre o 28º (vigésimo oitavo) dia antes do parto e ocorrência deste. Para solicitar a prorrogação da Licença Maternidade, a servidora deverá seguir os “Procedimentos próprios do RH de sua Empresa.

� Paternidade - por 01 (um) dia, no decorrer da primeira semana. (Inciso

incluído pelo Decreto-lei nº 229, de 28.02.1967). Devendo ser apresentada cópia da certidão de nascimento no dia do retorno.

OBS.: O PERÍODO DE LICENÇA DE CELETISTA PODE VARIAR CONFORME CONVENÇÃO COLETIVA DE CADA ÓRGÃO E/OU EMPRESA. 3.4.3. Justificativa de abono de falta Os documentos originais de justificativa para abono de falta total ou parcial (atestados médicos, certidões em geral (ex: óbito, etc.), são anexados à frequência no fechamento do mês respectivo, conforme item “Frequências” deste procedimento. As fotocópias são arquivadas em pasta própria, com separação por condôminos, denominada “Justificativas de Falta” por 12 meses e não são numeradas, devendo ser descartados pelo apoio administrativo no mês de dezembro os documentos recebidos de janeiro a junho e no mês de junho os documentos recebidos de julho a dezembro do ano anterior.

3.5. Avaliação de Desempenho

Os colaboradores lotados nas Unidades Vapt Vupt são avaliados constantemente, de acordo com as Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt. Caso algum colaborador cometa infração, são aplicadas a ele as sanções previstas nas mencionadas Normas.

O registro das sanções é anotado no Relatório Diário e na Ficha Funcional do colaborador.

A avaliação de desempenho dos atendentes de condôminos que prestam serviço na Unidade Móvel é realizada a cada jornada e os dados são aglutinados em uma única Planilha de Avaliação de Desempenho, elaborada conforme descrito no item abaixo.


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O pagamento da GDVV ocorre no mês subseqüente à informação lançada na Planilha de Avaliação e Desempenho, onde é aferido o desempenho do colaborador no período compreendido de 20 a 19 de cada mês.

3.5.1. Elaboração da Planilha de Avaliação de Desempenho

A planilha aglutina a avaliação de desempenho de todos os condôminos. Os dados e informações quanto à Avaliação Pessoal (pontualidade, assiduidade, desempenho pessoal e comprometimento com o Sistema de Gestão da Qualidade) e Avaliação Coletiva dos Colaboradores de cada condômino, devem ser lançados em uma única planilha do Excel, separada por quebra de páginas e nomeada de acordo com o condômino que pertence.

A nomenclatura dos Condôminos deve obedecer ao padrão definido no documento Dados e Informações das Unidades Vapt Vupt, disponível na intranet.

Mensalmente o coordenador da Unidade preenche a Planilha de Avaliação de Desempenho com base nos dados obtidos nos documentos pertinentes e de acordo com as orientações contidas no próprio formulário.

Para lançamento dos dados na planilha, o apoio administrativo repassa mensalmente ao coordenador os seguintes documentos:

� Espelho individual de ponto dos colaboradores – período de 20 a 19 de cada mês, com a totalização de atrasos (lançar na planilha os atrasos a partir de 1 minuto) e faltas (quando houver);

� Planilha de Atendimento e Satisfação – referente ao mês anterior; � Pontuações realizadas no mês – período de 20 a 19 de cada mês; � Planilha de Controle de Atrasos – lançamentos compreendidos no período

de 20 a 19 de cada mês, se houver ocorrência de atrasos de login ou observados pela supervisão.

Utilizando-se destes subsídios, o Coordenador preenche a Planilha de Avaliação de Desempenho usando a fonte Arial tamanho 12, fazendo o lançamento da quantidade de ocorrências (atrasos e faltas) e pontos aplicados ao colaborador no que couber. Quando for necessário lançar no campo “Observações” alguma informação que não esteja prevista no menu de legenda, utilizar o símbolo indicando a opção “Outros”, e descrever a informação no campo correspondente.

Finalizada a elaboração da planilha, disponibilizar a todos os colaboradores para que estes dêem ciência da pontuação alcançada, e a assinem.

� Caso seja identificada necessidade de correção, o colaborador encaminha imediatamente a solicitação à Administração da Unidade que providencia ações necessárias para a correção;

� O Coordenador envia através de e-mail, em até cinco dias úteis após o dia 19, as Planilhas de Avaliação de Desempenho à Superintendência. Cada planilha deve constar o nome do Coordenador ao lado do campo “Data”. A Supervisão de Gestão de Pessoas faz a conferência e prepara o arquivo eletrônico a ser encaminhado à Gerência de Folha de Pagamento, para inclusão na folha de pagamento.

� Se verificada alguma incoerência após o envio da planilha à Superintendência, o Coordenador deve fazer a correção imediatamente e reenviá-la à Gerência, no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis após o primeiro envio. Caso a Superintendência verifique que a solicitação de


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correção da planilha, ocorra com frequência, por falta de atenção do Coordenador, poderá aplicar penalidade quanto à natureza da incoerência das informações enviadas;

� Os comprovantes de envio de e-mail devem ser impressos e arquivados anexos à Planilha de Avaliação de Desempenho, que fica arquivada na Unidade. Na Superintendência ficam arquivadas as planilhas em meio eletrônico em pastas individuais de cada Unidade de Atendimento.

3.5.2. Elaboração da Planilha de Controle de Atrasos

Os dados são obtidos da seguinte forma: 1. Condôminos que fazem uso de login: � Caso seja verificado pelo Supervisor/Coordenador que o colaborador

registrou o ponto, mas não se dirigiu diretamente para seu Posto de Atendimento, solicitar ao Apoio Administrativo ou de Informática, o relatório de login e analisar o tempo gasto;

� Informar ao colaborador e verificar o motivo do atraso; � Se a justificativa for incoerente, o Supervisor deve informá-lo que o tempo

gasto será considerado como atraso, lançar no Relatório Diário da Unidade, no mesmo dia que ocorreu o fato.

2. Colaboradores que não fazem uso de login: � Caso seja verificado pelo Supervisor/Coordenador que o colaborador

registrou o ponto, mas não se dirigiu diretamente para seu Posto de Atendimento, deve anotar o horário observado;

� Informar ao colaborador e verificar o motivo do atraso; � Se a justificativa for incoerente, o Supervisor deve informá-lo que o tempo

gasto será considerado como atraso, lançar no Relatório Diário da Unidade, no mesmo dia que ocorreu o fato.

Para evitar duplicidade de atraso, deve ser considerado o horário registrado pelo Supervisor no Relatório Diário da Unidade e não do registro de ponto, devendo o Apoio Administrativo ao fechar a frequência de 20 a 19 de cada mês, desconsiderar o atraso registrado no ponto daquele dia.

O Apoio Administrativo, a partir da informação lançada no Relatório Diário da Unidade, deverá transcrever o atraso para a Planilha de Controle de Atraso, esta é impressa no período compreendido de 20 a 19 de cada mês e repassada ao Coordenador, para o fechamento da aferição mensal dos dados. A partir da tabulação desses dados o Coordenador soma o atraso constante na Planilha de Controle de Atraso com o da frequência de cada colaborador e lança o total na Planilha de Avaliação de Desempenho.

3.6. Procedimentos da Gestão de Pessoas na Gerência do Vapt Vupt

Os dossiês dos Colaboradores lotados na Gerência do Vapt Vupt são administrados, controlados e atualizados pela Gerência de Desenvolvimento de Pessoas, conforme Acordo de Interface entre as áreas. 3.6.1. Planilha de Avaliação de Desempenho


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A avaliação coletiva dos colaboradores da Superintendência é a média do índice de satisfação de todas as Unidades Fixas. Dos colaboradores da Unidade Móvel, a média é alcançada pela soma dos índices de satisfações de cada edição e dividida pelo total das edições realizadas entre o dia 01 e o dia 30 de cada mês.

Os responsáveis da Supervisão de Gestão de Pessoas por cada Unidade, ao receber a Planilha de Avaliação de Desempenho das Unidades e da Superintendência, a arquivam em meio eletrônico, imprimem uma cópia em meio físico que é encaminhada para o colaborador responsável pelo registro dos dados para inclusão na folha de pagamento. 3.6.2. Registro de Dados da Planilha para Inclusão na Folha de Pagamento

O colaborador responsável recebe a Planilha de Avaliação de Desempenho impressa e baseando-se na mesma, lança os percentuais de gratificação correspondentes a cada colaborador em planilha própria da folha de pagamento, para geração de dados financeiros, bem como inclusão e exclusão de colaboradores passíveis de recebimento da GDVV. As informações são registradas e encaminhadas via e-mail para a Gerência de Folha de Pagamentos até o dia 10 de cada mês. Quando ocorrer erro ou falha no lançamento de GDVV de algum colaborador em determinado mês, poderá haver correção para o mês seguinte, em forma de diferença de GDVV, desde que a Superintendência:

� Justifique o não pagamento dentro do mês; � Apresente ao órgão correspondente a planilha justificando o não pagamento e

o valor a ser pago; 3.6.3. Abertura de Processos de Diferença

A abertura de processo para pagamento de diferença de GDVV é necessária quando a falta de pagamento for relativa a outros meses que não o anterior. Os processos devem tramitar nos respectivos órgãos, e para abertura é necessário que a GDVV seja de fato devida ao colaborador, que deve requerer preenchendo o formulário “Requerimento Diverso”, disponível na intranet, no ícone “Documentos da SEGPLAN não pertencentes ao SGQ”, e em seguida encaminhar à Superintendência.

A Supervisão de Gestão de Pessoas é responsável pela emissão de planilhas de diferenças de GDVV, contendo a avaliação de desempenho do mês em questão e a justificativa para o pagamento.

3.6.4. Atualização de Dados Funcionais

O colaborador responsável da Supervisão de Gestão de Pessoas utiliza as planilhas eletrônicas de avaliação de desempenho para atualização de dados funcionais, inclusão e exclusão de colaboradores, transferências de Unidade, mudança de funções e registro das observações lançadas na planilha, no histórico individual do colaborador, vinculado ao Registro Geral de Colaboradores do Vapt Vupt.

3.6.5. Frequências

Os colaboradores da Supervisão de Gestão de Pessoas recebem as


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frequências dos colaboradores das Unidades da Superintendência, conferem individualmente cada uma das frequências dos colaboradores subordinados à Superintendência e documentos anexos, relacionam os nomes e repassam para registro no Relatório de Frequência, sendo que uma cópia com a assinatura da Gerente do Vapt Vupt e do Superintendente é enviada para a Gerência de Desenvolvimento de Pessoas até o dia 17 de cada mês e outra cópia fica arquivada na Superintendência.

No Boletim de Frequência Mensal são lançadas todas as faltas, licenças e notificações de início e desligamento de colaboradores. As frequências são arquivadas na Gerência por um exercício e após isso são enviadas para arquivamento na GEPAMA, que disponibiliza as informações quando solicitadas.

As frequências dos condôminos, também enviadas pelas Unidades Fixas para a Superintendência, são agrupadas e separadas por órgão, e enviadas aos órgãos correspondentes, acompanhadas de ofício da Gerência em duas vias. Uma via do ofício retorna à Gerência para arquivamento.

3.6.6. Suporte técnico

Cabe ao colaborador da Supervisão de Gestão de Pessoas na Superintendência orientar, analisar, verificar e registrar possíveis desvios ou erros no cumprimento dos procedimentos pertinentes à Gestão de Pessoas. O registro das ocorrências é lançado em controle específico para esse fim, e é analisado entre os colaboradores da Supervisão de Gestão de Pessoas para verificação do tratamento dado às ocorrências e notificação ao responsável, em caso de reincidências.

3.7. Repasse de Informações 3.7.1. Reuniões Técnicas

A Organização disponibiliza canais internos de comunicação (Intranet, painéis, procedimentos, Instruções de Trabalho, etc.), os quais são utilizados para informar e aprimorar os conhecimentos dos colaboradores.

Periodicamente e de acordo com a necessidade, a Superintendência convoca para reunião na capital ou nas próprias unidades, colaboradores da Administração das Unidades (Coordenadores, Apoios e Supervisores). Durante estas reuniões são repassados informes gerais, além de orientações sobre o Sistema de Gestão da Qualidade.

Conforme necessidade, o Coordenador deve realizar reuniões com os colaboradores da Unidade, separados preferencialmente por condôminos, para tratar assuntos específicos daquela função ou atividade. Sempre que surgirem novas demandas, o Coordenador é responsável por disseminar as informações por meio da realização de reuniões com os colaboradores.

Todas as reuniões são registradas pelo apoio administrativo no formulário Ata de Reunião e arquivado em pasta própria.

3.7.2. Atualizações de informações

Toda vez que houver nova portaria das Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, o Coordenador da Unidade deve realizar reuniões com os colaboradores


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da Unidade, separados preferencialmente em grupos menores, para informar as alterações e sua disponibilidade na intranet. Para os colaboradores que não têm acesso à intranet, deve ser entregue uma cópia do documento e colhida assinatura dos colaboradores em memorando. 4. REGISTROS DA QUALIDADE

Tempo de Retenção Identificação (nome do registro)

Recuperação (local de arquivo)

Armazenamento (meio de arquivo) Ativo Inativo

Acordo de Troca e Compensação Pasta na Unidade Físico 2 meses Descarte

Advertência - Colaborador Vapt Vupt

Dossiê do Colaborador na

Unidade Físico Permanente -

Cópia de E-mails Pasta na Unidade Físico 6 meses Descarte

Declaração de Experiências Profissionais

Dossiê do Colaborador

Físico Permanente -

Declaração de Recebimento de

Documentos Iniciais

Dossiê do colaborador


Escala Anual de Férias Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício Descarte

Escala de Trabalho - Feriados

Pasta na Unidade Físico e Eletrônico Até a

compensação no próximo feriado

Descarte

Escala de Trabalho - Sábados

Pasta na Unidade Físico e Eletrônico Até o final do mês Descarte

Ficha de Frequência Mensal - 1 a 31 (Durante o mês)

Pasta na Unidade Físico Até o quinto dia

útil do mês subseqüente

Não há

Ficha de Frequência Mensal - 1 a 31 (após fechamento do mês)

Pasta na Superintendência Físico 1 exercício Permanente

Ficha de Frequência Mensal – 20 a 19

Pasta na Unidade Físico 6 meses Descarte

Justificativas de Faltas Pasta na Unidade Físico 12 meses -

Memorandos Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 5 exercícios Notificação de Solicitação de

Documento

Dossiê do Colaborador Físico Permanente -

Ofícios Recebidos Pasta na Unidade Físico 1 exercício 5 exercícios

Planilha de Avaliação de Desempenho

Pasta de Planilha de Avaliação de Desempenho

Físico e eletrônico 1 exercício Permanente

Planilha de Avaliação de Desempenho – Unidade

Móvel

Pasta de Planilha de Avaliação de Desempenho

Físico e eletrônico 1 exercício Permanente


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Tempo de Retenção Identificação (nome do registro)

Recuperação (local de arquivo)

Armazenamento (meio de arquivo)

Ativo Inativo

Planilha de Controle de Atrasos

Em anexo à Ficha de Frequência

Mensal – 20 a 19 Físico 6 meses Descarte

Pontuação – Colaborador Vapt Vupt



Prova do SGQ Pasta na

Coordenação do SGQ

Físico 1 exercício -

Registro Geral de Colaboradores do Vapt

Vupt

Pasta eletrônica na Superintendência Eletrônico Permanente -

Relatório de Análise de Desempenho



Relatório de Frequência Caixa/Pasta e Pasta

eletrônica na Superintendência

Físico e Eletrônico 2 anos Permanente

Relatório Diário das Unidades Vapt Vupt

Pasta na Unidade Físico e eletrônico 1 exercício 1 exercício

Resultado de Avaliação do SGQ



Sistema SGI Computador Eletrônico Permanente -

5. ANEXOS

� Acordo de Interface entre SGE/ASSAD e SGE/GVV � Acordo de Interface entre SAF/GDP e SGE/GVV � Advertência - Colaborador Vapt Vupt � Cartilha do Sistema de Gestão da Qualidade � Declaração de Experiências Profissionais � Declaração de Recebimento de Documentos Iniciais � Escala Anual de Férias � Escala de Trabalho � Ficha de Frequência Mensal – 1 a 31 � Ficha de Frequência Mensal – 20 a 19 � Manual do SGI � Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt � Notificação de Solicitação de Documento � Planilha de Avaliação de Desempenho � Planilha de Avaliação de Desempenho – Unidade Móvel � Planilha de Controle de Atrasos � Pontuação - Colaborador Vapt Vupt � Prova do SGQ � Relatório de Análise de Desempenho � Relatório Diário de Unidades Vapt Vupt � Resultado de Avaliação do SGQ

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