Processos de Planejamento

em Eventos

Profª. Rita C. Giraldi

Etapas

Tema Central

Missão

Objetivos

• Tema central: próprio título do evento ou sua descrição mais elaborada

– Deve ser atraente, mas específico

– Quanto mais segmentado for o evento, maior será a probabilidade de se obter sucesso

• Missão: é a razão de existir do evento

– Deve ser duradoura e não-perecível no decorrer do tempo

– Deve traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado

– A correta definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercialização, organização e execução é crucial para o sucesso do evento

• Objetivos: a descrição da missão prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado

– Objetivo principal: verificar se é

• O relacionamento

• A divulgação da marca ou

• A execução de negócios e vendas

• Apenas um deve ser destacado pois relaciona-se com as estratégias e planos de marketing

– Objetivo secundário:

• Abre-se o leque de todos os objetivos que se deseja atingir (opções e oportunidades

Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados

• Significa decidir quais empresas ou pessoas, quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento

• Esta definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos

• Importância:

– Estratégia de comunicação e divulgação

– Formato do evento

– Estratégia de arrecadação de verba

– Sistema de avaliação do evento

• Grande diferença entre evento corporativo e evento direcionado a pessoas físicas

• Evento para pessoas físicas:

– expectativa e objetivo do número de participantes

– Segmentação dos convidados segundo um ou mais dos seguintes critérios: região geográfica, idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, estilos de vida e perfil de consumo entre outro.

– Expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do evento

Formato do evento

Data

Local

Atividades

Programa

Data

• Pesquisar datas comemorativas

• Pesquisar eventos concorrentes

• Considerar dias da semana mais apropriados (terça e quintas são mais expressivos)

• Considerar datas de fechamento de vendas

• Sazonalidade

Local

• O local tem a “cara” do evento?

• O local tem a infra-estrutura necessária?

• O local condiz com o orçamento disponível?

Atividades

• Devem variar de acordo com o objetivo do evento

Relação entre atividades mais comumente empregadas nos eventos e o objetivo principal destes

Atividade/ Objetivo do evento

Relacionamento Vendas Exposição da marca

Palestras X X

Reuniões X X X

Ações Sociais, culturais e de entretenimento

X X

Estande para exposição

X X

Estande para vendas

X X

Programa • Horários, duração e conteúdo devem ser definidos e divulgados em

pormenores para as pessoas envolvidas

– Dias de duração

– Horário de início e término

– Horário de início e término de cada palestra e atividade

– Palestrantes e pequeno histórico de cada um deles

– Resumo de cada palestra com tópicos-chave

– Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra; inclusive com mapa de acesso

– Horário e locais das refeições

– Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.