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rita-de-cassia-giraldi
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Objetivos do evento
• Poucos eventos possuem um único objetivo
• Mas, sua razão de ser, propostas e expectativas devem ser claramente compreendidas antes da escolha do local
• É ele que indica o local apropriado
Tipologia e Título do evento
número
• XIII
• 8º
tipologia
• Jornada
• Festa
abrangência
• Paulista
• Regional
assunto
• De Radiologia
• Do Peão de Boiadeiro
Planejamento
Proposta Estudo de viabilidade
Metas e objetivos
Necessidade de implementação
Monitoramento e avaliação
Prática futura
Ambiente Externo
Demanda de
clientes
Orçamento de
marketing
Parcerias
Plano corporati
vo
Disponibilidade de recursos
Equipe de
logística
Plano de implementação
Durante e após o evento
Ambiente interno
1. Tamanho
2. Despesa
3. Necessidades do local
4. Necessidades relacionadas a viagens
5. Serviços de apoio
6. Propósito do evento
Horário
Atividade
Local
9h00
Caminhada matinal
Em frente ao Hotel
9h30
Clínica de Tênis
Quadra de Tênis
10h00
Ginástica Interativa
Piscina
11h00
Pais & Filhos
Piscina
13h00
Desafio
Piscina
15h30
Aula de Culinária Típica
Cozinha experimental
16h00
Torneio de snooker
Salão de jogos
17h00
Volei recreativo
Ginásio de esportes
18h00
Fitness
Sala de Ginástica
19h00
Piano’s Bar
Bar
20h00
Desafio
Hall do restaurante
21h30
Sessão de cinema
Auditório
22h00
Cinemania
Salão Nobre
22h30
Sessão Dupla de filmes
Apto. – Canal X
Horário
Atividade
Local
9h30
Vamos despertar?
Em frente ao Hotel
10h00
ABC Perdido
Gramado do Hotel
11h00
Pais & Filhos
Piscina
12h30
Caçada Submarina
Piscina
14h30
O encontro!
Em frente ao Hotel
15h00
A feira
Ginásio de esportes
16h00
Torpedão
Piscina
17h00
Pipoca & Cia
Auditório
17h30
Super Gincana
Salão Nobre
20h00
Desenho Animado
Auditório
20h30
O encontro!
Em frente ao Hotel
21h30
Caça Fantasma
Ginásio
22h00
Quem sabe, sabe
Sala X
22h30
Encerramento
Sala X
Público Alvo
• Para cada tipo de evento possui-se um público alvo especial
• Ele deve ser definido de acordo com o tipo de evento que se quer promover
• Sua importância prévia recai na estratégia de divulgação do evento
Modelo de Kunsch (BRITTO; FONTES, 2002:95)
Público Externo
• Comunidade financeira
• Governo
• Concorrentes
• Sindicatos
• Imprensa
• Consumidores
Público Misto
• Revendedores
• Fornecedores
• Acionistas
Público Interno
• Diretores
• Funcionários
• Familiares
Necessidades físicas
1. Datas de preferência:
– O evento é limitado a um período de tempo específico?
– É necessário evitar certos feriados nacionais, locais ou religiosos?
– Se o evento for em outro país, existem feriados locais que devem ser considerados?
– Devem ser evitados conflitos com eventos afins?
2. Participação:
– Qual o número de participantes previstos para o evento?
– Qual o número de participantes do eventos em edições anteriores?
– Qual a previsão de crescimento do evento para o futuro?
3. Hospedagem:
– Qual o número total de apartamentos necessários cada dia, desde a primeira chegada até a última partida?
– Quantos apartamentos serão necessários para os membros da organização, palestrantes, expositores e outros que podem não estar incluídos nas sua estimativas?
– Em sendo utilizados números anteriores, o padrão de chegada e partida deve ser ajustado ao local proposto devido aos horários de vôos?
– Qual a percentagem de apartamentos SGL x DBL a serem ocupados?
– Qual a necessidade de suítes de um ou dois quartos?
– Qual a média percentual de pessoas que cancelam suas reservas e aquelas que não aparecem com reservas confirmadas (“no-show”)?
– Qual tem sido a média da tarifa de quartos para esse evento? A mais alta? A mais baixa?
– As tarifas dos hotéis são importantes para este grupo? É necessário haver quartos mais baratos para estudantes? Quantos?
4. Espaço para o Evento:
– Quantas salas serão utilizadas? Quantas simultaneamente?
– Além das salas e auditórios contidos no programa oficial, serão necessárias outras salas para reuniões de comitês e de negócios?
– Qual o número estimado para cada sessão?
– Os participantes estarão sentados em que estilo (teatro, auditório, conferência etc.)?
– É necessário uma área próxima aos auditórios para intervalos entre as sessões?
5. Eventos de A&B:
– Quantas funções de comidas e bebidas serão oferecidas e quando?
– Qual a participação estimada em cada evento?
– Qual tem sido a participação em funções anteriores?
6. Estandes:
– Haverão estandes em conjunto com o evento? Caso sim, qual a área necessária?
– Qual o tempo necessário para montagem e desmontagem da exposição?
7. Inscrições:
– Qual o tamanho necessário para a área de inscrição?
– Será preciso espaço para serviços adicionais como reservas de restaurante, passeios turísticos, informações locais etc?
– É necessário uma área para o almoxarifado?
8. Espaços complementares:
– Quantas salas serão necessárias para a secretaria, organização e sala de imprensa? Qual o tamanho adequado para cada uma?
– É necessário sala especial para armazenar audio visual
– É necessário sala vip?
9. Outros:
– Quanto tempo é necessário antes do evento são necessárias as reservas?
– Quanto tempo antes e depois do evento será necessário para a montagem e desmontagem?
– Existem necessidades especiais para alguns participantes?
– Haverá saídas especiais (visitas)?
Comissão Executiva
Comissão de MKT
Subcomissão Imprensa
Subcomissão Relações Públicas
Subcomissão Promoção
Subcomissão Publicidade
Comissão Social Comissão Finanças
Subcomissão Tesouraria
Subcomissão Contas a Pagar
Comissão Vendas
Subcomissão Inscrições
Subcomissão Comercialização
Comissão Técnica
Subcomissão Convidados
Subcomissão Palestrantes
Comissão Segurança
Comissão Cerimonial e
Protocolo
Organizadora de Eventos